Nghiên cứu tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh (2).DOC

Nghiên cứu tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đặc biệt sau khi Việt Namtrở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO và tổchức thaàn công Hội nghị cấp cao APEC 2006 đã đem đến cho Việt Nam (cụ thể

là các doanh nghiệp Việt Nam) rất nhiều cơ hội về kinh tế thương mại và đầu tư,tuy nhiên cũng gặp không ít những thách thức Trước những cơ hội và tháchthức đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải có những bước đi và giải pháp

cụ thể để phù hợp với xu thế của thể giới, trong đó công tác tổ chức quản lý của

là một trong những yếu tố chủ đạo Lao động và tiền lương là một trong nhữngyếu tố được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu Vì tiền lương là thu nhập chủyếu của người lao động Trả lương hợp lý là đòn bảy kinh tế để kích thích ngườilao động làm việc tích cực vơớinăng suất, chất lượng và trách nhiệm cao Hạchtoán tốt tiền lương và sử dụng lao động hợp lý là một trong những biện pháp hạgiá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc hạch toán tốt tiền lương còn gópphần tăng cường chế độ hạch toán nội bộ tại doanh nghiệp

Trong những năm qua Nhà nước đã liên tục có những thay đổi về chế độtiền lương trong doanh nghiệp với mục đích nhằm nâng cao và cải thiện đờisống cho người lao động Vì vậy việc nghiên cứu và áp dụng đúng theo chế độcủa Nhà nước ban hành luôn được các doanh nghiệp quan tâm Xuất phát từthực tế đó, em tiến hành nghiên cứu đề tài:

“Nghiên cứu tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích

theo lương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh”

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần Y tế Đức Minh

Chương II: Tình hình thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theolương tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

Chương III: Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản tríchtheo lương tại Công ty cổ phần Y tế Đức Minh

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian có hạn, do đó bài viết của emcòn nhiều hạn chế Em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía các thầy cô

giáo, bạn đọc và Ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là phòng kế toán để chuyên đềcủa em được hoàn thiện hơn Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Cô giáo,

TS Nguyễn Thanh Quý, người đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này Emcũng xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của các anh chị trong phòng

kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh đã giúp đỡ em trong thời gian thựctập tại công ty

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ ĐỨC MINH

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh 1.1.1 1.1.1 Các giai đoạn phát triển và thành tựu của Công ty

Thực hiện chủ trương, chính sách đúng đắn của Đảng và Chính phủ vềviệc đa dạng hoá các thành phần kinh tế, trong đó có doanh nghiệp ngoài quốcdoanh, ngay sau khi có Luật Doanh nghiệp ban hành, sau một thời gian chuẩn

bị, được sự cho phép của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, ngày 21tháng 7 năm 2001, công ty cổ phần Y tế ĐỨc Minh (Almedic Group) đượcthành lập tại địa chỉ số 39 Nguyễn Công Hoan, Quận Ba Đình, TP Hà Nội vớigần 20 cán bộ, nhân viên với tên gọi là Công ty Cổ phần Dược Đức Minh(Almedic Group JSC)

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh làkinh doanh các loại vắc xin, sinh phẩm, dược phẩm, hoá chất và trang thiết bị y

tế Tập chung chủ yếu là vắc xin và sinh phẩm chẩn đoán, phục vụ cho khối y tế

dự phòng, bệnh viện Trong thời gian hoạt động, Almedic Group đã phối hợptích cực với các trung tâm y tế dự phòng tập huấn và tuyên truyền cho người dânhiểu về tiêm phòng và các loại vắc xin ngoài trường trình tiêm chủng mở rộng,góp phần phòng bệnh cho nhân dân, đặc biệt là trẻ em

Với tốc độ phát triển bền vững, doanh thu hàng năm tăng 30-40% cùngvới định hướng phát triển hệ thống quản lý và phân phối chuyên nghiệp theo môhình tập đoàn Y tế (Công ty mẹ, công ty con), năm 2005 Almedic Group đạtdoanh thu 62 tỷ đồng và doanh thu của các công ty con và công ty thành viên đạt

45 tỷ đồng Tháng 12/2005 đổi tên thành công ty Cổ phần Y tế Đức Minh(Almedic Group) hoạt động với hệ thống 4 công ty con và 2 công ty thành viên,

có hơn 130 cán bộ, nhân viên đang làm việc trên cả ba miền đất nước

Almedic Group nhập khẩu trực tiếp sản phẩm của các nhà sản xuất đạttiêu chuẩn GMP của WTO từ nhiều nước trên thế giới, châu Á (Nhật, Hàn Quốc,

Ấn Độ), châu Âu (Thuỵ Sĩ, Ý, Pháp, Séc) và châu Mỹ (Mỹ, Cuba) AlmedicGroup cũng được các nhà sản xuất uỷ quyền phân phối các sản phẩm: :Vabiotech (JEV, HVB, HAV), Biopharco (SAT, Rabivac) và IVAC (SAR,VAT) Almedic Group nhập khẩu uỷ thác thông qua các công ty Haphaco,Traphaco, CPCI, Codupha, Sapharco,…

Almedic Group đã xây dựng được hệ thống phân phối chuyên nghiệpthống qua các nhà phân phối và đại lý.

Almedic Group có hệ thống khách hàng thường xuyên là các viện QuốcGia, Bệnh viện TW, Bệnh viện đa khoa, chuyên khoa tỉnh, Trung tâm y tế dựphòng, Trung tâm phòng chống HIV/AIDS, Công ty dược phẩm và các phòngkhám, phòng tiêm, nhà thuốc trên cả nước

Almedic Group đã tạo được việc làm ổn định và đóng BHXH cho gần 100cán bộ, nhân viên, đời sống cảu cán bộ công nhân viên ngày càng được nângcao Công ty đã đóng thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và thuếGTGT hàng tỷ đồng cho Nhà nước Với thành tích kể trên Công ty đã đượcTổng cục Thuế tặng bằng khen và được liên đoàn Lao động quận Cầu Giấy,thành phố Hà Nội ký quyết định thành lập tổ chức công đoàn cơ sở

Mục tiêu của Almedic Group là tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý vàphân phối chuyên nghiệp, đặc biệt phát triển thị trường tới vùng sâu, vùng xa,mua công nghệ sản xuất nhượng quyền trong nước để hạ giá thành và tăng mật

độ bao phủ, tiến tới xuất khẩu sang các nước khu vực và Đông Nam Á

1.1.2 Những mốc son đánh dấu sự phát triển

Tháng 11/2003 thành lập công ty TNHH Vắc xin và sinh phẩm Quốc tế(Titerbiovac) tại Hà Nội

Tháng 3/2004 thành lập công ty cổ phần dược phẩm Thường Khuê

Tháng 1/2005 thành lập công ty TNHH hoá chất và thiết bị y tế Toàn Cầu(GLOBCHEM) tại Hà Nội

Tháng 5/2005 Kiên doanh cung công ty TNHH Minh Long (MLCO) tại Hà Nội.Tháng 1/2006 thành lập công ty TNHH dược phẩm Việt Á (VITAPHARM) tại

1.1.3 Tình hình tài chính và lao động của công ty

Trong thời gian 5 năm hoạt động, Công ty cổ phần y tế Đức Minh khôngngừng vươn lên tù kinh doanh nhỏ đến kinh doanh toàn diện theo mô hình tậpđoàn Y tế, tiến tời sản xuất và xuất khẩu Đa dạng hoá các sản phẩm trong đó

đặc biệt la các sản phẩm phục vụ cho ngành Y tế Công ty có đội ngũ cán bộ,nhân viên hùng hậu có mặt trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, xây dựng hệ thốngquản lý chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, hệ thống bảo quản vàphân phối theo tiêu chuẩn GSP và quan trọng hơn nữa là đào tạo đội ngũ cán bộ,nhân viên chuyên nghiệp Sự phát triển của công ty được thể hiện thông qua một

số chỉ tiêu tài chính như sau:

Bảng 1: Các chỉ tiêu tài chính của công ty

Tổng doanh thu của Công ty trong ba năm đều có sự tăng trưởng cao, năm

2004 so với năm 2003 tăng 26,06%, năm 2005 tăng so với năm 2004 là 40,20%.Trong khi đó lơi nhuận năm 2004 so với năm 2003 đạt 412,67%, có thể nói năm

2004 Công ty Đức Minh hoạt động rất có hiệu quả Năm 2005 mặc dù doanh thutăng hơn so với năm 2004 40.20% nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm đáng kểchỉ đạt 52,88% so với năm 2004 Nguyên nhân là do giá đầu vào về các sảnphẩm Vắc xin- sản phẩm chủ đạo của công ty- trên Thế giới có sự tăng đột biếnlàm cho giá vốn tăng lên

Tuy nhiên có thể nói Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh trong 5 năm qua đãkinh doanh rất hiệu quả, đều có lãi cao, đời sống cán bộ công nhân viên được cảithiện, hàng năm đều hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh- Almedic Group được thành lập theoloại hình công ty Cổ phần với mô hình tập đoàn y tế (Công ty me, công ty con)

Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện đúng theo mô hình Công ty Cổphần, được khái quat theo sơ đồ sau:

NguyÔn ThÞ Thanh H¶i – Líp KTD-K15 §HKTQD Líp KTD-K15 §HKTQD 5

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - BAN GIÁM ĐỐC

CÔNG TY MẸ- CTY CP Y TẾ ĐỨC MINH

và công

ty thành viên

Phòng ban

c h ức năng

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng đào tạo và phát triển nhân lực

Phòng kế toán hành chính

Phòng quan hệ cộng

đồng

Phòng phát triển dự

Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:

Nhiệm vụ cụ thể của từng phàng ban như sau:

- Đại hội đồng Cổ đông là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty,

có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng trong Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết của Công ty Đại hội đồng Cổ đông được triệu tập họp ít nhất mỗi năm một lần do Hội đồng Quản trị triệu tập hoặc do Ban kiểm soát triệu tập

- Việc điều hành Công ty do Hội đồng Quản trị gồm 4 thành viên do Đại

Hộ đồng Cổ đông bầu ra Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty

để quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ nhữngvấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông Tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh, chủ tịch hội đồng Quản trị kiêm Tổng giám đốc Công ty

Tổng Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động chung của Công ty, điều hành trực tiếp đối với phòng xuất nhập khẩu, phòng hành chính kế toán và phát triển thương mại và dự án quốc tế

- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành những công việc do Giám đốc giao phó

- Phòng kinh doanh: Do phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp làm trưởng phòng và điều hành phòng kinh doanh, phòng đào tạo và phát triển nhân lực, phòng quan hệ cộng đồng

- Phòng hành chính, kế toán: Thực hiện các công việc về văn phòng, đảm nhiệm chức năng hạch toán kế toán, cung cấp mọi thông tin chính xác và kịp thời cho Tổng giám đốc về mọi hoạt động kinh tế của công ty, trên cơ sở đó giúpTổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý.

- Phòng xuất nhập khẩu: Hiện tại công ty chỉ có hoạt động nhập khẩu, chưa có hoạt động xuất khẩu Do đó phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp nước ngoại, kí kết các hợp đồng nhập khẩu, làm thủ tục nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác

- Phòng đào tạo và phát triển nhân lực: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về vấn đề nhân sự của Công ty, tổ chức nhân sự trong Công ty cho phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận, phù hợp với năng lực của từng người, đào tạo nhân lực mới và đào tạo thường xuyên

- Phòng phát triển thương mại, dự án và quan hệ quốc tế: Có nhiệm vukk đăng ký sản phẩm với bộ Y tế, quan hệ với nhà sản xuất nước ngoài để có nhữngđầu mối nhập khẩu sản phẩm về Việt Namm theo doic các dự án đã, đang và sẽ được thực hiện

Phòng quan hệ cộng đồng: Do đặc thù mặt hàng của Công ty liên quan đén sức khoẻ của con người nên việc hỗ trợ và tuyên truyền công tác dịch tễ rất được quan tâm và chú trọng phòng quan hệ cộng đồng có chức năng quan hệ với báo chí, truyền hình để làm công tác tuyên truyền về dịch bệnh và các vấn

đề y tế liên quan

1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh:

1.3.1 Đặc điểm kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của Công ty

Các mặt hàng của Công ty Cổ phần Y tế được cung cấp bởi các công ty trong nước và các công ty nước ngoài Do đặc thù của ngành y tế , các sản phẩmsau khi nhập về đều phải kiểm tra chất lượng rất nghiêm ngặt mới được đem ra thị trường để tiêu thụ Các mặt hàng của Công ty chủ yếu là vắc xin và sinh phẩm phục vụ cho công tác xét nghiệm ở các bệnh viện và tiêm phòng vắc xin xho con người nên sau khi nhập kho phải lấy mẫu sản phẩm đem đến kiêmt định

tại trung tâm kiểm dịch quốc gia về sinh phẩm Nếu đủ điều kiện thì mới được tung ra thị trường Trong 5 năm hoạt động, Công ty luôn luôn chú trọng đến chấtlượng của sản phẩm cà tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Y tế nên sản phẩm của công ty đã tạo được uy tín trên thị truờng Hơn nữa công tác tổ chức mạng lưới tiêu thụ cũng được Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh rất quan tâm, sảnphẩm ngày càng đựoc mở rộng Hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty được khái quát như sau:

Hệ thống phân phối và tiêu thụ sản phẩm

Với một hệ thống phân phối rất khoa học và mang tính chuyên nghiệp cao có thểnói trong những năm qua, Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh đã không ngừngphát triển Điều này đã được thể hiện rất rõ nét ở số lượng khách hàng và Đại lýcủa Công ty cung cấp thông qua các công ty con và tình hình tài chính của Côngty

Hệ thống phân phối của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh thông qua các công tycon:

CÔNG

TY

MẸ

CÔNG TY CON VÀ NHÀ PHÂN PHỐI

ĐẠI LÝ CẤP II

NHÀ THUỐC

KEY ACCOUNT

PHÒNG TIÊM TRUNG TÂM

ĐẠI LÝ CẤP I

KHÁCH HÀNG

NHÀ PHÂN PHỐI ĐẠI LÝ VÀ KHÁCH HÀNG

1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

Mô hình hoạt động Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh theo mô hình tậpđoàn (công ty mẹ, công ty con) Tuy nhiên các công ty con tổ chức hoạch toánriêng Trong báo cáo thực tập này, tôi khái quát tỏ chức hạch toán ở công ty mẹ -Công ty Cổ phần tế Đức Minh như sau:

Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toántheo kiểu trực tuyến (hoạt đọng theo phương thức trực tiếp), nghĩa là Kế toántrưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành Phòng kế toán được đạtdưới sự lãnh đạo của Giám đốc Công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đạtdưới sự lãnh đạo của Kế toán truởng Đẻ đảm bảo sụ lãnh đạo tập trung, thống

64 Trung tâm y

tế dự phòng tỉnh và TP

30 Đại lý

100 Nhà thuốc

20 phòng tiêm trung tâm

nhất, đảm bảo chuyên môn hoá lao động của nhân viên kế toán, bộ máy kế toánsản xuất kinh doanh của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Hiện nay, phòng Kế toán của Công ty có 7 nhân viên kế toán, được phânchia thành các phân hệ khác nhau Mỗi phân hệ có chức năng và nhiệm vụ riêng,song luôn có mối quan hệ khăng khít với nhau, bổ trợ cho nhau, giúp cho cả bộmáy kế toán hoạt động đều đặn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của Công

ty Nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán viên như sau:

* Kế toán trưởng: Phụ trách công việc chung của cả phòng dưới sự chỉđạo trực tiếp của Giam đốc Trường phòng bao quát công việc chung của cảphòng, đưa ra các kỹ thuật, phương pháp tính toán áp dụng để hoạch toán, tổnglết số liệu cuối cùng trước khi trình lên Giám đốc… Kế toán trưởng là đầu nãocủa phòng Kế toán, chỉ đạo trực tiếp các lế toán viên trong việc hạch toán kếtoán cũng như tiếp cận những quyết định, thông tư mới của chính phủ, từ đóhướng dẫn các kế toán viên áp dụng các phương pháp hạch toán kế toán mộtcách chính xá và nhất quán Ngoài ra Kế toán trưởng còn đảm nhiệm việc tổ

chức và chỉ đạo công tác tài chính cho Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh không

tổ chức bộ phận tài chính riêng

* Kế toán tổng hợp: Tổng hợp, tập hợp số liệu từ các phần hành để lênbáo cáo kế toán hàng quý, hàng năm, tiến hành lập báo cáo thuế cà các báo cáotài chính để trình kế toán trưởng, Giam đốc duyệt

* Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH và nguồn vốn Công ty như sau:

- Đối với việc hạch toán TSCĐ:

+ Phải xác định chính xác nguyên giá TSCĐ khi nhập vào Công ty

+ Phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ cả về giá trị và hiện vật trên phạm

vi toàn Công ty

+ Tính toán và phân bổ hợp lý KHTSCĐ

+ Theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ

+ Tham gia vào công tác kiểm kê TSCĐ và phản ánh kịp thời kết quảkiểm kê

+ Phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng TSCĐ

- Đối với nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương

+ Theo dõi tiền lương và kết quả của từng người trong công ty

+ Tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người laođộng

+ Tính toán các khoản trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độquy định và theo dõi tình hình thanh toán với các quỹ này

+ Theo dõi tình hình thanh toán với người lao động

* Kế toán vốn bằng tiền

Theo dõi tình hình tăng giảm vốn bằng tiền trong công ty, cả tiền mặt vàtiền gửi ngân hàng Đối với tiền mặt, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc,các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổcái tài khoản 111, 112, có trách nhiệm thường xuyên đối chiếu kiểm tra với thủquỹ để tránh các sai sót có thể xảy ra Đối với tiền gửi ngân hàng, hàng ngày cónhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam,Ngân hàng Công thương Hà Tây với nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Lập các chứng từ thanh toán qua ngân hàng đúng quy định

- Theo dõi tình hình tăng, giảm TGNH và thường xuyên cập nhật số dưTGNH, phát hiện sai sót (nếu có) để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.

- Căn cứ vào các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnhtiền mặt kế toán vào sổ chi tiết tiền gữi Ngân hàng

* Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu, chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi Ngoài racòn phải đi ngân hàng để nộp tiền và rút tiền

* Thủ kho: Làm nhiệm vụ xuất, nhập kho hàng trong ngày, theo dõi vàkiểm kê từng mặt hàng vào cuối tháng

* Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả kháchhàng

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, phiếuxuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng, hàngngày kế toán phải ánh vào sổ chi tiết công nợ Mỗi khách hàng được theo dõiriêng trên một sổ

Cuối tháng, lập bảng kê công nợ khách hàng và chuyển cho kế toán tổnghợp

Với mô hình tổ chức bộ máy hạch toán kế toán như trên là hoàn toàn phùhợp với đặc điểm tổ chức quản lý và loại hình kinh doanh của Công ty Mô hình

tổ chức bộ máy kế toán trên đã cho thấy sự phân công công việc cụ thể cho từngnhân viên kế toán, từng bộ phận phụ trách và từng phần hành kế toán nhằm đạtđược sự thống nhất, chính xác trong toàn bộ bộ máy kế toán

Công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên

sử dụng một máy, bảo đảm cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

2.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty

Để đơn giản hoá công tác kế toán cũng như chấp hành đúng với nhữngquy định mà Bộ Tài chính đã ban hành, Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh nhìnchung đề tuân thủ những quy định trong việc tổ chức công tác kế toán:

I Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ)

II Chế độ kế toán áp dụng

1 Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tàichính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kèm theo

2 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật kýchung

3 Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty theo quy định là đối tượng ápdụng phương pháp khấu trừ thuế để tính thuế GTGT Thuế GTGT của tháng nào

sẽ được nộp cho Nhà nước trong tháng đấy

Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánhgiá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vàodoanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính

2 Chính sách kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theophương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho

- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn khođược lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kholớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được chúng

3 Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác

- Nguyờn tắc ghi nhận: Cỏc khoản phải thu khỏch hàng, khoản phải trảtrước cho người bỏn, phải thu nội bộ và cỏc khoản phải thu khỏc tại thời điểmbỏo cỏo, nếu

+ Cú thời hạn thu hồi hoặc thanh lý dưới 1 năm (hoặc trong một chu kỳsản xuất kinh doanh) được phõn loại là tài sản ngắn hạn

+ Cú thời hạn thu hồi hoặc thanh toỏn trờn 1 năm (hoặc trong một chu kỳkinh doanh) được phõn loại là tài sản dài hạn

- Lập dự phũng phải thu khú đũi: Dự phũng nợ phải thu khú đũi thể hiệnphần giỏ trị dự kến bị tổn thất của cỏc khoản phải thu cú năng khụng được khỏchhàng thanh toỏn đối với cỏc khoản phải thu tại thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh

4 Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình

- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình

Tài sản cố định đợc hi nhận theo giá gốc, Trong quỏ trỡnh sử dụng, tài sản

cố định được ghi nhận theo nguyờn giỏ, hao mũn lũy kế và giỏ trị cũn lại

- Phương phỏp khấu hao TSCĐ hữu hỡnh, TSCĐ vụ hỡnh

Khấu hao được trớch theo phương phỏp đường thẳng.Thời gian khấu haođược ước tớnh như sau:

+ Nhà cửa, vật, kiến trỳc: 25-50 năm

+ Phương tiện vận tải: 06-10 năm

+ Thiết bị văn phũng: 03-08 năm

+ Cỏc tài sản khỏc: 03-08 năm

5 Ghi nhận cỏc khoản phải trả thương mại và phải trả khỏc

Cỏc khoản phải trả người bỏn,phải trả nội bộ và phải trả khỏch khoản vaytại thời điểm bỏo cỏo, nếu:

- Cú thời hạn thanh toỏn dưới 1 năm joặc trong một chu kỳ sản xuất kinhdoanh được phõn loại là nợ ngắn hạn

+ Cú thời hạn thu hồi hoặc thanh toỏn trờn 1 năm (hoặc trũn 1 chu kỳ kinhdoanh) được phõn loại là nợ dài hạn

Tài sản thiếu chờ xử lý được phõn loại và nợ ngắn hạn

Thuế thu nhập hoón lạiđược phõn loại là nợ dài hạn

6 Ghi nhận nguồn vốn chủ sở hữu

- Ghi nhận và trỡnh bày cổ phiếu mua lại

Cổ phiếu do công ty phát hành sau đó mua lại là cổ phiếu ngân quỹ củacông ty Cổ phiếu ngân quỹ được ghi nhận theo giá trị thực tế và trình bày trênBảng cân đối kế toán là một khoản ghi nhận giảm vốn chủ sở hữu

- Ghi nhận cổ tức: Cổ tức phải trả cho các cổ đông được ghi nhận làkhoản phải trả trong Bảng cân đối kế toán của Công ty sau khi có thông báo chia

cổ tức của Hội đồng quản trị công ty

- Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ và các quỹ từ lợi nhuận sau thuế:Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp sau khi được Hội đồng quản trịphê duyệt được trích các quỹ theo điều lệ của công ty và các quy định pháp lýhiện hành, sẽ được phân chia cho các bên dựa trên vốn góp

7 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu vàthu nhập khác

2.2 Hệ thống sổ kế toán của Công ty

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tàichính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính Phầnmềm mà công ty đang sử dụng là phần mềm kế toán Fast Hình thức sổ đượcthiết kế trên phần mềm kế toán là hình thức nhật ký chung Việc hạch toán tổnghợp và chi tiết ở Công ty đều được thực hiện theo đúng quy định Có thể kháiquát trình tự ghi sổ của Công ty theo sơ đồ sau:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁNTHEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Với bộ máy kế toán, sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nên việc hạch toán kế toán của Công ty luôn được đảm bảo chính xác và thông tin kịp thời cho Ban giám đốc để có những quyết định kinh doanh đúng đắn

2.3 Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh

2.3.1 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh áp dụng phương pháp tính lương nhưsau:

Tiền lương bao gồm:

Lương theo quy định của nhà nước là lương cơ bản x hệ số cấp bậc

Lương bổ sung theo quy định của Công ty gồm lương cơ bản x hệ sốlương bổ sung x hệ số phụ cấp

Riêng bộ phận kinh doanh, công ty còn căn cứ vào doanh số bán hàng đểxếp hệ số Ki (hệ số hoàn thành công việc) x với lương bổ sung, và phụ cấp thêmkhoản tiền phụ cấp tiếp khách

2.3.1.1 Công tác tổ chức chứng từ lao động và tiền lương

* Các chứng từ sử dụng

- Chứng từ lao động gồm:

+ Chứng từ theo dõi cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm,bãi miễn, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, quyết định hưu trí, mấtsức…

+ Chứng từ theo dõi thời gian lao động: Bảng chấm công

+ Chứng từ theo dõi kết quả lao động: Biên bản đánh giá mức độ hoànthành công việc

- Chứng từ tiền lương gồm:

+ Bảng thanh toán tiền lương và BHXH

+ Bảng thanh toán tiền thưởng

+ Các chứng từ chi tiền thanh toán

+ Các chứng từ đền bù thiệt hại, khấu trừ vào lương

+ Báo cáo bình quân thu nhập toàn công ty

* Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

Mỗi phòng ban cử ra một người có trách nhiệm theo dõi và ghi Bảngchấm công, cuối tháng lập bảng kê khai đưa cho trưởng phòng ký xác nhận,trưởng phòng gửi cho phòng kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương Ngoài ra,ngày 5-10 hàng tháng kế toán bán hàng và công nợ lập bảng doanh thu tổng hợptheo nhân viên kinh doanh làm căn cứ xét Ki Từ ngày 10-15 hàng tháng cácphòng ban họp Ki và họp phòng căn cứ vào bản tiêu chuẩn đánh giá mức độhoàn thành trong tháng Từ ngày 15-20 hàng tháng Lãnh đạo công ty họp vớicác Quản lý phòng để thống nhất Ki cho từng nhân viên Phòng kế toán lập biênbản cuộc họp và công khai hệ số Ki trên bảng tin, lập phiếu lương in cho từngCB-NV công ty và lập bảng lương Sau khi lập bảng lương xong trình cho kếtoán trưởng ký, sau đó kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền thanh toán chongười lao động Việc thanh toán tiền lương tại Công ty Cổ phaầ Y tế Đức Minhđược thực hiện thành 02 lần: Thanh toán lương kỳ I và ngày 15 hàng tháng, baogồm các khoản tạm ứng 80% lương cơ bản, Thanh toán lương kỳ II vào ngày 5của tháng tiếp theo, bao gồm toàn bộ số tiền lương còn lại và các khoản phụ cấp,BHXH theo quy định của Công ty

Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

TK 3382: Kinh phí công đoàn

TK 3383: Bảo hiểm xã hội

TK 3384: Bảo hiểm Y tế

TK 3388: Phải trả, phải nộp khác

+ Sổ sách sử dụng

- Bảng phân bổ tiền lương

- Bảng thanh toán tiền lương

- Sổ cái các tài khoản 334, 338

- Quy tr×nh ghi sæ:

Căn cứ vào chứng từ lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tiềnlương lập bảng phân bổ tiền lương và tiến hành vào sổ kế toán tổng hợp Kếtoán tổng hợp vào phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để hạchtoán chi lương, sau đó vào phân hệ kế toán tổng hợp, rồi vào phiếu hạch toán

để tiến hành phân bổ tiền lương Sau khi hạch toán xong máy sẽ tự độngchuyển số liệu vào tài khoản 334, 338 và các tài khoản chi phí có liên quan

và lên báo cáo tổng hợp

2.3.2 Hạch toán TSCĐ

2.3.2.1 Đặc điểm TSCĐ của Công ty

Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh là một Công ty Thương mại nên tài sản

cố định của Công ty chiếm tỷ trọng không nhiều Tài sản cố định của Công tychủ yếu là phương tiện vận tải và một số thiết bị máy móc phục vụ quản lý

2.3.2.2 Tổ chức chứng từ TSCĐ

Hệ thống các chứng từ sử dụng

Chứng từ gốc về lao động tiền lương, chứng từ thanh toán tiền

lương

Nhật ký chung

Sổ cái TK 334, 338, 335Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo kế toán

- Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ): Chứng từ này được sử dụngtrong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, nhận góp vốn, xây dựng

cơ bản hoàn thành, được viện trợ

- Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ): Chứng từ này ghi chép cácnghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Chứng từ khấu hao TSCĐ gồm: Bảng tính và phân bổ khấu hao

và bên bán TSCĐ hay mua TSCĐ thanh lý

2 Hội đồng giao nhận (thanh lý) tiến hành giao nhận TSCĐ cho Công ty(hoặc bên mua TSCĐ thanh lý) và lập biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ)hay Biên bản thanh lý TSCĐ (MS03- TSCĐ) Biên bản này được lập thaàn 2bản, một bản chuyển cho bên bán hay mua TSCĐ, một bản chuyển cho phòng

kế toán của Công ty để ghi sổ và lưu trữ

Sau khi TSCĐ được chuyển giao quyền sở hữu, kế toán TSCĐ tiêếnhànhlập (huỷ) thẻ TSCĐ Cuối cùng mới tiến hành ghi sổ TSCĐ được lập chung chotoàn doanh nghiệp một quyển và cho đơn vị sử dụng một quyển Tất cả sổ và thẻTSCĐ đều được kế toán TSCĐ giữ và ghi chép theo dõi Cuối tháng mới tiếnhành lập bảng tính và phân bổ khấu hao cho toàn bộ TSCĐ của công ty trongtháng

Có thể khái quát quy trình tổ chức chứng từ TSCĐ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ

2.3.2.3 Hạch toán chi tiết TSCĐ

Kế toán công ty Cổ phần Y tế Đức Minh sử dụng một mẫu sổ để hạch

toán chi tiết TSCĐ: Sổ này dùng chung cho toàn công ty, được mở cho cả năm,

trên đó ghi các thông tin về TSCĐ, về tăng giảm khấu hao TSCĐ Sổ này được

mở cho từng loại TSCĐ khác nhau như: Nhà cửa theo dõi trên một sổ, máy móc

thiết bị, dây chuyển sản xuất theo dõi trên một sổ…

2.3.2.4 Hạch toán tổng hợp TSCĐ

- TK sử dụng:

+ TK 211 – TSCĐ Hữu hình: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện

có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ Hữu hình của Công ty theo

nguyên giá Tài khoản này được chi tiết thành nhữg tiểu khoản sau:

TK 2113: Máy móc, thiết bị

TK 2114: Phương tiện vận tải

TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý

TK 2118: TSCĐ HH khác

+ TK 214: Hao mòn TSCĐ: TK này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của

TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và các khoản tăng, giảm hao

mòn khác của các loại TSCĐ của Công ty như TSCĐ HH, TSCĐ VH và TSCĐ

thuê tài chính Tài khoản này được chi tiết thành những tiểu khoản sau:

TK 2141: Hao mòn TSCĐ HH

TK 009 - Nguồn vốn khấu hao: là TK ghi đơn

Sổ sách sử dụng:

Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh sử dụng phần mềm kế toán Fast nên mẫu

sổ được thiết kế trên phần mềm nhưng vẫn phù hợp với mẫu do Bộ tài chính quy

định

Lập, huỷ thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết và tổng hợp

Bảo quản lưu trữ Quyết định tăng

giảm TSCĐ

Phòng kinh doanh

Hội đồng giao nhận

Kế toán TSCĐ

Lập hợp đồng Giao nhận TSCĐ và lập biên bảnBan

giám đốc

Phương phỏp và quy trỡnh hạch toỏn cỏc nghiệp vụ về TSCĐ

Hạch toỏn tổng hợp tăng, giảm TSCĐ

TSCĐ của Cụng ty Cổ phần Đức Minh trong những năm qua chủ yếu là doCụng ty mua sắm Vỡ vậy, khi TSCĐ nhập về, kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốcxỏc định nguyờn giỏ của TSCĐ Sau khi xỏc định được nguyờn giỏ của TSCĐ,

kế toỏn sẽ nhập vào phõn hệ TSCĐ trờn phần mềm, khai bỏo toàn bộ cỏc thụngtin về tài sản cố định, mỏy sẽ tự lờn sổ NKC tương ứng với mỗi loại nghiệp vụ

và tự vào sổ Cỏi TK 211, 214 Cuối thỏng kế toỏn TSCĐ chỉ việc chọn và in racỏc bảng Tổng hợp, chi tiết, bỏo cỏo TSCĐ trong thỏng và sổ cỏi cỏc TK 211,

214

Hạch toỏn khấu hao TSCĐ

Cụng ty Cổ phần Y tế Đức Minh tớnh khấu hao TSCĐ theo phương phỏpđường thẳng, định kỳ mỗi thỏng kế toỏn trớch khấu hao TSCĐ vào chi phớ sảnxuất kinh doanh đồng thời phản ỏnh hao mũn TSCĐ, ghi:

Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ

2.3.3 Hạch toán kế toán vốn bằng tiền

2.3.3.1 Hạch toán nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền mặt

* Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, giấythanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ

* Tổ chức nghiệp vụ thu tiền mặt: Tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minhviệc thu tiền được tổ chức như sau:

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền như: Thu tiền từ bán hàng, thu tiền từ tàikhoản tiền gửi, thu từ các khoản khác, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu thuchuyển cho thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu, sau đó chuyển lại cho kế toán Kếtoán ghi sổ nghiệp vụ thu tiền rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đóchuyển lại cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán bảo quản và lưu trữ

* Tổ chức nghiệp vụ chi tiền: Khi có nghiệp vụ chi tiền như: chi mua tàisản, vật tư hàng hoá, chi nộp cho Ngân hàng, chi thanh toán lương và các khoảnthu nhập cá nhân khác cho người lao động, chi trực tiếp cho kinh doanh (chi hộihọp, học tập, quảng cáo…) người nhận tiền viết giấy đề nghị Công ty chi tiền,thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng duyệt chi, kế toán thanh toán lập phiếu chi,

kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt chi Sau đó thủ quỹ xuất quỹ tiền mặtgiao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển lại cho kế toánthanh toán Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán, rồi bảo quản chứng từ trong kỳ vàchuyển vào lưu trữ sau năm tài chính

Cuối tháng kế toán và thủ quỹ sẽ đối chiếu sổ xem có khớp nhau và thủquỹ kiểm kê quỹ thực tế để kiểm tra xem số tiền thực tế và sổ có bị chệnh nhaukhông?

2.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền gửi Ngân hàng

* Chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệmthu, chứng từ thanh toán qua Ngân hàng

* Các nghiệp vụ liên quan đến Ngân hàng: Ở Công ty Cổ phần Y tế ĐứcMinh, kế toán tổng hợp có trách nhiệm giao dịch chính với Ngân hàng Với cácnghiệp vụ thanh toán như: trả tiền khách hàng trong nước, trả tiền khách hàngnước ngoài Vay ngân hàng, rút tiền gữi về nhập quỹ, mở L/V… Kế toán lậpchứng từ chi theo đúng mẫu Ngân hàng, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp NXT

Sổ kế toán tổng hợp

2.3.4 Hạch toán mua hàng và thanh toán với người bán

2.3.4.1 Tổ chức hạch toán kế toán mua hàng

* Chứng từ kế toán:

- Chứng từ mua: Hoá đơn mua hàng, Tờ khai HQ, bảng kê mua hàng

- Chứng từ hàng tồn kho, chi phí nhập kho, biên bản kiểm nghiệm

- Chứng từ thanh toán: TM, TGNH

* Quy trình luân chuyển chứng từ

Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh và phòng nhập khẩu tiến hànhlàm thủ tục nhập hàng Khi hàng được đưa về, phòng thương mại và phát triển

dự án sẽ có trách nhiêm đem mẫu đến kiểm tra và đăng ký với Bộ tế Sau khi cóxác nhận của Bộ Y tế, hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng và cho phép được bán ratrên thị trường, Công ty tiên hành nhập kho Thủ kho tiến hành viết phiếu nhậpkho, ghi sổ kho và chuyển một liên cho kế toán Kế toán căn cứ vào Hoá đơnmua hàng TKHQ và phiếu nhập kho tiến hành ghi sổ

* Sổ chi tiết và trình tự hạch toán chi tiết

Ở Công ty CP Y tế Đức Minh hạch toán chi tiết hàng tồn kho theophương pháp thẻ song song

Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất tồn cho từngloại hàng hoá về mặt số lượng Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất.Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng thẻ Cuối tháng tiến hành cộng nhập, xuất

và tính ra số tồn kho trên từng thẻ

THẺ KHO

Năm 2006Loại vật tư, sản phẩm hàng hoá

Chủng loại, quy cách ………

Tại phòng kế toán: Sau khi, nhận phiếu nhập kho của thủ kho gửi lên, kếtoán căn cứ vào phiếu nhập này và hóa đơn khách hàng gửi tiến hành vào sổ chitiết.

Với việc ứng dụng kế toán máy trong hạch toán vật tư, sau khi nhận đượcchứng từ nhập (hoá đơn mua hàng, TKHQ, phiếu nhập kho), kế toán tiến hànhnhập số liệu vào phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả với các thông tinnhư: Tên khách hàng, số phiếu nhập, ngày nhập, mã vật tư, số lượng, đơn giá Nếu nhập một loại vật tư mới chưa có mã vật tư hoặc chưa có mã khách hàng thì

kế toán tiến hành nhập thêm mã vào doanh mục vật tư, danh mục hàng hoá, đơn

vị tính, nhóm hàng hoá, TK kho… Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, máy sẽ tựđộng chuyển các dữ liệu vào sổ chi tiết hàng hoá và sổ kế toán công nợ củakhách hàng Mỗi vật tư và khách hàng được theo dõi trên một sổ, sổ kế toántổng hợp tài khoản 151, 156, 331…

Sổ chi tiết hàng hoá và bảng tổng hợp chi tiết sản phẩm hàng hoá củaCông ty Đức Minh trong phần mềm cũng được thiết kế theo mẫu quy dịnh của

Bộ tài chính

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Năm 2006Tài khoảnTên khoTên quy cách sản phẩm hàng hoáChứng từ

ĐƯ

Đơngiá

TT

Số dư đầu kỳPhát sinh trong kỳCộng phát sinh

Số dư cuối kỳ

Chứng từ hàng hoá

Nhật ký chung

Sổ cái TK 151, 156Bảng CĐ SPS

Báo cáo

Nhật ký mua vât tư

Bảng tổng hợp chi

tiết

Sổ chi tiết vật tư

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SẢN PHẨM HÀNG HOÁ

Tháng…… Năm Danh

2.3.4.2 Tổ chức hạch toán kế toàn nghiệp vụ thanh toán với người bán

* Chứng từ kế toán: Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng, thanh toán bằngtiền tạm ứng

* Tổ chức hạch toán chi tiết

Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng Mỗi khách hàng được mã hoámột mã Khi có nghiệp vụ mua hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, vàođúng mã của khách hàng đó, máy sẽ tự động tăng nợ phải trả Khi có chứng từthanh toán, kế toán vào phiếu chi tiền hoặc giấy báo nợ của Ngân hàng và vào

đúng mã khách hàng đó, máy sẽ tự động ghi giảm số nợ phải trả của khách hàng.Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toánvới người bán được thiết kế như sau:

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng … … năm Tài khoản:

Đối tượng: ……… Loại tiền: VNĐNT

2.3.5 Hạch toán kế toán bán hàng và thanh toán với người mua

2.3.5.1 Hạch toán kế toán bán hàng

Tại Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh, mặt hàng chủ yếu của công ty làVắc xin và sinh phẩm phục vụ cho các bệnh viện và trung tâm y tế dự phòng,nhà thuốc… thị trường của công ty có ở cả Hà Nội và các tỉnh vì vậy bán hàngcủa Công ty chủ yếu là vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng

Hệ thống chứng từ kế toán bán hàng của Công ty Cổ phần Y tế Đức Minhđược tổ chức như sau:

người bán (TK331)

Sổ cái

Bảng cân đố số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bánn

Báo cáo kế toán

- Các loại chứng từ trong phản ánh nghiệp vụ thuế, phí, lệ phí, thanh toántiền bán hàng, tiền phí tổn khác… Báo Nợ; báo có, phiếu thu, phiếu chi, kê khaithuế; Vé phí cầu, đường, phà….

* Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho:

Phòng kinh doanh làm công tác thị trường và ký kết được hợp đồng cungứng cho khách hàng Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòngkinh doanh viết giấy xin xuất hàng trình để kế toán trưởng hoặc giám đốc công

ty ký lệnh xuất hàng Sau khi có lệnh xuất hàng, phòng kinh doanh mang xuốngthủ kho viết phiếu xuất kho và xuất hàng theo số lượng hàng yêu cầu, cùng vớingười nhận hàng ký vào phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho chuyển chứng từxuất kho cho kế toán

Sản phẩm hàng hoá của công ty có thể bán trực tiếp cho khách hàng, gửiđại lý, hoặc làm dịch vụ uỷ thác nhập khẩu cho các công ty con hoặc bạn hànggiao hàng không qua kho Việc bán hàng có thể thức thanh toán khác nhau như:thu tiền ngay, bán chịu…

* Tổ chức hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng

- Tại phòng kế toán, sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá mở theo phương pháp

kế toán thẻ song song, đơn giá xuất tính theo phương pháp bình quân gia quyềncuối kỳ Sổ chi tiết mở cho TK 632 Do sử dụng phần mềm kế toán nên đã hỗtrợ rất nhiều cho kế toán trong việc lên sổ chi tiết cho từng mặt hàng và tính đơngiá xuất khi có nghiệp vụ xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ là phiếu xuấtkho và hoá đơn bán hàng tiền hành nhập số liệu vào phần phân hệ kế toán bánhàng và công nợ phải thu Kế toán nhập chi tiết các chỉ tiêu như tên khách hàng,

mã vật tư, hàng hoá, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, mã vụ việc của từng loạihàng hoá Sau khi nhập đủ các dữ liệu máy sẽ tự động đưa vào các sổ, sổ chi tiếtcủa từng loại hàng hoá, sổ chi tiết bán hàng (hoặc bảng kê bán hàng), sổ tổnghợp TK 511, TK 131, TK632, TK 156, 151, TK 333… Cuối tháng kế toán dùngbút toán tính giá trung bình của tất cả các kho, phân bổ và kết chuyển tự động,máy sẽ tự động tính đơn giá đơn giá xuất và đưa vào các sổ chi tiết và tổng hợp

có liên quan

Cuối tháng in các sổ kế toán theo yêu cầu báo cáo

Chứng từ hạch toánNhật ký chung

Sổ cái TK 151,

156, 157, 632, 131,

511, 531, 532, 911Bảng CĐ SPSBáo cáo

Quy trình hạch toán tổng hợp của công ty vẫn theo nguyên tắc sau:

Cuối tháng kế toán tổng hợp kiểm tra các bút toán xuất hàng, tính giá xuất vàthực hiện các bút toán liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,máy từ động đưa vào sổ TK 641, 642 Cuối cùng dùng lệnh kết chuyển từ động đểkết chuyển tất cả các tài khoản chi phí: TK 632, TK 635, TK641, TK642, TK 811, vàtài khoản doanh thu: TK 511, TK515, TK531, TK 532, TK711, TK 911, TK 421 máy

sẽ tự tính và kết chuyển toàn bộ, xác định kết quả kinh doanh và lên báo cáo tài chính

2.3.5.2 Hạch toán thanh toán với người mua

* Chứng từ kế toán: các loại hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từphản ánh nghiệp vụ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có, giấy đề nghị tạm ứng…

* Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp nghiệp vụ thanh toán

Quy trình nghiệp vụ thanh toán của Công ty được ghi nhận theo sơ đồsau:

Căn cứ vào phiếu thu tiền do thủ quỹ chuyển hoặc giấy báo có của ngânhàng khi khách hàng chuyển tiền, kế toán tiền hành vào phân hệ kế toán tiền mặt

và tiền gửi ngân hàng, sau đó vào cập nhật số liệu nhập đầy đủ các thông tin vềkhách hàng, số phiếu thu, số tiền, số hóa đơn Máy sẽ tự động vào các sổ vàgiảm trừ số nợ của khách hàng Cuối tháng kế toán kiểm tra đối chiếu giữa sổchi tiết và sổ tổng hợp và in các báo cáo cần thiết

2.3.6 Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn

và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ củaCông ty Tại Công ty Cổ phần Y tê Đức Minh các báo cáo kế toán được lập định

kỳ mỗi quý một lần

Phòng kế toán của Công ty Cổ phân Y tế Đức Minh, bộ phận kế toán tổnghợp chịu trách nhiệm lập báo cáo kế toán cho Giám đốc công ty Hiện nay, đểphục vụ cho hoạt động quản lý nội bộ, Công ty còn lập những báo cáo quản trị

về doanh thu và chi phí tương sứng với từng hoạt động Báo cáo quản trị doCông ty tự xây dựng sao cho tiện lợi cho việc quản lý và theo dõi của Công ty.Mỗi phần hành kế toán cuối mỗi quý, mỗi năm, báo cáo về phần hành của mìnhcho bộ phận kế toán tổng hợp gồm:

Các báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình tăng bán hàng do kế toántiêu thụ sản phẩm lập như báo cáo tiên thụ sản phẩm, bảng tổng hợp tiêu thụ sảnphẩm, báo cáo doan thu