Lời khuyên khi làm việc và sử dụng power point

Nội dung Tạo ra slide thứ 1 và 2 trình bày tóm tắt nội dung của bài trình bày – Ví dụ: slide vừa giới thiệu  Thực hiện theo nội dung mà bạn đã xây dựng  Chỉ đưa những điểm/ vấn đề chí

LỜI KHUYÊN KHI SỬ DỤNG

POWER POINT

ThS Trương Quang Trung

CNĐD Hoàng Anh Tú

Nội dung bài trình bày

Nội dung

 Tạo ra slide thứ 1 và 2 trình bày tóm tắt nội dung của bài trình bày

– Ví dụ: slide vừa giới thiệu

 Thực hiện theo nội dung mà bạn đã xây dựng

 Chỉ đưa những điểm/ vấn đề chính vào phần nọi dung tóm tắt

Cấu trúc của slide– Tốt

 Sử dụng 1 – 2 slide cho mỗi phút trong bày

Cấu trúc của slide – Không nên

 Trang trình bày quá nhiều từ  gây khó khăn cho cả người trình bày và người nghe với các luận điểm

 Thêm vào đó người nghe phải dành nhiều thời gian hơn để đọc thay vì lắng nghe bài trình bày của bạn

Cấu trúc của slide– Tốt

Cấu trúc của slide – Không nên

 Không nên sử dụng nhiều hiệu ứng

 Không nên dùng hiệu ứng nhanh, mạnh

 Nên sử dụng một loại hiệu ứng

Fonts - Bad

 Nếu bạn sử dụng cỡ chữ nhỏ, người nghe không thể đọc được những gì bạn trình bày

 ViẾT CHỮ HOA CHỈ SỬ DỤNG KHI THẬT CẦN THIẾT  Khó đọc

 Không s d ng các đ nh d ng ch ph c t pử ụ ị ạ ữ ứ ạ

– VD: Màu xanh dương cho tiêu đề và màu xanh đen/ màu đen cho nội dung trình bày

 Sử dụng màu khác biệt để nhấn mạnh

– Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng

Màu sắc – Không nên

 khó khăn trong quá trình đọc

 Dùng màu sắc để trang trí chỉ làm mất sự tập trung và gây ức chế cho người đọc

 Sử dụng 1 mầu sắc cho 1 ý là không cần thiết

 T r y i n g t o b e c r e a t i v e c a n a l s o b e b a d

 (Tổng số 113 Điều dưỡng – KTV, chưa kể những CB làm kiêm nhiệm, 18.35% ĐH, 9.73% Cao Đẳng, 66.37% Trung cấp và 3.55% y công)

Đồ thị/biểu đồ – Không nên

Biểu đồ/ đồ thị- Không nên

20.4

27.4

90

20.4 30.6

Biểu đồ/ đồ thị- Không nên

 Đường chia giá trị ngang là không cần thiết

 Cỡ chữ quá nhỏ

 Màu sắc không phù hợp

 Thiếu tiêu đề của đồ thị

 Hình dạng gây khó chịu

 Trường hợp sử dụng Tiếng Anh (English), nên

đề nghị người khác kiểm tra bài trình bày của bạn!

Kết luận

 Sử dụng phần kết hiệu quả và nhấn mạnh (Use an effective and strong closing)

– Người nghe dường như ghi nhớ những câu cuối cùng trong phần trình bày

 Sử dụng slide kết luận để :

– Tóm tắt các ý chính trong bài trình bày

– Đưa ra những gợi ý – kiến nghị

Đặt câu hỏi??

 Cuối bài trình bày nên khuyến khích đặt câu hỏi nhằm:

– Khuyến khích người nghe đặt câu hỏi

– Đưa thêm các hỗ trợ khác trong quá trình hỏi và trả lời

– Tránh phần kết đột ngột

1. Theo đúng tuần tự

2. Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những

điểm cần nhấn mạnh

3. Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide

hoặc footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét quá

nhiều chữ vào một slide

4. Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10

chữ, giống như tựa các bài báo

5. Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng

Một số lời khuyên khi diễn thuyết (1/2)

6. Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham

gia có thể đọc dễ dàng

7. Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá

trị hơn ngàn lời nói”

8. Màu chữ nổi bật trên nền phông

9. Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải

Phương pháp thuyết trình

Phương pháp thuyết trình

 Kỹ sư ngành CNTT

+++++ Năng lực _ _ _ Kỹ năng trình bày _ _ _ Kỹ năng giao tiếp -> Công việc của chúng ta: chỉ làm việc với máy tính

 Kỹ sư ngành Kinh tế quản lý

+++++ Kỹ năng trình bày +++++ Kỹ năng giao tiếp -> Công việc của họ: lãnh đạo chúng ta

1 Các vấn đề khi thuyết trình

 Nhược điểm của người thuyết trình

– Buồn tẻ– Sợ sệt– Thất vọng

Tại sao???

1 Các vấn đề khi thuyết trình

– Bạn cảm thấy khó -> người nghe cũng vậy

– Bạn không hiểu -> thường bỏ qua

Với bất kỳ chủ đề nào Với bất kỳ người nghe nào Với bất kỳ khoảng thời gian nào Đều có cách giải thích thuyết phục!!!

1 Các vấn đề khi thuyết trình

 Người nghe suy nghĩ gì???

 Làm thế nào lôi cuốn họ???

-> Hãy tuân theo nguyên lý AIDA

Bằng cách: Mô tả một trường hợp quen thuộc

Desire: Mục đích: Tạo ra mong muốn ở người nghe

Bằng cách: Đề xuất một vài biện pháp cải tiến

Action: Mục đích: Thỏa mãn mong muốn

Bằng cách: Giải quyết các biện pháp cải tiến

2 Các bước xây dựng bài thuyết trình

 Bước 1 - Mở đầu: Giới thiệu tổng quát

– Chưa tập trung vào trình tự

– Nói rõ, bạn sẽ trình bày về vấn đề gì

 Bước 2 - Mục đích

– Nêu rõ mục đích của bài thuyết trình

 Bước 3 - Tiếp tục trình bầy nội dung

Kết luận: Vấn đề vừa trình bầy là gì

Đã giải quyết được đến đâu

Không khí bao trùm

 Buổi thuyết trình là

– Cuộc đối thoại

– Không phải buổi đọc chính tả

 Luôn nhìn thẳng vào người nghe

 Luôn nói với người nghe

 Luôn theo dõi gương mặt họ

 Với người đến muộn: sử dụng các ví dụ, so sánh, nhắc lại, ví dụ vui…

 Cố gắng tránh:

Nhắc lại

Bỏ qua Trùng lặp

Giới hạn thời gian

 Có quá nhiều vấn đề trong thời gian ngắn

 Vì vậy:

– Đưa ra trọng tâm

– Lựa chọn

– Đưa các ví dụ thay cho trường hợp tổng quát

 Không nên cố gắng giải thích tất cả

3 Chuẩn bị kỹ thuật

 Có bao nhiêu thời gian?

 Có bao nhiêu người nghe?

 Trình độ của người nghe?

 Người trình bày trước có cùng chủ đề?

 Trình bầy thử trước đồng nghiệp or bảng trắng

Bảng hay Slide?

 Bảng:

+ Đồng thời vừa nói vừa viết

- Khó làm việc hơn với slide

 Slide:

- Thời gian chuẩn bị lâu hơn + Trình bầy với nhiều công cụ hơn + Tốc độ nhanh hơn

+ Thích hợp với các buổi Seminar hơn

– Tập trung vào cốt lõi vấn đề

– Sử dụng từ khóa thay cho câu đầy đủ

– Max 7 dòng, mỗi dòng 7 từ

Thế nào là một slide xấu?

 Quá nhiều mầu sắc, font chữ, kiểu dáng ->

 Nhất là, trong trường hợp này chẳng hạn, câu

có cấu trúc qúa dài và sử dụng thêm quá nhiều

bổ ngữ, định ngữ, vị ngữ và có không ít hơn một chủ ngữ!!!

 Sử dụng đến tận hàng cuối cùng của slid

 Chữ quá nhỏ

Layout của các slide

 Viết tay hoặc in

 Luôn sử dụng dạng có sẵn

– Đủ lớn, nhỏ nhất là 18pt – Font ưa thích: Arial, Helvetica, Verdana…

– Cỡ chữ chuẩn hóa:

16pt 18pt 20pt 24pt 28pt 32pt 36pt 48pt

Sử dụng hình vẽ minh họa

 Một hình vẽ >>> 1000 từ

 Tránh hình vẽ rườm rà, ba chiều, các cỡ chữ đặc biệt

 Mỗi phần tử nhỏ nhất: phải có ý nghĩa

– Ngôn ngữ chuẩn trong ngành CNTT

– Chuẩn hóa tốt hơn

Giai đoạn trình bày

 Tự nhiên + luôn theo dõi bên dưới

 Không đọc chính tả, nhưng vẫn dựa vào slide

 Luôn theo dõi đồng hồ

 Sử dụng bút chiếu

 Ghi nhớ câu đầu tiên + câu cuối cùng của slide

 Khẩn cấp: Có thể bỏ qua vài slide

 Tăng tốc độ: Không bao giờ!

Kết luận

 Trình bầy >>> hiểu vấn đề đó

 Muốn chuyên nghiệp-> phải trình bầy tốt

 Để nâng cao kỹ năng trình bầy:

– Chỉ khi thực sự muốn điều đó– Và phải luyện tập nhiều

!!! Có công mài sắt có ngày nên kim