Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (2).DOC

Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (2)

LỜI MỞ ĐẦU

Cơ chế thị trường đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhưng

cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam Trong đó những thông tin tài chính

là mối quan tâm của nhiều người làm công tác quản lý trong nội bộ doanhnghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy sự chính xác của các thôngtin kinh tế tài chính là một đòi hỏi cần được đáp ứng kịp thời

Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những người quan tâm đếntình hình tài chính của doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi kiểmtoán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm toán.Trong một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng Nókhông chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng thông tin quan trọng giúpkiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp luật cho việc kiểmsoát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng vớinhững kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ

Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán” nhằm tìm hiểu

rõ hơn về cách thức lập, tổ chức lưu trữ, sử dụng và bảo quản các tài liệutrong hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính

Kế toán và Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính:

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ kiểm toán.

Chương II: Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo

cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán

Chương III: Một số nhận xét đánh giá và phương hướng hoàn thiện

công tác tổ chức hồ sơ kiểm tại AASC

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếpcận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lýluận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn, cho nên vấn đề chưa được giải quyết

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ

HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1.1.Khái niệm kiểm toán

Thuật ngữ “kiểm toán” xuất hiện trên thế giới từ lâu nhưng thực sựmới được sử dụng ở nước ta từ hơn một chục năm cuối thế kỷ XX Kiểm toánkhông chỉ giới hạn ở kiểm toán các bảng khai tài chính hay tài liệu kế toán mà

nó còn thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các hoạtđộng kinh tế, hiệu năng của quản lý xã hội, hiệu lực của hệ thống pháp lýtrong từng hoạt động,…Trong quá trình sử dụng thuật ngữ này có thể hiểu:

“Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống các phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ

và kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”.(*)

Tùy theo từng tiêu thức mà có thể phân loại kiểm toán thành nhiều loạikhác nhau Theo đối tượng kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toántài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết Theo hệ thống bộ máykiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập

và kiểm toán nội bộ Trong các loại hình kiểm toán này thì kiểm toán tàichính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán Đặc trưng cơ bản đó bắtnguồn từ chính đối tượng kiểm toán, từ quan hệ giữa chủ thể và khách thểkiểm toán, từ chức năng của kiểm toán, từ phương pháp kiểm toán, từ cơ sởpháp lý thực hiện kiểm toán

1.2.Đối tượng, chức năng và phương pháp kiểm toán tài chính.

Đối tượng kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính trong đó bộphận quan trọng nhất là báo cáo tài chính Hiện nay theo quy định của Nhà

(*): Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh, giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, năm 2005, tr 40

nước các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập đối với mỗi doanh nghiệp là:Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ

và thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài báo cáo tài chính ra thì bảng khai tàichính còn bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như: bảng kêkhai tài sản cá nhân, bảng kê khai tài sản đặc biệt,…Để xác minh và bày tỏ ýkiến về bảng khai tài chính, kiểm toán tài chính phải tiến hành liên kết các tàiliệu kế toán, các hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của từng khách thểkiểm toán nhằm xác minh độ tin cậy của các thông tin trong bảng khai tàichính Trong kiểm toán tài chính có hai cách cơ bản để phân chia đối tượngkiểm toán thành các phần hành kiểm toán là phân chia theo khoản mục vàphân chia theo chu trình

Phân chia theo khoản mục là cách phân chia theo từng khoản mục hoặcnhóm khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào một phần hành.Phân chia theo chu trình là cách chia căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhaugiữa các khoản mục, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tàichính Tùy thuộc vào cách phân chia đối tượng kiểm toán thành các phầnhành mà có cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán cho phù hợp

Kiểm toán tài chính là một loại hình của kiểm toán nên nó cũng có chứcnăng của kiểm toán nói chung là xác minh và bày tỏ ý kiến Chức năng xácminh nhằm khẳng định mức độ trung thực của tài liệu, tính pháp lý của việcthực hiện các nghiệp vụ hay lập các bảng khai Kết quả của chức năng xácminh được thể hiện trên báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán về báo cáo tàichính nhằm xác minh độ trung thực của các thông tin được trình bày trên báocáo tài chính cùng với việc tuân thủ các chuẩn mực, hoặc chế độ kế toán hiệnhành khi lập báo cáo tài chính này Chức năng bày tỏ ý kiến bao gồm cả kếtluận về chất lượng thông tin và cả pháp lý, tư vấn qua xác minh Trong kiểmtoán báo cáo tài chính, chức năng bày tỏ ý kiến thường được thể hiện thông

qua thư quản lý Về chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán tài chínhhướng tới công khai tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và từ đó thuthập bằng chứng đầy đủ và tin cậy.

Để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến kiểm toán tài chínhcũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đốichiếu logic, đối chiếu trực tiếp) và kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thựcnghiệm, điều tra) Tuy nhiên do kiểm toán tài chính có đối tượng cụ thể khácnhau, chức năng cụ thể khác nhau, khách thể kiểm toán khác nhau nên cáchthức kết hợp các phương pháp kiểm toán cũng khác nhau

Trong một cuộc kiểm toán tài chính phải thực hiện cả hai loại thử nghiệm

để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp là thử nghiệm cơ bản

và thử nghiệm tuân thủ Thử nghiệm cơ bản là việc thẩm tra lại các thông tinbiểu hiện bằng tiền phản ánh trên bảng tổng hợp bằng việc kết hợp cácphương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ theo trình tự vàcách thức kết hợp xác định Thử nghiệm tuân thủ là dựa vào kết quả của hệthống kiểm soát nội bộ khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực Đểkhẳng định sự tồn tại và hiệu lực này cần khảo sát thẩm tra và đánh giá hệthống kiểm soát nội bộ Thử nghiệm tuân thủ chỉ được thực hiện khi thấy hệthống kiểm soát nội bộ tồn tại và được đánh giá là hoạt động có hiệu lực Tuynhiên trong trường hợp này thử nghiệm cơ bản vẫn được thực hiện Trongtrường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ không tồn tại hoặc hoạt động khônghiệu lực thì kiểm toán tài chính sẽ không thực hiện thử nghiệm tuân thủ màtăng cường thử nghiệm cơ bản với quy mô lớn để đảm bảo độ tin cậy của cáckết luận kiểm toán

Trong kiểm toán tài chính, việc vận dụng các phương pháp kiểm toánchứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ vào việc xác minh các nghiệp vụ, các

số dư tài khoản hoặc các khoản mục cấu thành bảng khai tài chính theo các

cách thức hay trình tự xác định được gọi là trắc nghiệm Việc kết hợp giữacác phương pháp kiểm toán cơ bản cũng khác nhau cả về số lượng và trình tựkết hợp từ đó hình thành nên 3 loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm côngviệc, trắc nghiệm trực tiếp số dư và trắc nghiệm phân tích.

