Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, công tác hạch toán rất cần thiết đối với mọi đơn vị kinh doanh nó giúp hạch toán các khoản thu, chi và xác định kết quả kinh doanh trong toàn đơn vị. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1 : Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền và quản lý tiền Phần 2:Giới thiệu khái quát về công ty TNHHSXTM Minh Thành Phong, thực trạng kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị Phần 3:Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong.

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, công tác hạch toán rất cần thiết đối với mọi đơn vị kinh doanh nó giúp hạch toán các khoản thu, chi và xác định kết quả kinh doanh trong toàn đơn vị

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, đơn vị thường phát sinh các mối quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với các tổ chức, cá nhân, đơn vị khác về các khoản tiền vay với các cơ quan tài chính tất cả quan hệ thanh toán trên đều thực hiện chủ yếu bằng tiền, khoản mục được đánh giá là rất quan trọng trong các báo cáo tài chính Nhiệm vụ của kế toán là hạch toán, và quản lý nó để nó được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả

Xuất phát từ mục đích yêu cầu và tầm quan trọng của công tác kế toán tiền kết hợp với những kiến thức tiếp thu ở nhà trường em quyết định chọn đề tài “kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong” để làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình

Với mong muốn được hiểu rõ hơn về các phương pháp kế toán mà công ty hiện tại đang áp dụng và cách quản lý tiền sao cho hiệu quả, thực tế sẽ như thế nào so với những gì mà em được học Từ đó em xin đóng góp một số ý kiến cá nhân để có thể giúp công ty hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức kế toán của mình

Chuyên đề gồm 3 phần:

Phần 1 : Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền và quản lý tiền

Phần 2:Giới thiệu khái quát về công ty TNHHSXTM Minh Thành Phong, thực trạng kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị

Phần 3:Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô Phạm Trà Lam, sự giúp đỡ của phòng tài chính – kế toán ở công ty TNHH

SX TM Minh Thành Phong

Do kiến thức và thời gian có hạn nên bài làm của em còn nhiều sai sót, em rất mong các thầy cô và các anh chị trong công ty góp thêm ý kiến để bản thân em có được nhận thức đúng đắng hơn về thực tế và hiểu sâu thêm về lý luận

Em xin chân thành cảm ơn!

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 2

Phần 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TIỀN

1.1 Vai trò và nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp

1.1.1 Vai trò của tiền đối với hoạt động của doanh nghiệp

Tiền tại doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Tài sản bằng tiền biểu hiện cụ thể dưới các hình thái đơn vị tiền tệ như tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,…Tiền được coi là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp, tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa, trả lương cho người lao động, để đầu tư mới tài sản cố định,… nhằm tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng của mình

1.1.2 Nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp

Vì tiền đóng vai trò mạch máu lưu thông của doanh nghiệp nên việc quản lý tiền phải hết sức chặt chẽ để tránh thất thoát, gian lận Nhiệm vụ quản lý tiền trong doanh nghiệp như sau:

- Không bao giờ để hết tiền mặt, cạn tiền mặt là định nghĩa của thất bại kinh doanh

Dòng số cuối cùng của Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ phải luôn là một con số dương.Tuy nhiên cũng hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng cho nhu cầu thanh toán

- Biết chắc số dư tiền mặt hiện có

- Đảm bảo hệ thống kế toán luôn hoàn tất công việc hạch toán các khoản thu chi trong ngày phát sinh Có như vậy, người quản lý mới có được số liệu cần thiết vào đúng lúc

- Không nên trông chờ vào hạn mức tín dụng của ngân hàng: Số dư tiền mặt và số

dư hạn mức tín dụng với ngân hàng là hai thứ hoàn toàn khác biệt Không nên tìm cách xoay sở số dư tiền mặt bằng cách sử dụng tín dụng ngân hàng

- Lập dự toán ngân quỹ: tức là dự báo trước các dòng tiền (vào và ra) sẽ xuất hiện trong tương lai, để biết chắc số dư trong thời gian tới

1.2 Tổ chức chứng từ với công tác quản lý tiền trong doanh nghiệp

1.2.1 Các loại chứng từ sử dụng

- Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để

thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu Phiếu thu là chứng từ bắt buộc, do kế toán lập thành 3 liên, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và1 liên lưu ở nơi lập phiếu

- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế

toán.Phiếu chi cũng là chứng từ bắt buộc, nó được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền

- Giấy báo nợ: là chứng từ nhận được khi ngân hàng đã thực hiện chuyển khoản

vào tài khoản của cá nhân hay đơn vị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp

Giấy báo nợ là cơ sở để kế toán tiền gửi ngân hàng ghi giảm tiền của doanh nghiệp tại ngân hàng vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 3

- Giấy báo có: giấy báo có là chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ ngân hàng để báo

cho doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp có một khoản tiền được chuyển vào tài khoản của mình tại ngân hàng, giấy báo có là cơ sở để kế toán ngân hàng ghi tăng tiền vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp

- Biên lai thu tiền: là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền

hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ Biên lai thu tiền áp dụng trong trường hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ

- Ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là chứng từ của doanh nghiệp gửi đến ngân hàng

phục vụ mình để ủy nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc thu tiền một đơn vị hay một

cá nhân nào đó

- Ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là một chứng từ mệnh lệnh nhằm ủy nhiệm cho

ngân hàng chi tiền theo mục đích của doanh nghiệp, ủy nhiệm chi thường được đính kèm với giấy báo nợ

- Giấy đề nghị tạm ứng: giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, là

chứng từ để làm căn cứ lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và

các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Giấy đề nghị thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi

nhưng chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán

1.2.2 Một số nguyên tắc kiểm soát tiền mặt

1.2.2.1 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nội dung cơ bản của nguyên tắc này là phải tách biệt người thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh với người ghi sổ kế toán

- Áp dụng nguyên tắc này trong việc quản lý tiền là nên tách biệt người giữ sổ kế toán tiền mặt với thủ quỹ Tức là ghi chép các giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên thực hiện và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt Còn với nhân viên giữ tiền thì không được tiếp cận với sổ kế toán

- Đối với tiền gửi ngân hàng: Phải có một người có thẩm quyền kiểm tra thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công

ty, người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền

1.2.2.2 Xây dựng quy trình khi thu chi

- Nguyên tắc này có nghĩa là doanh nghiệp phải có quy định về quá trình lưu chuyển chứng từ cụ thể cho từng nghiệp vụ thu và chi tiền

- Chẳng hạn như đối với nghiệp vụ thu tiền thì kế toán tiền lập phiếu thu, ghi đầy

đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và ký, rồi phiếu thu lại được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ và tên

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 4

- Đối với nghiệp vụ chi tiền, doanh nghiệp nên quy định cụ thể cho các loại

nghiệp vụ chi tiền Quy định ai là người duyệt chi trong từng trường hợp cụ thể

1.2.2.3 Xây dựng hạn mức tiền

- Doanh nghiệp phải quy định hạn mức tiền tồn tại quỹ tối thiểu và tối đa là bao nhiêu Tiền tồn tại quỹ nhiều sẽ dễ thất thoát, mất mát nên tùy vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp quy định số tiền tối đa tại quỹ, nếu vượt qua mức đó thủ quỹ có thể đem tiền để gửi ngân hàng

- Lượng tiền tối thiểu tại doanh nghiệp phải được duy trì để đảm bảo có một lượng tiền thường xuyên cho nhu cầu sử dụng tiền tại đơn vị

- Đồng thời có hạn mức thanh toán tiền mặt, mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng

1.2.2.4 Quản lý ngoại tệ

- Ngoại tệ tại quỹ hay gửi tại ngân hàng phải theo dõi từng loại theo nguyên tệ

- Sử dụng ngoại tệ phải tuân theo quy chế quản lý ngoại hối của nhà nước

- Tuy ngoại tệ nên theo dõi theo từng loại theo nguyên tệ nhưng phải hạch toán theo Việt Nam đồng

1.2.2.5 Phân quyền trong quyết định chi

Nguyên tắc này có nghĩa là công ty phân chia quyền phê duyệt chi ở các mức chi khác nhau cho hai người trở lên Công ty nên áp dụng một cách thiết thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên

1.2.2.6 Công tác kiểm kê

Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ, cuối tháng hoặc cuối quý và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ Người kiểm kê không phải là người giữ quỹ và không ghi chép

sổ sách về tiền

1.3 Các nguyên tắc kế toán

1.3.1 Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam hay đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận

- Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ thanh toán, kế toán phải quy đổi ngoại tệ

ra đồng Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái thực tế bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá hối đoái ngày giao dịch Tỷ giá đó còn gọi là tỷ giá hối đoái thực tế Đối với ngoại tệ, doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ sách kế toán chi tiết các tài khoản tiền

- Các loại ngoại tệ khi nhập, xuất được ghi nhận tương tự như các loại hàng tồn kho Nghĩa là khi ngoại tệ nhập quỹ thì quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế, khi xuất ra

có thể tính theo một trong bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước (FIFO), nhập sau – xuất trước (LIFO), hay giá đích danh Nguyên tắc này cũng được vận dụng đối với vàng bạc, đá quý,…là tiền của doanh nghiệp

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 5

- Trước khi lập báo cáo tài chính năm, số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển cuối kỳ có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập báo cáo

Do tỷ giá ngoại tệ luôn luôn biến động nên quá trình sử dụng ngoại tệ trong thanh toán phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái

1.3.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ

1.3.2.1 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

1.3.2.1.1 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện

Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện là khoản chênh lệch từ việc quy đổi cùng một số lượng đơn vị tiền tệ khác sang đồng Việt Nam theo tỷ giá khác nhau Chênh lệch tỷ giá này thường phát sinh khi thanh toán ngoại tệ để trả nợ, mua hàng hóa, dịch

vụ, TSCĐ,… trả ngay bằng ngoại tệ, khi thu nợ và các trường hợp khác

1.3.2.1.2 Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiên

Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện là khoản chênh lệch do đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT) tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC)

- Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: là các khoản vốn bằng tiền, nợ phải

thu, và nợ phải trả bằng ngoại tệ Những khoản mục này là đối tượng của rủi ro những thay đổi tỷ giá do sự khác biệt về tỷ giá ở thời điểm nhận nợ và thời điểm thanh toán

nợ

- Các khoản mục phi tiền tệ có gốc ngoại tệ: bao gồm vật tư, hàng hóa,

TSCĐ…đã nhập khẩu bằng ngoại tệ Những khoản mục này không chịu rủi ro của những thay đổi tỷ giá tại thời điểm lập

BCTC vì doanh nghiệp đã tiếp nhận những tài sản Vì vậy, sẽ không cần thiết đánh giá lại số dư các khoản mục phi tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC Vào thời điểm lập BCTC doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính

1.3.2.2 Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở cuối năm tài chính

Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Đối với các Tài khoản phản ánh Tài sản, Nợ phải trả, Doanh thu, Chi phí: khi có

số phát sinh tăng lên liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Đối với số phát sinh giảm của các Tài khoản vốn bằng tiền: khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (tỷ giá bình quân gia quyền, FIFO, LIFO)

- Đối với số phát sinh giảm của các Tài khoản Nợ phải trả, các Tài khoản Nợ phải thu: khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 6

đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán Tỷ giá đó chính là tỷ giá lúc nhận nợ, còn gọi là tỷ giá hối đích danh

- Trước khi lập báo cáo tài chính năm tất cả các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối kỳ đều phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng

do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập báo cáo tài chính

1.3.2.3 Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái

1.3.2.3.1 Xử lý chênh tỷ giá hối đoái của nghiệp vụ ngoại tệ trong kỳ

- Trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp mới thành lập: chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện đầu tư xây dựng và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được phản ánh lũy kế, và trình bày riêng biệt trên Bảng cân đối kế toán thể hiện ở chỉ tiêu “chênh lệch tỷ giá hối đoái”

- Khi tài sản cố định hoàn thành đầu tư xây dựng đưa vào sử dụng thì chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng được phân bổ dần vào thu nhập hoặc chi phí tài chính của doanh nghiệp, thời gian phân bổ không quá 5 năm

kể từ khi công trình đưa vào hoạt động

- Đối với thời kỳ doanh nghiệp đang hoạt động (kể cả việc đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp đang hoạt động) toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận vào chi phí tài chính hay doanh thu hoạt động tài chính trong năm

- Thời kỳ giải thể, thanh lý doanh nghiệp toàn bộ các trường hợp chênh lệch tỷ giá ngoại tệ được tính vào thu nhập hoặc chi phí thanh lý doanh nghiệp tại thời điểm giải thể

1.3.2.3.2 Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ

- Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do việc đánh giá lại số dư cuối năm là tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ ngắn hạn (1 năm trở xuống)

có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính thì không hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập mà để số dư trên báo cáo tài chính, đầu năm sau ghi bút toán ngược lại để xoá

số dư

- Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do việc đánh giá lại số dư cuối năm của các khoản nợ dài hạn (trên 1 năm) có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính thì được xử lý như sau:

+ Đối với các khoản nợ phải thu dài hạn: doanh nghiệp tiến hành đánh giá lại

số dư cuối năm của các loại ngoại tệ, sau khi bù trừ, chênh lệch còn lại hạch toán vào thu nhập tài chính hoặc chi phí tài chính trong năm

+ Đối với các khoản nợ phải trả dài hạn: Đối với khoản nợ phải trả bằng

ngoại tệ, công ty phải đánh giá lại số dư cuối năm của các loại ngoại tệ, sau khi bù trừ, chênh lệch còn lại được xử lý như sau:

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 7

Trường hợp chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái thì chênh lệch tỷ giá hạch toán vào chi phí tài chính trong năm và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Trường hợp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái vào chi phí làm cho kết quả kinh doanh của công ty bị lỗ thì có thể phân bổ một phần chênh lệch tỷ giá cho năm sau để công ty không bị lỗ nhưng mức hạch toán vào chi phí trong năm ít nhất cũng phải bằng chênh lệch tỷ giá của số dư ngoại tệ dài hạn phải trả trong năm đó Số chênh lệch tỷ giá còn lại sẽ được theo dõi và tiếp tục phân bổ vào chi phí cho các năm sau nhưng tối đa không quá 5 năm

Trường hợp chênh lệch giảm thì được hạch toán vào thu nhập tài chính

Khi thanh lý từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả dài hạn nếu tỷ giá thanh toán thực tế phát sinh cao hơn hoặc thấp hơn tỷ giá đang hạch toán trên sổ sách thì phần chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được tính vào thu nhập hoặc chi phí tài chính

1.4 Tổ chức sổ sách ghi chép để quản lý tiền

1.4.1 Tổ chức sổ sách theo dõi biến động tiền

Tùy theo từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, đặc điểm của doanh nghiệp mà hệ thống sổ kế toán chi tiết được lập phù hợp với yêu cầu quản lý tại đơn vị

Kế toán chi tiết tiền sử dụng các sổ kế toán sau:

1.4.1.1 Sổ quỹ tiền mặt

Mục đích: Sổ này dùng cho thủ quỹ để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị

Mẫu sổ quỹ tiền mặt: (1.1)

1.4.1.2 Sổ kế toán chi tiết tiền mặt

Mục đích: Sổ này dùng cho kế toán tiền để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của doanh nghiệp

Mẫu sổ kế toán chi tiết tiền mặt (1.2)

1.4.1.3 Sổ tiền gửi ngân hàng

Mục đích: Sổ này dùng cho kế toán theo dõi chi tiết tiền Việt Nam của doanh

nghiệp gửi tại ngân hàng Mỗi ngân hàng có một tài khoản tiền gửi được theo dõi riêng trên một quyển sổ, nơi gửi và số hiệu tài khoản giao dịch

Mẫu sổ tiền gưỉ ngân hàng (1.3)

1.4.2 Tổ chức phân công nhân sự theo dõi biến động tiền

1.4.2.1 Tiền mặt

Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để nhập, xuất

quỹ rồi tiến hành ghi vào sổ Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt được mở chi tiết cho

từng loại quỹ Mỗi loại quỹ tiền mặt được mở một sổ hoặc một số trang sổ Cuối mỗi ngày (hoặc định kỳ), thủ quỹ tính toán số tồn quỹ tiền mặt

Sau khi phản ánh vào Sổ quỹ tiền mặt, hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ chuyển

phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan cho kế toán tiền mặt

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 8

Tại bộ phận kế toán, kế toán tiền mặt mở Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, chi tiết cho

từng loại quỹ như “Sổ quỹ tiền mặt” Kế toán tiền căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ đã chuyển để ghi vào “Sổ kế toán tiết tiền mặt”

1.4.2.2 Tiền gửi ngân hàng

Hằng ngày khi nhận được giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc khác sau khi được kiểm tra, đối chiếu, kế toán tiền gửi ngân hàng bên

cạnh sử dụng để ghi vào sổ kế toán tổng hợp còn dùng để phản ánh vào Sổ tiền gửi ngân hàng, mở chi tiết cho từng ngân hàng, có thể chi tiết cho từng loại tiền (tiền Việt

Nam, ngoại tệ), nơi giao dịch, số hiệu tài khoản giao dịch

Cuối tháng (kỳ), kế toán cộng số tiền đã gửi vào, rút ra trên sổ, tính ra số tiền gửi vào ngân hàng còn lại Số dư trên “Sổ tiền gửi ngân hàng” được đối chiếu với số dư tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản

1.4.3 Kế toán tăng giảm tiền

1.4.3.1 Chứng từ liên quan

1.4.3.1.1 Tiền mặt

- Thu tiền mặt: Căn cứ vào Biên lai thu tiền; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn

GTGT; Giấy thanh toán tạm ứng… để lập phiếu thu

- Chi tiền mặt: Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng; Hóa đơn mua hàng; Hóa đơn

GTGT… để lập phiếu chi

1.4.3.1.2 Tiền gửi ngân hàng

Giấy báo nợ; Giấy báo có; Bản sao kê kèm theo Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi; Séc chuyển khoản; Séc bảo chi…

1.4.3.1.3 Tiền đang chuyển

Phiếu chi; Giấy nộp tiền; Biên lai thu tiền; Phiếu chuyển tiền…

1.4.3.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng tài khoản 111, 112, 113 và các tài khoản có liên quan khác

Kế cấu tài khoản như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tăng

- Số tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phát hiện thừa khi kiểm kê

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ

Bên Có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý giảm

- Các khoản tiền phát hiện thiếu khi kiểm kê

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ

Số dư Nợ: Số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn cuối kỳ

TK 111 có ba tài khoản cấp 2:

+ TK 1111: Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

+ TK 1112: Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng ngoại

tệ theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 9

+ TK 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Phản ánh giá trị vàng, bạc,…nhập, xuất và tồn quỹ

