Những lý luận về dự phòng và hạch toán các khoản dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của việt nam.DOC

Những lý luận về dự phòng và hạch toán các khoản dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của việt nam

Mục lục

Mục lục 1

Lời mở đầu 2

Phần 1 4

Những lý luận về dự phòng và hạch toán các khoản dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của việt nam 4

1.1 Bản chất và ý nghĩa của dự phòng 4

1.2 Đối tợng và phơng pháp lập dự phòng 4

1.3 Hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 5

1.3.1 Đối tợng và điều kiện lập 5

1.3.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 5

1.3.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 6

1.3.4 Tài khoản hạch toán 7

1.3.5 Trình tự hạch toán 8

1.4 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.1 Đối tợng và điều kiện kiên lập 9

1.4.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.4 Tài khoản hạch toán 11

1.4.5 Trình tự hạch toán 11

1.5 Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.1 Đối tợng và điều kiện lập 12

1.5.2 Mục đích lập dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.4 Xử lý xoá nợ các khoản nợ không thu hồi đợc 14

1.5.5 Tài khoản hạch toán 15

1.5.6 Trình tự hạch toán 15

1.6 Tổ chức sổ sách kế toán phản ánh tình hình lập và hoàn nhập các khoản dự phòng 16

Phần 2 20

Một số kiến nghị về hạch toán các khoản dự phòng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong các doanh nghiệp 20

2.1 Chế độ trích lập các khoản dự phòng 20

2.1.1 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 20

2.1.2 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi 21

2.2 Chế độ hạch toán các khoản dự phòng 23

Kết luận 28

Tài liệu tham khảo 29

Lời mở đầu

Kinh tế thị trờng khác với kinh tế bao cấp ở chỗ nó đối xử bình đẳng với tất cảcác doanh nghiệp Điều đó có nghĩa là mọi nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp đều hoàn toàn mang tính khách quan, nằm ngoài sự kiểm soát củaban giám đốc doanh nghiệp Do đó rủi ro kinh doanh đợc phân chia đều cho mỗi doanhnghiệp

Song nh vậy không thể suy ra rằng tơng lai của doanh nghiệp là bất định và rằngnguyên tắc “hoạt động liên tục” khó có thể đạt đợc Nếu nh thị trờng là yếu tố kháchquan thì các quyết định của ban giám đốc đợc xem là nhân tố chủ quan tác động đếnhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một khi các quyết định chủ quan phù hợptheo một cách nào đó với yếu tố thị trờng khách quan thì doanh nghiệp sẽ phát triển đilên Muốn thế những ngời đứng đầu doanh nghiệp luôn phải bám sát tình hình, diễnbiến thị trờng đa ra các dự báo từ đó có những quyết sách tơng ứng

Việc tính toán và lập dự phòng là một phần trong công tác dự báo ở doanhnghiệp- dự báo về khả năng tài sản của doanh nghiệp có thể bị mất giá trong tơng lai

Dự phòng thể hiện sự chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đón trớcnhững bất ổn trên thị trờng từ đó hạn chế đợc những thiệt hại mà những nhân tố đó cóthể tác động tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nh vậy, việc lập dự phòng lànhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp do đó hạch toán dự phòng trở thành một nộidung đơng nhiên trong công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp

Tại Việt nam, chế độ hạch toán dự phòng đã trải qua một số lần thay đổi cho thấy

có nhiều quan niệm khác nhau đối với việc hạch toán dự phòng Cách hạch toán hiệnnay tuy có u điểm là làm giảm khối lợng ghi chép kế toán song cũng có bất cập đángkể

Dự phòng với những ý nghĩa nêu trên cùng những bức xúc về công tác hạch toán

dự phòng hiện nay đã thôi thúc em phải đi vào tìm hiểu Chính vì vậy mà đề án mônhọc của em có tên: “ Một số suy nghĩ về phơng pháp hạch toán các khoản dự phòng ởcác doanh nghiệp hiện nay”

Đề án có hai phần nội dung chính:

Phần 1: Những lí luận về dự phòng và hạch toán dự phòng theo chế độ kế toán tàichính hiện hành của Việt nam

Phần 2: Một số kiến nghị về hạch toán các khoản dự phòng nhằm nâng cao hiệuquả quản lí trong các doanh nghiệp

Để tiến tới thực hiện và hoàn chỉnh bản đề án này em đã nhận đợc sự chỉ bảo củacô giáo Nguyễn Minh Phơng, sự giúp đỡ nhiệt tình của các bạn trong lớp, tuy nhiên dotrình độ nghiên cứu còn hạn chế nên chắc em sẽ không tránh khỏi những sai sót Vìvậy qua đây rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của cô giáo và các bạn để em có thểhiểu sâu sắc hơn về một vấn đề mà em quan tâm Xin chân thành cảm ơn

Hà nội, ngày 18 tháng 12 năm 2000

Sinh viên

Phùng Lê Hà- Lớp kế toán 39A

Phần 1Những lý luận về dự phòng và hạch toán các khoản dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của việt

nam 1.1 Bản chất và ý nghĩa của dự phòng

Dự phòng là sự xác nhận trên sổ sách kế toán một khoản giảm giá trị tài sản donhững nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn

Nh vậy,dự phòng thực chất là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí cha thực chivào chi phí sản xuất-kinh doanh của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù

đắp những thiệt hại về giảm giá tài sản có thể sẽ xảy ra trong niên độ tiếp theo

Do đó, đối với các doanh nghiệp, dự phòng có một ý nghĩa quan trọng thể hiệntrên các phơng diện sau đây:

-Phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá, báo cáo tài chính của

doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản

-Phơng diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của

niên độ, nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một số vốn đáng lẽ đã phân chia, số vốn nàydùng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chiphí hay lỗ đã đợc dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau này Thực chấtcác khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong cáctài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ

-Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí

làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế

Trên góc độ quản lý nhà nớc, dự phòng và những lợi ích của nó đợc nhìn nhận nhmột đối sách tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, tạo thu lâu dài vào ngân sáchnhà nớc

1.2 Đối t ợng và ph ơng pháp lập dự phòng

Đối tợng lập dự phòng bao gồm:

- Các vật t hàng hoá phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá đanghạch toán trên sổ kế toán

- Các khoản nợ phải thu khó đòi

-Các chứng khoán đầu t ngắn hạn, dài hạn bị giảm giá so với giá đang hạch toántrên sổ kế toán

Vậy, các khoản dự phòng theo chế độ hiện hành bao gồm:

-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

-Dự phòng phải thu khó đòi

-Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t ngắn hạn, dài hạn

Để xác định mức dự phòng cần lập, trớc hết doanh nghiệp phải tìm kiếm nhữngbằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tợng cụ thể, trên cơ sở đó tính toán vàxác định số dự phòng giảm giá cần lập cho mỗi đối tợng, sau đó tổng hợp toàn bộ cáckhoản dự phòng vào bảng kê chi tiết cho từng loại Để thẩm định mức độ giảm giá củacác loại vật t hàng hoá, chứng khoán và xác định các khoản nợ phải thu khó đòi, doanhnghiệp phải thành lập hội đồng với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, kế toán tr -ởng, trởng phòng vật t hoặc phòng kinh doanh

Thời điểm lập dự phòng đợc qui định vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập cácbáo cáo tài chính Trớc đó, doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự

phòng đã lập ở cuối niên dộ kế toán trớc Toàn bộ các khoản dự phòng cần lập phảikhông đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của doanh nghiệp (sau khi đã hoànnhập các khoản dự phòng đã trích lập năm trớc).

Trên đây là những vấn đề chung về dự phòng, để tìm hiều sâu hơn chúng ta cần đivào xem xét cụ thể nội dung hạch toán đối với từng loại dự phòng

1.3 Hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

1.3.1 Đối tợng và điều kiện lập

Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổnthất do giảm giá các loại chứng khoán của doanh nghiệp có thể xảy ra trong năm kếhoạch

Đối tợng lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là toàn bộ các chứng khoán

do doanh nghiệp đầu t bị giảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán

Điều kiện lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán: Việc trích lập dự phòng

giảm giá đầu t chứng khoán ngoài điều kiện chung để trích lập các khoản dự phòng thìviệc trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán phải thoả mãn các điều kiện sau

đây:

- Các loại chứng khoán bị giảm giá phải là chứng khoán đợc doanh nghiệp đầu ttheo đúng qui định của pháp luật

- Các chứng khoán giảm giá phải đợc tự do mua bán trên thị trờng mà tại thời

điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính năm có giá thị trờng giảm so với giá đang hạchtoán trên sổ kế toán

Những chứng khoán không đợc phép mua bán tự do trên thị trờng thì không đợclập dự phòng giảm giá

1.3.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán :

- Đề phòng về tài chính cho trờng hợp chứng khoán đang đầu t có thể bị giảmgiá khi thu hồi, chuyển nhợng hay bán

- Để xác định giá trị thực tế của các chứng khoán đang đầu t khi lập bảng cân

-

-Số dự phòng giảm giá đã lập của chứng khoán

1.3.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

Số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán phải lập cho niên độ liền sau niên độbáo cáo đợc tính toán trên hai căn cứ:

- Thực tế diễn biến giá chứng khoán xảy ra trong niên độ báo cáo

- Dự báo giá thị trờng chứng khoán doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trongniên độ liền sau

Trên cơ sở đã biết doanh nghiệp xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theoqua các bớc công việc sau:

B

ớc 1: Kiểm kê chứng khoán theo loại Để thực hiện đợc bớc công việc này,

doanh nghiệp cần phải căn cứ vào sổ chi tiết đầu t chứng khoán có mẫu nh sau:

Sổ chi tiết đầu t chứng khoán

(Dùng cho các TK: 121; 221)

Tài khoản: .

Loại chứng khoán: Đơn vị phát hành:

Mệnh giá: Lãi suất: Thời hạn thanh toán………

Thành tiền

Số lợng

Thành tiền

Số lợng

Thành tiền

1 SD đầu kỳ

2 Số phát sinh trong kỳ

…………

Cộng số phát sinh

3 SD cuối kì

Ngày tháng năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng

( Ký, họ tên)

Sổ này đợc mở theo từng tài khoản (Đầu t chứng khoán ngắn hạn :TK 121 ;Đầu

t chứng khoán dài hạn :TK221) và theo từng loại chứng khoán, có cùng một giá , tỉ lệlãi suất đợc hởng và phơng thức thanh toán lãi suất Vì vậy, nó tạo điều kiện rất thuậnlợi cho doanh nghiệp kiểm kê chứng khoán theo loại vào ngày 31/12 năm báo cáo

B

ớc 2: Lập bảng kế chứng khoán về số lợng và giá trị mua vào, đối chiếu với giá

thị trờng vào ngày kiểm kê-ngày cuối niên độ báo cáo-niên độ xảy ra dự phòng

B

ớc 3: Tính ra mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo loại chứng khoán nào

có mức báo giá thị trờng ngày kiểm kê thấp hơn giá ghi sổ thời điểm mua vào củachứng khoán

31/12 năm báocáo

*

*

Giá chứngkhoán A hạchtoán trên sổ kếtoán

-

-Giá thực tếchứng khoán Atrên thị trờng tạithời điểm 31/12năm báo cáo

Việc lập bảng kê dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán có thể tiến hành theo mẫusau:

1.3.4 Tài khoản hạch toán

Để hạch toán các khoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán kế toán sử dụngcác tài khoản sau

- Tài khoản 129 “ Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn”.

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình lập, xử lý và hoàn nhập các khoản dựphòng giảm giá đầu t ngắn hạn (dới 1 năm) với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Bên có: Số dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn đợc lập

D có: Giá trị dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn hiện có

- Tài khoản 229: “ Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn”.

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản dựphòng giảm giá đầu t dài hạn (trên 1 năm) Với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

Bên có: Số dự phòng giảm giá đầu t dài hạn đợc lập.

D có: Giá trị dự phòng giảm giá đầu t dài hạn hiện có.

1.3.5 Trình tự hạch toán

Theo thông t số 33/ 1998/ TT - BTC ngày 17 - 3 - 1998 hớng dẫn hạch toán tríchlập và sử dụng các khoản dự phòng thì trình tự hạch toán dự phòng giảm giá đầu tchứng khoán đợc tiến hành nh sau:

- Cuối niên độ hạch toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá chứngkhoán và các loại chứng khoán hiện có, kế toán tính, xác định mức dự phòng giảm giáchứng khoán cho niên độ kế toán sau, ghi:

Nợ TK 811 - Chi phí hoạt động tài chính.

Có TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Có TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản

dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập hoạt động tài chính ghi:

Nợ TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Nợ TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn

Có TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính

Đồng thời tính xác định mức trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán mớicho năm sau, ghi:

Nợ TK 811 - Chi phí hoạt động tài chính.

Có TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Có TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

Có thể khái quát quá trình hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắnhạn, dài hạn qua sơ đồ sau:

TK 711 TK 129, 229

TK 811

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán.

Hoàn nhập số dựphòng giảm giá đầu t chứng khoán đã lập năm trớc vào thu nhập hoạt động tài chính

Trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính

1.4 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.4.1 Đối tợng và điều kiện kiên lập

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất

sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật t, thành phẩm, hànghoá tồn kho có thể xẩy ra trong năm kế hoạch

Đối tợng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là: Nguyên vật liệu chính dùng

cho sản xuất, vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán, mà giá trên thị trờng thấphơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán ( sau đây gọi tắt là vật t, hàng hoá)

Điều kiện để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc trích lập dự phòng

giảm giá hàng tồn kho ngoài điều kiện chung để trích lập các khoản dự phòng thìviệc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Là những vật t hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giátrị thị trờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán

- Vật t hàng hoá là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp

- Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoăc các chứng cứ khác chứng minh giávốn vật t hàng hoá tồn kho

1.4.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Đề phòng vật t hàng hoá giảm giá so với giá gốc trên sổ, đặc biệt khichuyển nhợng, cho vay, xử lí, thanh lí

- Xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kế toán:

-

-Dự phòng giảm giá

hàng tồn kho

1.4.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cũng tơng tự nh việc lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán, dựphòng giảm giá hàng tồn kho lập cho niên độ liền sau niên độ báo cáo đợc tính toántrên hai căn cứ: Thực tế diến biến giá vật t hàng hoá xảy ra trong niên độ báo cáo và dựbáo thị trờng vật t hàng hoá doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xẩy ra trong niên độ liềnsau:

Trên cơ sở đã biết doanh nghiệp xác định số dự phòng cần lập cho năm tới theocác bớc công việc sau đây:

B

ớc 1: Kiểm kê vật t hàng hoá theo loại.

Doanh nghiệp tiến hành lập biên bản kiểm kê hàng hoá theo mẫu sau:

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

Thời điểm kiểm kê: giờ …… ngày 31 tháng 12 năm

ớc 2: Lập bảng kê vật t hàng hoá về số lợng và giá trị mua vào, đối chiếu với

giá thị trờng vào ngày kiểm kê- ngày cuối niên độ báo cáo- niên độ xảy ra việc lập dựphòng

B

ớc 3: Tính mức dự phòng phải lập cho niên độ sau khi theo loại vật t hàng hoá nào có giá thị trờng tại thời điểm kiểm kê thấp hơn giá

gốc của vật t hàng hoá đang ghi sổ kế toán.

điểm 31/12 nămbáo cáo

*

Giá gốc vật thàng hoá Ahạch toántrên sổ kếtoán

-

-Giá thực tế vật thàng hoá A trênthị trờng tại thời

điểm 31/12 nămbáo cáo

Việc lập bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể đợc tiến hành theo mẫusau:

Số hiệu TK Loại vật t

hàng hoá Số lợng

Đơn vịtính

Giá gốcvật t hànghoá

Giá tạingày kiểmkê

Mức dự phòngcần lập152

1.4.4 Tài khoản hạch toán

Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản sau:

TK 159: "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng, xử lý và hoàn nhập cáckhoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

D có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

1.4.5 Trình tự hạch toán

- Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lợng tồnkho thực tế của từng loại vật t hàng hoá, kế toán tính, xác định mức trích lập dự phòngcho niên độ kế toán sau, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản

dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập bất thờng, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thờng.

Đồng thời tính xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mới phảilập cho niên độ kế toán sau:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nh vậy, toàn bộ quá trình hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể kháiquát qua sơ đồ sau đây:

TK 721 TK159 TK 642(6426)

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hoàn nhập dựphòng giảm giá hàng tồn kho Trích kập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.5 Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

1.5.1 Đối tợng và điều kiện lập

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất củacác khoản nợ phải thu khó đòi, có thể không đòi đợc do con nợ không còn khả năngthanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch

Đối tợng lập dự phòng phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu khó đòi củadoanh nghiệp

Điều kiện để lập dự phòng phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng phải thukhó đòi ngoài điều kiện chung để trích lập dự phòng phải thu khó đòi phải thoả mãncác điều kiện sau đây:

- Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ.Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi

- Để có căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải có chứng từgốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ cha trả, bao gồm: Hợp đồng kinh tế,khế ớc vay nợ, biên bản thanh lí hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ

Căn cứ để đợc ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là:

Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ

đợc ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ớc vay nợ hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đãnhiều lần đòi nhng vẫn cha thu đợc nợ

Trờng hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạn cha tới 2 năm, nhng con nợ đang trongthời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có các dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bịcác cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử thì cũng đợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi

1.5.2 Mục đích lập dự phòng phải thu khó đòi

- Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ

- Xác định giá trị thực của một khoản tiền tồn trong thanh toán khi lập báo cáotài chính

1.5.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng phải thu khó đòi.

Để lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán phải dựa trên các tài liệu hạch toánchi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời gian thu nợ, cáckhách hàng quá hạn đợc xếp loại khách hàng nghi ngờ Doanh nghiệp cần thông báocho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng (kể cả bằng xác minh)

để xác định số dự phòng cần lập

Muốn xác định đợc chính xác khoản nợ phải thu của từng khách hàng, doanh

nghiệp cần phải căn cứ vào: sổ chi tiết thanh toán với ngời mua theo tiền Việt nam, sổ

chi tiết thanh toán với ngời mua bằng ngoại tệ có mẫu nh sau (xem trang bên):

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua

Thời hạn đợc chiết khấu

Số phát sinh Số d

1.SD đấu kì

trong kì

Cộng số phát sinh

Tỉ giá

Thời hạn

đợc chiết khấu

Cộng số phát sinh 3.SD cuối kì

Ngày tháng năm

Ngời ghi sổ

Kế toán trởng

( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (theo tiền Việt nam) đợc mở chi tiết theotừng đối tợng thanh toán còn sổ chi tiết thanh toán với ngời mua bằng ngoại tệ đợc mởtheo từng đối tợng và theo từng loại ngoại tệ Trên cơ sở số d nợ của từng đối tợngkhách hàng thể hiện trên các sổ chi tiết nêu trên và tỷ lệ ớc tính mất, doanh nghiệp xác

Để xác định con số tổng cộng cũng nh có đợc sự bao quát đối với tất cả khoản dựphòng phải thu khó đòi, có thể tổng hợp chúng vào một bảng kê theo mẫu nh sau:

Mức dự phòng cần lậpcho khách hàng nghi

tại ngày 31/12 năm báo

cáo

Việc tính toán ra số dự phòng theo cách này khá sát với thực tế thất thu có thể xảy

ra, tuy nhiên doanh nghiệp cần phải tổ chức hạch toán chi tiết, phân loại nợ, đối chiếuxác nhận nợ đối với từng khách hàng

Doanh nghiệp cần phải lu ý rằng: Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó

đòi tối đa không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ

1.5.4 Xử lý xoá nợ các khoản nợ không thu hồi đợc

Khi nhận thấy một số khoản nợ là không thể thu hồi đợc, doanh nghiệp cần phải

xử lý để xoá sổ các khoản nợ này

Các khoản nợ không thu hồi đợc khi xử lý xoá sổ phải có một trong các bằngchứng sau đây:

- Với con nợ là pháp nhân: Phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sảndoanh nghiệp hay quyết định của cáp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Với con nợ là thể nhân: Con nợ đang tồn tại nhng có đủ chứng cứ chứng minhkhông có khả năng trả nợ, hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đốivới những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết và không cókhả năng trả nợ kèm theo xác nhận của chính quyền địa phơng

Khi xử lý xoá nợ phải có biên bản của hội đồng xử lý nợ ghi rõ giá trị nợ thu hồi

đợc, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi đợc) và lập bảng kêchi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá sổ để làm căn cứ hạch toán

Đồng thời doanh nghiệp phải xác định giá trị tổn thất thực tế của khoản nợkhông thu hồi đợc cho phép xoá nợ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Mức độ tổn thất của từng khoản nợ không thu hồi đợc là phần còn lại sau khi lấy

số d nợ ghi trên sổ kế toán trừ đi số nợ đã thu hồi đợc (Do ngời gây thiệt hại đều bù, dophát mại tài sản của con nợ, do đuợc chia tài sản theo quyết định của toà án hay cơquan có thẩm quyền khác)

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, doanh nghiệp vẫn phảitheo dõi riêng trên sổ sách trong thời gian tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biệnpháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi đợc nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí liênquan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập bất thờng

1.5.5 Tài khoản hạch toán

Để hạch toán dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tàikhoản:

TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi

Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng

về các khoản phải thu khó đòi họăc có khả năng không đòi đ ợc vào cuối niên độ kếtoán Với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi.

Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi.

D có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có.

1.5.6 Trình tự hạch toán