Office2007 cơ bản: Tổng quan về Explorer, Word 2007 và Excel 2007 ppt

Tắt máy Để kết thúc làm việc với Windows, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:  Kích chuột vào nút Start và chọn Turn off Computer, một hộp thoại xuất hiện.. Cửa sổ Windows Explorer -

Office2007 cơ bản: Tổng quan về Explorer, Word 2007 và Excel 2007

……… , tháng … năm ……

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ MÁY VI TÍNH 5

I Lịch sử của máy tính cá nhân 5

II Các thành phần trong máy vi tính 5

III Nhiệm vụ của các thiết bị trong hệ thống máy tính .6

III.1 Mainboard (Bo mạch chủ) 6

III.2 CPU (Central Processing Unit) - Vi xử lý 6

III.3 RAM (Radom Access Memory) - Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên 6

III.4 Case và bộ nguồn 6

III.5 Ổ đĩa cứng HDD (Hard Disk Drive) 6

III.6 Ổ đĩa CD ROM 7

III.7 Ổ đĩa mềm FDD 7

III.8 Bàn phím - Keyboard .7

III.9 Chuột - Mouse .7

III.10 Card Video 7

III.11 Màn hình Monitor 8

IV Khái niệm về phần mềm 8

CHƯƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 9

I Hệ điều hành máy tính .9

II Giới thiệu các chức năng chính của Windows XP 11

II.1 Một số thành phần giao diện cơ bản của Windows XP 11

II.2 Các thành phần của một cửa sổ 12

II.3 Tắt máy 12

II Sử dụng chương trình Windows Explorer .12

I.1 Khởi động chương trình Windows Explorer 12

II.2 Thao tác với thư mục và tệp tin trong chương trình Windows Explorer 13

II.3 Tìm kiếm thư mục, tệp tin trong máy tính 14

CHƯƠNG 3: MICROSOFT WORD 2007 17

I Làm quen với Microsoft Word 2007 17

I.1 Khởi động Microsoft Word 2007 17

I.2 Tìm hiểu sơ lược các đối tượng MS Word 2007 17

I.3 Các thao tác với tệp 17

I.4 Đóng tài liệu, đóng MS Word 19

II Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản 19

II.1 Nhập văn bản 19

II.2 Làm việc với khối văn bản 20

II.3 Tìm kiếm và thay thế 21

II.4 Gõ tắt 22

III Định dạng văn bản 22

III.1 Định dạng chữ 22

III.2 Định dạng đoạn văn 23

III.3 Danh sách liệt kê 25

III.4 Định dạng tài liệu 25

IV Bảng biểu 28

IV.1 Tạo bảng 28

IV.2 Nhập nội dung 28

IV.3 Trang trí bảng 29

V Hình ảnh 29

V.1 Thêm hình ảnh 29

V.2 Sử dụng công cụ vẽ 30

V.3 Chèn ký hiệu đặc biệt 30

V In ấn 30

V.1 Xem trước khi in 30

V.2 In tài liệu 31

VII Tạo mục lục tự động trong Office 2007 31

CHƯƠNG 4: MICROSOFT EXCEL 2007 34

I Làm quen với Microsoft Excel 2007 34

I.1 Khởi động và thoát khỏi Excel 34

I.2 Làm quen với màn hình Excel 2007 34

I.3 Các thao tác với tệp 35

II Soạn thảo nội dung bảng tính 36

II.1 Nhập dữ liệu 36

II.2 Biên tập dữ liệu 38

II.3 Thao tác với ô, dòng, cột 38

IV Thay đổi độ rộng của cột, độ cao hàng 42

II.4 Thao tác với trang bảng tính 43

II.5 Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu tự động Autofilter 43

