Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La.DOC

Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La.

viết trong chuyên đề “Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La” đều mang tính xác thực, đều do

sự nghiên cứu tìm tòi, học hỏi của bản thân trong thời gian thực tập và tất cảcác nhận định, giải pháp đều là quan điểm của cá nhân tôi trên cơ sở nhậnthức về lý luận, thực trạng doanh nghiệp, sự đóng góp ý kiến của thầy giáohướng dẫn và đơn vị thực tập

Người viết

Khương Thị Tú Anh

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TD-ĐG : Theo dõi, đánh giá

XN1 : Xí nghiệp 1

XN2 : Xí nghiệp 2

lý, nhà xuất bản giáo dục, tr.35.

2 TS Ngô Thắng Lợi, ThS Vũ Cương (2006) Đổi mới công tác kế hoạch hóa trong tiến trình hội nhập

3 TS Ngô Thắng Lợi (2006), Giáo trình Kế hoạch hóa phát triển kinh

tế xã hội, nhà xuất bản thống kê.

4 TS Ngô Thắng Lợi (2007), Bài giảng ‘Kế hoạch hóa phát triển kinh tế

xã hội’, Hà Nội.

5 ThS Bùi Đức Tuân (2005), Giáo trình kế hoạch kinh doanh, nhà xuất

bản lao động xã hội, tr 9-18,tr 32-36

6 ThS Bùi Đức Tuân, Jacques de Guerny, Jean-Claude Guiriec (2005)

Kiểm soát quản lý: Từ lựa chọn chiến lược đến điều hành tác nghiệp,

nhà xuất bản thống kê

7 Bộ kế hoạch và đầu tư (30/5/2007), Quyết định số 555/2007/QĐ-BKH của bộ trưởng bộ kế hoạch và đầu tư về việc ban hành khung theo dõi và đánh giá dựa trên kết quả.

8 Jody Zall Kusek, Ray C.Rist Người dịch ThS Vũ Cương, Hoàng Thanh

Dương, Mai Kim Nga (2005), Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả, nhà xuất bản văn hóa thông tin, tr 18.

9 PTS Phạm Văn Vận - chủ biên (1999), Giáo trình Chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội, nhà xuất bản thống kê.

10 Từ điển bách khoa Việt Nam tập 2, nhà xuất bản từ điển bách khoa Hà

Nội, 2002

Theo dõi mộc sản xuất tổ máy II tháng 1 năm 2007

Ngày Gạch 2 lỗ nhỏ Gạch đặc máy Gạch 3 lỗ CN Gạch 2 lỗ tiêuchuẩn …

Sản xuất Lũy kế Sản xuất Lũy kế Sản xuất Lũy kế xuấtSản Lũy kế

2 15300

3 188200

2780 4

Bảng 2-2: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Đại La năm 2007 32

Bảng 2-3: Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm 38

Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty cổ phần Đại La năm 2007 52

Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007 54

Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007 58

Bảng 3-1: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian 76

Bảng 3-2: Phân bổ ngân sách hoạt động 78

Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch 7

Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện 12

Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng 13

Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch 19

Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch 20

Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại La 26

Sơ đồ 2-2: Dây chuyền công nghệ sản xuất 30

Sơ đồ 2-3: Qui trình kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 40

Sơ đồ 2-4: Các bước lập kế hoạch hàng năm của Công ty cổ phần Đại La 41

Sơ đồ 2-5: Qui trình theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La 51

Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định 68

Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá 69

Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá 72

Sơ đồ 3-4: Cây mục tiêu kế hoạch của Công ty cổ phần Đại La 74

Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin 82

Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 3

I Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 3

1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 5

2 Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 6

2.1 Lập kế hoạch 7

2.2 Tổ chức thực hiện 7

2.3 Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch 7

2.4 Điều chỉnh 8

3 Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa 8

II Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp 10

1 Các khái niệm cơ bản 10

1.1 Theo dõi (giám sát) 10

1.2 Đánh giá 10

1.3 Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá 11

1.4 Phân loại theo dõi, đánh giá 12

1.5 Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu 13

2 Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá 15

3.1 Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để

mong muốn trở thành hiện thực 19

3.2 Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá 20

3.3 Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá 21

4 Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá 21

4.1 Chức năng cung cấp thông tin 22

4.2 Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý 22

4.3 Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm 22

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI, 24

ĐÁNH GIÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA 24

I Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La 24

1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức 24

1.1 Lịch sử hình thành 24

1.2 Cơ cấu tổ chức 26

2 Thực trạng hoạt động SXKD của Công ty cổ phần Đại La 28

2.1 Lĩnh vực kinh doanh 28

2.2 Qui trình sản xuất các sản phẩm từ lò nung tuynel 29

2.3 Nguồn lực 31

2.4 Thị trường tiêu thụ 34

2.5 Kết quả kinh doanh 36

II Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La 40

1 Qui trình kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 40

1.1 Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 40

1.2 Tổ chức thực hiện 41

3.1 Căn cứ lập kế hoạch sản xuất 43

3.2 Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch 44

4 Triển khai thực hiện kế hoạch 47

5 Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 48 III Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La .49

1 Đặc điểm công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La .49

2 Qui trình theo dõi, đánh giá 50

3 Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá 51

3.1 Nội dung theo dõi, đánh giá 51

3.2 Phương pháp theo dõi, đánh giá 54

4 Tổ chức theo dõi, đánh giá 55

4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch 55

4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch 57

5 Tổ chức thực hiện và báo cáo 57

6 Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La 59

6.1 Qui trình theo dõi, đánh giá 59

6.2 Nội dung theo dõi, đánh giá 60

6.3 Phương pháp theo dõi, đánh giá 61

6.4 Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá 62

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN 64

1 Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch 64

2 Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch 65

2.1 Hoàn thiện khung theo dõi, đánh giá 65

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ thời gian 66

2.3 Hoàn thiện bảng phân bổ ngân sách 66

3 Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch 67

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin 67

5 Hoàn thiện việc triển khai thực hiện theo dõi, đánh giá 68

II Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La 69

1 Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá 69

1.1 Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá 69

1.2 Thực hiện theo dõi, đánh giá 71

2 Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá 72

2.1 Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung 72

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian 76

2.3 Bảng phân bổ ngân sách 77

3 Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch 79

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin 81

5 Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La .84

5.1 Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin 84

5.2 Tổ chức xử lý số liệu, thông tin 88

thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La 93

1 Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý 93

2 Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự 94

3 Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê 94

4 Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích cho việc lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD 95

KẾT LUẬN 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

rong nền kinh tế thị trường công cụ kế hoạch vẫn tiếp tục và pháthuy hơn nữa vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu và hỗ trợ đắc lực cho các nhàquản lý trong quá trình ra quyết định.“Cũng như cây cọ là công cụ giúp ngườihọa sĩ vẽ tranh, cây kim là công cụ giúp người thợ may may áo, kế hoạch làcông cụ giúp các nhà quản lý thực hiện tốt hơn vai trò quản lý sự phát triểnkinh tế - xã hội.” 1Tuy nhiên nội dung và phương pháp thực hiện kế hoạchkhông hoàn toàn giống nhau trong mọi nền kinh tế Trong tình hình mới hiệnnay đặt ra những yêu cầu đổi mới trong công tác kế hoạch Một trong nhữngnội dung đó là kế hoạch phải gắn với theo dõi, đánh giá Công tác theo dõi,đánh giá thực hiện kế hoạch là khâu rất quan trọng trong qui trình kế hoạchhóa, vừa có tác dụng điều phối, điều chỉnh kịp thời việc thực hiện kế hoạch,vừa có tác dụng rút ra kinh nghiệm và làm cơ sở cho việc lập và thực hiện kếhoạch cho giai đoạn sau

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đại La, được tìm hiểu vềcông ty và quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tôi nhận thấy công táctheo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được công ty thực hiện thường xuyênnhưng thực tế chưa phát huy hết hiệu quả Do đó tôi chọn chuyên đề thực tập

là: Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đại La.

