Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 2 :

Thiết lập HTKSNB trong DN

Trần Thị Thu Hằng

Nội dung

 Tìm hiểu Hệ thống KSNB của DN

 Ma trận kiểm soát theo chiều dọc

 Ma trận kiểm soát theo chiều ngang

 Đánh giá HTKSNB hiện tại của Doanh nghiệp

 Các bước xây dựng HTKSNB trong DN

 Bài tập trắc nghiệm

MA TRẬN KIỂM SOÁT

Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

Mục tiêu DN

BCTC

Hoạt

động

Tuân thủ

Nguồn lực

& VHDN Xác định&

Đánh giá

rủi ro

Các cơ chế KS

KSNB theo chiều ngang

Quy trình bán hàng Quy trình mua hàng Quy trình sản xuất Quy trình tiền lương Quy trình chi tiêu Quy trình kế toán Các quy trình khác

Đánh giá HTKSNB Hiện tại của DN

& Tái xác lập các qui trình nghiệp vụ Xây dựng hệ thống Quy chế & tổ chức Thực hiện

CÁC YẾU TỐ CHI PHỐI

SỰ THÀNH CÔNG

MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP

Xác định mục tiêu DN

Cụ thể hóa, lượng hóa

Tài chính (LN, khả năng thanh toán )

Phi tài chính (thị phần, thương hiệu, VHDN )

MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Rủi ro trong doanh nghiệp

RỦI RO CỦA DN

Rủi ro Bên ngoài DN

Rủi ro Bên trong DN

Môi trưởng

vĩ mô

Môi trưởng

vi mô

RR hoạt động

RR tuân thủ pháp luật

Value chain Becnchmarketing Questionaire

Kiêm nhiệm Chuyên trách Thuê ngoài

ĐÁNH GIÁ RỦI RO DOANH NGHIỆP

CƠ CHẾ KIỂM SOÁT

1 Sử dụng CCKS thích hợp

2 Xem xét tính hiệu quả của CCKS (so

sánh lợi ích & chi phí)

3 Sd 1 cơ chế hay phối hợp một số

CCKS một rủi ro

4 Vừa dùng CCKS để ngăn ngừa

RR,vừa dùng CCKS để phát hiện RR

Nguyên tắc kiểm soát

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC

chức năng

trong DN

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC

Một công ty có bao nhiêu chức năng, là

những chức năng nào?

Sở hữuKiểm soátQuản lýKiểm toán nội bộMua hàng

Tiếp thịBán hàngTài chính

Kế toánHành chínhNhân sựSản xuất

Kỷ thuậtNghiên cứu & PTKho

QuỹBảo vệ

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC

Có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phận nào?

Điều này phải tùy thuộc vào :

1 Quy định của pháp luật hiện hành

2 Những chức năng mà công ty có

3 Yêu cầu quản lý của công ty

4 Nguồn lực hiện có của công ty

5 Việc xác lập cơ chế kiểm soát

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC Quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức quản lý DN

• Doanh nghiệp nhà nước

• Doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội

• Hợp tác xã

• Công ty cổ phần

• Công ty TNHH

• Công ty hợp danh

• Doanh nghiệp tư nhân

• Công ty 100% vốn nước ngoài

• Công ty liên doanh

• Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)

• Chi nhánh thương nhân nước ngoài

• Văn phòng đại diện

• (Chưa kể lĩnh vực ngân hàng)

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC

Quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức quản

lý công ty :

• Tuỳ theo loại hình pháp lý của công ty

• Theo quy định của pháp luật hiện hành, mỗi

loại hình pháp lý công ty sẽ có cơ cấu tổ

chức khác nhau

• Chúng ta sẽ tìm hiểu cơ cấu tổ chức của

công ty TNHH và công ty cổ phần theo quy

định của Luật Doanh Nghiệp hiện hành

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC Cấp bậc quản lý cơ bản trong một công ty độc lập

Staff Supervisor Manager Leader Owner

Cơ cấu tổ chức trong một công ty cổ phần

Ban kiểm soát

Ban giám đốcHội đồng quản trịĐại hội đồngcổ đông

Bộ phận TCKT

Bộ phận đầu tư

Bộ phận phát triển KD

Bộ phận

giao

dịch

Phòng KTNB

Bộ phận HCNS

Hội đồng đầu tư

Bộ phận IT

Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức & trong phân công phân nhiệm

Các cơ chế sau phải được áp dụng một cách

triệt để trong cơ cấu tổ chức & trong phân

công phân nhiệm cho từng cá nhân :

Khái niệm phân công phân nhiệm

 Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?

 Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể

phải chịu trách nhiệm trước ai và về cái gì (về cái mà chủ thể được làm hoặc được quyết định)

 Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất & tinh

thần) (được hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể

tự cảm nhận)

 Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể

phải làm gì và cần làm gì (không được làm gì)

Giới thiệu các quy chế, quy định áp dụng trong kiểm soát chiều dọc

 Quy chế quản trị :

- Điều lệ công ty

- Quy chế quản trị của HĐQT, BKS, BGĐ

- Quy chế tài chính

 Quy chế cá nhân : mô tả công việc …

 Quy chế bộ phận : quy chế các phòng ban

Điều lệ Công ty

Điều lệ mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết trên sở giao

dịch chứng khoán/ trung tâm giao dịch chứng khoán ban hành theo Quyết định của bộ tài chính số 15/2007/QĐ-BTC ngày 19 tháng 3 năm 2007

Điều lệ này được Công ty [khi thành lập Công ty] thông qua hoặc [gắn liền với việc chào bán cổ phiếu lần đầu tiên ra công chúng] hoặc [và cổ đông của Công ty theo nghị quyết hợp lệ của Đại hội đồng cổ đông tổ chức chính thức vào ngày

III MỤC TIÊU, PHẠM VI KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA CÔNG TY.

IV VỐN ĐIỀU LỆ, CỔ PHẦN, CỔ ĐÔNG SÁNG LẬP.

V CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT

VI CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG.

VII HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

VIII TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH, CÁN BỘ QUẢN LÝ

KHÁC VÀ THƯ KÝ CÔNG TY

IX NHIỆM VỤ CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ,

TỔNG GIÁM ĐỐC (GIÁM ĐỐC) ĐIỀU HÀNH VÀ CÁN BỘ

QUẢN LÝ.

Điều lệ Công ty

X BAN KIỂM SOÁT.

XI QUYỀN ĐIỀU TRA SỔ SÁCH VÀ HỒ SƠ CÔNG TY.

XII CÔNG NHÂN VIÊN VÀ CÔNG ĐOÀN.

XIII PHÂN CHIA LỢI NHUẬN.

XIV TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG, QUỸ DỰ TRỮ, NĂM TÀI

CHÍNH VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN.

XV BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN, TRÁCH NHIỆM CÔNG BỐ

THÔNG TIN, THÔNG BÁO RA CÔNG CHÚNG

XVI KIỂM TOÁN CÔNG TY.

XVII CON DẤU.

XVIII CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VÀ THANH LÝ.

XIX GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP NỘI BỘ.

XX BỔ SUNG VÀ SỬA ĐỔI ĐIỀU LỆ.

XXI NGÀY HIỆU LỰC

Quy chế quản trị Công ty

Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch

Chứng khoán Ban hành kèm theo Quyết định số 12 ngày

13 tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh

Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết cổ phiếu trên SGDCK/TTGDCK (sau đây gọi là các công ty niêm yết) Quy chế này được xây dựng theo quy định của Luật

Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và vận dụng những thông lệ quốc tế tốt nhất về quản trị công ty phù hợp với điều kiện của Việt Nam, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của thị

trường chứng khoán và góp phần lành mạnh hoá nền kinh tế

Quy chế quản trị Công ty

Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định những nguyên tắc cơ bản về quản trị công ty để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, thiết lập những chuẩn mực về hành vi, đạo đức nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát và cán bộ

quản lý của các công ty niêm yết.

Quy chế này cũng là cơ sở để đánh giá việc thực

hiện quản trị công ty của các công ty niêm yết.

