Tai lieu tap huan ky nang powerpoint

Trong phần này… TrangGiới thiệu PowerPoint Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản zoom, options Các kiểu xem tập tin trình chiếu View mode Làm việc với slide Design Template Làm việc với t

Trong phần này… Trang

Giới thiệu PowerPoint

Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản (zoom,

options)

Các kiểu xem tập tin trình chiếu (View mode)

Làm việc với slide

Design Template

Làm việc với tùy chọn nền

Master và thiết kế master

Các thao tác hiệu chỉnh

Định dạng phiên trình bày

Bullets and numbering

Chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh

Siêu liên kết

Sử dụng biểu đồ, đồ thị

Tạo sơ đồ tổ chức

Hình vẽ và làm việc với các hình vẽ

Sao chép, di chuyển, xóa các đối tượng

Hiệu ứng

In ấn

Trình chiếu slide

Học phần IV: Trình chiếu với MS-PowerPoint

Mục tiêu

Hoàn thành học phần này, học viên có thể biết:

- các thao tác cơ bản trên MS PowerPoint

- xây dựng cấu trúc của một bài trình chiếu

- sử dụng hình ảnh, đồ thị, phim ảnh để minh họa và truyền đạt thông tin

Đánh giá

- Bài tập thực hành trong các buổi học

- Quan sát

- Bản phản hồi 5 phút sau mỗi buổi học

- Bài thực hành cuối khóa (performance task)

Các hoạt động tập huấn

- Trình bày

- Hoạt động thực hành (hand-on practice) theo cá nhân, cặp, nhóm

- Q-A: phản hồi cá nhân

Phương tiện

- Máy vi tính/học viên

- Máy in

- Máy projector

- Hand-out các bài tập thực hành

- Thư viện hình ảnh, âm thanh

Giới thiệu PowerPoint: Khởi động PowerPoint

- Vào Start  Programs  Microsoft PowerPoint

Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản (zoom, options)

- Zoom (phóng to, thu nhỏ trang)

- Vào Edit, chọn Zoom, hiện ra hộp hội thoại:

- Click chọn độ Zoom cho sẵn, hoặc tùy chọn độ Zoom theo ý muốn ở ô Percent

- Click OK

Options:

- Vào Tools chọn Options:

- Thiết lập các tùy chọn lưu trữ (Save), bảo mật (Security), Kiểm tra chính tả (Spelling and Styles), Hiệu chỉnh (Edit), In (Print)

Để bảo mật văn bản, chọn Security và gõ mật mã để bảo mật

Để thiết lập chế độ lưu trữ văn bản tự động sau một thời gian nào đó, chọn thẻ Save và tuỳ chọn tương ứng

Các kiểu xem tập tin trình chiếu (View mode)

Click vào các kiểu xem tập tin trình chiểu ở góc trái của màn hình:

Slideshow from current slide: Trình chiếu từ trang hiện thời

Slide sorter view: Xem tất cả các slide

Normal view: Xem trang hiện thời

Hoặc có thể vào View chọn các kiểu xem trình chiếu: Normal, Slide Sorter hoặc Slide show

Làm việc với slide: Kiểu trình bày

- Vào File  New

- Vào Format  Slide layout

- Chọn các kiểu trình bày ở góc phải của màn hình

Design Template

- Vào Format  Slide design, chọn mẫu thiết kế ở góc phải của màn hình

Làm việc với tùy chọn nền

Để thay đổi màu nền của một slide cụ thể, hoặc toàn bộ các slide, nhấn chuột phải vào slide, chọn Background

- Click vào mũi tên để chọn màu Nếu muốn chọn các màu khác, có thể click vào More Colors Nếu chọn các hiệu ứng của màu (bóng, đậm nhạt), click vào Fill Effects

- Sau khi hoàn thành việc chọn màu:

- Click vào Apply to All: Nếu muốn màu được chọn áp dụng cho tất cả các slide trong văn bản hiện thời

- Click vào Apply: nếu muốn màu được chọn chỉ áp dụng cho slide hiện thời

Master (khuôn mẫu thiết kế) và thiết kế Master

Chức năng tạo Slide Master cho phép người sử dụng có thể lựa chọn màu và

tự thiết kế bản trình diễn theo phong cách của mình Bằng cách này người sử dụng có thể thay đổi cách thiết kế của mỗi bố cục slide và định dạng văn bản trên mỗi slide

Click vào đường viền các ô (con trỏ có hình dấu cộng), nháy phải chuột, chọn Format Placeholder, chọn tùy chọn màu và các định dạng khác Chọn Save để lưu lại master

Các thao tác hiệu chỉnh

- Chèn một Slide rỗng: nháy chuột vào Insert  New Slide hoặc nhấn phím

CTRL+M

- Chèn thêm một Slide giống hệt như một Slide mà bạn đang có: Nhấn

chuột vào Insert  Duplicate Slide

- Xoá Slide: Mở Slide ở dạng SlideSorter View, chọn Slide muốn xoá, nhấn

phím Delete

- Di chuyển Slide: Mở Slide ở dạng Slide Sorter View, chọn Slide muốn di

chuyển, giữ nút trái chuột di chuyển đến vị trí mới

- Sao chép Slide: Mở Slide ở dạng Slide Sorter View/ chọn Slide muốn sao

chép, giữ phím Ctrl và nhấn nút trái chuột, di chuyển đến vị trí mới

- Che Slide: Chọn Slide cần che, nháy phải chuột, chọn Hide Slide Những

Slide bị che sẽ không trình diễn được

Định dạng phiên trình bày

Định dạng chữ (font, màu)

Có hai cách gõ văn bản vào slide:

- Gõ vào ô theo mẫu trình bày có sẵn

- Dùng biểu tượng Textbox ở thanh công cụ vẽ để gõ văn bản và có thể di chuyển văn bản trên slide theo mong muốn

Định dạng chữ:

- Vào Format  Font, xuất hiện hộp thoại

- Chọn các định dạng tương ứng: Font (phông chữ), Font style (Định dạng kiểu chữ thường, in nghiên, hay in đậm), Size (cỡ chữ) và Color (màu chữ)

- Click OK

Định dạng màu nền theo ý muốn

- Chọn Menu Format / Background, xuất hiện hộp hội thoại Background

- Chọn hình mũi tên trong Background fill xuất hiện hộp hội thoại màu sắc Trong hộp thoại này:

- Có thể chọn màu sắc trên bảng màu hiện có

- Có thể pha màu theo ý muốn: chọn More color

- Có thể chọn các hiệu ứng màu nền: chọn Fill effects, xuất hiện hộp thoại của Fill effects như hình dưới

Trong hộp thoại này:

- Trong Color, người sử dụng có thể chọn một màu hoặc hai màu

- Trong Shading Style người sử dụng có thể chọn các kiểu bóng của màu

- Click OK

- Chọn Apply to all để áp dụng màu cho tất cả các slide hoặc Apply cho

Slide để áp dụng màu cho slide đang chọn

- Huỷ bỏ chế độ màu nền vừa đặt: Chọn Format  Background  chọn lại

màu cũ

Bullets and numbering

- Vào Format chọn Bullets and Numbering, xuất hiện hộp thoại

- Chọn bullet tương ứng ở thẻ Bulleted, chọn đánh số ở thẻ Numbered

- Click OK

Chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh

Chèn hình ảnh

-Vào Insert chọn Picture, xuất hiện hộp thoại:

Clip Art: Chọn hình ảnh từ thư viện có sẵn

From File: Chọn hình ảnh từ file

From Scanner or Camera: Chọn hình ảnh từ máy scan hoặc máy camera (nếu máy tính có kết nối với máy scan hoặc camera)

New Photo Album: chọn ảnh từ Album ảnh ở đĩa Autoshapes: chọn hình WordArt: chọn ảnh nghệ thuật

Organization Chart: Chọn

sơ đồ tổ chức

Chèn âm thanh, đoạn phim, thu âm thanh

- Vào Insert chọn Movies and Sounds

Chèn đoạn phim

- Movie from Clip Organizer: Chọn đoạn phim từ thư viện phim

- Movie from File: Chọn đoạn phim từ tập tin của người sử dụng

Chèn âm thanh

- Sound from Clip Organizer: Chọn âm thanh từ thư viện âm thanh

- Sound from File: Chọn âm thanh từ tập tin của người sử dụng

- Play CD Audio Track: chọn âm thanh từ đĩa CD

- Record Sound: Thu âm thanh

Siêu liên kết

Tạo một nút điều khiển liên kết các slide trong Powerpoint

Sử dụng mẫu nút có sẵn

- Chuyển trỏ văn bản đến vị trí cần tạo nút liên kết trong Slide

- Chọn Menu Slide Show  Action buttons, xuất hiện hộp thoại sau:

Trong hộp thoại này chọn một kiểu nút , sẽ xuất hiện hộp thoại khác, cho phép người sử dụng chọn slide cần liên kết đến ở ô Hyperlink

Nội dung trong hộp Hyperlink to là nội dung để các có thể chọn để lấy dữ liệu khi lựa chọn các hình thức link dữ liệu:

Next Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide tiếp theo Slide hiện thời

Prevous Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide đứng trước Slide hiện thời First Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide đầu tiên trước Slide hiện thời

Last Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide cuối cùng sau Slide hiện thời

End Show: Nút liên kết sẽ là nút có chức năng đóng Slide đang trình diễn lại, và đưa màn hình quay trở về màn hình soạn thảo Slide

Custom Show: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại một trong những nội dung đã tạo ra

từ trước đó

Slide: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại Slide số mấy đứng đằng trước hoặc đằng sau Slide hiện thời (có thể chọn số theo từng Slide)

Other PowerPoint Presentation: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại các phiên trình bày khác trong chương trình PowerPoint

Other File: Nút liên kết sẽ lấy dữ liệu tại các files trong các chương trình khác như Word, Excel,

Tạo một nút liên kết theo ý muốn

- Vẽ một hình bất kỳ hoặc chọn một hình ảnh, một biểu tượng hoặc một ký

tự đặc biệt

- Bôi đen hình vừa tạo hoặc vừa chèn vào

- Chọn Hyperlink to/ chọn Slide/ chọn Slide cần liên kết

- Chọn OK

Thay đổi liên kết

- Click vào biểu tượng liên kết

- Nháy phải chuột, chọn Edit Hyperlink, xuất hiện hộp thoại như trên, chọn lại tùy chọn liên kết

Hủy bỏ liên kết

- Click vào biểu tượng liên kết

- Nháy phải chuột, chọn Remove Hyperlink

Sử dụng biểu đồ, đồ thị

- Cách 1: Click vào biểu tượng trên màn hình

- Cách 2: Vào Insert  Chart, xuất hiện hai cửa sổ, bảng tính và biểu đồ

- Thay đổi số liệu trong bảng tính

- Nếu người sử dụng đã có dữ liệu sẵn, vào Edit  Import Files

- Thay đổi kiểu biểu đồ bằng cách: bấm chuột phải, chọn Chart Type

Tạo sơ đồ tổ chức

- Cách 1: Vào Insert  Picture  Organization chart

- Cách 2: Vào Insert chọn Diagram, chọn sơ đồ phù hợp

Hình vẽ và làm việc với các hình vẽ

Vẽ hình dùng thanh công cụ vẽ trong PowerPoint

Ở mục AutoShapes, người sử dụng có thể chọn các dạng hình tương ứng

Ở mục Draw, người sử dụng có thể thao tác

Chức năng Order là một chức năng hữu ích, cho phép người sử dụng có thể điều chỉnh vị trí của hình vẽ trước hay sau văn bản hoặc hình ảnh có sẵn

Sao chép, di chuyển, xóa các đối tượng

Sao chép

- Chọn văn bản, hình vẽ cần sao chép

- Nhấn Ctrl-C, hoặc vào Edit  Copy, hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Chọn vị trí mới

- Nhấn Ctrl-V, hoặc vào Edit  Paste, hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ

Di chuyển:

- Click vào đối tượng cần di chuyển, rê và kéo thả chuột vào vị trí mới

Xóa các đối tượng

- Xóa một đối tượng: Chọn đối tượng cần xóa, nhấn Delete

- Xóa nhiều đối tượng: Chọn một đối tượng, giữ phím Shift, nhấn Delete

- Group, Ungroup, Regroup: Nhóm, gỡ nhóm,

gom nhóm lại

- Order: Vị trí của hình vẽ cụ

thể (trước, hay sau một hình

vẽ /văn bản khác)

- Aligh or Distribute: Gióng

hình

- Rotate or Flip: Quay hình

- Change Autoshapes: Thay

đổi hình

Hiệu ứng

- Vào Slide Show, chọn Animation Schemes, chọn hiệu ứng cho slide được

chọn, hoặc click vào Apply to All Slides (nếu chọn hiệu ứng cho tất cả các

slides)

- Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng, vào Slide Show chọn Custom Animation

In ấn

- Nhấn Ctrl-P, hoặc vào File chọn Print, xuất hiện hộp thoại

Trình chiếu slide

- Cách 1: Vào Slide Show chọn View show

- Cách 2: Click vào biểu tượng chiếc ly ở góc trái màn hình

- Khi trình chiếu, có thể click chuột phải để tùy chọn các chức năng với trình

chiếu

- Trong phần Print range:

Chọn All: Nếu in toàn bộ các slide Chọn Current Slide: nếu in slide hiện thời

Chọn Slides, chọn số Slide cần in

- Trong phần Print What, chọn các

định dạng in: In slides, hoặc Handouts, hoặc Notes Pages (trang slide có phần để người sử dụng ghi chú), hoặc Outlines View

- Trong phần Copies, chọn số bản sao

cần in

- Trong phần Handouts, chọn số

lượng slides trên một trang in, và chọn hướng sắp xếp của các slides trên trang in đó (Horizontal: hướng ngang hay Vertical: hướng dọc)

Next: Trình chiếu trang tiếp theo

Previous: Trình chiếu trang trước

Last Viewed: Trình chiếu lại trang vừa xem

Custom Show: Trình chiếu trang người sử dụng chọn Screen: điều chỉnh màn hình (trắng, đen)

Pointer Option: Dùng bút đánh dấu hoặc chỉ vị trí

End Show: Kết thúc trình diễn