Thông tin liên lạc thuộc bài giảng Hành vi tổ chức

Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 10 TS. Hồ Thiện Thông MinhMục tiêu cơ bản trong chương 10 Thông tin liên lạc thuộc bài giảng Hành vi tổ chức nhằm trình bày về về các nội dung chính: trình bày quá trình thông tin, nêu bật thuận lợi và khó khăn giữa thông tin bằng văn nói và văn viết, so sánh hiệu quả của thông tin theo kiểu mạng dây chuyền, mạng vòng và mạng đa kênh, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng tin đồn, hiểu rõ kỹ thuật hỗ trợ bằng vi tính đang thay đổi quá trình thông tin trong tổ chức.

SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM

RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :

văn nói và văn viết.

chuyền, mạng vòng và mạng đa kênh.

đồn.

quá trình thông tin trong tổ chức.

SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM

RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :

kênh thông tin để nâng cao hiệu quả chất lượng.

thông tin.

động có hiệu quả.

giữa các nền văn hóa.

Chức năng của thông tin

Các chức năng của thông tin :

1 Kiểm soát hành vi thành viên

2 Động viên những việc đã được thực hiện.

3 Thể hiện những biểu hiện cảm xúc.

4 Cung cấp thông tin đang cần để ra quyết định.

Thông tin

Quá trình truyền đạt và hiểu biết các ý nghĩa

Mô hình quá trình thông tin

Quá trình thông tin

Quá trình truyền đạt và hiểu

được các ý nghĩa bao gồm các

bước nằm giữa thông điệp dự

định và thông điệp nhận được

Hướng đi của thông tin

Upward Downward

Lateral

Thông tin giao tiếp

 Thông tin bằng văn nói

 Thuận lợi: Tốc độ và sự phản hồi.

 Khó khăn: bóp méo thông điệp.

 Thông tin bằng văn viết

 Thuận lợi : xác thực và hữu hình.

 Khó khăn: tốn nhiều thời gian và thiếu phản hồi.

 Thông tin bằng ngôn ngữ không lời

 Thuận lợi : hỗ trợ cho các kênh thông tin khác và đưa ra những biểu hiện cảm xúc và cảm nghĩ có thể quan sát.

 Khó khăn: Thiếu sự nhận thức của ngôn ngữ không lời hoặc điệu bộ có thể ảnh hưởng đến quá trình giài thích tông điệp của người nhận.

Ngữ điệu : hiểu theo cách bạn nói !

Ba dạng kênh thông tin của nhóm nhỏ

thông dụng chính thức

Các kênh và tiêu chí đo lường hiệu quả

Kênh

Tin đồn

 Đặc điểm tin đồn

 Nhà quản trị không kiểm soát những thông tin loại này

 Nhân viên khi nhận thức sẽ tin tưởng hơn các kên thông tin khác

 Phần lớn được dùng để phục vụ cho lợi ích bản thân của những

người điều khiển nó

 Kết quả :

 Sự mong đợi về thông tin cho tình hình mang tầm quan trọng

 Điều kiện mô hồ, không rõ ràng

 Điều kiện gây nên sự lo lắng

Biện pháp làm giảm kết quả bất lợi của tin đồn

1 Tuyên bố rõ thời gian biểu khi ra quyết định quan trọng

2 Giải thích quyết định và các hành vi có thể có động thái thay đổi

hoặc giấu giếm

3 Truyền đạt xuống, cũng như lên trên của những quyết định hiện

hành và các kế hoạch tương lai

4 Bàn luận mở rộng cho các khả năng tồi tệ nhất – Nó không để

sự lo lắng khiêu khích từ những tưởng tượng không nói ra được

Thông tin có sự hỗ trợ của máy tính

 E-mail

 Thuận lợi : viết, gửi và lưu trữ nhanh; chi phí giao nhận thấp

 Bất lợi : quá tải thông tin, thiếu nội dung biểu hiện, nhận sự vo cảm và thiếu giao tiếp trực tiếp

Biểu hiện : thể hiện cảm xúc trong E-Mail

E-mail không cần thể hiện những cảm xúc mang cá tính Trong vài năm,

bộ biểu tượng (cảm xúc) được phát triển trong các e-mail muốn thể hiện cảm xúc Ví dụ, với việc sử dụng các ký tự chữ (ví dụ : dự án này cần

bạn chú ý ngay lập tức !) là thông điệp bằng e-mail của việc hô hào bạn

chú ý Dưới đây là 1 số biểu tượng tiêu biểu :

Chọn lựa các kênh thông

Đặc điểm của việc tăng cường các kênh

1 Cùng lúc xử lý nhiều tín hiệu.

2 Tạo sự phản hồi ngay lập tức.

3 Mang tính riêng tư của tình huống.

Tăng cường các kênh thông tin

Số lượng thông tin có thể truyền đạt

trong suốt giai đoạn thông tin

Tăng cường thông tin của các kênh thông tin

Rào cản đến hiệu quả thông tin

Chọn lọc

Sự khéo léo của người gửi thông

tin để thông tin đó có thể đi đến

người nhận theo mong muốn của

họ

Sự quá tải thông tin

Khi người nhận được gửi quá

nhiều thông in vượt quá khả năng

kiểm soát của họ cảm thấy quá tải

Rào cản đến hiệu quả thông tin (tt)

thời điểm thông điệp được nhận sẽ

ảnh hưởng việc thông điệp được

giải thích nhu thế nào

Sự lĩnh hội đầy đủ thông tin

Sự căng thẳng và lo lắng thái quá

về thông tin bằng văn nói, văn

viết hoặc cả hai

Rào cản thông tin giữa đàn ông và đàn bà

 Đàn ông nói để:

 Nhấn mạng địa vị, quyền lực và sự độc lập.

 Phàn nàn đàn bà hay nói luyên thuyên.

Thông tin giữa các nền văn hóa

 Rào cản văn hóa

 Rào cản gây bởi từ ngữ

 Rào cản gây bởi nghĩa bóng

 Rào cản gây bởi giọng điệu

 Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau

Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự

khác nhau trong các nước khác nhau

Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự

khác nhau trong các nước khác nhau (tt)

Rào cản thông tin và ngữ cảnh văn hóa

Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao

Văn hóa đặt nặng vấn đề không lời

nói và nhạy cảm đối với các tín hiệu

theo ngữ cảnh trong việc thông tin

Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh thấp

Văn hóa đặt nặng vấn đề từ ngữ để

truyền đạt ý nghĩa trogn việc thông tin

Văn hóa

phụ thuộc

ngữ cảnh

cao – thấp

Chỉ dẫn mang tính văn hóa

Vai trò thông tin đặt vào ngữ cảnh mang tính văn hóa:

1 Giả định về sự khác nhau cho đến khi sự đồngn hất