PH ẦN I : KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN pdf

 Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành chính củaTrung tâm II theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ;  Quản lý công tác

PHẦN I

KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP:

1 Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:

 Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh;

 ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ;

 Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn;

 Website :archives.gov.vn.

a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan:

Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam” Sở này

được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ươngCục miền Nam

Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định

số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền

Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ

tướng

Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ PhủThủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Để đáp ứng cácyêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữNhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II

thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổchức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước

b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:

 Chức năng:

Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâmLưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu,

tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế

độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miềnNam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền NamViệt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dânchủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử,

cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vàotheo quy định của pháp luật

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có condấu và tài khoản riêng

 Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;

 Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thựchiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

 Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưutrữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;

2

 Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí củaTrung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước.

 Cơ cấu tổ chức:

Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốcgia II thìhiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng Việc tổ chức, cũng như chứcnăng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định Cụthể như sau:

 Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệuvào bảo quản ở trong kho

 Phòng Chỉnh lý tài liệu:

Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác địnhlại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho

 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:

Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu củaTrung tâm II

 Phòng Bảo quản tài liệu:

Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh,ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu

Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65người:

 Ban Gián đốc:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó Giám đốcvới trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm

+ Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục

trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Giám đốc phụ trách chung, trực tiếpquản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan

+ Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ

trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý vàthu thập tài liệu

 Các phòng nghiệp vụ:

+ Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung

cấp)

+ Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp)

+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ

viên, 03 nhân viên kỹ thuật)

+ Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân

lý tài liệu

Phòng Chỉnh

lý tài liệu

Phòng Tin học

và Công

cụ tra cứu

Phòng Tin học

và Công

cụ tra cứu

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng

Tổ chức

sử dụng tài liệu

Phòng

Tổ chức

sử dụng tài liệu

Phòng Hành chính -

Tổ chức

Phòng Hành chính -

Tổ chức

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

Kế toán

Phòng

Kế toán

+ Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ

viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ)

+ Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp)

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng Hành chính – Tồ chức:

 Chức năng :

Phòng Hành chính – Tổ chức là bộ phận thông tin tổng hợp của cơ quan, thammưu cho Giám đốc quản lý và điều hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện đúngchế độ, chính sách và pháp luật hiện hành; phụ trách công tác bảo vệ thường trực; quản lý

cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan

Về tổ chức, phòng Hành chính – Tổ chức có đầy đủ các bộ phận như văn phòngnhưng không gọi là văn phòng vì không có tư cách pháp nhân, người đứng đầu phụ tráchkhông có tư cách là chủ tài khoản chi tiêu của cơ quan

 Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành chính củaTrung tâm II theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ;

 Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;

 Tổ chức công tác thường trực, bảo vệ cơ quan an toàn về mọi mặt, phòng chống cháy

nổ trong cơ quan;

 Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan;

Ngoài ra, Phòng Hành chính – Tổ chức còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giámđốc giao

 Cơ cấu tổ chức:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔ CHỨC

Hiện nay, do Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức mới chuyển công tác nên tạmthời Phó Giám đốc cơ quan sẽ kiêm nhiệm, phụ trách chỉ đạo công tác của Phòng

c) Các quy chế hoạt động:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có quy chế quy định:

 Chế độ, nguyên tắc, lề lối làm việc;

 Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc của Ban Giám đốc, các Trưởng,Phó đơn vị và toàn thể công chức viên chức (bao gồm cả hợp đồng khoán việc, vụviệc…);

 Các mối quan hệ phối hợp công tác giữa Giám đốc với Phó Giám đốc, giữa Ban Giámđốc với Chi ủy và các tổ chức, đoàn thể thuộc Trung tâm II;

 Quy chế cũng quy định chế độ hội họp, giao ban; chế độ thông tin, báo cáo, lưu trữbảo mật, trình tự thủ tục giải quyết công việc; chế độ khen thưởng, kỷ luật và các hoạtđộng khác cũng như các điều khoản thi hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

 Quy chế hoạt động của cơ quan:

 Trung tâm Lưu trữ quốc gia II làm việc theo chế độ thủ trưởng, chỉ đạo điều hànhcông việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ Mọi hoạt động của cơ quan đều phải

6

Nhà ăn

Nhà ăn

XDCB Điện, nước

XDCB Điện, nước

Tổ Bả

o vệ

Tổ Bả

o vệ

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

(Phụ trách Quản trị - Bảo vệ)

Văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ

Bộ phận lái xe

Bộ phận lái xe

Công tác, tổ chức

Công tác, tổ chức

tuân thủ theo quy định của pháp luật, tuân thủ sự chỉ đạo của cấp trên và quy chế hoạtđộng của Trung tâm.

 Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một đơn vị, một người phụtrách và chịu trách nhiệm chính Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về công việcđược phân công

 Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải xử lý và giải quyết công việc đúngphạm vi trách nhiệm, thẩm quyền Bảo đảm tuân thủ trình tự thủ tục và thời hạn giảiquyết công việc Làm việc theo đúng Chương trình, Kế hoạch, Lịch công tác củaTrung tâm II đề ra

 Phát huy năng lực và sở trường của từng cán bộ; đề cao sự phối hợp trong công tác

 Bảo đảm tính dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động

Quy chế hoạt động của cơ quan luôn được xem xét, sửa đổi cho phù hợp với tìnhhình mới, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan

 Quy chế hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức:

 Phòng Hành chính – Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng Tập thể cán bộ của

Phòng tuyệt đối chấp hành tốt nội quy của cơ quan và các quy định của Pháp Lệnhcán bộ, công chức

 Cán bộ của Phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của của Trưởng Phó phòng Có nghĩa vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tuân thủ quy trình xử lýcông việc Chịu trách nhiệm trước đơn vị mình khi thi hành công vụ

- Kịp thời báo cáo với Trưởng - Phó phòng những khó khăn vướng mắc trong khi thựchiện công việc Trường hợp cần thiết công chức, viên chức có quyền đề nghị Trưởngphòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ Cán bộ của Phòng cóquyền giữ ý kiến riêng và thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xemxét quyết định

 Trường hợp lãnh đạo Trung tâm yêu cầu làm việc trực tiếp với cán bộ của Phòng thìcán bộ đó phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc Sau khi làmviệc, công chức, viên chức phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng biết

 Nêu cao tinh thần đoàn kết nội bộ, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau trong công tác Chủ độngphối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan

 Khi đi công tác hoặc đi ra ngoài cơ quan nói chung, công chức, viên chức phải nói rõ

về nội dung, thời gian đi và phải được Trưởng – Phó phòng trực tiếp đồng ý

d) Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo và Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức:

 Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo về toàn bộhoạt động của đơn vị mình.Quản lý đội ngũ lao động trong đơn vị, thực hiện nghiêmtúc quy chế và kỷ luật lao động;

 Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm của đơn vị; tổ chức triển khai, đônđốc và kiểm tra cán bộ trong đơn vị thực hiện kế hoạch công tác đó; Chuẩn bị các báocáo công tác tháng, quý, năm của Trung tâm Thông báo nội dung cuộc họp giao ban,định kỳ v.v…;

 Tổng hợp trình Ban Lãnh đạo thông qua các chương trình công tác của Trung tâm II.Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm II thực hiện chương trình công tác đó;

 Giúp lãnh đạo Trung tâm II phối hợp công tác với các tổ chức Đảng và đoàn thể Đóntiếp khách đến tham quan và liên hệ công tác;

 Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoahọc kỹ thuật, xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, lưu trữ;

 Giúp Ban Giám đốc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm II theo quyđịnh của pháp luật và của cấp trên giao;

 Giúp Ban Lãnh đạo thực hiện việc cải cách hành chính trong lĩnh vực hoạt động củaTrung tâm II như: Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế quản lýthời giờ làm việc v.v…;

 Thay mặt Ban Lãnh đạo cơ quan quản lý công chức, viên chức; đề xuất các chế độ,chính sách đối với cán bộ cơ quan; ký giấy nghỉ phép năm, bảng chấm công, giấynghỉ hưởng BHXH đi khám bệnh; tổ chức sơ kết công tác của phòng, nhận xét đánhgiá công chức, viên chức Tham mưu cho Hội đồng Thi đua khen thưởng của Trungtâm II về công tác thi đua khen thưởng;

 Điều động xe ô tô đưa rước cán bộ của Cục nói riêng và của cơ quan nói chung đicông tác theo kế hoạch đã được Ban Gám đốc phê duyệt

2 Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan:

8

a) Phân công nhiệm vụ giữa Lãnh đạo với các Trưởng phòng, với từng nhân viên:

 Phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc:

Quan hệ giữa Giám đốc và Phó Giám đốc là quan hệ theo chế độ thủ trưởng Giámđốc, Phó Giám đốc xem xét, giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ đề xuất, trình ký củacác đơn vị gửi lên

Phó Giám đốc phụ trách phòng, đơn vị nào có trách nhiệm báo cáo và chịu tráchnhiệm về kết quả hoạt động của phòng, đơn vị đó trước Giám đốc Khi Giám đốc vắngmặt, có trách nhiệm ủy quyền cho Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thay Giám đốc giảiquyết các công việc chung của Trung tâm II

 Giữa Ban Giám đốc và Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Trung tâm II:

Trưởng các đơn vị truộc Trung tâm II có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo

và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về mọi hoạt động của Phòng mình phụ trách

 Giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II:

Quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II là quan hệ phối hợp, hỗtrợ lẫn nhau, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công việc Khi một bên có nhucầu hỗ trợ thì bên được yêu cầu phải đáp ứng trong khả năng, nhiệm vụ của mình

Đối với những công việc vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết của đơn vịmình thì Trưởng đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu cho đơn vị liên quan tham gia ý kiến, sau

đó trình Ban Giám đốc xem xét, quyết định

 Giữa công chức, viên chức trong Trung tâm II:

Là quan hệ đồng nghiệp công tác Đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong quátrình thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, đơn vị để cùng nhau hoàn thành tốtnhiệm được giao Bên cạnh đó, được phép dân chủ công khai đóng góp ý kiến cho việctừng bước hoàn thiện lề lối làm việc của cơ quan

 Quan hệ giữa Ban Giám đốc với BCH Công đoàn, Đoàn Thanh niên…:

Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ ChíMinh có trách nhiệm, tổ chức, động viên Đoàn viên trong cơ quan hoàn thành xuất sắcnhiệm vụ công tác chính trị được giao; giáo dục vận động công chức trong cơ quan đoàn

kết, yên tâm công tác; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công chức, viên chức vàbảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công chức, viên chức.

Do đó, những việc sau đây nhất thiết phải bàn bạc thống nhất giữa Ban Giám đốc,đại diện Đoàn Thanh niên, đại diện Công đoàn …:

 Chủ trương biện pháp kiện toàn tổ chức sắp xếp bộ máy, tinh giản biên chế cơ quan;

 Bàn giải pháp để lãnh đạo tư tưởng công chức, viên chức nhằm hoàn thành tốt nhiệm

 Phối hợp, tham gia ý kiến với trưởng các đơn vị khác của Trung tâm để xử lý nhữngvấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình;

 Về nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trưởng phòng:

 Phó Trưởng phòng Phụ trách Hành chính – Tổ chức:

Phụ trách văn thư và tổng hợp, chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nộp lưu của cơ quan

 Phó Trưởng phòng Phụ trách Quản trị - Bảo vệ:

 Giúp Trưởng phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc của tổ, đề xuất những việcliên quan về mua sắm, sửa chữa nhỏ, điện nước,…cấp phát xăng dầu, văn phòngphẩm…để đáp ứng yêu cầu của cơ quan

 Nhìn chung Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các lĩnh vựcđược phân công Thay thế Trưởng phòng điều hành công việc khi Trưởng phòng vắngmặt Hướng dẫn, giúp đỡ các công chức, viên chức về mặt chuyên môn, nghiệp vụtrong lĩnh vực được phân công phụ trách

 Đối với bộ phận văn thư, tổng hợp:

10

 Soạn thảo và ban hành văn bản Kiểm tra về hình thức và kỹ thuật trình bày các loạivăn bản trước khi trình Giám đốc phê duyệt.

