Quản lý sinh viờn nội trỳ trường đại học Kinh tế Quốc dân (2).DOC

Quản lý sinh viờn nội trỳ trường đại học Kinh tế Quốc dân (2).

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, tất cả mọi hoạt động đều

có sự trợ giúp của máy tính Trong lĩnh vực quản lý, tin học đóng vai trò đặc biệt quan trọng, bởi sự nhanh chóng, chính xác, khả năng phân tích và tổng hợpthông tin rất cao của các phần mềm Lợi ích của việc tin học hóa công tác quản

lý đã được chứng minh trong thực tế Một giám đốc muốn biết về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của công ty có thể được cung cấp thông tin một cách nhanh chóng qua hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin bán hàng,

hệ thống thông tin marketting Ngược lại một khách hàng có thể muốn biết thông tin về các sản phẩm mình muốn mua thông qua một hệ thống thông tin bán hàng trực tuyến của công ty, sẽ được cung cấop thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Hiện nay tại trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế Quốc dân có một phần quản lý là quản lý sinh viên nội trú, hiện tại hầu hết các công việc đều làm thủ công rất phức tạp và mất thời gian Chính vì vậy mà đề tài này được chọn để đề xuất một giải pháp quản lý mới – tin học hóa hệ thống

quản lý, đề tài mang tên “Quản lý sinh viên nội trú trường đại học Kinh tế Quốc dân” Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa tin học

kinh tế nói chung và thầy Bùi Thế Ngũ nói riêng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài thực tập tốt nghiệp này

I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP – CÔNG TY CYBERSOFT

CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh

nghiệp được thành lập từ năm 1999 với sự tham gia của các kỹ sư đã từng xâydựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam Ngay từ khi thành lập,CyberSoft đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong côngtác quản lý

Sau đây là một vài nét tiêu biểu về công ty CyberSoft:

Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản trị Doanh nghiệp Cybersoft.

Tên tiếng Anh: CYBERSOFT SOFTWARE SOLUTION PROVIDER

Giám đốc : Nguyễn Cảnh Toàn

Trụ sở chính: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội

1 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của CyberSoft.

CyberSoft là công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý tài chính kếtoán và sản xuất kinh doanh để phục vụ mục tiêu phát triển của từng doanhnghiệp

2 Mục tiêu của CyberSoft.

CyberSoft đặt mục tiêu cho mình sẽ là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam

về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào quản trị doanh nghiệp và sản xuất kinh doanh

Khẩu hiệu của CyberSoft là “ cùng khách hàng đi đến thành công”, vì thếCyberSoft luôn sẵn sàng cung cấp những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, thỏa mãntối đa nhu cầu của khách hàng CyberSoft luôn luôn và không ngừng cố gắngphát triển để tạo ra những sản phẩm ngày càng đáp ứng tốt hơn về yêu cầu ngàycàng cao của thị trường đặc biệt là trong lĩnh vực nghiên cứu của mình

3 Cơ cấu tổ chức của CyberSoft.

Hiện nay CyberSoft có khoảng hơn 30 nhân viên có trình độ đại học với cácchuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ Cơ cấu tổ chức của công

ty được mô tả sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ tổ chức của Công ty CyberSoft

Phòng kinh doanh: nhiệm vụ của phòng này là thực hiện các nghiệp vụ kế

toán của công ty, bao gồm một kế toán, hai nhân viên kinh doanh chuyên thựchiện công việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, giao dịch với các khách hànghiện tại và khách hàng tiềm năng nhằm phát triển thị trường

Phòng dự án và phát triển sản phẩm: làm nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển

sản phẩm mới, nâng cao khả năng phân tích quản trị của sản phẩm Phòng nàychuyên thực hiện công việc bao gồm xác định yêu cầu, phân tích thiết kế vàphát triển sản phẩm, mọi thành viên đều tham gia vào tất cả các công đoạn củacông việc mà không phân ra trách nhiệm cụ thể của từng thành viên nào, đểtham gia vào được công việc của phòng này, ngoài kiến thức chuyên môn tốtđòi hỏi mỗi thành viên phải là người có kiến thức cơ bản về kinh tế, quản lý vàđồng thời thông thạo các nghiệp vụ kinh tế, quản lý, kế toán

Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: làm nhiệm vụ tư vấn và có thể tham gia

cùng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm để phân tích, thiết kế các hệ

Ban giám đốc

Phòng tư vấn

và hỗ trợ khách hàng

Phòng đào tạo

thống lớn như hệ thống thông tin tài chính kế toán, hệ thống thông tin bánhàng, hệ thông thông tin marketing, hệ thông thông tin quản lý nhân sự vàlương, hệ thống thông tin lập kế hoạch, dự toán, hệ thống thông tin quản lýchung tòan doanh nghiệp… đồng thời cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành vànâng cấp sản phẩm theo yêu cầu, tư vấn cho doanh nghiệp khi nhu cầu quản lýphát sinh để họ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho công tác quản lý củamình, công việc chính là làm nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, hướng dẫn chi tiếtcách khắc phục những tình huống bất thường xảy ra như nhầm lẫn nghiệp vụ,phần mềm có vấn đề… cho khách hàng, khách hàng có thể liên hệ với phòngnày qua điện thoại, email, fax và nếu cần thì nhân viên của công ty phải trựctiếp đích thân đến tại trụ sở của họ.

Phòng đào tạo: Phòng này chuyên về công việc đào tạo mới, đào tạo lại cho

các doanh nghiệp, đồng thời đạo tạo mới và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ

để đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực và tuyển chọn nhân viên mới chonhu cầu nguồn nhân lực của công ty, hàng năm phòng này vẫn tiếp đón vàtuyển chọn những nhân viên mới từ những sinh viên thực tập từ các trường đạihọc ngành công nghệ thông tin và kế toán

5 Các lĩnh vực hoạt động của CyberSoft.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của CyberSoft là về tài chính kế toán và quảntrị doanh nghiệp, tuy nhiên nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty có thể thấy công

ty chủ yếu đáp ứng các dịch vụ sau:

Dịch vụ phát triển phần mềm “may đo”: CyberSoft thực hiện khảo sát và xây

dựng các phần mềm “may đo” với các doanh nghiệp có quy mô lớn theo đặcthù riêng có của doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn: Trên cơ sở khảo sát thực trạng và yêu cầu của từng doanh

nghiệp, CyberSoft sẽ đưa ra các đề xuất, các phương án về xây dựng hệ thốngthông tin của doanh nghiệp Với các chuyên gia đầy nhiệt tình và trách nhiệm

công việc, với sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai ứngdụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho khách hàng.

Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: theo yêu cầu của khách hàng, CyberSoft ký kết và

thực hiện hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trịdoanh nghiệp CyberSoft có riêng một hệ thống thông tin “CyberSoftAssistant” làm nhiệm vụ lưu trữ các vấn đề vướng mắc thường gặp và cáchthức giải quyết những vấn đề đó, các nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗtrợ và giải quyết khó khăn cho khách hàng Việc đó làm cho những khó khăncủa khách hàng được giải quyết một cách nhanh nhất

Dịch vụ đào tạo: CyberSoft thực hiện đào tạo lại và đào tạo mới cho các đơn vị

doanh nghiệp, với những doanh nghiệp có quy mô lớn CyberSoft mở hẳn trungtâm đào tạo cho các nhân viên kế toán

Ngoài ra CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đạihọc và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo kế toán và quản lý, hỗtrợ trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kếtoán

7 Các đối tác chủ yếu.

 Công ty xi măng Hoàng Mai

 Công ty xi măng Hải Phòng

 Công ty Hưng Long

 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh

 Kinh doanh nhà Thanh Hóa

 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa

 Công ty dệt Nam Định

 Công ty dệt kim đông xuân

 Công ty cơ khí dệt may Nam Định

 Nhà máy chăn len Nam Định

 Công ty Cp dịch vụ giải trí Hà nội

 Xí nghiệp TOYOTA Hoàn Kiếm

 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội

 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long

 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô

 Nhà xuất bản bản đồ

 Công ty dược Vĩnh Phúc

 Công ty CP dược phẩm Hà Nội

 Công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu

 Công ty hợp tác kinh tế (8 đơn vị)

 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH)

 Công ty môi trường đô thị Hạ Long

 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,DN,HP)

 Hà nội Transerco (Bus Hà Nội)

 Truyền hình kỹ thuật số (VTC)

 Tổng công ty xây dựng miền trung

II ĐỊNH HƯỚNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.

Tên đề tài : Ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên Ký túc xá trường đại học Kinh tế quốc dân.

1 Giới thiệu đề tài thực tập

Sau một thời gian dài tìm hiểu, quan sát đồng thời sống và học tập trongKTX, thấy có rất nhiều bất cập trong công tác quản lý KTX cũng như của trungtâm dịch vụ trường đại học Kinh tế Quốc dân ảnh hưởng đến công tác xử lýthông tin, dữ liệu quản lý, làm giảm hiệu suất làm việc làm mất thời gian củanhân viên trung tâm dịch vụ và tăng thời gian cũng như mức độ phức tạp củasinh viên khi đăng kí và làm thủ tục để nội trú trong KTX và nhiều bất cậpkhác nên người viết đã quyết định chọn đề tài này, tuy nhiên do thời giankhông cho phép nên đề tài này chỉ gói gọn trong công tác quản lý việc nhậpliệu, sắp xếp phòng, thu tiền, báo cáo danh sách sinh viên KTX và một số báocáo có liên quan…Đề tài này được lựa chọn là nhằm mục đích cung cấp mộtgiải pháp riêng biệt cho công tác quản lý sinh viên nội trú trong KTX trườngĐại học Kinh tế Quốc dân Giảm thiểu những sai sót không đáng có và giảmgánh nặng cho người nhâp liệu đồng thời nâng cao năng suất làm việc của nhânviên quản lý cũng như cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời choban giám đốc và những người có trách nhiệm liên quan Tuy gói gọn như vậynhưng nội dung bao hàm nhiều mảng kiến thức được học như CSDL, cấu trúc

dữ liệu và giải thuật, Hệ thống thông tin quản lý, tin học quản lý, kinh tế thôngtin cũng như kiến thức được tổng hợp từ thực tế khi người viết thực tập tại mộtcông ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý, kế toán…Đồng thời bao hàm một

số kiến thức về kinh tế và quản lý Phần mềm này được viết trên nền hệ quản trị

cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 – là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh vàthuận tiện cho các bài toán trong quản lý kinh tế, quản lý phân tích, tổng hợp cơ

sở dữ liệu cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn

2 Tính cấp bách của đề tài:

Hiện nay, do nhu cầu ngày càng mở rộng về quy mô đào tạo, nhu cầusinh viên ở KTX ngày càng cao do chất lượng dịch vụ của KTX ngày càng đápứng đầy đủ về vật chất cũng như tinh thần cho sinh viên Toàn bộ khu KTX có

tổng cộng 5 nhà là nhà 1, 2, 3, 4 và nhà 11 Từ nhà 1 đến nhà 4 mỗi nhà có 56phòng, mỗi phòng có 10 sinh viên Nhà 11 cũng có số phòng tương đương với

số lượng sinh viên tương tự Đầu năm học, ban quản lý KTX đều tổ chức đăng

ký chỗ ở, sắp xếp lại phòng ở và thu tiền Việc thu tiền là dùng phần mềmchung của nhà trường Còn việc sắp xếp bố trí phòng ở thì làm trên Excel vớinhiều hạn chế không đáp ứng được đặc thù quản lý của KTX,việc thêm, bớt,xóa sửa khi có thay đổi về chỗ ở là phải làm thủ công Vì vậy đã có rất nhiềusai lỗi trong quá trình thực hiện công việc, và những sai lầm đã từng thấy là sắpxếp sinh viên các khóa ở lộn xộn, khóa này với khóa khác, thậm chí đã từngsắp xếp sinh viên nữ và nam ở chung phòng, đến lúc sinh viên đi xem phòng ởmới phát hiện ra và báo cáo lại thì ban quản lý mới biết Ngoài ra trong quátrình ở cũng có nhiều vấn đề phát sinh như sinh viên bỏ dở ra ngoài, sinh viênngoài xin vào, sinh viên xin chuyển từ phòng này sang phòng khác, cuối nămhọc phải sắp xếp lại chỗ ở, đến tháng phải thu tiền điện nước, phát giấy vệ sinh,tất cả đều phải báo cáo lại cho ban quản lý KTX biết….Vậy với đề tài này,người viết hy vọng sẽ ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên KTXnhằm đáp ứng phần nào những bất cập nêu trên để phục vụ công tác quản lýsinh viên nội trú một cách có hiệu quả, tránh lầm lẫn, sai sót, nâng cao chấtlượng dịch vụ KTX, tự động xử lý một số công việc đòi hỏi mất nhiều thời gian

và gặp nhiều sai sót khi làm thủ công, đặc biệt là việc xếp phòng cho sinh viên,tổng hợp báo cáo để báo cáo lại với cấp quản lý của KTX mà cụ thể là giámđốc trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Chương II: Cơ sở phương pháp luận cơ bản cho việc nghiên

cứu đề tài

Chương này tập trung giới thiệu cơ sở lý luận chung cho việc nghiên cứu đề tài,bao gồm những vấn đề chủ yếu sau:

-Một số lý thuyết cơ bản về cơ sở dữ liệu quan hệ

-Các thuộc tính cơ sở dữ liệu quan hệ

-Các mô hình quan hệ thực thể

-Giới thiệu các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, giới thiệu kỹ về Foxpro 7.0-Quy trình phân tích thiết kế hệ thống, các mô hình BFD, DFD

-Mô hình hóa và chuẩn hóa dữ liệu

I Giới thiệu về mô hình thực thể - quan hệ

1 Giới thiệu các khái niệm cơ bản

a Những khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ

Trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ có những thuật ngữ sau làm cơ sở choviệc thiết kế cơ sở dữ liệu :

-Table (bảng): như bang thống kê, bảng danh mục tài khoản kế toán, bảng

danh sách cán bộ, bảng lương, bảng điểm sinh viên, bảng niêm yết giá chứng

khoán…thực hiện việc ghi chép về một nhóm phần tử nào đó gọi là entity

( thực thể)

-Entity(Thực thể): là một nhóm người, đồ vật, sự kiện hay,hiện tượng hay

khái niệm bất kì với các đặc điểm và thuộc tính sẵn có và đặc trưng cần đượcghi chép lại Một số thực thể có thể là vật chất như hàng hóa, máy móc, xe cộ,khách hàng, sinh viên, cán bộ, hóa đơn…Một số khác lại mang tính khái niệmnhư giá cả, tài khoản kế toán, dự án, nhiệm vụ công tác…Như trên các thực thể

đó có thể là các chỉ tiêu thống kê, các tài khoản kế toán, cán bộ, lương, điểmcủa các sinh viên, giá của các loại chứng khoán trên thị trường chứng khoán

2 Thuộc tính

• Attribute(Thuộc tính): là những đặc điểm và tính chất của thực thể, mỗi

thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà tamuốn lưu trữ Ví dụ, thực thể tài khoản kế toán được đặc trưng bởi những đặcđiểm như mã tài khoản, tài khoản mẹ, tên tài khoản, nhóm tài khoản…

• Mỗi bảng bao gồm các dòng (row), mỗi dòng như thế ghi chép dữ liệu về

một cá thể (instance) là một biểu hiện riêng biệt của một thực thể nên còn được

gọi là một record (bản ghi) Ví dụ mỗi dòng của một tài khoản kế toán dùng đểghi chép thông tin về một tài khoản kế toán chẳng hạn như tài khoản 111 có mãtài khoản là 111, tên tài khoản là tiền gửi ngân hàng, tài khoản mẹ (rỗng), nhómtài khoản là tài sản lưu động…

• Các bảng lại có những cột (colum): chúng còn được gọi là field

(Trường), đó là thuộc tính của thực thể như với thực thể sinh viên thì có mã

sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, quê quán… mỗi thuộc tính như vậy đượcphản ánh trên các trường và ô ghi thông tin chính là ô giao nhau giữa cột vàdòng của một cá thể riêng biệt nào đó

II Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Trong phần này sẽ giới thiệu khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệquản trị cơ sở dữ liệu:

A Khái niệm chung

1 Cơ sở dữ liệu và hệ cơ sở dữ liệu

• Khái niệm CSDL (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên

quan với nhau Ví dụ như cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm nhiều bảng như bảngsinh viên, bảng dan sách khoa, bảng danh sách lớp,… Hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý nhân sự có các bảng như bảng cán bộ, bảng danh sách phòng ban, bảnglương…

• Hệ cơ sở dữ liệu (Database system): là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có

liên quan với nhau kết hợp lại, chúng còn được gọi là một ngân hang dữ liệu

(Databank), ví dụ như tất cả các CSDL trong trường ĐHKTQD tập hợp lại

thành một hệ cơ sở dữ liệu, các cơ sở dữ liệu của một cơ quan nào đó nhưquản lý nhân sự, quản lý lương, cơ sở dữ liệu quản lý kho, hợp lại thành một

hệ cơ sở dữ liệu của cơ quan đó

2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management Systems): viết tắt là

HQTCSDL hay DBMS là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lậpthiểt kế, duy trì, sử dụng, quản lý các hệ cơ sở dữ liệu Một số DBMS thôngdụng hiện nay như Oracle, SQL Server, Foxpro, Access, MySql, R:Base…

3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro 7.0

Foxpro là hệ quản trị cơ sở dữ liệu hướng đối tượng, nó có khả năng giúp bạn

có thể tạo lập và lựa chọn các giải pháp cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên phục vụ để giải quyết các bài toán trong quản lý Đặc điểm khác biệt của foxpro là sự đơn giản, bạn

có thể nhanh chóng nắm bắt các kĩ thuật của nó, nó bao gồm một tập hợp khổng lồ các hàm giúp cho người phát triển không phải mất công viết lại hàm hay thủ tục cho những công việc thông thường và như vật tiết kiệm công sức cũng như chi phí cho cả người phát triển và cả các doanh nghiệp khi lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp của mình bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này Đi theo bộ cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro là các công cụ phát triển, tài liệu hướng dẫn, các ví dụ minh họa để bạn

có thể nắm bắt và áp dụng nhanh chóng các phương pháp để xây dựng, phát triển và quản trị ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình Hiện tại Visual Foxpro có bản mới nhất là 9.0, tuy nhiên đề tài này được viết trên nền phiên bản Visual Foxpro 7.0, bản này có những cải thiện đáng kể so với bản 6.0 trước đó và hiện tại đang được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp phần mềm chuyên viết các phần mềm quản lý và kế toán.

B Mô hình quan hệ thực thể

Khi phản ánh thực tế vào một cơ sở dữ liệu, thì các thực thể thường không độc lập mà có mối liên quan chặt chẽ với nhau chứ không cô lập một cách tuyệt đối Chính vì vật mà người thiết kế thường sử dụng những mô hình quan hệ để xây dựng các mối quan hệ giữa các thực thể nhằm tối ưu quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng ứng dụng phục vụ quản lý Sau đây xin giới thiệu ba mô hình quan hệ

phổ biến và thường được các nhà phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống.

1 Mô hình quan hệ 1-1

Có hai thực thể A và B được phản ánh vào hai bảng là A và B, khi đó tanói là hai bảng A và B có mối quan hệ 1-1 (one to one) khi ứng với mỗi dòngtrong bản A thì cũng chỉ có một dòng tương ứng với nó trong bảng B và ngượclại, ứng với mỗi dòng trong bảng B cũng chỉ có một dòng trong bang A Trongthực tế thì mô hình quan hệ 1-1 thường ít khi sử dụng, vì luôn luôn có thể ghéphai bảng A và B thành một Nếu có sử dụng là do người ta muốn tách một bảng

có quá nhiều cột thành hai bảng tương ứng có số cột ít hơn cho dễ nhìn và đỡcồng kềnh, hoạc người ta muốn nhóm các trường hay biến động sang một bảngkhác để cập nhật khi cần, khi cần cập nhật người dùng không cần phải mở tất

cả các trường trong bảng lớn để cập nhật mà chỉ cần mở bảng có các trườnghay biến động để cập nhật mà thôi Ví dụ như bảng hàng hóa thì có thể táchthành bảng chứa các thông tin về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, hãng sảnxuất, còn bảng thứ hai thì dùng để lưu những thông tin hay biến động hơn nhưngày sản xuất, số lượng, đơn giá

2 Mô hình quan hệ 1-m

Giữa hai bảng A và B là có mối quan hệ 1-m (one to many) nếu ứng vớimột dòng trong bảng A thì sẽ có nhiều dòng tương ứng với nó trong bảng B vàngược lãi mỗi dòng trong bảng B chỉ ứng với một dòng trong bảng A Bảng Acòn gọi là bảng chủ, còn bảng B là bảng kết hợp hay là bảng quan hệ Ví dụnhư hình sau:

còn gọi là khóa ngoại lai là Ma_nha, hai bảng này có quan hệ với nhau thôngqua khóa chính ở bảng Nha và khóa ngoại ở bảng Phong, mũi tên chỉ từ Phongsang Nha để chỉ rằng mỗi phòng trong bảng Phong chỉ thuộc về một nhà trongbảng Nha.

Mô hình quan hệ một nhiều có thể coi là mô hình ứng dụng nhiều nhất

và cũng xuất hiện nhiều nhất trong thực tế, một khoa có nhiều sinh viên nhưngmỗi sinh viên chỉ thuộc về một khoa, một mặt hàng có nhiều món hàng nhưngmỗi món hàng chỉ thuộc về một mặt hàng mà thôi…

3 Mô hình quan hệ m-m

Hai bảng A và B có mối quan hệ nhiều- nhiều (many to many) khi ứngvới một dòng trong bảng A thì cũng có nhiều dòng trong bảng B và ngược lạiứng với mỗi dòng trong bảng B thì cũng có nhiều dòng trong bảng A Ví dụmột hóa đơn ghi nhiều mặt hàng nhưng mỗi mặt hàng cũng có thể xuất hiệntrên nhiều hóa đơn khác nhau Tuy nhiên mối quan hệ này thường được chuyển

về mô hình quan hệ 1-nhiều Khi gặp mô hình quan hệ nhiều - nhiều ta thườngtạo ra một thực thể thứ ba là giao của hai thực thể ban đầu, giả sử là thực thể C

Ví dụ như trên ta có thể thêm một thực thể thứ ba là món hàng giao của hóađơn và mặt hàng, một hóa đơn có nhiều món hàng, một mặt hàng cũng có nhiềumón hàng, như vậy thông qua bảng giao này mà giữa hóa đơn và mặt hàng cómối quan hệ với nhau

C Nội dung của việc thiết kế và tạo lập CSDL

1 Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Là một người phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu thì trước hết bạn phảixác định được là cơ sở dữ liệu này dùng để làm gì Muốn vậy phải trải qua mộtquá trình điều tra, xác định yêu cầu, từ đó phân tích và thiết kế cho hợp lý, bạnphải hỏi người trực tiếp sử dụng và người quản lý của hệ thống để biết rõnhững thông tin nào thì cần thiết cho cơ sở dữ liệu, hình thức báo cáo đầu ranhư thế nào để có thể thiết kế một cách hợp lý Phải xác định một cách rõ ràng,chính xác và đầy đủ nếu không cơ sở dữ liệu sẽ trở nên vô dụng và như vậy

ứng dụng của bạn khó có thể đáp ứng được yêu cầ sử dụng của người dùng vàyêu cầu quản lý của người quản lý.

2 Phác họa mô hình dữ liệu

a Xác định thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể

Công việc đầu tiên của quá trình xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu là xácđịnh xem có những thực thể nào cần phản ánh và những thuộc tính nào cần có

để đưa vào cơ sở dữ liệu, thực chất của quá trình này là xây dựng các bảng vàtrong các bảng đó thì cần có những trường nào nhằm đáp ứng được yêu cầu đặt

ra khi phân tích và xác định yêu cầu Một số nguyên tắc khi chọn lựa xây dựngcác bảng và các cột trong bảng:

- Giảm thiểu sự trùng lặp: hoàn toàn không nên để những thông tin trùng lặptrong một bảng và cũng không nên để thông tin trùng lặp giữa các bảng vớinhau Ví dụ trong một bảng sinh viên thì không nên có đồng thời hai trườngcùng lưu thông tin về một thuộc tính nào đó của sinh viên, cũng không nên lưuthông tin ngày sinh và giới tính hoặc lớp của sinh viên vào hai bảng nào đó,như vậy khi cập nhật thì chỉ cần thực hiện trên một bảng là được tránh phải cậpnhật chỗ này xong rồi lại cập nhật trong một bảng khác, tránh được sự khôngnhất quán dữ liệu khi không cập nhật kịp thời, như thế sẽ rất mất thời gian vàcông sức cho người lập trình, và người sử dụng sẽ cảm thấy khó khăn khi xử lýnhững vấn đề bất thường có thể xảy ra trong quá trình sử dụng

- Tránh dữ liệu dư thừa : một bảng thì phải chứa những thông tin vừa và đủ vềmột thực thể, không nên đưa những thông tin không cần thiết vào bảng sẽ làmrối cơ sở dữ liệu và làm cho dung lượng của cơ sở dữ liệu tăng lên Cũng khôngnên đưa những thông tin mà có thể tính toán từ những bảng khác hoặc từ cáccột khác trong cùng một bảng Ví dụ không nên đưa vào cột điểm trung bình vìmáy có thể tính toán điểm đó dựa trên thông tin về điểm của từng môn học củasinh viên, hoặc không cần cột thành tiền vì máy cũng có thể tính được kết quảdựa vào thông tin đơn giá và số lượng Tất nhiên cũng có thể đưa những thông

tin này vào cơ sở dữ liệu nhưng sẽ thực hiện việc tính toán bàng việc lập trình

mà người dùng không phải can thiệp gì

- Tăng cường tính độc lập giữa các bảng : khi thiết kế cơ sở dữ liệu làm sao cốgắng đến mức tối đa tách những thông tin độc lập về từng thực thể giữa cácbảng, như vật khi cần thay đổi cập nhật thông tin trong một bảng nào đó sẽkhông ảnh hưởng đến những bảng khác Ví dụ như thông tin về khách hàngnhư họ tên, số điện thoại, địa chỉ thì nên để trong bảng tách biệt với đơn đặthàng của khách hàng đó, như vật khi cần thay đổi thông tin hay loại bỏ đơn đặthàng thì cũng không ảnh hưởng gì đến thông tin của khách hàng ở bảng thôngtin khách hàng

- Dữ liệu nguyên tố: mỗi một cột trong bảng cần phải chứa được thông tinnguyên tố tức là thông tin ma không hoặc ít khi phải chia nhỏ hơn nữa Ví

dụ như trường họ tên thì nên tách thành trường họ đệm và trường tên, vìthường người ta hay sắp xếp theo theo vần abc của tên chứ ít khi người tasắp xếp theo thứ tự của họ đệm

b Xác định các mối quan hệ

Khi xác định xong các thực thể và các thuộc tính của mỗi thực thểthì người thiết kế cần phải xác định các mối quan hệ giữa các thực thể đó,nhằm sau này có thể trích rút và tổng hợp thông tin giữa các bảng khácnhau nhằm đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ những yêu cầu của ngườidùng Ví dụ thông tin về hàng hóa có thể phải tổng hợp từ nhiều bảngkhác nhau của cơ sở dữ liệu hàng hóa

3 Duyệt lại mô hình dữ liêu

Kiểm tra và duyệt lại cơ sở dữ liệu một lần nữa nhằm phát hiệntránh những sai sót ngay từ lúc sau khi thiết kế, vì sửa ngay lúc này thì dễdàng hơn nhiều so với lúc các bảng đã chứa đầy dữ liệu và ứng dụng đangđược xây dựng dở dang

4 Xây dựng CSDL

Công việc lúc này là sẽ dùng đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để

“biên dịch” mô hình thiết kế thành một cơ sở dữ liệu thực trên máy tính,tiến hành tạo bảng, điền dữ liệu, tạo các truy vấn, module chương trình,các form nhập, báo cáo… để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh

III Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Quy trình

Một số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự

án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của Chính phủ mớiban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanhnghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanhnghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệpphải có những hành động đáp ứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi cácHQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin củamình để quyết định những gì họ phải cài đặt lại khi muốn sử dụng những côngnghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏqua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thôngtin

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là cóđược một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp

vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ cácgiới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổimột phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không cóphương pháp ta có nguy cơ không đạt những mục tiêu định trước Tại sao lạinhư vậy? Một hệ thống thông tin là là một đối tượng phức tạp, vận động trongmột môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viêncần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản

lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chungcủa nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Banguyên tắc đó là:

- Sử dụng các mô hình

- Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ môhình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa.Thực tế người khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểucác mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này

là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triểnứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng các khíacạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụngnguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từlogic sang vật lý khi thiết kế Ta thấy, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu

về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữliệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn

này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Tuynhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới.

Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin

Phát triển hệ thống thông tin có 7 công đoạn chủ yếu, mỗi công đoạn lạibao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo Cuối mỗi giai đoạn làphải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triểncủa hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phântích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng

a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiệntương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạchcẩn thận Trong giai đoạn thẩm định dự án thì chúng ta phải làm quen với hệthống đang xem xét và xác định các thông tin phải thu thập cũng như cácnguồn, các phương pháp thu thập thông tin Thông tin cần thu thập ít hay nhiềuphụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống mà ta đang nghiên cứu.Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hóa đơn bán hàng chomột doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn sovới hệ thống quản lý nhan sự của một doanh nghiệp lớn

Đối với những dự án lớn và có nhiều thành tham gia vào công việc thẩmđịnh dự án thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác địnhphương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ

- Làm rõ yêu cầu

Trong khâu này thì mục đích chính là làm cho phân tích hiểu đúng và hiểu

rõ yêu cầu của người xác định yêu cầu Cần xác định được chính xác đối tượng

yêu cầu và thu thập những thông tin cơ bản của môi trường hệ thống và xácđịnh khung cảnh nghiên cứu.

Yêu cầu phát triển hệ thống của khách hàng có thể được thông báo một cáchchung chung do đó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn Chẳng hạn, một nhà quản lýyêu cầu “Làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” Nhưng thực ra ông ta muốnsửa chữa hệ thống thu nhận đơn đặt hàng vì việc sử dụng nó chưa có hiệu quả.Như vậy phân tích viên có thể hiểu theo nghĩa là nhà quản lý muốn làm lại toàn

bộ hệ thống nhưng thực ra thì đó là một cách hiểu sai bởi vì đơn giản chỉ là nhàquản lý muốn thay thế hệ thống đơn đặt hàng cũ mà thôi Vì vậy chính giaiđoạn đánh giá yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép xác địnhđược đúng yêu cầu của nhà quản lý Khi làm rõ yêu cầu thì đầu tiên là phântích viên phải xác định chính xác xem người sử dụng muốn gì? Tiếp theo làphân tích viên phải đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thểgiảm xuống hoặc phải tăng cường mở rộng thêm?

Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ vớinhững người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của

họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới Chúng ta cần xâydựng lên bản phác họa đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu Xácđịnh khung cảnh nghiên cứu không phải là một công việc dễ dàng vì nếu phântích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có thể dẫn đến một số thành phần quantrọng không được đưa vào trong hệ thống còn nếu xác định nó quá rộng thì cóthể lại dẫn đến những hậu quả tiêu cực mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tíchtính hết tới các yếu tố quan trọng của hệ thống Nhưng mà nếu như xác địnhrộng như vậy thì liệu có đủ thời gian và tiền bạc để phát triển hệ thống trongtương lai

Các phân tích viên phải tận dụng các cơ hội được gặp gỡ cũng như thamkhảo từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức của mình để có thể hoàn thiệnthêm về hệ thống Trên thực tế thì phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và

sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùng của nhà phân tích

Chúng cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt làtrong giai đoạn đánh giá yêu cầu Tại sao lại như vậy? Bởi vì một lý do đơngiản đó là cần phải đánh giá được khả năng thực thi của dự án, nếu trong giaiđoạn đánh giá yêu cầu mà không đánh giá được hết các khả năng có thể xảy racủa hệ thống cũng như những yếu tố tác động bên ngoài tới hệ thống thì có thểgây ra rất nhiều lãng phí cả về tài chính cũng như nhân lực.

- Đánh giá khả năng thực thi

Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhàphân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất haykhông? Nhưng trong thực tế quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiếnhành việc đánh giá lại Trong đánh giá khả năng thực thi của dự án thì cần quantâm đến các vấn đề chính như sau:

+ Khả thi về tổ chức: đó là đòi hỏi bắt buộc phải có của mỗi hệ thốngthông tin quản lý, nếu không đáp ứng được yêu cầu này thì dự án phát triểnthông tin đó coi như không khả thi bởi vì một hệ thống thông tin quản lý luônluôn phải kết hợp hài hòa với môi trường tổ chức Ngoài ra chúng ta còn phảixem xét các ảnh hưởng của quản lý nhân sự của Nhà nước, ảnh hưởng tới quan

hệ khách hàng, ảnh hưởng xảy ra với sự trợ giúp của hệ thống thông tin mới …

+ Khả thi về mặt kỹ thuật: đòi hỏi này được đánh giá bằng cách so sánhcông nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống

đề xuất Chúng ta phải đánh giá khả thi về mặt kỹ thuật bởi vì đòi hỏi về mặt kỹthuật là quan trọng nếu như các đòi hỏi khác đều đáp ứng được nhưng lạikhông đáp ứng được yêu cầu này thì hệ thống đó không thể sử dụng được vàkhông thể tiếp tục phát triển được

+ Khả thi về mặt tài chính: chúng ta xem xét khả thi về mặt tài chính đó

là đánh giá xem lợi ích thu được của hệ thống (cả về mặt hữu hình và vô hình)

có lớn hơn được chi phí đã bỏ ra để xây dựng hệ thống hay không? Nếu lợi íchthu được từ hệ thống mà nhỏ hơn chi phí đã bỏ ra thì ta không nên tiếp tục pháttriển hệ thống

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại.Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình vàkhuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thường được trình bày để cácnhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó là quyết định tiếptục hay loại bỏ dự án

b.Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn

đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống vàxác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nộidung báo cáo chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệthống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau đây:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Trong khi lập kế hoạch phân tích chi tiết thì ta cần phải thành lập nhómphân tích, phân chia nhiệm vụ, chon phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng

và xây dựng thời hạn cho các công việc

+ Thành lập đội ngũ: để thành lập đội ngũ phân tích thì ta cần căn cứ vàocác yếu tố như quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự

án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia Vớimột hệ thống lớn và phức tạp thì cần có một đội ngũ phân tích viên lớn mạnh

và dày dạn kinh nghiệm nhưng đối với các hệ thống nhỏ thì có thể là chỉ có mộtphân tích viên chịu toàn bộ trách nhiệm phát triển hệ thống Trong quá trìnhphân tích chi tiết thì không thể thiếu được sự cộng tác của đại diện người sửdụng vì đó là những người cho sử dụng cuối cùng Điều tất nhiên là người sửdụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án vì chính họ sẽ sử dụng hệthống trong tương lai và họ có yêu cầu bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng

yêu cầu của họ Vì vậy có một số tổ chức đã cho một số người sử dụng trởthành thành viên của nhóm phát triển hệ thống, tuy nhiên điều này không phảilúc nào cũng xảy ra do điều kiện về tài chính cũng như nhân sự của công ty.

+ Lựa chọn phương pháp và công cụ: hiện nay tồn tại bốn phương phápthu thập thông tin chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tàiliệu của tổ chức Các công cụ này không phải lúc nào cũng có thể sử dụng được

vì nó còn phụ thuộc vào hệ thống ta đang phát triển có lớn hay không? Trongmột số trường hợp thì phỏng vấn tỏ ra rất có ích nhưng trong một số trườnghợp nó lại tỏ ra không có hiệu quả Chính vì vậy chúng ta cần lựa chọn phươngpháp và công cụ thu thập thông tin một cách đúng đắn

+ Xác định thời hạn: người sử dụng luôn luôn yêu cầu hệ thống đượchoàn tất ngay sau ngày bắt đầu xây dựng hệ thống Vì vậy chúng ta cần đảmbảo thời hạn hoàn tất của dự án, muốn như vậy thì chúng ta cần phải phân chiacông việc một cách hiệu quả và yêu cầu cần phải tuân thủ đúng thời hạn để hệthống có thể đưa vào sử dụng đúng hạn

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Một hệ thống thông tin luôn luôn chịu sự ràng buộ của các yếu tố bên ngoài

và bên trong, nó không phát triển một cách độc lập Chúng ta cần phải thu thậpnhững yếu tố ràng buộc đó để có thể phát triển hệ thống được nhanh chóng vàchính xác

+ Môi trường ngoài

+ Môi trường tổ chức

+ Môi trường vật lý

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Muốn phát triển dự án được tốt thì ta phải có sự hiểu biết về hệ thống đangtồn tại đầy đủ và chi tiết Để làm được điều này thì đội ngũ phát triển hệ thốngphải làm việc một cách nghiêm túc và hiệu quả, họ phải làm các công việc sau:

+ Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: trong công đoạn này thìđội ngũ phát triển hệ thống phải làm đó là mô tả các bộ phận và hoạt động củachúng và các vấn đề có liên quan như: hệ thống, vấn đề của hệ thống.

+ Xây dựng mô hình vật lý ngoài: mô hình vật lý ngoài mô tả hệ thốngnhư những người sử dụng nhìn thấy Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thốngnhư nó đang tồn tại, nó cũng là công cụ để phân tích viên kiểm tra sự hiểu biếtcủa mình về hệ thống với người sử dụng Xây dựng một mô hình hệ thống cầnphải có rất nhiều thông tin chi tiết Cho dù là bao nhiêu thời gian dành chophỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tài liệu và làm việc cùng với người sử dụngthì vẫn cứ luôn tồn tại những câu hỏi mà phân tích viên chưa có câu trả lời.Chính vì vậy phân tích viên luôn luôn phải bám sát với người sử dụng và khôngđược tự mình đưa ra câu trả lời mà phải lấy thông tin từ người sử dụng

+ Xây dựng mô hình logic: mô hình logic sẽ được xây dựng từ mô hìnhvật lý ngoài và từ các dữ liệu thu thập được trước đây Sơ đồ luồng dữ liệu và

từ điển dữ liệu là tại liệu về hệ thống Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD) sẽ hoàn chỉnh tài liệu đã thu thập được Cũng như mô hình vật lý ngoàithì mô hình logic mô tả hệ thống thực tại cho phép nhà phân tích hợp lệ hóa sựhiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác địnhmột số vấn đề của hệ thống cũng như nguyên nhân của chúng

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Trong công đoạn này thì bao gồm ba công việc chính mà phân tích viên phảithực hiện đó là:

+ Đưa ra chuẩn đoán: công việc mà phân tích phải làm trong giai đoạnnày không phải là đơn giản nhưng nó lại là một công đoạn rất quan trọng đểbiết được hệ thống đang phát triển có bị mắc các lỗi không? Phân tích viên chỉnên đưa ra các chuẩn đoán mà không nên sửa chữa nó vì nó không nằm tronglĩnh vực chuyên môn của mình Trong đại đa số các trường hợp nghiên cứu hệthống, nguyên nhân của các vấn đề là hỗn hợp Có một số trường hợp liên quanđến hệ thống thông tin, một số khác gắn liền với nhiều lĩnh vực, cả quản trị

nhân lực cũng như quản trị tác nghiệp quản lý Việc đưa ra chuẩn đoán là mộthoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ Phân tích viên phải biếttận dụng mọi công cụ để thực hiện nhiệm vụ này.

+ Xác định mục tiêu mới của hệ thống: các nguyên nhân và các vấn đềcủa hệ thống đã được xác định thì phân tích viên sẽ tiến hành cùng với người

sử dụng xác định mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa.Mục đích chính của công việc này đó là hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thốngmới và đánh giá hệ thống mới sau khi được cài đặt

+ Xác định các yếu tố của giải pháp: các mục tiêu của hệ thống mới gắnchặt với các vấn đề của hệ thống còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt vớinguyên nhân của các vấn đề Nếu thời gian trả lời của hệ thống là quá lâu vìvấn đề năng lự của máy tính thì yếu tố giải pháp trước nhất là phải nâng caonăng lực đó

- Đánh giá lại tính khả thi

Sau khi các công đoạn trên hoàn thành thì ta đã có rất nhiều thông tin về hệthống cũng như những nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề mắc phải của

hệ thống Trong công đoạn này thì mục đích chính vẫn là đánh giá tính khả thitrong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn

Đối với mỗi một yếu tố trong giải pháp thì phân tích viên phải xác định loạicông nghệ cần có để thực thi giải pháp Việc đánh giá lại tính khả thi của dự ánđược thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về

tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây

- Thay đổi đề xuất của dự án

Trong khi thực hiện đánh giá lại tính khả thi của dự án thì nhóm phân tíchviên đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp nhận.Với những thông tin đã thu thập được qua các công đoạn trên và việc đánh giálại tính khả thi của dự án thì chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại để xuất của dự

án Chúng ta cần phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định nhữngthông tin và bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về nhiệm vụ phải thực

hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tinmới.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Báo cáo chi tiết là một tài liệu rất quan trọng nó sẽ phục vụ cho việc raquyết định tiếp tục hay ngừng dự án Báo cáo chi tiết phải thể hiện được nhữngđiều căn bản mà nhóm phân tích đã tìm thấy được, nó không thể được thể hiện

để đến khi người nghe không nắm rõ được ý nghĩa Báo cáo phải được thể hiện

rõ ràng và có thể đính kèm các trang phụ lục mô tả tình hình chi tiết hơn

c.Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thốngmới sẽ sản sinh ra (nội dung của Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp,các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xửlý) và các dữ liệu sẽ được nhập (các Input) Mô hình logic sẽ phải được nhữngngười sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạnsau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là việc xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng

hệ thống thông tin mới Công việc này rất phức tạp do đó cần phải có nhữngkinh nghiệm trong thiết kế cơ sở dữ liệu thì mới có thể thiết kế cơ sở dữ liệumột cách chính xác được Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu chính xác thì phân tíchviên phải xác định được phương pháp thiết kế hợp lý, nhưng mà trong thực tếthì không tồn tại một phương pháp nào thật sự hữu ích cho mọi hoàn cảnh.Những nguyên nhân để giải thích cho sự khó khăn về thiết kế cơ sở dữ liệuđược chia thành bốn loại chính sau:

+ Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp

+ Đặc trưng của hệ thống thông tin

+ Đặc trưng của người sử dụng

+ Đặc trưng của những người phát triển hệ thống.

Trong thiết kế cơ sở dữ liệu thì việc xác định các yêu cầu của thông tin làhết sức quan trọng và có bốn cách thức để xác định yêu cầu thông tin:

+ Hỏi người sử dụng cần những thông tin gì?

+ Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại

+ Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp.+ Phương pháp thực nghiệm

Thực tế thì khi thiết kế cơ sở dữ liệu sử dụng hai phương pháp tiếp cận phổbiến hiện nay đó là phương pháp mô hình hóa và phương pháp đi từ các đầu ra

- Thiết kế xử lý

Công đoạn này là làm rõ thêm những quan hệ của các dữ liệu bằng những

xử lý trong hệ thống thông tin trợ giúp Thiết kế xử lý logic chỉ quan tâm đếncác mô hình ngoài

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Từ những thông tin đầu vào mà ta đã thu thập được bằng các phương pháp

và các dữ liệu về hệ thống Chúng ta thiết kế các luồng dữ liệu vào nhằm cụ thểhóa các dữ liệu cho quá trình phát triển dự án được tiến hành theo đúng thờihạn cả về mặt kỹ thuật cũng như thời gian

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

Mức logic là mức mà các quan hệ trong hệ thống đã được cụ thể hóa bằngcác mô hình và thông tin về hệ thống cần được chỉnh sửa sao cho có thể diễnđạt được hết các khả năng của hệ thống mới

- Hợp thức hóa mô hình logic

d.Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm khi môhình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặcnhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiên hệ thốngnày Đó là việc xây dựng các phương ác khác nhau để cụ thể hóa mô hìnhlogic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ

thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy

dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dụngchi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp cho những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá cácchi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có nhữngkhuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và mộtbuổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy mộtphương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràngbuộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương

án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

Các ràng buộc của hệ thống là rất lớn và rất phức tạp, ta phải xác định đượccác ràng buộc đó nếu không xác định được thì hệ thống khó lòng tồn tại được.Trong thực tế thì có những điều đúng cho mô hình logic nhưng lại không đúngcho mô hình vật lý Tất cả có các ràng buộc liên quan tới việc thiết kế hệ thốngnhư sau:

+ Các ràng buộc có liên quan tới tổ chức

+ Các ràng buộc về tin học

- Xây dựng các phương án của giải pháp

Ở các công đoạn trước nhóm phân tích viên đã đưa ra các đề xuất cho việcphát triển hệ thống Trong công đoạn này thì nhóm phân tích viên phải tìmđược giải pháp phù hợp cho hệ thống thông tin và công đoạn này được bắt đầu

từ các khâu sau: xác định biên giới cho phần tin học hóa, xác định cách thức xửlý

- Đánh giá các phương án của giải pháp

Nhóm phân tích viên phải đánh giá các phương án của giải pháp trong khâutrước nhằm chọn ra phương án giải pháp tốt nhất cho hệ thống Để đánh giá cácphương án của giải pháp thì có các tiêu thức đánh giá sau:

+ Phân tích chi phí lợi ích.

+ Phân tích đa tiêu chuẩn

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

Sau mỗi công đoạn thì nhóm phân tích viên luôn luôn phải báo cáo lại côngviệc của mình Trong giai đoạn này cũng không ngoại lệ, báo cáo của giai đoạnnày tập trung vào các phương án đã được đề xuất và đưa ra những lý luận để cóthể thuyết phục được người sử dụng chấp nhận phương án giải pháp đó

e.Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủcông và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạnchính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Phân tích viên trong giai đoạn này phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạngcủa các dòng vào ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hóa của hệthống và các cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lậpcác danh mục sản phẩm

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

Thiết kế chi tiết vào ra là một công việc quan trọng vì những nhận xét đánhgiá về hệ thống thông tin của người sử dụng là chủ yếu dựa vào những yếu tốvào ra này Công đoạn này cần phải thực hiện qua các bước:

+ Thiết kế vật lý cho các đầu ra: trong thiết kế này thì chúng ta cần lựachọn vật mang tin, bố trí thông tin trên vật mang, thiết kế trang in ra, thiết kế ratrên màn hình

+ Thiết kế vào: mục đích của việc thiết kế vào là thiết kế các thủ tụcnhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu sai sót Thiết kế vào bao gồm lựa chọnphương tiện, thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập.

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

Một hệ thống thường phải thực hiện các nhiệm vụ khác nhau Hệ thống cầnphải được chỉ thị của người sử dụng thì mới có thể thực thi được, muốn nhưvậy thì cần phải thiết kế hệ thống sao cho khi tương tác với phần tin học hóaphải thật dễ dàng Có bốn cách thức để thực hiện việc tương tác với hệ thốngtin học hóa đó là:

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác dựa vào các biểu tượng

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

f.Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóacủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm

về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng vàthao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việctriển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

Công việc quan trọng nhất của việc lập kế hoạch đó là việc lựa chọn công

cụ Công việc lựa chọn này liên quan đến việc thiết kế vật lý trong cũng nhưnhững hoạt động lập trình sau này Việc chọn ngôn ngữ lập trình tùy thuộc vàotình hình thực tế của hệ thống Một ứng dụng do một cán bộ không chuyên tinhọc thì rõ ràng là nên chọn ngôn ngữ thế hệ 4 Tuy nhiên những ứng dụng lớnthì cần phải có nhiều ngôn ngữ kết hợp và cần những nhà chuyên môn thựchiện

- Thiết kế vật lý trong.

Thiết kế vật lý trong có mục đích đảm bảo độ chính xác của thông tin vàlàm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí Có hai bộ phận cơ bản của thiết kế vật lýtrong đó là: thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong, thiết kế vật lý trong các xử lý

- Lập trình

Là quá trình chuyển đổi các yêu cầu về đặc tả thiết kế vật lý của các nhàphân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận Khi tiếntrình lập trình bắt đầu thì cũng có thể tiến hành tiến trình thử nghiệm và có thểtiến hành chúng song song với nhau

- Thử nghiệm hệ thống

Là quá trình tìm lỗi của hệ thống, nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc

tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của việc thử nghiệm chương trình là nhằm bảođảm rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được triển khai và thiết kếđúng với các yêu cầu đã được đặt ra

- Chuẩn bị tài liệu

Đây là công đoạn cần thiết trước khi các phân tích viên kết thúc một dự ántin học hóa để bắt đầu chuyển sang một dự án khác, nhằm tập hợp các thông tinquan trọng mà họ có được về hệ thống trong quá trình phát triển và triển khai

hệ thống Các loại tài liệu cần có trong quá trình này đó là “tài liệu hệ thống”

và “tài liệu hương dẫn sử dụng”

g.Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những vachạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồmcác công đoạn:

- Lập kế hoạch cài đặt

Trước khi tiến hành cài đặt hệ thống thì cần phải tiến hành lập kế hoạch chitiết Có thể áp dụng các phương pháp cài đặt sau đây: cài đặt trực tiếp, cài đặtsong song, cài đặt thí điểm cục bộ

+ Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này thì người ta dừng toàn bộ hệthống cũ và thay thế bằng hệ thống mới.

+ Cài đặt song song: theo phương pháp này thì cả hai hệ thống cũ và mớicùng tồn tại song song cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ

+ Cài đặt thí điểm cục bộ: theo phương pháp này thì việc cài đặt chỉ diễn

ra trên phạm vi hẹp có thể là một hoặc một vài bộ phận

- Chuyển đổi

Mỗi chiến lược chuyển đổi hệ thống chỉ bao gồm việc chuyển đổi phầnmềm mà cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, các phương pháp làm việc,các mô tả công việc, các phương tiện làm việcm các tài liệu đào tạo, các biểumẫu nghiệp vụ …

- Khai thác và bảo trì

Khi đưa hệ thống vào hoạt động thì đây là giai đoạn chiếm chi phí lớnnhất trong chu kỳ sống của hệ thống đối với phần lớn các tổ chức Quá trìnhnày có thể bắt đầu ngay sau khi hệ thống được cài đặt Sau khi hệ thống đượccài đặt thì vấn đề bảo trì được đặt ra Quá trình này là quá trình cuối cùng trongchu kỳ sống của hệ thống và nó cũng là mắt xích cuối cùng sẽ dẫn trở lại mắtxích ban đầu để bắt đàu một chu kỳ mới

- Đánh giá

Đánh giá sau dự án chủ yếu là việc so sánh thời gian thực sự để có được

hệ thống mới với thời gian dự kiến và xác định xem dự án này có tuân thủ ngânsách đã xác định hay không? Đánh giá chất lượng công việc giao cho các thànhviên có hoàn thành tốt hay không, đánh giá quản lý dự án chủ yếu là việc xem

dự án có được tiến hành tuân thủ về thời gian đã định hay không?

Đánh giá về hệ thống là việc xem xét xem hệ thống có đạt được các mụctiêu đã đề ra hay không Điều này không thể thực hiện ngay sau khi cài đặt màcần phải sau một thời gian khai thác nhất định

2 Mô hình IFD

Sơ đồ luồng thông tin ( Information Flow Diagram) là một trong haicông cụ thường dùng để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nó đượcdùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự dichuyển của dữ liệu, việc xử lý và lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ

đồ Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

-Xử lý:

Tin học hóa hoàn toàn Giao tác người máy

Thủ công

-Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công Tin học hóa

Thời điểm Sinh viên Giáo viên Phòng đào tạo

Bài thi đã chấm

Nhập điểm

Điểm

Tính điểm TB

In phiếu

Bài thi đã nhập điểm

7 ngày

sau khi thi

Cuối mỗi

học kì

Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống chấm, nhập và lên điểm

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối

tượng được biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều thông tin không thể hiện sơ đồ

như hình dạng (Format) của các thông tin vào ra, thủ tục xử lý, phương

tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này Co 3 loại

phích : phích luồng thông thin, phích kho dữ liệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: phích luồng thông tin có mẫu:

Tên tài liệu:

Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu

Tên kho dữ liệu:

Sự kiện khởi sinh

Tên IFD có liên quan:

IFD

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống

3.Mô hình DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hềquan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại kí pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

3.0 Tính và lên bàng điểm

Phòng đào

tạo

Sơ đồ DFD mức 0 : tính và lên bảng điểm cho sinh viên

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tảsao cho một lần nhìn là có thể nhận ra nội dung chính của hệ thống Để

cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏqua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.

Ví dụ sau là sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống tính lương Sau mứcnày nếu thấy cần thiết người ta có thể phân rã thành mức 1, mức hai nếuthấy cần thiết

Nhân viên 1.0 Kiểm tra ngày công 2.0 Tính các khoản

D2: Thu nhập

3.0 Tính thuế

Ngày công

Phiếu thuế Thu nhập sau thuế

Tổng hợp Phiếu lương

Thu nhập trước thuế

Ngày công đã kiểm tra

Thu nhập sau thuế

Sơ đồ DFD mức 0 hệ thống tính lương

Các phích logic

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có

5 loại phic logic, chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữliệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

-Mẫu phíc xử lý logic

-Mẫu phíc luồng dữ liệu

-Mẫu phíc phần tử thông tin

-Mẫu phíc kho dữ liệu-Mẫu phíc tệp dữ liệu

Phíc xử lý logic

Tên xử lý

Mô tả

Tên DFD liên quan

Các luồng dữ liệu vào

Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý

Ngôn ngữ này chứa các động từ như đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang,trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện…Các phép toán số học và logicthường dùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từđiển hệ thống

Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ

Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau để viết các câu:

1.Tiếp theo (Sequence)

2.Nếu …thì…(If…Then)

3.Nếu thì Nếu không …Thì (If…Then…Else…End if)

4.Trong khi mà (While…)

5.Cho đến khi (Do Until)

6.Câu phức hợp bắt đầu kết thúc (Begin…End)

7.Theo các trường hợp (Do…Case)

Ngôn ngữ cấu trúc tiếng Anh cũng có thể dùng khi thiết kế

Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge,Add, Substract, Multily, Division, Do… Các phép toán số học và logic thườngdùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từđiển hệ thống

Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