HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC THI CÔNG VIỆC ở hàn QUỐC

Từ những mục tiêu đặt ra này, công chức phải lập một kế hoạch để thực hiện các công việc: xác định kết quả đầu ra, các hoạt động cần thực hiện và tiến độ thời gian theo mẫu.. - Đo lýờng

H Ệ TH Ố NG ĐÁNH GIÁ THỰ C THI

NGUY ỄN THU HUYỀN

Viện Khoa học Tổ chức Nhà nýớc

I H ệ thống đánh giá thực thi công việc

Hệ thống đánh giá thực thi công việc ở Hàn Quốc đýợc thiết kế cho đội ngũ

công chức theo hệ thống chức nghiệp ngành GS từ bậc 1 đến bậc 9

Thời điểm tiến hành đánh giá: Đối với công chức từ bậc 1 đến bậc 4 việc đánh giá đýợc tiến hành 1 lần trong 1 nãm (vào tháng 12); còn đối với công chức

cấp thấp hõn (từ bậc 5 trở lên) đýợc tiến hành 2 lần trong nãm (vào tháng 6 và tháng

12)

1 Đánh giá thực thi công việc đối với công chức từ bậc 1 đến bậc 4

Việc đánh giá đối với công chức từ bậc 1 đến bậc 4 đýợc tuân theo hệ thống đánh giá thực thi công việc đýợc ban hành vào nãm 1994, diễn ra nhý sau:

- Xác định các mục tiêu: Mỗi công chức phải xác định các mục tiêu hàng nãm

trên cõ sở bản kế hoạch hàng nãm của tổ chức Từ những mục tiêu đặt ra này, công

chức phải lập một kế hoạch để thực hiện các công việc: xác định kết quả đầu ra, các

hoạt động cần thực hiện và tiến độ thời gian theo mẫu Đặc biệt, những mục tiêu đặt

ra và những chỉ dẫn về lộ trình thực hiện công việc phải đồng nhất

- Xem xét sự hợp lý của các mục tiêu: Sau khi công chức đặt ra các mục tiêu,

ngýời đýợc giao thẩm quyền giám sát sẽ xem xét mức độ quan trọng, sự phức tạp

và khả nãng có thể đo lýờng đýợc của các mục tiêu này Xem xét khả nãng đo

lýờng đýợc của các mục tiêu là rất quan trọng để xác định mức độ hợp lý của các

mục tiêu đặt ra của công chức

- Đo lýờng mức độ hoàn thành công việc: Ngýời giám sát sẽ thảo luận với

các công chức để đýa ra các đánh giá về mức độ đạt đýợc các mục tiêu mà họ đýa

ra Ngýời giám sát sẽ cho điểm về mức độ đạt đýợc vào một bảng điểm với 60 điểm Công chức sẽ đýợc cộng thêm điểm nếu các mục tiêu đýợc đánh giá là phù

hợp Sau đó, ngýời giám sát sẽ phải quyết định mức độ đánh giá đối với công chức

Trong quá trình đánh giá này, nếu thấy cần thiết, hội đồng xét duyệt mục tiêu, gồm

các chuyên gia bên ngoài cũng có thể đýợc thành lập và huy động sử dụng vào thực

hiện quá trình này

2 Đánh giá thực thi công việc đối với công chức từ bậc 5 đến bậc 9

Vào nãm 1998, Chắnh phủ Hàn Quốc đã hợp nhất hai thể thức đánh giá trýớc đây đối với bậc 6-9 và bậc 1-5 thành thể thức đánh giá đối với bậc 5-9, nhý sau:

a) Đánh giá của ngýời giám sát: Ngýời giám sát sẽ đánh giá việc thực hiện

công việc, khả nãng đáp ứng công việc, thái độ đối với công việc của cấp dýới trên

cõ sở tắnh toán kết quả của việc tuân thủ của các nhân viên Những ngýời có thẩm

quyền đánh giá này đýợc chỉ định trong số những ngýời giám sát trực tiếp và những

ngýời đánh giá đýợc chọn từ những nhà giám sát cấp cao hõn

Các lĩnh vực đánh giá đối với công chức loại này đýợc diễn tả qua bảng sau:

C ác lĩnh vực đánh giá T ỉ số

điểm

C ác nhân tố (tiêu chuẩn) đánh giá

Mức độ hoàn thành công việc 60% Chất lýợng, số lýợng công việc, tiến

độ thực hiện, độ phức tạp của công

việc và sáng kiến trong công việc

Khả nãng đáp ứng công việc 30% Các kỹ nãng, sự yêu thắch đối với

công việc, khả nãng am hiêu và lập

kế hoạch công việc, khả nãng bám

việc

Thái độ đối với công việc 10% Lĩnh vực này đýợc đánh giá theo

tiêu chuẩn của từng bộ

- Kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc đýợc chia thành 5 mức độ:

xuất sắc, trên trung bình, trung bình, dýới trung bình và kém

- Công chức sẽ bị trừ 10 điểm khi họ vi phạm các lỗi sau: rời bỏ vị trắ, công

sở trong giờ làm việc; đến muộn; có thái độ không đúng mực đối với khách hàng/

ngýời dân; hoặc đang chịu những hình thức kỷ luật nhý cảnh cáo, kỷ luật, nhắc

nhởẦ

Ngýời đánh giá sẽ đýa ra những đánh giá độc lập đối với nhân viên của họ

theo những tiêu chuẩn trên Nếu thấy cần thiết, họ sẽ có những trao đổi với nhân

viên đýợc đánh giá va khuyến khắch họ trình bày về những vấn đề výớng mắc của

họ Tuy nhiên, thông tin về cuộc trao đổi này sẽ không đýợc tiết lộ Vì đánh giá đýợc dựa trên sự ýớc lýợng về mức độ hoàn thành, khả nãng đáp ứng, thái độ đối

với công việc, nên nó chỉ mang tắnh chất týõng đối chứ không thể là tuyệt đối

Chắnh vì vậy, ngýời đánh giá đýợc khuyến cáo nên theo dõi việc thực hiện công

việc của các nhân viên một cách liên tục và thýờng xuyên thì các đánh giá mới có

giá trị và độ tin cậy cao

b) Ghi chép việc thực hiện công việc

Theo quy định, các nhân viên sẽ phải ghi chép (viết nhật ký công việc) về

thực hiện công việc của họ theo mẫu Mô tả, kể lại, diễn đạt về thực hiện công việc,

nãng lực, khả nãng của họ cũng nhý những vi phạm kỷ luật nếu có

c) Điểm số tổng thể

Ngýời đánh giá sẽ tắnh toán bằng mọi cách cộng tất cả số điểm ở các lĩnh vực đánh giá thực hiện công việc, những khả nãng týờng thuật, liên kết công việc và

thái độ đối với công việc rồi đýa ra kết quả cuối cùng

d) Lên danh sách những ứng cử viên có khả nãng đýợc thãng chức

Ngýời quản lý tổng thể (lãnh đạo) đõn vị trên cõ sở kết quả đánh giá, sẽ đối

chiếu với các mức độ xếp loại nhân viên theo thứ tự Sau đó, họ sẽ phải đệ trình một

danh sách các ứng cử viên sáng giá cho công việc bổ nhiệm lên uỷ ban đánh giá

thực thi công việc sau khi có tham khảo ý kiến các nhà đánh giá để tránh các lỗi từ

kết quả đánh giá

Hàn Quốc áp dụng phýõng pháp đánh giá đa cấp độ (360 độ) để đánh giá

thực hiện công việc của công chức Phýõng pháp này đýợc quy định tại vãn bản về đánh giá thực thị công việc nãm 1995 Hệ thống này đýợc áp dụng nhằm mục đắch đạt tới sự khách quan và tắnh chắnh xác trong đánh giá Những ngýời tham gia đánh

giá bao gồm: các nhà giám sát, những đồng nghiệp cùng cấp và cả cấp dýới Họ sẽ đýợc lựa chọn trên cõ sở những tiêu chuẩn rõ ràng Những ngýời tham gia vào quá

trình đánh gia thýờng là những đồng nghiệp cùng cấp, những ngýời giám sát và cấp

dýới cũng có thể tham gia vào quá trình này, tuỳ thuộc vào bối cảnh của từng cõ

quan

Ngýời quản lý sẽ không trực tiếp tham gia vào quá trình đánh giá (không

quyết định mức độ hay cho điểm đánh giá), mà công việc của họ đó là: trýớc tiên,

họ sẽ phân loại các thông tin, bao gồm thông tin về thể thức đánh giá đa cấp độ,

những thông tin liên quan đến những ngýời tham gia vào quá trình đánh giá và

hýớng dẫn họ về những phýõng pháp đánh giá Những ngýời tham gia đánh giá này

sẽ cho điểm thực hiện công việc của ngýời đýợc đánh giá vào 5 mức độ Cuối cùng,

số điểm đýợc cộng dồn lại và điểm số này đýợc sử dụng nhý một tài liệu tham khảo

cho việc quyết định thứ bậc mức độ của sự thãng tiến của ngýời công chức

e) Uỷ ban đánh giá thực thi công việc

Mỗi cõ quan đều có uỷ ban đánh giá riêng để quản lý, theo dõi danh sách các ứng cử viên cho việc thãng tiến Uỷ ban này gồm các thành viên là công chức cấp

trên của các nhân viên đýợc đánh giá Theo quy định, số lýợng thành viên thông

thýờng từ 5 đến 7 ngýời, tối thiểu là 2 ngýời (trong trýờng hợp không đủ) Chủ tịch

uỷ ban do Bộ trýởng kiêm nhiệm

Các hoạt động cụ thể của uỷ ban bao gồm:

- Lýu giữ các biên bản ghi chép về quá trình đánh giá để giúp chứng thực các

kết quả đánh giá việc thực hiện công việc của các nhân viên

- Trên cõ sở so sánh điểm số và kết quả đánh giá của tất cả các nhân viên, uỷ

ban quyết địunh mức độ xếp loại đánh giá của từng nhân viên Điểm số cho việc

thực hiện công việc đýợc tắnh từ vị trắ thập phân đầu tiên

Xuất sắc (20%) Trên trung bình

(40%)

Trung bình (30%) Kém (10%)

Trên 46 điểm

Dýới 50 điểm

Trên 38 điểm

Dýớii 46 điểm

Trên 23 điểm

Dýới 38 điểm

Dýới 23 điểm

- Trình hồ sõ về đánh giá thực thị công việc lên ngýời có trách nhiệm quản lý

danh sách các ứng cử viên cho sự thãng tiến Ngýời này có thể đề nghị xem xét lại

khi thấy quyết định của uỷ ban là không thắch hợp Khi một nhân viên chuyển cõ

quan, hồ sõ về việc thực hiện công việc của họ đýợc gửi đến cõ quan mới, để bảo đảm con đýờng chức nghiệp của họ đýợc quản lý, theo dõi một cách có hệ thống và

chúng còn là cõ sở dữ liệu về công trạng và sự thãng tiến của họ

Sự phản ánh tỷ lệ thực hiện công việc ở từng giai đoạn ở các bậc khác nhau là

rất khác nhau:

Bậc Giai đoạn Phản ánh tỷ lệ trung bình của việc thực hiện

công việc

Nãm thứ 1 Nãm thứ 2 Nãm thứ 3

Bậc 5 3 nãm gần đây 50% 30% 20%

Bậc 6,7 2 nãm gần đây 60% 40%

Bậc 8,9 Trong nãm gần

đây

100%

f) Việc sử dụng kết quả đánh giá

Kết quả đánh giá sẽ đýợc sử dụng cho việc thãng tiến, trả lýõng, thýởng, phát

ển nghề nghiệp và thuyên chuyển

Kết quả đánh giá của các ứng cử viên từ bậc 1 đến bậc 4 đýợc sử dụng để

tham khảo cho việc xem xét bổ nhiệm Đối với bậc 6, bậc 7 sử dụng để làm cõ sở

cho việc quy hoạch ứng cử viên cho bổ nhiệm Đối với những ngýời có thành tắch

nổi bật trong suốt các giai đoạn đánh giá sẽ đýợc thýởng thêm 5 điểm và thành tắch

này sẽ đýợc công khai và ghi rõ vào hồ sõ đánh giá công chức

g) Việc tiết lộ kết quả đánh giá

Các cõ quan sử dụng công chức theo quy định không đýợc phép tiết lộ về kết

quả đánh giá công chức của mình Tuy nhiên, đã có một số cuộc hội thảo bàn về

việc có hay không tiết lộ kết quả đánh giá này

Một số lợi ắch của việc công khai kết quả đánh giá công chức, đýợc đýa ra,

đó là:

Mục đắch của hệ thống đánh giá là sử dụng những kết quả đánh giá này nhý

cõ sở dữ liệu của quản lý nhân sự, vì vậy việc giữ kắn kết quả này là không thể thực

hiện đýợc

- Công khai kết quả đánh giá bảo đảm tắnh công bằng của việc đánh giá

- Nó cũng giúp cho công chức nhận thấy những mặt mạnh, điểm yếu của

mình và là cõ hội để họ có thể tự soi xét bản thân để tự hoàn thiện, thay đổi

chắnh mình

- Nó giúp cho việc sử dụng những kết quả đánh giá một cách rộng rãi và chủ động

Một số bất lợi, đó là:

- Công khai kết quả đánh giá dễ dẫn đến khuynh hýớng bao che, xuề xòa trong đánh giá

- Dễ làm mất lòng nhân viên nếu những kết quả đánh giá không làm vừa lòng

họ

- Nó có thể gây xung đột giữa những ngýời đánh giá và ngýời đýợc đánh giá

Tuy nhiên, nhìn chung, những ý kiến ủng hộ việc công khai kết quả đánh giá

nhiều hõn Bởi vì khuynh hýớng của việc sử dụng kết quả đánh giá đýợc thay đổi từ

mục đắch kiểm tra, kiểm soát nhân viên sang đo lýờng sự phát triển và khuyến khắch

phát triển nãng lực của công chức

II Đổi mới hệ thống đánh giá thực thi công việc

Vai trò quan trọng của hệ thống này mang lại là không thể phủ nhận, đặc biệt

ới mục tiêu của nó là hýớng tới sự công bằng, khách quan trong đánh giá Từ khi

này mang lại đã tãng từ 45-50% (đối với công chức bậc 5) và 35-50% (đối với công

chức bậc 6-9)

Tuy nhiên, theo một cuộc điều tra ý kiến đội ngũ công chức, có một số ý kiến

chỉ trắch hệ thống đánh giá này, nhý: thiếu tiêu chuẩn khách quan (42,7%); kết quả đánh giá thiếu công bằng (18,49%); dựa nhiều vào thâm niên công tác (10%); kết

quả đánh giá bị tiết lộ (27,26%)

Một số hạn chế tồn tại của hệ thống đánh giá hiện hành và giải pháp cho việc

hoàn thiện hệ thống, đó là:

1 Với hệ thống hiện tại, tỷ lệ giữa ngýời đánh giá và các nhân viên là 50:50 và

phần lớn những ngýời đánh giá là các công chức cấp giám sát, điều hành

chung Tỷ lệ bằng nhau này là không hợp lý, vì những ngýời giám sát chung

không thể bao quát, nắm đầy đủ thông tin về nãng lực cũng nhý thái độ, hành

vi của nhân viên Tỷ lệ ngýời đánh giá phải đýợc tãng lên và họ phải đýợc

tãng cýờng đào tạo để nhận thức rõ về vai trò và tầm quan trọng của hệ thống đánh giá cũng nhý vai trò của cá nhân họ

2 Mục đắch của hệ thống đánh giá là để phát triển nãng lực và quản lý nguồn

nhân lực hợp lý Tuy nhiên, ở nhiều nýớc (trong đó có Hàn Quốc), mục đắch

này đã không đýợc thực hiện đầy đủ Vì vậy, hệ thống này phải tãng cýờng

hiệu quả của việc phát triển nãng lực của công chức và đổi mới tổ chức

3 Quy định về việc không công khai kết quả đánh giá sẽ khó có thể bảo đảm sự

công bằng và độ tin cậy của các đánh giá Một trong những lý do chắnh của

việc chọn cách không tiết lộ kết quả đánh giá là để cải thiện tinh thần của

công chức và duy trì hiệu quả làm việc Tuy nhiên, những kết quả này sẽ

không thể đýợc giữ kắn tuyệt đối đýợc, vì qua nhiều kênh thông tin, công

chức vẫn có thể biết đýợc Vì vậy những kết quả này cần phải đýợc công khai

để ngãn ngừa những đánh giá không công bằng và có thể bị bóp méo bởi

nhân tố con ngýời Khi công chức nghi ngờ về kết quả đánh giá về họ không

công bằng vì những lý do trù dập cá nhân, họ phải đýợc quyền khiếu tố và

những khiếu tố của họ cần phải đýợc cõ quan có thẩm quyền quan tâm, xem

xét

4 Theo vãn bản đánh giá thực thi công việc 1998 sửa đổi, việc đánh giá thái độ đối với công việc đýợc áp dụng theo hệ thống trừ điểm từ gốc (10 điểm cho

mục này) Các lý do để nhân viên sẽ bị trừ điểm là những lý do về chấp hành

kỷ lụat, nhý: đi muộn, rời công sở không báo cáo, có thái độ không đúng mực

với ngýời dân; bị những ngýời đứng đầu đõn vị quở trách, cảnh cáo Cách

ày về lý thuyết có thể giúp cải thiện tắnh khách quan và công bằng trong

đánh giá thái độ đối với công việc của công chức, nhýng trên thực tế khó có

thể thực hiện đối với ngýời giám sát để có thể đýa ra những đánh giá xác thực đối với nhân viên của họ đýợc Bởi vì ngýời đánh giá khi dựa trên sự giám

sát, theo dõi hân viên một cách liên tục để đýa ra những đánh giá sẽ quan

trọng hõn nhiều là dựa trên những tiêu chuẩn để trừ điểm

5 Không có tiêu chuẩn hay chỉ dẫn nào có thể định lýợng việc thực hiện công

việc một cách hoàn toàn khách quan và công bằng Đây là bài toán nan giải

của bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên, để những tiêu chuẩn đánh giá này có thể đạt đến sự rõ ràng, việc phân tắch công việc đối với từng vị trắ nên hýớng tới

gắn với hiệu suất lao động của mỗi ngýời ở mỗi vị trắ công việc Điều này là

rất quan trọng để góp phần nâng cấp hệ thống đánh giá hiện tại Nhýng để có

thể phân tắch công việc đýợc chuẩn xác, thì việc sắp đặt các mục tiêu cần

thực hiện là rất quan trọng

Ở giai đoạn của quá trình đánh giá, cần làm rõ các mục tiêu để hýớng việc đánh giá dựa trên các mục tiêu này Tuy nhiên đối với các nhân viên bậc thấp và

những nhân viên thuộc những ngành kỹ thuật, việc xây dựng các mục tiêu là rất khó

hoặc những mục tiêu đặt ra sẽ không mấy khi đýợc chý ý đến

6 Quá trình đánh giá nào cũng có thể mắc lỗi, vì việc đánh giá dựa trên nhân tố

chủ quan là những ngýời đánh giá và trong một số trýờng hợp thì phụ thuộc

vào nhân tố hoàn cảnh Vì vậy phýõng pháp đánh giá đa cấp độ là cần thiết

để khắc phục những lỗi này

Tiêu chuẩn hóa hệ thống đánh giá một công việc khó khãn đối với hầu hết

các nýớc Ngoài ra, nó cũng là một câu hỏi khó, liệu những kết quả đánh giá hiện tại

có thể dự đoán đýợc thái độ, cách cý xử trong týõng lai của các công chức hay

không? Vì vậy, việc nghiên cứu để liên tục hoàn thiện hệ thống đánh giá theo hýớng

nâng cao giá trị pháp lý; tắnh khách quan và đáng tin cậy của những đánh giá cần

phải đýợc thực hiện liên tục /