 Quản lý công văn đi, đến; trình văn bản đơn từ của các đơn vị lên Ban Giám đốc, cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường…

 Bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ của phòng và của cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu các giấy tờ khi đã được cấp cóthẩm quyền ký phê duyệt

 Cán bộ tổng hợp ghi biên bản các cuộc họp của cơ quan, tập hợp số liệu và viết báocáo trình lãnh đạo ký gửi cấp trên

 Thông báo các thông tin của Ban Giám đốc đến các đơn vị

 Mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm cho cơ quan khi cần

 Đối với bộ phận làm công tác tổ chức:

 Chăm lo việc đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm, điều động cán bộ, côngchức, viên chức

 Xét công tác thi đua, khen thưởng, nâng lương, bảo hiểm, hưu trí…cho nhân viên

 Đối với nhân viên bảo vệ:

 Xây dựng phương án, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho cơ quan Làm nhiệm vụ bảo vệchuyên trách theo ca, thường trực 24/24 Trực tại cổng theo dõi người ra vào cơ quan,kiểm tra giấy tờ khi khách đến liên hệ ghi vào sổ trực và hướng dẫn thực hiện nội quy

ra vào cơ quan, không để khách tự do đi lại trong cơ quan nhất là phía kho tài liệu

 Bảo vệ tài sản Tuyệt đối không cho bất cứ ai mang vật tư, vật liệu ra ngoài cơ quankhi chưa có lệnh của Ban Giám đốc hay Trưởng, Phó phòng Hành chính – Tổ chức.Khi có lệnh mang tài sản ra khỏi cơ quan phải ghi đầy đủ tên tài sản, vật liệu và lệnhcủa lãnh đạo nào vào sổ trực

 Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy Phối hợp với công an phòng cháy kiểmtra các phương tiện chữa cháy và đề xuất sửa chữa các công cụ hư hỏng để sẵn sàng

có phương tiện cứu chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra.Theo dõi và quản lý hệ thốngcamera

 Đối với tổ lái xe:

 Đưa đón cán bộ của Cục, Ban vào công tác, đưa đón cán bộ của cơ quan đi công táctheo điều lệnh điều xe của cấp có thẩm quyền

 Thường xuyên vệ sinh xe cộ, kiểm tra máy móc đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cán bộtrên đường đi công tác.

 Khám xe để xác định an toàn giao thông theo quy định của nhà nước

 Tham gia công tác khác của cơ quan nếu cấp trên điều động

 Xây dựng cơ bản, điện nước:

 Chịu trách nhiệm về mảng xây dựng cơ quan Sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹthuật, phương tiện làm việc

 Quản lý hệ thống cung cấp và sử dụng điện nước cho cơ quan Đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan không bị gián đoạn Kiểm tra, tu bổ, bảo dưỡng hệ thống điện nướcthường xuyên

 Bàn ghế: bàn làm việc cho nhân viên văn thư, nhân viên tổng hợp Bàn tiếp kháchhội họp

Cách bố trí, sắp xếp các thiết bị văn phòng của Phòng Hành chính – Tổ chức:

Bàn làm việc cuả Phó Trưởng phòng 

 Có thể nói máy vi tính là thiết bị quan trọng trong văn phòng Hiện nay Phòng Hànhchính – Tổ chức được trang bị 4 máy Nhiều tính năng của máy được sử dụng phục vụcông tác văn thư như soạn thảo văn bản, chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký vănbản đến – đi, lập hồ sơ, tra cứu, tìm kiếm các thông tin mới nhằm phục vụ nhu cầu

của cơ quan…Hệ thống máy tính của phòng cũng được nối mạng nội bộ và mạngInternet để truy cập thông tin mới phục vụ cho lãnh đạo và hoạt động của cơ quan.