Nội dung nghiên cứu gồm có ba phần chính là:

Phần 1: Cơ sở lý luận về công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch Phần 2: Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại

Công ty cổ phần Đại La

1 Vũ Cương – Đổi mới công tác kế hoạch hóa trong tiến trình hội nhập.

Phần 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực

hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Đại La

Trong thời gian hoàn thiện chuyên đề tôi được sự giúp đỡ hết sức tận

tình của thầy giáo Th.S Bùi Đức Tuân và sự tạo điều kiện giúp đỡ của ông Nguyễn Hữu Khoát - Trưởng phòng kế hoạch và ông Nguyễn Văn Toàn - Phó giám đốc xí nghiệp 1 - Công ty cổ phần Đại La Đó là những lời nhận

xét, sự chỉ bảo hết sức tận tình và quí báu giúp tôi có thể hoàn thành luận văntốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI,

ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

I Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại,tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa.” đã đề xuất tiêuchuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness) – tức là khả năng làm những việc

“đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làmđúng việc (do things “right”) Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọnghơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu Hai tiêuchuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác địnhcác mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được cácmục tiêu này Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanhnghiệp.2

1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa

1.1 Khái niệm

Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng

quản lý thông qua các giải pháp “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơbản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trongtương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện Nó xác địnhxem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽlàm?”.3

2 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.

3 Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội.

Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phầnchính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp Theo đó thì làm kế hoạch là phải xácđịnh được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạtđược những mục tiêu đó.

Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động

của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tựnhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩthuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo nhữngmục tiêu thống nhất

Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực củađời sống xã hội Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý Kế hoạch hóa cónghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức

và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó.Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hìnhthành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định

và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để cóthể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào làcần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra

Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa

đó “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây

dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp vàquá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”.4

4 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.

1.2 Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trungnhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạchkhông còn là công cụ quản lý hữu hiệu

Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó làlợi nhuận Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổitrên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giátrị Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biếtmục đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu

Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sảnxuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo đầu ra vàđạt mục tiêu lợi nhuận Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải cónhân tố quan trọng là quản lý Quản lý là chức năng không thể thiếu trongdoanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu vàkhẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kếhoạch F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý làbiết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành côngviệc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”5 Gulich và Urwich cũng đã nói, công tácquản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp,tài chính

Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh,không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường – Qui luậtcạnh tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự

dự báo, lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời

5 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.

2 Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch

ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiệnnhằm đạt được các mục tiêu đã định Trong nền kinh tế thị trường kế hoạchđược sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biếnđộng không ngừng Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó

là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp Một trong những

qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA Trong đó các hoạt động

liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản vàđược thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).

(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.)

Tổ chức thực hiện (DO)

Xác định mục tiêu, qui trình, thủ tục…

cần thiết để thực hiện

mục tiêu

Triển khai thực hiện các qui trình, thủ tục… đã dự định

2.1 Lập kế hoạch

Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kếhoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp.Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì

và làm như thế nào?

Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.

(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội)Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kếhoạch, đánh giá và lựa chọn phương án

2.2 Tổ chức thực hiện

Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch Khi đódoanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảmbảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượngcông việc…

2.3 Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch

Doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện

kế hoạch Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D)tồn tại những sai lệch Bởi trong quá trình thực hiện kế hoạch, kết quả có thểbằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra Nhữngsai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với

Đánh giá thực trạng

Xác định mục tiêu, chỉ tiêu

Xác định các phương án Chuẩn bị

Lựa chọn phương

án

Xây dựng KH hành động Xây dựng KH giám

sát, đánh giá

mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệpcần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịpthời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyênnhân để có những hành động kịp thời, phù hợp.

Trong quá trình thực hiện kế hoạch còn có thể phát sinh những yếu tốmới, doanh nghiệp cần phải nắm bắt kịp thời và tiến hành phân tích lợi, hại,những tác động có thể có tới việc thực hiện mục tiêu

2.4 Điều chỉnh

Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằmđạt được mục tiêu đã đề ra Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi vàđánh giá ở trước đó Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệchdương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tốmới tác động Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tớiviệc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời Nếusai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kếhoạch thì có thể thay đổi mục tiêu Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt

và cảnh báo Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản

lý Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thựchiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thựctrạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thịtrường…

3 Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa

Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá làbước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch Sau khitheo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý Có thể nói theo dõi,đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ

yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bịcho bản kế hoạch tiếp theo.

Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn.Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt độngthực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra Hoặc là các hoạt động đó làm giốngnhư con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quantâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo

ra kết quả là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mụctiêu Hoặc là kế hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch là hai việc làm hoàntoàn tách rời nhau, khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sựtrở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý

Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch,phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kếhoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa.Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiệncuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt đượcmục tiêu đó Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bảnchất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mụctiêu đó Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có

kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánhgiá thực hiện kế hoạch

Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạngSXKD của doanh nghiệp Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là

để xử lý thông tin Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việcnhận định tình hình và ra quyết định

II Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Theo dõi (giám sát)

Theo dõi (giám sát) là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổnghợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt độngSXKD cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đãđược triển khai

Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lờicác câu hỏi như:

 Bản kế hoạch có được triển khai hay không?

 Tiến độ triển khai như thế nào?

 Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào?

 Kết quả, hiệu quả thực hiện?

1.2 Đánh giá

Đánh giá là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng; tiếnhành đánh giá và đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theocác tiêu chí đã được đưa ra

Theo đó có thể định nghĩa đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về mộtbản kế hoạch đang và đã được triển khai Mục đích là để xác định mức độ phùhợp, khả năng đạt được mục tiêu, tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển.Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bàihọc, kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo

Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như:

 Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý

có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được?Những giải pháp ra sao?

 Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như thế nào?

Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện không? Vì sao?

 Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào?

 Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp theo?

1.3 Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá

Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và chỉ thực sự có

ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau Bởi nếu chỉ có theo dõi mà không cóđánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa Còn nếu đánh giá mà khôngdựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc đánh giá không có cơ sở

Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau:6

1.4 Phân loại theo dõi, đánh giá

1.4.1 Theo dõi, đánh giá thực hiện

Được thực hiện trong thời gian kế hoạch đang được triển khai và kếtthúc thực hiện kế hoạch Theo đó thì có thể chia làm 2 loại:

6 Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả.

Theo dõi.Làm rõ mục tiêu

Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm

đạt mục tiêu

Với sự kết hợp hoạt động này và

nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có

đảm bảo đạt mục tiêu hay chưa?

Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ

Cung cấp bài học kinh nghiệm, nhấn mạnh các thành tựu đã đạt được,đưa ra các đề xuất cải tiến

 Theo dõi, đánh giá giữa kỳ: Được thực hiện trong thời gian các hoạtđộng thực hiện kế hoạch vẫn đang diễn ra Chủ yếu mục đích của đánh giágiữa kỳ là: Thúc đẩy, phát triển hay điều chỉnh tổ chức, phương thức thựchiện… thậm chí điều chỉnh mục tiêu.

 Theo dõi, đánh giá cuối kỳ (kết thúc): Đánh giá ngay sau khi thời gianthực hiện kế hoạch kết thúc, khi đó tất cả các hoạt động được triển khai để đạtchỉ tiêu kế hoạch đã hoàn toàn chấm dứt Mục đích nhằm đánh giá: Thực hiện

kế hoạch đạt bao nhiêu phần trăm? Hiệu quả thực hiện? Các yếu tố tác độngcủa kế hoạch? Đây chính là cơ sở để bàn đến bản kế hoạch tiếp sau

Tóm lại phương thức theo dõi, đánh giá này trả lời 2 câu hỏi:

 Bản kế hoạch có được triển khai hay không?

 Bản kế hoạch triển khai như thế nào?

Để trả lời các câu hỏi đó, các thông tin sẽ lấy từ các hoạt động và đầu ra

Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện.

( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.4.2 Theo dõi, đánh giá kiểm chứng (tác động)

Đánh giá kết quả và tác động của kế hoạch Đánh giá xem bản kế hoạchsau khi được thực hiện có tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp nhưthế nào, góp phần đạt mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như thế nào… Cơ sởcủa theo dõi kiểm chứng được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hoạt động

Đầu ra

Triển khai

Kết quả

Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.5 Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu

1.5.1 Chỉ số

Khái niệm: Chỉ số là một công cụ hay thước đo để đo mức độ tiến triển

trong công việc thực hiện mục tiêu Nghĩa là chỉ số chỉ là một thước đo,không có số

Một số tiêu chí cần đảm bảo cho các chỉ số tốt (CREAM): 7

- C: Clear (Rõ ràng): Chính xác và không mập mờ.

- R: Relevant (Phù hợp): Phù hợp với đối tượng đang xét.

- E: Economic (Kinh tế): Chi phí phải chăng.

- A: Adequate (Thỏa đáng): Có đủ căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động.

- M: Monitorable (Giám sát được): Thuận tiện cho việc kiểm chứng hoạt

như thếnào ?

Khái niệm: Chỉ tiêu là phần lượng hóa bằng con số của các mục tiêu.

Nói cách khác chỉ tiêu chính là cái đích cần đạt tới được lượng hóa bằng con

số Các chỉ tiêu đưa ra cần phải đặt trên cơ sở hiểu rõ thực trạng và có tínhkhả thi để có thể đạt được khi kết thúc kế hoạch

Một chỉ tiêu cần ít nhất 5 nội dung sau:

- Nội dung định tính của chỉ tiêu

- Nội dung định lượng của chỉ tiêu

- Thời gian và địa điểm đo lường

- Hạn định thời gian

- Xu hướng (tăng hoặc giảm)

Mỗi chỉ tiêu cần phải đảm bảo các tiêu chí được gọi là SMART gồm: 8

Nói tóm lại: Chỉ tiêu dùng để đo lường kết quả (đích) đạt được là gì Chỉ

số là thước đo mức độ tiến triển, có tính chất giám sát Muốn đánh giá phảinhìn vào hệ thống chỉ tiêu, muốn theo dõi (giám sát) phải nhìn vào hệ thốngchỉ số

8

Nguồn: Giáo trình chương trình và dự án phát triển kinh tế- xã hội.

2 Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá

có một phần do hạn chế về nhận thức và năng lực Ngay cả về lý thuyết vẫncòn rất nhiều tranh cãi Về mặt nội dung theo dõi, đánh giá đã có rất nhiềunghiên cứu của các chuyên gia và có những ý kiến khác nhau nhưng tóm lại

có các nội dung chính như sau:

2.1.1 Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động cần phải theo dõi, đánh giá

Trong nền kinh tế thị trường, những cơ hội cũng như thách thức trongkinh doanh luôn xuất hiện và mất đi nhanh chóng Doanh nghiệp với giới hạn

về nguồn lực luôn phải chọn cho mình mục tiêu ưu tiên phát triển Bên cạnhmục tiêu ưu tiên có thể còn một số mục tiêu khác, nhưng nguồn lực cũng nhưcác điều kiện khác đều phải tập trung vào thực hiện mục tiêu ưu tiên Điều đócũng đồng nghĩa với việc theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hện mục tiêu

ưu tiên đó Với mỗi mục tiêu ưu tiên cần phải có những điều kiện cụ thể để cóthể đạt được mục tiêu đó, đó có thể là những điều kiện về nguồn lực, phải cónhững hoạt động, đầu ra như thế nào…Tất cả điều đó doanh nghiệp đều phải

dự tính từ trước thông qua việc xác định các cấp mục tiêu

Đầu ra là những kết quả, sản phẩm cụ thể mà ta có thể tính toán, đolường, nhận biết được, và phải xác định các đầu ra sao cho khi tất cả các đầu

ra này được tạo thành thì mục tiêu cũng cơ bản được thực hiện Những đầu ra

đó cũng phải nằm trong sự kiểm soát để biết được khi nào thì đầu ra xuất hiện

và đầu ra đó đã góp phần thực hiện mục tiêu như thế nào

Hoạt động là những hành động cụ thể để đạt được đầu ra Một đầu ra cóthể tạo thành bởi nhiều hoạt động khác nhau Do đó ta phải xác định đượcnhững hoạt động cơ bản đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiệnthì đầu ra sẽ cơ bản được hình thành Việc thực hiện các hoạt động phải gắnliền với việc phân bổ ngân sách của doanh nghiệp

2.1.2 Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần thiết ở tất cả các cấp mục tiêu

Mục tiêu ở mỗi cấp thấp khi được thực hiện sẽ góp phần đạt được mụctiêu ở cấp trên nó Trên thực tế muốn biết được mục tiêu đã đạt được haychưa cần phải lượng hóa và đo lường chúng bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu Đểxác định một chỉ tiêu có thể dùng nhiều chỉ số Các chỉ tiêu có thể là định tínhhoặc định lượng, chỉ tiêu đơn hoặc tổng hợp Nhưng để cho hệ thống đolường bớt cồng kềnh và cho ra những kết quả chính xác, hệ thống thì nên sửdụng những chỉ tiêu mang nhiều tính định lượng và các chỉ tiêu tổng hợp

2.1.3 Thu thập số liệu về tình trạng ban đầu của các chỉ số

Điều này giúp cho chúng ta xác định rõ xem ta đang ở đâu Xác địnhchính xác điểm xuất phát rất quan trọng để biết xem trong một khoảng thờigian cụ thể, với chi phí về nguồn lực cụ thể ta đã “đi được đến đâu”, đã cáchvạch xuất phát bao xa và cách đích bao nhiêu nữa Đây chính là cơ sở chocông tác đánh giá giữa kỳ

2.1.4 Xác định nguồn kiểm chứng (thông tin sẽ lấy ở đâu), thời gian phải đạt được các chỉ tiêu

Nguồn kiểm chứng là nơi, cách thức để thu thập thông tin Xác địnhnguồn kiểm chứng là xác định nguồn và các cách thức thu thập, xử lý thông

tin cần thiết để tính ra được giá trị của các chỉ số Đó là cơ sở để tránh đưa ranhững chỉ số chung chung khó tính toán, giúp cho việc chủ động lập kế hoạchthu thập thông tin.

Mỗi chỉ tiêu cần có thời hạn cụ thể để bắt đầu và hoàn thiện Đây là cơ

sở để kiểm soát tiến độ thực hiện kế hoạch Việc kiểm soát tiến độ giúp chủđộng được việc điều phối và cung ứng nguồn lực Và là cơ sở xác định khinào tiến hành đánh giá là hợp lý

2.1.5 Thu thập thông tin một cách thường xuyên để đánh giá xem liệu các chỉ tiêu có đạt được không

Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong quá trình ra quyết định của cácnhà quản lý Trong trường hợp nguồn số liệu đã được biết rõ, doanh nghiệpcần phải quyết định cách thức thu thập số liệu, tần suất thu thập như thếnào…Việc xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh giúp cập nhậtthông tin thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Nhưng trongcông tác thu thập thông tin, theo dõi để đạt kết quả đòi hỏi phải thu thập sốliệu chất lượng theo các phương pháp, qui trình và hướng dẫn có sẵn

2.1.6 Phân tích và báo cáo kết quả

Phân tích và báo cáo các kết quả hoạt động là bước thiết yếu Đây chính

là lúc sử dụng các phát hiện và làm cho công tác theo dõi, đánh giá trở nên có

ý nghĩa thiết thực Các nguồn thông tin sau khi đã được phân tích sẽ trở thànhcông cụ hữu hiệu trong quá trình ra quyết định của người quản lý Khi báocáo cần xác định rõ nội dung báo cáo là gì? Mức độ chi tiết của thông tin? Khinào thì cần báo cáo? Báo cáo cho ai?

2.1.7 Rút kinh nghiệm và chuẩn bị kế hoạch theo dõi, đánh giá cho kỳ tiếp theo

Các số liệu không chỉ giúp cho việc nhận biết các kết quả đạt được phùhợp hay không phù hợp với mục tiêu đã đề ra mà qua đó còn giúp làm rõnhững nguyên nhân, thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của doanhnghiệp Từ cái nhìn nhận tổng thể về sự phát triển của doanh nghiệp trong kỳ

kế hoạch trước sẽ rút ra kinh nghiệm và là cơ sở để hoàn thiện kỳ kế hoạchtiếp theo Qua đó thể hiện sự phát triển bền vững của hệ thống theo dõi, đánhgiá Hệ thống là một qui trình khoa học được duy trì, vận hành một cách liêntục bao gồm: Những yêu cầu, vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng,

hệ thống thông tin kịp thời, chính xác, minh bạch và luôn có tính kế thừa

2.2 Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia

Có hai hình thức theo dõi, đánh giá đó là theo dõi, đánh giá bên ngoài vàtheo dõi, đánh giá nội bộ (tự theo dõi, đánh giá)

Theo dõi, đánh giá nội bộ với mục đích quản lý tốt hơn hoạt động củachính đơn vị mình Sự tham gia là của chính các thành viên trong tổ chứctrong hệ thống theo dõi, đánh giá Các thành viên phù hợp với chức năng củamình mà tham gia xây dựng kế hoạch cũng như triển khai thực hiện công táctheo dõi, đánh giá nhằm duy trì và vận hành hệ thống một cách thông suốt vàhiệu quả

Theo dõi, đánh giá bên ngoài là theo dõi, đánh giá của các bên liên quanđối với tổ chức Chỉ có theo dõi, đánh giá bên ngoài là có sự tham gia của cácbên liên quan, khi các bên liên quan nhận thấy họ có lợi ích hoặc trách nhiệmtrong đó Theo dõi, đánh giá bên ngoài cũng có mục đích xây dựng, điềuchỉnh hướng phát triển của tổ chức nhưng nó mang nhiều tính mệnh lệnh vàbắt buộc, mang nhiều tính chất kiểm tra

Phương pháp có sự tham gia thể hiện ở chỗ các bên liên quan hay là cácthành viên trong tổ chức có quyền tham gia vào công tác lập kế hoạch và thực

hiện theo dõi, đánh giá Xác định rõ ai tham gia, tham gia như thế nào và phốihợp giữa các bên, các bộ phận trong tổ chức Khi các bên hay các thành viêncùng tham gia, phối hợp hiệu quả sẽ có vai trò rất lớn trong điều chỉnh hànhđộng của tổ chức và trong việc lập kế hoạch cho giai đoạn sau.

3 Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá

3.1 Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để mong muốn trở thành hiện thực

Kế hoạch đặt ra mục tiêu phát triển; Đó là mong muốn về tương lai vớicác kết cục dự kiến và các bước thực hiện hay con đường cần phải đi nhằmđạt được kết quả đó Trên thực tế không phải lúc nào dự kiến và thực tiễncũng trùng khớp với nhau, do đó sẽ tồn tại những sai lệch Mong muốn củacác nhà quản lý là nắm được những sai lệch này và lý giải được vì sao, bởi đó

có thể là nguyên nhân làm cho mong muốn không thể thực hiện được

Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch

(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)

Hệ thống theo dõi, đánh giá là cơ sở để biết tiến độ thực hiện kế hoạch,

là cách để biết được ta đang ở đâu, liệu ta đã đi đúng hướng hay chưa, ta còncách đích bao xa, liệu ta có thể đến được đích hay không Điều đó cũng có

Mục tiêu

Thực hiện

Mục tiêu

Thực hiện

nghĩa là công cụ theo dõi, đánh giá đã góp phần làm cho kế hoạch trở thànhthực tiễn, kế hoạch là một qui trình chứ không đơn thuần là bản kế hoạch.

3.2 Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá

Kế hoạch là cơ sở để xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của doanhnghiệp, là cơ sở để xác định các cấp mục tiêu Đây chính là cột đầu tiên trongkhung theo dõi, đánh giá Sau khi tiến hành xây dựng các cấp mục tiêu, doanhnghiệp tiến hành xác định các chỉ số, chỉ tiêu để lượng hóa các mục tiêu đó

Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

3.3 Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá

Khi đã được thành lập, hệ thống theo dõi, đánh giá quay trở lại lấy kếhoạch làm mục tiêu

Bản kế hoạch cho phép

xác định các cấp mục tiêu.

Xác định chỉ tiêu, chỉ số cho từng cấp chỉ tiêu.

Mục tiêu tổng quát (Tác động)

Mục tiêu trung gian

Kết quả của theo dõi là một loạt con số thống kê về kết quả thực hiện củamột loạt các chỉ tiêu kế hoạch cần thiết Những con số này sẽ được so sánhvới các chỉ tiêu kế hoạch, đánh giá và đưa ra kết luận về thực trạng, khả nănghoàn thành kế hoạch, khả năng vượt kế hoạch… Đây là những thông tin vôcùng quan trọng cho việc ra quyết định của người quản lý.

Nói tóm lại giữa kế hoạch và theo dõi, đánh giá có mối quan hệ tác động

qua lại, phụ thuộc lẫn nhau, bởi:

Kế hoạch thể hiện mong muốn về tương lai, là mục tiêu mong muốn ứngvới nguồn lực cụ thể trong thời gian nhất định Theo dõi, giám sát là biệnpháp nhằm bảo đảm rằng các hành động của chúng ta là phù hợp, nhất quán

với mục tiêu đề ra Như vậy họ chính là những “Người đồng hành”.

Kế hoạch giúp xác định mục tiêu còn theo dõi, đánh giá giúp duy trì vàtái định hướng những hành động và kết quả thực hiện

Người quản lý không thể lập kế hoạch có hiệu quả nếu như không có đủnhững thông tin chính xác và kịp thời Quá trình theo dõi, đánh giá cung cấpcho họ những thông tin chủ yếu và đáng tin cậy

Người quản lý khó có thể thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá có hiệuquả nếu thiếu kế hoạch để xác định mục đích của theo dõi, đánh giá là gì Nhưvậy kế hoạch và theo dõi, đánh giá bổ sung, hỗ trợ nhau

4 Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá

Trong qui trình kế hoạch hóa doanh nghiệp thì hai khâu kiểm tra(Check), điều chỉnh (Act) là những khâu quan trọng và không thể thiếu đểgiúp cho việc thực hiện kế hoạch hợp lý và đạt được mục tiêu đặt ra Công táctheo dõi, đánh giá mang lại rất nhiều thông tin cho doanh nghiệp cũng như

góp phần quan trọng trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý bởi nó córất nhiều ưu điểm.

4.1 Chức năng cung cấp thông tin

Hệ thống theo dõi, đánh giá được xây dựng với việc lượng hóa tất cả cáccấp mục tiêu thông qua hệ thống chỉ tiêu, chỉ số và đo lường, thu thập thôngtin về các chỉ số đó Do đó thông tin và tất cả số liệu được thu thập có hệthống tại tất cả các cấp mục tiêu, được phân tích và đánh giá tổng thể và chokết quả đáng tin cậy Các thông tin sẽ luôn được cập nhật, phản ánh chính xác

và kịp thời những biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đó lànhững thông tin phản ánh thực trạng phát triển của doanh nghiệp

4.2 Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý

Hệ thống theo dõi, đánh giá cho phép các nhà quản lý hình dung đượcmục tiêu ở phía trước là gì, cần phải làm gì, cần phải biết được nhân viên củamình đang làm gì… Hệ thống cho phép nhìn nhận tình hình hiện tại một cáchbao quát nhất, biết được thông tin về tiến độ, những thuận lợi hay khó khăn

mà doanh nghiệp đang gặp phải, những tình huống khó có thể lường trước…Tất cả đều cho phép các nhà quản lý sẽ đưa ra được những quyết định kịpthời, chính xác nhằm đưa doanh nghiệp thực sự đi đúng hướng

4.3 Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm

Khi hệ thống được lập lên và được thực hiện bởi tất cả các cá thể trongdoanh nghiệp thì họ tự cảm thấy trong mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều

có sự tham gia của họ Mỗi cá nhân đó sẽ thấy trách nhiệm và lợi ích của bảnthân trong lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp

Ngay từ khi thành lập khung theo dõi, đánh giá tất cả thành viên đềuđược biết mục tiêu, các hoạt động của công ty, tất cả mọi người sẽ không chỉbiết công việc của riêng mình mà còn biết công việc của những người khác

Do đó họ có thể hỗ trợ lẫn nhau và có tinh thần trách nhiệm cao hơn Hơnnữa, các chỉ tiêu và chỉ số cũng được công bố ngay từ đầu, đây chính là cơ sở

để nhân viên biết được đâu sẽ là tiêu chuẩn, họ sẽ làm việc một cách tự giác

để có thể đạt được những tiêu chuẩn đó Còn những người quản lý cũng cómột thước đo tiêu chuẩn để biết được như thế nào là đạt yêu cầu Hệ thốngtheo dõi, đánh giá cho phép có được một hệ thống thông tin toàn diện, thôngtin được chia sẻ không chỉ theo chiều dọc mà còn theo chiều ngang do đó tăngcường tính minh bạch trong hệ thống

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI,

ĐÁNH GIÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA

I Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La

1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty cổ phần Đại La nguyên là Xí nghiệp gạch ngói Văn Điển được

Nhà nước cấp đất xây dựng từ năm 1969 và chính thức thành lập năm 1971,với chức năng chuyên sản xuất gạch ngói đất sét nung trên lò thủ công Xínghiệp trực thuộc Sở xây dựng Hà Nội Hàng năm Xí nghiệp thực hiện chỉtiêu pháp lệnh trên giao và được cụ thể hóa bằng các hợp đồng kinh tế, hợpđồng mua bán trao đổi hàng hóa về số lượng, chất lượng được phân đều chocác tháng, quí trong năm

Tên công ty: Công ty cổ phần Đại La.

Tên giao dịch quốc tế: Dai La joint stock company.

Tên viết tắt: DAILACO.

Đơn vị chủ quản: Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị

Trụ sở chính: Vĩnh Quỳnh- Thanh Trì – Hà Nội

Giám đốc công ty: Hoàng Văn Bình

Tel: (04) 6881372- (04) 6881373

Fax: (04) 6883229