ĐẶNG THỊ XUÂN MAI Bộ môn Kinh tế Xây dựng Khoa Vận tải - Kinh tế Trường Đại học Giao thông Vận tải Tóm tắt: Bài báo đưa ra mô hình và phương pháp phân tích định tính kết hợp với phân
Trang 1MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH PHỤC VỤ PHÂN TÍCH TÁC NGHIỆP
PGS TS ĐẶNG THỊ XUÂN MAI
Bộ môn Kinh tế Xây dựng Khoa Vận tải - Kinh tế Trường Đại học Giao thông Vận tải
Tóm tắt: Bài báo đưa ra mô hình và phương pháp phân tích định tính kết hợp với phân
tích định lượng phục vụ cho việc ra quyết định của phân tích tác nghiệp trong quản lý điều
hành quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp
Summary: This paper will provide the appropriate model and method that combines
quantitative analysis together with qualitative analysis in order to help an enterprise to have the right decision in curent analysis in the process of manufaturing and trading of an
enterprise
I ĐẶT VẤN ĐỀ
Phân tích kinh tế là cơ sở để đề ra các giải pháp có căn cứ khoa học Trong cơ chế thị trường, khi mà doanh nghiệp được tự chủ quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc xác định kế hoạch có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của họ Do đó doanh nghiệp buộc phải cân nhắc thận trọng, phải có trách nhiệm cao trong các quyết định của mình Do vậy công tác phân tích càng đòi hỏi phải có cơ sở khoa học, làm căn cứ cho các quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp, trên cơ sở đó để điều hành một cách có hiệu quả quá trình kinh tế; để hoàn thiện tổ chức sản xuất; tổ chức lao động khoa học; để đánh giá một cách đúng đắn kết quả hoạt động kinh tế của doanh nghiệp
CT 2
Trong nhiều tiêu thức phân loại phân tích kinh tế thì phân loại theo thời gian tiến hành phân tích là tiêu thức phổ biến nhất Theo tiêu thức này thì phân tích được chia thành: phân tích trước, phân tích tác nghiệp và phân tích sau
Phân tích trước là phân tích trước khi tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh và còn được gọi là phân tích tương lai nhằm dự báo, dự đoán cho các mục tiêu có thể đạt được trong tương lai Các bản luận chứng, các bản thuyết trình về hiệu quả dự án, kế hoạch là những hình thức cụ thể của loại phân tích này
Phân tích tác nghiệp (phân tích hiện hành) là sự phân tích diễn ra đồng thời với quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất, quá trình tiến hành dự án nhằm xác định tính đúng đắn của các dự
án, kế hoạch và tiến hành điều chỉnh kịp thời những bất hợp lý trong các dự án và kế hoạch đó Trong các loại phân tích thì phân tích tác nghiệp ít được đề cập nghiên cứu Phần lớn các nhà kinh tế, các tác giả nghiên cứu mới chỉ nhắc tới phân tích tác nghiệp trong các cách phân loại phân tích kinh tế Do vậy phương pháp tiến hành phân tích tác nghiệp cũng như nội dung, chỉ tiêu phân tích là những vấn đề chưa được xác định rõ ràng, cụ thể
Trang 2Phân tích sau là phân tích kết quả thực hiện các dự án, kế hoạch nhằm đánh giá hiệu quả
toàn bộ dự án, kế hoạch Phân tích sau được nghiên cứu một cách khá chi tiết trong các tài liệu
giáo trình của nhiều tác giả về phương pháp và nội dung phân tích
Trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi các buổi họp
giao ban định kỳ, các cuộc họp bất thường về một vấn đề nào đó của tổ chức sản xuất là phương
pháp thực hiện phân tích tác nghiệp Với phương pháp thực hiện như vậy, phân tích tác nghiệp
có nhiệm vụ là nhanh chóng đưa ra các quyết định nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của
quản lý sản xuất Phương pháp họp bàn giao ban phù hợp cho phân tích tác nghiệp, các phương
pháp chuyên gia, phương pháp não công, phương pháp sử dụng phác đồ, sơ đồ, phương pháp
kịch bản v.v… cũng có thể xếp vào nhóm các phương pháp của phân tích tác nghiệp
II NỘI DUNG
Nhược điểm của các phương pháp phân tích tác nghiệp là thiếu cơ sở để ra quyết định; hiệu
quả của quyết định không cao do thiếu sự tính toán, cân nhắc so sánh Nhiều khi vấn đề được
đưa ra bàn luận nhưng khi ra quyết định thì lại hoàn toàn do yếu tố chủ quan của một vài người
và quyết định không hội đủ ý kiến tập thể
Sau đây sẽ đề xuất mô hình của phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên của các giải pháp phục
vụ phương pháp phân tích tác nghiệp Bản chất của phương pháp là xác định vấn đề cần phải
giải quyết (vấn đề nảy sinh trong quản lý điều hành sản xuất) Sau đó phân tích tìm các nguyên
nhân, ảnh hưởng của vấn đề; trên cơ sở phân tích các nguyên nhân, các ảnh hưởng tiến hành đề
xuất các biện pháp giải quyết và cuối cùng là ra quyết định thực hiện triển khai các giải pháp có
Trình tự thực hiện phương pháp này như sau:
1 Khi xảy ra vấn đề trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh thì cần phải tiến
hành một cuộc họp và cần phải xác định rõ nội dung vấn đề cần giải quyết
Đây chính là mục đích của cuộc họp nhằm tiết kiệm thời gian để không bị lan man sang
vấn đề khác không liên quan Tiếp đó là sơ bộ xác định yêu cầu cần có của các đề xuất giải
quyết; ví dụ như là giải pháp đề xuất phải khả thi, phải dễ làm, phải tiết kiệm kinh phí, phải mất
ít thời gian v.v…
2 Xác định các nhân tố cản trở và các nhân tố thúc đẩy việc giải quyết vấn đề đã đặt ra
Ở bước này chủ yếu là tiến hành phân tích định tính xác định các nhân tố ảnh hưởng đến
quá trình theo cả 2 chiều hướng: tác dụng tích cực và tiêu cực của vấn đề đã đặt ra
Có thể vận dụng đa dạng các phương pháp để tìm nguyên nhân, đề xuất các giải pháp như
phương pháp phân tích nhân quả, phương pháp phân tích mô hình xương cá, phương pháp bậc
thang 5 câu hỏi tại sao v.v… Ý kiến của tất cả các thành viên trong cuộc họp đều được ghi lại,
tập hợp lại thành danh mục các giải pháp
3 Lọc giải pháp
Vì kết quả của bước 2 là một tập hợp các giải pháp nên nhiệm vụ của bước này là xác định
các giải pháp chủ yếu để loại bỏ các giải pháp có ảnh hưởng thứ yếu hoặc không có tính khả thi
Trang 3Ở đây có thể sử dụng các phương pháp phân tích định tính hoặc biểu quyết để chọn ra các giải pháp chủ yếu
4 Xếp hạng thứ tự của việc triển khai thực hiện các giải pháp chủ yếu
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên của các giải pháp, trước hết phải thống nhất quan điểm về tiêu chí
ưu tiên thực hiện các giải pháp Trong mỗi tiêu chí đó lại phân ra thành các mức độ khác nhau
và cho điểm các mức độ đó Thông thường chọn tiêu chí ưu tiên thực hiện các giải pháp là tầm quan trọng của các giải pháp và tính dễ thực hiện của các giải pháp
Trong tiêu chí tầm quan trọng lại chia làm 3 mức: rất quan trọng (++); quan trọng (+) và không quan trọng (-) Với tiêu chí dễ làm cũng tương tự như vậy có 3 mức là: rất dễ làm (++),
dễ làm (+) và không dễ làm (-) Ứng với từng mức là các điểm số tương ứng
Điểm của các giải pháp được xác định bằng tích số giữa điểm của các mức của các tiêu chí
ưu tiên với số phiếu bình chọn cho tiêu chí đó
Điểm tổng cộng được xác định bằng tổng số điểm của tất cả các tiêu chí, các mức đã cho Giải pháp nào có điểm cao nhất sẽ được xếp vị trí ưu tiên cao nhất (được thực hiện sớm nhất);
vì đó là giải pháp vừa quan trọng vừa dễ thực hiện
Toàn bộ trình tự thực hiện của phương pháp có thể tóm tắt bằng sơ đồ dưới đây:
Vấn đề cần giải quyết
Nhân tố ảnh hưởng
- -
- -
- -
Các giải pháp
Giải pháp giảm thiểu cản trở Giải pháp thúc đẩy
- -
- -
- -
Lọc giải pháp
A
B
C
Danh mục ưu tiên
Quan trọng Dễ làm ++ + - ++ + -
Tổng điểm Xếp hạng
ưu tiên
Số
TT
Tên giải pháp
CT 2
Giả sử cuộc họp có 7 người; có 2 tiêu chí ưu tiên là tầm quan trọng và tính dễ thực hiện của các giải pháp Việc cho điểm các tiêu chí là hoàn toàn tuỳ ý, có thể cho như sau:
+ Đối với tiêu thức tầm quan trọng:
Trang 4- Rất quan trọng: 10 điểm
- Quan trọng: 7 điểm
- Không dễ làm: 4 điểm
+ Đối với tiêu thức dễ làm:
- Rất dễ làm: 10 điểm
- Dễ làm: 7 điểm
- Không dễ làm: 4 điểm
Sau bước lọc giải pháp, ta đưa ra được 5 giải pháp là A, B, C, D, E thì việc xếp hạng ưu
tiên các giải pháp được tính toán thể hiện kết quả như sau:
điểm
Xếp hạng
ưu tiên Rất
quan trọng
Quan trọng
Không quan trọng
Rất
dễ làm
Dễ làm
Không
dễ làm
Số
TT
Tên
giải pháp
10 7 4 10 7 4
CT 2
Số liệu trong bảng được lập như sau:
- Ví dụ với giải pháp A: có 2 người (2 phiếu) cho là rất quan trọng; 5 người cho là quan
trọng và 0 người cho là không quan trọng Đối với tiêu chí dễ làm: 1 người cho là rất dễ làm, 6
người cho là không dễ làm và 0 người cho là dễ làm
- Điểm cho từng giải pháp được xác định bằng tích số giữa số phiếu bầu với hệ số điểm của
từng mức độ của tiêu thức và được ghi ở dưới mỗi ô
- Cột tổng điểm được xác định bằng cách cộng điểm của tất cả các cấp độ cho giải pháp
Tính tương tự như vậy đối với các giải pháp khác và giải pháp nào có tổng số điểm cao nhất
sẽ được xếp vị trí ưu tiên cao nhất, sẽ được thực hiện sớm nhất vì vừa quan trọng vừa dễ làm
Sau đây là một ví dụ áp dụng mô hình này
Vấn đề cần giải quyết: Máy hỏng đột xuất, cần có máy hoạt động để đảm bảo sản xuất liên tục
Trang 5Nhân tố ảnh hưởng
Nhân tố cản trở
- Chậm tiến độ
- Công nhân nghỉ việc
- Nguyên vật liệu hỏng
Nhân tố thúc đẩy
- Cơ hội để kiểm tra trình độ của thợ điều khiển máy
- Giải quyết các công việc tồn đọng khác trên công trường
Các giải pháp
Giải pháp giảm thiểu cản trở
A Khó thuê được, khó quản lý
C Trung tâm sửa chữa ở xa
E Công trường khác ở xa, lệnh điều động
khó
G Chưa xác định đúng bộ phận hỏng
I Chi phí đắt tiền, thủ tục lâu
Giải pháp thúc đẩy
B Thuê máy với đơn giá cao, hợp đồng quản
lý rõ ràng
D Gọi thợ đến sửa
F Điều động máy từ công trường khác đến
H Tìm bộ phận hỏng mang đi sửa
J Chờ mua máy mới L.Chuẩn bị các điều kiện để tăng ca
Lọc giải pháp
B Thuê máy với đơn giá cao, hợp đồng quản lý rõ ràng
H Tìm bộ phận hỏng mang đi sửa
C Gọi thợ đến sửa
F Điều động máy từ công trường khác đến
L Chuẩn bị các điều kiện tốt để tăng ca
Danh mục ưu tiên
điểm
Xếp hạng
ưu tiên Rất
quan trọng
Quan trọng
Không quan trọng
Rất
dễ làm
Dễ làm
Không
dễ làm
Số
TT
Tên giải pháp
CT 2
III KẾT LUẬN
Phương pháp này có ưu điểm là việc ra quyết định lựa chọn giải pháp đã hội tụ tất cả các ý kiến của các thành viên tham gia cuộc họp bàn, thảo luận Việc ra quyết định triển khai các giải pháp là hoàn toàn có cơ sở khoa học vì phương pháp đã kết hợp được phân tích định tính và phân tích định lượng một cách chặt chẽ, chính xác Trong điều kiện có nhiều yếu tố ảnh hưởng
và có nhiều hạn chế thì việc thực hiện triển khai các giải pháp có tính thuyết phục và khả thi cao
Trang 6sẽ thực hiện theo trình tự ưu tiên đã xác định
Tài liệu tham khảo
[1] PGS TS Đinh Đăng Quang Bài giảng Cao học Phân tích định lượng, trường Đại học Xây dựng, 2008
[2] TS Đặng Thị Xuân Mai, KS Nguyễn Phương Châm Phân tích định lượng hoạt động kinh tế doanh
nghiệp xây dựng, NXB Xây dựng, 2008
CT 2