 Để liên lạc giữa Phòng Hành chính – Tổ chức với Ban Lãnh đạo, với các bộ phận, cánhân trong nội bộ cơ quan hoặc bên ngoài, Phòng đã được trang bị 3 máy điện thoạibàn cố định

 1 máy Fax có chức năng Fax các văn bản đi và nhận các văn bản đến được thuận tiện,nhanh chóng

 2 máy in: có chức năng in ấn văn bản sau khi đã được soạn thảo hoặc cập nhật từ cácnguồn khác về

 1 máy photocoppy: để sao chụp các văn bản và các loại tài liệu khi cần thiết Bêncạnh được trang bị 1 máy hủy tài liệu, có chức năng nghiền hủy những tài liệu đã hếtgiá trị để giảm bớt giấy tờ tồn đọng

 Các loại văn phòng phẩm như: kẹp giấy, bút lông, kéo, giấy A4, thước, bao thư, keogián…là vật phẩm thân thiết của cán bộ viên chức của phòng

 Bên cạnh đó, Phòng Hành chính – Tổ chức cũng được trang bị máy điều hòa nhiệt độ,nhân viên văn phòng có thể tự điều chỉnh nhiệt độ môi trường thích hợp để đạt hiệuquả tối ưu trong quá trình làm việc

3 Nhận xét: Ưu điểm, hạn chế về công tác tổ chức lao động trong văn phòng

và giải pháp khắc phục.

a) Ưu điểm:

 Nhìn chung công tác lao động trong văn phòng của cơ quan được tổ chức theo chế độthủ trưởng rất khoa học Nhiệm vụ, quyền hạn được phân công rõ ràng tới từng bộphận

 Tất cả các cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Hành chính – Tổ chức lao độngsáng tạo, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

 Nhân viên của phòng có đầy đủ phẩm chất và kiến thức nghiệp vụ nhất định, đáp ứngđược những đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng Cán bộ luôn phấn đấu gianhập hàng ngũ Đảng viên Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ luôn được BanLãnh đạo quan tâm Cụ thể là nhân viên văn thư với trình độ ban đầu là trung cấp thìnay đã được đào tạo thêm hệ đại học tại chức Ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng

14

 Với cơ cấu văn phòng gọn nhẹ, biên chế vừa đủ, mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệmmột hoặc nhiều công việc khác nhau đã mang lại hiệu quả lao động cao Như nhânviên làm công tác tổ chức am hiểu về công tác văn thư nên có thể giúp đỡ nhân viênvăn thư khi công việc văn thư nhiều.

 Các phòng ban có quan hệ thường xuyên liên quan đến nhau được bố trí gần nhau nhưphòng của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức, phòng nhân viên tổng hợp, phòngvăn thư lưu trữ Phòng Hành chính – Tổ chức lại đặt bên cạnh Phòng Giám đốc vàPhó Giám đốc Điều này giúp cho việc liên hệ công việc với nhau dễ dàng

 Được trang bị đầy đủ công cụ và phương tiện làm việc đã góp phần đáng kể vào việcnâng cao hiệu quả làm việc văn phòng Đảm bảo đầy đủ, sử dụng triệt để có hiệu quảcác phương tiện làm việc Trang thiết bị còn mới, được bảo hành định kỳ cũng là một

ưu điểm của phòng

 Cách bố trí bàn làm việc của nhân viên hợp lý với quy trình xử lý công việc, thuậntiện cho việc di chuyển khi giao tài liệu hay trao đổi công việc

 Sắp xếp các tủ đựng giấy tờ gần bàn làm việc nên việc cất giữ và tìm kiếm hồ sơ tàiliệu dễ dàng

 Điện thoại, máy Fax được bố trí gần nơi làm việc của nhân viên văn thư nên thuận lợicho việc thông tin liên lạc và nhận văn bản Fax từ cơ quan cấp trên, đơn vị ngoài cơquan trả lời, gửi Fax

Có thể nói văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đóvới tính khoa học, nề nếp sẵn có trong hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức sẽ lànhững tiền đề quan trọng cần thiết để Phòng thực hiện tốt chức năng của mình, hoạt độngquản lý chung diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao

b) Hạn chế:

 Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí theo phong cách truyền thống, tức là dạngvăn phòng khép kín Mỗi bộ phận có phòng làm việc riêng Điều này phần nào làmhạn chế sự giám sát, chỉ đạo công việc của cấp trên xuống cấp dưới, sự trao đổi côngtác giữa các nhân viên với nhau

 Do Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí ở tầng 5, sử dụng hệ thống cửa kính cách

âm nên phòng còn thiếu lượng ánh sáng tự nhiên thích hợp cho môi trường làm việc

 Bên cạnh đó hệ thống nối mạng Internet còn yếu, ảnh hưởng đến việc cung cấp thôngtin mới cho cơ quan.

 Nên bố trí thêm cây xanh để tạo không gian thoáng mát

 Cải thiện mạng Internet để sử dụng tốt hơn

II KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN

1 Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:

 Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổchức) được thành lập ngày 01/8/1995

 Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán bộvăn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp ngànhThư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp

 Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến công tácvăn thư Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo

về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày càng trở tốthơn

Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với

nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác

2 Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:

a) Việc quản lý văn bản đến:

 Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ Nội vụ,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

 Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản

16

 Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến để đăng

ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau

 Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện đại là dùng

sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Quy trình tiếp nhận :

Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau, nhưngtất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan Văn bản đến được gửi bằng đường bưuđiện, bằng Fax Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng, hoặc do yêu cầu củanơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, ký xác nhận, đóng dấu vàoPhiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản

Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn nguyênvẹn không sau đó phân loại và bóc bì Trừ những bì thư có gửi đích danh thì không bóc bì

mà chuyển trực tiếp cho người nhận

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn thư,ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến

Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính Ghi lại nhữngthông tin cơ bản của văn bản

Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng thời

ấn định số lượng bản cần sao chụp

Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi nhậnvăn bản rồi phân phối Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉđạo của lãnh đạo

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản đếnnên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký Văn bản đến ngày nàođược chuyển giao ngay trong ngày đó

b) Việc quản lý văn bản đi:

 Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định, Báocáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn

 Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7)

 Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một sổcông văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau Mẫu sổ này giống với

mẫu sổ hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài):

Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự thảo vănbản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật trình bày vănbản theo quy định hiện hành

Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nội dung

và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần cuối và kýtắt vào chữ “Lưu:VT” Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảm bảo tính thẫm

mỹ của văn bản ban hành

Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký Sau đó văn thư cho số và ngày, thángvăn bản

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thi hành.Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu đề của phụ lục

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin Sau đó đăng ký tiếp vàophần mềm quản lý văn bản hành chính

Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa bì chophù hợp Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận Văn bản luôn được chuyển đitrong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau Nếu là văn bản khẩn thì Fax văn bản đếnnơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau

Lưu văn bản đi:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo từngnăm

Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản cóđầy đủ thể thức Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bảnlưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Bản lưu phải là bản chính

Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời gian và

số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc hiện tại

Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản vàlưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu lâu dài

18

c) Việc quản lý và sử dụng con dấu:

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang sử dụng một số loại con dấu sau:

 01 dấu tròn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (không có hình quốc huy)

 01 dấu tròn của BCH Công đoàn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

 01 dấu tên cơ quan:

 05 Con dấu chức danh:

GIÁM ĐỐC TL.GIÁM ĐỐC KT.GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KT.TRƯỞNG PHÒNG HC-TC

 04 Con dấu tên:

Nguyễn Xuân Hoài Nguyễn Văn Quân Vũ Trọng Thủy

 01 con dấu đăng ký công văn đến - 01 con dấu sao y bản chính:

 01 dấu đã kiểm tra:

 Cách bảo quản và sử dụng con dấu:

Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II ban hànhcũng như tư cách pháp nhân của cơ quan

- Con dấu luôn được cán bộ văn thư bảo quản tốt, giữ gìn cẩn thận, khi sử dụng xong cấtvào tủ và khóa lại

- Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩmquyền, không đóng dấu lên văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký hợp lệ Không đóng dấukhống, không nhờ người khác mà tự tay nhân viên văn thư đóng dấu

