Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word

Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word TRONG MỤC TOOLSOPTIONS GỒM CÁC THẺ: GENERAL, VIEW, EDIT, PRINT, SAVE, SECURITY, SPELLING GRAMMAR, TRACK CHANGES, USER INFORMATION, COMPATIBILITY, FILE LOCATIONS

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

oOo

-TIỂU LUẬN MÔN:

TIN HỌC ỨNG DỤNG

ĐỀ TÀI:

Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents

và tùy chỉnh thiết lập trong Word

(Tools/Options)

GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG

Lớp HP:212701803

NHÓM THỰC HIỆN: Nguyễn Thanh Toàn ( NT) 09076371

Trần Ngọc Thiện 09079271 Phan Duy Khanh 09073761 Phan Tấn Cảnh 09076351 Lưong Văn Minh 09077061

TP Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2010

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

oOo

-TIỂU LUẬN MÔN :

TIN HỌC ỨNG DỤNG

ĐỀ TÀI:

Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh

thiết lập trong Word (Tools/Options)

GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG

Lớp HP: 212701803

TP Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2010

PHẦN 1

Chức năng tuỳ chỉnh thiết lập trong Word

(Tool/Option)

TRONG MỤC TOOLS/OPTIONS GỒM CÁC THẺ: GENERAL, VIEW,

EDIT, PRINT, SAVE, SECURITY, SPELLING & GRAMMAR, TRACK

CHANGES, USER INFORMATION, COMPATIBILITY, FILE LOCATIONS

Để thiết lập một số thông tin mang tính chung trên môi trường làm việc:

1.Vào Tool/ option:

2 Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:

Chúng tôi xin giới thiệu 3 thuộc tính bạn có thể quan tâm nhất:

-Recently used file list: hãy nhập vào ô số tệp Word được sử dụng gần đây

nhất lên mục chọn file của Word Điều này rất thuận tiện cho việc mở một tệp văn bản mà bạn mới sử dụng gần đây chỉ bằng cách nhấp chuột Ngầm định số tệp là 4,bạn nên thiết lập con số này nhiều hơn

- Measurement units: để thay đổi đơn vị đo chiều dài trên Word cho phù hợp

với bạn Có 2 kiểu đo chiều dài được sử dụng ở đây là Inch và Centimeter Cái này

là đơn vị đo trong Microsoft Word Bạn nên chuyển sang Centimeters cho quen.Mặc định Word chọn đơn vị Inches Cái này bạn sẽ thấy có nhiều lợi ít khi bạn chọn Margin cho trang

- Bỏ chọn nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes:

Đây là cái khung mà cứ xuất hiện mỗi khi bản Insert một Text box Cái Canvas này

có lợi khi bạn làm việc với 1 vài ảnh cùng nhóm Bạn có thể gom nhiều ảnh cùng nhóm vào khung Canvas Tuy nhiên, khi bạn làm việc với 1 hình đơn lẻ, nó trở nênthừa thải

II THẺ EDIT

Trong thẻ này bạn cũng thay đổi 2 thuộc tính:

- Insert/Past Pictures: Chổ này qui định cách thức mặc định của hình

ảnh xuất hiện trên văn bản của bạn như thế nào Mặc định hình ảnh sẻ được xem như 1 ký tự (In the line with text), nhưng thông thường chúng ta chọn cách Square để text bao quanh hình nhiều hơn Bạn thay đổi cách thể hiện nào bạn thường dùng nhất

- Bỏ chọn Smart cut and past: Tùy chọn này là nguyên nhân gây ra

lỗi cách khoản trong khi soạn thảo Khi bị lỗi này, chữ sẽ bị cách bở 1 khoản trắng Bỏ tùy chọn này, bạn sẽ không bao giờ gặp lỗi này

Ngoài ra ta còn có một số thuộc tính khác như sau:

