Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính

Xác định đối tượng sử dụng và nhu cầu gì của từng đối tượng người sử dụng.• Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết hệ thống, cho thấy là hệ thống quản lý bán hàng ph

MỤC LỤC

Mục lục -1

Lời nói đầu -3

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG VIỆC BÁN HÀNG -5

1 Giới thiệu -5

2 Hiện trạng bán hàng của công ty -5

3 Một số phòng ban trong công ty -5

4 Đánh giá hiện trạng -7

5 Xác định mục tiêu của hệ thống -8

6 Các chức năng chính của hệ thống -9

7 Tính khả thi của hệ thống -9

Phần II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG -10

I Cơ sở lý thuyết của việc phân tích và thiết kế hệ thống -10

1 Mục đích -10

2 Biểu đồ phân cấp chức năng -11

3 Biểu đồ luồng dữ liệu -13

II Biểu đồ phân cấp chức năng -20

1 Sơ đồ phân cấp chức năng -20

2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng -21

3 Biểu đồ luồng dữ liệu -23

III Phân tích hệ thống về dữ liệu -29

1 Thành lập BCD theo mô hình thực thể liên kết E – R -29

2 Thành lập BCD theo mô hình quan hệ -34

Phần III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG -41

I Thiết kế cơ sở dữ liệu -41

1 Lý thuyết -41

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu -43

II Công cụ lập trình -50

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access -50

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic -51

III Thiết kế Form -53

KẾT LUẬN -64

TÀI LIỆU THAM KHẢO -65

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học phát triển vô cùng mạnh mẽ Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội Tin học cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong quá trình quản lý : quản lý thư viện, quản lý vật tư, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn…

Trong đó có quản lý bán hàng là một trong những ứng dụng mà các nhà quản

lý rất cần trong việc đưa ra quyết định của mình đó là các phần mềm quản lý bởi

vì do việc phát triển của nền kinh tế ở nước ta hiện nay là rất nhanh chóng và lớn mạnh dẫn đến nhu cầu mua sắm tăng cao do vậy công việc bán hàng theo kiểu nhỏ lẻ như chúng ta vẫn từng làm sẽ dẫn đến lợi nhuận thấp và gây khó khăn cho việc quản lý sản phẩm, công nợ, tồn kho và ngân quỹ của doanh nghiệp, của siêu thị hay của cửa hàng Chính vì vậy em đã quyết định làm chương trình quản lý bán hàng để hỗ trợ cho người quản lý trong việc đưa ra quyết định về kế hoạch thông qua các báo cáo thống kê mà chương trình làm được

Trong chương trình quản lý bán hàng, em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chương trình không khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn

và qua đó em có thể củng cố lại kiến thức của mình

Để hoàn thành được đồ án này, ngoài sự cố gắng của bản thân em còn có một

phần không nhỏ là nhờ vào hướng dẫn nhiệt tình của thầy Nguyễn Cảnh Lương

và sự dạy bảo của các thầy cô trong suốt quá trình em học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Cảnh Lương đã tận tình hướng dẫn

em hoàn thành đồ án này Và em cũng xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty và bạn bè cùng lớp đã ủng hộ và giúp đỡ em hoàn thành chương trình quản lý bán hàng này

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG VIỆC BÁN HÀNG

1 Giới thiệu

- Tên công ty: FITHOU COMPUTER Co., Ltd

- Địa chỉ: số 9 Đê La thành – ô chợ dừa - Đống đa – Hà nội

2 Hiện trạng bán hàng của công ty

Khi có khách hàng vào mua hàng, khách hàng sẽ được nhân viên của phòng kinh doanh hay tư vấn khách hàng ( tuỳ từng công ty ) sẽ hỏi rằng khách hàng cần mua những linh kiện có cấu hình ra sao và họ sẽ giới thiệu cho khách hàng biết những loại đó có xuất xứ, thời hạn bảo hành, hãng sản xuất… Nếu khách hàng không đưa ra cấu hình cụ thể thì nhân viên tư vấn sẽ đưa cho khách hàng một bảng báo giá các linh kiện máy tính của công ty, để qua đó khách hàng

có thể chọn được những linh kiện phù hợp với điều kiện mình

Sau khi chọn được cấu hình phù hợp thì khách hàng sang bàn thủ quỹ để thanh toán tiền hàng, ở đây khách hàng sẽ được viết hoá đơn thanh toán và nhận phiếu bảo hành

Những danh sách linh kiện được khách hàng chọn mua và đã thanh toán với thủ quỹ được đưa sang kho hàng để xuất hàng, từ đây linh kiện do khách hàng chọn sẽ được chuyển sang phòng kỹ thuật để khách hàng có thể kiểm tra ngay tại công ty Nếu không có gì thay đổi thì khách hàng có thể mang hàng về

3 Một số phòng ban trong công ty

3.1 Thủ quỹ

Là nơi nhận đơn hàng của khách hàng sau khi đã chọn được linh kiện phù hợp, tại đây khách hàng làm thủ tục trả tiền hàng và nhận phiếu bảo hành từ

Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu

FITHOU COMPUTER Co.,Ltd

ShowRom: số 9 Đê la thành – ô chợ dừa - Đống đa – Hà Nội

Tel: ( 04 ) 8560481 / 5121083

Email: fithou.co@hn.vnn.vn website: maytinhusa.com maytinhusa.net

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH

Số phiếu: 24 Ngày 12 tháng 4 năm 2006

Tên khách hàng: Trần Trung Hiếu

Địa chỉ: Hà Nội Điện thoại: 5114508

STT Tên thiết bị SL Đơn giá(USD) Thành tiền Bảo hành

1 HDD IBM 30 GB 1 135 2160000 3 năm

Tỷ giá:….

Tổng tiền(USD):… Tổng tiền(VND): 2160000

6

Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính

3.2 Bộ phận kho ( hay phòng giao hàng tuỳ từng công ty )

Là phòng cung cấp linh kiện từ đơn xuất hàng khi được nhận từ phòng thủ

quỹ, tất nhiên là phiếu xuất hàng đã được khách hàng thanh toán

Nhân viên phòng này cũng có thể giao hàng tận nơi cho khách hàng, trong bán kính 10 km ( miễn phí ) Khi giao hàng cho khách hàng thì khách hàng có thể yêu cầu thử ngay trên máy của họ ( nếu có nhu cầu )

o Tại nhà ( cơ quan ) : miễn phí ( nếu trong thời gian khuyến mại )

o Tại công ty: miễn phí

Nếu hết thời hạn bảo hành khách hàng có thể mang đến công ty để bảo hành nhưng phải mất phí bảo hành

Hình thức thanh toán: tiền mặt

Quy định bảo hành: Thiết bị được bảo hành tại trung tâm bảo hành của công ty

Thời hạn bảo hành được tuân thủ theo điều kiện bảo hành của các hãng

Điều kiện bảo hành: Thiết bị phải được dán tem, tem còn rõ ràng

Không bảo hành: Hàng rơi vỡ, chập cháy nguồn điện, nước, lỗi sử dụng phần

mềm Virus tin học và lỗi do bên thứ ba gây lên

KHÁCH HÀNG PHẢI KIỂM TRA KỸ HÀNG TRƯỚC KHI NHẬN

KINH DOANH THỦ KHO GIAO HÀNG KHÁCH HÀNG

(ký tên) ( ký tên) (ký tên) (ký tên)

 Nhân lực bố trí tương đối hợp lý, không có tình trạng ùn tắc công việc

4.2 Nhược điểm

Vì đây là hệ thống xử lý thông tin thủ công nên:

 Xảy ra tình trạng mất mát thông tin , do cập nhật không chính xác hoặc có thể do những nhầm lẫn của chủ cửa hàng hay nhân viên…

 Chủ cửa hàng thì vất vả, mất công, mất thời gian mà công việc vẫn xảy ra những nhầm lẫn gây tổn thất cho cửa hàng

 Việc cập nhật hay lưu trữ thông tin bị trùng lặp, cùng một thông tin nhưng được ghi ở nhiều nơi, nhiều lần, dẫn đến tốn thời gian, làm giảm hiệu suất làm việc của hệ thống