Trắc nghiệm công việc được hiểu là cách thức và trình tự rà soát cácnghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệthống kiểm soát nội mà trước hết là hệ thống kế toán Trắc nghiệm công việchướng vào hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy củathông tin kế toán Căn cứ vào hai mặt này mà trắc nghiệm công việc đượcphân thành trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ vững chãi

Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc là trình tự rà soát các thủ tục kế toánhay thủ tục quản lý có liên quan đến đối tượng kiểm toán Nếu đối tượng ràsoát có thể dựa trên dấu vết thì kiểm toán viên có thể đối chiếu chữ ký trênchứng từ, chức trách và quyền hạn của người phê duyệt Nếu đối tượng ràsoát không có dấu vết kiểm toán viên có thể thực hiện phương pháp phỏngvấn hoặc quan sát

Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc là trình tự rà soát các thông tin vềgiá trị trong hành tự kế toán Kiểm toán viên phải tính toán lại số tiền trên cácchứng từ kế toán như các kế toán viên đã làm và so sánh số tiền trên chứng từ

kế toán và các sổ sách có liên quan

Trắc nghiệm trực tiếp số dư là cách thức kết hợp các phương pháp cânđối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định

độ tin cậy của số dư cuối kỳ hoặc tổng số phát sinh Trắc nghiệm này đượcthực hiện tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc vàtrắc nghiệm độ vững chãi của công việc

Trắc nghiệm phân tích là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xuhướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp giữa đối

chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối giữa trị số của các chỉ tiêu hoặc các bộphận cấu thành chỉ tiêu

1.3.Khái quát về hồ sơ kiểm toán

1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán

Do bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiềunguồn gốc khác nhau, nên chúng cần được biểu hiện bằng các tài liệu và sắpxếp theo những nguyên tắc nhất định để giúp kiểm toán viên quản lý côngviệc, làm cơ sở để hình thành ý kiến và dẫn chứng để bảo vệ ý kiến của mình.Mặt khác trong quá trình làm việc những kế hoạch, chương trình kiểm toán,các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,…cần được ghi chép và lưu trữ để phục vụcho cuộc kiểm toán và để chứng minh đã tiến hành công việc theo đúng cácchuẩn mực kiểm toán Tất cả phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểmtoán

VSA 230 “Hồ sơ kiểm toán” định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu

do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tài liệu trong

hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.” Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc

kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán viên và chứngminh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểmtoán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận)

Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì: “Hồ

sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.”

(Những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85).

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK.LOEBBECKE

hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.” (*)

Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một khái niệm khái quátnhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làmviệc của kiểm toán viên, chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thuthập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luậnkiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việcquản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mìnhthực hiện chức năng “xác minh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải baogồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quátrình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơkiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ

sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là mộtphần của hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêucầu về tính đầy đủ và tính giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờlàm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học vàmang tính giá trị đầy đủ

Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên khôngthể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉthu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và liênquan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi

(*): Alvin Arens và James K Loebbecke, Auditing, NXB Thống kê, 1995, trang 137

Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản màkiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.

Toàn bộ những tư liệu của kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cầnphải được lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán

1.3.2.Phân loại hồ sơ kiểm toán

Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán đượcphân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán chung là các thông tin chung về khách hàng liên quan

từ hai cuộc kiểm toán trở lên và gồm một số hồ sơ được lập riêng để có nhữnghiểu biết tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các kiểm toán viên

và lưu trữ hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động đáng kể giữa cácnăm

Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tin chung về kháchhàng, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các tài liệu về kiểm toán,các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài

và các tài liệu khác Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có

sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này

Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sởcho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán năm thườngbao gồm: các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán;các văn bản về tài chính, thuế, kế toán,…của cơ quan Nhà nước và các cấptrên có liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáotài chính; hợp đồng kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểmtoán được thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các búttoán phân loại,…

Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp vàlưu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng Hồ sơkiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán Phải bảo quản hồ sơ kiểm toántheo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảotheo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp.

1.3.3.Chức năng của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt độngkiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng Trong quy trình kiểmtoán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năngkhác nhau Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán,

hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngàykết thúc kiểm toán Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau:

Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểmtoán Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong mộtthời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêucầu cần thiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này,biểu hiện như sau:

- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập racác hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểmtoán thực hiện Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kếtquả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán Như vậy, thông qua cách này,một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lýkiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợphoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởicác kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việckhác có liên quan

- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thànhtrong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đãphát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ và tiếp tụcđiều hành công việc.

- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng.Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung,cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan

Thứ hai, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra côngviệc của các trợ lý kiểm toán Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việccủa các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thựchiện Việc xem xét và kiểm tra này được tiến hành từ thấp đến cao: Kiểm toánviên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dungtrên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởicác chủ nhiệm, các chủ phần hùn…Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ

sơ kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ Sau mỗilần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sựkiểm tra của mình

Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán Đây là chứcnăng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối cùng của một cuộckiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của kiểm toán viên vềtình hình tài chính của đơn vị khách hàng Hồ sơ kiểm toán chính là nhữngdẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánhgiá của kiểm toán viên Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các kiểmtoán viên đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi tiếnhành cuộc kiểm toán

Thứ tư, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau Để tiến hànhcuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch

chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế Như vậy đểgiảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việclập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trướcnhư là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳsau, cụ thể là:

- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vàothời gian thực tế của kỳ trước

- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơnvị

- Cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm

- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụngđược cho kỳ sau

- Làm mẫu cho các trợ lý kiểm toán viên thực hiện công việc dựa vào hồ

sơ kiểm toán kỳ trước Nhờ đó, kiểm toán viên chính sẽ đỡ tốn thời gianhướng dẫn cụ thể và chi tiết

Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý cácvấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động, hệ thống kiếm soát nội bộ củađơn vị và khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán

Thứ năm, hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý công việc kiểm toán Kiểmtoán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh được rằng côngviệc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực kiểmtoán hiện hành thông qua hồ sơ kiểm toán Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phảiđầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không chứa đựng những vấn đề khôngthể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giảithích được…

Thứ sáu, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho đào tạo Với những người mớibắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán những năm trước được

coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hướng dẫn của nhữngkiểm toán viên có kinh nghiệm Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất

mà người cộng sự mới vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với côngtác kiểm toán

1.3.4.Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán

Công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời giannhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giámsát công việc của ban kiểm soát phải được tiến hành một cách khoa học vàchặt chẽ Thông qua hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên chính có thể đánh giátiến độ và tiếp tục điều hành công việc Đồng thời hồ sơ kiểm toán là hệ thốngtài liệu căn bản để giúp các cấp lãnh đạo công ty kiểm toán có thể kiểm tratính đầy đủ của những bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho kếtluận của kiểm toán viên Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán làmột phần không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán Hồ sơ kiểm toán có

ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm toán:

Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho kiểm toán viên đưa ra ýkiến của mình Chức năng của kiểm toán tài chính là hướng tới việc xác minh

và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán Mà các bằngchứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồnkhác nhau Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạngnhất định sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toán viên lưutrữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình Đồng thời hồ sơkiểm toán bảo đảm cho kiểm toán khác và những người không tham gia vàocuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểuđược công việc kiểm toán

Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểmtoán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Hồ sơ kiểm toán

có các kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã ápdụng….cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quátrình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã đượctiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hành.

1.3.5.Nội dung của hồ sơ kiểm toán

Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểmtoán khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyếtđịnh của kiểm toán viên Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm hailoại: Hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm

1.3.5.1.Hồ sơ kiểm toán chung

Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tinchung về khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiềunăm tài chính của khách hàng Hồ sơ này nhằm lưu giữ những dữ kiện có tínhchất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quantâm thường xuyên qua nhiều kỳ

Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm:

- Tên và số hiệu hồ sơ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ;

- Các thông tin chung về khách hàng:

+ Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thỏa thuận và biên bảnquan trọng: Quyết định thành lập; Điều lệ công ty; Giấy phép thành lập;Đăng ký kinh doanh; Bố cáo thành lập; Biên bản họp Hội đồng quản trị;Biên bản họp Ban giám đốc;…(tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạtđộng, cơ cấu tổ chức,…)

+ Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật

có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình pháttriển của khách hàng

- Các tài liệu về thuế: Các văn bản chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạtđộng của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiệnnghĩa vụ thuế hàng năm.

- Các tài liệu về nhân sự: Các thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, cácquy định riêng của khách hàng về nhân sự; quy định về quản lý và sử dụngquỹ lương;…

- Các tài liệu về kế toán:

+ Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng

+ Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồnkho, phương pháp tính dự phòng,…

- Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời giandài (ít nhất là hai năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê,hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay,…

- Các tài liệu khác:

Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liênquan đến các tài liệu đề cập trên đây

1.3.5.2.Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin vềkhách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính

Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm tất cả những tư liệu mà kiểm toán viên sửdụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành Các thông tin trong hồ sơ kiểm toánnăm thường bao gồm các thông tin chủ yếu sau:

- Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán: + Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập

hồ sơ kiểm toán;

+ Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra;

+ Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt

- Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,…của cơ quan Nhà nước và cấptrên liên quan đến năm tài chính.

- Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,

- Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi

ro kiểm soát và những đánh giá khác

- Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc vàkết luận của kiểm toán viên nội bộ

- Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

- Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tụckiểm toán được thực hiện và kết quả đạt được;

- Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và số dư các tài khoản;

- Những phân tích các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạtđộng của khách hàng;

- Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên vàngười có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toánhoặc chuyên gia khác thực hiện;

- Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thựchiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới;

- Các thư từ liên lạc với kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và cácbên hữu quan;

- Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với kháchhàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán

- Bản giải trình của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểmtoán;

- Bản xác nhận do khách hàng hoặc bên thứ ba gửi đến;

- Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộckiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục

mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó

Công ty kiểm toán có quyền lưu trữ hồ sơ kiểm toán và hồ sơ kiểm toán làtài sản của công ty kiểm toán Kiểm toán viên phải đảm bảo tính bí mật, antoàn và không được tiết lộ những thông tin về đơn vị được kiểm toán

1.3.5.3.Ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Hồ sơ kiểm toán được lập và sử dụng từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu

và được bổ sung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểmtoán cho đến khi kết thúc kiểm toán

 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc được lập và sử dụng trong giaiđoạn này gồm: những thông tin thu thập được về khách hàng, những đánh giá,kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểmtoán của kiểm toán viên Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyếtđịnh sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tụcmột khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phảithực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét

hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm Xem xét hồ sơ kiểm toán củacác kiểm toán viên trước để có được những thông tin như: tính liêm chính củaban giám đốc công ty khách hàng, những bất đồng của ban giám đốc với kiểmtoán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán,…hoặc cácvấn đề quan trọng khác.