SAO Y BẢN CHÍNH

TP.HCM, Ngày…tháng…năm 20

ĐÃ KIỂM TRA

CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II

Số:………

ĐẾNNgày:…………

Chuyển:………

- Không cho mượn và tự ý đem dấu ra ngoài cơ quan khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo

cơ quan Trường hợp khi cán bộ văn thư đi vắng mà cơ quan cần sử dụng con dấu phải có

 Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

 Việc đăng kí văn bản vào sổ bằng cả hai cách truyền thống và hiện đại như hiện naycủa Trung tâm II là rất linh hoạt, giúp tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác ngay cảkhi một trong hai cách gặp khó khăn hay trục trặc

 Bộ phận văn thư được biên chế trong Phòng Hành chính – Tổ chức, nơi làm việc bốtrí tiếp giáp với Phòng của Thủ trưởng cơ quan nên việc tiếp thu ý kiến chỉ đạo đượctrực tiếp, thường xuyên nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm đúng mực

b/ Hạn chế:

Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm II chỉ có một nhân viên phụtrách nên công việc tương đối nhiều dẫn đến khó hoàn thành tốt nhiệm vụ và giải quyếthết công việc trong một ngày và nếu trường hợp nhân viên văn thư có việc bận xin nghỉthì công việc sẽ bị tồn đọng

c/ Giải pháp khắc phục:

Cơ quan nên bố trí thêm và xây dựng các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụhơn nữa cho các cán cán bộ khác trong Phòng Hành chính – Tổ chức để có thể kiêmnhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết

20

PHẦN II

TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC VÀ BÁO CÁO KẾT

QUẢ ĐƯỢC CƠ QUAN PHÂN CÔNG Photo văn bản:

Quy trình thực hiện:

 Đây là công việc mà người cán bộ văn thư thường xuyên phải thực hiện để nhân bảnvăn bản

 Trước khi photo cần kiểm tra thùng giấy xem đã đủ giấy và được đóng kín chưa

 Đưa mặt phải văn bản cần sao hướng lên trên, lựa chọn khổ giấy và chọn phương thứcsao (một mặt hay hai mặt), chọn số lượng bản, sau đó nhấn START

 Khi bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản đến của cơ quan cấp trên và các cơ quan, đơn

vị khác gửi tới, bộ phận văn thư sẽ vào sổ công văn đến (ngày đến, số đến, tác giả, số

và ký hiệu, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung)

 Sau đó đưa văn bản tới phòng của lãnh đạo trình ký

 Vào sổ công văn đến một lần nữa ở mục đơn vị hoặc người nhận (theo ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc)

 Nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến các thông tin về văn bản

 Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo chuyển giao văn bản đến bộ phận và cá nhân nào, nhân viên văn thư tiến hành sao chụp và chuyển giao văn bản đến đơn vị, người nhận

Kết quả thực hiện :

Do nắm vững được quy trình xử lý công việc đồng thời đây là việc em được làm

thường xuyên nên em hoàn thành nhiệm vụ được giao Không có sai xót

Hủy tài liệu bằng máy:

Quy trình thực hiện:

 Giúp vệ sinh nơi làm việc, giảm giấy tờ tồn đọng

 Số lượng giấy cho vào máy huỷ mỗi lần từ 02-03 tờ, không bỏ nhiều vì sẽ dẫn đến tình trạng kẹt giấy, máy sẽ không chạy được

 Nhấn nút cho máy họat động

 Mở thùng máy để lấy giấy vụn

22

 Trong quá trình sắp xếp phải kiểm tra lại số thứ tự của công văn, xem có đủ số và đúng không Nếu số thứ tự của công văn bị thiếu thì phải báo ngay cho nhân viên văn thư để tìm và bổ sung

 Nếu có văn bản trùng thừa thì giữ lại bản chính, đầy đủ về thể thức, nội dung và chữ

ký, bút phê của lãnh đạo ( văn bản có màu mực tươi, còn đẹp và rõ), loại bỏ những văn bản photo, sao chụp bị rách Trong trường hợp văn bản chính bị hư hỏng thì ta có thể thay thế bằng văn bản sao, photo để có căn cứ phục vụ cho công tác lưu trữ sau này