TK 113 có hai tài khoản cấp 2:

+ TK 1131: Tiền Việt Nam: phản ánh tiền Việt Nam đang chuyển

+ TK 1132: Ngoại tệ: phản ánh ngoại tệ đang chuyển

1.4.3.3 Kế toán tăng giảm tiền

Kế toán các khoản tăng, giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, và kế toán ngoại tệ được thể hiện qua các sơ đồ sau đây:

Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiền mặt (VNĐ)(1.4)

Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiền gửi ngân hàng (1.5)

Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiên đang chuyển (1.6)

Sơ đồ hoạch toán Kế toán ngoại tệ (1.7)

1.5 Hệ thống báo cáo kế toán liên quan đến quản lý tiền

1.5.1 Báo cáo tài chính

Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính Nhưng chỉ có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ liên quan trực tiếp đến dòng tiền, nên ta chỉ tiếp tục tìm hiểu Báo cáo lưu chuyển tiền

1.5.1.1.2 Ý nghĩa của báo cáo lưu chuyển tiền tệ

BCLCTT là báo cáo giải thích sự khác nhau giữa lợi nhuận kế toán và dòng tiền ròng, cung cấp thông tin về những dòng tiền gắn với sự thay đổi về tài sản, công nợ và vốn chủ sở hữu Thông tin từ BCLCTT là thông tin bổ sung cho bảng cân đối kế toán (BCĐKT)và báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) của doanh nghiệp

BCLCTT có ý nghĩa rất lớn trong việc cung cấp thông tin cho công tác phân tích hoạt động tài chính của doanh nghiệp Qua thông tin trên báo cáo này, ngân hàng, nhà đầu tư và các tổ chức khác có thể đánh giá được tiền của doanh nghiệp có từ đâu và sử dụng cho mục đích gì, cũng như khả năng sinh ra các dòng tiền trong tương lai Đối với doanh nghiệp, đó cũng là mối quan tâm của các nhà quản trị để có cách thức quản lý tốt nhất dòng tiền của mình, tạo ra một tình hình tài chính lành mạnh, tránh tình trạng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 10

doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng gặp khó khăn về dòng tiền để đáp ứng thanh toán

1.5.1.2 Các dòng tiền được trình bày trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải được phân thành ba dòng: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính

- Hoạt động kinh doanh: là hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh

nghiệp và các hoạt động khác không phải là hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính,

có thể liệt kê như sau:

+ Tiền thu được từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

+ Tiền thu được từ doanh thu khác, như: tiền bản quyền, hoa hồng,…

+ Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ

+ Tiền chi trả lương và các khoản khác cho người lao động

+ Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Tiền chi trả lãi vay

+ Các dòng tiền khác không thuộc hoạt động đầu tư và tài chính

- Hoạt động đầu tư: là hoạt động mua sắm, xây dựng, thanh lý, nhượng bán

các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không thuộc các khoản tương đương tiền Chẳng hạn:

+ Tiền chi để mua sắm, xây dựng tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác + Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác + Tiền chi cho vay, đầu tư, góp vốn vào đơn vị khác nhưng không nhằm mục đích thương mại

+ Tiền thu hồi từ cho vay, từ đầu tư vào các đơn vị khác…

+ Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia…

- Hoạt động tài chính: là các hoạt động tạo ra các thay đổi về quy mô và kết

cấu vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp Cụ thể:

+ Tiền thu do chủ sở hữu góp vốn, phát hành trái phiếu

+ Tiền chi trả vốn góp cho chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của chính doanh nghiệp phát hành

+ Tiền thu do đi vay ngắn hạn, dài hạn

+ Tiền chi trả nợ gốc vay, trả nợ thuê tài chính

+ Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu

Hoạt động đầu tư tài chính vì mục đích thương mại thì dòng tiền được xếp vào dòng tiền hoạt động kinh doanh

Cần xem xét đến bản chất hoạt động của đơn vị để nhận diện dòng tiền phát sinh thuộc hoạt động kinh doanh hay đầu tư, chẳng hạn tiền cho các đơn vị khác vay ở các

tổ chức tín dụng sẽ được phân là dòng tiền ra của hoạt động kinh doanh nhưng ở các doanh nghiệp sản xuất hay thương mại thì đó là hoạt động tài chính,

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 11

1.5.1.3 Nguyên tắc trình bày báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Báo cáo trình bày trên cơ sở tiền, tức là dòng tiền thực thu, thực chi Các dòng tiền phải trình bày riêng biệt ba hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính

- Các dòng tiền trên BCLCTT trình bày theo từng hoạt động không được áp dụng nguyên tắc bù trừ, ngoại trừ: thu tiền và chi trả tiền hộ khách hàng, thu và chi tiền đối với các khoản có quay vòng nhanh, thời gian đáo hạn ngắn

- Báo cáo không trình bày những giao dịch không bằng tiền dù những giao dịch

đó thuộc về hoạt động đầu tư hay tài chính

- Báo cáo không trình bày những dòng tiền dịch chuyển trong nội bộ giữa các khoảng tiền và tương đương tiền

- Các dòng tiền liên quan đến ngoại tệ phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh giao dịch Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại ngoại tệ vào cuối kỳ không phải là dòng tiền nhưng phải trình bày riêng lẽ trên

BCLCTT để nhằm mục đích đối chiếu tiền và các khoản tương đương tiền đầu và cuối

kỳ trên Bảng cân đối kế toán

1.5.1.4 Phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh được lập và trình bày trong BCLCTT theo một trong hai phương pháp: Phương pháp trực tiếp, và phương pháp gián tiếp

1.5.1.4.1 Lập báo cáo lưu chuyển tệ theo phương pháp trực tiếp

Cách 1: Phân tích và tổng hợp trực tiếp các khoản thu và chi tiền theo 3 hoạt động

kinh doanh, đầu tư, tài chính từ các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp của doanh nghiệp:

+ Đối với dòng tiền vào: được lập trên cơ sở số phát sinh Nợ của các tài khoản Tiền và tương đương tiền, trong quan hệ đối ứng Có với các tài khoản liên quan Qua

đó, tổng hợp số liệu và trình bày theo từng chỉ tiêu tương ứng theo kết cấu BCLCTT hiện hành, tương ứng với phân loại dòng tiền vào theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính

+ Đối với dòng tiền ra: được lập trên cơ sở số phát sinh Có của các tài khoản Tiền và tương đương tiền, trong quan hệ đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan Qua

đó, tổng hợp số liệu và trình bày theo từng chỉ tiêu tương ứng theo kết cấu BCLCTT hiện hành, tương ứng với phân loại dòng tiền vào theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính

Như vậy, để việc lập báo cáo này thuận lợi cần tổ chức chi tiết TK tiền và tương đương tiền theo ba hoạt động để có thể tổng hợp số liệu trên BCLCTT

Cách 2: Điều chỉnh doanh thu, giá vốn hàng bán và các khoản mục khác trong

báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho:

+ Các thay đổi của hàng tồn kho, nợ phải thu và các khoản phải trả khác từ hoạt động kinh doanh

+ Các khoản mục không phải bằng tiền khác

+ Các dòng tiền liên quan đến hoạt động đầu tư và tài chính

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 12

1.5.1.4.2 Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp

Phương pháp gián tiếp, các luồng tiền vào và luồng tiền ra từ hoạt động kinh doanh được tính và xác định trước hết bằng cách điều chỉnh lợi nhuận trước thuế

TNDN của hoạt động kinh doanh khỏi ảnh hưởng của các khoản mục không phải là tiền, các thay đổi trong kỳ của hàng tồn kho, các khoản phải thu, phải trả từ hoạt động kinh doanh và các khoản mà ảnh hưởng về tiền của chúng là luồng tiền từ hoạt động đầu tư, gồm:

- Các khoản doanh thu, chi phí không phải bằng tiền như: khấu hao TSCĐ, dự phòng giảm giá hay hoàn nhập dự phòng giảm giá Nếu chi phí không phải là tiền thì cộng vào, nếu là thu nhập không phải là tiền thì trừ ra Cách điều chỉnh này thực chất chuyển từ sơ sở dồn tích sang cơ sở tiền để xác định dòng tiền thuần của doanh nghiệp

- Các khoản lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện là khoản này thực chất không phát sinh dòng tiền, nên nếu có lãi thì trừ ra hoặc lỗ thì cộng vào từ chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế để xác định đúng đắn lưu chuyển tiền thuần hoạt động kinh doanh

- Các khoản lãi, lỗ từ hoạt động đầu tư do bán, thanh lý TSCĐ hay đầu tư dài hạn vào các doanh nghiệp khác Việc điều chỉnh những khoản này để tránh trùng lắp các dòng tiền có liên quan thuộc hoạt động đầu tư của doanh nghiệp

- Các thay đổi số liệu trong kỳ của hàng tồn kho, các khoản phải thu và phải trả

từ hoạt động kinh doanh Việc điều chỉnh này thực chất là bước điều chỉnh tiếp theo của bước các khoản doanh thu/chi phí không là tiền tệ để báo cáo này thực sự phản ánh

cơ sở tiền Bảng dưới đây tổng hợp nguyên tắc điều chỉnh các khoản trên như sau:

Chỉ tiêu SDCK>SDĐK Trường hợp SDCK<SDĐK (Tăng), giảm hàng tồn kho Ghi âm chênh lệch Ghi dương chênh lệch (Tăng), giảm nợ phải thu Ghi âm chênh lệch Ghi dương chênh lệch Tăng, (giảm) nợ phải trả Ghi dương chênh lệch Ghi âm chênh lệch

Dòng tiền ra về nộp thuế thu nhập và tiền trả lãi vay được trình bày riêng nên khoản nợ phải trả khi điều chỉnh ở trên không tính đến thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và khoản nợ phải trả về lãi vay

1.5.2 Báo cáo quản trị

1.5.2.1 Báo cáo dự toán ngân quỹ

Dự toán ngân quỹ là việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp Dự toán ngân quỹ là một công cụ không thể thiếu đối với chủ sở hữu và quản lý trong việc xác định nhu cầu vốn bằng tiền của công ty trong ngắn hạn

Khi lập ngân sách ngân quỹ phải tính đến nhiều phương án khác nhau, các nhà quản trị có thể đánh giá rủi ro kinh doanh và khả năng thanh toán của công ty và lập kế hoạch an toàn cho công ty Nhà quản trị tài chính có thể điều chỉnh “lớp đệm” an toàn, sắp xếp lại cấu trúc kỳ hạn của các khoản nợ, sắp xếp hạn mức tín dụng với ngân

hàng,…

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 13

Ngày nay, các tổ chức tài chính đều yêu cầu lập dự toán ngân quỹ trước khi cho vay vốn để đầu tư mới tài sản hay mở rộng sản xuất Dự toán ngân quỹ xác định khả năng trả nợ của doanh nghiệp trong tương lai cũng như khả năng trang trải các khoản chi phí Vì nếu không có kế hoạch, không có gì chắc chắn rằng để chứng minh doanh nghiệp sẽ có khả năng trả nợ theo kế hoạch

Dự toán ngân quỹ được chuẩn bị sau dự toán hoạt động (dự toán bán hàng, chi phí sản xuất hoặc mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý,…) Bước quan trọng nhất trong dự toán ngân quỹ là dự toán tiêu thụ Nếu dự kiến tăng doanh số bán hàng, các khoản khác cũng phải được điều chỉnh theo Nguyên liệu, hàng tồn kho và các chi phí hàng bán phải được sửa đổi để đáp ứng sự gia tăng doanh số bán hàng Ngoài ra, cũng phải kiểm tra xem có cần bổ sung khoản mục nào nữa không chẳng hạn như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, Ngoài ra, tăng doanh số bán cũng ảnh hưởng đến tiền lương và chi phí làm thêm giờ Thay vì làm tăng mỗi khoản chi phí cùng với mức tăng tương đối (tỷ lệ phần trăm) của lượng hàng tiêu thụ, thì nhà quản lý cũng phải xem xét mọi mặt Chẳng hạn, nhà cung cấp sẽ giảm giá nếu tăng số lượng mua, hoặc gia tăng doanh số có thể điều chỉnh lực lượng bán hàng, tất cả phải được cân nhắc thực hiện vào các tài khoản trước khi lập ngân sách Mỗi loại chi phí phải được tính toán khả năng tăng hoặc giảm Việc ước tính nên dựa vào kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh ở quá khứ và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian mà ngân sách được lập

- Phần vay: phản ánh số tiền vay, trả nợ vay và trả lãi tiền vay trong kỳ dự toán

Dự toán tiền được lập cho từng thời kỳ, thời kỳ lập dự toán càng ngắn thì thông tin trên dự toán càng hữu ích Nhiều doanh nghiệp lập dự toán hàng tuần, nhưng phổ biến là hàng tháng, hàng quý

1.5.2.3 Báo cáo dòng tiền từ hoạt động đầu tư

Đây là báo cáo dành cho những doanh nghiệp mà hoạt động đầu tư phát sinh nhiều lĩnh vực,đầu tư lớn và phức tạp

Báo cáo gồm 3 phần: dòng tiền mang đi đầu tư, dòng tiền thu về từ hoạt động đầu

tư và so sánh kết quả hoạt động đầu tư từng loại hình

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 14

Mục đích báo cáo này để thấy được kết quả từ hoạt động đầu tư, từ đó các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định nên tiếp tục hay đẩy mạnh loại hình đầu tư nào, và chấm dứt hay giảm việc đầu tư vào loại hình nào

1.5.2.4 Báo cáo công nợ phải trả:

Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán với từng nhà cung cấp cũng như tổng số nợ còn phải trả

Mục đích báo cáo này: Thứ nhất, dùng để đối chiếu với người bán, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán Thứ hai, dùng để hoạch định chính sách thanh toán

1.5.2.5 Báo cáo yêu cầu tiền mặt

Báo cáo này phân tích các khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp nhằm giúp bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền để thanh toán cho những khoản phải trả đến hạn

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 15

Phần 2 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SX TM MINH THÀNH PHONG, THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TIỀN TẠI ĐƠN VỊ

A Khái quát về đơn vị thực tập

2.1 Giới thiệu về công ty TNHHSXTM Minh Thành Phong

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.1.1 Quá trình hình thành

Công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong được thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp được Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa X thông qua ngày 12/06/1999 và các điều khoản của bản điều lệ do Công ty ban hành Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI

MINH THÀNH PHONG Ngày thành lập: ngày 24 tháng 03 năm 1999

Địa chỉ trụ sở chính: 141 Đường số 11- phường 11- Quận 6- Thành Phố

Hồ Chí Minh

Vốn điều lệ được công ty ấn định : 3 tỷ đồng

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Trong suốt giai đoạn từ khi thành lập đến năm 1999, do tình trạng máy móc thiết

bị lạc hậu, công ty sản xuất với năng suất thấp và khả năng sinh lợi không cao với sản lượng trung bình 340 tấn sản phẩm/năm

Để tồn tại và phát triển, trong giai đoạn 1999 đến nay, công ty đã tập trung đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ quản lý và công nhân

Để tận dụng cơ hội phát triển kinh doanh và nâng cao uy tín trên thị trường, công ty tiếp tục chiến lược đầu tư mở rộng, đa dạng hoá sản phẩm thông qua việc thuê mua hoặc đầu tư khuôn mẫu nhằm tạo ra các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh về mặt điạ lý,

có nhu cầu lớn trong các ngành nông nghiệp và thủy sản tại khu vực miền Nam và Tây Nguyên; cải tiến công nghệ sản xuất bằng nguồn vốn huy động thông qua thị trường vốn; nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng việc áp dụng mô hình quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm mang lại lợi ích cho mọi chủ thể tham gia vào công ty, đồng thời mở rộng thị trường xuất khẩu các sản phẩm nhựa và bao bì; công ty đã mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm với các đại lý bán hàng trên khắp cả nước trong đó tập trung phần lớn ở thị trường Miền Nam

Trong những năm gần đây, Công ty được đánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại Hồ Chí Minh với những thành tích đạt được: Huân chương lao động hạng I, II, III do Nhà nước trao tặng; Hàng Việt Nam chất lượng cao trong 3 năm liền; Bằng khen đơn vị dẫn đầu ngành công nghiệp TP Hồ Chí Minh trong nhiều năm liền

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 16

2.1.2 Chức năng hoạt động ,nhiệm vụ và mục tiêu của công ty

2.1.2.1 Chức năng hoạt động

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất nhóm sản phẩm bao bì xi măng, nhóm sản phẩm túi xốp, nhóm các loại ống nước, nhóm sản phẩm bao dệt PP, HDPE, PVC, tấm trần, nhóm sản phẩm ép phục vụ công nghiệp như sản phẩm két bia, chi tiết xe máy, nhóm sản phẩm hàng tiêu dùng như dép, ủng; bán buôn bán lẻ các sản phẩm, vật tư nguyên liệu và các chất phụ gia ngành nhựa; xuất nhập khẩu trực tiếp, kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với pháp luật quy định Nắm bắt được sự thay đổi nhu cầu về sản phẩm nhựa, Công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong đã định hướng phát triển sản xuất theo nhu cầu của thị trường hiện đại Hiện nay sản phẩm của công ty chủ yếu là các sản phẩm nhựa công nghiệp, chiếm 93% tổng sản phẩm sản xuất trong khi sản phẩm nhựa gia dụng chỉ chiếm 7% tổng sản lượng

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong có nhiệm vụ chủ yếu sau:

 Tạo việc làm ổn định cho người lao động

 Đóng góp cho ngân sách nhà nước

 Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển công ty theo hướng công nghiệp hóa - hiện đại hoá, để góp phần xây dựng nền kinh tế nước nhà, đặc biệt trong thời kỳ Việt Nam đang đứng trước nhiều thách thức và cơ hội mới

2.1.2.3 Mục tiêu

 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong công việc phát triển sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa

 Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường tiêu thụ ra

miền Trung,đặc biệt là thị trường nước ngoài

2.1.3 Một số thông tin khác

* Tổng quan về các nhóm sản phẩm ngành nhựa

Theo quy hoạch tổng thể phát triển ngành Nhựa Việt Nam đến năm 2010 do Bộ Công nghiệp phê duyệt ban hành kèm theo Quyết Định số 11/2004/QĐ-BCM ngày 17/02/2004, cơ cấu giữa các nhóm ngành nhựa được quy hoạch chia làm 4 nhóm chủ yếu:

- Nhóm sản phẩm nhựa gia dụng

- Nhóm sản phẩm nhựa vật liệu xây dựng

- Nhóm sản phẩm nhựa bao bì

- Nhóm sản phẩm nhựa kỹ thuật cao

Theo quy hoạch phát triển ngành Nhựa của Bộ công nghiệp, nhóm sản phẩm nhựa bao bì giữ vững tỷ trọng tăng trưởng ở mức 38% từ năm 2000 đến 2012

- Biểu đồ ngành nhựa qua các năm từ 2000 đến 2012 (2.1)

- Nhìn chung thị trường bao bì nhựa cấp thấp hiện nay đã bão hòa do có nhiều doanh nghiệp tham gia và tốc độ tăng trưởng của các doanh nghiệp sử dụng bao bì như: sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực thực phẩm, hóa mỹ phẩm…Thị trường nhựa cao cấp có tính cạnh tranh thấp hơn nhưng đòi hỏi công nghệ và trình độ kĩ thuật cao Công

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 17

ty đã tận dụng được thế mạnh này và phát triển,đã đẩy doanh thu tăng qua các năm cụ

thể như sau:

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch 2010/2009

Chênh lệch 2011/2010

1 Doanh thu 46.544.883.567 50.967.096.780 57.603.122.860 109,50% 113,02%

2 LNST 2.733.345.790 2.798.980.650 3.243.901.926 102,40% 115,90%

3 Số lượng

* Ta thấy doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty tăng liên tục qua các

năm, mức tăng năm 2011/2010 cao hơn so với năm 2010/2009 Mặc dù năm 2011 là

thời kỳ kinh tế gặp khó khăn nhưng kết quả như trên cho thấy tình hình sản xuất kinh

doanh của công ty là khá tốt, thị trường tiêu thụ là khá ổn định, tình hình tài chính tốt

2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức (2.2)

- Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty, là người có

quyền đưa ra quyết định thực hiện các chiến lược đẩy mạnh sự phát triển của công ty

- Khối tham mưu: Gồm các phòng, ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho

Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban

Giám đốc

Phòng Tài chính – Kế toán:

Công tác tài chính:

Tham mưu cho Ban Giám Đốc về các quyết định tài chính để lựa chọn

phương án đầu tư, kinh doanh tối ưu

Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, kiểm tra việc thực

hiện các kế hoạch tài chính theo mục tiêu đầu tư của Công ty và chịu trách nhiệm

nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình tài chính của Công ty; thẩm định dự án đầu tư tài chính

Điều tra nghiên cứu, phân tích đánh giá nhu cầu và báo cáo tình hình thị

trường từng giai đoạn, tình hình đối thủ cạnh tranh, đánh giá môi trường bên ngoài

nhằm đề xuất với Giám đốc chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn

Thực hiện các công tác quảng cáo, tiếp thị và hỗ trợ kinh doanh các sản

phẩm của Công ty; thực hiện các công tác đối ngoại, quan hệ cộng đồng với các đơn vị

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 18

truyền thông, các đối tác và các cơ quan chức năng … nhằm nâng cao hình ảnh và thương hiệu của Công ty đối với thị trường và công chúng; phát triển, duy trì và quản

lý thương hiệu

Hoạch định chiến lược, kế hoạch, mục tiêu kinh doanh sản phẩm của Công ty: xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh sản phẩm của Công ty, xác định mục tiêu dài hạn của Phòng Kinh doanh

Bán hàng: xây dựng kế hoạch bán hàng, thực hiện các thủ tục bán hàng, quản lý các khoản nợ của khách hàng, xây dựng cập nhật và quản lý hệ thống thông tin bán hàng

Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng

Phòng Hành chính – Nhân sự:

Hoạch định nguồn nhân lực: Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực cho Công ty

Lập kế hoạch lương, thưởng và phúc lợi

Soạn thảo chính sách nhân sự, giải quyết khiếu nại liên quan đến nhân sự trong Công ty

Thực hiện quản trị văn phòng: Quản lý hồ sơ, tài liệu, thống kê, lưu trữ các văn bản pháp quy của Công ty, công văn đến – đi, quản lý con dấu, quản lý tài sản; thực hiện các quy định về công tác an ninh, an toàn lao động, trật tự vệ sinh văn phòng; thực hiện các thủ tục pháp lý cho Công ty và nhân viên đảm bảo đúng pháp luật

Quản lý, công bố chất lượng sản phẩm của Công ty đối với khách hàng

Trung tâm Kỹ thuật & Dịch vụ Công nghiệp

Kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng và công nghiệp từ chất dẻo

Làm các dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất và phát triển mở rộng thị trường của Công ty

Thúc đẩy hoạt động bán hàng thông qua mạng lưới đại lý, quản lý và thu hồi công nợ các đại lý

* Để thực hiện tốt công tác kế toán với đầy đủ các chức năng về thông tin kiểm tra

và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong đã tổ chức theo mô hình kế toán tập trung

* Sơ đồ tổ chức công tác kế toán (2.3)

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 19

* Nhiệm vụ vủa từng phần hành:

- Kế toán trưởng: là người điều hành chung về công tác kế toán, chịu trách

nhiệm về thông tin kế toán cung cấp bên trong cũng như bên ngoài đơn vị, tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính

- Kế toán tổng hợp: là người thực hiện tổng hợp số liệu từ các phần hành khác,

lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối kỳ

- Kế toán NLVL – CCDC và nợ phải trả: là người theo dõi về việc mua nguyên

liệu vật liệu, công cụ dụng cụ và nợ phải trả nhà cung cấp Kế toán NVL – CCDC theo dõi tình hình hiện có, tình hình biến động của nguyên liệu - vật liệu, thực hiện ghi sổ các phiếu nhập xuất kho mà thủ kho gửi lên, tập hợp chi phí sản xuất Kế toán phần hành này đồng thời cũng theo dõi chi tiết tình hình biến động nợ phải trả nhà cung cấp

- Kế toán tiền lương: tính tiền lương, tiền thưởng, BHXH cho công nhân viên

hàng tháng, trích nộp các khoản theo lương theo chế độ

- Kế toán tiêu thụ và nợ phải thu: theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ của từng

sản phẩm và các khoản mà khách hàng còn nợ công ty

- Kế toán TSCĐ và chứng khoán: theo dõi tình hình biến động của các máy

móc thiết bị trong công ty, và tính mức khấu hao hàng kỳ Kế toán chứng khoán đảm nhiệm về việc theo dõi các khoản đầu tư tài chính, và các vấn đề khác liên quan đến cổ phiếu

- Kế toán thanh toán: phụ trách theo dõi tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền

tạm ứng,…người này thường xuyên kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền tại quỹ

- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, nhập xuất tiền theo lệnh

của kế toán trưởng hoặc giám đốc để thực hiện nghĩa vụ và lập báo cáo quỹ Đảm bảo

an toàn tiền mặt theo đúng quy định

- Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy (2.4)

- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm Các thông tin được xử lý và tự động cập nhập vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết

có liên quan theo từng mục nguyên vật liệu, từng khách hàng đối với công nợ

- Cuối kỳ hoạch toán tuy phần mềm luôn thực hiện kiểm tra tự động nhưng kế toán phải đối chiếu giữa sổ tổng hợp với sổ chi tiết để lên các Báo cáo tài chính

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 20

B Thực trạng về kế toán và công tác quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

2.1 Kế toán tiền mặt

2.1.1 Chứng từ liên quan

Phiếu thu; Phiếu chi; Hóa đơn giá trị gia tăng; Giấy tiếp nhận hàng; Giấy tiếp nhận vật tư; Giấy đề nghị; Giấy nộp tiền; Giấy thanh toán; Giấy đề nghị thanh toán; Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy công tác; Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

2.1.3 Lưu đồ quá trình luân chuyển thu - chi tiền và cách hoạch toán

2.1.3.1 Quá trình thu tiền

- Nghiệp vụ thu tiền chủ yếu là tiền thu từ bán hàng, khách hàng trả nợ, nhân viên hoàn tiền tạm ứng còn thừa

- Khách hàng có thể hoặc không mang theo HĐGTGT đến kế toán thanh toán và yêu cầu trả tiền, kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm và xuất ra Phiếu thu 3 liên, sau đó Phiều thu sẽ được kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt và đưa qua thủ quỹ Tại đây thủ quỹ dựa vào Phiếu thu đã được duyệt sẽ thu đúng bằng số tiền trên Phiếu thu và tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt Sau khi thủ quỹ đã ký tên vào Phiếu thu thì sẽ lưu lại một liên, một liên đưa cho kế toán thanh toán lưu và liên còn lại giao cho khách hàng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 21

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập được : Mang đặc điểm của một Phiếu thu

+ Có tên là Phiếu thu

+ Ngày chứng từ; ngày hoạch toán Ở đây công ty đã cho phần mềm tự động ngày chứng từ cũng chính là ngày hoạch toán :10/03/2012

+ Dòng tổng số dòng phát sinh bên Có : 2 và Tổng số tiền : 5544000  giúp

dễ dàng kiểm tra đối chiếu chứng từ gốc

Khách hàng trả nợ

- Bút toán: Nợ 111

Có 131

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 22

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập được

+ Thông tin của Phiếu thu

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 23

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập được

+ Thông tin Phiếu thu

+ Mã đối tượng: Vì đây là nhân viên công ty nên theo dõi theo mã đối tượng + Tài khoản Có :141

Nếu khách hàng mua hàng và trả tiền ngay thì khi phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng, nhân viên phòng kinh doanh cùng khách hàng đem hóa đơn đó đến phòng kế

toán thanh toán, yêu cầu viết phiếu thu (2.6), sau đó khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ

Sau khi thu tiền xong thì thủ quỹ sẽ đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn

Còn nếu khách hàng trả nợ thì khách hàng đem hóa đơn (2.7)theo để khi nộp tiền

xong thủ quỹ đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn đó

2.1.3.2 Quá trình chi tiền

- Đối với nghiệp vụ chi tiền, chứng từ gốc để ghi sổ kế toán đó là phiếu chi Nghiệp

vụ chi tiền trong doanh nghiệp khá đa dạng, xảy ra thường xuyên liên tục nên cũng dể xảy ra gian lận và sai sót hơn nên đòi hỏi phải có quy trình luân chuyển rõ ràng

- Đối tượng cần tiền mang theo bộ chứng từ liên quan tới yêu cầu kế toán thanh toán,

kế toán thanh toán nhập dữ liệu và xuất ra Phiếu chi 3 liên Sau khi Phiếu chi đã được

sự ký duyệt của Giám đốc hay kế toán trưởng, Phiếu chi này sẽ được chuyển sang thủ quỹ tiến hành chi tiền bằng đúng số tiền trong Phiếu chi Sau khi Phiếu chi đã được ký bởi thủ quỹ thì đưa cho kế toán thanh toán lưu một liên, thủ quỹ lưu một liên và liên còn lại giao cho đối tượng có yêu cầu

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 24

- Nội dung thu thập được: Mang đặc điểm của một Phiếu chi gồm có

+ Có tên là Phiếu chi

+ Ngày chứng từ

+ Ngày hoạch toán

+ Mã đối tượng :khách hàng là công ty nên đơn vị đã theo dõi theo mã đối tượng

+ Ở bút toán này tài khoản đối ứng là Nợ 331

- Phiếu chi (2.9)là chứng từ dùng để ghi sổ nhưng để chứng minh cho nghiệp vụ

chi tiền cũng phải đính kèm với các chứng từ khác

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 25

- Các chứng từ kèm theo để phòng kinh doanh xuất trình cho kế toán thanh toán tùy từng trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với trường hợp thuê công ty vận tải vận chuyển hàng giao cho khách

hàng thì hóa đơn đính kèm là hóa đơn mua hàng(2.10) do công ty vận tải lập, giấy tiếp nhận hàng(2.11) và hợp đồng thuê vận chuyển do bên nhận được hàng xác nhận

để chứng minh việc giao hàng đã hoàn thành

+ Nếu là chi tiền cho việc mua nguyên vật liệu, đính kèm với phiếu chi còn có

hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho vật tư (2.12) và giấy đề nghị mua hàng (2.13) để chứng minh cho việc chi tiền mua nguyên vật liệu là hợp lệ và nguyên vật

- Nội dung thu thập được:

+ Đặc điểm một Phiếu chi

+ Tên ngân hàng mà công ty chuyển khoản : Ngân hàng Công Thương HCM + Mã số tài khoản: 1020100001922

+ Số tiền nộp vào tài khoản: 2.800.000

+ Tài khoản Nợ 1121

- Đính kèm với phiếu chi là Giấy nộp tiền vào ngân hàng (2.14)

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 26

Thanh toán tiền hoa hồng bán hàng

- Bút toán: Nợ 641

Nợ 1331

Có 111

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập:

+ Đặc điểm của một Phiếu chi

+ Có thêm thuế GTGT đầu vào

+ Trong phần chứng từ kèm theo có kèm theo HĐGTGT

- Giấy thanh toán tiền hoa hồng (2.15) này đính kèm với bảng phô tô (liên 1) hóa đơn bán hàng để chứng minh giá trị tiền bán hàng là có thật

Tạm ứng và Thanh toán tiền tạm ứng

- Bút toán tạm ứng: Nợ 141 1500000

Có 111 1500000

- Màn hình nhập liệu

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 27

- Nội dung thu thập: Thông tin của một Phiếu chi

- Bút toán thanh toán tiền tạm ứng: Nợ 642

Nợ 1331

Có 141

Theo như lưu đồ quy trình lưu chuyển của quá trình chi tiền, ở đây tạm ứng cũng

vậy Khi nhân viên nào cần tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ thì nhân viên đó lập giấy tạm ứng tiền mặt (2.16) có sự đồng ý của trưởng bộ phận, và phải được giám đốc ký

duyệt trước khi xuất trình cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi

Sau khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tạm ứng tập hợp tất cả các

chứng từ phát sinh liên quan và làm giấy thanh toán tạm ứng (2.17) rồi chuyển cho

kế toán thanh toán đối chiếu kiểm tra sau đó kế toán thanh toán lập phiếu chi nếu số tiền được duyệt chi lớn hơn số tiền tạm ứng hoặc kế toán tiền lập phiếu thu nếu số tiền được duyệt chi nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng Tùy theo từng trường hợp mà kế toán thanh toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi, thủ quỹ sẽ nhập hay xuất tiền mặt

Thanh toán trong trường hợp chưa tạm ứng

- Bút toán : Nợ 642

Nợ 1331

Có 111

- Màn hình nhập liệu: giống như phần nhập liệu Phiếu chi

- Nội dung thu thập : Đặc điểm của một Phiếu chi

Khi có lệnh đi công tác, phòng hành chính – nhân sự làm thủ tục cấp giấy công tác(2.18) Khi đi công tác về người đi công tác xuất trình giấy đi công tác để phụ trách

bộ phận xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú Sau đó đính kèm các chứng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 28

từ trong đợt công tác vào giấy đi đường, người đi công tác lập giấy đề nghị thanh toán (2.19) và chuyển đến cho giám đốc ký và sau đó chuyển đến kế toán thanh toán

để lập phiếu chi

Nộp thuế

Cũng là quy trình chi tiền nhưng căn cứ để kế toán thanh toán lập Phiếu chi là

Tờ khai thuế do kế toán thuế lập

- Bút toán : Nợ 33311

Có 111

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập được : Thông tin của Phiếu chi

Các chứng từ nộp thuế là hoặc tờ khai thuế GTGT đầu vào, hay tờ khai thuế thu

nhập doanh nghiệp, tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu nhập khẩu)

Khi nộp thuế cho cơ quan thuế, cơ quan hải quan thì người nộp thuế sẽ nhận

được Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (2.20) (nếu nộp bằng tiền gửi ngân hàng), Biên lai thu tiền (nếu nộp bằng tiền mặt)

Thanh toán tiền lương

- Từ các bảng chấm công, bảng giờ tăng ca, bảng xác nhận sản phẩm hoàn thành, kế toán tiền lương sẽ lập ra một bảng thanh toán lương Từ bảng thanh toán lương này kế toán thanh toán làm căn cứ để lập Phiếu chi

- Bút toán : Nợ 334

Có 111

- Màn hình nhập liệu:

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 29

- Nội dung thu thập : Thông tin của Phiếu chi

- Bảng thanh toán lương (2.21)

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 30

2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.2.1 Chứng từ liên quan

Ủy nhiệm thu; Lệnh chuyển có; Ủy nhiệm chi; Giấy báo nợ

2.2.2 Quy trình

Khi có nghiệp vụ chi tiền kế toán căn cứ vào các chứng từ mệnh lệnh để viết ủy

nhiệm chi (2.22) , ủy nhiệm chi này được gửi đến ngân hàng để ngân hàng thực

hiện việc chi tiền theo yêu cầu của doanh nghiệp Khi hoàn thành việc chuyển

khoản, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ (2.23) và lúc đó kế toán thanh toán căn cứ

vào giấy báo Nợ để ghi giảm tiền gửi ngân hàng

2.2.3 Lưu đồ quá trình luân chuyển tăng – giảm tiền gửi ngân hàng và cách

hoạch toán

2.2.3.1 Giảm tiền gửi ngân hàng

- Các nghiệp vụ chi tiền bằng chuyển khoản cũng tương tự như tiền mặt, kế toán

thanh toán căn cứ vào nội dung của Giấy báo Nợ và các chứng từ đính kèm để ghi

Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

- Những nghiệp vụ như chi tiền điện thoại, tiền nước, tiền điện phía nhà cung cấp

điện, nước, dịch vụ điện thoại sẽ nhờ ngân hàng thu tiền từ doanh nghiệp nên ngân

hàng sẽ gửi một giấy báo Nợ đính kèm với ủy nhiệm thu (2.24) từ phía nhà cung

cấp đến cho doanh nghiệp

- Đính kèm với ủy nhiệm thu còn có hóa đơn đặc thù: Hóa đơn tiền nước (Hóa đơn GTGT), giấy báo cước điện thoại hay hóa đơn tiền điện

- Kế toán thanh toán là người lập Ủy nhiệm chi và đưa cho giám đốc hoặc kế toán

trưởng ký duyệt Sau đó đưa cho ngân hàng thực hiện việc chi tiền, và khi nhận

được giấy báo có kế toán tiến hành ghi sổ giảm tiền gửi ngân hàng

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 31

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập

+ Đặc điểm giống Phiếu chi nhưng có tên là Ủy nhệm chi và tài khoản Có

2.2.3.2 Tăng tiền gửi ngân hàng

- Khi khách hàng trả tiền cho công ty bằng chuyển khoản thì tài khoản của

công ty ở ngân hàng tăng lên, ngân hàng sẽ chuyển lệnh chuyển có (2.26) đến cho

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 32

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập

+ Ngày chứng từ, ngày hoạch toán, số chứng từ

2.3 Tổ chức sổ sách ghi chép để quản lý tiền

2.3.1 Tổ chức sổ sách theo dõi biến động tiền Việt Nam đồng

2.3.1.1 Kế toán tiền mặt

2.3.1.1.1 Sổ tổng hợp tài khoản (2 28)

2.3.1.1.2 Sổ kế toán chi tiết tiền mặt (2.29)

2.3.1.1.3 Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là sổ mà thủ quỹ ghi lại từng nghiệp vụ thu chi tiền mặt, hàng

ngày thủ quỹ sẽ tổng hợp lại số dư Về kết cấu thì sổ quỹ tiền mặt giống với sổ chi

tiết tiền mặt, nhưng thủ quỹ không ghi số tài khoản đối ứng mà chỉ ghi rõ nội dung

nghiệp vụ kinh tế phát sinh

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 33

2.3.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.3.1.2.1 Sổ tổng hợp tài khoản ( 2.30)