Các hồ sơ kiểm toán các năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin

về khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạtđộng khác Vì vậy qua kiểm tra hồ sơ kiểm toán chung của khách hàng (baogồm sơ đồ bộ máy, điều lệ công ty, chính sách tài chính, kế toán,…) kiểmtoán viên sẽ tìm thấy những thông tin chung hữu ích về hoạt động kinh doanhcủa khách hàng Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý cóhợp lý hay không, việc hiểu được bản chất và sự biến động của các số liệutrên báo cáo tài chính đã được kiểm toán

Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chương trình kiểm toán được lập vàlưu giữ trong hồ sơ kiểm toán Chương trình kiểm toán đã thiết kế có thể thayđổi trong quá trình thực hiện Tuy nhiên những thay đổi này phải được ghi rõtrong hồ sơ kiểm toán Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kếhoạch tổng quát được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán chung Đối với nhữngkhách hàng quen thuộc, công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổichứ không phải tiến hành lập mới các tài liệu như đối với khách hàng mới

 Giai đoạn thực hành kiểm toán

Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục kiểmsoát, thủ tục kiểm tra chi tiết số dư và thủ tục phân tích Dựa vào những tàiliệu đã lưu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa raquyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng haykhông Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu quacác thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản Nếu quyết định là

không thì kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản với số lượnglớn.

Cần lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thờigian và phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện củakiểm toán viên Những phát hiện này lại được đem ra so sánh với những đánhgiá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểmtoán cơ bản sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch Trong trường hợp ngượclại có thể phải thay đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vicủa các thủ tục cơ bản

Việc thực hiện các thủ tục cơ bản này được thực hiện trên các bảng tổnghợp, bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh…Khitiến hành kiểm toán các khoản mục đã được lựa chọn, kiểm toán viên phảiđưa ra các kết luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng chocác kết luận đó trên giấy tờ làm việc Các giấy tờ này được tập hợp lại trong

hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên Phần lớncác tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được lập vào giai đoạn này Tất cả các bằngchứng có giá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải được lưu lại trêngiấy tờ làm việc, đảm bảo cho hồ sơ kiểm toán được lập một cách đầy đủ, hợp

lý và hợp lệ

 Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viênđưa ra các kết luận của mình Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuốicùng trong hồ sơ, đó là báo cáo kiểm toán và thư quản lý

Người soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lượng cuộc kiểmtoán hoàn thành thông qua việc xem xét hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo những quy định nghiêm ngặt Đây sẽ lànhững tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý đểgiải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán.

1.4.Các yếu tố ảnh hưởng đến hồ sơ kiểm toán

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng

có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau:

- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán

- Hình thức báo cáo kiểm toán

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng

- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nộibộ

- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểmtoán

- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lýkiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể

1.5.Các mô hình hồ sơ kiểm toán

Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tùythuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toánviên nhưng phải đảm bảo tính hệ thống của một hồ sơ: các tài liệu phải đượcsắp xếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc,… thuận tiện cho việc lưutrữ, bảo quản cũng như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểmtoán không chỉ kết thúc ở việc đưa ra báo cáo kiểm toán và thư quản lý mà hồ

sơ kiểm toán còn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là

cơ sở pháp lý mà công ty kiểm toán đưa ra để minh chứng cho công việc củamình Tuy nhiên, chúng ta cần biết rằng hồ sơ kiểm toán và phương phápkiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đượctiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán được tổ chức theo

phương pháp đó Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp của phương phápkiểm toán.

Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình

hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

1.5.1.Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổchức giấy làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh như sau:

Bảng 1.1.: Bảng hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tùy theo tài liệu đóhoặc không có trong hồ sơ.

Theo cách đánh tham chiếu trên, hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ

tự các mục của bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của ViệtNam Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái

Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung (đối chiếu giữabảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toánchi tiết) các báo cáo Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:

Bảng 1.2.: Các giấy tờ làm việc trong mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau

7 Thư giải trình của ban giám đốc

8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh

9 Bảng cân đối kế toán

10.Báo cáo kết quả kinh doanh

11.Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh

12.Các bút toán phân loại lại

13.Các bút toán điều chỉnh chi tiết

14.Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh

sau ngày lập báo cáo kiểm toán năm trước

15.Các nghĩa vụ với các bên có liên quan

16.Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ

A40A45A46A48

Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu có những ưu điểm sau:

- Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được chi phí.

- Kết cấu hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng

đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại

- Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được pháthuy tối đa

- Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hìnhtrên

Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế sau:

- Tốn thời gian công sức mà độ chính xác lại không cao

- Các giấy tờ làm việc không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liênkết theo chiều ngang

- Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khókhăn

- Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao

- Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn

1.5.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có đại diện là mô hình hồ sơ kiểm toánAS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu AS/2 là phươngpháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ một phần lao động,tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và sự năngđộng của mỗi nhân viên Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểmtoán, hệ thống hồ sơ kiểm toán và phần mềm kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thốngnhất gọi là “chỉ mục hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tàikhoản kế toán Chỉ mục hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc củakiểm toán viên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất Danh mụcnày được chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc

kiểm toán hoặc thể hiện các mục, tiểu mục của các phần hành kiểm toán trênbáo cáo tài chính Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau:

Bảng 1.3 : Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số thứ tự từ

1000 đến 8000 Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng nhữngthông tin chủ yếu trong phần hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ tổng hợp (của

hồ sơ năm) Những chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, vềnhững phân tích sơ bộ ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, về báo cáo kiểm toán

Từ chỉ mục 5000 đến 8000 thuộc phần hồ sơ làm việc chứa đựng những thôngtin về kiểm toán chi tiết các khoản mục trên báo cáo tài chính Bao gồm cácchỉ mục lớn như: kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu,báo cáo lãi lỗ

Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của hồ sơ kiểm toán AS/2đều sử dụng mẫu quy định như trong hồ sơ chuẩn của hệ thống hồ sơ kiểmtoán AS/2 Các giấy tờ làm việc này có mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục Trong thực hành kiểm toán, kiểm toánviên sử dụng những giấy tờ làm việc này để hoàn thiện nên hồ sơ kiểm toán

Chỉ mục hồ sơ kiểm toán tổng hợp

1000 Lập kế hoạch kiểm toán

2000 Báo cáo

3000 Quản lý cuộc kiểm toán

4000 Hệ thống kiểm soát

5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản

6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả

7000 Kiểm tra chi tiết - vốn chủ sở hữu

8000 Kiểm tra chi tiết - báo cáo lãi lỗ

Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể cónhững thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.

Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiệnbằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa giấy tờlàm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ Việc liên kết giữa các giấy tờlàm việc không chỉ được thực hiện theo “quan hệ dọc” mà chúng còn đượcliên kết chặt chẽ theo “quan hệ ngang” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mụcvới nhau

Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có những ưu điểm sau:

- Mô hình này được vi tính hóa nên các giấy tờ làm việc được hình thànhnhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất Các công thức được vitính hóa nên giảm nhẹ được công việc mà có độ chính xác cao

- Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hóa

- Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rấtnhiều

- Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ cả bằng hai cách là trên giấy tờ làm việc

và trên đĩa mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tracứu

- Rủi ro kiểm toán thấp

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

VÀ KIỂM TOÁN (AASC).

2.1 Tổng quan về Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC).

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới thứ 2 (1929 – 1933) các nhàkinh tế thế giới nhận ra vai trò quan trọng của việc phát hiện ra các nguy cơtiềm ẩn trong hoạt động tài chính của các thực thể kinh tế trong nền kinh tếthế giới Ở Mỹ, từ năm 1934, Ủy ban Bảo vệ và trao đổi tiền tệ (SEC), đãthành lập quy chế về kiểm toán viên bên ngoài để nhằm phát hiện ra cácdoanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả và xác nhận về tính trung thực củacác bảng khai báo cáo tài chính và các vấn đề quan trọng khác có liên quan Tại Việt Nam, kiểm tra nói chung và kiểm tra kế toán nói riêng đã đượcquan tâm ngay từ thời kỳ bắt đầu xây dựng đất nước Đặc biệt từ những năm

90, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế, kiểm toán độc lập đã được hình thành.Đánh dấu cho sự ra đời của kiểm toán độc lập là ngày 13 tháng 5 năm 1991

Bộ Tài chính ra Quyết định số 164 – TC/QĐ/TCCB thành lập Công ty Dịch

vụ Kế toán (tiền thân của Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểmtoán) và Công ty Kiểm toán Việt Nam Sau hơn 15 năm hoạt động Công ty đãkhẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực hoạt động Trong khoảng thờigian này có thể chia hoạt động của Công ty thành 2 giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Từ năm 1991 – 1993 Đây là giai đoạn mà Công ty mớithành lập.Tại thời điểm thành lập Công ty có số vốn là 229.107.173đ trong đóvốn của Ngân sách Nhà nước cấp là 137.040.000đ Nhà nước cấp vốn choCông ty bằng tiền mặt và bằng hiện, tiền mặt là 113.316.000đ Khi mới thànhlập Công ty có tên là Công ty Dịch vụ Kế toán với tên giao dịch quốc tế là –

Accounting Service Company – ASC chủ yếu là thực hiện các dịch vụ kế toánnhư hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng các chế độ, thể lệ tài chính

kế toán, xây dựng và thực hiện các mô hình, tổ chức bộ máy và công tác kếtoán, tư vấn về vấn đề tài chính, thuế,…Sau một thời gian ngắn đi vào hoạtđộng ASC đã hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả và ngàycàng lớn mạnh về năng lực hoạt động nghiệp vụ Giai đoạn này lĩnh vực hoạtđộng của Công ty còn hạn chế do quy định của Bộ Tài chính nên đã khôngđáp ứng được nhu cầu ngày càng lớn của thị trường Do vậy, Ban lãnh đạocủa Công ty đã đề nghị Bộ Tài chính cho phép bổ sung một số loại hình dịch

vụ để làm phong phú hơn loại hình dịch vụ cung cấp cũng như số lượng cáckhách hàng

Giai đoạn 2: Từ năm 1993 đến nay Đánh dấu cho giai đoạn này làngày 14 tháng 9 năm 1993 Bộ trưởng Bộ Tài chính ra Quyết định số 639/TC/QĐ/TCCB bổ sung thêm các loại hình dịch vụ mới cho Công ty và đổi tênCông ty thành Công ty Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểmtoán có tên giao dịch quốc tế là Auditing and Accounting FinancialConsultancy Service Company (gọi tắt là AASC) và đó trở thành tên giaodịch chính thức của Công ty cho đến nay Mục tiêu hoạt động của AASC lànhằm cung cấp các dịch vụ chuyên ngành về kiểm toán và tư vấn tài chính kếtoán cho các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội

Hịên nay trụ sở chính của Công ty tại số 1 – Lê Phụng Hiểu - Quận HoànKiếm – Hà Nội và có 4 chi nhánh như sau:

Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: 29 Võ Thị Sáu - Quận I – Thành phố

Hồ Chí Minh

Chi nhánh Vũng Tàu: Số 42 Đường Thống Nhất, Thành phố Vũng Tàu Chi nhánh Thanh Hóa: Số 25 Phan Chu Trinh, Thành phố Thanh Hóa Chi nhánh Quảng Ninh: Cột 3 Thành phố Hạ Long Tỉnh Quảng Ninh

Sau hơn 15 năm hoạt động Công ty không ngừng lớn mạnh và phát triểnbiểu hiện kết quả kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước Nếu như năm

1992 doanh thu chỉ đạt được 840 triệu đồng thì đến năm 2003 doanh thu đạt

25200 triệu đồng và đến năm 2005 doanh thu đạt 41.005 triệu đồng Để thấy

rõ tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty chúng ta có thể theo dõi bảngtổng hợp số liệu kinh doanh trong 4 năm như sau:

Bảng 2.1: Tổng hợp về tình hình kinh doanh của Công ty

Doanh thu năm 2005 tăng 127,05% so với năm 2004 và tăng 194,84%

so với năm 2002 Trong đó doanh thu của dịch vụ kiểm toán năm 2005 tăng120,19% so với năm 2004, doanh thu của dịch vụ tư vấn năm 2005 tăng165,73% còn doanh thu của hoạt động khác tăng 107,27% so với năm 2004.Như vậy doanh thu năm 2005 tăng chủ yếu là do doanh thu của dịch vụ tư vấntăng nhiều nhất Ta thấy doanh thu của dịch vụ kiểm toán tăng tuy nhiên tỷtrọng doanh thu của dịch vụ này đã giảm xuống Năm 2004 tỷ trọng củadoanh thu kiểm toán là 65,997% nhưng đến năm 2005 tỷ trọng này là 62,43%.Đây cũng là xu hướng phát triển chung của Công ty Hiện nay doanh thuchính của Công ty là từ các công ty nhà nước

Hiện nay theo lộ trình chuyển đổi sở hữu các doanh nghiệp kiểm toán củanhà nước, cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, AASC đang trong giaiđoạn chuẩn bị chuyển đổi sang mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2thành viên trở lên vào năm 2007 Bên cạnh đó Công ty cũng tăng cường các

hoạt động hợp tác để phát triển AASC có mối quan hệ chặt chẽ với các bộngành, các vụ viện, các cơ quan nghiên cứu và các trường đại học trong cảnước nhằm mục đích tăng cường năng cao hiệu quả công tác chuyên môn,đào tạo phổ biến chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán kế toán

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Do AASC là Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên ngành nên việc

tổ chức bộ máy quản lý có những đặc thù riêng của ngành Từ khi thành lậpđến nay bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thay đổi phù hợp với sự pháttriển của Công ty bao gồm: Ban giám đốc, 2 phòng chức năng và 7 phòngnghiệp vụ Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty bao gồm

có 5 thành viên: 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc

Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính

và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty Phó Giám đốc Công ty

là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cácmảng hoạt động mà mình phụ trách

Hiện nay Công ty có hai phòng chức năng là Phòng Hành chính tổnghợp và Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính tổng hợp có chức năngquản lý hành chính và nhân sự trong Công ty đảm nhận việc lên kế hoạchhàng tháng về lao động, tiền lương, lập kế hoạch mua sắm đồ dùng vănphòng, …Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền củaCông ty thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh Phòngnày cũng trực thuộc và chịu sự quản lý của Ban Giám đốc

Các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm:

+ Phòng Công nghệ thông tin: Phòng này có nhiệm vụ thực hiện cài đặt cácphần mềm cho Công ty Đồng thời Phòng còn sản xuất các phần mềm kế toán

để cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng và các nhiệm vụ khác theo yêucầu của công việc.

+ Phòng Kiểm toán dự án: Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thểthực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vựckiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản

+ Phòng Tư vấn và Kiểm toán: Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảmnhiệm chức năng tư vấn Các dịch vụ tư vấn của phòng rất đa dạng như tư vấnthuế, tư vấn thành lập doanh nghiệp,…

+ Phòng Kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ: Thực hiện các cuộckiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịchvụ

+ Phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản: Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyếttoán công trình xây dựng cơ bản Năm 2001 thị phần của Công ty về công táckiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%

+ Phòng Đào tạo và Kiểm soát chất lượng: Phòng chuyên đào tạo nhân viênmới cho Công ty Hàng năm phòng tổ chức đào tạo và thi tuyển nâng cấp chocác nhân viên trong Công ty Đồng thời phòng còn làm nhiệm vụ soát xét lạicác báo cáo kiểm toán trước khi phát hành

+ Phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: Bên cạnh dịch vụ kế toán,kiểm toán và tư vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị củaCông ty như hệ thống thư chào hàng, các phương thức quảng cáo cho các loạihình dịch vụ của Công ty

Việc phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì các phòng nghiệp vụđều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công tygiao cho bao gồm cả dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán và tư vấn tài chính

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy Công ty AASC

Phòng

Tư vấn kiểm toán

Phòng Kiểm toán các ngành thương mại dịch vụ

Phòng Công nghệ thông tin

Phòng Hành chính tổng hợp

Phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất

Phòng

Kế toán

Phòng Đào tạo và Kiểm soát chất lượng

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểuphân tán Các chi nhánh và văn phòng đại diện của Công ty tại các tỉnh, thànhphố hạch toán độc lập Tại trụ sở chính sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán nhưsau:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

Kế toán trưởng: Có trách nhiệm điều hành chung công việc của cảphòng Nhiệm vụ chính là hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức và kiểm tra toàn bộcông tác kế toán trong Công ty, giúp Giám đốc chấp hành chính sách, chế độ

về quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ phúc lợi xãhội cũng như chấp hành các chính sách tài chính Đồng thời ông cũng chịutrách nhiệm trước Ban Giám đốc cấp trên và các cơ quan lãnh đạo về cácthông tin kế toán cung cấp

Kế toán tổng hợp: Kiêm kế toán thanh toán lương, phụ trách công việctổng hợp thanh toán lương hàng tháng cho công nhân viên trong toàn Công ty

và lập báo cáo cho Công ty

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý số tiền mặt hiện có của Công ty, theodõi các khoản tiền gửi ngân hàng

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12hàng năm trừ năm đầu tiên thành lập thì niên độ kế toán bắt đầu từ ngày14/5/1991 đến 31/12/1991 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

hợp

Thủ quỹ

đồng Việt Nam (VNĐ) Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán do

tự Công ty áp dụng là phần mềm E - ASPlus 3.0

2.2 Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC

2.2.1 Một số đặc điểm của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ

sơ kiểm toán

AASC là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính hoạt độngtheo Luật Doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính Vì vậytoàn bộ hệ thống sổ sách tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đều tuânthủ theo quy định chung của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ kiểm toán vàchương trình kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp vớiquy định của Bộ Tài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty

Cùng với VACO, AASC là một trong hai doanh nghiệp Nhà nước trựcthuộc Bộ Tài chính được thành lập từ năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kếtoán, tài chính và kiểm toán Nhưng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hộiđồng Bộ trưởng nay là Thủ tướng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt độngchuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực

kế toán và tư vấn tài chính Cho đến năm 1993 công ty mới được phép bổsung thêm lĩnh vực kiểm toán và được đổi tên thành “ Công ty Dịch vụ Tưvấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán” Do vậy, mặc dù kiểm toán độc lập dunhập vào Việt Nam từ rất sớm và phát huy tác dụng ngày càng mạnh mẽnhưng mãi cho đến những năm gần đây thì kiểm toán mới trở thành lĩnh vựchoạt động chủ yếu và đem lại tỷ trọng doanh thu lớn nhất cho AASC

Sự phát triển của nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nướctheo định hướng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngàycàng lớn mạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêngđang trở thành một loại hình dịch vụ không thể thiếu được Mặc dù hoạt độngtrong lĩnh vực kiểm toán muộn so với VACO và cũng không có được những

trang thiết bị với công nghệ hiện đại nhất như những công ty kiểm toán 100%vốn đầu tư nước ngoài ( PWC, KMPG,…) song AASC đã cố gắng hết sứckhẳng định được vị thế của mình Với đội ngũ nhân viên được đào tạo có hệthống, giàu kinh nghiệm hệ thống trang thiết bị hiện đại công ty đã và đang cốgắng nâng cao chất lượng các loại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhucầu của khách hàng.

Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủyếu đem lại 75% doanh thu cho công ty hàng năm, đồng thời hiện nay công ty

đã có hơn 1000 khách hàng thường xuyên và hàng năm có thêm những kháchhàng mới Tuy nhiên công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộnhơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên công ty chưa có điều kiện đểđưa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệthông tin mới nhất vào thực tế công việc

Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do chưa có đầy đủ điềukiện về tài chính cũng như về nhân lực nên hiện nay công ty vẫn đang ápdụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu: việc tổ chức giấy tờ làm việc và cáchđánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểmtoán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có

sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việcghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ khôngthông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm,năng lực của kiểm toán viên Mặc dù công ty đã cố gắng trang bị hệ thốngmáy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phầnnào còn hầu hết các công việc từ lập đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện mộtcách thủ công

2.2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC

Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng vàlưu trữ trong một cuộc kiểm toán Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thểhiện trên giấy hay trên bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định hiệnhành Tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, hồ sơkiểm toán được phân làm hai loại là hồ sơ kiểm toán thường thực và hồ sơkiểm toán năm

2.2.2.1 Hồ sơ thường trực (hồ sơ kiểm toán chung)

Hồ sơ kiểm toán thường trực là hồ sơ chứa đựng các tài liệu ít thayđổi, thường là các thông tin chung của khách hàng liên quan đến hai haynhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng

2.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin vềkhách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính Hồ sơkiểm toán năm tại AASC được thiết lập trong và sau khi tiến hành cuộc kiểmtoán cho năm tài chính hiện hành Hồ sơ kiểm toán năm lưu trữ các dữ liệu ápdụng cho năm kiểm toán và được chia làm 2 loại là hồ sơ tổng hợp và hồ sơlàm việc để quản lý một cách dễ dàng hơn

a.Hồ sơ tổng hợp

Hồ sơ tổng hợp bao gồm những thông tin liên quan đến việc thực hiệnhợp đồng kiểm toán của năm kiểm toán Hồ sơ kiểm toán năm được thực hiệnbởi các nhóm trưởng kiểm toán Trong phần hồ sơ tổng hợp này lưu trữ cácthông tin chung của riêng năm kiểm toán đó nên kiểm toán viên vẫn phảithành lập một hồ sơ khác

b.Hồ sơ làm việc

Hồ sơ làm việc là hồ sơ lưu lại quá trình kiểm toán viên thực hiện kiểmtoán tại công ty khách hàng Hồ sơ làm việc chính là các thủ tục kiểm toán do

kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thực hiện để thu thập các bằng chứng kiểmtoán làm cơ sở cho việc hình thành nên ý kiến của kiểm toán viên về báo cáotài chính của khách hàng Hồ sơ làm việc lưu lại toàn bộ giấy tờ làm việc củakiểm toán viên đối với các khoản mục trên báo cáo tài chính của khách hàngtrong đó có phần tham chiếu Hồ sơ làm việc bao gồm các trang tổng hợp,trang kết luận, trang chương trình làm việc và trang giấy làm việc về các nộidung như:

- Các vấn đề chung về kiểm toán các khoản mục

- Các vấn đề chung về khách hàng

- Kiểm toán khoản mục tiền

- Kiểm toán khoản mục tài sản cố định

- …

Trên mỗi trang làm việc của hồ sơ kiểm toán đều có các thông tin về ngườithực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra và ngày kiểm tra

2.2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

2.2.3.1 Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là cơ sở, là căn cứ để kiểm toán viênđưa ra các ý kiến về tính trung thực, tính hợp lý về báo cáo tài chính của công

ty khách hàng Muốn đưa ra các ý kiến này kiểm toán viên cần dựa trên cácbằng chứng thích đáng mà mình đã thu thập trong quá trình kiểm toán (cácbằng chứng này được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán) Như vậy hồ sơ kiểmtoán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thậpđược và các kết luận rút ra từ thực tế kiểm toán, là dữ liệu cho việc quyết địnhloại báo cáo đúng đắn, là căn cứ để kiểm toán viên và giám đốc soát xét Do

đó tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo cơ sở pháp lý cho ý kiếnkiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý là một vấn đề rất quantrọng đối với bất kỳ một công ty kiểm toán nào Để quản lý hồ sơ kiểm toán

một cách khoa học, dễ quản lý tra cứu và soát xét thì AASC đã đề ra một sốnguyên tắc để sắp xếp tài liệu như sau:

- Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng:

Để phân biệt, tìm kiếm dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục,từng nội dung thì hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng Đề mục thườngđược đặt ở đầu mỗi hồ sơ kiểm toán và thường bao gồm những nội dung sau:+ Tên đơn vị được kiểm toán

+ Đối tượng kiểm toán: là các tài khoản hay chỉ tiêu trên trên các tài liệuđó

+ Kỳ kiểm toán: ghi ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán

+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tracứu

+ Ngày thực hiện kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên: Trong hồ

sơ kiểm toán, các kiểm toán viên thiết lập hồ sơ phải ký đầy đủ Đây vừa làdấu hiệu chứng tỏ kết quả làm việc của kiểm toán viên, vừa là cơ sở khẳngđịnh trách nhiệm của kiểm toán viên đối với các thông tin được ghi trên đó.Đồng thời trong quá trình soát xét các báo cáo thì những người có tráchnhiệm cũng phải ký tên đầy đủ vào hồ sơ đó

- Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:

Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toánthường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống vàkhoa học đảm bảo việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng

Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp riêng theo hồ sơ kiểm toánthường trực và hồ sơ kiểm toán năm Trong hồ sơ kiểm toán thường trực, tàiliệu được sắp xếp theo trình tự: các thông tin tổng hợp, các thông tin về phápluật, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các thông tin về hệ thống kế

toán của khách hàng và cuối cùng là các thông tin về hợp đồng Trong hồ sơkiểm toán năm lại được chia ra làm hai loại:

+ Hồ sơ tổng hợp được sắp xếp theo thứ tự: báo cáo kiểm toán, báo cáo tàichính đã kiểm toán, thư quản lý, các báo cáo tài chính dự thảo; tổng kết côngviệc kiểm toán của niên độ; kế hoạch kiểm toán; các sự kiện phát sinh saungày phát hành báo cáo kiểm toán năm trước; bản ghi những sửa chữa củakiểm toán viên; các điểm cần theo dõi, các điểm chưa được trả lời; các sựkiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước ngày phát hành báo cáo kiểm toáncủa năm hiện hành; phí kiểm toán và thời gian làm việc; các tài liệu khác + Hồ sơ làm việc có bốn loại trang sau và sắp xếp theo trình tự: trang tổnghợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán và trang giấy làm việc Đối với mỗi phần trong hồ sơ kiểm toán thường trực đánh dấu bằng chữ

số La Mã, còn đối với hồ sơ kiểm toán năm thì mỗi phần được ký hiệu bằngcác chữ cái in hoa và trong mỗi phần lại có thể được chia nhỏ và ký hiệu bằngcác chữ số La Mã

- Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, kýhiệu sử dụng:

Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ ràng các dữ liệuđược lấy từ đâu, nơi lưu trữ tài liệu, các tài liệu hay người chịu trách nhiệmkiểm toán tài liệu, cách hình thành số liệu của đơn vị Các chú thích này làcăn cứ để kiểm tra, truy cứu dữ liệu khi cần thiết

Khi có bất kỳ một ký hiệu nào thì kiểm toán viên phải giải thích đầy đủ kýhiệu đó để người khác khi soát xét hay sử dụng hồ sơ kiểm toán có thể hiểuđược Bên cạnh đó kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc đãlàm hoặc các kết quả đã thu được như đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đốichiếu với sổ chi tiết sổ cái, đã kiểm tra các phép tính số học,… Ngoài ra kiểmtoán viên cũng có thể phải ghi chép lại những bước công việc mà doanhnghiệp đã làm với các khoản mục mang tính đặc thù

- Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp:

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểmtoán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo cho kiểm toán viên khác và nhữngngười không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như những người kiểm tra,soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiếncủa kiểm toán viên Tại AASC, một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khibao gồm các nội dung:

+ Những thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu cảu hồ sơ kiểmtoán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên

+ Nguồn dữ liệu

+ Bao nhiêu mẫu được chọn và cỡ mẫu

+ Công việc thực hiện

+ Kết quả thu được

+ Phân tích các sai sót và quan sát

+ Kết luận rút ra

+ Những điểm cần nhấn mạnh bao gồm cả những điều ghi nhớ cho côngviệc năm sau

+ Cập nhật và sửa đổi cho hồ sơ thường trực

Tính chính xác trong hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc đảm bảo các kỹ thuậttính toán như cộng ngang, cộng dọc phải khớp đúng với nguồn dữ liệu tạo rachúng và các số liệu ở các hồ sơ khác

Trong trường hợp có chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu

rõ trong hồ sơ kiểm toán là đã phát hiện ra những chênh lệch đó và cho rằngchúng không ảnh hưởng trọng yếu đến công việc kiểm toán

Tính phù hợp của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán thể hiện ở chỗ các thôngtin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán Những thông tin không cầnthiết đến cuộc kiểm toán sẽ không được kiểm toán viên lưu trữ Bên cạnh đó

kiểm toán viên cũng đánh các tham chiếu thích hợp nhằm giải thích các sốliệu cho các cá nhân khác khi soát xét giấy tờ làm việc.

2.2.3.2 Nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phản ánh các thủ tục áp dụng, các thửnghiệm thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận tương thích trongquá trình kiểm toán Hồ sơ kiểm toán tại AASC gồm hồ sơ thường trực và hồ

sơ kiểm toán năm:

* Hồ sơ kiểm toán thường trực

Hồ sơ kiểm toán thường trực của AASC bao gồm các chỉ mục tổng hợpchứa đựng các thông tin tổng hợp liên quan đến nhiều năm tài chính của mộtkhách hàng Các chỉ mục đó gồm:

Tên khách hàng:

Ký hiệu:

Mã khách hàng:

Hồ sơ kiểm toán thường trực bao gồm các thông tin chung mà kiểm toánviên bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng Phầnlớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực là do khách hàng cungcấp hoặc do kiểm toán viên thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân

về những vấn đề này Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiênthì kiểm toán viên phải thu thập toàn bộ các thông tin trong hồ sơ kiểm toánthường trực còn với những khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên cầncập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt độngkinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung vào hồ sơkiểm toán thường trực Việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán thường trực giúp các