Thực trạng công tác phân tích công việc và một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác này tại công ty TNHH MTV xây lắp SÔNG đà 207

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng đặc biệt quan tâm và coi trọng. Tổ chức hình thành bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn lực quản lý moị nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng của con người. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của moi nhà quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác quản lý khác như: thiết kế công việc, kế hoạch háo nguồn nhân lực, bố trí lao động, đành giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động…Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quan trọng của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tíc công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển như Việt Nam thì chưa được quan tâm nhiều tới lĩnh vực nhân sự, quá trình phân tích công việc là khái niện còn mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là do hoạt động của quản lý nhân chưa được nhận thức đúng đắn, các tổ chức còn chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Tại Công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207, công tác quản lý nhân sự chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Với mong muốn đưa ra những thực trạng về công tác phân tích công việc đề cùng đưa ra các kiến nghị giải quyết vấn đề hiện tại với hi vọng có thể phát triển công ty nên nhóm chúng tôi qua quá trình tìm hiểu đã quyết định lựa chọn đề tài “ Thực trạng công tác phân tích công việc và một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác này tại Công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207”

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

VÀ MỘT VÀI KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NÀY TẠI CÔNG TY TNHH MTV

XÂY LẮP SÔNG ĐÀ 207

MỤC LỤC Lời mở đầu 5

A Tổng quan về lý thuyết I Khái niệm về phân tích công việc……… 7

II Vai trò của phân tích công việc……… 7

III Quy trình phân tích công việc……… 7

IV Các bản phân tích công việc……… … 7

B Liên hệ thực tế với Công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207 I Giới thiệu về công ty……….……8

II Giới thiệu về tổ chức nhân sự……… 8

III Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty TNHH MTV Xây Lắp Sông Đà……… 11

IV Đánh giá về công tác phân tích công việc………

1 Quy trình phân tích công việc 13

2 Chủ thể tham gia phân tích công việc 15

3 Đánh giá các văn bản phân tích công việc 16

V Ảnh hưởng của phân tích công việc tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty 1 Với sự thực hiện công việc của người lao động………20

2 Với các hoạt động quản lý nhân sự khác……… …… 21

VI Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công

việc tại Công ty TNHH MTV Xây Lắp Sông Đà 207… 23

1 Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Tổ chức

Nhân sự……… ………… …23

2 Các ứng dụng vào công ty……… ………27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Lời mở đầ u

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng đặc biệt quan tâm và coi trọng Tổ chức hình thành bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn lực quản lý moị nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức

Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng của con người

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của moi nhà quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác quản lý khác như: thiết kế công việc, kế hoạch háo nguồn nhân lực,

bố trí lao động, đành giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động…Chính vì vậy phân tích công việc được coi

là công cụ quan trọng của quản trị nhân sự

Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tíc công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển như Việt Nam thì chưa được quan tâm nhiều tới lĩnh vực nhân sự, quá trình phân tích công việc là khái niện còn mới

mẻ và xa lạ Phần lớn các tổ chức chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc Nguyên nhân là do hoạt động của quản lý nhân chưa được nhận thức đúng đắn, các tổ chức còn chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này Tại Công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207, công tác quản lý nhân sự chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ Với mong muốn đưa

ra những thực trạng về công tác phân tích công việc đề cùng đưa ra các kiến nghị giải quyết vấn đề hiện tại với hi vọng có thể phát triển công ty nên nhóm chúng tôi

qua quá trình tìm hiểu đã quyết định lựa chọn đề tài “ Thực trạng công tác phân

tích công việc và một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác này tại Công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207”

A.

Tổng quan về lý thuyết.

I Khái niệm về phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

II Vai trò của phân tích công việc:

• Cung cấp thông tin về những yêu cầu và đặc điểm của công việc

• Giúp nhà quản trị tạo ra sự phối hợp đồng bộ cơ cấu trong doanh nghiệp

• Giúp cho nhà quản trị đánh giá được chính xcs yêu cầu của công việc

• Là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

III Quy trình phân tích công việc.

Bước 1: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bước 2: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin

Bước 3: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc

Bước 4: chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc

Bước 4: Thu thập thông số cơ bản về mục đích, yêu cầu chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp

Bước 6: Xác định mực đích của phân tích công việc, từ đó xác định hình

Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết kế được ba bản: Mô tả công việc, bẩn yêu cầu công việc đới với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

 Bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể Bản mô tả công viêc thường gồm 3 nội dung: Phần xác định công việc, Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, Các điều kiện làm việc

 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc:

Chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm

B Liên hệ thực tiễn với công ty TNHH MTV xây lắp Sông Đà 207.

I Giới thiệu về công ty

•Tên công ty: công ty TNHH MTV xây lắp sông đà 207

•Ngành nghề sản xuất kinh doanh

Xây dựng công trình

Tư vấn, lập và quản lí dự án đầu tư xây dựng

Kinh doanh bất động sản

Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

•Loại hình doanh nghiệp : trách nhiệm hữu hạn

•Quá trình hình thành và phát triển : thành lập ngày 15/12/2010

•Sơ đồ cơ cấu tổ chức

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN ÔNG: NGUYỄN ĐÌNH DŨNG – CHỦ

TỊCH HĐQT

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC ÔNG: PHẠM THANH HUÂN

PHÒNG KINH TẾ

- KẾ HOẠCH ÔNG: TRẦN DUY PHONG – TRƯỞNG PHÒNG

PHÒNG KỸ THUẬT ÔNG: ĐÀO QUANG ĐĂNG – TRƯỞNG PHÒNG

TỔNG GIÁM ĐỐC ÔNG: TRẦN TRUNG KIÊN

NHÂN VIÊN - CÁC TỔ, ĐỘI TRỰC

THUỘC

II Giới thiệu về tổ chức nhân sự

•Chịu trách nhiệm quản lí nhân sự: phòng hành chính nhân sự

•Sơ đồ cơ cấu:

Nhận xét về cơ cấu phòng nhân sự

 Về số lượng: đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì số lượng chuyên viên phòng nhân sự như vậy là hợp lí

 Về trình độ đào tạo chuyên môn : chỉ có trưởng phòng được đào tạo chính quy chuyên ngành quản trị nhân lực, còn lại các nhân viên khác đều trình độ đại học nhưng ngoài ngành

Nhân viên Lái xe

Ông: Nguyễn Công Thạo

Nhân viên Bảo vệ

Ông: Vũ Xuân Thịnh

Nhân viên an toàn–Hành chính Công trường Bà: Vũ Thị Mừng

Tổ trưởng các tổ đội

III Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty

TNHH MTV Xây Lắp Sông Đà 207

Mặc dù ra đời trên cơ sở kế thừa của tập đoàn sông đà, nhưng cty đã có rất nhiều

sự đổi thay và có nhiều vị trí công việc mới, vì vậy để bắt kịp sự đổi mới của công

ty thì việc tổ chức phân tích công việc là 1 công tác rất cần thiết

Lần đầu tiên công ty tổ chức tiến hành phân tích công việc là khi công ty mới thành lập và đi vào hoạt động Khi đó công tác phân tích công việc tại cty được tiến hành theo tiến trình và cách thức sau đây:

- Tổng Giám đốc Công ty đã chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì

- Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức Nhân sự đã

có công văn đề nghị các Trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình.và có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào

- Về lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: Các Trưởng phòng, ban hầu như không có phương pháp rõ ràng, hoặc cũng có thể nói là dùng phương pháp quan sát , chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng

người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ.

- Sau khi các Trưởng phòng viết xong văn bản phân tích công việc sẽ đưa đến người lao động để họ đọc và đề xuất ý kiến đánh giá

- Sau đó các trưởng phòng/ ban giao các văn bản phân tích công việc cho phòng nhân sự ( cụ thể là trưởng phòng nhân sự ), phòng nhân sự trình tổng giám đốc duyệt, sau khi giám đốc đã duyệt sẽ đưa đến người lao động để thực hiện

Như vậy có thể tổng kết quá trình phân tích công việc của công ty theo sơ đồ sau:

Trưởng các phòng ban khác

Người lao động

IV Đánh giá về công tác phân tích công việc

1 Về quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc của công ty chưa được theo quy chuẩn của phân tích công việc và còn nhiều công đoạn chưa hợp lí:

- Trước khi bắt đầu thu thập thông tin để tiến hành phân tích công việc thì bao giờ cũng là công việc của phòng nhân sự xem xét lại cơ cấu và từ đó xác định nhưng vị trí công việc cần phân tích công việc, thế nhưng công ty lại tiến hành phân tích công việc chỉ đơn thuần là do ý kiến chủ quan của lãnh đạo mà không có sự tham mưu của phòng hành chính và tổ chức nhân sự

- Tiếp theo là quá trình thu thập thông tin: công ty thậm chí đã không tổ chức quá trình thu thập thông tin, không lựa chọn một phương pháp thu thập thông tin rõ ràng, phòng tổ chức và hành chính nhân sự đã giao khoán luôn cho các trưởng phòng ban khác mà không thực hiện chức năng nòng cốt của mình trong quá trình phân tích công việc

- Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng Tổ chức Nhân sự giao cho các Trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Công ty Điều này đã dẫn đến những ưu điểm và nhược điểm sau đây:

• Các Trưởng phòng, ban là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình Họ giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực

hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao;hàng ngày Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban mình Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là người thực hiện phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn

• Bản phân công công việc/nhiệm vụ được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ mà không phân tích cho từng người lao động là hợp lý, việc này giúp Công ty tiết kiệm thời gian và chi phí Vì một tổ gồm những người lao động có cùng chức danh công việc, nên có thể coi phân tích công việc tại Công ty đã được tiến hành cho từng chức danh công việc

• Tuy nhiên,các Trưởng phòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế bảng hỏi thu thập thông tin haykỹ năng viết văn bản phân tích công việc

• Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng mà viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin từ người lao động, nếu có cũng chỉ là những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính không chính thức với người lao động

- Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốc duyệt bản phân công công việc/nhiệm vụ cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn Hầu hết các phòng, ban không đưa cho người lao động để họ đọc và đóng

2 Đánh giá về các chủ thể tham gia công tác phân tích công việc

- Quan điểm, sự nhận thức của Ban lãnh đạo Công ty về công tác phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến công tác này

• Ban lãnh đạo Công ty đã có chỉ đạo, đề nghị, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân

sự và các phòng, ban khác trong Công ty phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc Ban lãnh đạo đã xác định phân tích công việc là công tác cần phải thực hiện để phân công việc, nhiệm vụ rõ ràng giúp mỗi người lao động trong Công ty nắm rõ được mình phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có quyền hạn nào trong công việc

• Ban lãnh đạo đã nhận thấy được một phần tầm quan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh Phòng tổ chức nhân sự không có nhân viên chuyên trách mảng phân tích công việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việc của họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ

- Phòng Tổ chức Nhân sự đóng vai trò phụ, mờ nhạt trong công tác phân tích công việc Hầu hết các hoạt động của quá trình phân tích công việc tại Công

ty đều do các phòng, ban khác tự thực hiện Phòng Tổ chức Nhân sự không

có sự hướng dẫn cụ thể, không phối hợp thực hiện, quản lý, giám sát quá trình các phòng, ban khác thực hiện phân tích công việc Trước khi thực hiện

phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sự chỉ hướng dẫn qua cho các Trưởng phòng, ban khác là văn bản phân tích công việc phải nêu ra các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người lao động Nhiệm

vụ của phòng Tổ chức Nhân sự là tập hợp các bản phân công công việc/nhiệm vụ và trình Tổng Giám đốc duyệt, sau đó gửi tới những phòng, ban liên quan và lưu lại tại phòng mình Như vậy, Phòng Tổ chức Nhân sự

đã không thể hiện được vai trò chính của mình

- Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc, họ hợp tác chỉ như một trách nhiệm cần làm

3 Đánh giá các văn bản phân tích công việc

Song da 207 joint stock company

The first floor – Song Da 23Building – 162 Nguyen Tuan street

Thanh Xuan district – Hanoi - Vietnam

Tel: 04.5 585 985 – Fax: 04.5 586 918 Email: songda207@vnn.vn