-Đánh dấu chọn ở ô Drag and Drop text editing/ OK thì khi soạn thảo văn

bản, để di chuyển một đoạn văn bản từ chỗ này đến chỗ khác, người ta chỉ cần bôi đen (đánh dấu - chọn) đoạn văn bản đó, tiếp theo đưa con trỏ vào chỗ bôi đen nhấn chuột, giữ nguyên và rê tới nơi cần để , con trỏ sẽ xuất hiện ở dạng chữ I mờ màu xám, khi đến vị trí thì nhả chuột Nếu bạn hủy bỏ dấu trong ô Drag and Drop Text editing (kéo và thả văn bản) thì bạn sẽ không dùng được chức năng kéo và thả

-Bỏ dấu trong ô Use the INS key For Paste/ OK điều gì sẽ sảy ra? Đây là

chức năng dùng phím Insert để dán cái đã cắt vào một vị trí bất kỳ Thí dụ: Bôi đen

1 đoạn văn bản, nháy vào nút cắt để cắt bỏ, đặt con trỏ vào 1 chỗ nào đó, ấn phím Insert để dán cái đã cắt vào vị trí con trỏ

-Đánh dấu vào ô Show Paste Options buttons\OK thì khi bạn cắt một đoạn

văn bản hay một hình (object-đối tượng) và dán vào một chỗ nào đó ta sẽ thấy 1 nút Paste Options luôn xuất hiện vào chữ cuối cùng của chỗ vừa dán Nếu không muốn nút Paster options xuất hiện khi dán văn bản, bạn vào Tool /Options/Edit và hủy dấu ở ô Show Paste options button/OK

-Đánh dấu vào ô Use CTRL +Click to follow hyperlink\OK thì khi ta tiến

hành tạo siêu liên kết, nếu muốn tới mục nào đó bạn phải ấn CTRL và nháy vào mục cần liên kết Bạn nên hủy bỏ dấu kiểm ở mục này để sử dụng siêu liên kết cho tiện lợi

III THẺ PRINT

Để kiểm soát chế độ in văn bản:

-Đánh dấu vào ô Draft out put \OK: Nếu ta làm như trên chất lượng in sẽ

kém Vì đây là chức năng in thô, in nháp Vì vậy ta không nên đánh dấu vào ô này

-Đánh dấu vào ô Allow A4 / Letter Paper resizing\OK: Trong 1 số trường

hợp khi bạn đánh số trang cho văn bản, khi nhìn thấy thì rất rõ, khi in lại không ra

số trang, bạn hãy vào Tool\ Options\Print và đánh dấu ở ô Allow A4 / Letter Paper resizing\OK.

-Đánh dấu vào ô Documents Properties\OK: Khi in hết tài liệu máy sẽ đùn

thêm 1 trang nữa trong đó có các thông tin tóm tắt về tài liệu, người cài máy tính

rất tốn giấy và mực Huỷ dấu chọn trong ô Documents Properties\OK ta sẽ tiết

kiệm hơn về kinh tế

-Đánh dấu vào ô Print Data only forms\OK: Đây là một cách hay nếu ta

không cho người khác in trên máy tính của mình, để đỡ mất lòng, ta đánh dấu vào

mục này và người khác in chỉ ra tờ giấy trắng.Cách khắc phục: Tool\ Options\Print

hủy dấu ở ô Print Data only forms\OK In lại bình thường.

-Đánh dấu vào ô Reverser print order\OK: Nếu ta làm như trên có nghĩa là

ta đã thiết lập chức năng in ngược Thí dụ nếu văn bản của tôi có 10 trang, bình thường khi in sẽ cho bạn kết quả in từ trang 1 đến trang 10 nay từ trang 10 đến 1

IV THẺ SAVE

Để sao lưu văn bản:

Trong thẻ này bạn lại phải chọn thêm 2 tùy chọn:

- Chọn Always create backup copy: Đây là một tính năng hấp dẫn

của MS Word 2003 Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bạn dự phòng mỗi lần

bạn đóng cửa sổ làm việc Word Cái này khác với chức năng save Versiontrong Word

- Chọn Save Autorecover info every: đặt thời gian tự động lưu dữ liệu Bạn chọn

tùy chọn này và xác định thời gian cho chương trình tự Save lại thay đổi khi bạn làm việc Cái này cứu được rất nhiều người khi họ gặp sự cố cúp điện Tôi chọn 5 phút là lưu 1 lần! Chắc ăn

Ta có một số thuộc tính khác của thẻ:

-Đánh dấu vào ô Always create backup copy/ OK: Đây là chức năng sao lưu dữ

liệu, khi ta đánh một văn bản máy sẽ tự động tạo một bản sao thứ 2 phòng khi ta mất bản gốc vẫn có thể khôi phục lại được

- Đánh dấu vào ô Allow Fast save/ OK: Đây là chức năng lưu nhanh, nếu văn

bản thường xuyên sửa chữa sẽ tốn nhiều dung lượng mặc dù văn bản chỉ có vài trang và không thể copy vào đĩa mềm Ta nên tắt bỏ chức năng này

- Đánh dấu vào ô Allow background saves/ OK: chức năng tạo bản sao lưu.

- Đánh dấu vào ô Save word files: Đây là tuỳ chọn cho phép ta ghi văn bảnở

dạng nào để phù hợp với các máy khác cài đặt word cũ hoặc ghi các định dạng khác nhau

V THẺ COMPATIPILITY

-Đánh dấu vào ô Print colors as black on noncolor printers: Đây là một tùy

chọn cực hay, nếu văn bản của ta được trình bày với màu đỏ ở các mục khác nhau thì khi in trên máy in bình thường chữ nào màu đỏ sẽ bị mờ không rõ Vì vậy để in được chữ có màu trên máy in không màu, ta phải thiết lập ở chế độ này

VI THẺ VIEW

Để thiết lập các thông tin mang tính hiển thị (Viewable) trên môi trường làm việc:

Có rất nhiều các thuộc tính mà bạn có thể thiết lập ở đây, nhưng dưới đây là một số thuộc tính hay được sử dụng nhất:

-Start up Taskpane Khi mở Word 2003 ra trên màn hình bao giờ cũng xuất

hiện thanh Getting start ở bên phải màn hình chiếm rất nhiều diện tích, tắt đi bằng cách nháy vào dấu  ( close) ở góc phải của màn hình Word, nút này nằm cùng hàng với thước ngang Nếu ta muốn tắt bỏ vĩnh viễn không cho thanh Getting start

xuất hiện ở bên phải màn hình khi mở Word 2003 ta làm như sau: Vào Tool\ Options\View hủy dấu ở ô Ok.

-Bookmarks: nếu văn bản của ta đặt các dấu định vị ở các mục trong văn bản

thì bạn sẽ nhìn thấy dấu định vị ở các mục có chứa chữ I màu xanh Muốn không

cho xuất hiện dấu định vị bạn hãy bỏ dấu trong ô Bookmark\OK

-Status bar: để hiển thị thanh trạng thái Status bar:Ta sẽ thấy trên thanh tác

vụ (thanh chứa nút Start) xuất hiện một thanh công cụ gọi là thanh trạng thái

Thanh này cho ta biết tài liệu của bạn có mấy trang, con trỏ đang đứng ở trang nào,

dòng nào trong văn bản? Bạn không cho thanh trạng thái xuất hiện bạn vào Tool\ Options\View hủy dấu chọn ở ô Status bar\OK.

-Screen Tips: cho phép hiển thị những mẫu giới thiệu (Tips) trên màn hình

của Word

-Animated text: cho phép hiển thị những hiệu ứng trình diễn của văn bản (Để

thiết lập những hiệu ứng này, bạn tham khảo thêm hộp thoại Font)

-Hozỉontal scrollbar: để hiển thị thanh cuộn ngang của cửa sổ tài liệu

-Tab character\OK:Nếu ta làm như trên khi ta ấn phím tab sẽ xuất hiện các

 (mũi tên đen), muốn tắt các  này ta vào Tool\ Options\View và hủy bỏ dấu

Drawings\OK.

-Đánh dấu vào ô Text boundaris \OK: Ta sẽ thấy vùng soạn thảo có đường

mờ bao quanh đó chính là giới hạn vùng để bạn soạn thảo văn bản

-Đánh dấu vào ô Animated text \OK: Nếu ta làm như trên khi bạn tạo văn

bản hoạt cảnh ( hiệu ứng nhấp nháy,kiến bò, pháo hoa nở) ta sẽ thấy chữ tạo ra nhấp nháy Ta có thể áp dụng họat cảnh này để gây khó chịu cho người khác khi

mở văn bản ra là nhấp nháy hoặc có đàn kiến bò rất khó chịu Muốn làm được điềunày ta mở văn bản của người khác ra bôi đen đoạn văn bản cần cho nhấp nháy

Nháy vào Format\Font\Text Effects chọn 1 trong các mục dưới ô Animations\ Default\ Yes Nếu chưa thấy có tác dụng bạn vào Tool\ Options\View đánh dấu vào ô Animated text bấm OK Muốn bỏ chức năng chữ nhấp nháy khó chịu bạn vào Tool\ Options\View hủy dấu ở ô Animated text bấm OK Muốn hủy triệt để bạn vào Format\Font\Text\ Effectt chọn None trong ô Animation\Defautt\Yes

Chức năng hoạt cảnh sẽ mất

-Hủy dấu ở ô Horizoltal scrol bar\OK: Thì thanh cuốn ngang sẽ mất, thanh

này dùng để cuộn tài liệu từ trái qua phải và ngược lại Thanh cuộn ngang nằm ở

trên thanh tác vụ và thanh trạng thái Cách khắc phục: Muốn cho xuất hiện thanh cuộn ngang bạn vào Tool\ Options\View đánh dấu vào ô Horizoltal scrol bar\ OK

-Hủy dấu ở ô Vertical Scrol bar\OK: Khi ta làm như trên thì thanh cuốn dọc

sẽ mất, thanh này nằm ở bên phải theo chiều dọc màn hình Nó dùng để cuộn (đẩy)tài liệu lên hoặc xuống Cách khắc phục: Muốn cho xuất hiện thanh cuốn dọc ta

vào Tool\ Options\View đánh dấu vào ô Vertical Scrol bar\OK

-Đánh dấu vào ô Picture Placeholders\OK: Khi ta chèn tranh trong Word

2003 ta phải làm như sau: Insert\Picture\ClipArt Thanh công cụ ClipArt hiện ra

ở bên phải màn hình Ta nháy vào nút có chữ Go các bức tranh sẽ hiện ra Nháy vào một bức tranh mà ta muốn để chèn vào văn bản, nhưng ta chỉ thấy một khung

chữ nhật mà không thấy tranh đâu cả Cách khắc phục: Tool\ Options\View hủy dấu ở ô Picture Placeholdes \OK bức tranh sẽ hiện ra cho ta.

-Đánh dấu vào ô All\OK: Nếu ta làm như trên thì trong văn bản sẽ có toàn chữ ả, nếu trong văn bản có bảng biểu sẽ có toàn chữ ô Cách khắc phục: Tool\ Options\View hủy dấu ở ô All\OK các chữ ả khó chịu sẽ biến mất.

-Nếu đánh dấu vào ô Field Codes\OK: thì khi ta đánh số trang cho văn bản bằng lệnh Insert\Pagenumber\Ok sẽ không ra số trang mà ra PAGE Nếu bạn đánh công thức toán sẽ báo lỗi EMBED Equation.Cách khắc phục: Tool\

Options\View hủy dấu ở ô Filed Codes\OK.

-Text Boundary: hiển thị đuờng viền bao cho trang văn bản cũng như những

đối tuợng khác trên tài liệu Điều này giúp bạn phân định đuợc rõ ràng biên giới các đối tượng đang làm việc trên tài liệu

-Drawing: cho phép hiển thị hình vẽ lên tài liệu và hiển thị chúng ra máy in

Nếu không chọn mục này, bạn không thể nhìn thấy các hình vẽ bằng thanh công cụ

Drawing cung như không thể in đuợc các hình này ra máy in.

-Vertical scrollbar: để hiển thị thanh cuộn dọc của cửa sổ tài liệu.

