Bút toán trùng và phương pháp xử lý trong các phần mềm kế toán

Bút toán trùng và phương pháp xử lý trong các phần mềm kế toán

Nghiên cứu tra0 di

Trong thục tế, có nhiều nghiệp vụ kế †toớn phót sinh liên quan đến

đồng thời hơi loại chứng từ, được lập hoộc xử lý bởi hơi phồn hònh kế

todn khóc nhqu Điều nòy đòi hỏi, khi phôn tích, thiết kế vò tổ chức

sử dụng phồn mềm kế toớn, phỏi xôy dựng cóch thức xử lý cóc bút

todn trùng sao cho vùa giỏi quyết tốt vốn đề trùng lắp trong hạch

loớn tổng hợp, vừa phỏi đỏm bỏo cung cốp day đủ thông tin chỉ tiết

của lừng phổồn hònh, đồng thời, dễ dòng, thuộn tiện cho céng tac

hach toan

mềm kế toán, toàn bộ nội dun trên các chứng từ được các kế toá phần hành nhập vào và lưu trữ trê các tập tin trong máy tính E phục vụ cho việc hạch toán \ cung cấp thông tin tổng hợp trê các BCTC, một bộ phận dữ liệu ‹

được lưu trữ trên tập tin tổng hợ;

Bút toán trùng và phương pháp xử lý trong các phần mềm kế toán

ác nghiệp vụ kinh tế

(NVKT) phat sinh hang

ghiệp (DN), trước hết

được phi nhận và phản ánh trên

các chứng từ kế toán tại các phần

hành Trên thực tế, có nhiều

NVKT phát sinh liên quan đến

đồng thời hai loại chứng từ, được

lập hoặc xử lý trong hai phần hành

kế toán khác nhau Có thể kể đến

một số trường hợp như: Các

NVKT phát sinh liên quan đồng

thời tới tiền mặt và tiên gửi ngân

hàng (TGNH) như nộp tiền vào

ngân hàng (NH), rút TGNH về

nhập quỹ Khi các NVKT này phát

sinh, kế toán tiền mặt lập phiếu thu

hoặc phiếu chỉ, đồng thời, kế toán

TƠNH sử dụng các giấy báo Nợ,

giấy báo Có của NH để hạch toán

vào sổ sách kế toán

Các NVKT phát sinh liên quan

đến chuyển tiền giữa hai NH:

Ngân hàng chuyển tiền sẽ gửi về

cho DN giấy báo Nợ, đồng thời,

NH nhận tiền sẽ gởi cho DN giấy

báo Có

Các NVKT phát sinh liên quan

đến mua, bán ngoại tệ: Kế toán

phải lập đồng thời chứng từ

thu/chi tiền Việt Nam và các

chứng từ chi/thu ngoại tệ

Các NVKT phát sinh liên quan

I TS Nguyễn Mạnh Toàn

Ths Huỳnh Thị Hồng Hạnh"

đến mua hàng hóa, vật tư thanh

toán ngay bằng tiên mặt hoặc

TƠNH: Kế toán sử dụng đồng thời

phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa và phiếu chi tiền mặt/ giấy báo Nợ của NH để hạch toán

Các NVKT liên quan đến bán

hàng hóa, vật tr, thành phẩm nhận thanh toán ngay bằng tiên mặt hoặc TƠNH: NVKT này liên quan đến các phiếu thu tiền mặt,

giấy báo Có của NH và các hóa đơn bán hàng

Các NVKT liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vat tit: trường hợp này liên quan đến các phiếu nhập kho,

phiếu thu tiền mặt, giấy thanh toán

tạm ứng

Có thể tóm tắt các nghiệp vụ

kế toán phát sinh liên quan đến

hai loại chứng từ thường gặp và các định khoản tương ứng của các nghiệp vụ đó trên Bảng 1 Trong trường hợp hạch toán thủ công,

các hình thức tổ chức sổ kế toán (ví dụ sử dụng các bảng kê ghi nợ/ghi có) đều cho phép đối chiếu

và loại bỏ các bút toán trùng trước

khi tổng hợp và lên Số Cái (Bảng

1 trang 20)

Trong điều kiện sử dụng phần

hay còn gọi là “kho thông t chung” Dữ liệu từ “kho thông ti chung” này sau đó sẽ được xử :

tổng hợp để cung cấp các thông tỉ tài chính tổng hợp Đồng thời, c¿ nội dung cụ thể của các loại chứr

từ khác nhau sẽ được lưu trữ và x

lý trên các tập tin chỉ tiết phù hẹ

với đặc điểm và thuộc tính củ

từng đối tượng Dữ liệu từ các tý

tin chỉ tiết sẽ là cơ sở để xử lý \

cung cấp các thông tin chỉ tiết \ tình hình và sự biến động chỉ ti của từng đối tượng kế toán Có th minh họa quá trình nhập liệu, lu trữ, xử lý và cung cấp thông tỉ trong điều kiện sử dụng phần mê:

kế toán như trên sơ đồ 1, trang 2! Vấn đề đặt ra là nếu tất cả c¿

cặp chứng từ kế toán trình bày tré bảng 1 đều được các kế toán phẩ

hành định khoản đúng với bả chat cla NVKT va nhập liệu và

phan mém dé xtr ly thi trong “ki;

thông tin chung” sẽ phát sin những cặp bút toán trùng nhau vậy, khi phân tích, thiết kế và 1 chức sử dụng phần mềm kế toái

đòi hỏi phải xây dựng cách thứ

xử lý các bút toán trùng, sao ch

vừa giải quyết tốt vấn đề trùng lắ trong hạch toán tổng hợp, vù

* Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng

ap chi KE loin 36 thing 12/2010 EE

Nghiên cứu trao đổi

Bảng 1: Bảng tống hợp các bút toán trùng thường gặp

Nội dung NVKT Kế toán phần hành liên quan | Chứng từ lập/sử dụng Định khoản

Nộp tiền mặt vào ngân Kế toán tiền mặt Phiếu chỉ Nợ TK 112

Chuyển tiền giữa hai ngân _ | Kế toán TGNH Giấy báo nợ Nợ TK 112 - Chỉ tiết A

Mua vật tu, hàng hóa thanh | Kế toán vật tư, hang hóa Phiếu nhập kho bi te ni m

toán ngay Kế toán tiền P chỉ, giấy báo nợ Có TK 111/112

Bán vật tư, hàng hóa nhận _ | Kế toán bán hàng Hóa đơn bán hàng Nợ TÔ Tang

thanh toán ngay Kế toán tiền P thu, giấy báo có Có TK 3331(nếu có)

Thanh toán tiền tạm ứng Kế toán vật tư, hàng hóa Phiếu nhập kho Ny re x phhen

mua hàng hóa, vật tư Kế toán thanh toán Giấy thanh toán ˆ G6TK 141

đảm bảo cung cấp đầy đủ thông

tin chỉ tiết, đồng thời, thuận tiện

cho kế toán các phần hành trong,

khâu nhập và kiểm soát dữ liệu

thuộc phạm vi trách nhiệm mình

phụ trách

Các phương án xử lý bút toán

trùng trong các phần mềm kế toán

Các phần mềm kế toán khác

nhau đều cho phép xử lý vấn đề

bút toán trùng theo những cách

thức khác nhau Qua nghiên cứu

các phần mềm kế toán thông dụng

tại Việt Nam và khảo sát tình hình

sử dụng tại các DN, có thể nhận

thấy, các phương án xử lý bút toán

trùng thường được sử dụng phổ

biến là:

Một là, chỉ cập nhật vào phần

mềm một trong hai loại chứng từ

Đây là phương án thụ động nhất,

theo đó, kế toán trưởng nhận biết

các cặp chứng từ trùng và phân

công cụ thể cho từng kế toán phần

hành trong việc nhập chứng từ Ví

dụ, nếu nghiệp vụ liên quan đồng

thời đến chứng từ tiền mặt và

TGNH, kế toán trưởng có thể quy

định, chỉ có kế toán tiền mặt cập

nhật và định khoản trên các chứng

từ thu chi tiền mặt vào phần mềm,

Sơ đồ 1: Quá trình nhập liệu, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin

trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán

DỮLIÊU PHÁT SINH TRONG KỲ

o>

Kho thông tin chung

a

XULY TONG HOP

Các tệp inchỉ tiết

XỬ LÝ CHI TIẾT |

| Báo cáo Sổ kế toán

kế toán TGƠNH không nhập các chứng từ NH được coi là trùng định khoản với các chứng từ tiền mặt đã được cập nhật (hoặc ngược lại) Nếu nghiệp vụ liên quan đến

KH fe): chi Ke latin 36 thing 12/2010

st cáo kế sở Sổ kế toán | toán chỉ tiết chỉ tiết tị KIET XUAT DAU RA CUA HE THONG THONG TIN KE TOAN

mua ban vat tu, hang hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc

TGNH, kế toán trưởng có thể quy

định kế toán vật tư hàng hóa nhập

và định khoản trên các chứng từ

Nnhiên cứu trao đổi

liên quan đến nhập xuất vật tư

hàng hóa, kế toán tiền mặt và

TGNH không nhập chứng từ thu

chỉ tiền tương ứng

Hai là, cập nhật vào phần mên

cả hai chứng từ, nhưng chỉ định

khoản trên một chứng từ Một số

phần mềm cho phép kế toán

trưởng quy định và phân công cụ

thể cho các kế toán phần hành

trong việc chọn (bằng cách “tick”

vào một nút trên màn hình nhập

liệu) có cập nhật hay không các

định khoản tổng hợp Trong trường

hợp chứng từ được chọn cập nhật

định khoản, ngoài việc cập nhật

các nội dung vào tập tin chi tiết,

những thông tin về định khoản

tổng hợp sẽ được cập nhật vào

“kho thông tin chung” phục vụ

công tác hạch toán tổng hợp

Ba là, chỉ cập nhật vào phần

mêm một trong hai loại chứng từ,

phân mêm sẽ tự động tạo ra chứng

từ còn lại Một số phần mềm quy định một trong hai loại chứng từ buộc phải được định khoản, cập nhật vào “kho thông tin chung” và

các tập tin chi tiết Đồng thời, phần mềm sẽ tự động tạo ra chứng

từ còn lại và nội dung của chứng từ này chỉ được cập nhật vào tập tin chi tiết liên quan Ví dụ, trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ liên quan đến mua bán vật tư, hàng

hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TƠNH thì yêu cầu kế toán vật tư, hàng hóa nhập và định khoản trên các chứng từ liên quan đến phiếu nhập xuất vật tư hoặc

Bảng 2: Các nội dung cơ bản trên tập tin CHITIETNKnn

MãCT | SốCT | Ngày | TKNG | TKCó | Sétién | Dinh khodn tring

PT | 03 |TS0B2010| 111 | 112 [30000000 iB

GBN | 27 |[T8Đ82010[ 111.| 112 [30000000 Tl

_ 8đđồ2: 0ui trình tổng quát cập nhật dữ liệu vào các tập tin CSDL kế toán _

CHỨNG TỪ GỐC

Các yếu tố tổng quát Các yếu tố chỉ tiết chung Các yếu tố chỉ tiết khác

~ Ngày tháng = - Số tiển

- 3ố chứng từ ~ Tài khoản nợ - Lương

~ Họ tên ~ Tài khoản có - Ngoại tệ

- Đơn vị ~ Theo dõi chỉ tiết TK nợ ~ Tiêu thụ

- Diễn giải ~ Theo dõi chỉ tiết TK có :

~ Tài sản cố định '

chỉ tiết biến động khác

hóa đơn bán hàng Sau đó, phần

mềm sẽ tự động tạo ra các phiếu

thu hoặc giấy báo Có tương ứng để

cập nhật vào các tập tin chi tiết tiền mặt hoặc TGƠNH Kế toán tiền

mặt hoặc TGNH chỉ vào kiểm tra

lại mà không cần phải nhập các

chứng từ thu tiền này

Bốn là, sử dụng TK trung gian

Phương án này thường được sử

dụng phổ biến nhất, áp dụng trong

trường hợp việc mua bán được thanh toan ngay nhưng kế toán vẫn

sử dụng TK trung gian là các TK Thanh toán (phải thu khách hàng,

phải trả cho người bán) để loại bỏ

bút toán trùng Nói cách khác, mặc dù việc mua bán là thanh toán

ngay nhưng hạch toán tổng hợp và

định khoản như trường hợp mua

bán trả chậm Trong trường hợp trùng giữa chứng từ tiền mặt và

TỚNH, kế toán thường sử dụng

TK Tiên đang chuyển để xử lý

Năm là, sử dụng kết hợp các phương án trên Tùy thuộc vào

trình độ và sự am hiểu sử dụng phần mềm kế toán, cùng với việc khai thác thiết kế của phần mềm

trong việc xử lý các bút toán

trùng, có thể kết hợp sử dụng linh hoạt các phương pháp trên để đạt

được mục đích là loại bỏ hoàn toàn các bút toán trùng lắp trong hạch toán tổng hợp

Hiện nay, một vài phần mềm kế

toán Việt Nam được thiết kế tốt, cho phép người sử dụng khai báo các chứng từ trùng giữa hạch toán

vật tư, hàng hóa và kế toán tiền, trên cơ sở đó, phần mềm tự động

xử lý trùng lấp trong khâu hạch toán tổng hợp Tuy nhiên, việc

thiết kế vẫn còn khá đơn giản, chưa cho phép giải quyết bài toán

ở dạng tổng quát để kế toán có thể khai báo tất cả các trùng lắp

Có thể nhận thấy, phân lớn các

đơn vị phân tích thiết kế và xây

dựng phần mềm chưa quan tâm nhiều đến việc xử lý các bút toán

trùng Do vậy, trách nhiệm trong việc xử lý bút toán trùng bị “đẩy” Top chi KE loin sé “Mhiing 12/2010 mm

Nghiên cứu trao điổi

hoàn toàn về phía người sử dụng

phần mềm, buộc những người làm

công tác kế toán phải tự tìm cách

xoay xở Các phương án xử lý nêu

trên đây, phần lớn là các “sáng

kiến” của người sử dụng phần

mềm trong quá trình sử dụng và

mỗi phương án đều có những hạn

chế nhất định Phương án yêu cầu

chỉ cập nhật vào máy một trong

hai chứng từ phát sinh liên quan

đến cùng một nghiệp vụ kinh tế

cho phép loại trừ bút toán trùng

khi hạch toán tổng hợp Tuy nhiên,

nếu áp dụng phương pháp này thì

việc hạch toán để cung cấp các

thông, tin chỉ tiết, đối chiếu kiểm

tra số liệu định kỳ hoặc khi phát

sinh các sai sót sẽ không thể thực

hiện được, gây khó khăn và nhầm

lẫn cho các kế toán phần hành vì

buộc họ phải nhớ từng trường hợp

cụ thể phải nhập chứng từ, trường

hợp nào không được nhập Phương

án sử dụng các TK công nợ và TK

tiền đang chuyển làm trung gian

tuy đơn giản để thực hiện nhưng

không phản ánh bản chất của

nghiệp vụ kinh tế, không cho biết

việc mua bán là trả chậm hay

thanh toán ngay, không phản ánh

đúng bản chất nội dung NVKT

phát sinh, gây khó khăn trong

công tác theo dõi và đối chiếu

công nợ cũng như kiểm soát các

khoản tiền đang chuyển thực sự

Các phương á án khác tuy có thể vừa

giải quyết vấn đề trùng lắp trong

hạch toán tổng hợp, vừa phục vụ

cho việc xử lý và cung cấp các

thông tin kế toán chỉ tiết, nhưng để

làm được điều đó đòi hỏi, phải

phân công, tổ chức công tác nhập

liệu rất phức tạp, dễ nhầm lẫn, sai

sót và gây khó khăn trong công

việc hàng ngày của kế toán các

phần hành

Phương án xử lý bút toán trùng

trong phần mềm kế toán

Để góp phần khắc phục những

hạn chế trên, xin được đề xuất

phương án xử lý bút toán trùng

theo thứ tự ưu tiên, cho phép tự

động loại bỏ bút toán trùng trong

quá trình hạch toán tổng hợp, vừa phục vụ theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết theo từng đối tượng, tạo điều kiện để dàng và thuận tiện cho công việc của kế toán, đồng thời, đảm bảo phản ánh đúng bản chất kinh tế của các nghiệp vụ kế toán phát sinh Nội dung cơ bản của phương án đề xuất bao gồm hai bước như sau:

Bước 1: Định khoản và nhập liệu toàn bộ chứng từ phát sinh Phần mềm phải được thiết kế

cho phép kế toán ở các phần hành

định khoản và cập nhật tất cả các chứng từ phát sinh liên quan đến phần hành của mình Nội dung trên các chứng từ sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu kế toán đồng thời theo hai hướng: Những nội dung định khoản tổng hợp được lưu trữ

trong “kho thông tin chung ” phục

vụ cho hạch toán tổng hợp Những nội dung chỉ tiết liên quan đến các thuộc tính cụ thể của các đối tượng

được lưu trữ trên các tập tin biến động chỉ tiết theo từng đối tượng (ví dụ tập tin biến động tiền mặt, TGNH, vat tư, tài sản cố định, ngoại tệ ) làm cơ sở cho việc theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết về từng đối tượng, đồng thời, cho phép phần mềm kế toán

tự động đối chiếu kiểm tra chỉ tiết giữa các phần hành Việc tổ chức

“kho thông tin chung ” gồm hai tập

CHITIETNKmn (như trên sơ đồ 2, trang 21) cho phép quản lý các chứng từ một cách thuận tiện và khoa học Tập tin NHATKYnn chứa đựng các “yếu tố tổng quát chung” trên chứng từ, bao gồm tên

(loại) chứng từ, ngày tháng phát sinh chứng từ, số chứng từ, họ tên,

đơn vị và diễn giải Bởi vì tất cả mọi chứng từ đều có các yếu tố

này và mỗi yếu tố là duy nhất, vì

vậy, trên tập tin NHATKYnn mỗi chứng từ được lưu trữ trên một mẫu tin duy nhất để dễ dàng quản

lý toàn bộ chứng từ phát sinh

KE 2 ‹// KE lain 36 thing 12/2010

Việc lưu trữ dữ liệu của các định khoản và số tiền tương ứng

NHATKYmn gây nên tình trạng dư thừa dữ liệu, khó khăn trong việc

tổ chức và xử lý dữ liệu Vì vậy, xin để xuất xây dựng tập tin CHITIETNKnn dé lưu trữ các

“yếu tố chỉ tiết chung” Tập tin

này gồm các trường: tên (loại) chứng từ, ngày tháng phát sinh chứng từ, số chứng từ, số tiền, TK

Nợ, TK Có, đối tượng theo dõi chi tiết TK Nợ, đối tượng theo dõi chi tiết TK Có Các trường dữ liệu cơ bản trên tập tin CHITIETNKnn sử dụng trong hạch toán tổng hợp được minh họa trên bảng 2, trang

21 Mối quan hệ liên kết giữa hai

CHITIETNKmn được thực hiện thông qua ba khóa là: tên (loại) chứng từ, ngày tháng phát sinh chứng từ, số chứng từ, trong đó tập tin NHATKYmn đóng vai trò là tập tin chủ

Bước 2: Loại bỏ các bút toán trùng theo thứ tự ưu tiên

Do tất cả các chứng từ đều được định khoản và cập nhật vào tập tin CHITIETNKmn, vấn đề tiếp

theo là tìm cách loại bỏ các định khoản trùng trong tập tin này trước

khi tổng hợp theo từng TK Việc đánh dấu để loại bỏ các định khoản trùng có thể được thực hiện thông qua việc tổ chức thêm một

trường “định khoản trùng” trong tap tin CHITIETNKnn Theo dé, những định khoản trùng sẽ được đánh dấu T và sẽ không được

tổng hợp (xem ví dụ trên bảng 2- minh họa trường hợp trùng định khoản của phiếu thu và giấy báo

nợ) Có thể đánh dấu những bút

toán trùng ngay khi nhập chứng từ hoặc trước khi tiến hành tổng hợp theo các TK

Việc xác định chính xác những định khoản trùng để đánh dấu có thể được thực hiện theo nhiều cách

khác nhau Bài viết xin giới thiệu

(Xem tiếp trang 25)