 Tính đồng bộ và độ chính xác của thông tin bị hạn chế: do việc ghi chép, thống kê được tiến hành bằng thao tác thủ công nên khả năng sai sót là khó tránh khỏi, không đảm bảo tính nhất quán của thông tin

 Hệ thống phải mang lại lợi ích nghiệp vụ, lợi ích kinh tế, tăng khả năng

xử lý, khắc phục một số khuyết điểm của hệ thống cũ

Để đạt được mục tiêu trên, cần xác định các mục tiêu cụ thể sau:

• Cập nhật nhận hàng, bán hàng

• In ấn các báo cáo cho cửa hàng

6 Các chức năng chính của hệ thống

o Chức năng cập nhật dữ liệu

o Chức năng giao dịch – mua bán

o Chức năng tra cứu – tìm kiếm

o Chức năng tổng hợp – báo cáo

7 Tính khả thi của hệ thống

• Khả thi về nghiệp vụ: Hệ thống được xây dựng đáp

ứng nhu cầu công việc của chủ cửa hàng Các thông tin nghiệp vụ được xử lý đúng theo các quy tắc quản lý một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ theo các yêu cầu của cửa hàng

• Khả thi về kỹ thuật: Hệ thống được thiết kế để hoạt

động trên một máy tính có cấu hình trung bình Cấu hình máy tính đảm bảo cho hệ thống hoạt động tốt là cấu hình có CPU từ P II trở lên và dùng hệ điều hành Windown

• Khả thi về kinh tế: Hệ thống xây dựng có tính kinh tế

cao, vì chi phí thiết kế xây dựng hệ thống là không tốn kém, còn thiết bị để vận hành hệ thống thì chỉ cần 1 máy tính và 1 máy in là đủ

Phần II

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I Cơ sơ lý thuyết của việc phân tích và thiết kế hệ thống

Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của

hệ thống, để trả lời câu hỏi “ Hệ thống làm gì ? “, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức logic, tức là trả lời câu hỏi “ Làm gì ? “, mà bỏ qua câu hỏi “ Làm như thế nào ? “, chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt ( là các yếu tố vật lý )

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Đường lối thực hiện: Trong đề tài này , em chọn hướng phân tích trên xuống ( Top – Down ), tức là phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ) và ở cách phân tích mức ở biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD )

1 Mục đích của việc phân tích và thiết kế hệ thống

Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất định Các giai đoạn chính thường là : tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng Hệ thống quản lý bán hàng cũng nằm trong quy luật đó

quỹ tiền và đưa ra các bản báo cáo thống kê cho người sử dụng Xác định đối tượng sử dụng và nhu cầu gì của từng đối tượng người sử dụng.

• Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết hệ thống, cho thấy là hệ thống quản lý bán hàng phải thực hiện được những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu gì, có cấu trúc ra sao Để xác định được yêu cầu của công việc thì ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, nên ra một mô hình về hệ thống qua các quá trình và chức năng khác nhau Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia thành hai phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra

a) Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm

 Nhập thông tin về khách hàng

 Nhập thông tin về nhà cung cấp

 Nhập thông tin về hàng hoá

 Nhập thông tin về hoá đơn

b) Luồng thông tin ra của hệ thống

Là các dữ liệu được trả lại sau khi người sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm cần thiết

 Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thoả mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện rằng buộc trong thực tế

 Giai đoạn cài đặt bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định

 Giai đoạn khai thác và bảo dưỡng là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp

Do đó để có một hệ thống có chất lượng cao, đáp ứng được mọi nhu cầu của

Để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng thì ta phải phân tích kỹ hiện trạng quản lý của hệ thống

2 Biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC )

Định nghĩa: BPC là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng

từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Như vậy, BPC tạo thành một cấu trúc cây

Mức 1: nút gốc là chức năng tổng quát của hệ thống

Mức 2: phân rã ở chức năng thấp hơn là chức năng nhóm

Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa

3 Biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD )

Định nghĩa: BLD nhằm diễn tả (ở mức logic ) tập hợp các chức năng của hệ

thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau

 Giúp ta thấy được bản chất của hệ thống, làm rõ những chức năng nào cần cho quản lý, chức năng nào phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần cho mô tả.

 Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

Các thành phần của BLD:

1 Chức năng

Định nghĩa: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu ( thay đổi giá trị

cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới )

Biểu diễn: Một chức năng được biểu diễn trong BLD bởi một hình tròn hay một

hinh ôvan ( thường được gọi là bong bóng ), bên trong có tên của chức năng đó

Tên chức năng: phải là một động từ có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu

một cách vắn tắt chức năng làm gì Ví dụ: Cập nhật, báo cáo…

2 Luồng dữ liệu

Định nghĩa: một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một

chức năng nào đó

Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong BLD dưới dạng một mũi tên, trên

đó có viết tên của luồng dữ liệu

Tên

chức năng

Tên luồng dữ liệu: Phải là một danh từ, kèm thêm tính từ nếu cần, cho phép viết

tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao Ví dụ: Hàng hoá…

3 Kho dữ liệu

Định nghĩa: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại,

để có thể truy nhập nhiều lần về sau

Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm

ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu: Phải là một danh từ, kèm theo tính từ nếu cần, cho phép hiểu

vắn tắt nội dung của dữ liệu cần được lưu dữ Ví dụ: Nhà cung cấp…

Một số quy tắc diễn tả việc sử dụng kho dữ liệu:

 Truy nhập toàn bộ dữ liệu: luồng dữ liệu không cần mang tên

Tên luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

 Truy nhập một phần dữ liệu: luồng dữ liệu phải mang tên chỉ rõ thành phần

 Thông tin được xử lý ngay khi không cần kho

Báo danh mục nhà cung cấp

HS Nhà cung cấp

Mặt hàng

Tra cứu mã mặt hàng

Mã mặt hàng

Cập nhật mặt hàng

Kiểm tra mã

mặt hàng

Thông tin mặt hàng

 Thông tin được xử lý ở thời điểm khác với thời điểm được sinh ra thì phải

có kho

4 Tác nhân ngoài

Định nghĩa: tác nhân ngoài được gọi là đối tác hay điểm mút Là một thực thể

ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống

Biểu diễn: tác nhân ngoài trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên

trong có tên của tác nhân ngoài

Tên tác nhân ngoài: Phải là một danh từ, cho phép biểu diễn vắn tắt đối tác là

ai, hoặc là gì Ví dụ: Khách hàng , nhà cung cấp…

5 Tác Nhân trong

Định nghĩa: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống,

được mô tả ở trạng thái khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình Như vậy, tác nhân trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu

Biểu diễn: Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng mô hình chữ nhật thiếu cạnh

trên, trong đó có viết tên tác nhân trong

Bán hàng

DS_ Bán hàng

Báo cáo doanh thu

Tên đối tác

Tên tác nhân trong

Tên tác nhân trong: Phải là một động từ, kèm theo bổ ngữ khi cần Ví dụ: báo

cáo khách hàng, báo cáo nhà cung cấp……

Một số chú ý khi xây dựng BLD

• Trong BLD không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

• Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức

Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: Dùng kỹ thuật phân mức, có 3 mức cơ bản:

 Mức 1: BLD mức khung cảnh: đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như một chức năng Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào/ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định Tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh

 Mức 2: BLD mức đỉnh: đây là mô hình phân rã từ BLD mức khung cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng BPC Các nguyên tắc phân rã như sau:

• Các luồng dữ liệu được bảo toàn

• Các tác nhân ngoài được bảo toàn

• Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

• Bổ xung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

 Mức 3: BLD mức dưới đỉnh: đây là mô hình phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:

 Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng dưới thấp hơn

 Về luồng dữ liệu: Vào/ra ở mức trên thì lặp lại ( bảo toàn ) ở mức dưới, đồng thời bổ xung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

 Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

 Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì

Quá trình phân rã các chức năng ở BLD mức đưới đỉnh có thể tiếp tục cho đến khi đạt được mức sơ cấp không phân rã được nữa Số mức phân rã thông thường là 5_2 tuỳ mức độ phức tạp của hệ thống