2.3.1.2.2 Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (2.31)

2.3.1.2.3 Sổ phụ ngân hàng

Sổ này không phải thuộc hệ thống sổ của doanh nghiệp, nó là chứng từ dùng để

đối chiếu kiểm tra với Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp

Về cơ bản, sổ phụ ngân hàng (2.32) là một tờ sổ mà ngân hàng liệt kê tất cả

các nghiệp vụ nhập hay rút tiền từ tài khoản của doanh nghiệp, vào cuối ngày ngân

hàng sẽ tính lại số dư trên tài khoản của doanh nghiệp

Định kỳ cứ một tuần, kế toán sẽ đến ngân hàng để nhận sổ phụ

2.3.1.3 Kế toán ngoại tệ

2.3.1.3.1 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (2.33)

- Bút toán: Nợ 1122

Có 1112

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập :

+ Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày hoạch toán

+ Đối tượng

+ Người nhận

+ Lý do chi

+ Chứng từ kèm theo

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 34

2.3.1.3.2 Kế toán tiền ký quỹ

Sổ theo dõi tiền ký quỹ (2.34)

Có 311

- Màn hình nhập liệu

- Nội dung thu thập: tương tự như kế toán ngoại tệ gửi ngân hàng nhưng chỉ

khác tên tài khoản

2.3.2 Tổ chức công tác kiểm kê

2.3.2.1 Tiền mặt

Tiền mặt là tài sản chứa nhiều rủi ro, rủi ro tiềm tàng, rủi ro quản lý nên quản lý tiền là một điều hết sức cần thiết

Ở công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong việc quản lý tiền cũng chặt chẽ,

hàng ngày vào cuối giờ làm việc, kế toán thanh toán cùng với thủ quỹ tiến hành

kiểm kê quỹ để phát hiện sai sót, việc mất mát tiền mặt tại quỹ

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 35

Cuối mỗi quý, kế toán trưởng sẽ cùng với kế toán thanh toán và thủ quỹ kiểm kê trước khi lập báo cáo tài chính cuối mỗi quý

Nếu có sự chênh lệch giữa tiền tồn quỹ và số tiền trên sổ sách thì thủ quỹ phải

bồi thường phần chênh lệch đó

2.3.2.2 Tiền gửi ngân hàng

Hằng tuần công ty nhận sổ phụ từ ngân hàng và đối chiếu với sổ theo dõi tiền

gởi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng

2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Theo yêu cầu của bộ Tài chính thì cuối năm doanh nghiệp phải lập Báo cáo

lưu chuyển tiền tệ để các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán

biết được các dòng tiền thực tế lưu chuyển trong năm

Trong công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong, dòng tiền vào và ra doanh

nghiệp là dòng tiền từ hoạt động kinh doanh (hoạt động chính) và dòng tiền tài

chính Giá trị của các chỉ tiêu trên BCLCTT về cơ bản được lấy từ “sổ chi tiết tiền mặt”, “sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng” trong quan hệ đối ứng với các tài khoản liên quan, chẳng hạn như chỉ tiêu:

“Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác” trong quan hệ

đối ứng với bên Có với tài khoản 511, 131;

“Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ” trong quan hệ đối

ứng với bên Có của tài khoản 331, tài khoản 151, 152, 153, 156, ở chỉ tiêu này

cũng có trường hợp lấy từ sổ kế toán “Vay ngắn hạn” (nếu chi tiền từ tiền vay

ngắn hạn);

“Tiền chi trả cho người lao động” được tổng hợp từ sổ chi tiết tiền trong

quan hệ đối ứng với tài khoản 334;

“Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh” là các khoản tiền thu từ được bồi

thường, tiền thưởng, tiền thu do được hoàn thuế và các khoản thu khác không

thuộc khoản thu từ bán hàng mà thuộc về hoạt động kinh doanh, “Tiền chi khác từ hoạt động kinh doanh” là các khoản chi bồi thường, bị phạt, tiền nộp thuế (ngoài

thuế TNDN), tiền nộp các loại phí, lệ phí, tiền chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi, Dòng tiền thuần lưu chuyển trong từng hoạt động là chênh lệch giữa các

khoản tiền thu vào và chi ra trong từng hoạt động

Tiền và tương đương tiền đầu kỳ là số tiền đầu kỳ của tài khoản 111 (ở công

ty không có các khoản tương đương tiền), tiền và tương đương tiền cuối kỳ sẽ bằng

tiền và tương đương tiền đầu kỳ cộng với số tiền lưu chuyển tiền thuần trong kỳ, chỉ tiêu này sẽ đúng bằng với chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên Bảng cân đối kế

toán

Từ các số liệu và được lập trên cơ sở trên, cuối năm công ty TNHH SX TM

Minh Thành Phong có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ như sau: (2.35)

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 36

Phần 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ

TOÁN VÀ QUẢN LÝ TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SX TM

MINH THÀNH PHONG

3.1 Đánh giá công tác kế toán tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

3.1.1 Đánh giá chung công tác tổ chức kế toán tại đơn vị

3.1.1.1 Ưu điểm

* Về việc tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức rất hợp lý, mỗi nhân viên được giao một công việc cụ thể về phần hành kế toán và hoàn toàn chịu trách nhiệm về phần công việc của mình Với hệ thống máy tính nối mạng nội bộ, hiện tại công ty đang

sử dụng phần mềm kế toán Misa để phục vụ cho công việc hoạch toán, theo dõi xử

lý thông tin nên tiết kiệm được thời gian, công sức mà vẫn giữ được tính trung thực, mang lại hiệu quả kinh tế cao và cung cấp thông tin đúng lúc, kịp thời cho nhà quản trị, mặt khác tiết kiệm được khoản chi phí khá lớn trong công tác kế toán

* Về phương thức hoạch toán

Hệ thống tài khoản được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp làm cho công việc hoạch toán và cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng trở nên dễ dàng hơn

* Về hệ thống chứng từ sổ sách

Tuân thủ theo đúng theo đúng quy định của nhà nước về chế độ

kế toán hiện hành Ngoài ra công ty còn xây dựng thêm một chứng từ mang tính chất nội bộ nhằm phục vụ công tác quản lý tại công ty

Cách sắp xếp, tổ chức, lưu trữ chứng từ có hệ thống rõ ràng Việc bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ thực hiện khá tốt Định kỳ hàng tháng chứng từ sổ sách của công ty được kiểm tra, đối chiếu sau đó chứng từ kế toán theo từng loại, theo thứ tự thời gian và được lưu trữ thành file, được ghi rõ loại chứng từ, tháng và năm chứng từ để thuận lợi trong việc quản lý của công ty cũng như việc kiểm tra của các

cơ quan chức năng

Các chứng từ được tổ chức, lưu trữ đầy đủ, rõ ràng, thứ tự hợp lý nên đảm bảo có thể cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho công ty khi cần đến cũng như khi kiểm tra

Hệ thống báo cáo của công ty bao gồm 2 hệ thống: hệ thống Báo cáo tài chính và hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản trị cũng như theo đúng chế độ kế toán và luật kế toán, nhất là hệ thống Báo cáo quản trị rất phù hợp và linh hoạt trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 37

3.1.1.2 Hạn chế

* Phân chia phần hành

Việc phân chia phần hành kế toán còn chưa hợp lý Kế toán tiền lương nghiệp

vụ phát sinh ít,thường là cuối tháng Nhưng ở đây công ty đã phân hành cho một kế toán thực hiện phần hành này Trong khi đó, đây là công ty sản xuất thương mại thì việc theo dõi nhập xuất công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu và theo dõi khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp là khá thường xuyên, nghiệp vụ phát sinh nhiều và phức tạp

Do vậy có thể dẫn đến kế toán không thể hoàn thành tốt phần hành của mình

* Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Công ty trích lập dự phòng khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho với một tỷ

lệ thấp, và thời gian để tiến hành lập một dự phòng nợ khó đòi là rất dài

3.1.2 Đánh giá công tác tổ chức kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị

3.1.2.1 Ưu điểm

Công tác kế toán tiền ở công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong có thể đánh

giá là khá hoàn chỉnh Cụ thể như sau:

* Về quản lý nội bộ:

Công ty đã áp dụng các nguyên tắc quản lý nội bộ cơ bản như nguyên tắc bất kiêm nhiệm, xây dựng quy trình thu chi, phê duyệt, quản lý ngoại tệ Nhất là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, công ty có sự tách biệt giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ Việc tách biệt này hết sức quan trọng bởi vì tiền chứa đựng rủi ro tiềm tàng, sự tách biệt này sẽ hạn chế việc biển thủ tiền theo mục đích cá nhân

Quy trình thu chi tiền tương đối cụ thể, rõ ràng Nghiệp vụ chi tiền nào xảy ra cũng phải có các chứng từ mệnh lệnh làm căn cứ để kế toán thanh toán viết phiếu chi Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ thu chi tiền đều được đính kèm với phiếu thu, phiếu chi một cách cụ thể để thuận lợi cho quá trình kiểm tra đối chiếu

Trong công tác kiểm kê tiền, kế toán đều tiến hành kiểm kê tiền vào cuối ngày, như vậy mọi sai sót trong việc nhập xuất tiền, ghi chép sổ sách đều được điều chỉnh trong ngày

Nguyên tắc phê chuẩn: Các nghiệp vụ chi tiền trước hết được kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ sau đó được giám đốc phê duyệt Nguyên tắc này đảm bảo tiền ít bị thất thoát, sử dụng sai mục đích

* Về công tác bố trí nhân sự trong phòng kế toán

Kế toán thanh toán và thủ quỹ tuy tách biệt nhưng khá gần nhau nên thuận tiện cho người nộp tiền và người có nhu cầu rút tiền trong việc nhận phiếu thu - chi

và nộp hay nhận tiền Kế toán thanh toán được bố trí cùng phòng làm việc với phó phòng kế toán nên phó phòng kế toán có thể quản lý được việc tiền sử dụng sai mục đích do có sự liên kết giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ, chẳng hạn như khách hàng đã nộp tiền, kế toán viết phiếu thu, thủ quỹ ký nhưng tiền chưa được nhập quỹ

mà được dùng theo mục đích cá nhân của thủ quỹ hay kế toán thanh toán

* Về công tác kiểm tra đối chiếu

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 38

Cuối ngày kế toán thanh toán đều tiến hành đối chiếu với số dư cuối ngày ở

sổ quỹ nên có sự khác biệt nào thì kế toán thanh toán và thủ quỹ sẽ tìm ra ngay ai đúng ai sai vì những nghiệp vụ trong ngày thì cả 2 người này đều có thể còn nhớ Đối với tiền gửi ngân hàng, có sổ phụ để kế toán kiểm tra đối chiếu, nên sai sót trong quá trình ghi chép khó xảy ra Hằng quý, trước khi lập báo cáo tài chính công

ty còn yêu cầu ngân hàng xác định số dư của mình để kiểm tra đối chiếu

3.1.2.2 Hạn chế

Công tác kế toán của đơn vị nào bên cạnh ưu điểm cũng tồn tại những mặt hạn

chế vốn có của nó Ở công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong cũng vậy, theo

đánh giá của em thì công tác kế toán tiền được cho là khá chặt chẽ tuy nhiên cũng

tồn tại những khiếm khuyết Sau đây là một số tồn tại:

* Việc kiểm tra đối chiếu sổ sách

Công ty áp dụng chương trình kế toán máy nên khi nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nghiệp vụ này vừa vào sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp mà công

ty không có biện pháp để khắc phục nó nên tính đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp là không có Phần kế toán tổng hợp chỉ là phần sổ tổng hợp tài khoản ghi sổ tổng cộng số phát sinh đối ứng với các tài khoản có liên quan, sổ tổng hợp tài khoản này mà cụ thể là trong phần hành tiền chỉ dùng để kiểm tra con số tổng sổ phát sinh trong kỳ báo cáo với các tài khoản có liên quan Việc này khó kiểm tra được sai sót trong việc ghi chép, nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thủ quỹ có một sổ quỹ để ghi các nghiệp vụ thu – chi tiền tuy nhiên sổ quỹ này chỉ là sổ để ghi tạm thời, không có ý nghĩa trong việc lưu trữ Đến cuối kỳ, kế toán thanh toán lại in cho thủ quỹ sổ chi tiết tiền mặt của kế toán thanh toán để thủ quỹ lưu trữ Điều này chẳng có ý nghĩa gì trong việc kiểm tra đối chiếu nữa

* Phân quyền xét duyệt

Công ty đã áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong quản lý nội bộ tuy nhiên công ty chưa áp dụng nguyên tắc như phân quyền trong việc duyệt chi, và không xây dựng hạn mức tiền Các nghiệp vụ chi tiền đều do giám đốc duyệt chi, khi không có mặt của giám đốc thì phó giám đốc sẽ duyệt chi thay, điều này có thể dẫn đến gian lận và sai sót, bởi vì giám đốc trong một doanh nghiệp thì có khá nhiều công việc, tất cả các khoản chi đều do giám đốc duyệt thì giám đốc khó mà quản lý được các khoản chi

* Về chứng từ

Nghiệp vụ thu tiền liên quan đến việc bán thành phẩm, hàng hóa phiếu thu không được đính kèm với hóa đơn bán hàng mà khi thu nợ của khách hàng kế toán thanh toán không ghi trên phiếu thu là nghiệp vụ trả tiền đó liên quan đến hóa đơn bán hàng nào Điều này làm cho khó theo dõi công nợ của khách hàng nhất là trong trường hợp công ty sản xuất theo đơn đặt hàng

* Việc áp dụng tỷ giá và xử lý chênh lệch tỷ giá

Phần tỷ giá là khá phức tạp Việc thanh toán nợ phía nhà cung cấp nước ngoài chủ yếu là từ vay ngắn hạn hoặc ký quỹ Ở sổ theo dõi tiền ký quỹ thì tỷ giá vào lúc vay để ký quỹ là tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh, nhưng tỷ

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 39

giá của nghiệp vụ dùng tiền ký quỹ để thanh toán tiền cho nhà cung cấp nước ngoài theo tỷ giá lúc nhận nợ của tài khoản 331 chứ không phải theo giá xuất ngoại tệ theo các phương pháp kế toán, và khoảng chênh lệch tỷ giá trên tài khoản 144 khi ghi nợ, ghi có không được ghi nhận, mà đến cuối tháng sự chênh lệch này được xử lý bằng nghiệp vụ điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, nói cụ thể hơn điều chỉnh chênh lệch tỷ giá này là để số dư cuối kỳ (bằng lượng ngoại tệ × tỷ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày cuối tháng) bằng với số dư nợ đầu tháng cộng với số phát sinh nợ trừ số phát sinh có Trong khi đó theo quy định thì việc điều chỉnh này chỉ được thực hiện vào cuối năm tài chính

* Việc lập dự toán ngân quỹ

Trong việc quản lý tiền, doanh nghiệp không lập dự toán ngân quỹ, như trong phần cơ sở lý luận đã thấy tầm quan trọng của dự toán ngân quỹ, doanh nghiệp không lập dự toán, doanh nghiệp có thể gặp những tình huống không thể ngờ được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai và điều đó có thể dẫn đến việc cạn kiệt tiền, cạn kiệt tiền là một thất bại tiền trong kinh doanh

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị

3.2.1 Tổ chức công tác kế toán toàn doanh nghiệp

* Về việc trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi

Thời gian được xác định các khoản nợ khó thu hồi được xem là tương đối dài,

công ty nên rút ngắn thời gian xác định các khoản nợ được xem là khó thu hồi.Theo

ii Thời gian trích lập: vì đây là công ty sản xuất thương mại do đó vòng quay

của dòng tiền phải nhanh để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất Nên ta có thể chia thời gian trích lập như sau:

- Nợ quá hạn từ 3 tháng – dưới 1 năm: 30% số dư nợ quá hạn

- Nợ quá hạn từ 1 năm – dưới 2 năm: 50% số dư nợ quá hạn

- Nợ quá hạn từ 2 năm – dưới 3 năm: 70% số dư nợ quá hạn

- Nợ 3 năm trở lên: 100% số dư nợ quá hạn

iii Xử lý dự phòng

- Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó

đòi, thì doanh nghiệp không phải trích lập

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ

phải thu khó đòi năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 40

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ

phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch được ghi giảm vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu khoản nợ khó đòi này đã được xóa sổ mà khách hàng trả nợ thì số tiền này được hoạch toán vào thu nhập khác

iv Quy trình trích lập

- Kế toán theo dõi công nợ căn cứ vào tuổi nợ và thông tin tình hình

kinh doanh của khách hàng định kỳ lập bảng tổng hợp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Kế toán trưởng sẽ xem xét và đánh giá bảng tổng hợp trích lập dự

phòng do kế toán công nợ đưa lên, sau đó ký duyệt và trình lên giám đốc

v Định khoản

Sau khi được sự ký duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, kế toán công nợ

tiến hành lập bút toán định khoản như sau:

* Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Công ty nên trích lập dự phòng cao hơn đối với một số vật tư được nhập khẩu từ nước ngoài và có giá trị lớn vì giá trị của những mặt hàng đó phụ thuộc rất nhiều vào

tỷ giá ngoại tệ Mà trong tình hình kinh tế không ổn định như hiện nay thì sự thay đổi tỷ giá ngoại tệ khó mà tránh khỏi và tình trạng lạm phát khó mà lường trước được, vì vậy công ty nên trích lập dự phòng với một tỷ lệ cao hơn so với hiện tại Ta

có thể tiến hành trích lập như sau:

i Dựa vào báo cáo nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu và báo cáo kiểm định

chất lượng từ bộ phận KCS thủ kho tiến hành lập bảng trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho

- Căn cứ để tính giá trị thuần có thể thực hiện được là thời gian lưu trữ

hàng hóa, nguyên vật liệu tại kho, phẩm cấp hàng và giá trị hàng tương đương tại thị trường