III Thao tác định dạng 45

III.1 Định dạng kiểu dữ liệu 45

III.2 Định dạng ô chứa văn bản 46

III.3 Căn, vẽ đường viền ô 47

IV Công thức và hàm 47

IV.1 Tạo lập công thức 47

IV.2 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối 48

IV.3 Thao tác với hàm 49

IV.4 Một số hàm thường dùng 50

V Biểu đồ và đồ thị 57

V.1 Vẽ biểu đồ: 57

V.2 Chỉnh sửa biểu đồ: 57

VI Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn 57

VI.1 Bài trí trang in 58

- Tab Sheet 58

VI.2 Xem trang trước khi in 59

VI.3 In ấn 59

VII Một số bài tập Excel 60

Bài số 1 60

Bài số 2 60

Bài số 3 61

Bài số 4 62

Bài tập 5 64

CHƯƠNG 5: CƠ BẢN VỀ INTERNET 66

I Giới thiệu tổng quan 66

I.1 Khái niệm/ Thuật ngữ 66

II Thực hành trình duyệt và công cụ tìm kiếm 69

II.1 Sử dụng trình duyệt WEB 69

II Tìm kiếm thông tin trên internet 75

II.1 Tìm kiếm theo các trang liên kết 75

II.2 Tìm kiếm theo câu điều kiện 75

II.3 Địa chỉ www.google.com với chức năng tìm kiếm thông tin 76

III Giới thiệu về thư điện tử (email) và chat trên internet 80

III.1 Mô hình thư điện tử qua Internet 80

III.2 Địa chỉ thư điện tử 81

III.3 Sử dụng dịch vụ thư điện tử Yahoo mail 81

CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ MÁY VI TÍNH

I Lịch sử của máy tính cá nhân

Sự ra đời của máy tính cá nhân

Năm 1975 công ty MITS (Mỹ) giới thiệu chiếc máy

tính cá nhân Altair đầu tiên trên thế giới, chiếc máy

này sử dụng bộ vi xử lý 8080 của Intel, chiếc máy

tính đầu tiên không có màn hình mà chỉ hiện kết

quả thông qua các đèn Led

Năm 1977 công ty Apple đưa ra thị trường máy tính

AppleII có màn hình và bàn phím

Năm 1981 công ty IBM sản xuất máy tính PC có hệ

thống mở, tức là máy có nhiều khe cắm mở rộng để

có thể cắm thêm các thứ khác vào đó, sau này thiết

kế này đã phát triển thành tiêu chuẩn của máy tính

ngày nay

Công ty IBM (một công ty khổng lồ lúc đó) đã tìm

đến một công ty nhỏ có tên là Microsoft để thuê viết

phần mềm cho máy tính PC của mình, đó là cơ hội

ngàn năm có một để cho Microsoft trở thành công ty

phần mềm lớn nhất thế giới hiện nay

Máy tính PC của hãng IBM sản xuất năm 1981 thuê

công ty Microsoft viết hệ điều hành MS – DOS

Chiếc máy này có tốc độ 5MHz

Sau khi phát minh ra chuẩn PC mở rộng, IBM đã cho

phép các nhà sản xuất PC trên thế giới nhái theo

chuẩn của IBM và chuẩn máy tính IBM PC đã nhanh

chóng phát triển thành hệ thống sản xuất máy PC

khổng lồ trên toàn thế giới

IBM không có thoả thuận độc quyền với MS DOS

cho nên Microsoft có thể bán phần mềm MS DOS

cho bất cứ ai, vì vậy mà Microsoft đã nhanh chóng trở thành một công ty lớn mạnh

II Các thành phần trong máy vi tính

Máy tính là một hệ thống gồm nhiều thiết bị được liên kết với nhau thông qua một bo mạch chủ, sự liên kết này được điều khiển bởi CPU và hệ thống phần mềm hướng dẫn,

mỗi thiết bị trong hệ thống có một chức năng riêng biệt trong đó có ba thiết bị quan trọng nhất là CPU, Mainboard và bộ nhớ RAM

III Nhiệm vụ của các thiết bị trong hệ thống máy tính

III.1 Mainboard (Bo mạch chủ)

Mainboard đóng vai trò liên kết tất cả các thành

phần của hệ thống lại với nhau tạo thành một bộ

máy thống nhất

+ Các thành phần khác nhau chúng có tốc độ

làm việc, cách thức hoạt động khác nhau nhưng

chúng vẫn giao tiếp được với nhau là nhờ có hệ

thống Chipset trên Mainboard điều khiển

III.2 CPU (Central Processing Unit) - Vi xử lý

CPU là thành phần quan trọng nhất của máy tính, thực hiện các

lệnh của chương trình khi phần mềm nào đó chạy, tốc độ xử lý của

máy tính phụ thuộc chủ yếu vào linh kiện này, CPU là linh kiện

nhỏ nhưng đắt nhất trong máy vi tính

III.3 RAM (Radom Access Memory) - Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên

RAM là bộ nhớ tạm thời, lưu các chương trình phục vụ trực tiếp cho CPU xử lý, tất cả các chương trình trước và sau khi xử lý đều được nạp vào RAM, vì vậy dung lượng và tốc độ truy cập RAM có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ chung của máy

III.4 Case và bộ nguồn

Case: Là hộp máy để gắn các thành phần như Mainboard, các ổ đĩa, các

Card mở rộng

Nguồn: Thường đi theo Case, có nhiệm vụ cung cấp điện áp cho

Mainboard và các ổ đĩa hoạt động

III.5 Ổ đĩa cứng HDD (Hard Disk Drive)

Là thiết bị lưu trữ chính của hệ thống, ổ cứng có dung lượng lớn và

tốc độ truy cập khá nhanh, vì vậy chúng được sử dụng để cài đặt

hệ điều hành và các chương trình ứng dụng, đồng thời nó được sử

dụng để lưu trữ tài liệu, tuy nhiên ổ cứng là ổ cố định, không thuận

tiện cho việc di chuyển dữ liệu đi xa

III.6 Ổ đĩa CD ROM

Là ổ đĩa lưu trữ quang học với dung lượng khá lớn

khoảng 640MB, đĩa CD Rom gọn nhẹ dễ ràng di

chuyển đi xa, tuy nhiên đa số các đĩa CD Rom chỉ

cho phép ghi được 1 lần, ổ đĩa CD Rom được sử dụng để cài đặt phần mềm máy tính, nghe nhạc, xem phim v v

III.7 Ổ đĩa mềm FDD

Đĩa mềm có thể đọc và ghi nhiều lần và dễ ràng di chuyển đi xa, tuy nhiên do dung lượng hạn chế chỉ có 1,44MB và nhanh hỏng nên ngày nay đĩa mềm ít được sử dụng mà thay vào đó là các ổ USB có nhiều ưu điểm vượt trội

III.8 Bàn phím - Keyboard

Bàn phím là thiết bị chính giúp người sử dụng giao tiếp và

điều khiển hệ thống, trình điều khiển bàn phím do BIOS

trên Mainboard điều khiển

III.9 Chuột - Mouse

Là thiết bị nhập bằng các giao diện đồ hoạ như hệ điều hành

Window và một số phần mềm khác, trình điều khiển chuột do hệ

điều hành Window nắm giữ

III.10 Card Video

Card Video là thiết bị trung gian giữa máy tính và màn

hình, trên Card Video có bốn thành phần chính

+ Ram: Lưu dữ liệu video trước khi hiển thị trên màn

hình, bộ nhớ Ram của Card Video càng lớn thì cho hình

ảnh có độ phân giải càng cao

+ IC: DAC (Digital Analog Conveter) đây là IC đổi tín

hiệu ảnh từ dạng số của máy tính sang thành tín hiệu tương tự

+ IC giải mã Video

+ BIOS: Là trình điều khiển Card Video khi Window chưa

khởi động

Card Video có thể được tích hợp trực tiếp trên Mainboard

III.11 Màn hình Monitor

Màn hình Monitor hiển thị các thông tin về hình ảnh, ký tự giúp cho người sử dụng nhận được các kết quả xử lý của máy tính, đồng thời thông qua màn hình người sử dụng giao tiếp với máy tính để đưa ra các điều khiển tương ứng

Hiện nay có hai loại màn hình phổ biến là CRT và màn hình LCD

IV Khái niệm về phần mềm

Phần mềm là tập hợp của tất cả các câu lệnh do các nhà lập trình viết ra để hướng máy tính làm một số việc cụ thể nào đó, không như các thiết bị điện tử khác, máy vi tính mà không có phần mềm thì nó không hoạt động gì cả

Để có được phần mềm, các nhà lập trình phải sử dụng các ngôn ngữ lập trình để viết, ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ trung gian giữa ngôn ngữ giao tiếp của con người với ngôn ngữ máy, ngôn ngữ càng gần với ngôn ngữ con người thì gọi là ngôn ngữ bậc cao, càng gần ngôn ngữ máy gọi là ngôn ngữ bậc thấp

CHƯƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

I Hệ điều hành máy tính

Hệ điều hành: là chương trình điều khiển chủ đạo đối với máy tính, dùng để quản lý các chức năng nội trú của máy tính, và cung cấp các phương tiện kiểm soát các hoạt động của máy đó

Một số chức năng của hệ điều hành:

 Quản lý và điều hành đồng bộ các trang thiết bị của dàn máy vi tính (Màn hình, ổ đĩa

từ, bàn phím, máy in và máy quét …

 Quản lý tệp tin và nơi cất chứa các tệp tin

 Quản lý việc cấp phát và thu hồi bộ nhớ trong

Là hệ điều hành tiêu chuẩn một người sử dụng

MS-DOS là hệ điều hành bằng các dòng lệnh, nó yêu cầu bạn phải đưa ra các câu lệnh, các biến, và các cú pháp mới sử dụng thành công MS-DOS

Một hạn chế lớn của MS-DOS là hệ điều hành chỉ hoạt động trong phạm vi 640 Kbytes

bộ nhớ trong để tương thích với hệ thống máy IBM PC cũ

MS-DOS cũng có một số trình tiện ích giúp người dùng có thể thực hiên được nhiệm vụ thông qua giao diện người-máy với các trình đơn kéo xuống và các hộp thoại (Ví dụ: NC)

Hệ điều hành Windows

Windows là một họ các hệ điều hành cho máy tính cá nhân (PC) dùng giao diện đồ hoạ người dùng (Graphical user inteface, GUI) thay cho dòng lệnh (command line) như MS-

DOS Hiện nay, Windows đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới Windows cung cấp tính năng quản lý bộ nhớ ảo (virtual memory), đa nhiệm, hỗ trợ nhiều thiết bị ngoại vi Tới nay, Windows đã có rất nhiều phiên bản và được thiết kế cho đủ các dòng máy tính từ

bỏ túi, cầm tay, để bàn tới máy trạm và máy chủ

Giao diện GUI cho phép bạn thay đổi kích cỡ và vị trí của cửa sổ bằng cách di chuyển con trỏ chuột và click vào các nút lệnh thích hợp trên góc phải cửa sổ Windows có thể sắp xếp để các cửa sổ chồng lên nhau (Overlaid windows) hay sắp xếp như lợp ngói (titled windows)

Window: cửa sổ của windows: Đây là một khung hình chữ nhật trên màn hình Desktop hiện thị một tài liệu hay một chương trình đang chạy Với các máy tính và hệ điều hành định hướng đồ hoạ cao hiện nay, bạn có thể mở nhiều cửa sổ làm việc trong cùng một lúc Bạn có thể thoải mái di chuyển vị trí, thay đổi kích thước, giấu hay hiện thị bất cứ cửa sổ nào

Windows cho phép xử lý đa nhiệm và ngay nay còn được tăng thêm sức mạnh bởi công nghệ siêu phân luồng (HT – Hyper Threading) của CPU Intel Pentium 4

Các dị bản của UNIX:

o AIX do IBM phát triển cho máy trạm RISC

o A/UX giao diện đồ hoạ cho Aplle Macintosh

o XENIX OS, của Microsoft Corporatuion cho vi xử lý 16 bit

o SunOS, của Sun Microsystems, Inc; Mach

o Linux được phát triển bởi Linux Torvalds và sau đó được một làn sóng mã nguồn mở phát triển

Hệ điều hành Linux

Linux là hệ điều hành mã nguồn mở (Open Source) dựa trên hệ điều hành UNIX, được Linux Tarvalds viết cho máy tính cá nhân sử dụng vi xử lý Intel Đến nay Linux có mặt

trên nhiều loại sản phẩm phần cứng, máy chủ, thiết bị khác nhau Được hỗ trợ bởi nhiều công ty lớn: IBM, Sun, Oracle, SAP, Fujitsu

Linux có thành phần cơ bản đó là Linux Kernel Các thành phần còn lại có thể thay đổi tuỳ biến do có mã nguồn mở Có rất nhiều phiên bản: Linux(gọi là Linux Distro) RedHat, Turbo Linux, Candera, Suse Linux

Việt Nam cũng có một số hệ điều hành Linux được việt hoá, tiêu biểu là Vietkey Linux

Ưu điểm: giá rẻ mã nguồn mở, khả năng tuỳ biến, thay đổi rất tốt, thích hợp với ứng dụng máy chủ, yêu cầu phần cứng thấp, ít bị virus

Nhược điểm: thiếu sự đồng nhất đặc biệt về chuẩn, giao diện đồ hoạ, khó quản trị, khó học

II Giới thiệu các chức năng chính của Windows XP

Windows XP là hệ điều hành máy tính dùng cho máy tính cá nhân Hệ điều hành này là sản phẩm của tập đoàn Microsoft (Mỹ) Đây là sản phẩm được đánh giá cao

Hiện này, Microsoft đã cho ra đời Windows Vista và Windows 7 dùng cho máy trạm, song tại Việt Nam, Windows XP vẫn đang rất phổ biến, nên các thông tin trong tài liệu đều dựa trên hệ điều hành Windows XP

II.1 Một số thành phần giao diện cơ bản của Windows XP

II.1.1 Thực đơn Start

Nút Start và thanh tác vụ thường nằm

ngang dưới đáy màn hình sau khi khởi

động Windows

Kích chuột vào nút start, thực đơn start

xuất hiện với các nhóm chức năng cần thiết

để bắt đầu sử dụng Windows Thực đơn

này sẽ thay đổi với từng máy tính khác

nhau tuỳ thuộc vào số lượng các chương

trình được cài đặt trong máy

II.1.2 Thanh tác vụ (Taskbar)

Thanh Taskbar là thanh nằm dưới đáy màn

hình Khi thực hiện một chương trình hoặc

mở một cửa sổ, bạn sẽ thấy xuất hiện trên

thanh Taskbar một nút thể hiện chương trình hoặc cửa sổ mà bạn đang mở Tại một thời điểm, có thể có nhiều cửa sổ được mở để làm việc Bạn có thể chuyển tới các cửa sổ khác nhau bằng cách kích chuột vào các nút trên thanh Taskbar

II.2 Các thành phần của một cửa sổ

Thông thường, một cửa sổ của Windows gồm một số thành phần chính sau:

Hộp điều khiển (Control box): Nằm trên thanh tiêu đề, là biểu tượng của cửa sổ

chương trình

phóng to, thu nhỏ, khôi phục kích thước cửa sổ

Thanh công cụ (Toolbar): Chứa các nút lệnh thông dụng của cửa sổ chương trình

Thanh địa chỉ (Address Bar): Chứa địa chỉ hoặc đường dẫn của đối tượng hiện thời

thanh cuốn sẽ xuất hiện

Thanh trạng thái (Status bar): Nằm ở dưới cùng của cửa sổ, thông báo trạng thái hiện

thời của cửa sổ chương trình

cửa sổ

II.3 Tắt máy

Để kết thúc làm việc với Windows, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

 Kích chuột vào nút Start và chọn Turn off Computer, một hộp thoại xuất hiện

 Kích tiếp chuột vào nút Turn Off

Một số tuỳ chọn khác trong hộp thoại:

- Stand By: Tạm ngưng làm việc với máy tính Các trạng thái đang làm việc sẽ được

Windows khôi phục lại khi bạn bật máy

- Retstart: Khởi động lại máy

II Sử dụng chương trình Windows Explorer

I.1 Khởi động chương trình Windows Explorer

 Cách 1: Kích chuột vào nút Start, chọn nhóm Programs sau đó chọn Windows

Explorer

 Cách 2: Bấm chuột phải lên nút Start, chọn Explore

Cửa sổ Windows Explorer

- Thanh tiêu đề: tên thư mục đang được chọn

- Thanh công cụ: các nút công cụ điều khiển

- Thanh địa chỉ: Chứa đường dẫn đến thư mục đang được chọn

- Khung folder: Chứa cây thư mục, ở bên cạnh mỗi thư mục sẽ có một ký hiệu hoặc là tức là thư mục đó đang được cuộn lại, hoặc là tức là thư mục đó đang được mở ra

- Khung nội dung bên phải: Chứa tất cả các thư mục con và tệp của thư mục đang được chọn

II.2 Thao tác với thư mục và tệp tin trong chương trình Windows Explorer

II.2.1 Lựa chọn thư mục, tệp tin

- Chọn một đối tượng (thư mục, tệp tin): Kích chuột vào đối tượng đó

- Chọn nhiều đối tượng kề nhau: Kích chuột vào đối tượng ở vị trí đầu, nhấn và giữ phím

Shift, sau đó kích chuột vào đối tượng cuối

- Chọn nhiều đối tượng rời nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, kích chuột lần lượt vào các đối

tượng cần chọn

- Chọn toàn bộ đối tượng trong một thư mục: Thực hiện lệnh Edit / Select All hoặc nhấn

tổ hợp phím Ctrl + A

II.2.2 Tạo mới, đổi tên, xóa, sao chép, di chuyển thư mục và tệp tin

II.2.2.1 Tạo thư mục mới

- Chọn thư mục mẹ (thư mục sẽ chứa thư mục mới)

- Thực hiện lệnh File / New / Folder

- Windows sẽ tạo ra một thƣ mục mới với tên mặc định là New Folder hoặc New Folder

(2), New Folder (3)… gõ tên thƣ mục mới vào để thay thế cho tên mặc định Nhấn Enter

để xác nhận tên cho thƣ mục mới

II.2.2.2 Đổi tên thư mục và tệp tin

- Bấm chuột phải vào thƣ mục hoặc tệp tin cần đổi tên, kích chuột vào mục Rename trên thanh menu popup vừa xuất hiện

- Gõ tên mới vào để thay thế cho tên cũ và nhấn Enter để xác nhận hoặc kích chuột vào một vị trí bất kì trên màn hình

II.2.2.3 Sao chép thư mục, tệp tin

- Trên phần cửa sổ bên phải, chọn thƣ mục hoặc tệp tin cần sao chép bằng cách kích chuột vào chúng

- Thực hiện lệnh Edit / Copy

- Chọn thƣ mục đích mà ta cần sao chép tới, thực hiện lệnh Edit / Paste

II.2.2.4 Di chuyển thư mục, tệp tin

- Chọn thƣ mục

- Thực hiện lệnh Edit / Cut

- Chọn thƣ mục đích mà ta cần sao chép tới, thực hiện lệnh Edit/ Paste

II.2.2.5 Xoá thư mục, tệp tin

- Chọn thƣ mục hoặc tệp tin cần xoá

- Thực hiện lệnh Edit / Delete hoặc bấm phím Delete trên bàn phím

Windows sẽ hiển thị một hộp thoại hỏi bạn có chắc chắn xoá các thƣ mục hoặc tệp đã chọn không? Bạn hãy kích chuột vào nút Yes nếu khẳng định xoá

II.2.2.6 Khôi phục thư mục, tệp tin đã bị xoá

- Trên màn hình nền (Desktop), kích đúp chuột lên biểu tƣợng thùng rác Cửa sổ Recycle Bin xuất hiện chứa các đối tƣợng đã bị xoá

- Kích chuột phải lên đối tƣợng cần khôi phục, chọn Restore để khôi phục đối tƣợng đã xoá

II.3 Tìm kiếm thư mục, tệp tin trong máy tính

Bấm nút Search trên thanh công cụ, cửa sổ sẽ thay đổi nhƣ sau:

Kích chuột vào nút Start, chọn, một hộp thoại xuất hiện như sau:

Để tìm kiếm thông tin cần thiết, bạn kích chuột vào các mục tương ứng trên bảng chọn bên trái của cửa sổ Ý nghĩa của một số lựa chọn như sau:

Để tìm kiếm một tệp tin hoặc một thư mục bất kỳ, chọn All files and Folders, bảng chọn bên trái cửa sổ tìm kiếm xuất hiện như hình sau:

All or part ò the file name: Tên tệp hoặc cụm từ của tên tệp cần tìm

A word or phrase in the file Cụm từ nội dung chứa trong tệp cần tìm

CHƯƠNG 3: MICROSOFT WORD 2007

I Làm quen với Microsoft Word 2007

I.1 Khởi động Microsoft Word 2007

- Khởi động Windows

- Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Word 2007

- Màn hình Microsoft Word xuất hiện

I.2 Tìm hiểu sơ lược các đối tượng MS Word 2007

Trong Word 2007, sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó

là hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button)

Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font,

cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân được gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại được gom vào trong một thẻ

Ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn, là nút Microsoft Office Button Nhấn nút này

sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao gồm các lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng

Có thể bổ sung thêm những nút lệnh hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và đánh dấu chọn vào các nút

Hướng dẫn sử dụng Office 2007 tiếng Việt có tại địa chỉ:

http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/howto_word2007.aspx

Ngoài phương pháp nhấn chuột, có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh một cách nhanh chóng Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự

I.3 Các thao tác với tệp

I.3.1 Tạo một tài liệu mới

Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn

I.3.2 Mở tài liệu có sẵn trên máy

- Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Open (hoặc tổ hợp phím Ctrl+O)

- Chọn đường dẫn đến file

- Chọn file, bấm nút Open

I.3.3 Lưu tài liệu

- Lưu trong quá trình soạn thảo: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S (giống Word 2003) hoặc bấm Microsoft Office Button, chọn Save

- Lưu file mới hoặc lưu file sang tên khác hoặc thư mục khác: nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As (phím tắt F12), chọn thư mục chứa, trong hộp File name, gõ tên file, bấm nút Save

I.3.4 Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước

Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC của các phiên bản trước đó Với định dạng này, file sẽ không thể mở được trên Word

2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi

Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document)

Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn

OK

I.3.5 Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu

Trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom ở góc đáy phải của cửa sổ Word Kéo thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu

I.4 Đóng tài liệu, đóng MS Word

Nhấn nút ở góc trên phải cửa sổ Word hoặc nút Microsoft Office Button/ Close

II Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản

II.1 Nhập văn bản

Gõ Tiếng việt

Mã và font tiếng Việt: TCVN 3, VNI, TCVN 6909

Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey

Quy ước gõ tiếng việt

Nguyên tắc gõ văn bản

Gõ chữ hoa đầu câu: Shift + phím chữ (Shift + a = A)

Các dấu ngắt câu liền kề từ trước đó, các dấu mở ngoặc liền kề từ sau nó, các dấu đóng ngoặc liền kề từ trước nó

Nhập văn bản trước khi định dạng

Di chuyển con trỏ trong màn hình soạn thảo

Phím cách ngắt các từ

Phím Enter ngắt các đoạn

Phím mũi tên di chuyển theo từng chữ, từng hàng

Phím Home, End di chuyển đến đầu, cuối hàng

Phím Page Up, Page Down di chuyển giữa các trang

Phím Backspace xóa chữ liền trước

Phím Delete xóa chữ liền sau

II.2 Làm việc với khối văn bản

 Bấm chuột cuối vùng

 Dùng các phím mũi tên để thay đổi vùng lựa chọn

 Cách 2: Rê chuột từ đầu đến cuối đoạn văn

- Bấm phím Delete, hoặc Ctrl + X, hoặc bấm nút

II.3 Tìm kiếm và thay thế

 Tìm văn bản

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F)

- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, nhập đoạn văn bản cần tìm

- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, nhấn Find Next Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document

- Tô sáng đoạn văn bản tìm đƣợc: Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All - Tất cả từ tìm đƣợc sẽ đƣợc tô sáng Để tắt tính năng này đi, nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting

- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC

 Tìm và thay thế văn bản

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H)

- Mục Find what, nhập vào đoạn văn bản muốn tìm

- Mục Replace with, nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế

- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, nhấn Find Next

- Để thay thế đoạn văn bản, nhấn Replace Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo

- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm đƣợc, nhấn Replace All

- Trong hộp thoại Word Options, chọn

Proofing ở khung bên trái

- Nhấn nút AutoCorrect Options Trong hộp

thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect

- Đánh dấu chọn mục Replace text as you

type

- Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại

 Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn

- Trong cửa sổ AutoCorrect, chú ý tính năng Replace text as you type đã đƣợc thiết lập

- Ở ô Replace gõ chữ tắt, ở ô With gõ cụm chữ thay thế

 Định dạng kiểu chữ cho đoạn văn

- Chọn đoạn văn cần định dạng

- Nhấn nút Bold (B) cho kiểu chữ đậm, nút Italic (I) cho kiểu chữ nghiêng, nút Underline

(U) cho kiểu chữ gạch chân Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ

 Đổi màu chữ

- Chọn đoạn văn cần đổi màu chữ

- Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích

 Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)

Chọn đoạn văn bản, hoặc khi cần gõ kiểu chỉ số, nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới

III.2 Định dạng đoạn văn

Canh chỉnh văn bản nằm ở thẻ Home, nhóm Paragraph

 Canh lề văn bản

- Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh chỉnh

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để

canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2

lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên

 Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn

- Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing

- Chọn khoảng cách mong muốn, chẳng hạn 2.0

Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không

có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options,

và nhập vào khoảng cách cần

Các kiểu khoảng cách dòng Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn) Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn - Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn - At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng - Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ

lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng

sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn

 Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn

- Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên góc đáy phải để mở cửa sổ Paragraph

- Mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị xác định khoảng cách đoạn tới đoạn trước hoặc sau

 Thanh thước kẻ (Ruler)

Hiện ẩn thước: View, trong khung Show/Hide, bấm chọn hoặc bỏ chọn để hiện hoặc ẩn thước

 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, nên hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc

Chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc

và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab

- Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu

- Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text

Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn

nhập liệu

- Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text

Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển

sang trái kể từ vị trí đặt tab

Cài đặt Tab: mở cửa sổ tab bằng cách nhấn

đúp vào tab bất kỳ trên thước

- Alignment: canh lề Tab

- Leader: Ký tự chạy

- nhấn Set, OK

III.3 Danh sách liệt kê

- Chọn đoạn văn bản cần điều số hay nút

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn

nút Bullets hoặc nút Numbering

Ghi chú: Bạn có thể tìm thấy nhiều kiểu bullet hoặc kiểu số khác bằng cách nhấn vào mũi

tên bên cạnh nút Bullets / Numbering

III.4 Định dạng tài liệu

III.4.1 Thay đổi xác lập lề trang

Chọn thẻ Page Layout, thiết lập các thông số trang trong

nhóm Page Setup,

Margin để xác định lề trang: trên (Top), dưới (Bottom),

trái (Left), phải (Right)

Orientation để xác định hướng giấy in: dọc (Portrait),

ngang (Lanscape)

Size để thiết lập kích cỡ giấy: A3, A4,…

Để mở cửa sổ Page Setup, bấm phím mũi tên mở rộng nhóm ở góc đáy phải nhóm

 Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu

- Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins - Nhấn Custom Margins,

- Mục Orientation: chọn Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang)

- Trong mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK

III.4.2 Chèn tiêu đề đầu trang, cuối trang (Header, Footer) cho toàn bộ tài liệu

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu, chọn một mẫu hập nội dung cho Header hay Footer đó Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu

 Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại

 Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, nhấn chuột vào nút góc dưới

phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page

Setup Mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục

Different first page bên dưới mục Headers and

footers Nhấn OK Vậy là Header / Footer đã

được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu

 Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang

chẵn và trang lẻ

Tại thẻ Page Layout, nhấn chuột vào nút góc dưới

phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page

Setup Mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục

Different odd and even bên dưới mục Headers

and footers Nhấn OK

Chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một

trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các

trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ

 Thay đổi nội dung của Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, nhấn chuột vào nút Header hay Footer Chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer Trong khi chỉnh sửa có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh

Chỉnh sửa xong nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu

 Xóa Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống

III.4.3.Đánh số trang

 Chèn số trang vào văn bản

Số trang sẽ được đưa vào Header hoặc Footer Để thực hiện, chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer) Word 2007 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang, chọn một trong các mẫu này để đánh số trang

 Thay đổi dạng số trang

Có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích mà

định dạng chuẩn không có sẵn Để thực hiện,

bạn nhấn đúp vào số trang trên văn bản Tại thẻ

Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút

Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers

Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number

format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình

 Xóa số trang đã đánh

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu

 Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu

Thực hiện theo các bước sau (đã được trình bày ở trên):

- Bắt đầu đánh số trang từ số 0

- Không hiện Header/ Footer trong trang đầu tiên

IV Bảng biểu

IV.1 Tạo bảng

Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table

Cách 1: Đưa chuột trên vùng ô, khi được kích thước bảng mong muốn thì bấm chuột Cách2: Chọn Insert Table Tại mục Number of columns, nhập số cột Tại mục Number of rows, nhập số dòng OK

IV.2 Nhập nội dung

- Đặt con trỏ vào ô cần nhập nội dung, gõ nội dung từ bàn phím

- Chuyển con trỏ giữa các ô bằng

chuột: bấm chuột vào ô cần nhập

phím Tab: chuyển con trỏ đến ô liền sau

phím Shift + tab: chuyển con trỏ đến ô liền trước

các phím mũi tên

IV.3 Trang trí bảng

 Thay đổi độ rộng cột, độ cao hàng của bảng

Đưa chuột đến biên của hàng hoặc cột, khi chuột chuyển sang dạng mũi tên hai chiều ( ) bấm và kéo để được độ rộng ưng ý

 Thay đổi dạng đường kẻ cho bảng

Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau đó nhấn vào thẻ Borders

- Setting: thiết lập đường kẻ, None (không có đường kẻ), Box (kẻ biên), All (kẻ toàn bộ),…

Chọn thẻ Insert, trên nhóm Illustrations, nhấn nút Clip Art

Xuất hiện Khung Clip Art bên phải

Nhấn nút Organize clips, mở rộng cây Office Collections

- Bấm chọn thẻ Insert, nhấn nút Shapes trên nhóm Illustrations

- Một thực đơn hiện ra với các hình dạng có sẵn

- Chọn hình phù hợp

- Rê chuột trên màn hình soạn thảo để vẽ hình

- Có thể chỉnh sửa ảnh bằng Ribbon: Drawing Tools

V.3 Chèn ký hiệu đặc biệt

- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn biểu tượng trong tài liệu

- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol

- Thực hiện tiếp một trong hai thao tác sau:

+ Nhấn chuột vào biểu tượng bạn muốn chèn trong danh

sách xổ xuống

+ Nếu biểu tượng cần chèn không có trong danh sách, bạn

nhấn More Symbols ở cuối danh sách Hộp thoại Symbol

xuất hiện Tại mục Font, bạn chọn một font chữ mình thích,

nhấn chọn biểu tượng cần chèn trong khung bên dưới, nhấn nút Insert để chèn Xong nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại

V In ấn

V.1 Xem trước khi in

Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print, chọn Print Preview

Xem nhiều trang, chọn trong nhóm Zoom

Kết thúc xem: Close Print Preview

V.2 In tài liệu

Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print, chọn Print

- Phần Printer, name: chọn tên máy in

- Print range: chọn vùng in, All (in toàn bộ tài liệu), Current Page (in trang hiện thời), Pages (in một số trang cần thiết)

- Print: All pages in range: in toàn bộ các trang; Odd pages: in các trang lẻ; Even pages: in các trang chẵn

- Mục lục tự động đƣợc tạo trên nguyên tắc cấp độ nội

dung, vì vậy, chọn đoạn văn và áp mức cấp độ cho nó bằng cách nhấn nút Add Text, chọn cấp độ 1, 2, 3 (Level 1, Level 2, Level 3)

- Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục đặ con trỏ đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tƣợng Table of Contents

Có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic ) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents

Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

- Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in

- Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web

- Show page numbers: Hiển thị số trang Right align page numbers: Hiển thị số trang bên

Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, cập nhật lại bằng cách bấm nút Update Table

Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:

- Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang

- Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục Tùy vào yêu cầu của bạn

mà có lựa chọn thích hợp

CHƯƠNG 4: MICROSOFT EXCEL 2007

I Làm quen với Microsoft Excel 2007

I.1 Khởi động và thoát khỏi Excel

 Khởi động

Start Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2007

 Thoát

Nhấn nút ở góc trên trái cửa sổ Excel hoặc ấn tổ hợp phím ALT + F4

I.2 Làm quen với màn hình Excel 2007

Chart sheet: Thực chất là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Cột (Column): nhãn của cột được đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A,B,C, , IV

Hàng (Row): nhãn của hàng được đánh theo thứ tự 1,2,3,…

Ô (Cell): Giao giữa cột và hàng gọi là ô, mỗi ô có 1 địa chỉ riêng biệt được xác định bởi < nhãn của cột> và < nhãn của hàng>

Vùng (Range): Là tập hợp các ô liền kề nhau Địa chỉ một vùng được xác định <Địa chỉ ô đầu>: <Địa chỉ ô cuối> VD: A12:D19

 Ribbon công cụ mới của Excel 2007

Ribbon - trung tâm kiểm soát mới

Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với các phiên bản trước Thay cho các thanh trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử

dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay.

I.3 Các thao tác với tệp

I.3.1 Tạo một tài liệu mới

I.3.2 Mở tài liệu có sẵn trên máy

- Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Open (hoặc tổ hợp phím Ctrl+O)

- Chọn đường dẫn đến file

- Chọn file, bấm nút Open

I.3.3 Lưu tài liệu

- Lưu trong quá trình soạn thảo: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S (giống Word 2003) hoặc bấm Microsoft Office Button, chọn Save

- Lưu file mới hoặc lưu file sang tên khác hoặc thư mục khác: nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As (phím tắt F12), chọn thư mục chứa, trong hộp File name, gõ tên file, bấm nút Save

I.3.4 Đóng tài liệu

Nhấn nút ở góc trên phải cửa sổ Word hoặc nút Microsoft Office Button/ Close

II Soạn thảo nội dung bảng tính

II.1 Nhập dữ liệu

II.1.1 Dữ liệu dạng văn bản

- Nhận các giá trị là các chữ cái

- Nhận các giá trị số với điều kiện phải nhập dấu phẩy ‟ trước khi nhập số

(Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên trái của ô)

II.1.2 Dữ liệu dạng số

- Nhận giá trị là số

- (Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên phải của ô)

Chú ý:

 Nếu số dài hơn ô thì ô sẽ hiển thị dấu # # #, cần thay đổi độ rộng cột

 Muốn nhập số thập phân, thường sử dụng dấu “ ” để ngăn cách phần nguyên và phần thập phân (Ví dụ: 10.2)

II.1.3 Dạng ngày, tháng

- Nhập theo thông số lựa chọn của Windows, dạng ngầm định là mm/dd/yy và hh:mm:ss

- Nếu nhập đúng với định dạng đã lựa chọn thì dữ liệu sẽ nằm bên phải ô Ngược lại, Excel hiểu dữ liệu nhập vào là văn bản và sẽ nằm bên trái ô

II.1.4 Dạng công thức

 Quy ước: Phải được bắt đầu bằng dấu “=”

 Thành phần của công thức bao gồm các toán tử và các toán hạng

- Toán tử là các phép tính toán thông thường có thứ tự ưu tiên giống như quy định trong các công thức toán học: nhân chia trước, cộng trừ sau

- Toán hạng có thể là:

 Các địa chỉ ô, vùng, tên vùng

 Các trị số, chuỗi (chuỗi để trong dấu ngoặc kép)

& Phép nối chuỗi Ví dụ: “Hà” & “Nội” = HàNội

: Tham chiếu vùng Ví dụ: A1:B10

- Gõ số đầu tiên

- Đưa chuột xuống góc dưới bên phải đồng thời giữ phím CTRL và kéo

II.1.6 Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản

- Các phím thường dùng

Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu

: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại

Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1

- Nhập dữ liệu

Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

Delete, Backspace để xóa ký tự

Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó

- Chỉnh sửa dữ liệu

Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa

Thực hiện các thao tác chỉnh sửa

Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa

II.2 Biên tập dữ liệu

- Sửa nội dung đã có trong ô

Chọn ô cần sửa bấm F2 hoặc nháy kép chuột trái hoặc kích chuột lên thanh công thức (Formula bar)

Sửa đổi dữ liệu, kết thúc bấm ENTER

Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng

Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới dùng của vùng

Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải

Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng

Thả phím Shift

- Chọn dãy cột rời rạc

Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo

Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính

II.3.2 Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô

 Sao chép

- Bôi đen vùng cần sao chép

- Bấm CTRL + C hoặc bấm nút copy

- Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép tới

- Bấm CTRL + V hoặc bấm chọn biểu tượng Paste