Hướng dẫn cần thiết khi tiến hành tổ chức hội nghị ppsx

Hướng dẫn cần thiết khi tiến hành tổ chức hội nghị 1.. Đây có phải là một sự kiện gây thanh thế - Hội nghi diễn ra ở trong nước hay nước ngoài?. Địa điểm tổ chức hội nghị ở đâu?- Khách

Hướng dẫn cần thiết khi tiến hành

tổ chức hội nghị

1 Trước hết bạn cần trả lời các câu hỏi

sau:

2 Tại sao lại tổ chức hội nghị?- Sẻ đạt

được điều gì khi tổ chức hội nghị?

3 Ai sẽ là diễn giả chủ chốt?- Có nhân vật nổi tiếng nào tham

gia không?

4 Ai là những khán giả dự hội nghị?- hội nghị dành cho ai? 5

Đây có phải là một sự kiện gây thanh thế - Hội nghi diễn ra ở

trong nước hay nước ngoài? Có kém theo triển lãm không?

6 Địa điểm tổ chức hội nghị ở đâu?- Khách sạn hay trung tâm

hội nghị?

7 Hội nghị có tốn kém nhiều không ?- Bao nhiêu là hợp lý?

8 Hội nghị kéo dài bao lâu?- Một tuần, cuối tuần hay một ngày?

9 Khi nào sẽ bắt đầu hội nghị?- Nó xảy ra với những sự kiện

lớn khác không?

Hướng dẫn trong khâu lập kế hoạch hội nghị

 Địa điểm: Nên liên lạc đặt chỗ trước Đừng quên cộng thêm

thời gian cần thiết để diễn tập, lắp dựng và dỡ bỏ bục trình

bày…

 Tiện nghi/ dịch vụ: Hệ thống âm thanh hình ảnh, các

phương tiện truyền hình và phát thanh Cần nhớ dự phòng

sẵn sàng Nên thử tất cả các thiết bị

 Tiệc chiêu đãi sau hội nghị: liên hệ với người phụ trách Lên

thực đơn trước

 Chương trình sự kiện: Phát hành rộng rãi

 Dẫn chương trình: Chú ý đến diên giả chính Thu thập

những bài phát biểu đã chuẩn bị

 Tài liệu nghe nhìn: kiểm tra bản quyền và thiết bị

 Huấn luyện và diễn tập: Người dẩn chương trình, diễn giả…

Diễn tập những bài phát biểu

 Bộ tài liệu hội nghị: Các ấn phẩm, tập tài liệu, lời phát biểu,

hình ảnh…

 Thư mời và danh sách gởi thư: Sạn thảo một danh sách mới

từ trước.viết thư, gởi thư theo dõi chặc chẽ

 Chương trình: gởi bản đồ địa điểm hội nghị và những thông

tin tổng quát về địa điểm đến các đại biểu

 Chỗ ở: việc kiểm tra việc đặt chỗ/ các yêu cầu về chế độ ăn

uống

 Phương tiện di chuyển: Giải trí/ du lịch trong ngày/ các

phương tiện đường sắt/ hàng không

 Lắp dựng khu vực hội nghị: kiểm tra các thiết kế sân khấu ,

bố trí phóng hội nghị, chỗ ngồi…

 Dịch vụ dịch thuật: có thể cần thiết

 Bảo hiểm và an ninh: Đăng ký đại biểu, phú hiệu,bộ tài liệu,

thời gian biểu, danh sách dại biểu, giấy bút, giấy ghi chú…

 Thuê thiết bị: thiết bị văn phòng, máy fax, điện thoại

Trên đây là một số điểm chính cần ghi nhớ, nhưng danh sách này

chưa phải là toàn bộ vì cũng có thể có những mục đặc biệt đối

với từng loại sự kiện cụ thể mà bạn có thể thêm vào

Hãy luôn nhớ lập danh sách để kiểm tra mọi thứ, nếu không bạn

có thể quên điều rất quan trọng