Quy chế quản trị Công ty

Chương 1 : Quy định chung

Điều 1 : Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh

Điều 2 : Giải thích thuật ngữ

Chương 2 : Cổ đông và Đại hội đồng cổ đông

Điều 3 : Quyền của cổ đông

Điều 4 : Điều lệ công ty và Quy chế nội bộ về quản trị Cty Điều 5 : Những vấn đề liên quan đến cổ đông lớn

Điều 6 : Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thườngĐiều 7 : Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị tại Đại hội đồng cổ đông

Điều 8 : Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông

Quy chế quản trị Công ty

Chương 3 : Thành viên Hội đồng quản trị và Hội đồng quản trị

Điều 9 : Ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị

Điều 10 : Tư cách thành viên Hội đồng quản trị

Điều 11 : Thành phần Hội đồng quản trị

Điều 12 : Trách nhiệm và nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị

Điều 13 : Trách nhiệm và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị

Điều 14 : Họp Hội đồng quản trị

Điều 15 : Các tiểu ban của Hội đồng quản trị

Điều 16 : Thư ký công ty

Điều 17 : Thù lao của Hội đồng quản trị

Quy chế quản trị Công ty

Chương 4 : Thành viên Ban kiểm soát và Ban kiểm soát

Điều 18 : Tư cách thành viên Ban kiểm soát

Điều 19 : Thành phần Ban kiểm soát

Điều 20 : Quyền tiếp cận thông tin và tính độc lập của thành viên Ban kiểm soát

Điều 21 : Trách nhiệm và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Điều 22 : Thù lao của Ban kiểm soát

Chương 5 : Ngăn ngừa xung đột lợi ích và giao dịch với các bên có quyền lợi liên quan đến công ty

Điều 23 : Trách nhiệm trung thực và tránh các xung đột về quyền lợi của các thành viên HĐQT, BGĐ

Điều 24 : Giao dịch với người có liên quan

Điều 25 : Đảm bảo quyền hợp pháp của những người có

quyền lợi liên quan đến công ty

Quy chế quản trị Công ty

Chương 6 : Đào tạo về quản trị công ty

Điều 26 : Đào tạo về quản trị công ty

Chương 7 : Công bố thông tin và minh bạch

Điều 27 : Công bố thông tin thường xuyên

Điều 28 : Công bố thông tin về tình hình quản trị công ty

Điều 29 : Công bố thông tin về các cổ đông lớn

Điều 30 : Tổ chức công bố thông tin

Chương 8 : Chế độ báo cáo, giám sát và xử lý vi phạm

Điều 31 : Báo cáo

Điều 32 : Giám sát

Điều 33 : Xử lý vi phạm

Quy chế quản lý tài chính Công ty

Mục tiêu : Tài liệu hóa cơ chế quản lý tài chính của công

ty nhằm phục vụ cho việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả

Bao gồm : Các nguyên tắc được thống nhất trong quản

lý

- Vốn và tài sản

- Doanh thu, chi phí và giá thành

- Chế độ thống kê kế toán và kiểm toán

- Trách nhiệm quản lý tài chính

Quy chế quản lý nhân viên (Mô tả công việc)

Mục tiêu : cụ thể hóa nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên trong bộ phận và các mối quan hệ trong

phòng ban nhằm phục vụ cho hoạt động chung của

phòng ban.

Bao gồm :

1 Định vị chức danh trong cơ cấu tổ chức phòng ban

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

3 Yêu cầu của kết quả công việc

4 Yêu cầu đối với người thực hiện

5 Quyền lợi và nghĩa vụ

Kiểm soát theo chiều dọc

Thủ tục kiểm toán nội bộ ?

Kiểm soát theo chiều dọc

Phỏng vấn ?

Bảng câu hỏi

Kiểm tra chọn mẫu : phê duyệt, hạn

mức, phân công phân nhiệm

Tóm tắt

 Một bộ phận quan trọng của ma trận kiểm soát đó

là : Kiểm soát theo chiều dọc

 Việc kiểm soát theo chiều dọc được xác lập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức & phân công

phân nhệm.

 Và cơ chế kiểm soát này được thể hiện qua 2 loại quy chế là :

 Quy chế bộ phận

 Quy chế cá nhân (bản mô tả công việc)

 Khi 2 loại quy chế này được thực hiện tốt, cũng có nghĩa là cơ chế kiểm soát đã được vận hành

Ma trận kiểm soát

KS theo chiều dọc – các Bộ Phận & Cá Nhân trong DN

Các cơ chế/thủ tục kiểm soát sẽ liên kết với nhau trong

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU NGANG

Quy trình TSCĐ

Các quy trình khác : tạm ứng, tồn kho …

Quy trình kế toán Quy trình sản xuất

KS theo chiều ngang - Ví dụ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG QUY TRÌNHBÁN HÀNG

NỘI DUNG KIỂM SOÁT

1 Các chức năng cơ bản trong quy trình

2 Mục tiêu của quy trình

3 Rủi ro của quy trình

4 Cơ chế kiểm soát áp dụng

5 Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương

ứng

6 Hệ thống chứng từ trong quy trình

7 Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Mô hình công ty nghiên cứu

Các chức năng cơ bản

1 Bán hàng :

Nhận đặt hàng

Quyết định bán hàng Chuẩn bị hàng

Giao hàng

2 Thu tiền

3 Ghi nhận – báo cáo

Mục tiêu của quy trình

 Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời

 Thu tiền : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời

 Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu

Mục tiêu của quy trình (tt)

 Mục tiêu của việc bán hàng :

 Bán đúng :

Đúng khách hàng

Đúng giá

Đúng hàng

 Bán đủ : đủ số lượng đã thõa thuận

 Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết

Mục tiêu của quy trình (tt)

 Mục tiêu của việc thu tiền :

 Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng

 Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu

 Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo

Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu

(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng)

Rủi ro của quy trình

 Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời

 Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời

 Ghi nhận & báo cáo : không….

Các cơ chế kiểm soát

6 Báo cáo bất thường

7 Kiểm tra & theo dõi

8 Định dạng trước

Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không

có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)

 Đánh giá uy tín

 Duyệt hạn mức tín dụng

 Phân tích tuổi nợ

 Nếu bán hàng lần đầu

Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu

 Phê duyệt giá bán

 Cập nhật giá mới

Giao hàng trễ

 Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng

 Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng

 Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

 Khách hàng ký duyệt mẩu hàng

 Đối chiếu đơn đặt hàng

 Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

 Phát hành hoá đơn sai

 Phê duyệt hoá đơn

 Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho

Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

Một số rủi ro thường gặp &

Cơ chế kiểm soát tương ứng

 Tiền bán hàng bị lạm dụng :

 Định kỳ đối chiếu công nợ

 Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng

 Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ

 Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép

 Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho

 Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Cơ chế kiểm soát

 Các báo cáo về :

 Các đơn hàng chưa thực hiện

 Các số dư phải thu quá hạn

 Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho

 Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng

 Phân tích tỷ lệ lãi gộp

 Phân tích vòng quay hàng tồn kho

 Giám sát số ngày thu tiền bình quân

Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

 Chứng từ là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp vụ đã phát sinh và đã hoàn thành

 Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau :

 Thông qua các chữ ký

 Thông qua số liên phát hành và sự luân chuyển

chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quan

Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

Đơn đặt hàng

 Số liên :

 Mấy liên : 2 liên

 Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì :

1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng

1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành

Chữ ký

 Chứng từ có mấy chữ ký : 5 chữ ký

 Ai ký & ký làm gì :

1 Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)

2 Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp

thời, đúng số tiền)

3 Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)

4 Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)

5 Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)

Phiếu xuất kho

1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho

1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…

1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

Hoá đơn của Bộ tài chính

 Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán

 Chữ ký :

 Mấy chữ ký : 3

 Ai ký & ký làm gì :

• Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)

• Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng

minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)

• Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán

có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)

Hoá đơn của Bộ tài chính

• 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng

• 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu

- Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)

- Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu

đủ, thu kịp thời)

- Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có

căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng