bài giảng quản trị ngoại thương - chương 2 giao dịch – đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định trong đàm phán.Không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà đạt được điều mà cả 2 bên đều mong muốn Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ

CHƯƠNG 2

GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN

HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU

I KHÁI NIỆM

mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thoả thuận thống nhất ”

A: NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA

ĐÀM PHÁN

1 Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán.

2 Kết hợp hài hoà lợi ích của phía mình

với việc duy trì và phát triển mối quan

hệ với đối tác.

3. Đảm bảo ngtắc “Đôi bên cùng có lợi”.

4 Căn cứ vào nhiều tiêu chuẩn để đánh

giá mức độ thành công của cuộc đàm phán.

5 Đàm phán là khoa học, là nghệ thuật

B: NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

 Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu

rằng: sự việc chỉ được quyết định khi

có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc

có thể quyết định bởi 1 bên thì không cần xảy ra đàm phán 

 Đàm phán là 1 việc tự nguyện, bất cứ bên nào cũng có thể thoái lui hay từ chối tham dự vào bất cứ lúc nào.

Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định trong đàm phán.

Không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà đạt được điều mà cả 2 bên đều mong muốn

Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán. 

 KÊT LUẬN:

- Đàm phán không phải là “ Một trận võ mồm ”

- Để đàm phán thành công đòi hỏi ngườiđàm phán phải biết xác định mục tiêu, giỏithoả hiệp, thuyết phục đối tác, tạo thếcạnh tranh công bằng, công khai để cùng

mở rộng lợi ích tổng thể

- Không phải mọi tình huống đều có thểdùng đàm phán để giải quyết thành công

 Ngồi vào bàn đàm phán chỉ có 1 phương án duy nhất. 

 Không biết kiểm soát những yếu tố quan trọng như: thời gian, địa điểm, những vấn đề cần giải quyết, … mà để đối tác kéo theo ý muốn của họ.

 Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước

 Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ

đi vào bế tắc

 Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán 

MỘT SỐ KỸ THUẬT – CHIẾN THUẬT

TRONG ĐÀM PHÁN

 Chê bai

 Thả bóng thăm dò

 Giả bộ từ bỏ

 Dồn nhau tới bờ vực nguy hiểm

 Dương đông kích tây

 Cưa đôi chênh lệch

 .

1 Kiểu hợp tác (Collaborating)

Hai bên cùng có cùng quanđiểm “Cùng thắng”. Khi giải quyếtvấn đề phải nghĩ đến quyền lợi của

cả 2 bên và phải làm sao để duy trìđược mối quan hệ và cùng đạtđược mục đích nên phải mất rấtnhiều thời gian, công sức tìm tòi vàsáng tạo

2 Kiểu thoả hiệp (Compromising)

Hai bên cùng chấp nhận

“Thắng 1 phần – thua 1 phần”.

Miễn sao mục đích và quan hệ cácbên được giữ vững Phong cáchnày đòi hỏi phải có sự thuyết phục

và nhượng bộ của các bên

3 Kiểu dàn xếp (Accommodating)

Khi giải quyết vấn đề chỉ chútrọng gìn giữ mối quan hệ bằng mọigiá mà ít quan tâm bảo vệ mục tiêuriêng Chọn thái độ “Thua - thắng”

nhằm xoa dịu và tránh mâu thuẫnvới đối tác

4 Kiểu điều khiển (Controlling)

Đây là phong cách “Thắng – Thua”. Tìm mọi cách để đạt đượcmục tiêu của mình dù có phải phá

vỡ quan hệ 2 bên Sử dụng mọibiện pháp để bảo vệ lập trường, vịthế để giành chiến thắng

5 Kiểu tránh né (Advoiding)

Đây là phong cách “Thua Thua” nhường phần thắng cho đốitác Luôn tìm cách tránh né, trốntránh mâu thuẫn, sợ đụng độ,trước tình huống đe doạ thì khônkhéo tìm cách trì hoãn và rút lui

-E: CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN:

1 Đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường”: mỗi bên đưa ra 1 lậptrường để bảo vệ nó, nhượng bộ để

đi đến thoả thuận Gồm có đàm

phán kiểu mềm (Soft negotiation )

và đám phán kiểu cứng (Hard

negotiation)

2 Đàm phán kiểu nguyên tắc: Hay

còn gọi là thuật đàm phán Harvard

Đàm phán kiểu mềm (soft negotiation)

Đây là kiểu đàm phán hữu nghị,tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộnhằm đạt được thoả thuận và gìn giữmối quan hệ giữa đôi bên, hiệu quảkinh tế không được xem trọng Xemđối tác như bạn bè, thân hữu

Trong ngoại thương không nên sửdụng kiểu đàm phán này ngoại trừ giữacác bên đã có mối quan hệ tốt đẹp, lâudài

Đàm phán kiểu cứng (hard negotiation)

Người đàm phán đưa ra lập trườnghết sức cứng rắn, tìm mọi cách bảo vệlập trường của mình, cương quyếtkhông chịu nhượng bộ, cố gắng làmsao để giành phần thắng về mình càngnhiều càng tốt

Thắng lợi trong kiểu đàm phán nàykhông phải là thắng lợi đích thực, rất

dễ mất mối quan hệ hợp tác lâu dài,mất bạn hàng, mất đối tác

 Kết luận:

Đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng đều không phải là cách tối ưu để cuộc đàm phán tối ưu phải đạt được 3 yêu cầu chính:

- Thoả thuận đạt được phải đáp ứng được

lợi ích chính đáng của cả 2 bên một cách công bằng, lâu bền.

- Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả

- Kết quả đàm phán phải cải thiện, không

làm phương hại đến quan hệ giữa 2 bên.

Đàm phán kiểu nguy ên tắc (Principled negotiation)

 Con người: Đối với người – ôn hoà, đối

với việc - cứng rắn.

 Lợi ích: Tập trung vào lợi ích của các bên.

Thành thực, công khai, không dùng gian kế, không bám vào lập trường của mình.

 phương án: Đưa ra nhiều phương án

khác nhau

 Tiêu chuẩn: Kết quả của thoả thuận phải

dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học.

F: KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT

NHÀ ĐÀM PHÁN

 Có khả năng nhìn thế giới như người khác

nhìn.

 Có khả năng diễn đạt ý kiến.

 Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của

kiến nghị.

 Có khả năng chịu sự căng thẳng.

 Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác

 Tự tin, uy tín, nghị lực, tình cảm, sáng tạo,

hài hước, …

II: CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN:

Tổng quát: Giai đoạn tiền đàm phán,

giai đoạn đàm phán, giai đoạn hậuđàm phán

Chi tiết:

 Giai đoạn chuẩn bị

 Giai đoạn tiếp xúc

 Giai đoạn đàm phán

 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

 Giai đoạn rút kinh nghiệm

A: GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

Trước khi tiến hành đàm phán cần chuẩn

bị kỹ những vấn đề:

 Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng.

 Đánh giá lại đối tác.

 Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình.

 Lập phương án kinh doanh.

 Xây dựng chiến lược và đàm phán thử.

 Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng: Xác định mục tiêu cần đạt được (mục

tiêu chính, tối đa, tối thiểu), giới hạn của sự

thoả thuận (thoả thuận tới đâu, khi nào

ngừng?), thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất.

 Đánh giá lại đối tác: Xem xét kỹ những yêu sách, mục đích phía sau những yêu sách, cân nhắc những cơ sở lập luận, lý lẽ mà đối tác sử dụng Những vấn đề ảnh hưởng tới

hướng đi và kết quả của đàm phán.

 Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của mình:

Cần xác định Quyền, Thế, lực, thời gian.

Lập phương án kinh doanh:

 Bước 1: Đánh giá về thị trường và thương nhân, ptích những khó khăn thuận lợi trong kdoanh.

 Bước 2: Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện

và phương thức kinh doanh.

 Bước 3: Đề ra mục tiêu: bán bao nhiêu hàng, giá bao nhiêu, thâm nhập thị trường nào, mua bán với ai?

 Bước 4: Biện pháp thực hiện: đầu tư sản xuất, kinh doanh, marketing, lập chi nhánh, mở rộng đại lý.

 Bước 5: đánh giá hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn,…

Xây dựng Chiến lược

và tiến hành đàm phán thử:

Mở đầu như thế nào? Đưa ra những câuhỏi nào? Đối tác sẽ hỏi ntn? Ta trả lời rasao? Thông tin trả lời đủ chưa?

Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán? Aikiểm tra cơ sở lập luận? Ai đặt câu hỏi?

Ai sẽ trả lời câu hỏi? Ai đóng vai trògiảm sự căng thẳng trong đàm phán?

Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán:

 Năng lực của người/đoàn đàm phán (kiến thức, tâm lý, kỹ năng, …).

 Thời gian và địa điểm đàm phán.

Chuẩn bị cho 1 cuộc đàm phán cụ thể:

 Chuẩn bị đàm phán (Preparing for

negotiation)

 Xây dựng chiến lược (Developing

yourstrategy)

 Khởi động (Getting started)

 Hiểu biết lẫn nhau (Building

understanding)

 Thương lượng (Bargaining)

 Kết thúc (Closing)

 Chu ẩn bị: Xác định mục tiêu (tối thiểu, nhắm tới, cốt yếu), tình thế của đối tác, điểm mạnh điểm yếu.

 Xây dựng chiến lược: Chọn phong cách dàn xếp, điều khiển, thoả hiệp, tránh né hay hợp tác.

 Khởi động : Khởi đầu như thế nào sẽ hướng đàm

phán đi theo hướng đó.

 Hiểu biết lẫn nhau: Nhận thông tin (đặt câu hỏi),

thăm dò đối tác, thay đổi phương án cho phù hợp.

 Thương lượng: Trao đổi yêu sách (đưa ra khi

nào? Đồng ý mức nào? Bao nhiêu %?), phá vỡ sự

bế tắc, đi đến thoả thuận.

 Kết thúc: hệ thống hoá các thoả thuận, bản thực thi kế hoạch, đánh giá và rút kinh nghiệm.

B: GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC

 Tạo không khí tiếp xúc Th ân thiện,

Phải tạo được sự tin cậy cho đối tác bằng hành động chứ không chỉ lời nói, thể hiện được thành ý của mình.

 Thăm dò đối tác.

 Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần).

D: GIAI ĐOẠN KẾT THÚC – KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

 Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cầnlưu ý:

 Thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản.

 Cần đề cập đến pháp lý, tránh dùng những tập quán thương mại.

 Không có những điều khoản trái với luật hiện hành.

 Trình bày rõ ràng, chính xác, tránh

dùng những từ mập mờ có thể suy luận

ra nhiều cách.

 Bên soạn thảo HĐ cần đưa đối tác

kiểm tra thât kỹ lưỡng những điều

E: GIAI ĐOẠN RÚT KINH NGHIỆM

Cần tổ chức họp để đánh giá ưu,nhược điểm để tìm nguyên nhân và biệnpháp khắc phục đồng thời phải theo dõisuốt quá trình tổ chức thực hiện ghinhận những vướng mắc do hợp đồnggây ra để lần sau kịp thời sửa chữa

A/ Đàm phán bằng thư :

Là hình thức thông qua việc viết các thư :

 Thư hỏi hàng – Enquiry/Inquiry

 Chào hàng, Báo giá – Offer/ Quotation

Thư hoàn giá – Counter Offer

Thư chấp nhận – Acceptance

 Thư đặt hàng - Order

 Thư xác nhận - Confirmation

ƯU ĐIỂM:

 Ít tốn kém.

 Có thời gian tham khảo trong nội bộ

 Cùng lúc có thể gởi được nhiều khách hàng

ở nhiều nơi khác nhau.

 Có thể giấu được nhược điểm riêng của

Trường hợp áp dụng :

Khi khách hàng ở xa

Khi khách hàng mới quen biết

Khi việc mua bán không đòi hỏi sự khẩn trương.

Khi giá trị hợp đồng tương đối nhỏ.

Khi tính chất hàng hoá không phức tạp.



1 Thư hỏi hàng (the Enquiry/Inquiry):

Thư gởi cho người bán để đề nghị cho biết giá

cả và mọi điều kiện cần thiết trước khi quyết định mua hàng.

Thư hỏi hàng gồm có 3 phần:

 Phần mở đầu.

 Nội dung chính.

 Phần kết luận 

 P.L Trading Corporation.

 13333 Wetland East Blvd, Houston, Texas 77041, USA

 Dear Sir or madame,

 Dear Sir or Madame,

 We have learned your company’s name from the trade magazine “the

business word” We would like to have a long – standing relationship

with your company.

 We would be grateful if you could send us some samples of the Vietnamese white rice long grain We would also appreciate your letting us have full information regarding FOB Hochiminh city port prices, terms of payment and earliest delivery date.

 If the price, offered are competitive and the quality is of the standard

we required, we shall place large orders with you in future.

 We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon.

 Yourfaithfully.

 Wiiliam J Scheela

 Purchasing Manager

2 Thư chào hàng, báo giá

According to your enquiry and your requirements, we are pleased

to send our offer sheet with terms and conditions as follows :

1 Commodity : Vietnamese white rice long grain

2 Specifications : ……….

3 Unit Pice:

Rice 5 pct: USD 375/MT FOB Stowed, HCM Port (Incoterm 2010) -

4 Packing : in new single PP bags

5 Payment : by irrevocable L/C at sigh

6 Shipment: within 1 month after order confirmation

We have sent you 4 samples by DHL on Feb 5th 2012.

We hope to receive your order soon.

Your faithfully

Kim Ngoc Hong Lien (Ms)

General Director

3 Thư hoàn giá/trả giá (counter – offer):

 Hoàn giá là 1 đề nghị mới do bên mua

(hoặc bán) đưa ra sau khi đã nhận được

chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia

nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào

hàng (hoặc đặt hàng) đó. 

 Phần mở đầu

 Phần nội dung chính

 Phần kết 

 Dear Ms.Hong Lien

 Thank you for sending us your samples and quotations.

 We are interested in the Vietnamese white rice long grain

5 pct broken at USD 375/MT FOB-HCM port (Incoterms 2000) We find that this kind of product is suitable for our market, but the price are not much competitive compared with other suppliers’ We wonder if you would kindly consider reducing the price to USD 370/MT.

 If you could come down to this price level, we might be able to order 30,000MT.

 Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated

 Your sincerely,

4 Thư chấp nhận (Acceptance)

Là thư của 1 phía gửi cho phía bên kia để chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng hay đặt hàng của phía bên kia đưa

Dear Sir,

Thank for your letter of Feb, 5th 2012 in which you suggested to reduce the rice unit price We can accept your suggesting unit price for 5 pct broken at USD 370/MT FOB - HCM port (Incoterms 2010).

Please understand for our situation and we look forward to have your order in soonest to arrange the cargo in good time.

Yours truly,

5 Thư đặt hàng (Order) :

Là thư của người mua gửi đến cho người bán để yêu cầu người bán cung cấp cho họ số hàng hoá theo các điều kiện đã thỏa thuận. 

 Phần mở đầu

 Phần nội dung chính

 Phần kết thúc 

Dear Ms.Hong Lien

We thank you for your reply of Feb, 25 th , 2012 We are please to order the rice as per your offer

1 Commodity : Vietnamese rice long grain 5 pct broken.

2 Quantity : 30,000MT (more or less 5% tolerance at buyer’s option)

3 Specification : ………

4 Price : USD 370/MT FOB - HCM port (Incoterms 2010)

5 Packing : in new single PP bags net weight 50kgs/bag

6 Payment : by irrevocable L/C at sight

7 Shipment : the latest day of shipment is not later than Apr, 15 th, 2012 Partial shipment is allowed

8 Inspection :

We hope to hear from you at your earliest convenience.

Yours faithfully.

6 Thư xác nhận (confirmation):

 Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, 2 bên mua và bán ghi lại các kết quả đạt được rồi trao cho đối phương Đó

ký xong giữ lại 1 bản và gởi trả lại 1 bản. 

Tĩm tắt trình tự viết thư

Trường hợp bên Mua chủ

động hỏi hàng trước

Trường hợp bên Bán chủ động chào hàng trước

1 Hỏi hàng Chào hàng

2 Chào hàng Trả giá

5 Chấp nhận Đặt hàng

6 Đặt hàng Xác nhận Xác nhận

7 Xác nhận Xác nhận

Kỹ năng:

Để đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp đạt được kết quả đòi hỏi người đàm phán phải có các kỹ năng sau :

2.4- Các nội dung trong đàm phán trực tiếp:

Theo lý thuyết

 Article 1 : Commodity (tên hàng)

 Article 2 : Quality (chất lượng)

 Article 3 : Quantity (số lượng)

 Article 4 : Shipment/Delivery (giao hàng)

 Article 5 : Price (giá cả)

 Article 6 : Payment (thanh toán)

 Article 7 : Packing and marking (bao bì và ký mã hiệu)

 Article 8 : Warranty (bảo hành)

 Article 9 : Penalty (phạt)

 Article 10 : Insurance (bảo hiểm)

 Article 11 : Force majeure (bất khả kháng)

 Article 12 : Claim (khiếu nại)

 Article 13 : Arbitration (trọng tài)

 Article 14 : General condition (điều khoản chung)

Trong thực tế:

Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc

trong đàm phán trực tiếp :

Tình huống bế tắc: Đôi bên đều có

cảm giác không thể nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào trạng thái

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:

 Khoảng cách lợi ích mà 2 bên đề ra quá lớn

 Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia.

 Do không hiểu nhau.

 Năng lực cán bộ đàm phán bị hạn chế. 

Kỹ thuật giải quyết

 Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích

 Thay thế cán bộ đàm phán

 Tập trung vào nhân vật chủ chốt

 Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công

 Lợi dụng mâu thuẩn

 “Dưới búa lượm củi” 

Kỹ thuật nâng cao vị thế trong

 Cách giải quyết này đã được các bạn

hàng của ngài trước đây áp dụng”