Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp” docx

Nếu "tốt đẹp" có nghĩa là cuộc họp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơn các mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thì đó là một cuộc họp "tốt đẹp".. Và thường thì việc n

Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp”

Doanh nghiệp cần dũng cảm chấp nhận những cuộc họp

“xấu” nhưng đem lại nhiều kết quả tốt

Tác giả bài viết, Dan Burrier là giám đốc sáng tạo của công ty truyền thông Ogilvy & Mather

Tuy nghe có vẻ trái khoáy nhưng quả thực, tôi cứ

cảm thấy lo lắng mỗi khi nghe ai đó nói: "Cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp"

Tại sao lại vậy? Bởi vì mục đích của cuộc họp không phải là tổ chức ra cuộc họp đó Và thường thì việc

người ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên "tốt đẹp" có khi lại đem đến những kết quả không hay

Thế nào là tốt đẹp? Nếu "tốt đẹp" có nghĩa là cuộc họp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơn các mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thì

đó là một cuộc họp "tốt đẹp" Xin chúc mừng.ộc họp không phải là tổ chức ra cuộc họp đó Và thường thì việc người ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên "tốt

đẹp" có khi lại đem đến những kết quả không hay Thế nào là tốt đẹp? Nếu "tốt đẹp" có nghĩa là cuộc họp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơn các mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thì

đó là một cuộc họp "tốt đẹp" Xin chúc mừng

Nhưng theo quan sát của tôi, khi đề cập tới hai từ "tốt đẹp", chúng ta lại thường hàm ý rằng "họ đã nhất trí",

"chúng tôi đã khiến họ phải đồng ý", "chúng tôi đã

thuyết phục được họ", "chúng tôi chật vật lắm mới hoàn thành mục tiêu", "chúng tôi đã làm được theo ý mình", hoặc "tôi cho rằng họ thích chúng ta"

Trong khi đó, thường thì chính sự bất đồng ý kiến, tâm lý không thoải mái, những lời nói "không", và

cách làm việc trung thực, không vận dụng mánh khóe

để lôi kéo, dụ dỗ người khác mới chính là các động lực phát triển cuộc họp

Tôi vẫn thường nhắc nhở cấp dưới của mình rằng:

"Khách hàng không bỏ ra hàng triệu đô cho chúng ta

để chúng ta tổ chức một cuộc họp" Nhiệm vụ của chúng ta là giúp họ xây dựng thương hiệu, vạch ra các chiến lược thị trường, đẩy mạnh doanh số, và tạo

ra những xu hướng thị trường thực thụ

Chúng ta phải tạo ra được thị trường mới cho khách hàng, xây dựng những thói quen kinh doanh và tiêu dùng mới, phân biệt rõ ràng giữa nhu cầu và mong muốn, củng cố các mối quan hệ của họ với các khách hàng, thị trường, quốc gia và vùng lãnh thổ khác

nhau

Đó là một nhiệm vụ khó khăn, và không phải lúc nào cũng thú vị Nó không liên quan gì tới bản thân cuộc

họp, mà thường thì cũng chẳng dính dáng gì tới việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn

Nếu chỉ chăm chăm làm cho xong việc, có thể bạn sẽ tạo ra ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ giữa mình và khách hàng Hãy đặt lợi ích của mối quan hệ này và mục tiêu kinh doanh lên trước nhất; hãy tham gia vào cuộc họp với thái độ sẵn sàng lắng nghe, chấp nhận sai lầm, điều chỉnh, và thay đổi cho phù hợp - có như vậy bạn mới có thể đem lại thành công, hạnh phúc và của cải cho tất cả mọi người liên quan

Dĩ nhiên, phía đối tác cũng phải sẵn sàng tuân thủ những "luật chơi" đó Các khách hàng tốt nhất của chúng tôi thường đề cao mối quan hệ mang đậm dấu

ấn cá nhân giữa họ với chúng tôi (và giữa chúng tôi với họ): họ chia sẻ về các mục tiêu của mình một

cách chân thực và rõ ràng, họ không ngần ngại bày tỏ thái độ không đồng tình và cũng rất cởi mở trước

những ý kiến phản đối của chúng tôi; và họ hiểu rằng đôi khi chính sự không thoải mái lại là con đường dẫn tới thành công

Những công ty tuyệt vời nhất - tức những công ty có

vị trí đứng đầu thị trường, khởi xướng những trào lưu mới, hoặc có thương hiệu nổi bật - không chỉ hiểu rõ điều này mà họ còn tạo điều kiện để sự không thoải mái đó xuất hiện

Cả hai bên đối tác đều cần phải dũng cảm chấp nhận những cuộc họp "xấu" nhưng đem lại nhiều kết quả tốt đẹp

Sau đây là những yếu tố bạn nên làm và cần phải lưu

ý đến chúng:

1 Hãy cứ ca ngợi những cuộc họp trong đó mọi

người đều có những ý kiến đồng thuận, các giao dịch được thực hiện, và nụ cười luôn thường trực trên môi những người tham dự - nhưng với điều kiện là khi và

chỉ khi mục đích chính của cuộc họp được hoàn tất Vui vẻ chẳng có gì sai cả, miễn là bạn phải bảo

đảm hoàn thành nhiệm vụ

2 Bên cạnh đó, bạn cũng nên ca ngợi những cuộc

họp "xấu" hoặc căng thẳng do có nhiều ý kiến trái chiều, các giao dịch không được thực hiện, có nhiều

vấn đề phải bận tâm, và kết quả là cuộc họp đặt ra nhiều công việc phải làm hơn Làm đúng việc là một nhiệm vụ khó khăn Đôi khi bạn phải cố gắng nhiều lần mới thành công

3 Đừng mời những ai "thực sự muốn" tham dự

cuộc họp chỉ bởi vì họ cho rằng "tôi xứng đáng có

mặt ở đó", "tôi muốn mọi người lắng nghe ý kiến CỦA TÔI", hay "đó là cuộc họp của tôi" Nếu tham gia cuộc họp với mục tiêu giành sự ủng hộ cho cá nhân, tìm cơ hội thăng tiến, hoặc vì quyền lợi riêng thì sẽ không thể hoàn thành được mục tiêu kinh doanh

4 Nêu rõ mục đích của cuộc họp-một mục tiêu cuối

cùng cụ thể; và đừng đợi tới khi khai mạc cuộc họp mới đề cập tới nó, hãy nêu rõ ý định của cuộc họp ngay từ khi bạn gửi lời mời tham dự Những mẫu mời họp trực tuyến, qua email đã và đang làm hại chúng

ta Đừng đặt tên gọi quá trừu tượng cho cuộc họp Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, và có mục đích Nhờ vậy, bạn sẽ có thể thu hút được sự tham gia của

những đối tượng phù hợp, và loại bỏ được những vị khách nhầm chỗ

5 Hãy thoải mái với những công việc phải làm đi làm lại, những thay đổi, và quy tắc "tốt quá thì không thể có thật" Bất cứ khi nào bạn cũng có thể

phải tổ chức thêm các cuộc họp hoặc xử lý những thay đổi do phía đối tác gửi đến Môi trường kinh

doanh luôn phức tạp, đầy thách thức với những công việc lặp đi lặp lại, vì thế hãy học cách yêu nó