6 Các tính chất của hệ thống

o Hệ thống đặt ra những đặc trưng chung để thể hiện một số nhiệm

vụ nhằm đạt được mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của

II Biểu đồ phân cấp chức năng

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính

Cập nhật Tra cứu tìm kiếm

Cập nhật mặt hàng

Cập nhật khách hàng

Cập nhật nhà cung cấp

Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm mặt hàng

Báo cáo Quản lý nhân viên

Báo cáo bảng báo giá

Báo cáo hoá đơn thanh toán khách hàng

Báo cáo hoá đơn thanh toán nhà cung cấp

Báo cáo danh sách khách hàng

Báo cáo danh sách nhà cung cấp

2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng

2.1 Chức năng: Quản lý nhân viên

Đây là chức năng do cửa hàng dùng để quản lý các thông tin về công ty và nhân viên bao gồm:

• Cập nhật thông tin về công ty: đây là phần giới thiệu về công

ty cũng như người quản lý ở đó

• Cập nhật hồ sơ nhân viên: Thêm mới hồ sơ nhân viên khi có một nhân viên mới, sửa thông tin hồ sơ nhân viên khi có sai xót, lưu thông tin nhân viên…

2.2 Chức năng : Cập nhật thông tin

 Cập nhật thông tin về mặt hàng: Đây là phần mà người quản lý cửa hàng có thể thêm , sửa , xoá những mặt hàng mới có trong cửa hàng

 Cập nhật thông tin về khách hàng: Thêm , sửa , xoá những khách hàng đã giao dịch với công ty

 Cập nhật thông tin về nhà cung cấp: Thêm, sửa, xoá những nhà cung cấp đã có hợp đồng với công ty

2.3 Chức năng : Tìm kiếm tra cứu

 Tra cứu nhà cung cấp: Tìm kiếm thông tin của các nhà cung cấp đã có giao dịch với công ty

 Tra cứu khách hàng: Tìm kiếm các thông tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty

 Tra cứu mặt hàng: Tìm kiếm các thông tin có liên quan đến sản phẩm có trong cửa hàng

2.4 Chức năng : Báo cáo

• Báo cáo bảng báo giá: cho biết giá cả của từng mặt hàng có trong công ty

• Báo cáo hoá đơn thanh toán khách hàng: phần này giúp cho người quản lý biết có những mặt hàng nào đã được bán và chi tiết hoá đơn như: thông tin mặt hàng, số lượng bán, ngày thanh toán… Người quản

lý có thể thêm, sửa, xoá thông tin trong hoá đơn đó

• Báo cáo hoá đơn thanh toán nhà cung cấp: Cho người quản lý biết cửa hàng đã thanh toán với nhà cung cấp những mặt hàng gì, và ngày thanh toán…

• Báo cáo danh sách khách hàng: cho người quản lý biết thông tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty

• Báo cáo danh sách nhà cung cấp: thông tin về những nhà cung cấp đã giao dịch với công ty

3 Biểu đồ luồng dữ liệu

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ( mức 0 )

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

KHÁCH HÀNG

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( mức 1 )

Quản lý

nhân

viên

Cập nhật

Tra cứu tìm kiếm

Báo cáo

Cửa hàng

Cập nhật hàng hoá Thông tin về nhân viên

Thông tin về công ty

HS_nhân viên

HS_Công ty

Thông tin hàng

DS_hàng hoá DS_khách hàng

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên

Cập nhật thông tin về

công ty

Cập nhật hồ sơ nhân viên

3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin

Cập nhật

mặt hàng

Cập nhật khách hàng

Cập nhật nhà cung cấp Cửa hàng

Danh sách mặt hàng

Danh sách nhà cung cấp

Danh sách khách hàng Thông tin về MH

3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu tìm kiếm

Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm mặt hàng Cửa hàng

3.6 Biểu đồ chức năng báo cáo

BC báo giá

BC hoá đơn thanh toán KH

BC hoá đơn thanh toán NCC Cửa hàng

Bảng báo giá

Thanh toán KH

Báo giá

Thanh toán NCC Hoá đơn thanh toán NCC

III Phân tích hệ thống về dữ liệu

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích

về dữ liệu Dữ liệu là đối tượng xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu ( BCD ) gồm có:

• Thông tin gì ? Bao gồm dữ liệu gì?

• Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường được thực hiện theo hai giai đoạn:

• Đầu tiên là biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết bằng phương pháp ( Top – Down ) đi từ trên xuống, nhằm phát huy thế mạnh của tính trực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: mối liên kết giữa chúng, rồi đến các thuộc tính

• Tiếp đó là hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ ( Top – Dơn ) đi

từ dưới lên, nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình này trong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý

1 Thành lập BCD theo mô hình thực thể liên kết E - R

1.1 Lý thuyết

Mô hình Thực thể/Liên kết ( Entity/Asociation Model ) là mô hình dữ liệu

do P.P Chen đưa ra năm 1976 và sau đó được sử dụng khá phổ biến trên thế giới Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan Khi xem xét các thông tin, người ta thường gom cụm chúng xung quanh các vật thể Chẳng hạn như các thông tin về tên, tuổi, địa chỉ, chiều cao, cân nặng… được gom cụm với nhau xung quanh một người, trong khi các thông tin về số đăng ký,

Định nghĩa: Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập biểu đồ cấu trúc dữ

liệu ( BCD ) , nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ rằng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xác định các yếu tố:

o Dữ liệu nào cần xử lý

o Mối liên quan nội tại ( cấu trúc ) giữa các dữ liệu

Thành lập BCD theo mô hình thực thể liên kết: Để xây dựng biểu đồ BCD

trước tiên ta phải thu nhập thông tin theo 3 yếu tố:

a) Kiểu thực thể ( Entities Type )

 Thực thể: Một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong mô hình thế giới thực Một nhà cung cấp, một khách hàng đều có thể thực hiện bằng một thực thể - đó là các đối tượng cụ thể Ngoài ra còn có thể xây dựng thực thể từ các đối tượng trừu tượng Ví dụ: một chứng từ xuất/nhập kho

 Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất cùng đặc trưng Ví dụ “ mặt hàng “ là kiểu thực thể vì nó mô tả từng thực thể mặt hàng Kiểu thực thể được biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn là tên kiểu thực thể Sau này trong các ứng dụng,

để tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hình chữ nhật tương đương với một bảng ( table ) , trong đó mỗi thực thể là một dòng thông tin trong bảng ( record )

b) Kiểu liên kết ( Entities Relationship Type )

 Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự rằng buột về quản lý Ví dụ: nhà cung cấp Nguyễn Như Quỳnh cung cấp mặt hàng thuộc nhóm hàng CPU

 Kiểu liên kết: là tập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất.

 Các dạng liên kết: Kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể kia

 Liên kết môt - một ( 1 – 1 ): Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này thuộc loại tầm thường và ít xảy ra trong thực tế

 Liên kết một - nhiều ( 1 – n ): giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một kiểu thực thể trong A và có nhiều kiểu thực thể trong B và ngược lại Liên kết 1 – n rất quan trọng, trong đó thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều

 Liên kết nhiều - nhiều ( n – n ): giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với nhiều kiểu thực thể trong A có nhiều kiểu thực thể trong B và ngược lại

Ký hiệu:

Ký hiệu:

Ký hiệu:

c) Các thuộc tính (Attributes): Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của

một thực thể hay một liên kết Nói cách khác mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể, chúng thường được gọi là những Field thể hiện trên từng cột của bảng Có 3 loại thuộc tính:

 Thuộc tính khoá: Gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể

được dùng để gắn cho một thực thể một cách tham khảo duy nhất Thuộc tính khoá có giá trị ở chỗ cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau

 Thuộc tính mô tả: đó là các thông tin gắn liền với thực thể dùng mô

tả các tính chất của thực thể, và là thuộc tính không khoá thường các thuộc tính trong kiểu thực thể ( ngoài thuộc tính khoá ) đều là

mô tả, tập hợp chúng lại sẽ tạo nên một mô tả đầy đủ về một đối tượng là một thực thể

 Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng để kết nối giữa các thực thể

có liên kết, đối với kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với kiểu thực thể kia nó là thuộc tính khoá