Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.doc.DOC

Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Lời nói đầu

Nh chúng tôi dã biết Việt Nam là nớc có nền kinh tế đang phát triển Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng và Nhà nớc không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao hơn nữa hiệu qủa sản xuất kinh doanh

Trớc mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nớc cũng nh ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt đợc phơng hớng đề ra Đặc biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHH Phú Thái nói riêng Một trong những sự thay đổi đó là xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp

là rất lớn Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và hợp lý Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh

Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều hành quản lý tốt Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực

Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môi trờng

sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy không hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh

Xác định đợc tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy Tôi đã nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài “Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạt

động kinh doanh của Công ty

Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Văn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ và các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái

Phần Ixây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy là cơ

sở nền tảng thúc đẩy sự phát triển của doanh

nghiệp

I- quan điểm cơ bản về quản lý, quản trị doanh nghiệp.

1 Quản lý:

1.1 Sự cần thiết khách quan của quản lý.

Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý Bởi quản lý là điều không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức

Hơn nữa quản lý luôn đợc dùng ở tầm vĩ mô Đối với các cơ quan Nhà nớc trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nớc Nên quản lý là tất yếu

1.2.Khái niệm về quản lý

Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trờng

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phơng pháp (KT-CT-XH-TC-KT) tác động lên thân thể ngời lao động thông qua họ tác động đến v/c của sản xuất kinh doanh

2 Quản trị:

2.1 Khái niệm về quản trị:

Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đối ợng bị quản trị giữa hai đối tợng này luôn có tác động qua lại với nhau và giữa chúng có mục tiêu chung.

t-2.3 Quản trị kinh doanh.

Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hớng

đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động trong doanh nghiệp

và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật

Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiện những phơng hớng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trong doanh nghiệp

Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị Một tổ chức phân tích chức năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công việc gì trong quá trình quản trị

b) Phân loại chức năng quản trị.

* Theo phơng hớng tác động quản trị kinh doanh có các chức năng sau:

- Chức năng chỉ huy của Giám đốc Nó bao gồm: Lập đợc kế hoạch xây dựng đợc chủ trơng đờng lố chiến lợc phát triển doanh nghiệp

Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lợc

Ra quyết định điều hành

Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đa doanh nghiệp phát triển

- Chức năng t vấn tham mu giám sát của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp

* Theo nội dung tác động

- Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện mục tiêu đó

- Chức năng tổ chức

- Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị

-Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh

-Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh

- Chức năng điều khiển và kích thích:

Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuất nhằm đạt mục tiêu Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyết định

và mệnh lệnh nhng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kích thức và

động viên ngời lao động

Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động đợc thực hiện theo

đúng kế hoạch

- Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết)

Các chức năng quản trị đợc áp dụng đối với tất cả các cấp quản trị không phân biệt cấp bậc Ngành nghề quy mô, môi trờng địa lý nhng có sự khác nhau về mức độ phơng thức thể hiện sự quan tâm

* Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau:

-Chức năng quản trị sản xuất

- Chức năng quản trị nhân sự

- Chức năng quản trị tài chính

- Chứng năng quản trị thơng mại

II- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Cơ cấu tổ chức

Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu đợc xem nh nền tảng, bỏ xung của tổ chức Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việc sắp xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng

1.2 Cơ cấu tổ chức QTKD

Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ

và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có những trách nhiệm và quyện hạn khác nhau Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục

vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

2 Vai trò củ bộ máy:

Bộ máy này sinh ra để trợ giúp chi việ gia quyết định Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực

Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thiứch nghi với moi trờng

sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nếu cồng kềnh sẽ cản trở sản xuất kinh doanh

3 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị

Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảo những yêu cầu nhất định

Tính tối u: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mói quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp, chi nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi trờng

- Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tát cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất

4 Những nhân tố ảnh h ởng đến cơ cấu tổ chức quản tị.

* Nhân tố thuộc đối tợng quản trị

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sản xuất, loại hình sản xuất

* Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ

- Quan hệ phụ thuọc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với hợp đồng của những ngời cấp dới

Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị

III- Các kiểu cơ cấu tổ chức

1 Cơ cấu trực tiếp (đ ờng thẳng) :

a) Sơ đồ

LĐDN

1.2.3.4: Những ngời thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp

b) Đặc điểm

Một ngời lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách Mọi vấn đề đợc giải quyết theo đ-ờng thẳng

c) Ưu và nhợc điểm

* Ưu: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứ trởng tăng cờng đợc trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dới thì chịu mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp

* Nhợc: Một ngời thực hiện tất cả các chức năng nên ngời lao động quá bận, không tận dụng đợc chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện

2 Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo)

a) Sơ đồ

b) Đặc điểm

Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề

có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xởng các bộ phận sản xuất

- Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai

* Nhợc: - Một cấp dới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhng lại vi phạm chế độ một thủ trởng

3 Cơ cấu trực tuyến - chức năng

a) Sơ đồ

b) Đặc điểm:

Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ tham

mu giúp việc theo dõi nghiên cú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhng không có quyền gia mệnh lệnh cho các phân xởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sở chỉ nhạn mệnh lệnh chính thức từ thủ trởng doanh nghiệp các ý kiến của các ngời quản

lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tính chất t vấn về nghiệp vụ Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi đã tham khảo ý kiến của ngời quản trị các chứcnăng

4 Cơ cấu trực tuyến - tham m u

b) Đặc điểm:

Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năng đợc thaybằng một nhóm cán bọ tham mu gọn nhẹ hơn không tổ chức các phòng ban cồng kềnh

5 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận

a) Sơ đồ

D: Các dự án, các sản phẩm, các công trình

F Các phòng chức năngKhi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vị chức năng F cử ra các bộ phận tơng ứng cùng tham gia thực hiện dự án Khi dự án kết thúc ngời nào lại trở về vị trí ban đàu của ngời đó

* Nhợc điểm: Xảy ra mâu thũn giữa ngời quản lý dự án và các ngời lao

động các bộ phận chức năng Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao

6 Cơ cấu chung:

Đặc điểm: Chỉ duy trì thờng xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt các doanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lại khi nào dần doanh nghiệp mới thuê ngời bổ xung tạm hời có kỳ hạn Khi kết thúc việc (hết hợp đồng) những ngời tạm tuyển màybị giải tán Kiẻu cơ cấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không đợc tiến hành thờng xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vào thời vụ

Phần IIphân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ

máy tạy Công ty tnhh thú thái

I- Qúa trình hình thành và phát triển chúng tôi tnhh phú thái.

Công ty TNHH Phú Thái (tên giao dịch Phú Thái (anpany limited) đợc thành lập theo quyết định số 1765)

QD - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 1/10/1993 Giấy chứng nhận ĐKKD số 043715 do trọng tài kinh tế Hà Nội (nay là số KHĐT) cấp ngày 5/10/1993

Công ty có trụ số tại 4-5IF Thành công, Láng Hạ , Đống ĐA Hà Nội Công ty hiện có 5 văn phòng giao dịch và 5 và bộ phận kinh doanh độc lập tại

Hà Nội: gồm:

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 ( 12 Đoàn Thị Điểm)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (248 Văn Chơng)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (12 Đặng Tiền Đông)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (D7 Phơng Mai)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (6 Chùa Bộc)

Ngoài ra Công ty còn có 2 chi nhánh tịa TP Hải Phòng và TP Hôc Chí Minh

Trong suốt quá trình từ khi thành lập đên nay Công ty luôn vững vàng trớc những thách thức của cơ chế thị trờng Để đạt đợc điều đó phải kể đến sự lãnh đao sáng suốt của ban Giám đốc, sự nỗ lực của nhân viện ct Hiện nay Công ty có cơ sở vật chất khang trang hiện đại phục vụ cho quá trình kinh doanh

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là các sản phẩm hàng t liệu tiêu dùng

*Nhóm sản phẩm hàng t liệu tiêu dùng gồm có

Hoá mỹ phẩm

Thực phẩm, rợu bia và nớc giải khát

Quần áo, dao cạo râu, phin

Chất tẩy rửa

Để đảm boả quyền lợi cho ngời lao động Công ty dã thành lập tổ chức công đoàn có số ngời lao động đợc hởng BHXH, BHYT và nhiều quyền lợi khác nh vui chơi du lịch nghỉ mát hàng năn Mức lơng bình quyên heịen nay là 1.200000 đ/ngời thởng cao, ổn đinhl

(Công ty rất quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực Đã

có hàng trăm lợt cán bộ đợc cử đi công tác học tập tham quan nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc

2 Ph ơng h ớng và kế hoạch phát triển của Công ty năm 2003

Thị trờng hàng tiêu dùng Việt Nam phát triển rất nhanh trong thời gian

do việc sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cuả thế giới ,

Khách du lịch nớc ngoài đén Việt Nam nhiều hơn sau khi Việt Nam có thêm 2 di tích đợc công nhận là di sản văn hoá thế giới đây là cơ họi tốt để để ngành du lichị tp kéo theo nhu cầu hàng tiêu dùng cao cấp lên cao

Việc tiêu dùng hàng hoá cở cuộc sống thành phố lớn tập trung vào hàng hoá có chất lợng cao do nhu cầu hàng hoá bình dân chất lợng trung bình boã hoà, ở các vùng nông thôn nhu cầu tiêu dùng sẽ tăngmaịnh do đời sống của nông dân đang đợc cải thiện

Sẽ có thêm nhiều dịch vụ và sản phẩm mới với công nghệ hiện đại nhất

là công nghệ số đáp ứng mọi nhu caù về hàng hoá coác chất lợng cao

Chính vì lẽ đó Công ty dã đa ra kế hoạch cụ thể nh sau:

* Kế hoạch tiêu thu sản phẩm:

+ Hàng thực phẩm: 32.000.000.000 VND+ Hàng mỹ phẩm 70.000.0003.000+ Hàng dao cạo dâu 14.000.000.000

Phát triển thị trờng hàng tiêu dùng trong nhiều lĩnh vực

*Kế hoạch mạng lới đại lý

Mở than các đại llý ở các vùng thị trờng nhất là vùng có tiền năng vè tiêu thụ sản phẩm

Đa dạng các loại hình đại lý tại tất cả những nơi có thể tiêu thụ đợc mặt hàng của Công ty

Tăng cờng quản lý các đại lý chính thức

Từng bớc hoàn thiện có cơ sở vật chất, con ngời ở các đại lý chính thức

Tăng cờng thêm các loại hình dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu về hàng hoá của ngời tiêu dùng

Và đặc biệt là Công ty có kế hoạch hoàn thiện hơn nữa cơ cáu tổ chức

bộ máy Nhằm đạt đợc kết quả caơ hơn nữa

II- một số đặc điểm có ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bô máy quản lý của Công ty phú thái

Tổng số 10999

125.537

Qua số liệu biểu hiện đồ trên ta thấy năm 2002 so với năm 2001 tổng doanh thu bán hàng tăng 1554 triệu đồng đạt 112% riêng mặt hàng dao cạo râu doanh thu giải 4902 triệu chỉ đạt 72% còn các mặt hàng khác đều tăng trởng Tăng cao nhất là hàng thực phẩm đạt 146% và tỷ trọng tăng 5%

- Tình hình mua vào của Công ty năm 2001 - 2002

Quả số liệu trên ta thấy rằng: Năm 2002 so với 2001

Tổng giá trị hàng hoá mua vào tăng 10826 triệu đồng đạt 160% Do nguyên nhân sau:

- Nhóm hàng thực phẩm tăng 8895 triệu đạt 144%

- Nhóm hàng mỹ phẩm tăng 8377 triệu đạt 114%

- Nhóm hàng chất tẩy rửa tăng 243 triệu đạt 102%

- Nhóm hàng dao cạo râu giảm 6929 triệu đạt 62%

Qua số liệu trên ta thấy rằng nhìn tổng quan việc quản lý và sử dụng lao

động của Công ty là phù hợp so với tình hình biến động của thị trờng làm doanh thu bán hàng tăng lên Số lợng lao động tăng 22 ngời với số ngời ghi không lơng chỉ còn 1 ngời

Đồng thời hàng suất lao động cũng tăng 2,15 (triệu/ngời) lợi nhuận lao

Giám đốc phụ trách nhân sự

Phòng TCHC

Phòng kế toán

* Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám đốc Công ty:

a) Tổng Giám đốc:là ngời đứng đầu Công ty đợc sự phù hợp của các phòng ban chức năn, sau quá trình thu thập thông tin và bàn bạc với các phòng ban chức năng, Tổng Giám đốc là ngời quyết định các vấn đề về chiến lợc điều kiện của Công ty và những việc cần phỉa quyết để tiến hành hoàn thành các quy định đó Tổng Giám đốc Công ty có quyền chỉ dạo mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và các cơ quan quản lý về mọi hoạt

động của Công ty

Các Giám đốc, mõi Giám đốc đựoc Tổng Giám đốc phân công chỉ dạo

điều hiành một một lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về lĩnh vực đó

+ Giám đốc phụ trách kinh doanh: Thu nhập thông tin từ thị tròng xử lý

và hoạch định các kế hoạch kinh doanh.Giám đốc kinh doanh đóng vai trò là ngời cố vấn cho quá trình điều kiện Đồng thời tìm kiếmcác thị trờng mới giữ gìn, củng cố thị trờng cũ bằng cách đa ra các chính sách, sách lợc kinh doanh

và ký kết hợp đồng tiêu thu và hợp đồng hợp tác kinh doanh

+ Giám đốc tài chính: Có nhiệm vụ giúp đỡ Tổng Giám đốc tổ chức chỉ

đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán doanh nghiệp hoạch toán và quán

+ Giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm phát triển tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch đào tạo, quảy lý nhân sự tịa Công ty và các bộ phận Thực hiện các chế độ bảo hiểm chế đọ tiền lơng, xây dựng cơ chế trả l-

ơng, thởng, tuyển dụng nhân viên, ký kết các hợp đồng lao động, xây dựng các cơ chế hoạt động cho các đơn vị trong toàn Công ty