Hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ phần 2 Hội nghị thường niên: Có nhiều địa điểm khác nhau để tổ chức sự kiện này, từ khách sạn, hội trường công cộng đến các hội triển lãm hay n
Trang 1Hoạt động quảng bá và tổ chức
các buổi lễ (phần 2)
Hội nghị thường niên: Có nhiều địa
điểm khác nhau để tổ chức sự kiện
này, từ khách sạn, hội trường công
cộng đến các hội triển lãm hay những trung tâm hội nghi
lớn tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong
việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia
Hội nghi thường niên thường mang tính trang trọng và có
nghị cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình
cũng phải như thế.Phấn nội dung chính của nhưng
Trang 2chương trình như thế này sẽ bao gồm những phiên bản
họp đã có, bài diễn văn chủ chủ tịch, bản kê khai tài chính
và kiểm toán hàng năm, phần trinh bày của các giám
đốc,…
Cần đề cập ra số lần thông báo trước cũng như các
phương thức triệu tập hội nghị thường niên, hoặc trong
điều lệ của tổ chức hoặc thong qua các điều khoản yêu
cầu về pháp lý của công ty Dù là thế nào thí những điều
khoản này củng cần được tuân thủ chặt chẽ, nếu không
nếu không cuộc họp sẽ vô hiệu lực hoặc bị cho là vi phạm
quy định
Hội nghị
Trang 3Hội nghị là một phương pháp giao tiếp rất hiệu quả, với rất
nhiều cơ hội tốt cho hoạt động PR Sau đây là một số gợi
ý hướng dẫn giúp bạn tổ chức hội nghi thành công dưới
góc độ một chuyên viên PR
Các điểm chung
Hội nghị thường đề cập đến rất nhiều vấn đề xoay quanh
một chủ đề lớn Đó là sự kết hợp giữa lời nói (phiên toàn
thể,hội thảo các hoạt động được bổ trợ),trưng bày hình
ảnh âm thanh và các thần thuyết trình, hình thức văn bản
(tài liệu phát cho người tham dự), vật thể chưng bày,và
đôi khi có cả một cuộc triển lãm nhỏ Thông thường đây
là hoạt dộng nhầm đến tất cả mọi người, được tổ chức
Trang 4trong một hội trường hay nhà hát lớn, với dàn bục dành
cho những buổi họp và bài phát biểu theo nghị trình
Hội nghi thường rất phức tạp (như hội nghị chính trị), kéo
dài đến 5 ngày và đi kèm với những buổi họp “bên lề” (các
buổi gặp gỡ, tọa đàm hay dón tiếp ngoài phần chính của
hội nghi) đóng vai trò như những vệ tinh các phiên họp
chính của hội nghị cũng rất đơn giản, chỉ diễn ra trong một
vài ngày với lượng khán giả nhất định và với một phiên
họp toàn thể duy nhất
Số lượng khách tham dự
Hội nghị thường là buổi họp rất đông các đại biểu và
khách tham dự số lượng tham dự cũng không cố định,
Trang 5thường dao động từ 150 người đến vài trăm người trung
bình, có một hội nghị có khoảng 350- 450 người tham dự
Thời điểm
Hầu hết các hội nghị lớn thường được tổ chức vào mùa
thu – từ tháng 9 đến đầu tháng 11, vốn là những tháng
được ưa chuộng nhất các hội nghị về giáo dục tổ chức tại
các trường đại học diễn ra vào kỳ nghỉ hè Điều có thể sẽ
thay đổi trong tương lai khi một số trường đại học đang
xem xét đến việc giảm ký nghĩ hè dài và tổ chức thêm
các học kỳ trong năm để tiết kiệm chi phí
Thời gian
Trang 6Hội nghị thường kéo dài từ 2 đến 4 ngày, nhưng đôi khi
cũng chỉ diễn ra trong một ngày Nhưng tổ chức giao dục
và tổ chức tình nguyện thường tổ chức vào dịp cuối tuần
trong khi các hội nghi chính trị doanh nghiệp lớn thường tổ
chức vào giữa tuần và có thể kéo dài đến 6 ngày
Nơi ăn chốn ở
Khách đến tham gia hội nghị thường lưu lại vài ngày trong
suốt thời gian diễn ra hội nghị Vì vậy, bạn cần sắp xếp
trước khách sạn, nhà trọ cho họ, đặc biệt cần lưu ý đến
điều này khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị
Nếu hội nghị được tổ chức ở trường đại học , có thể dùng
nhà khách của trường và một số khu vực nhà ở của sinh
Trang 7viên phục vụ cho các đại biểu Trong trường họp này, chi
phí sẽ rẻ hơn so với dịch vu khách sạn, lại có nhiều phòng
ốc hơn tuy nhiên chỉ ở mức cơ bản bạn cũng cần phải
nắm bắt được nhu cầu cơ bản bạn cũng cần phải nắm
bắt được nhu cầu chỗ ở của các dại biểu khi tổ chức hội
nghị
Lệ phí và chi phí
Để tham gia hội nghị, các phái đoàn đại biểu thường phải
trả một khoản chi phí trong đó bao gồm một số dịch vụ bổ
sung nhưng chưa kể đến chi phí ăn uống, đi lại và thậm
chí là chỗ ở Những diễn giả khách mời thường nhận
được chi phí đi lại ngoài thù lao phí, trừ phi họ từ chối Tất
Trang 8cả những khoản này sẽ làm tăng mức chi phí cho việc tổ
chức hội nghị, đặc biệt là diễn giả chính của hội nghị lại
đến từ một nơi rất xa
Sắp xếp việc đi lại
Thu xếp đi lại cho các đại biểu trong suốt thời gian hội
nghị là một công tác cần được lên kế hoạch cẩn thận, đặc
biệt nếu trước đây họ chưa từng đến thành phố hay đất
nước diễn ra hội nghị Nhà tổ chức cần lưu ý đến các loại
hình phương tiện thích hợp như máy bay, xe lửa, xe
buýt,… cho khách tham dự
Tài trợ
Trang 9Bạn có thể may mắn tìm được một nhà tại trợ lớn cho
toàn bộ hội nghị Dĩ nhiên, các nhà tài trợ luôn muốn
thương hiệu của họ được thể hiện thật nỗi bật tại buổi hội
nghị , và cũng có thể đặt thêm các điều kiện khác.việc tài
trợ có thể trở nên vô cùng có lợi; vì thế nếu có thể được,
bạn hãy liên hệ ngay với phòng PR của họ
Diễn giả
Những diễn giả chính danh tiếng là yếu tố vô cùng quan
trọng của những phiên họp lớn sự có mặt của họ sẽ nâng
cao chất lượng hội nghị cũng như thu hút sự tham gia của
các dại biểu
Trang 10Bạn cần chọn diễn giả chính thật cẩn thận lý tưởng nhất
là người vừa nổi tiếng vừa có kiến thức chuyên môn về
chủ đế hội nghị Ngoài ra ,họ còn phải có khả năng thuyết
trình tốt không có gì tệ hơn nếu bạn mới một chuyên gia
lên thuyết trình mà họ lại thiếu khả năng nói trước đám
đông Vì thế, nếu cần thiết, hãy nhờ một người khác tư
vấn tổ chức sự kiện cho mình
Thiết bị hỗ trợ thuyết trình
Chất lượng các thiết bị nghe nhìn sẽ tạo nên sự khác biệt
lớn giữa một hội nghị thành công và một hội nghi kém
hiệu quả Để có những bài thuyết trình hay và hiệu quả ,
cần kết hợp giữa lời diễn giả và các thiết bị nghe nhìn chất
Trang 11lượng tốt, và cả những thiết bị dự phòng cho các trường
hợp khẩn cấp
Để có sự chuẩn bị tốt,bạn hãy trao đổi trước với diễn giả
xem họ có vinh dự cần đến loại thiết bị đặc biệt nào
không Ngoài ra, hãy chuẩn bị thêm những phụ kiện bổ
sung hoặc thay thế như phim Slide hay máy chiếu cho các
diễn giả cùng những thiết bị phục vụ nghe nhìn khác
Trước khi diễn ra hội nghị , luôn luôn phải kiểm tra hệ
thống âm thanh và hình ảnh nội bộ để đảm bảo chúng
hoạt động tốt Hãy kiểm tra thật kỹ!
Các chương trình giao lưu
Trang 12Hầu hết trong các chương trình hội nghị thường kèm theo
một tiết mục mang tính giao lưu Đó có thể là buổi họp
mặt thân mật trong đêm đầu tiên, các dạ tiệc, ăn tối kết
hợp thuyết trình, buổi trao giải thưởng, những tour tham
quan hay thăm viếng, hoặc đôi khi có cả một chương trình
tham quan và mua sắm kéo dài 1-2 ngày dành riêng cho
gia đình đại biểu