 Cuối cùng là đánh số tờ cho hồ sơ công văn đi, đến Việc đánh số tờ được đánh bằng bút chì ở góc trên bên phải của tờ giấy, đánh cách mép 1cm, bắt đầu từ 01

 Việc giao tiếp qua điện thoại phần nào thể hiện văn hóa hành chính công sở, văn hoá

cơ quan nên rất quan trọng

 Không nên để chuông điện thoại rung nên nhấc máy ngay

 Khi giao tiếp giọng nói cần rõ ràng, dễ nghe, và lịch sự Luôn xưng danh trước nếu thực hiện cuộc gọi đi

 Cần chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi lại những điều cần thiết

Kết quả thực hiện:

Do vận dụng một cách khéo léo kiến thức các bộ môn đã được học như “Văn hoá công

sở, Nhập môn khoa học giao tiếp…” cùng với việc học hỏi các cán bộ của Phòng mà em

đã được Phòng tin cẩn và thực hiện khá tốt công việc

Lập hồ sơ độc giả

Quy trình thực hiện:

 Việc đầu tiên là loại những tài liệu có nội dung không liên quan tới độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

 Sắp xếp tài liệu độc giả theo từng năm Tài liệu của năm nào có trước thì ta sắp xếp trước và tài liệu của nào có sau thì ta sắp xếp sau Đảm bảo theo đúng trình tự thời gian.

 Lập hồ sơ theo phiếu yêu cầu của từng độc giả, theo từng năm Mỗi độc giả là một hồ

sơ Ghi tên độc giả ngoài bìa hồ sơ

 Sắp xếp ngày tháng của tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc việc sử dụng tài liệu của độc giả ngoài bìa hồ sơ

 Sau khi lập hồ sơ độc giả theo năm rồi cần kiểm tra lại xem trong mỗi năm có những

hồ sơ độc giả bị trùng tên hay không, nếu có thì gộp lại và xác định lại thời gian

Kết quả thực hiện:

Đây là công việc khá đơn giản nên em thực hiện khá dễ dàng

Để tránh việc lập hồ sơ trùng tên độc giả nên ghi tất cả tên độc giả ra giấy để đối chiếu khi cần

 Những hồ sơ cũ bảo quản lâu năm nay muốn thay đổi bìa hồ sơ để chỉnh sửa lại một

số thông tin về hồ sơ đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ cho hồ sơ

 Cắt tiêu đề hồ sơ đã được in sẵn rồi dán lên bìa hồ sơ mới

24

 Đưa tất cả tài liệu từ hồ sơ cũ sang hồ sơ mới Sắp xếp lại thời gian tài liệu theo thứ tựtăng dần, ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ ra ngoài bìa ngay dưới phần tiêu đề

hồ sơ

 Sắp xếp hồ sơ theo năm và cho vào hộp bảo quản

Kết quả thực hiện:

Đây là công việc còn khá mới mẻ với em, ban đầu còn khá bỡ ngỡ do thiếu kinh

nghiệm nhưng dần em đã khắc phục và làm tốt công việc được giao

Soạn thảo văn bản:

Quy trình thực hiện:

 Dựa vào bản thảo cấp trên giao, tiến hành đánh máy văn bản theo đúng thể thức

và kỹ thuật trình bày của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Kiểm tra, chỉnh sửa trong máy cho hoàn thiện

 Nhờ nhân viên văn thư kiểm tra, chỉnh sửa lại một lần nữa

 In và giao văn bản cho người yêu cầu soạn thảo

Kết quả thực hiện:

Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, không phải chỉnh sửa nhiều lần

Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ tại kho lưu trữ hiện hành:

Cuối cùng xếp tài liệu trùng thừa lên trên, sau đó là tờ mục lục tài liệu, các tài liệu khác xếp tiếp theo và tài liệu không rõ thời gian xếp cuối cùng

Kết quả thực hiện:

Đây là công việc em được thực hành nhiều nhất trong thời gian em đi thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Em cùng các bạn đã sắp xếp được nhiều tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành

4/Đóng dấu:

a/ Đóng dấu đến: