Lập kế hoạch năm cho vật tư tại cty Cao Su Sao Vàng

Lập kế hoạch năm cho vật tư tại cty Cao Su Sao Vàng

Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đầu đàn trong ngànhcông nghiệp cao su Việt nam nhưng trong những năm gần đây, công ty cũngphải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trường vật tư Vìvậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm chovật tư để có thể đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phóđược với những sự thay đổi của môi trường.

Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đã có điềukiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su

Sao vàng Do đó, em chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng" Trong phạm vi nghiên cứu của đề

tài, em xin trình bày công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty, nhữngkết quả đạt được và một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạchnăm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đưa ra một sốkiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tạiCông ty cao su Sao vàng

Kết cấu của bài viết ngoài phần mở đầu, kết luận được chia thành 3chương:

Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư

trong các doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Cao su

Sao vàng

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch

vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độnhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót Em rấtmong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng cáccán bộ trong phòng kế hoạch vật tư Công ty Cao su Sao vàng đã trực tiếp giúpđỡ em trong quá trình nghiên cứu Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn cácthầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốtquá trình học tập

CHƯƠNG I LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

I VẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp.

1.1 Vật tư:

1.1.1 Khái niệm vật tư:

Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩmmua ngoài và các loại vật tư khác(1)

Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng đểsản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác

Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắtthép, cao su, vải sợi, da

1.1.2 Vai trò của Vật tư

Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanhnhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, nhữngchủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú

Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiềuloại vật tư Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một

tỉ lệ nhất định Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tớiquá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm Thông thường,trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm Đặcbiệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm

từ 70 - 80% chi phí sản phẩm

Quá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu

ra Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư

Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206)

(1) Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà nội, 2002.

Đầu vào

Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu củaquá trình sản xuất Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động củalao động, vật tư bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu đểtạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trìnhsản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quytrình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp.

1.1.3 Phân loại vật tư.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư bao gồm nhiều loại khác nhauvới nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năngkhác nhau Để sản xuất, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư Vì vậy, đểquản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tư, người ta phải tiến hành phân loạivật tư theo tính năng và đặc điểm của nó Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt độngtrong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tư theo các cách khácnhau Có các cách phân loại vật tư như sau:

a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất (2) :

- Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụcho sản xuất, bao gồm:

+ Các máy móc, thiết bị sản xuất

+ Các phương tiện vận chuyển

+ Các thiết bị truyền dẫn năng lượng

+ Các thiết bị dùng cho quản lý

b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất (3) :

Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính vànguyên vật liệu phụ

- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công

sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệuđược sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sảnphẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất Những vật tư này được sử dụngkết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm,

để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trìnhsản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than,củi, xăng dầu, hơi đốt v v

Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệuphụ Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và cócác tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệuthông thường Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượngquản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ

c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu:

Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài,vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác

Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối Nó phụ thuộc vàolĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổchức sản xuất của doanh nghiệp đó Phân loại vật tư theo các cách nào là đểtiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư củadoanh nghiệp đó

1.2 Quản lý vật tư trong doanh nghiệp

(3) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74.

Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng Do tính chất,đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần

có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý

Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:

- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm

- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạchtháng

- Bảo quản và dự trữ vật tư

- Tổ chức cung ứng vật tư

Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phứctạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều Khi quản lý vật tư, doanh nghiệpcần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chấtlượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạchphù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Đối với kế hoạch vật tưtheo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra

- Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêuchuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư Bố trí các nhân viênthủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp Cần bảoquản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư đểđảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt

- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức

dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư Vật tư được dự trữ dao độngtrong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý Tránh việc dự trữ quá ít,khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng Đồng thờitránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp

- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cungứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sửdụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư

Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung Nhưng do hạnchế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnhcủa quản lý vật tư Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư

2 Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.

2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp.

Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàngnăm của doanh nghiệp Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầunăm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trongnăm cho doanh nghiệp

Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư Mỗidoanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau.Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnhhưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp

Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất.Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật

tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chấtlượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm vàtăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quantrọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn Nhiệm vụ của kếhoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểutối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp

2.2 Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.

2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch:

Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính:

- Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Kế hoạch giá thành sản phẩm

- Kế hoạch lao động - tiền lương

- Kế hoạch vật tư

- Kế hoạch tài chính

- Kế hoạch khoa học công nghệ

- Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ

7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thựchiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp Các bộphận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiệntrong sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các

Kế hoạch khoa học-công nghệ

Kế hoạch giá thành sản phẩm

Kế hoạch tài chính

cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất vàtiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác

Kế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất vàtiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớnTSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanhnghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm.Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và

kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lêngiá thành sản phẩm

Kế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sảnxuất kinh doanh của một doanh nghiệp Do đó, trước khi lập kế hoạch nămcho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư vàcác loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lậpđược một kế hoạch chính xác nhất

2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch:

Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vaitrò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người taquản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kếhoạch tác nghiệp:

Sơ đồ 3: Các cấp độ kế hoạch

- Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêutổng thể cho tổ chức

Sứ mệnh của doanh nghiệp

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch tác nghiệp

- Các kế hoạch tác nghiệp được thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạchchiến lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổchức Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính,

kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất

Kế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọingười đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức Đồng thời, các kế hoạch nàyquy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt đượcmục tiêu đã đề ra

3 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư

Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây:

- Xác định tổng nhu cầu vật tư

- Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ

- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm

3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư

 Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanhnghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm

từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cáchhợp lý nhất

- Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép đểsản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việcnhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định(4)

Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quantrọng Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn

cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuấtđược tiến hành cân đối, liên tục Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, địnhmức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ đểdoanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kếhoạch khác có liên quan

(4) Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang

Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau.Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng Tuy từng doanh nghiệp và điềukiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp.Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoahọc và thực tiễn.

Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau:

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinhnghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mứctiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sảnxuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý Phương pháp này có

ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng Tuy nhiên định mức tiêuhao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụthuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Làphương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thínghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát vớithực tế Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính địnhmức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giốngvới điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích:

Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật

và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhàchế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đếnđịnh mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợpvới điều kiện sản xuất Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp đượcviệc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế

 Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch màchưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được.Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của

doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tínhtheo công thức sau:

(5)

Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i

Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j

Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất

n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i

3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:

Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính đượchợp lý số lượng vật tư cần dự trữ Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu,mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có

đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vìphải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắckhiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽkhông thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tíncủa doanh nghiệp Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuấtcủa năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệpphải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuấtcủa đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn

Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượngvật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽlàm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tănglên Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủcho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể

3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch:

Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kếhoạch Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau(6):

(5) GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204.

(6) Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã

Nhu cầu mua sắm

Tổng nhu cầuvật tư - Tồn đầu kì +

Dự kiến tồncuối kì

Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kếhoạch Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước

II LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật

tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm

Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúngthời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mứcthấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạchnăm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư

Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:

 Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môitrường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanhnghiệp Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thayđổi Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanhnghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường Công việc này giúp doanhnghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanhnghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp

 Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạchvật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanhnghiệp ở từng thời điểm Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng

mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tưtrong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu độngtrong doanh nghiệp

 Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiếtvật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật

tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sảnxuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm giánđoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếuvật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quảcủa việc sản xuất kinh doanh.

2 Quy trình lập kế hoạch vật tư:

Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phươngthức để đạt mục tiêu đó

Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mụctiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu Có thể nóitóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây:

Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

Bước 2: Xác định các mục tiêu

Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu

2.1 Nghiên cứu và dự báo:

Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kếhoạch nào trong doanh nghiệp Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết

về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, vềcác điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp

Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hànhnghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp

- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch nămcho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm

đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cầnnghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường,

dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng để từ đó có thể dự báođược lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch

- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và

dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất

ra bao nhiêu sản phẩm để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư màdoanh nghiệp cần dùng Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo vềnhững vấn đề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hưhại do bốc xếp, vận chuyển

2.2 Thiết lập các mục tiêu

Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá.Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xácđịnh được chính xác số lượng của từng loại vật tư Bao gồm:

- Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất

- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch

- Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch

2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu

 Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật củathị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư Trên thị trường, có rấtnhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phảichọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất

- Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuậnlợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài,tin tưởng lẫn nhau do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyếtkhi có mâu thuẫn xảy ra Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứngvật tư sẽ gặp rủi ro cao

- Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật

tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảmbảo an toàn cao Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ramâu thuẫn giữa các nhà cung ứng

Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở mộtmức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là nhữngnhà cung ứng tin cậy

 Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu:

Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công

cụ để đạt được mục tiêu Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, cáccông cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực

- Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng Công việc mua sắm vật tưkhông thể thiếu nguồn lực tài chính Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanhnghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tàichính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư củadoanh nghiệp trong năm một cách hợp lý

- Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụquan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư.Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công táclập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạchvật tư trong doanh nghiệp

- Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệthống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chấtlượng của vật tư trong quá trình bảo quản

- Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiệnvận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quátrình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư

3 Các công cụ lập kế hoạch vật tư:

Khi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanhnghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó đểlập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn

Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật

tư như Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử dụngtrong giai đoạn hiện nay:

- Mô hình quản trị hàng dự trữ

- Mô hình JIT (Just in time)

3.1 Mô hình quản trị hàng dự trữ (7) :

Mô hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và khôngđổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặthàng, và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đặt hàngđược thực hiện đúng

Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo côngthức sau:

Qi  2H DS

Trong đó: Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu

D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i

S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng

H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm

Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện Tuynhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp vớicác doanh nghiệp Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưukho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vậnchuyển

3.2 Mô hình JIT (Just in time) (8) :

Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm

Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết để giữcho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường

Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau:

Lượng dự trữ trung bình = Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu2

Hay:

2

min max Q

Khi áp dụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào làcác nguyên nhân gây ra sự chậm trễ về vật tư như vật tư không đảm bảo yêucầu, hệ thống cung ứng chưa đảm bảo gây ra mất mát, hư hỏng vật tư

Để giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như:

- Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trongnguồn cung ứng về chất lượng, số lượng

- Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất

- Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng

Ưu điểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượngtừng loại vật tư để đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sựđúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động củabất kì nơi nào cũng được liên tục Hạn chế của mô hình này là không tính đếncác chi phí liên quan đến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho

III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ

1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp:

1.1 Thị trường vật tư

Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư chodoanh nghiệp Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế,chính trị, xã hội Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động Khi lập

kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thịtrường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra Thịtrường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư biến động hay nguồn vật tư cóthể dồi dào hay khan hiếm Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợihay khó khăn cho doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thíchhợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khicần thiết

1.2 Các nhà cung cấp vật tư:

Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cảnăm cho doanh nghiệp Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư Do

đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư.Điều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp.Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả,chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho mình một nhàcung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp

2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp:

2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp:

Kế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệpcủa một doanh nghiệp Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động vàcác mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó Do đó, khi lập kế hoạch vật tư,doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để cóthể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiếnlược của doanh nghiệp

2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin vềtình hình dự trữ vật tư

Như ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rấtlớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin vềcác loại vật tư đó Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một

số nguyên nhân sau:

- Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tănglên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm Do đó nhu cầu về vật tư cũngbiến động theo lượng đơn đặt hàng đó

- Nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phảithường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm Điều này dẫn đến sự thay đổitrong định mức tiêu thụ vật tư đối với một đơn vị sản phẩm

- Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố nhưhỏng máy móc, thiết bị Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độsản xuất có thể bị thay đổi.

Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về vật tư, để

có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tư thật kịp thời Một số yếu tố thôngtin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp như:

- Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạchsản xuất thật cụ thể, chi tiết Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định

để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tư, giúp doanh nghiệp cóthể xác định được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch

- Thông tin về các loại vật tư: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mụcvật tư Danh mục vật tư cho biết những chủng loại vật tư mà doanh nghiệpcần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng đồng thời cho biết cácđặc tính kĩ thuật của vật tư, kí hiệu Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanhnghiệp phải nắm được số lượng, chủng loại các loại vật tư mà mình cần có

- Thông tin về việc dự trữ vật tư: Thông thường, để đảm bảo cho việcsản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tư, doanh nghiệpluôn luôn dự trữ một lượng vật tư nhất định Trước khi lập kế hoạch vật tư,doanh nghiệp cần biết chính xác được số lượng dự trữ của từng loại vật tư từ

đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tư

Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, củacông nghệ thông tin, máy tính được ứng dụng rất rộng rãi trong các doanhnghiệp trong việc quản lý vật tư Một máy tính có thể lưu trữ được một lượngthông tin rất lớn và cho phép người dùng có thể truy cập rất nhanh Do đó,ngày nay, việc lập kế hoạch vật tư trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnhhưởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại Tuy nhiên,máy tính chỉ là công cụ cho phép việc lập kế hoạch vật tư được dễ dàng hơn.Việc lập kế hoạch vật tư còn phụ thuộc chủ yếu vào các cán bộ phục vụ chocông tác lập kế hoạch vật tư

2.3 Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch:

Hệ thống thông tin chỉ là công cụ để phục vụ cho công tác lập kế hoạchvật tư Điều quan trọng là phải có đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác lập kếhoạch thật tốt Đội ngũ cán bộ đòi hỏi phải là những người có trình độ chuyênmôn, am hiểu về vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp và

có thể sử dụng các công cụ để lập kế hoạch vật tư Việc tổ chức, sắp xếp vàphân công công việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác lập kếhoạch cũng ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lập kế hoạch vật tư Do

đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng người, đúng việc, phân công công việc mộtcác hợp lý, phù hợp với chuyên môn của từng người

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

1 Giới thiệu chung về Công ty cao su Sao vàng.

1.1 Quá trình hình thành phát triển:

Công ty cao su Sao vàng là đơn vị hạch toán độc lập thuộc tổng công tyhoá chất việt nam Trải qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, ngày naycông ty cao su Sao vàng đang là doanh nghiệp đi đầu trong ngành côngnghiệp cao su Việt Nam

- Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cao su Sao vàng

- Tên giao dịch quốc tế: Sao vàng rubber company

- Tên viết tắt: SRC

- Trụ sở: 231 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà nội

- Địa chỉ Website: http:// www.src.com

Ngay sau khi miền Bắc được giải phóng, ngày 7/10/1956 xưởng đắp vásăm lốp ô tô được thành lập tại số 2 Đặng Thái Thân - Hà Nội (Nguyên làxưởng Indoto của quân đội Pháp) Xưởng đắp vá săm lốp ô tô bắt đầu đi vàohoạt động vào tháng 11/1956

Đầu năm 1960, do nhu cầu của thị trường ngày càng phát triển, đồngthời phục vụ miền Nam chiến tranh, xưởng đắp vá săm lốp ô tô sát nhập vớinhà máy cao su Sao vàng Đây chính là tiền thân của nhà máy cao su Saovàng Hà Nội sau này Ngày 6/4/1960 được lấy làm ngày thành lập Nhà máycao su Sao vàng

Từ năm 1960 đến nay, nhà máy ngày càng khẳng định vị trí đi đầu củamình trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam Nhà máy đã đạt được nhiềuthành tích và nhiều lần được nhận cờ, bằng khen của cấp trên

Năm 1992, theo quyết định số 645/CNNG ngày 27/8/1992 của Bộ côngnghiệp nặng, nhà máy đã đổi tên thành Công ty cao su Sao vàng

Ngày 1/1/1993, Công ty chính thức sử dụng con dấu mang tên Công tycao su Sao vàng.

Theo quyết định số 215/QĐ/TCNSĐT ngày 5/5/1993 của Bộ côngnghiệp nặng, Công ty cao su Sao vàng chính thức được công nhận là một đơn

vị hạch toán độc lập của tổng công ty hoá chất việt Nam, có tư cách phápnhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng

1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.

Khi bắt đầu đi vào hoạt động, với năng lực về vốn, lao động, khoa học

kĩ thuật còn hạn chế, Công ty chỉ sản xuất 2 mặt hàng chủ yếu là săm và lốp

xe đạp Năm đầu tiên đi vào hoạt động sản xuất, Công ty sản xuất ra 93.664chiếc lốp xe đạp và 38.388 chiếc săm xe đạp

Ngày nay, cùng với sự phát triển của thị trường và khoa học kĩ thuật,Công ty đã và đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện nay, Công

ty hoạt động sản xuất kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính:

- Công nghiệp sản xuất sản phẩm cao su

- Xuất nhập khẩu phục vụ ngành công nghiệp chế tạo cao su

- Chế tạo và lắp đặt máy, thiết bị dùng gia công các mặt hàng cao su.Hàng năm Công ty sản xuất ra hàng chục triệu bộ săm lốp xe đạp, xemáy và ô tô, hàng chục ngàn tấn sản phẩm cao su kĩ thuật Đặc biệt trongnhững năm vừa qua, Công ty đã tạo một bước đột phá mới bằng việc nghiêncứu và chế tạo thành công lốp máy bay dân dụng TU- 134 (930x305), IL 18

và lốp máy bay quốc phòng MIG-21(800x20) Công ty đã được chọn là đơn

vị duy nhất cung cấp lốp máy bay cho không quân Việt Nam

Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cao su Sao vàng ngày càngphát triển, doanh thu hàng năm của Công ty trong những năm gần đây tănglên m nh m ạnh mẽ ẽ

Giá trị SXCN(tỉ đồng) 341,917 309,112 478,240 385,480 Doanh thu (tỉ đồng) 368,528 342,874 537,370 618,680 Các sản phẩm chủ yếu (chiếc)

Lốp xe đạp 6.465.400 7.164.500 7.350.000 4.970.000

Bảng 1: Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty cao su Sao vàng

(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch- vật tư)

Ta thấy, liên tục từ 2002 đến 2004, các chỉ tiêu mà Công ty cao su Saovàng đạt được đều tăng hơn so với năm trước Riêng năm 2005, giá trị sảnxuất công nghiệp và số lượng có giảm đi đôi chút Điều này hoàn toàn nằmtrong kế hoạch của doanh nghiệp Vì năm 2005, Công ty cao su Sao vàng đãtập trung mọi nguồn lực, nhân lực vật lực, tài lực để phục vụ cho công tác cổphần hoá doanh nghiệp Chắc chắn sau khi cổ phẩn hoá hoàn thành, tình hìnhsản xuất kinh doanh của Công ty sẽ tăng lên mạnh mẽ hơn

1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty cao su Sao vàng hoạt động theo mô hìnhtrực tuyến tham mưu, đứng đầu là Giám đốc Công ty, dưới sự điều hành củaGiám đốc Công ty là 5 Phó giám đốc phụ trách 5 lĩnh vực cơ bản của Công ty

là Phó Giám đốc kĩ thuật, Phó Giám đốc nội chính và cao su kĩ thuật, Phógiám đốc xây dựng cơ bản, Phó Giám đốc kinh doanh và sản xuất, và phógiám đốc chi nhánh Thái Bình Dưới đó là 13 phòng ban chức năng

Quá trình sản xuất các sản phẩm của công ty được tổ chức thực hiện ởcác xí nghiệp sản xuất chính là xí nghiệp cao su số 1, số 2, số 3, số 4, xínghiệp luyện cao su Xuân Hoà, xí nghiệp cao su kỹ thuật, xí nghiệp cơ điện-năng lượng, xưởng kiến thiết bao bì và chi nhánh cao su Thái Bình

2 Thực trạng vật tư và quản lý vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

Đối với bất kì doanh nghiệp nào, muốn cho hoạt động sản xuất được

tiến hành liên tục, đều đặn, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tư đủ về

số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất của vật tư đó Đây là

vấn đề bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất Vì vậy, đảm bảo vật tưcho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của các doanhnghiệp

Đối với Công ty cao su Sao vàng, việc lập kế hoạch năm cho vật tư đủ

số lượng, cung ứng kịp thời và đầy đủ cho các xưởng sản xuất, sử dụng tiếtkiệm vật tư tạo tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất của Công ty.Quản lý và sử dụng tốt các loại vật tư còn là điều kiện để nâng cao chất lượngsản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất laođộng Nó còn ảnh hưởng tích cực đên tình hình tài chính của Công ty, tácđộng đến công tác giảm giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận choCông ty Vì vậy, công tác quản lý và cung ứng vật tư của Công ty cao su Saovàng được tiến hành rất chặt chẽ Công ty thường xuyên phân tích tình hìnhcung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp phát hiện ra những sai sót để

có thể điều chỉnh kịp thời

2.1 Phân loại vật tư.

Công ty cao su Sao vàng có đến hàng trăm loại vật tư khác nhau Vớiđặc điểm sản xuất của công ty cao su Sao vàng là chế tạo sản phẩm Công tychủ yếu sản xuất ra các loại săm lốp xe đạp, xe máy, ô tô và lốp máy bay Đểtiện cho việc xây dựng định mức vật tư để sử dụng chính xác, và có các biệnpháp cung ứng, dự trữ, cấp phát và quản lý phù hợp, Công ty phân loại vật tưthành 2 nhóm là vật tư chính và vật tư phụ

 Vật tư chính: Là những loại vật tư trực tiếp cấu thành thực thể sảnphẩm Vật tư chính trong công ty cao su Sao vàng được phân ra thành cácnhóm như nhóm vật tư cao su, vải mành, hoá chất các loại Đây là các nhómvật tư chính, quan trọng của Công ty, thiếu những vật tư này, hoạt động sảnxuất của Công ty không thể thực hiện được

 Vật tư phụ: Là những loại vật tư không trực tiếp cấu thành thực thểsản phẩm nhưng lại rất quan trọng Nó dùng kết hợp với các vật tư chính đểnâng cao tính năng cho sản phẩm, nâng cao chất lượng của sản phẩm như

tăng sức bền cho săm lốp, hoặc đảm bảo cho quá trình sản xuất được hiệu quảhơn như chất thoát khuôn, chất xúc tiến hay các nhiên liệu phục vụ cho việcvận hành các máy móc thiết bị của Công ty.

Tuy Công ty cao su Sao vàng không tách nhiên liệu ra thành một nhómriêng biệt mà để vào nhóm vật tư phụ nhưng nhiên liệu lại đóng một phần rấtquan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhữngnăm trước đây, máy móc thiết bị của Công ty sử dụng than là chủ yếu Tuynhiên, trong quá trình sử dụng, việc sử dụng các máy móc thiết bị đó bộc lộnhiều hạn chế như làm ô nhiễm môi trường, năng suất không cao Vì vậy,Công ty đã tiến hành đầu tư mới các thiết bị máy móc hiện đại hơn Hiện nay,Công ty đã và đang cải tiến máy móc thiết bị, đầu tư những máy móc thiết bịhiện đại, tiên tiến sử dụng xăng và dầu là nhiên liệu chính

Để tiện quản lý, theo dõi vật tư, Công ty lập nên một danh mục vật tư.Danh mục này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính củatừng loại vật tư trong công ty Mỗi nhóm vật tư chính và vật tư phụ lại có mộtbảng danh mục riêng để tiện cho việc tính định mức tiêu hao vật tư sau này

CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

DANH MỤC VẬT TƯ

Loại: Vật tư chính

Bảng 2: Danh mục vật tư chính của Công ty cao su sao vàng

(Nguồn: phòng Kế hoạch - vật tư)Với loại vật tư phụ, Công ty cũng xây dựng một bảng danh mục vật tư

có kết cấu tương tự Với cách phân loại này, Công ty có thể bảo quản thuậntiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, bảo quản đối với từng loại vật tư

2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư

2.2.1Thực trạng công tác bảo quản và dự trữ vật tư:

Việc cung ứng vật tư có chất lượng tốt cho các xưởng sản xuất là điềukiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm Với số lượng vật tư tương đối nhiều,mỗi loại vật tư lại có một đặc điểm kĩ thuật riêng, do đó, để bảo quản và sửdụng hợp lý, Công ty cao su Sao vàng phân loại vật tư thành từng nhóm sau

đó giao cho các kho để tiến hành bảo quản Việc phân ra thành từng nhóm cóđặc điểm tương đối giống nhau nhằm bảo quản vật tư cho tốt, tránh để chungcác loại vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng của vật tư trong quá trìnhbảo quản

Hệ thống các kho bảo quản vật tư được thể hiện trong sơ đồ sau:

Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A

Công ty cao su Sao Vàng

Phòng Kho vận

Kho

cao

Kho Hoá

Kho vải

Kho tanh

Kho Tạp

Kho xăng 27

Sơ đồ 2: Hệ thống các kho quản lý vật tư của Công ty cao su Sao vàng

(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư)Nhiệm vụ và chức năng của các kho được quy định cụ thể như sau:

- Kho cao su: Chuyên quản lý và bảo quản các loại cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp

- Kho hoá chất: Là nơi bảo quản các loại hoá chất dùng cho sản xuấtnhư CaC03, axit, lưu huỳnh, các chất lưu hoá, chất xúc tiến và rất nhiều hoáchất khác

- Kho Vải: Là nơi bảo quản các loại vải mành, vải phin, vải gạc

- Kho Tanh: Bảo quản các loại tanh dùng trong sản xuất lốp các loại

- Kho Tạp phẩm: Bảo quản các loại van săm máy bay, ô tô, xe máy, xeđạp

- Kho Xăng dầu: lưu chứa nhiên liệu, các chất dễ cháy nổ như xăng,dầu, dung môi cao su

Kho cao su, kho vải và kho hoá chất là nơi lưu chứa và bảo quản cácloại vật tư chính của Công ty

Các kho này được bố trí riêng biệt, được xây dựng chắc chắn, hợp lý vàngay tại cơ sở sản xuất chính của Công ty Ngoài ra, ở các chi nhánh củaCông ty tại Thái Bình, xưởng luyện cao su Xuân Hoà cũng xây dựng các khonhỏ để tiện cho việc sản xuất tại các nơi đó Việc xây dựng nhà kho ngay gầnnơi sản xuất nhằm giảm thiểu công vận chuyển vật tư từ các kho đến nơi sản

xuất và thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản vật tư, giảm thiểu thiệt hại, haohụt vật tư trong quá trình vận chuyển

Các kho này trực tiếp chịu sự quản lý của phòng Kho vận Việc quản lývật tư được thực hiện rất chặt chẽ Các phòng như phòng kho vận, phòng kếhoạch vật tư và phòng kế toán phối hợp với nhau để quản lý vật tư được tốt

Trong công ty cao su Sao vàng, mỗi kho có một thủ kho chịu tráchnhiệm về toàn bộ vật tư trong kho đó Thủ kho là người trực tiếp quản lý cáckho vật tư Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản, chuẩn bị vật tư cho sảnxuất Đồng thời, thủ kho phải tập hợp đầy đủ và kiểm tra các chứng từ, hoáđơn liên quan đến vật tư, kiểm tra các phiếu nhập xuất và thường xuyên ghichép thẻ kho để tiện cho việc quản lý vật tư Các thủ kho phải thường xuyênphối hợp với các cán bộ phòng kế hoạch vật tư, và các các bộ phòng kế toán

để làm tốt công tác hạch toán vật tư, theo dõi sát sao các biến động của vật tư

2.2.2 Thực trạng công tác cung ứng vật tư

Trong những năm vừa qua, giá nguyên vật liệu nước ta tăng mạnh.Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước nóichung và Công ty cao su Sao vàng nói riêng Do đó, việc đảm bảo được đủ sốlượng vật tư cho sản xuất theo như kế hoạch đã đề ra là một điều khó khăn.Tuy nhiên, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty cao su Sao vàng, đặcbiệt là các cán bộ công nhân viên phòng Kế hoạch vật tư đã nỗ lực hết mình

để có thể đảm bảo vật tư cho sản xuất

a) Lựa chọn nhà cung ứng vật tư:

Đây là công việc đầu tiên trong việc đảm bảo vật tư Để có được vật tư,hàng năm công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư Trong nềnkinh tế thị trường như hiện nay, có cầu sẽ có cung Có rất nhiều nhà cung cấpmuốn cung ứng vật tư cho Công ty cao su Sao vàng Do đó, Công ty phải tiếnhành lựa chọn nhà cung cấp Công ty cao su Sao vàng là một Công ty lớn, sốlượng vật tư tương đối nhiều, có đến hàng trăm loại vật tư Do đó công ty đãlựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư khác nhau Để lựa chọn nhà cung cấp vật

tư, công ty phân loại vật tư theo các nhóm có cùng thuộc tính như cao su, vảicác loại, hoá chất Sau đó, lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư theo nhữngnhóm vật tư đó Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp vật tư của Công ty cao suSao vàng là:

- Nhà cung cấp phải có uy tín trên thị trường

- Giá cả mà nhà cung cấp đưa ra phải hợp lý Chất lượng vật tư tốt, đápứng đầy đủ các thông số kĩ thuật mà Công ty cao su Sao vàng yêu cầu

- Công ty ưu tiên những nhà cung cấp đã có quan hệ cộng tác với Công

ty trong thời gian dài và được Công ty tín nhiệm

1 Cao su các loại: Cao su thiên nhiên, cao

Bảng 2: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cao su Sao vàng

(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)Đây là 3 nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty, chuyên cung cấp chocông ty những vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại vật

tư của Công ty Ngoài ra, Công ty còn có một số nhà cung cấp nhỏ, hoặc một

số loại vật tư nhỏ, giá rẻ, Công ty mua ngoài thị trường

Những nhà cung ứng vật tư trên đều là những công ty có uy tín trên thịtrường và có quan hệ cộng tác với Công ty cao su Sao vàng lâu năm Vật tư

mà họ cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng có chất lượng cao, có giá cả hợp

lý, giao hàng đúng tiến độ Công ty Cao su Sao vàng đã có thâm niên cộngtác với những công ty này hàng chục năm nay Với sự tín nhiệm các nhà cung

ứng trên, Công ty thường xuyên kí các hợp đồng cung cấp vật tư với họ Đểđảm bảo uy tín của mình, các nhà cung ứng luôn cố gắng cung cấp cho Công

ty cao su Sao vàng những vật tư có chất lượng tốt nhất và với giá cả hợp lýnhất

b) Cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất:

Công việc cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất có ý nghĩa quantrọng đối với công việc sản xuất của Công ty cao su Sao vàng vì nó trực tiếpphục vụ cho sản xuất của Công ty Việc này ảnh hưởng tới công tác hoànthành kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phầnnâng cao hiêu quả của quá trình sản xuất

Phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su sao vàng luôn cố gắng phối hợpvới các kho, các xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chínhxác và kịp thời Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư,đồng thời để tiện cho việc quản lý và kiểm tra đánh giá việc sử dụng vật tư,phòng Kế hoạch vật tư tổ chức cấp phát vật tư cho các xưởng sản xuất theođịnh mức

Phương pháp này có một số đặc điểm sau:

 Số lượng vật tư cấp phát cho các xí nghiệp hay các xưởng sảnxuất được tính theo định mức tiêu hao vật tư và kế hoạch sản xuất đã xác địnhcủa xí nghiệp hay của xưởng đó Số lượng vật tư được cấp phát cho các nơi

để các bộ phận sản xuất sử dụng trong thời gian tương đối lâu

 Sau mỗi kì cấp phát, các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất phảibáo cáo tình hình sử dụng vật tư vật tư về phòng Kế hoạch vật tư Nếu kếhoạch sản xuất được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì xưởng đó đã thựchiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho công ty Số vật tư còn thừa sẽ phải trả lại vềcác kho để bảo quản, tránh để tồn trong xưởng sản xuất làm tồn diện tích vàlàm hư hại vật tư Công ty có chế độ khen thưởng đối với những xí nghiệp,những xưởng sản xuất có cố gắng trong công tác tiết kiệm vật tư trong quátrình sản xuất Ngược lại, nếu xưởng sản xuất nào mà thiếu vật tư để sản xuất

thì phải báo cáo rõ lý do cho phòng Kế hoạch vật tư và phải đợi sự đồng ý củacấp trên mới được nhận tiếp vật tư để sản xuất Nếu không nêu được rõ lý dothì có thể sẽ bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty.

Công ty cao su Sao vàng có các biện pháp quản lý vật tư rất chặt chẽ,

có các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý nên các xí nghiệp sản xuất và cácxưởng rất chủ động và tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật

tư Vật tư của Công ty cấp cho các xưởng ít bị hao hụt

Tuy nhiên, việc cấp phát vật tư theo định mức làm Công ty phải tăngchi phí cho các xí nghiệp, các xưởng để xây dựng kho lưu chứa vật tư Khi vật

tư đã được cấp cho các xí nghiệp và các xưởng sản xuất, nơi đó phải có tráchnhiệm bảo quản vật tư của mình Do vậy, mỗi xưởng phải xây dựng thêm mộtkho nhỏ để bảo quản vật tư của cả kì sản xuất Việc này làm tăng chi phí xâydựng cho Công ty, đồng thời tăng chi phí đào tạo các cán bộ quản lý ở cácphân xưởng để họ có kiến thức về quản lý vật tư tại xưởng sản xuất đó

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT

TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

1 Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng.

1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư:

Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng bao gồm 2 bộ phận là kếhoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư Kế hoạch mua sắm vật tưđảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất của Công ty Kế hoạch dựtrữ vật tư là để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hànhliên tục Trước khi lập được kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật

tư, Công ty phải xác định được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất của Công tytrong năm kế hoạch

1.1.1 Xác định lượng vật tư cần dùng cho sản xuất:

Là lượng vật tư cần dùng cho các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạchsản xuất của năm đó Để xác định được lượng vật tư được chính xác, Công typhải căn cứ vào các yếu tố sau: