Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1.DOC

Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Lời mở đầu

Hợp đồng xuất nhập khẩu là vấn đề tuy “ cũ “ song vẫn còn là một vấn đềnóng hổi Cũ vì ai cũng hiểu biết về tầm quan trọng, vai trò và vị trí của nótrong hoạt động xuất nhập khẩu Mới vì nội dung của nó rất đa dạng, diễntiến, và những kinh nghiệm đợc rút ra từ việc ký kết và thực hiện hợp đồng

là rất phong phú

Một hợp đồng có thể coi là khởi đầu của một phi vụ kinh doanh và nó cũng

là yếu tố quyết định đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau này

Sở dĩ nh vậy là vì trong hợp đồng thể hiện sự cam kết ràng buộc rất chặt chẽ

về đối tợng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ mỗi bên Trong một thời điểmdoianh nghiệp thờng phải ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng, do đó vấn đềnội dung thoả thuận trong hợp đồng và vấn đề thực hiện những nội dung đó

đòi hỏi phải có sự sắp xếp và quản lý một cách có hiệu quả

Vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng tởng chừng nh đơn giản song trongthực tế do quy mô của tngf công ty, các tiềm lực của công ty, vấn đề thị tr-ờng, mùa vụ đều ảnh hởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng Vởylàm sao để có thể ký kết đợc nhiều hợp đồng, thực hiện có hiệu quả các hợp

đồng đó, kiểm soát đợc tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề lớn vẫncòn bỏ ngỏ

Nhận thức đợc tầm quan trọng của ký kết và thực hiện hợp đồng trong hoạt

động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nghành dợc nói riêng,trên cơ sở những hoạt động thực tế trong thời gian thực tập tại công ty dợcphẩm trung ơng 1(Central Pharmaceutical Company No 1-CPC.1), cùng với

sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo, Thạc sỹ Trần Van Hoè, cùng các cô,các chú, các anh chị cán bộ công nhân viên ở công ty, tôi đã chọn đề tài

“Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1”làm báo cáo thực tập tốt nghiệp

Mục đích chính của báo cáo này là:

 Tập trung nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề về hợp đồng vàthực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Tìm hiểu thực trạng quản lý về ký kết vàthực hiện hợp đồngnhập khẩu tạicông ty CPC.1

 Đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ký kết vàthực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty

Để nghiên cứu tôi có sử dụng phơng pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩaMác-Lênin, t tởng Hồ Chí Minh, và một số phơng pháp khác nh phân tích,tổng hợp, diễn giải, quy nạp, so sánh

Sau đây là kết cấu báo cáo thực tập tốt nghiệp:

chơng1: Hợp đồng nhập khẩu và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

chơng 2: thực trạng vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tạicông ty CPC.1

chơng 3: một số giải pháp tăng hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồngnhập khẩu

Mặc dù có nhiều cố gắng song do năng lực, thời gian và thông tin cóhạnnên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Do vậy tôi

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

mong các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị ở công ty CPC1 cùng các độcgiả lợng thứ và có ý kiến đóng góp để bài viết đợc hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Theo công ớc Viên 1980 thì hợp đồng mua bán ngoại thơng còn gọi là hợp

đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa các

đ-ơng sự có trụ sở kinh doanh ở các nớc khác nhau, theo đó một bên gọi là bênxuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khácgọi là bên nhập khẩu ( bên mua ) Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá;bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

Điều cốt lõi của hợp đồng nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các bên ký kết.Nếu không có sự “ thuận mua vừa bán” thì không có mua bán, không có hợp

đồng Hình thức của sự thoả thuận cũnglà hình thức của hợp đồng Thoảthuận viết làm nên hợp đồng văn bản ở nớc ta hình thức duy nhất hợp pháp

đối với hợp đồng nhập khẩu là văn bản Hợp đồng văn bản la bản hợp đồng cóchữ ký của hai bên mua bán, th từ, hoặc điện tín, điện chữ(fax) trao đổigiữa các bên nh bản chào hàng, chấp nhận chào hàng và xác nhận đơn đặthàng

b Các thành phần trong hợp đồng nhập khẩu

- Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu (thơng nhân): là các bên cótrụ sở thơng mại ở các nớc khác nhau Các bên tham gia ký kết phải là nhữngthực thể có đủ t cách pháp lý Dù là pháp nhân hay tự nhiên nhân, họ đềuphải đợc phép trực tiệp xuất nhập khẩu

Theo quan điểm của Việt nam, điều 80 luật thơng mại “ hợp đồngmua bán hàng hoá với thơng nhân nớc ngoài là hợp đồng mua bán đợc ký kếtgiữa một bên là thơng nhân Việt Nam và một bên là thơng nhân nớc ngoài

“ Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định : “ thơng nhân đợc hiểu là các cá nhân,pháp nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thơng mại mộtcách độc lập và thờng xuyên “

Vấn đề đặt ra là phải xác định thơng nhân nớc ngoài nh thế nào ? theo

điều 81 khoản 1 (luật thơng mại ):chủ thể nớc ngoài là thơng nhân và có tcách pháp lý đợc xác định theo căn cứ pháp luật mà thơng nhân đó mangquốc tịch

- Đối tợng của hợp đồng: là hàng hoá- phải đợc phép mua bán theo quy

định của pháp luật

- Khách thể của hợp đồng: là hành vi di chuyển quyền sở hữu về hàng hoá

từ bên xuất khẩu sang bên nhập khẩu

- Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK: do các bên ký kết thoả thuận chỉ

định để bổ xung cho những điều cha đợc quy định chi tiết trong hợp đồng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Nguồn luật đó có thể là: Luật quốc gia bên ký kết ( nh luật nớc ngời bán,luật nớc ngời mua, luật nơi ký kết hợp đồng ); Luật quốc tế ( nh Incoterm

1990, Incoterm 2000, Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng

* Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều

Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thơng chỉ cómua và trả tiền

Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thơng và mua,vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng

* Phânloại:

- Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp doanh nghiệp ngoại thơng sẽ trực kết ký kếthợp đồng với đối tác nớc ngoài, tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩuchịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình

- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho

đơn vị ngoại thơng xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanhnghiệp ngoại thơng nhng chi phí là của nhà sản xuất

- Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu : doanh nghiệp ngoại thơng giaonguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nớcngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theonhững yêu cầu nh: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lợng đợc quy định trớc.Sau khi doanh nghiệp ngoại thơng nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiềncho đơn vị nhận gia công nớc ngoài

- Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thơng và một doanhnghiệp nớc ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác, cùng chịu những phítổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu

c.2 Hợp đồng nhập khẩu

Đợc phân làm hai loại sau:

- Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinhdoanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoánhất định nào đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp

đó Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu

- Hợp đồng nhập khâủ uỷ thác doanh nghiệp ngoại thơng dới danh nghĩacủa mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nớc ngoài mua mộthoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về đểsản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khácnhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thácchịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận đợc thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷthác trả

d Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu.

Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá, Hoặc tùy thuộc vào tậpquán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau

Có những hợp đồng đa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

chẽ và chi tiết, nhng có những hợp đồng lại chỉ đa ra những điều khoản cơbản nhất và hết sức đơn giản Nhng thông thờng một hợp đồng mua bán hànghoá quốc tế thờng gồm hai phần là: những điều trình bầy (representations) vàcác điều khoản, điều kiện (terms and conditions)

 Trong những phần trình bầy ngời ta ghi:

Ví dụ: buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the followingcommodity under the term and conditions stipulated below :

 Trong phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm ba loại

điều khoản: điều khoản thờng lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi

- Điều khoản thờng lệ : là những điều khoản mà nội dung của nó đã đợc ghitrong luật, các bên có thể đa vào trong hợp đồng hay không nhng mặc nhiênphải chấp nhận

- Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đa vào hợp đồng, cócăn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu câù của mỗibên

- Điều khoản chủ yếu là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp

b Điều khoản về phẩm chất

Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của đối tợng-hàng hoá mua bán

điều kiên phẩm chất thể hiện những yêu cầu về mặt chất của hàng hoá nh tínhnăng ( lý tính, hoá tính, tính chất cơ lý ) quy cách, kích thớc, tácdụng của hàng hoá đó Các bên quan hệ của hợp đồng có thể thoả thuận lựachọn việc xác định quy cách phẩm chất của hàng hoá theo một trong các cáchthức sau đây :

- Mua bán hàng hoá theo phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn: phơng pháp này xác

định phẩm chất hàng hoá dựa vào tiêu chuẩn chất lợng, tiêu chuẩn phơng

pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá ví dụ iso 9000

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

sở để làm đối chứng với hàng hoá đợc giao, nếu các bên thoả thuận áp dụngcách thức này thì mẫu sẽ phải bảo quản lu giữ theo nguyên tắc chọn 3 mẫu

nh nhau cho bên bán, bên mua và bên thứ 3 cất giữ, tất cả các mẫu hàng đó

đều phải có xác nhận của các bên, đợc niêm phong và bảo quản đúng yêucâù kỹ thuật đối với mẫu

- Một số phơng pháp khác: hàng hoá mua bán có thể đợc xác định phẩmchất qua quy cách hàng hoá(Specification), hay chỉ tiêu đại khái quen dùng,hay hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá

c Điêù khoản về số lợng:

Điều khoản về số lợng cần ghi chính xác số lợng hàng hoá, hoặc có thểghi số lợng hàng hoá kèm dung sai Do tính chất phức tạp của hệ thống đo l-ờng đợc áp dụng trong thơng mại quốc tế, các bên ký kết cần phải thoả thuậnchọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểulầm đáng tiếc xẩy ra trong giao dịch của mình

Đối với đơn vị dùng tính số lợng thì tuỳ vào từng loại sản phẩm và tuỳthuộc vào tập quán khác nhau, ví dụ đối với sản phẩm đơn vị dùng để tính làviên, vỉ, lọ hộp, chai, mét tấn

Phơng pháp quy định trọng lợng gồm: trọng lợng cả bì, trọng lợng tịnh,trọng lợng thơng mại và trọng lợng lý thuyết

Số lợng có thể đợc ấn định là một con số cụ thể, song cũng có thể là con sốphỏng chừng Tức trong giao dịch có thể giao nhận theo một số lợng cao hơnhoặc thấp hơn số lợng quy định trong hợp đồng Khoản chênh lệch là khoảndung sai về số lợng Khoảng này thờng đợc quy định trong các hợp đồng quacác cách ghi nh: about( khoảng chừng), approximately( xấp xỉ), hoặcmoreless( hơn kém), hay +, -(cộng trừ) Nếu khoảng dung sai này không

đợc ghi rõ ràng trong hợp đồng thì nó đợc hiểu theo tập quán buôn bán hiệnhành đối với mặt hàng có liên quan

d Điều khoản về bao bì, kí mã hiệu:

Trong điều khoản này, các bên thờng thoả thuận với nhau về yêu cầu chấtlợng và giá cả của bao bì nh: Chất lợng bao bì, phơng pháp cung cấp bao bì

và giá cả bao bì nhằm bảo đảm cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng,

đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm

Chất luợng bao bì có qui định chung nh phải phù hợp với phơng thức vậntải, với từng phơng thức vận tải khác nhau thì có yêu cầu khác nhau về chất l-ợng bao bì Trong thực tế đã hình thành tập quán quốc tế về chất lợng bao bìtrong từng phơng thức vận chuyển

Chất lợng của bao bì cũng có thể đợc quy định cụ thể về vật liệu làm bao bì,

về hình thức bao bì, về kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo số lớp bao bì đó Phơng thức cung cấp bao bì có thể là: Bên bán cung cấp bao bì cùng vớiviệc giao hàng cho bên mua, hoặc bên bán ứng trớc bao bì để đóng gói hànghoá, sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì (áp dụng với bao bì hànghoá có gía trị ) hay bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng chobên mua, hay bên bán yêu cầu bên mua phải gửi bao bì đến trớc để đóng góisau đó mới nhận hàng

Giá cả của bao bì có thể đợc xác định bằng cách tính luôn vào giá cả hànghoá hay bên mua trả riêng hoặc tính nh giá cả của hàng hoá

Quy định về ký mã hiệu hàng hoá đây là điều khoản nhằm tạo điều kiệncho việc giao nhận hàng hoá, bốc dỡ hàng hoá đợc thuận tiện

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

e.Điều khoản giá cả

Các bên có thể xác định cụ thể trong hợp đồng giá cả của hàng hoáhoặc quy định cách xác định giá cả Giá cả trong hợp đồng phải đợc biểu thị

rõ về đơn giá, tổng giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, điềukhoản bảo lu về giá cả đề phòng rủi ro tăng gía kể từ khi hợp đồng đợc xáclập cho đến khi các bên thực hiện hợp đồng

+ Về đồng tiền tính giá : giá cả trong buôn bán quốc tế có thể đợc thể hiệnbằng đồng tiền của bên xuất khẩu, nớc nhập khẩu hoặc nớc thứ 3 thờng thìcác bên lợa chọn đồng tiền có tinhs quốc tế nh USD

+ Mức giá giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thơng là giá quốc tế việcxuất khẩu thấp hơn giá quốc tế và nhập khẩu cao hơn giá quốc tế làm tổn hại

đến doanh nghiệp và lơi ích quốc gia Vì vậy trớc khi ký kết hợp đồng cácbên phải xác định theo các nguyên tắc định giá quốc tế

Có 4 phơng pháp quy định giá nh sau:

(1) giá cố định( fixed price): giá cả đợc ký kết vào lúc ký kết hợp đồng vàkhông đợc sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác

(2) giá quy định sau: giá cả không đợc quy định ngay sau khi ký kết hợp

đồng mua bán mà đợc xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng

(3) giá cả đợc xét lại ( revisabale price): giá đã đợc xác định trong lúc kýkết hợp đồng, nhng có thể đợc xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giácả của hàng hoá đó giao động tới một mức nhất định thì hai bên có thể thoảthuận lại về điều kiện về giá hàng hoá

(4) Giá di động ( sliding scale prices ) ; là giá cả đợc tính toán dứt khoátvào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đầu có đề cập đếnnhững biến động về chi phí sản xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng

+Việc xác định giá cả hàng hoá luôn định rõ điệu kiện cơ sở giao hàng củahợp đồng đó Để quy đổi giữa giá FOB và giá CIF đợc tính theo công thứcsau:

FOB= CIF -I - F = CIF -r CIF (1+ N) - F

f Điều khoản về giao hàng

Nội dung của điều khoản này bao gồm: thời hạn giao hàng, địa điểmphơng thức và những quy định giao hàng

+ Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giaohàng cho bên mua Nếu các bên không có thoả thuận gì thì thời hạn nàycũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất ( nếu có) của hàng hoá từ ngời bánsang ngời mua.Thời hạn này có thể là giao hàng có định kỳ( một ngày cố định

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

hoặc là ngày cuố cùng của thời hạn giao hàng hoặc là một khoảng thời gianxác định.) hay là giao hàng ngay hoặc là giao hàng không định kỳ( sau khinhận LC một số ngày hay khi nào xin đợc giấy phép xuất khẩu

+ Địa điểm giao hàng: Địa điểm này luôn gắn chặt với phơng thức chuyênchở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng ( đợc qui định trong Intercoms90) Thông thờng thì điều kiện này đã đợc xác định rõ trong điều kiện cơ sởgiao hàng, ví dụ: Trong hợp đồng qui định CIF Hải Phòng, điều này cũng

đồng nghĩa với việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại cửa khẩu cảng biển HảiPhòng

+ Phơng thức giao hàng: gồm các bớc sau:

Giao hàng sơ bộ: Là bớc đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuấthoặc nơi gửi hàng, sự phù hợp về chất lợng, số lợng hàng hoá so với hợp

đồng

Giao nhận về số lợng, chất lợng: kiểm tra chính xác tính phù hợp của hợp

đồngtrtên phơng diện số lợng và chất lợng hàng đợc giao

Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng ngời bán đã hoàn thành nghĩa vụgiao hàng

+ Có những qui định thờng không đợc đa vào nội dung của hợp đồng nhng

nó đã trở thành điều khoản thông lệ, buộc các bên phải thực hiện nh: Việcthông báo giao hàng, trớc khi giao hàng, ngời bán thông báo là hàng đã sẵnsàng để giao hoặc đã đem ra cảng để giao Ngời mua thông báo cho ngời bánnhững điều cần thiết để gửi hàng hoặc chi tiết của tàu đến nhận hàng Sau khigiao hàng, ngời bán vẫn phảỉ tiếp tục thông báo về tình hình hàng đã giao.+ Một số quy định khác về việc giao hàng nh có thể giao hàng từng đợthoặc phải giao một lần, cho phép chuyển tải hay chấp nhận vận đơn đếnchậm

g Điều khoản về thanh toán

Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải

có, nó thờng tiêu tốn mất nhiều thời gian công sức của các nhà thơng lợng

đàm phán và thờng gây ra những vấn đề về tranh chấp giữa các bên

Trong điều khoản này cần phải nêu đợc 3 nội dung sau:

+ Đồng tiền thanh toán: có thể là của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hoặcnớc thứ 3 Đồng tiền thanh toán có thể không trùng với đồng tiền tính giá vàlúc đó phải quy định mức tỷ giá thay đổi ví dụ trong hợp đồng xuất khẩu gaọcho Nhật Bản giá ghi trong hợp đồng là 2000 yên/ tấn, nhng trong điềukhoản thanh toán hợp đồng lại quy định trả tiền bằng USD, tỷ giá theo quy

định của ngân hàng nhà nớc Việt nam vào thời điểm giao hàng

+ Thời hạn thanh toán; là thời hạn thoả thuận để trả tiền trớc, ngay hoặcsau khi giao hàng

Trả tiền ngay theo tập quán quốc tế thì đây là việc thanh toán trớc lúc hoặctrong lúc ngời xuất khẩu đặt chứng từ hàng hoá hoặc đặt bản thân hàng hoá d-

ới quyền định đoạt của ngời mua Thờng thì trong hợp đồng nêu rõ khi nào trảtiền ngay

Trả tiền trớc là việc ngời mua giao cho ngời bán toàn bộ hoặcmột phần tiềnhàng trớc khi ngơì bán đặt hàng hoá dới quyền định đoạt của ngợi mua.Khoản ứng trớcthờng mang tính tín dụngmà ngời mau cấp cho ngời bán

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Trả tiền sau: Sau khi giao hàng một thời gian nhất định, ngời nhập khẩumới trả tiền cho ngời xuất khẩu Theca chất đây là khoản tín dụng ngời báncâp cho ngời mua

+ Phơng thức trả tiền : xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của mình, các bên

có thể sử dụng một trong các phơng thức sau:

Phơng thức trả tiền mặt (cash payment )

Phơng thức chuyển tiền: chuyển tiền bằng th(MT-Mail Transfer), chuyểntiền bằng phiếu (DT-Draft Transfer), chuyển tiền bằng điện (TT-TelegraphicTransfer)

Phơng thức thanh toán nhờ thu: là phơng thức thanh toán trong đó ngời bán,sau khi giao hàng hoá hoặc dịch vụ, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền hànghoá hoặc dịch vụ đó Gồm có hai phơng thức nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection)

+ Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection)

Phơng thức tín dụng chứng từ: đây là một sự thoả thuận, trong đó mộtngân hàng (gọi là ngân hàng mở th tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng(ngời xin mở th tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho ngời khác (ngời h-ởng lợi số tiền của th tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do ngời này ký pháttrong phạm vi số tiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng

từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong th tín dụng

Th tín dụng có thể trả tiền ngay hoặc trả tiền sau hoặc có thể chuyển nhợngcho ngời th ba

Điều kiện bảo đảm hối đoái: do sự biến động giá cả các đồng tiền nên đểtránh rủi do có thể ra, các bên thờng thoả thuận những điều kiện đảm bảohối đoái Có thể điều kiện bằng vàng hoặc là điều kiện bảo đảm ngoại hối

Điều khoản về xử lý tranh chấp: phần này quy định rõ trong hợp đồng (saukhi có sự đồng ý của hai bên ký kết) rằng tranh chấp xử lý ở đâu, theo nguồnluật hay tập quán nào, do trọng tài kinh tế quốc tế nào xử, cách giám định

địa điểm giám định và cơ quan giám định, bồi thờng nh thế nào

h điều kiện cơ sở giao hàng.

Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc củaviệc giao nhận hàng hoá giữa bên bán với bên mua Những cơ sở đó là:

- Sự phân chia các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng giữa bên bán

và bên mua nh: Thuê mớn phơng tiện vận tải, lu cớc, bốc hàng, dỡ hàng,mua bảo hiểm, khai hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu

- Phân chia các chi phí về giao hàng nh: các chi phí về chuyên chở hàng,chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng, chi phí lu kho, chi phí mua bảo hiểm,tiền thuế

- Phân định sự di chuyển những rủi ro, và tổn thất của hàng hoá từ bênbán sang bên mua Hiện nay còn tồn tại một số tập quán buôn bán quy định

về điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau Song thông dụng nhất vẫn làIncoterms 1990 (hiện nay là Incoterms 2000 song cha sử dụng phổ biến).Trong Incotermas 1990 có một số nhóm điều kiện giao hàng sau:

Incoterms 1990

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

CIP Cớc phí và bảo hiểm trả tới D

DES Giao tại tàuDEQ Giao tại cầu cảngDDU Giao hàng thuế cha trả

DDP Giao hàng thuế đã trả

Do điều kiện khách quan nên các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam thờng

sử dụng điều kiện CIF cảng đến trong mỗi hợp đồng nhập khẩu Do vậy trongphần này tôi xin chỉ đề cập tới điều kiện CIF cảng đến

Với điều kiện CIF ngời bán phải:

- Ký kết hợp đồng chuyên chở đờng biển để chở hàng đến cảng đích

- Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, và giấy lệ phí xuất khẩu (nếu cần)

- Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểuvới giá trị bảo hiểm bằng giá trị CIF + 10%

- Cung cấp cho ngời mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng nhậnbảo hiểm

- Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu

- Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cớc (tàu chở làtàu chợ)

Còn ngời mua phải (bên NK):

- Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, giấy chứng bảohiểm và vận đơn đợc giao cho mình

- Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này cha nằm trong tiền cớc

- Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan cantàu ở cảng bốc hàng

i Các điều khoản khác

Tuỳ vào tập quán, mối quan hệ và đối tợng mua bán mà các bên có thể thoảthuận đa thêm vào hợp đồng những điều khoản cần thiết Đó là những điềukhoản có tính chất thành”luật” và các bên có thể tự ngầm định với nhau haycũng có thể là các điều khoản hoàn toàn dựa trên sự tự nguyện của các bên đavào

Các điều khoản đó có thể là:

- Điều khoản về bảo hành ( việc đa các điều khoản này vào thờng là trongcác hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị kỹ thuật )

- Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

- Điều khoản về khiếu nại và trọng tài do vi phạm hợp đồng

- Điều khoản về trờng hợp miễn trách

- Điều kiện có hiệu lực và thời hạn có hiệu lực của hợp đồng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

II Các buớc tiến hành kí kết hợp đồng nhập khâủ

Nghiên cứu tiếp cận thị trờngLập phơng án kinh doanh

Thơng lợng, đàm phán các

điều khoản giao dịch

Kí kết hợp đồng

1 Nghiên cứu tiếp cận thị trờng

Ngoài việc nắm chắc tình hình môi trờng vĩ mô trong nớc ( nh chính trị,kinh tế, pháp luật…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đợc hai nguồntin chính sau:

a) Nhu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần xác định xem khách hàngcủa mình cần loại hàng gì, công dụng của chúng là gì, giá cả ở mức nào,

số lợng là bao nhiêu, các yêu cầu về nhãn mác, xuất xứ hàng hoá…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

b) Nguồn cung ứng mặt hàng đó trên thị trờng:

 Về phía đối thủ: Các đối thủ sẽ cạnh tranh và chiếm lĩnh bao nhiêu % thịtrờng

 Về phía nhà cung cấp: họ có thể đáp ứng đợc bao nhiêu % nhu cầu nhữngmặt hàng đó, doanh nghiệp sẽ mua từ đâu, từ nhà cung cấp nào Để cạnhtranh doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp gì

Qua sự phân tích môi trờng vĩ mô và vi mô doanh nghiệp lập ra những

ph-ơng án kinh doanh

2 Lập phơng án kinh doanh

Trên cơ sở có sự lựa chọn sơ bộ về mặt hàng kinh doanh, nhà cung cấp,doanh nghiệp cần lập từng phơng án kinh doanh với từng mặt hàng, đồngthời phân tích lựa chọn những mặt hàng thích hợp với doanh nghiệp Các căn

cứ lựa chọn là:

 Đánh giá tổng quát về thị trờng, xu hớng biến động mặt hàng đó, mức

độ, quy mô cạnh tranh …) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

 Đánh giá khả năng cung ứng của công ty :

+ Nguồn cung cấp

+ Giá thành và giá cả hàng hoá

+ Vấn đề nguồn vốn, vấn đề nhân lực

 Tìm ra những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp

 Lựa chọn mặt hàng: Dự tính một số chỉ tiêu có thể đạt đợc của mặt hàng

đó nh tỉ suất ngoại tệ, tỉ suất doanh lợi, điểm hoà vốn…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

 Lập kế hoạch kinh doanh: Lập các chơng trình, các bớc kinh doanh vớitừng mặt hàng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

*Hỏi giá ( Inquiry)

Ngời nhập khẩu sẽ tiến hành lập một th hỏi giá với nội dung nh: Tên hàng,quy cách, phẩm chất, só lợng, thời gian giao hàng mong muốn và gửi tớingời xuất khẩu đề nghị ngời xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điềukiện để mua hàng

Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của nguời hỏi giá Ngời hỏi giá thờnghỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc bản chào giá tốt nhất Đây là bớc đi có tính chủ

động của đơn vị nhập khẩu để đi tới kí kết hợp đồng

*Phát giá chào hàng(OFFER)

Chào hàng là thông điệp mà ngời xuất khẩu muốn gửi tới nhà xuất khẩu đểthể hiện ý chí muốn bán hàng của mình Chào hàng này cũng có thể là thhỏi giá của nhà nhập khẩu, cũng có thể là ngời xuất khẩu chủ động chàohàng cho một hoặc một số nhà nhập khẩu nào đó, nội dung của chào hàngnêu rõ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, giá cả, điều kiện cơ sởgiao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu Chào hàng có hai loại: loại có ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu(gọi là chào hàng cố định), và loại không ràng buộc trách nhiệm của nhàxuất khẩu (gọi là chào hàng tự do )

* Đặt hàng (order )

Bớc này diễn ra nếu nhà nhập khẩu đồng ý chấp nhận chào hàng của nhàxuất khẩu, ngời nhập khẩu sẽ đa ra một đặt hàng Đặt hàng chính là đa ralời đề nghị ký kết hợp đồng Trong đặt hàng, ngời nhập khẩu sẽ nêu cụ thể

về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp

đồng

* Hoàn giá (courter offer)

Trong trờng hợp ngời nhập khẩu không chấp nhận hoàn toàn chào hàng củanhà xuất khẩu, mà đa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá,khi có sự trả giá, chào hàng trớc coi nh bị huỷ

* Chấp nhận (acceptance)

Đây là sự chấp nhận hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng mà

ngời xuất khẩu đa ra, khi đó hợp đồng coi nh đợc thành lập

4 Kí kết hợp đồng

Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về điềukiện giao dịch, có khi ghi lại cẩn thận mọi điều đã thoả thuận gửi cho đốiphơng Đó là văn kiện xác nhận, văn kiện do bên xuất khẩu gửi thờng gọi làgiấy xác nhận bán hàng, do bên nhập khẩu gửi là giấy xác nhận mua hàng.Xác nhận thờng đợc lập thành hai bản, bên lập xác nhận kí trớc rồi gửi chobên kia, bên kia kí xong giữ lại một bản gửi trả lại một bản Việc xác nhậncũng có thể là một văn bản có xác nhận của hai bên và đợc gọi là bản hợp

đồng

Iii tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thơng đợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuấtnhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc phứctạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổcác nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo

đợc quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty Về mặt kinh doanh,trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng,

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng caohiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch

Với một đơn vị chuyên doanh nhập khẩu để thực hiện hợp đồng, đơn vị đóphải tiến hành các khâu sau:

1 Xin giấy phép nhập khẩu

2 Mở L/C (nếu cần)

3 Thuê tàu hoặc lu cớc phí

4 Mua bảo hiểm

5 Làm thủ tục hải quan

6 Nhận hàng tại tàu chở hàng

7 Kiểm tra hàng hoá

8 Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu

9 Làm thủ tục thanh toán

10 Khiếu nại (nếu có)

1-Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nớc quản lý nhậpkhẩu Vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấyphép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó Hồ sơ thờng bao gồm: Đơn xinnhập khẩu, bản sao hợp đồng đã ký với nớc ngoài, phiếu hạn ngạch, VISA,giấy báo trúng thuần Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Thơng Mạicấp Trong giấy phép nhập khẩu có quy định, ngời làm nhập khẩu hoặc hàngnhập khẩu với một nớc nhất định nào đó, chuyên cjở bằng một phơng thứcvận tải và giao nhập tại một cửa khẩu nhất định

2-Mở L/C (Letter of Credit- Th tín dụng).

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiềm năng thanh toán bằng L/C, mộttrong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp

đợc chuyển đến ngân hàng ngoại thơng cùng với hai uỷ nhiệm chi một uỷnhiệm chi để lấy quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa

để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C

Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng ngoại thơng, đơn vịkinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiềncho ngân hàng Sau đó ngân hàng mới chuyển chứng từ cho bên nhập khẩu đinhận hàng

3+4 Nghiệp vụ thuế tàu, lu cớc phí, mua bảo hiểm.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thơng, việc thuê tàuchở hàng đợc tiến hành dựa vào ba căn cứ sau:

+ Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thơng

+ Đặc điểm mua bán

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

+ Điều kiện vận tải

Việc thuê tàu hay lu cớc phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, cóthông tin về tình hình thị trờng thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàuhơn nữa các doang nghiệp nhập khẩu thờng sử dụng điều kiện CIF làm cơ sởgiao hàng nên viẹc thuê tàu hay lu cớc phí thờng do bên xuất khẩu hay mộtcông ty vận tỉa làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất Để

an toàn các chủ hàng thờng ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểmnào đó Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồngbảo hiểm chuyến Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầunăm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công tybảo hiểm một thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” Khi mau bảo hiểmchuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêucầu bảo hiểm” Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồngbảo hiểm

5- Làm thủ tục hải quan

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quócc gia để xuất khẩu hoặc nhậpkhẩu đều phải làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan bao gồm có babớc chủ yếu sau:

- Khai báo hải quan: Chức năng khai báo các chi tiết về hàng hoá trên tờkhai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tucj giấy tờ Yêu cầu của việ kiểmtra là phải trung thực và chính xác Nội dung của tờ khai báo gồm những mụcnh: loại hàng, ten hàng, số-khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải,nhập khẩu với nớc nào Tờ khai hải quan phải đợc xuất trình kèm theo một

số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu

đóng gói, bảng kê chi tiết, chứng từ xuất xứ (CO)

- Xuất trình hàng hoá: hàng hoá nhập khẩu phải đợc sắp xếp theo trật tựthuận tiện cho việc kiểm soát Chủ hàng phải chụi chi phí về nhân công về mở

đóng các kiện hàng

- Thực hiện các quyết định của hải quan sau khi kiểm soát giấy tờ và hànghoá, hải quan sẽ ra các quyết định nh:

+ Cho phép hàng đợc qua biên giới (Thông quan)

+ Cho hàng đi qua kèm theo điều kiện nh phải sửa chữa, phải bao bì lại chủ hàng phải nộp thuế

+ Lu khoá ngoại quan

+Hàng không dợc nhập khẩu

Chủ hàng phải tuân thủ các quyết định đó nếu không họ vi phạm tội hình sự

6 Nhận hàng từ tàu chở hàng.

Đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận

uỷ thác giao nhận tiến hành:

- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (Ga, cảng) về việc giaonhận hàng từ tàu

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàngnhập khẩu hàngnăm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ,vận chuyển giao nhận

- Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá nh vận đơn,lệnh giao hàng

- Thông báo cho các đơn vị trong nớc đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

nhập khẩu cho một đơn vị trong nớc) và dự kiến ngày hàng về, ngày thực tếtàu chở hàng về đến cảng hoặc toa xe chở hàng đa hàng về sân giao nhận

- Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảoquản và vận chuyển hàng nhập khẩu

- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản vềhàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình những vấn đề xảy

ra trong việc giao nhận

7 kiểm tra hàng hoá nhập khẩu.

Sau bớc nhận hàng, là bớc kiểm tra hàng hoá nhập xem có đúng với hợp

Doanh nghiệp nhập khẩu với t cách là một bên đứng tên trên vận đơn phảilập th dự kháng nếu nghi ngờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất phảiyêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộcnhững rủi ro đã mua bảo hiểm

8 Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu.

Khi doanh nghiệp nhập khẩu theo phơng thức nhận uỷ thác thì doanhnghiệp sẽ giao số hàng đó cho bên đặt hàng nhập khẩu

9.Làm thủ tục thanh toán.

Nếu phơng thức thanh toán là L/C thì bên nhập khẩu phải mở L/C theo quy

định Sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, các giấy tờ chứng từ, nếuhợp lệ thì doanh nghiệp nhập khẩu thanh toán cho ngân hàng

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phơng pháp nhờ thu (thờng là

ph-ơng thức nhờ thu kèm chứng từ) thì bên nhập khẩu đợc kiểm tra chứng từtrong một thời gian nhất định Sau thời gian này nếu bên mua không có lý do

từ chối thanh toán thì ngân hàng xem nh yêu cầu đoì hàng là hợp lệ

10-Khiếu nại về hàng hoá và giải quyết khiếu nại.

Khi thực hiện hợp đồng về nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu

bị tổn thất, thiếu hụt thì bên nhập khẩu cần phải lập ngay hồ sơ khiếu nại

để không bỏ lỡ thì hạn khiếu nại

Cần phải căn cứ vào trách nhiệm nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tợngkhiếu nại cho phù hợp: đối tợng đó có thể là ngời xuất khẩu hay ngời vận tảihay bên bảo hiểm

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất nh: biênbản giám định, hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm Việc khiếunại sẽ đợc giải quyết giữa hai bên Nếu hai bên không tự giải quyết đợchoặckhông thoả đáng thì ngời nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội Đồng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Trọng Tài Quốc Tế hoặc ra Toà án

 Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Giám sát là hoạt động nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của cácbên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thơng thi hành theo đúng cam kết tronghơp đồng mỗi bên đợc thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là côngviệc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinhtrong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không đợc tính trớcvào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi cácquy định và các điều khoản của hợp đồng

Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà ngời muaphải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình vàcần biết rõ liệu ngời xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình nh đãquy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không Các nghĩa vụ riêng củamỗi bên này còn phải đợc nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở nhữngthời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng Nếu nhà nhập khẩukhông thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồngtại thời điểm thích hợp, thì có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên haythực hiện chậm các nghĩa vụ đó Đối với ngời nhập khẩu một điều cũngkhông kém phần quan trọng là anh ta phải đợc thông tin đầy đủ chính xác vềviệc nhà cung cấp thi hành những nghĩa vụ của họ đến đâu từ đó xác định đợcnhiệm vụ của mình tiếp theo

Vậy, giám sát hợp đồng nh là một hệ thống các công việc nhằm theo dõitiến trình hợp đồng, xác định nhiệm vụ tiếp theo của mỗi bên để đảm bảo cảhai bên tránh đợc chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng

* Các phơng pháp giám sát

+Các phơng pháp thủ công: không hề có một phơng pháp thủ công cụ thểnào đợc thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phơng pháp đãdùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trongquản lí kinh doanh đợc cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này Các phơngpháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên

và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báohiệu khi nào thì có một công việc cần làm

Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là

- Hồ sơ theo dõi hợp đồng

- Phiếu theo dõi hợp đồng

- Phiếu ghi chỉ số hợp đồng

+ Các phơng pháp sử dụng máy điện toán

Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính

về căn bản là giống nh cách tiếp cận đã mô tả đối với các phơng pháp thủcông, u điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức

và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hànhcác công việc giám sát, cũng nh việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơquan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm,ngời chuyển tiếp hàng hoá

iv những chứng từ và phơng tiện tín dụng cơ bảntrong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.Chứng từ hàng hoá.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lợng và sốlợng của hàng hoá Những chứng từ này ngời mua sẽ nhận đợc từ ngời bán.Ngời mua cần kiểm tra bộ chứng từ này trớc khi thanh toán cho bên bán Bộchứng từ này gồm:

- Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice): Đây là một háo đơn có tứacdụng đòi tiền ngời mua số tiền đã đợc ghi trên hoá đơn Hoá đơn nói rõ đặc

điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng,phơng thức thanh toán, phơng thức chuyên chở hàng

- Hoá đơn này đợc lập nhiều bản và đợc dùng trong nhiều việc khác nhau

nh xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm khi mua bảohiểm hàng hoá, xin cơ quan quản lý ngoại hối cấp ngoại tệ, tính tiền thuế ởhải quan

- Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiệnhàng Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá, Hơn nữa nócòn có tác dụng bổ sung cho háo đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng cótên gọi, phẩm cấp khác nhau

- Phiếu đóng gói (Packing Tist): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựngtrong một kiện hàng (hòm, hộp, container, .), thờng đính trên bao bìhàng hóa

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận

số lợng (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận trọng lợng (Certificate ofWeight): Là chứng từ xác nhận chất lợng, số lợng, trọng lợng hàng thựcgiao và chứng minh các chỉ tiêu đó phù hợp với hợp đồng Các chứng nhận đó

có thể do cơ quan giám định cấp

2.Chứng từ vận tải:

Đây là chứng từ do ngời chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhậnhàng để chở Chứng từ vận tải thờng dùng trong nhập khẩu là: Vận đơn đờngbiển và vận đơn đờng không

- Vận đơn đờng biển: có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở

đờng biển, là chứng chỉ quyền sở hữu hàng hoá và là chứng từ xác nhận ngờivận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển Qua vận đơn, tình trạng hàng hoákhi bốc lên tàu và tình hình đặc biệt của việc xếp hàng lên tàu đợc ghi rõràng

Nội dung của vận đơn: ở mặt trớc ngời ta ghi rõ tên ngời gửi hàng, tên tàu,

số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lợng kiện, trọng lợng cảbì, tên ngời nhận hàng tình hình trả cớc, tình hình bản gốc, số bản gốc

đã đợc lập, ngày tháng cấp vận đơn ở mặt sau ngời ta ghi sẵn các điềukhoản đợc áp dụng vào vận đơn, thông thờng ngời ta dùng vận đơn đíchdanh, vận đơn theo lệnh hoặc vận đơn vô danh Khi cấp vận đơn, vận đơn

đó có thể là vận đơn sạch hay vận đơn không sạch (Trong thực tế còn tồn tạinhiều loại vận đơn khác nhau, độc giả có nhu cầu xin xem thêm tài liệukhác)

Vận đơn đờng biển đợc vận hành một số bản gốc (thành một bộ vận đơn) ởbản sao do thuyền trởng ký phát (copy) thì không có giá trị pháp lý mà dùngcho thông báo giao hàng kiểm tra hàng hoá, thống kê hải quan

- Biên lai thuyền phó (Master receipt): Do thuyền phó phụ trách về hànghoá xác nhận về việc đã nhận hàng để chở ở biên lai này có ghi kết quả củaviệc nhận hàng, kiểm hàng khi hàng đợc bốc lên tàu: Biên lai này không có

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

tác dụng là chứng chỉ sở hữu hàng hoá trừ phi hợp đồng có quy định khác

- Phiếu gửi hàng: do chủ hàng đề nghị ngời chuyên chở cho lu khoang xếphàng lên tàu

- Bản lợc khai hàng hoá: là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, thông tin

về tiền cớc

- Sơ đồ xếp hàng trên tàu

- Các giấy tờ về giao nhận hàng khác

- Vận đơn đờng hàng không (Air way bill )

Đây là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho ngời gửi hàng đểxác nhận đã nhận hàng để chở Nội dung của vận đơn này cũng nh vận đơn đ-ờng biển Vận đơn hàng không do ngợi gửi hàng điền vào ba bản chính rồi đ-

ợc giao cho ngời chuyên chở cungf với hàng hoá Bản thứ nhất có đóng dấu

“để cho ngời chuyên chở” do ngời gửi hàng ký tên Bản thứ hai có đóng dấu

“để cho ngời nhận hàng” thì do ngời chuyên chở và ngời nhận hàng cùng kýtên Bản thứ ba do chữ ký của ngời chuuyên chở trả lại cho ngời gửi hàng saukhi ngời chuyên chở đã nhận hàng

3.Chứng từ bảo hiểm:

Đây là chứng từ do bên bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảohiểm và đợc điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với ngời đợc bảohiểm Chứng từ này gồm:

- Đơn bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủyếu của hợp đồng bảo hiểm

-Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm xác nhận mộtlô hàng nào đó đã đợc bảo hiểm theo một điều kiện của hợp đồng bảo hiểmdài hạn Nội dung của nó bao gồm các điều khoản về đối tợng bảo hiểm, cácchi tiết cần thiết cho tính toán bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm đã thoảthuận

4-Chứng từ hải quan

Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, ngời chủhàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giớiquốc gia Bộ chứng từ này gồm một số chứng từ sau:

- Tờ khai hải quan (Entry Customs Declaration) là khai báo của chủ hàngcho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhậpkhẩu hàng hoá Theo điều lệ của hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải

đợc nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ hải quanphải đợc trình ùng với tờ giấy phép nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hoá,vận đơn (bản sao) (Theo nghị định 171/HĐBT ngày 27/5/1991)

- Giấy phép nhập khẩu: là chứng từ do Bộ thơng mại cấp, cho phép chủhàng đợc nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng,

từ một nớc nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất

định

Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của ngời mua,tên và địa chỉ của ngời xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng,tên của cửa khẩu giao nhận, phơng tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quycách, phẩm chất, số lợng hoặc trọng lợng, giá đơn vị và tổng trị giá, thờihạn hiệu lực của giấy phép

- Giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin) là chứng từ do tổchức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan theo chính sách của nhà nớcvận dụng các chế độ u đãi khi thính thuế và nó cũng cần thiết cho việc theodõi thực hiện chế độ hạn nghạch

Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của ngời mua, tên và

địa chỉ của ngời bán, tên hàng, số lợng, ký mã hiệu, lời khai của chủhàng và chứng nhận của tổ chức có thẩm quyền về nơi sản xuất ra hàng

- Giấy chứng nhận về vệ sinh, kiểm dịch: do cơ quan có thẩm quyền củaNhà nớc cấp cho chủ hàng với nội dung về kiểm tra phẩm chất của hàng hoá

5-Chứng từ kho hàng

Do xí nghiệp kho hàng cấp cho ngời chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng

để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng háo đó, gồm biên laikho hàng và chứng chỉ lu kho Biên lai kho hàng do bên kho hàng cấp có biênnhận đã lu kho một số hàng hoá nhất định, trong thời hạn nhất định Biên lainày có thể chuyển nhợng bằng cách ký hậu

Thờng trong hoạt động nhập khẩu thì bên ký phát là ngời xuất khẩu còn bêntrả tiền là ngời nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C hay ngân hàng xác nhận

- Séc (Cheque) là tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của chủ tài khoản tiền gửikhông kỳ hạn tại ngân hàng ký phát cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng nàychi trả số tiền ghi trên séc cho ngời hởng

- Th tín dụng (L/C): là một văn th của một ngân hàng căn cứ theo yêu cầucủa ngời nhập khẩu (ngời yêu cầu mở L/C) gửi cho ngân hàng khác (ngânhàng thông báo) cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu với điều kiện ngời xuấtkhẩu phải trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ra trong th tín dụng

Phần 2: Thực trạng việc kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Dợc phẩm Trung ơng I

I: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty dợc phẩm trung ơng I (tên giao dịch cpcI) km số 6- đờng Giảiphóng- Thanh xuân- Hà nội

1 Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ của Công ty:

Ngay sau khi hoà bình lập lại ở miền Bắc năm 1954, cùng với cácngành nghề kinh tế khác, để phục vụ cho sự nghiệp hàn gắn vết thơng chiếntranh, bảo vệ và xây dựng miền Bắc XHCN làm hậu thuẫn đắc lực chi việncho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở miền Nam Ngành kinh tế Dợccũng đợc hình thành và phát triển từ năm 1954 đến nay, tiền thân của Công

ty Dợc phẩm TWI trực thuộc Bộ Nội thơng, cho tới năm 1971 mới chính thức

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

thành lập với tên Công ty Dợc phẩm TW trực thuộc Bộ Y tế Sau năm 1975

do nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân phát triển và mở rộng, nhất là ởcác tỉnh miền Nam vừa giải phóng Tổng Công ty Dợc Việt nam trực thuộc Bộ

Y tế đã đợc thành lập, để phân biệt trụ sở chính của các Công ty và Xí nghiệpthành viên Theo sự chỉ đạo của Nhà nớc các đơn vị trực thuộc ở phía Bắc đềuthêm số 1 vào sau tên đơn vị, các đơn vị ở Thành phố Hồ Chí Minh thêm số

2 và một số đơn vị trực thuộc ở miền Trung( Đà nẵng) thêm số 3 Từ đó Công

ty Dợc phẩm TWI đợc hình thành và tiếp tục các chức năng nhiệm vụ đã đợcgiao Cho đến ngày 22/4/1993 Bộ Y tế có quyết định số 408/BYT-QQĐ theoNghị định 388HĐBT ngày 9/4/1993 của Văn phòng Chính phủ về việc đồng

ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Bộ Y tế Công ty

D-ợc phẩm TWI chính thức đD-ợc tái lập cho đến ngày hôm nay

Quá trình phát triển của Công ty đợc tóm tắt nh sau:

Tiền thân của nó là một kho thuốc của Nhà nớc do Bộ Y tế quản lý nhằm dựtrữ, bảo quản, cấp phát, phân phối theo lệnh của Cơ quan chủ quản Nguồnthuốc ban đầu chủ yếu bằng nguồn viện trợ từ các nớc Liên xô và Đông âu cũhàng năm tổng trị giá tơng đơng từ 1 đến 3 triệu USD mỗi năm Thuốc sảnxuất trong nớc chủ yếu là đông y và cao đơn hoàn tán, thuốc tân dợc có làmnhng cũng rất ít vì nớc ta không có ngành sản xuất nguyên liệu làm thuốc nhcác nớc tiên tiến trên thế giới Tuy nhiên do nhu cầu xã hội ngày càng pháttriển, do nhu cầu phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở cả haimiền Nam bắc, đặc biệt là chi viện cho miền Nam, Công ty Dợc phẩm TWI

đã có một bớc phát triển nhanh hơn vì trong giai đoạn này cả miền Bắc chỉ tậptrung vào một Tổng Kho của Trung ơng là Công ty Dợc phẩm TWI Từ đâythuốc đợc phân phối cho các tỉnh thành, các Bệnh viện đa khoa đầu ngành,

hỗ trợ cho Quân y, chi viện cho chiến trờng miền Nam, Lào và Campuchia.Tất cả đều theo mệnh lệnh và kế hoạch của Bộ Y tế từ số lợng, chủng loạithuốc, giá cả và phơng thức giao nhận, vận chuyển Nói tóm lại đặc trng cơbản cho thời kỳ này là phục vụ không mang tính kinh doanh Chuyển sanggiai đoạn kinh tế thị trờng từ khi có quyết định thành lập lại doanh nghiệp và

đợc Nhà nớc cấp giấy phép cho xuất nhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số1.19.1.013/GP, Công ty Dợc phẩm TWI mới thực sự chuyển sang hạch toánkinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó, tức là tự chịu trách nhiệm bảotoàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc và đảmbảo thu nhập thực tế cho ngời lao động theo các chế độ chính sách hiện hànhkết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân theo định h-ớng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo Nói chung mức tăng trởng hàng năm tơng

đối đều đặn từ 5 đến 20% trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật nh doanh số bán

ra, nộp Ngân sách, lãi thực hiện và thu nhập của ngời lao động

Về chức năng nhiệm vụ chủ yếu từ trớc đến nay của Công ty vẫn là lu thôngphân phối và kinh doanh thuốc và các loại nguyên liệu làm thuốc, gần đâynhất đợc bổ xung thêm chức năng kinh doanh: Hoá chất xét nghiệm, dụng cụ

y tế và vệ sinh cũng nh các loại Mỹ phẩm theo các quy chế, chế độ hiện hành

đã đợc Nhà nớc và Bộ Y tế ban hành

Ngoài các chức năng mang tính kinh doanh cho đến nay Công ty Dợc phẩmTWI vẫn đợc Nhà nớc giao thêm nhiệm vụ dự trữ thuốc quốc gia, thuốcphòng chống dịch bệnh, bão lụt, thuốc cho các chơng trình kế hoạch hoá gia

đình

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Thực tế trong các năm qua Công ty Dợc phẩm TWI vẫn làm tốt chức năngcung ứng thuốc cho 31 tỉnh thành từ Trị thiên Huế trở ra đặc biệt là các tỉnhmiền núi Tây bắc, Việt bắc Hợp đồng cung ứng thờng xuyên với 32 bệnhviện chuyên khoa đầu ngành của TW, Hà nội và một số tỉnh xung quanh Hànội Và cung ứng nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất trong nớc chủ yếu ởphía Bắc và một phần ở thành phố Hồ Chí Minh Theo số liệu tổng quát hàngnăm Công ty cung ứng 70% doanh số bán ra của Công ty cho các doanhnghiệp quốc doanh và 30% cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốcthuộc các thành phần kinh tế khác Công ty thờng xuyên quan hệ với nhiềuCông ty của 20 nớc trên thế giới đợc Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việtnam với tổng kim ngạnh trung bình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần

1000 loại hàng hoá nằm trong danh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trịbệnh của nhân dân đã đợc Bộ Y tế đa ra theo quy chuẩn hớng dẫn chung của

tổ chức Y tế thế giới

2 Cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý của Công ty:

Công ty Dợc phẩm TWI (CPC1) là doanh nghiệp loại 1 đợc thành lập theoNĐ388 của Chính phủ và QĐ408/BYTQĐ của Bộ Y tế, mô hình quản lý theohình thức hạch toán độc lập đồng thời là thành viên của Tổng công ty DợcViệt nam( Tổng Công ty 90) Toàn bộ hoạt động của Công ty đợc quản lýthống nhất tập trung, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh xuất nhậpkhẩu, mua bán nội địa đợc quản lý thông qua các hợp đồng kinh tế theo đúngchế độ hiện hành dới sự kiểm tra, giám sát của các ngành chức năng của Nhànớc và trực tiếp là Bộ Y tế Đặc trng về cơ cấu tổ chức và mô hình quản lýhiện tại của Công ty nhằm đáp ứng các mục tiêu chủ yếu sau đây:

- Tập trung làm tốt khâu nhập khẩu hàng hoá kết hợp nguồn nhập từ nội địatạo quỹ hàng hoá để thoả mãn từng bớc nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhândân

- Tổ chức tốt màng lới bán ra thông qua các hệ thống cửa hàng, chi nhánh,phòng Kế hoạch nghiệp vụ bằng các biện pháp tăng cờng tiếp thị phân tíchnhu cầu, thị trờng, mô hình bệnh tật từng khu vực, từng địa phơng, từngmùa khác nhau để kịp thời nắm bắt thị trờng đảm bảo kinh doanh có lãi hợplý

- Tổ chức tốt việc tồn trữ, bảo quản thuốc trong kho để đảm bảo chất lợngthuốc thật tốt, cung ứng thuốc kịp thời, đúng chủng loại, an toàn, hợp lýcho ngời bệnh

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc

- Chăm sóc ngày càng tốt hơn nữa đời sống cho ngời lao động trên cơ sởnăng suất, chất lợng và hiệu quả của từng khâu công việc

Tất cả những nội dung cụ thể trên đây đợc thể hiện một phần trên sơ đồ bộmáy tổ chức và mô hình quản lý hiện nay của Công ty:( Sơ đồ trang bên)

Nhìn chung cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty chathật tinh gọn, còn nhiều đầu mối do vậy hiệu quả sẽ cha thể đạt đợc theo ýmuốn, nhất là trong cơ chế thị trờng Tuy nhiên do năng lực cán bộ và tính

đặc thù công việc mang tính chuyên sâu do vậy việc khắc phục tình trạng nàycần phải có thời gian thử nghiệm, đây gần nh là mô hình phổ biến của cácCông ty Dợc phẩm hiện nay ở Việt nam chúng ta

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

II Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩucủa Công ty:

A/ KháI quát về tình hình kinh doanh nhập khẩu của công ty CPC.1

1 Tình hình thị trờng mặt hàng dợc phẩm

Hiện nay trên thị trờng thuốc hợp pháp lu hành 3 nguồn:

- Thuốc nhập khẩu chính thức qua các công ty xuất nhập khẩu y tế vàthuốc đợc sản xuất trong nớc

- Thuốc đợc đa vào theo đờng phi mậu dịch

- Thuốc viện trợ

Theo quyết định số 111/TTg và thông t số 14/thị trờng-BYT nguồn thuốcphi mậu dịch đợc hạn chế tối đa thông t số13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998quy định thuốc viện trợ đợc quản lý và sử dụng theo chơng trình, không đợcphép bán ra thị trờng Nh vậy về cơ bản thuốc trên thị trờng chủ yếu là nguồnnhập khẩu chính thức và thuốc sản xuất trong nớc Ngoài ra cũng còn từnguồn nhập lậu, tiểu nghạch Theo thống kê thì giá trị thuốc nhập khẩukhông ngừng gia tăng Năm 1997 là 387, 1 triệu USD, năm 1998 là 416triệu USD, và năm 1999 là 450 triệu USD Với khoảng 8000 mặt hàng thuốc

lu hành chính thức trên thị trờng trong đó nhập khẩu khoảng 4500 mặt hàng.Các mặt hàng thuốc có thể đợc phân loại nh sau:

- Thuốc tim mạch

- Thuốc tác dụng trên hệ thần kinh trung ơng

- Thuốc chống nhiễm khuẩn

- Thuốc vè bộ máy tiêu hoá

- Thuốc tác dụng trên hệ hô hấp

- Thuốc trợ lực:vitamin, dịch truyền…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

Theo công ty CPC.1 thì mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là thuốc

và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh, các thuốc độc AB (thuốc tác động vàotim mạch và hệ thần kinh trung ơng)

Trên thị trờng thuốc hiện nay, ngời dân có thể mua thuốc ở mọi nơi Với sự

đa dạng và phong phú về chủng loại thuốc, ngời thầy thuốc đợc lựa chọnthuốc, ngời dân cũng có thể mua thuốc để tự điều trị cho mình

Với mô hình bệnh tật ở vùng nhiệt đới, bệnh nhiễm khuẩn luôn giữ vị tríhàng đầu, hàng năm tỉ lệ thuốc kháng sinh chiếm khoảng 30% đến 40% giátrị nhập khẩu

Theo nghiên cứu cho thấy nhu cầu thuốc tăng trung bình hằng năm trên10% Với lý do chính là sự già hoá dân chúng và ngân sách dành cho bảo vệsức khoẻ tăng lên Tiền thuốc bình quân trên đầu ngời năm 1992 là1,5USD/ngời, 1993 là 2,5 USD, năm 1994 là 3,2 USD

Về tình hình nhà cung cấp: cho đến cuối năm 1999 có khoảng 200 công tynớc ngoài của trên 20 nớc chính thức đợc Bộ Y tế cấp giấy phép bán dợcphẩm vào Việt Nam đây là một thực tế rất thuận lợi cho việc lựa chọn nhàcung cấp, mặt hàng nhập khẩu.thợc tế cho thấy giá trị trung bình một hợp

đồng thờng không lớn mà lý do chính là bên nhập thờng thiếu vốn, thị trờngnhỏ lẻ và tình hình thị trờng bất ổn định

2 Tình hình kinh doanh của công ty một số năm gần đây.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Theo báo cáo tình hình hằng năm, do ảnh hởng ngày càng nặng của cuộckhủng hoảng tài chính châu á làm tỉ giá ngoại tệ tăng dẫn đến chênh lệch giátrên 3 tỷ đồng Hàng nhập về sau 3 tháng mới thực hiện thực hiện xong mộtchu kỳ kinh doanh do đó gặp phải nhiều rủi ro Mặt khác thị trờng trong nớc

đang bị thu hẹp do sức mua của dân c về thuốc tăng không nhiều trong khicác nhà sản xuất trong nớc tự bán, tự khai thác thị trờng ngày càng nhiều, cáchãng dợc phẩm ngày càng tỏ ra thông thạo và thâm nhập vào thị trờng rộngkhắp từ đồng bằng đến cả vùng sâu vùng xa, họ có biện pháp cạnh tranh rấtquyết liệt, rất linh hoạt Năm 1997 kim nghạch nhập khẩu chiếm khoảng 64,8% tổng giá trị mua vào con số đó cho năm 1998 là 64, 6%, 1999 là 60%.Những con sồ trên cho thấy nhập khẩu là hoạt động mua chủ yếu của công ty

Tỉ trọng nhập khẩu năm 1999 có giảm song xét về số tuyệt đói thì lợng giảmnày không lớn :từ 209 tỷ đồng còn 198 tỷ đồng tức giảm 11 tỷ đồng ( Xinxem số liệu bảng sau)

Bảng 1: Thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh trong 3 năm qua.

Đơn vị: tỷ đồng

Chỉ tiêu Thực hiện

năm 1997

Thực hiệnnăm 1998

Thực hiệnnăm 1999

và thị trờng quốc tế biến động nhanh làm cho tình hình tieeu thụ đã chậm lạicàng khó khăn hơn tuy vậy doanh số bán của công ty vẫn tăng ( từ 335 tỷnăm 1998 lên 367 tỷ năm 1999 )

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

 Về tình hình nhập khẩu từng loại mặt hàng thuốc:

- Nhập khẩu nguyên liệu thuốc liên tục tăng Cụ thể là năm 1997 đạt

4, 8 triệu USD, 8, 0 triệu USD (1998), 7, 4 triệu USD năm 1999 Tổnggiá trị nguyên liệu mua vào năm 1999 giảm không đáng kể so với năm 1998song kim nghạch nhập khẩu giảm phần chính là do sự biến động của tỉ giálàm tỉ suất hàng nhập khẩu giảm do đó hạn chế nguồn nhập từ bên ngoài

- Về thành phẩm, tổng giá trị mua liên tục giảm những năm gần đây Năm

1997 là 8,7 triệu USD, năm 1998 là 7,5 triệu USD, năm 1999 là 6,7 triệuUSD:

Biểu 1: Tổng giá trị nhập khẩu, nguyên liệu, thành phẩm

Đơn vị: triệu USD

Lý do giảm nhập thì có nhiều song phần chính là do:

1 Các mặt hàng nội địa đã phát triển và dần chiếm thị trờng nội địa

2 Do sự đa dạng trong sản phẩm dợc nên có nhiều sản phẩm thay thế, do đócác thuốc có cùng tác dụng cũng dẽ dàng chen chân vào các mặt hàng công tykinh doanh

3 Do sự cạnh tranh của các nhà sản xuất, các hãng trong và ngoài nớc làm

 Về nguồn nhập:

Công ty có nguồn nhập từ trên 20 nớc khác nhau Với những mặt hàng cóchất lợng cao công ty thờng nhập từ các nớc châu âu nh Đức, Hungary,Pháp Với những mặt hàng có chất lợng “ bình dân” công ty thờng nhập từcác nớc châu á nh ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc Dới đây là số liệu một

số nguồn nhập chủ yếu của công ty:

1997 1998 1999

Nhập khảu Thành phẩm Nguyên liệu

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

động nhập khẩu nói riêng Trong bối cảnh từ năm 1996, hầu hết các doanhnghiệp Việt nam thờng bị chững lại thậm chí bị thua lỗ mà công ty đạt đợckết quả ngày càng cao hơn đã thể hiện sự vững mạnh của công ty

Biểu đồ 2: Lợi nhuận thực hiện

Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh

đ-ợc đối tợng và nội dung nhập Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vàomột trong hai hớng sau:

1997 1998 1999

Lợi nhuận

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trờng nói chung Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc

điểm cơ bản của tình hình thị trờng Công ty dợc phẩm trung ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trờng tiêu dùng thuốc,nhng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan

- Tổng quan thị trờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm quacủa công ty đợc phân tích tóm tắt nh sau: thị phần dợc phẩm tính bình quân

đầu ngời hàng năm ở Việt Nam có tăng trởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ngờinăm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu ngời năm 1999 Tuy nhiên so với mứckhuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ngời/ năm mới

đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân Tổng kim ngạch nhậptoàn ngànhtheo cục quản lý Dợc thông báo năm 1999là khoảng 450 triệuUSD Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệkết cấu nh thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ đợc thuốc sản xuất trong nớc, vừathực hiện đợc chính sách quốc gia về thuốc của nhà nớc ban hành, chi phíphải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệpkinh doanhthuốc chữa bệnh trong nớc hiện nay Qua kinh nghiệm tích luỹ từthực tế năm công ty dợc phẩm trung ơng I đã đa ra định hớng chiến lợc tổngquát nh sau:

Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trờng truỳên thống của công ty

đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nớc(bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung

ơng, Hà Nội và các tỉnh xung quanh Thực tế công ty đã có mối quan hệtruyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnhviện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong nớc Tổng kết hàng năm doanh sốbán ra cho 3 đối tợng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh,một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêmnguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ đợc chính quyền địa phơng giúp

đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thờng kéo dài cũng lànhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty Ngoài ra công ty cũng rất chú

ý đến thị trờng bán cho các đối tợng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuychỉ chiếm 30% tỉ trọng nhng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếpxúc với họ công ty học đợc nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán

bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trờng nhanh chóng hơn

Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đợc bốn nhóm mặt hàngchủ lực để nhập khẩu là:

- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh

- Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine

- Thuốc hớng thần

- Thuốc bổ, dịch truyền

Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm

số lợng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

nhập Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng

ẩm, đất nớc trải dài ba miền có nhiều đặc trng khác nhau và thay đổi thờngxuyên Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụngthuốc cũng rất khác nhau Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đợcxem xét để đi trớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ

đọng Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gâylãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công

ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hớng thần), vì

đây là nhóm thờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ

điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nớc ta hiện nay Tuy nhiên,công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dợckhác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ

có các số liệu tơng đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhậpkhẩu hàng năm Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định đợc là địachỉ và tên nhà sản xuất cũng nh nhà phân phối các loại thuốc cần dùng Đồngthời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có đợc về nhu cầu, về số lợng,chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với ngờitiêu dùng trong nớc Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cungcấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết,giao nhận, vận chuyển hàng hoá Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trêncơ sở “ chất lợng “ thuốc phải là hàng đầu Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thóiquen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị

để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tơng tự với các Giáo

s, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp táccùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho ngời bệnh, tranh lạmdụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân

Tóm lại, để xác định đợc những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồngthời tiến hành các bớc nghiên cứu thị trờng trong nớc và ngoài nớc, trên cơ sở

đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhậpkhẩu có hiệu quả Tuy nhiên, do lợng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốncủa công ty mới cung ứng đợc cho thị trờng thuốc nói chung một lợng cha lớnlắm, còn cần phải đầu t nhiều hơn nữa

- Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu

Muốn có phơng án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dợc phẩm trung ơng

I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụthể cả về chủng loại, giá cả, số lợng và chất lợng Mặt khác, phải có thôngtin dự báo từ nhu cầu thị trờng trong nớc và thế giới, phải có kiến thức cơ bản

về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dợc thì mới có phơng án phù hợp,sát thực tế, phục vụ đợc ngời bệnh Thứ tự quy trình lập phơng án kinhdoanh nhập khẩu của công ty đợc thực hiện qua các bớc sau:

+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trớc để xác định rõnhu cầu cho từng đối tợng và chủng loại một cách chi tiết

+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thờng là 10% so với cùng kì nămtrớc

+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở sốliệu lịch sử cộng dự báo tăng trởng do các nhân tố chủ quan và khách quanmang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ,hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều đợc cụ thể hoá bằng các chi tiết để

ký các hợp đồng kinh tế Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhânviên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất,tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra u khuyết trong quá trình thực hiện + Trong phơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trờngtruyền thống đồng thời thờng xuyên tìm cách mở rộng thị trờng

+ Chú ý thị trờng và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hútkhách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi

+ Trong phơng án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệthại khi có sự cố xảy ra

Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác.Công ty cũng xác định cho dù phơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đócũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và

đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có

đ-ợc hiệu quả Muốn đạt đđ-ợc kết quả mong muốn, phơng án kinh doanh nhậpkhẩu phải đợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả cácphòng, ban, kho xởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuấtnhập khẩu tự làm Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiềutiến bộ đạt kết quả khá nhng cha cao, cha tơng xứnh với tầm vóc của mộtcông ty lớn trong ngành Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cảitiến phơng thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chínhxác hơn nữa nắm bắt đợc nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay

- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng

Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi th hỏi giá đến các nhàcung cấp này Mục đích của gửi th hỏi giá là tìm kiếm đợc nhà cung cấp tốtnhất Trong hỏi giá, công ty đa ra các điều khoản nh : tên hàng, phẩm chất,

số lợng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

Đáp lại lời hỏi giá của công ty, ngời xuất khẩu sẽ đa ra một thông báo giá(quotation ) Trong đó nêu rõ các nội dung nh: tên hàng, phẩm chất, số l-ợng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanhtoán

Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ngời xuất khẩu đa ra trong báogiá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :

+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trongbáo giá tới nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán(Sale Confirmation), thông báo này đợc coi nh hợp đồng làm cơ sở cho việcmua bán hàng hoá

+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơbản nh đã đợc thoả thuận trớc đó, và có thể đa thêm một số điều khoản nữavào, tuỳ từng thơng vụ làm ăn Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đợc thựchiện qua th tín, fax Rất hiếm khi ngời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡnhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu

Nếu công ty vẫn cha thoả mãn với thông báo giá của ngời xuất khẩu thì sẽtiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác.Nhung trong hầu hết các trờng hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa haibên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một

số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhũng nội dung có liên quan đếngiá cả và thanh toán

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đợc lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếngAnh và phải có chữ kí của hai bên Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiệncần thiết của một hợp đồng Trong chấp nhận bán thì ngời ta thờng loại bỏcác điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thờng, phạt

Phân loại hợp đồng theo hớng ký kết

Đ.v:bản

Hợp đồng kí theo hớng chủ động 347 439 700Hợp đồng kí theo hớng thụ động 295 268 220

 Hớng kí kết thụ động

- Do tác động của nhà cung cấp:

Theo hớng này, các nhà cung cấp nớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trựctiếp tới chào hàng tại công ty Hớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nộidung nh sau:

Nhận đợc chào hàng từ phía nhà cung cấp nớc ngoài : việc tiếp nhận cácchào hàng này thông thờng là qua đờng th tín, fax, chiếm khoảng 80% cácchào hàng nhận đợc Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nớc ngoàitrực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới

- Ngiên cứu thị trờng : Có đợc các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng vàcác điều kiện giao dịch Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trờng,

mà chủ yếu là thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc :

đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc bằng cách gửi các bản chào hàng tới cáckhách hàng trong nớc

- Lập phơng án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhàcung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận đợc của khách hàng và nhu cầucủa thị trờng Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết

định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản

đã nêu hay không

Hớng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trờng, mặt hàng và cả vấn

đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty Thế nhng, đây lại làphơng hớng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu đợc kí kết hàngnăm

- Do tác động của bên uỷ thác mua:

theo hớng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựachọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò

là ngời trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình

nh-ng bằnh-ng chi phí của bên uỷ thác sau khi hành-ng về cônh-ng ty giao hành-ng luôn chobên đặt hàng và nhận hoa hồng

Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng đợc ký kết theohớng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu

số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng )

Số hợp đồng ký theo hớng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rấtnhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị trờng, đặt mối quan hệ với các bạnhàng ( ngời mua ) Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn38% năm 1998, và 28% năm 1999