- Smart tag: là nút nhãn hiện lên tự động mỗi khi bạn nhập một text nào giống với những nhãn định nghĩa trong Smart Tag Ví dụ như khi bạn đánh địa chỉ

nhà theo định dạng nước ngoài thì thẻ này sẽ xuất hiện

- Text boundaries: Đây là vùng biên bao quanh text Nó giống như viền của

đoạn vậy Nhưng khi in ra vùng biên này không được in Tuy nhiên khi bạn làm việc với nhiều bảng, hình thì vùng biên này lại làm bạn rối mắt

- Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản

VII THẺ SECURITY

Nhãn này có chức năng bảo vệ văn bản như thiết lập mật khẩu, không cho đọc, chống sửa,…

VIII THẺ SPELLINGS& GRAMMAR

Để thiết lập những thông tin về kiểm tra lỗi chính tả văn bản: Những ai

thường xuyên soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh ắt hẳn sẽ rất thích với tính năng tựđộng kiểm tra lỗi chính tả mà Word hỗ trợ, thế nhưng tính năng này lại vô dụng khi bạn nhập liệu bằng tiếng Việt, và như thế tất cả các chữ bạn nhập vào đều bị hiểu lầm là sai chính tả, biểu thị bằng đường răng cưa ở dưới chữ trông thật mất thẩm mỹ

-Check Spellings as you type: Để kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi chính tả

Bạn nên chọn mục này, bởi lẽ nếu nó được chọn thì những từ viết tắt và những thiết lập kiểm tra lỗi chính tả trên hộp thoại AutoCorrect mới có tác dụng

-Check grammar as you type: để kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp

(ngữ pháp tiếng Anh) Bạn chỉ bật nó khi tài liệu là văn bản tiếng Anh, trái lại bạn nên bỏ mục này.Đây là chức năng kiểm tra lỗi tiếng anh Nếu đánh tiếng việt sẽ có đường gợn sóng màu đỏ răng cưa dưới chữ Ta nên huỷ bỏ dấu chọn ở mục này và

mục Check grammar as you type

IX THẺ USER INFORMATION

Dùng để chỉnh thông tin người sử dụng: Để hiệu chỉnh tính năng này bạn vào chọn Tools > Options, chọn thẻ User Information, tại đây bạn nhập tên và các thông tin khác vào các ô tương ứng Nhấp OK để chấp nhận.

Phần tác giả bạn có thể thay đổi, vì Word sẽ lấy thông tin lúc bạn đăng ký khi

cài đặt Word Để thay đổi bạn vào Menu Tool > Options, tại hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ User Information và thay đổi phần Name trong đó.

Việc này chỉ có tác dụng với các tài liệu ở lần tạo mới tiếp theo, với các tài

liệu đã lưu với phần thông tin tác giả trước đó, bạn phải dùng Windows Explorer, nhấp chuột phải lên tập tin và chọn Properties, chọn tiếp thẻ Summary và thay đổi nội dung ở mục Author, nhấp OK để chấp thuận

X FILE LOCATIONS

Thiết lập những thông tin về thư mục trên đĩa có liên quan đến môi trường làm việc Word: Thông thường sau khi cài đặt, Microsoft Office Word sẽ nhận dạngcác thư mục riêng để làm việc, điều này sẽ bất tiện vì mỗi khi mở thì chương trình

sẽ mở lên tại thư mục đó đầu tiên Để thay đổi thư mục mặc định, cũng ở bảng

Options bạn nhấp chọn File Locations.

:

Hãy chọn mục cần thiết lập lại thư mục ở danh sách File types: rồi nhấn nút Modify để chọn lai thư mục làm việc Ví dụ, muốn thay đổi thư mục ngầm định khi mở và cất văn bản mới, làm như sau:

-Bước 1: Chọn mục Documents trên danh sách File types;

-Bước 2: Nhấn nút Modify, hộp thoại sau xuất hiện cho phép bạn chọn lại thư

mục mới

-Bước 3: sau khi chọn xong thư mục ngầm định để mở và cất tài liệu, nhấn

vào nút OK để đồng ý sự thay đổi này

XI THẺ TRACKS CHANGES

Các chế độ hiển thị ở ô ghi chú (Balloons)

-Always: luôn luôn xuất hiện ở ghi chú trong quá trình thao tác văn bản

-Never: không muốn xuất hiện ở ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn

bản

-Only for comments/ Formatting: xuất hiên ô ghi chú đối với những lời chú

giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn nhưng dong văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua