SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ docx

- Nông nghiệp: xây dựng và nâng cấp các công trình thuỷ lợi quy mô nhỏ có năng lực tưới dưới 30 ha, các công trình cấp nước sinh hoạt nông thôn, ứng dụng các mô hình nông, lâm, ngư nghiệ

SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ NGÂN

SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

I GIỚI THIỆU VỀ SỰ HÌNH THÀNH HỢP PHẦN NSPTX THUỘC DỰ ÁN GIẢM NGHÈO MIỀN NÚI PHÍA BẮC 2.1 Giới thiệu chung về Dự án GNMNPB bằng vốn vay của WB

Nâng cao năng lực cán bộ các cấp, nhất là cán bộ cấp xã, thôn, bản huyện

1.2 Phạm vi dự án

Thực hiện trên địa bàn 368 xã chủ yếu là các xã đặc biệt khó khăn thuộc

44 huyện của 6 tỉnh: Hòa Bình, Sơn La, Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ và Bắc Giang Trong đó: tỉnh Lào Cai bao gồm cả huyện Than Uyên hiện nay đã được tách về tỉnh Lai Châu

1.3 Thời gian thực hiện dự án: Từ 2002 – 2007

1.4 Nội dung đầu tư

- Đầu tư xây mới và cải tạo đường giao thông nông thôn và chợ nông thôn;

- Nông nghiệp: xây dựng và nâng cấp các công trình thuỷ lợi quy mô nhỏ có năng lực tưới dưới 30 ha, các công trình cấp nước sinh hoạt nông thôn, ứng dụng các mô hình nông, lâm, ngư nghiệp, bảo quản sau thu hoạch, chế biến nhỏ;

- Giáo dục, y tế: xây dựng mới, nâng cấp các trường trung học cơ sở, tiểu học, các trạm xá xã, cụm xã, trang thiết bị y tế, trang thiết bị trường học, đào tạo giáo viên và cán bộ y tế;

- NSPTX: dành 15% vốn vay của WB để làm NSPTX, giao cho UBND

xã quyết định đầu tư trên cơ sở đề xuất của người dân;

- Hỗ trợ quản lý dự án;

- Mua sắm phương tiện đi lại phục vụ cho thực hiện dự án

1.5 Tổng vốn đầu tư của toàn dự án: Tổng số vốn đầu tư của toàn dự

án là:132,5 triệu USD; trong đó:

- Vốn vay của WB: 110 triệu USD;

- Vốn đối ứng của phía Việt Nam: 12,5 triệu USD

1.6 Phân bổ vốn vay:

Vốn vay WB được phân bổ cho các tỉnh, BQL dự án TW và dự phòng như sau:

- Hoà Bình: 15 triệu USD - Sơn La: 17 triệu USD

- Bắc Giang: 15 triệu USD - Phú Thọ: 15 triệu USD

- Lào Cai: 27 triệu USD - Ban QL dự án TW: 2 triệu USD

- Yên Bái: 17 triệu USD - Dự phòng: 2 triệu USD

Toàn bộ vốn vay WB và vốn viện trợ của DFID là vốn ODA của Chính phủ, cân đối trong NSNN Trung ương NSTW trợ cấp có mục tiêu cho ngân sách tỉnh và một phần cấp cho BQL dự án TW ( đặt tại Bộ KH và ĐT) để thực hiện các thành phần của dự án đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 612/ QĐ-TTg ngày 21/5/2001 phê duyệt báo cáo tiền khả thi Dự án giảm nghèo các tỉnh Miền Núi phía Bắc Ngân sách Trung ương bố trí trả nợ khi đến hạn

UBND tỉnh Hòa Bình, Sơn La, Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ, Bắc Giang

là chủ quản đầu tư, có trách nhiệm bố trí vốn đối ứng cho dự án; NSTW bố trí vốn vay, vốn viện trợ và vốn đối ứng cho Ban QLDA TW tại Bộ KH và ĐT

1.7 Mô hình quản lý dự án

Đây là dự án quản lý theo hình thức phân cấp cho Địa phuơng thực hiện Mô hình tổ chức gồm có 1 Ban Quản lý Dự án Trung ương (Ban QLDA TW) và 6 Ban QLDA tại 6 tỉnh UBND 6 tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện đầu

tư Dự án có đặc thù là được mở 7 tài khoản đặc biệt cho 6 tỉnh và Ban quản lý

dự án TW và các tài khoản đặc biệt cấp 2 ở huyện Cơ chế giải ngân này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chuyển vốn xuống cấp cơ sở nhanh chóng

2 Quan điểm hình thành NSPTX

2.1 Phân cấp tài chính xuống cơ sở

Từ năm 2000, WB chú trọng nhiều đến việc phân cấp tài chính xuống

cơ sở lấy cộng đồng làm định hướng Một số dự án vay vốn của WB đã thực thi theo hướng phân cấp tài chính xuống cơ sở, trong đó có Dự án GNMNPB

Dự án GNMNPB áp dụng cơ chế phân cấp quản lý: những công trình thuộc hợp phần chính của Dự án sẽ do UBND Tỉnh làm chủ đầu tư, hoặc được phân cấp thực hiện ở Huyện Những công trình nhỏ ở cấp thôn, bản sẽ do xã làm chủ đầu tư Theo chu trình như vậy, hình thành nên NSPTX

Hợp phần NSPTX là một thành phần của Dự án, đầu tư cho các xã thực hiện các dự án rất nhỏ tại thôn bản với quy mô khoảng từ 3- 15 triệu VND/ dự

án Hợp phần này tài trợ cho những hoạt động phù hợp với nhu cầu thiết yếu của người nghèo, đặc biệt những người ở xa trung tâm xã NSPTX hỗ trợ những nỗ lực của Chính phủ trong phân cấp quản lý các hoạt động phát triển thông qua việc tạo cơ hội cho cấp xã được quản lý một khoản ngân sách hạn chế Việc này khuyến khích người dân địa phương nâng cao sự tham gia và kiểm soát đối với các hoạt động phát triển trong cộng đồng của mình thông qua việc được tham gia xác định và thực thi các dự án quy mô nhỏ (tiểu dự án) Hợp phần NSPTX là một khoản đầu tư từ NSNN, được hạch toán và quản lý theo quy định của Luật NSNN Nhằm đảm bảo hiệu quả và bảo toàn vốn đầu tư, trong quá trình thực hiện Hợp phần, các địa phương phải tuân thủ

chặt chẽ Quy trình, thủ tục cũng như các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý xây dựng cơ bản, quản lý tài chính

2.2 Cộng đồng tham gia vào các hoạt động NS PTX

Sự tham gia của cộng đồng là yếu tố xuyên suốt trong toàn bộ dự án Phát triển lấy cộng đồng làm định hướng là một cách thức cung cấp các dịch

vụ hạ tầng cơ sở và xã hội cho người nghèo ở vùng sâu vùng xa, tổ chức các hoạt động kinh tế và nguồn lực, trao quyền cho người nghèo và nâng cao sự

an toàn cho những người nghèo nhất Điểm quan trọng nhất là cộng đồng được tham gia vào dịch vụ nhỏ về quy mô, không phức tạp về kỹ thuật, tận dụng được các nguyên vật liệu sẵn có tại địa phương Đây cũng là hình thức tạo công ăn việc làm tại chỗ cho người dân địa phương, góp phần xoá đói giảm

nghèo Mục tiêu chính của sự tham gia của cộng đồng nhằm để cho cộng đồng (các thôn và bản) sẽ quyết định những ưu tiên của mình trong việc xác định các tiểu dự án cần đầu tư, trình đề xuất sử dụng khoản ngân sách lên xã, tham gia thi công và giám sát việc thực thi các tiểu dự án Các thông tin liên quan đến hợp phần này sẽ được công khai tại cấp xã và thôn bản trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực thi

3 Hợp phần NSPTX

3.1 Vốn cho NSPTX: Theo nguyên tắc hình thành NSPTX, mức vốn

ước tính tối đa là 15,73 triệu USD

3.2 Những đặc điểm chính của Hợp phần NSPTX

- Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX của tỉnh bằng 15% nguồn vốn vay

WB của mỗi tỉnh cho 3 hợp phần chính (không bao gồm hợp phần tăng cường năng lực và quản lý dự án)

- Việc thực thi Hợp phần NSPTX bắt đầu vào năm thứ hai từ khi xã bắt đầu thực hiện Dự án và dự kiến sẽ diễn ra trong 3 năm Thực thi hợp phần này theo chu kỳ kế hoạch 6 tháng một lần và chỉ được thực thi sau khi Ban PTX và

kế toán xã đã được tập huấn cụ thể về quy trình, thủ tục thực hiện hợp phần, bao gồm cả tập huấn về quản lý tài chính

- Các thông tin liên quan đến hợp phần này sẽ được công khai tại cấp xã

và thôn bản trong cả giai đoạn kế hoạch và thực thi

3.3 Xác định và phân bổ vốn NSPTX

- Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX của tỉnh bằng 15% nguồn vốn vay của Ngân hàng thế Thế giới của mỗi tỉnh dự án cho 3 hợp phần chính ( không bao gồm hợp phần tăng cường năng lực và quản lý dự án)

- Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX của Huyện bằng 15% tổng vốn đầu tư bằng nguồn vốn vay của WB cho các công trình thuộc 3 hợp phần chính trên địa bàn huyện

- Việc phân bổ vốn NSPTX cho xã không vượt quá 15% giá trị vốn WB thuộc 3 hợp phần chính trên địa bàn xã Xã nào chưa thực hiện hợp phần NSPTX thì được bảo lưu mức vốn để thực hiện trong chu kỳ tiếp theo

Ví dụ: Cách phân bổ vốn NSPTX cho 1 xã:

Xã Nga Hoàng (mã số 106) thuộc huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ được đầu tư 14 công trình thuộc 3 hợp phần chính (cho toàn bộ thời gian thực hiện

Dự án GNMNPB) Tổng mức đầu tư là 3.390 triệu đồng, trong đó:

 Vốn vay WB là 3172 triệu đồng, vốn đối ứng là 217 triệu đồng NSPTX tối đa của xã Nga Hoàng là 15%x 3172 triệuđồng = 475,8 triệu đồng

 6% chi phí quản lý hành chính là 28,55 triệu đồng Tổng vốn dành cho đầu tư thôn bản: 475,8 triệu đồng - 28,55 triệu đồng = 447,25 triệu đồng

- Việc phân bổ vốn cho thôn, bản phải đảm bảo:

+ Ưu tiên cho các thôn bảo nghèo nhất, xa nhất tính từ trung tâm xã+ Các thôn bản đều được phân bổ vốn, không bình quân, không rải đều cho các thôn bản Có thể có thôn bản chưa được đầu tư cho chu kỳ này thì sẽ được đầu tư trong chu kỳ tiếp theo

+ Phải đảm bảo nguyên tắc công khai để dân các thôn bản được, biết, bàn, kiểm tra về việc phân bổ vốn này

3.4 Nguyên tắc sử dụng

- Tập trung vào hoạt động giảm nghèo

- Bình đẳng về giới trong quá trình ra quyết định và hưởng lợi từ dự án

Ưu tiên nhất định cho đồng bào dân tộc thiểu số

- Cộng đồng tự quyết định sử dụng có hiệu quả NSPTX

- Quản lý môi trường và sử dụng tài nguyên thiên nhiên một cách bền vững

- Hưởng lợi chung của cộng đồng

3.5 Nội dung sử dụng và quản lý Hợp phần NSPTX

Đây là những hoạt động quy mô rất nhỏ, góp phần xoá đói giảm nghèo cho người dân địa phương đặc biệt là cho những hộ nghèo, thôn, bản nghèo nhất trong xã không được đầu tư của 3 hợp phần chính trong dự án Giảm nghèo và các dự án khác Tất cả các xã nằm trong Dự án giảm nghèo đều được đầu tư bằng hợp phần NSPTX với các hạng mục như sau:

- Đầu tư mới và phục hồi về cơ sở hạ tầng quy mô nhỏ ở thôn bản (đường mòn, cầu cống, thuỷ lợi, nước sinh hoạt, sửa chữa lớp học)

- Cải thiện điều kiện sản xuất (công cụ thủ công, dịch vụ tư vấn, khuyến nông - lâm - ngư)

- Cải thiện điều kiện về y tế, giáo dục cho cộng đồng thôn bản

- Nâng cao phúc lợi xã hội, tăng thu nhập cho những hộ gia đình nghèo trong thôn bản

3.5.1 Các tiểu dự án hợp lệ được đầu tư trong hợp phần NSPTX như sau:

Biểu 3.1.1: Các tiểu Dự án hợp lệ được đầu tư trong hợp phần NSPTX

có tại địa phương như tre, gỗ, v.v kết hợp với sắt, thép, xi măng để xây dựng các phần cơ bản của công trình; Sửa chữa hoặc làm mới cống qua đường tại các đường xung yếu; Sửa chữa các mái ta luy để tránh sạt lở các đoạn đường tại thôn bản; Sửa chữa nhỏ các công trình thủy lợi; làm mới hoặc sửa chữa các đoạn đường thôn bản có chiều dài không quá 300 mét và hoàn toàn dùng lao động thủ công

2 Hỗ trợ kinh phí để tổ chức tập huấn về quản lý công trình thuỷ lợi cấp thôn bản

3 Mua sắm và lắp đặt máy thuỷ điện nhỏ gia đình hoặc cải tạo các hệ thống đã có để sử dụng chung cho nhóm hộ gia đình

4 Loa, đài để tuyên truyền thông tin cho xã hoặc thôn bản hoặc làm các bảng tin để tuyên truyền thông tin ở xã hoặc thôn bản

B.Cải thiện sản

xuất

5 Công cụ máy móc giúp cải thiện sức lao động để xát thóc, tách ngô, băm thức ăn gia súc, vv dùng chung cho các nhóm hộ

6 Hỗ trợ mua các công cụ sản xuất cải tiến nhỏ dùng chung cho các nhóm hộ hoặc hộ gia đình rất nghèo trong thôn bản

7 Chi phí mời các bác sĩ thú y có tay nghề tới thôn bản để tập huấn về một hoặc một số chủ đề thôn bản đề nghị (ví dụ thú y, cải tiến cách cho gia súc ăn )

8 Hỗ trợ mua tài liệu khuyến Nông, Lâm, Ngư cho thôn bản

9 Các chuyến thăm quan học tập đến các trang trại/cộng đồng, xã khác (có thể tổ chức đi tham quan ở tỉnh khác)

12 Hỗ trợ các hoạt động cải thiện bãi chăn thả gia súc chung.

D.Y tế và giáo

dục

13 Chi phí cho việc mời các chuyên gia y tế đến thôn bản

để hướng dẫn người dân thôn bản về những nội dung chăm sóc sức khỏe cụ thể (ví dụ như sức khoẻ phụ nữ, vệ sinh, phòng bệnh)

14 Các vật dụng để dạy và học cho lớp học xoá mù của người lớn

15 Chi phí mời giáo viên dạy xóa mù chữ cho người lớn

16 Hỗ trợ bằng hình thức đầu tư ban đầu và tập huấn về việc phát triển những hoạt động ngoại khóa trong trường học có tính chất nông nghiệp và chăn nuôi – Vườn rau trường học, vườn ươm cây, chăn nuôi lợn và gia cầm

18 Hỗ trợ chi phí tập huấn để phát triển sản xuất vật liệu xây dựng ở địa phương (gạch, ngói, tấm lợp khác)

19 Hỗ trợ các hộ gia đình rất nghèo về chi phí vật liệu để cải thiện điều kiện nhà ở và chuồng trại gia súc (mái lợp, trình tường)

20 Hỗ trợ những hộ nghèo trang trải những chi phí cần thiết cho con em mình đến trường (quần áo, chăn màn, sách hoặc gạo ăn cho học sinh nghèo đến lớp nội trú ) v.v

Trong thời gian thực hiện, Ban QLDATW xem xét, bổ sung thêm vào danh mục này nếu cần thiết

3.5.2 Các tiểu dự án không được đầu tư trong Hợp phần NSPTX

- Hoạt động nào đã được các hợp phần chính của Dự án GNMNPB đầu

tư thì không được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần NSPTX

- Các hoạt động khác đã được đầu tư bằng các chương trình, dự án của các nhà tài trợ khác hoặc của Chính phủ Việt Nam trên địa bàn/ hoặc các hoạt động gây ra những thiệt hại về sinh thái hoặc gây nguy hại tới công bằng, lợi ích xã hội thì cũng không được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần NSPTX.

- Các hoạt động ảnh hưởng đến an ninh quốc phòng, ma tuý…

- Các tiểu dự án không được đầu tư trong hợp phần NSPTX gồm:

Cơ sở hạ tầng- vật chất công cộng

1.Đầu tư mới hoặc nâng cấp đường giao thông từ huyện xuống xã

2.Đầu tư mới hoặc nâng cấp đường giao thông từ xã xuống thôn bản3.Đầu tư mới hoặc nâng cấp đường giao thông liên thôn bản (trừ các đoạn đường thôn bản như đã nêu tại phần 1.1 trên đây)

4.Đầu tư mới hoặc nâng cấp chợ nông thôn các loại

5.Đầu tư xây dựng mới hoặc nâng cấp trạm điện, đường điện các loại nối với đường điện lưới quốc gia

6.Đầu tư mới hoặc nâng cấp các hồ chứa, phai, đập, trạm bơm nước tưới, tiêu, kênh mương thuỷ lợi các loại (trừ phai, đập dâng, kênh dẫn nước quy mô rất nhỏ, phục vụ không quá 10 hộ gia đình)

7.Đầu tư mới hoặc nâng cấp nhà sinh hoạt cộng đồng của xã, thôn bản (trừ việc sửa chữa nhỏ)

8.Đầu tư xây dựng mới hoặc nâng cấp nhà làm việc, khuôn viên của UBND xã hoặc bưu điện kiêm nhà văn hoá xã

9.Đầu tư mới hoặc nâng cấp công trình cấp nước sinh hoạt các loại ( hệ thống cấp nước tự chảy, hệ thống cấp nước bằng bơm cưỡng bức)

10 Bất kỳ hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng – vật chất công cộng mà phải thuê đơn vị xây dựng chuyên ngành thi công

11.Bất kỳ hoạt động nào đòi hỏi phải trưng dụng đất đai hoặc tài sản hay phải di dời người dân sống trong khu vực thực hiện tiểu dự án

Cải thiện sản xuất

12.Không đầu tư cho bất kỳ cá nhân/ hộ gia đình nào để thực hiện các

mô hình nông nghiệp và phi nông nghiệp (làm hàng thủ công mỹ nghệ, cơ khí nhỏ, lò rèn, làm bún, miến…) trừ các hoạt động nêu trong mục B.5 và B.6 của Biểu 3.1.1 (trang 6) trên đây

13.Các mô hình nghiên cứu nông nghiệp tại chỗ, lưu ý không phát triển các loại cây thuốc gây nghiện.

Y tế và giáo dục

14 Đầu tư mới hoặc nâng cấp nhà trẻ, nhà mẫu giáo (trừ việc sửa chữa)

15 Đầu tư mới hoặc nâng cấp các lớp học các loại như lớp cắm bản, lớp bán trú, tiểu học, trung học cơ sở… (trừ việc sửa chữa)

16 Đầu tư mới toàn bộ bàn ghế cho một lớp học trở lên (trừ việc mua sắm bổ sung bàn ghế, sửa chữa bàn ghế bị hư hỏng)

17 Đầu tư mới toàn bộ giáo cụ trực quan, dụng cụ giảng dạy cho một lớp học trở lên (trừ việc đầu tư bổ sung, hoặc chi phí sửa chữa giáo cụ, dụng

cụ trực quan)

18 Đào tạo giáo viên

19 Xây dựng mới hoặc cải tạo trạm xá, trạm y tế xã (trừ việc sửa chữa nhỏ)

20 Đào tạo hộ lý, y tá kỹ thuật, bác sỹ, y tá thôn bản

21 Đầu tư mua sắm túi thuốc thôn bản

22 Đầu tư thuốc men, dụng cụ, thiết bị y tế các loại

Tài nguyên thiên nhiên, Đầu tư cải tạo môi trường

23 Đầu tư khai thác, chế biến khoáng sản sẵn có trên địa bàn xã

24 Đầu tư trồng rừng thương mại

Cải thiện điều kiện vật chất

25 Đầu tư mua sắm phương tiện đi lại cho UBND xã (xe máy, xe đạp…)

26 Đầu tư trang thiết bị khác cho UBND xã (ngoài hoạt động nêu tại mục A.4 của biểu 3.1.1)

27 Đầu tư cải thiện điều kiện vật chất cho cá nhân hoặc hộ gia đình trong xã (trừ các hoạt động đã nêu trong Phần B và E của biểu 3.1.1 )

3.6 Cơ quan thực hiện đầu tư

- Chủ đầu tư là UBND xã

- Cơ quan thực hiện đầu tư: Ban PTX

Một trong những mục đích quan trọng trong Hợp phần NSPTX là hướng tới việc giao cho cho UBND các xã dự án làm Chủ đầu tư các tiểu dự

án Tuy nhiên, theo kết quả đánh giá sơ bộ về năng lực của cấp xã tại các tỉnh

dự án, thì chưa thể giao toàn bộ cho cấp xã làm chủ đầu tư ngay trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần Để tránh các rủi ro đáng tiếc trong quản lý tài chính, đảm bảo hiệu quả đầu tư các hoạt động, tạo điều kiện cho các xã nâng cao trình độ, học tập lẫn nhau, việc giao cho các xã làm chủ đầu tư sẽ được thực hiện theo quá trình như sau:

Trước khi thực hiện năm đầu tiên của Hợp phần NSPTX, Ban QLDA tỉnh phối hợp với Ban QLDA huyện tiến hành đánh giá năng lực quản lý dự

án, quản lý tài chính và kế toán của các xã dự án, thông qua đó để lựa chọn các xã có đủ khả năng làm chủ đầu tư Các tiêu chí để đánh giá và lựa chọn xã

Như vậy, tỷ lệ số xã được giao trực tiếp làm Chủ đầu tư ngay từ năm đầu tiên thực hiện hợp phần là (khoảng 30%), khác nhau giữa các huyện, các tỉnh Tỷ lệ này xuất phát từ tình hình thực tế sẽ được quyết định bởi các Ban QLDA của mỗi tỉnh dự án Những năm tiếp theo căn cứ vào kinh nghiệm thực hiện năm đầu và quá trình nâng cao năng lực cho Ban PTX để chọn số xã triển khai tiếp Hợp phần NS PTX

Những xã chưa thực hiện hợp phần NS PTX được bảo lưu số vốn và sử dụng trong những chu kỳ tiếp theo Tuy nhiên, những xã bị đánh giá là “yếu”

trong quá trình thực hiện sẽ có nguy cơ bị giảm bớt vốn để điều chuyển cho các xã được đánh giá là thực hiện tốt Tiền tiết kiệm trong quá trình thực hiện đấu thầu, mua sắm cũng được phân bổ cho xã tiếp tục sử dụng trong chu kỳ tiếp theo.

Ban PTX là một trong bốn cấp quản lý dự án từ Trung ương đến địa phương đã được Chủ tịch UBND các tỉnh dự án ký quyết định thành lập Sau bầu cử HĐND các cấp tháng 4/2004 cần sớm ổn định tổ chức

Ban PTX là một tổ chức hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, trực thuộc UBND xã Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng mở tại Ngân hàng NN&PTNT huyện Thành phần của Ban PTX gồm: Trưởng ban là Chủ tịch UBND xã (hoặc Phó Chủ tịch xã) làm việc kiêm nhiệm; Kế toán; các thành viên khác gồm một số cán bộ đại diện cho các Ban ngành trong xã và các Trưởng thôn bản Ban PTX được UBND xã, Ban Chỉ đạo dự án huyện chỉ đạo về mặt chủ trương, đường lối Ban Quản lý dự án tỉnh, huyện chỉ đạo Ban PTX về mặt chuyên môn, nghiệp vụ Ngoài ra, hoạt động của Ban PTX còn được UBND xã, các cấp quản lý dự án và các cộng đồng tại thôn bản giám sát theo các phương thức khác nhau

Ban PTX có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Tổ chức các cộng đồng tham gia thực hiện và giám sát các hoạt động thực thi các tiểu dự án của 3 hợp phần chính của dự án trên địa bàn xã

- Quản lý và triển khai thực hiện Hợp phần NSPTX, bao gồm việc thực hiện các bước từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, nghiệm thu bàn giao và đưa tiểu dự án vào khai thác, sử dụng

- Được ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị có tư cách pháp nhân, cộng đồng hoặc cá nhân (thông thường không có tư cách pháp nhân) cung cấp các hàng hoá và dịch vụ cho hợp phần NSPTX

3.7 Quản lý tài chính

- NSPTX được tài trợ bằng 100% nguồn vốn vay WB

- Người dân có thể đóng góp tự nguyện để tham gia các công trình NSPTX

- Việc phân bổ vốn NSPTX cho các xã được thực hiện theo nguyên tắc bằng 15% tổng số vốn vay của WB của dự án đầu tư cho xã đó

- Tất cả các thôn bản trong xã dự án đều được đầu tư bằng nguồn NSPTX

( không bình quân) Căn cứ để phân chia nguồn vốn cho các thôn bản là (i) các thôn bản trong xã dự án có nhu cầu đều được phân bổ vốn đầu tư; (ii) ưu tiên các thôn bản nghèo nhất; (iii) quan tâm hơn đến các thôn bản xa xôi, hẻo lánh trong xã

- Tất cả các xã thuộc dự án đều sẽ được thực hiện hợp phần NSPTX, bắt đầu từ năm thứ ba của Dự án Hợp phần NSPTX được thực hiện trước mắt tại các xã được đánh giá là có đủ năng lực với các tiêu chí được nói ở phần trên Những xã chưa thực hiện hợp phần NSPTX được bảo lưu số vốn và sử dụng cho những năm tiếp theo

- Ban PTX là đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND tỉnh thuộc dự án và do Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch xã làm trưởng ban cùng với sự tham gia của các trưởng thôn bản, hội phụ nữ, hội nông dân và các thành viên khác trong xã

- UBND xã là chủ đầu tư các tiểu dự án nhỏ sử dụng vốn NSPTX UBND xã thông qua Ban PTX chịu trách nhiệm quản lý có hiệu quả, đúng mục đích nguồn vốn phân bổ cho xã mình

- Trên cơ sở tổng hợp ý kiến đề xuất của người dân trong thôn bản Ban PTX lập danh mục đầu tư Chủ tịch UBND xã thông qua HĐND xã ra quyết định để đầu tư các tiểu dự án từng thôn bản Kế hoạch đầu tư sẽ được UBND huyện phê duyệt và giao cho Chủ tịch UBND xã

- Ban PTX chịu trách nhiệm quản lý tài khoản của Ban PTX mở tại Chi nhánh NHNo huyện và thanh toán cho hoạt động trong Hợp phần NSPTX của

- Quyết toán: Ban PTX thực hiện quyết toán các dự án đầu tư thuộc NSPTX theo quy định hiện hành Quyết toán sẽ được Phòng TC-KH huyện thẩm định và Chủ tịch UBND huyện phê duyệt

- Kiểm toán nội bộ: Phòng TC-KH huyện sẽ tiến hành kiểm toán 6 tháng một lần về công tác mua sắm chi tiêu và báo cáo tài chính thuộc hợp phần NSPT từng xã.

Hợp phần NSPTX là một phần của Dự án GNMNPB để đầu tư cho các

xã thực hiện dự án quy mô rất nhỏ gọi là “Tiểu dự án” Hợp phần này mở rộng phạm vi tài trợ cho những hoạt động cụ thể, phù hợp với nhu cầu riêng biệt của người nghèo tại thôn bản Hợp phần NSPTX là một khoản đầu tư từ NSNN, vì vậy hợp phần này phải được hạch toán và quản lý theo quy định của Luật NSNN nhằm đảm bảo hiệu quả của vốn đầu tư Tuy nhiên, đây là những

dự án nhỏ đầu tư vào các thôn bản tại 6 tỉnh Miền núi Phía Bắc, chủ yếu bằng phương pháp cộng đồng tự đề xuất và tự thực hiện, vì vậy thủ tục đầu tư, mua sắm vừa phải đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ, vừa phải

thật đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và phải đảm bảo tiến độ, thời gian thực hiện dự

án theo yêu cầu của Nhà tài trợ

CÁC BÀI TẬP Ở PHẦN I

Giới thiệu chung về hợp phần ngân sách PTX thuộc dự án GNMNPB

Bài tập 1: Hãy lựa chọn các tiểu dự án hợp lệ có thể được đầu tư bằng hợp

phần NSPTX từ nguồn vốn vay của WB

1 Làm giếng đào cho lớp mẫu giáo của thôn bản

2 Xây dựng cầu mới trên đường giao thông từ xã xuống thôn bản

3 Sửa chữa đoạn đường liên thôn bản có chiều dài gần 300 m.

4 Mua sắm và lắp đặt máy thủy đIện cho một họ gia đình được coi là nghèo của thôn bản

5 Trang bị hệ thống loa đài phục vụ việc thông tin của xã

6 Chi phí mời một bác sỹ thú y đến thôn bản để giảng giải, hướng dẫn bà con thôn bản biết cách điều trị một số bệnh thông thường hay xảy ra ở gia súc

7 Hỗ trợ đi thăm quan du lịch của một số nhóm hộ

8 Hỗ trợ làm vườn ươm chung cho thôn bản

9 Chi phí mời giáo viên dạy xóa mù chữ cho người lớn ở thôn bản

10 Hỗ trợ cho trường phổ thông cơ sở gây dựng vườn ươm cây phục vụ việc học tập

Bài tập 2: Có tài liệu sau về xã X thuộc một trong các xã đặc biệt khó khăn

của tỉnh Phú Thọ, được đầu tư của chương trình dự án giảm nghèo miền núi phía Bắc theo nguồn vốn vay của WB và vốn đối ứng từ phía Việt Nam, trong thời gian dự án như sau

Số

TT Tên các hợp phần chính

Vốn dự án GNMNPB

Tổng số (Triệu đồng)

Trong đó vốn đối ứng trong nước (Triệu đồng)

1 Nâng cấp đường giao thong từ xã xuống

thôn với tổng chiều dài1.400 m 1.780,5 160,5

3 Xây dựng mới trường phổ thông cơ sở 1.950,6 162,5

5 Bê tông hóa hệ thống kênh mương dẫn

nước

Yêu cầu: Hãy xác định

- Vốn hợp phần NSPTX mức tối đa trong thời gian dự án?

- Giá trị các tiểu dự án thôn (bản) được đầu tư trong thời gian dự án?

- Mức chi phí quản lý hành chính tối đa được phép trong thời gian thực hiện dự án của xã?

II QUẢN LÝ ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÁC TIỂU DỰ ÁN THUỘC

HỢP PHẦN NS PTX

Việc quản lý đầu tư và xây dựng các tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX được thực hiện quản lý theo ba giai đoạn:

- Giai đoạn thứ nhất: Chuẩn bị đầu tư

- Giai đoạn thứ hai: Thực hiện đầu tư

- Giai đoạn thứ ba: Kết thúc đầu tư, nghiệm thu, bàn giao đưa tài sản hình thành sau đầu tư vào sử dụng

Dưới đây là công việc cụ thể của từng giai đoạn

1 Giai đoạn thứ nhất: chuẩn bị đầu tư

1.1 Xác định, xây dựng kế hoạch NSPTX và thông báo vốn hàng năm

- Xác định vốn NSPTX: tổng nguồn vốn hợp phần NS PTX cho mỗi xã bằng 15% vốn vay WB được đầu tư cho ba hợp phần chính của xã đó

- Ban PTX căn cứ tổng nguồn vốn của xã (mức trần) xây dựng kế hoạch thực hiện NSPTX trong 3 năm (từ 6 tháng cuối năm 2004 đến 06 tháng đầu năm 2007) gồm 06 chu kỳ đầu tư, báo cáo UBND xã được HĐND xã thông qua trình lên Ban QLDA huyện; Ban QLDA huyện tổng hợp báo cáo Ban QLDA tỉnh xem xét, cân đối báo cáo Ban QLDATW và WB

- Hàng năm Ban QLDA tỉnh, căn cứ kế hoạch hàng năm của huyện và khả năng giải ngân của tỉnh, mức vốn đầu tư thay đổi theo tỷ giá, duyệt lại (nếu có) đầu tháng 9 năm trước thông báo mức vốn cho Ban QLDA huyện Ban QLDA huyện căn cứ vào thông báo vốn của tỉnh, kế hoạch của xã và khả năng thực hiện của xã thông báo tổng mức đầu tư NSPTX cho từng xã (chia là

2 chu kỳ), chỉ đạo và hướng dẫn xã chuẩn bị đầu tư bằng NSPTX cho năm sau

1.2 Thông báo công khai về chủ trương đầu tư các tiểu dự án cho thôn bản

1.2.1 Trách nhiệm của Ban QLDA huyện:

Ban QLDA huyện hướng dẫn các Ban PTX xây dựng kế hoạch sử dụng

NS PTX trong thời gian thực hiện dự án; trên cơ sở xác định Tổng mức vốn NSPTX được đầu tư bằng 15% vốn vay WB cho ba hợp phần chính của xã đó (dựa vào Tài liệu chuẩn Dự án Giảm nghèo - MIS V.3) Hàng năm, thông báo mức vốn và danh mục các tiểu dự án được UBND huyện duyệt để đầu tư bằng nguồn vốn WB, với chu kỳ đầu tư là 06 tháng/chu kỳ của từng xã Tổ chức chỉ đạo hướng dẫn Ban PTX thực hiện tốt hợp phần NS PTX

1.2.2 Trách nhiệm của Ban PTX

- Thông tin cho lãnh đạo của từng thôn bản hoặc trưởng thôn, trưởng bản (gọi chung là lãnh đạo thôn bản) về tổng NSPTX trong năm kế hoạch (chia ra 06 tháng/ lần), cách thức phân bổ mức NSPTX cho từng thôn bản và mức Ngân sách của từng thôn bản (mức trần) Thông báo này ngoài việc gửi cho trưởng thôn, trưởng bản còn thông báo công khai trên loa phóng thanh hoặc áp phích dán ở nơi công cộng, nhà văn hoá thôn bản

- Hướng dẫn chi tiết cho lãnh đạo các thôn bản về các tiêu chí để lựa chọn các tiểu dự án; cách thức tổ chức các cuộc họp với người dân của từng thôn bản; cách thức ghi chép các thông tin trong các cuộc họp thôn bản; thời gian tổ chức các cuộc họp thôn bản và thời hạn nộp đề xuất các tiểu dự án của từng thôn bản cho Ban PTX Các cuộc họp đề xuất tiểu dự án nên có cán bộ của Ban PTX và có thể có cán bộ Ban QLDA huyện tham dự

1.3 Tổ chức họp tại thôn bản

Lãnh đạo thôn bản tổ chức cuộc họp thôn bản với người dân trong thôn bản để người dân có thể tự mình đề xuất và lựa chọn các tiểu dự án Thành phần họp mọi người trong thôn bản, cả nam giới và nữ giới, đặc biệt là người nghèo, người dân tộc thiểu số và các đối tượng thuộc diện dễ bị tổn thương trong thôn bản được ưu tiên mời đến tham gia cuộc họp

Một số vấn đề cần lưu ý khi họp thôn bản

- Khi thôn bản có người dân tộc không nói được tiếng Kinh, phải bố trí thêm phiên dịch tiếng dân tộc

- Khi mời các hộ gia đình đi họp, không nên mời quá gấp và phải nói rõ chủ đề của cuộc họp để người dân có thời gian suy nghĩ trước; không nên mời

đi họp một cách chung chung, ví dụ là: “mỗi gia đình có một người đi họp”, bởi

vì nếu mời như vậy thì thông thường người nam giới trong gia đình sẽ đi họp và

sẽ không có nhiều cơ hội cho phụ nữ tham gia Cho nên, nên mời cả vợ và chồng cùng đi họp và động viên người phụ nữ trong gia đình đi họp Cuộc họp càng có tỷ lệ nữ giới tham gia càng cao thì càng tốt

- Thôn bản nào đông dân, có thể tổ chức 2 hoặc thậm chí đến 3 cuộc họp bởi vì nếu số người tham dự một cuộc họp ở thôn bản đông quá (từ 60 - 70

người trở lên) thì hiệu quả thảo luận sẽ không cao và khó điều hành Các thôn bản chưa có nhà sinh hoạt cộng đồng, cần bố trí địa điểm họp cho phù hợp Nếu có điều kiện, nên bố trí loa cầm tay hoặc loa phóng thanh để tránh việc người tham dự không thể nghe được đầy đủ thông tin do chỗ ngồi quá xa, hoặc tiếng chủ toạ quá nhỏ.

- Thời gian dành để thảo luận phải đảm bảo để người dân trao đổi ý kiến,

đề xuất

Nội dung chính cuộc họp tại thôn bản

- Nội dung 1: đại diện Ban PTX hoặc lãnh đạo thôn bản phổ biến về: Mục

đích của cuộc họp, mức ngân sách của hợp phần NSPTX dành cho mỗi thôn bản, các tiêu chí để lựa chọn các tiểu dự án, các loại hình tiểu dự án được và không được đầu tư bằng nguồn vốn NSPTX, gợi ý cách thức phát biểu ý kiến cho từng

cá nhân, nhóm người (để tăng hiệu quả của cuộc họp)

- Nội dung 2: để đảm bảo nữ giới được tham gia các ý kiến của mình, nên

bố trí nam giới thảo luận riêng, nữ giới thảo luận riêng, nhóm dân tộc ít người thảo luận riêng Người dân thảo luận và đề xuất các tiểu dự án cần đầu tư; lãnh đạo thôn bản ghi chép lại, sau đó cho người dân tham gia lựa chọn công trình

mà họ ưu tiên bằng nhiều cách thức khác nhau như: giơ tay lấy biểu quyết hoặc tiến hành bỏ phiếu để sắp xếp ưu tiên Các tiểu dự án do người dân đề xuất được sắp xếp thành danh mục theo thứ tự ưu tiên và chọn ra các tiểu dự án mà được người dân ưu tiên, cần thiết nhất phải đầu tư

Ví dụ: Sự cần thiết phải sửa chữa lớp mẫu giáo của thôn bản, tính số lượng

trẻ em đến lớp mẫu giáo, tình trạng hư hỏng hiện nay của lớp mẫu giáo, sự cần thiết phải đầu tư sửa chũa (chỗ nào của lớp ?), sửa chữa lớp mẫu giáo này nhằm giúp các bà mẹ yên tâm gửi con để đi làm nương dẫy Hoặc khi phải xây dựng

dự án phục vụ sản xuất cho nhóm hộ nào đó: chẳng hạn mua công cụ sản xuất cải tiến nhỏ - máy tách hạt - dùng chung cho các hộ nghèo Phải làm rõ nhu cầu tách hạt gì ? Số lượng bảo nhiêu /năm ? cho bao hộ nghèo tại thôn bản Nhằm tăng năng suất tách hạt (ngô), giảm công lao động, tăng thời gian nghỉ ngơi cho phụ nữ, người già và trẻ em đầu tư máy tách hạt là có hiệu quả

Đối với các tiểu dự án cần phải đầu tư thiết bị, máy móc cần vận hành: do việc vận hành và bảo dưỡng máy móc rất quan trọng đối với hiệu quả của tiểu

dự án đó, nên tại cuộc họp thôn bản, cần phải bàn bạc về việc ai sẽ vận hành

và bảo dưỡng như thế nào sau khi đã hoàn thành đầu tư, cần quyết định và ghi

- Các nguồn lao động, vật liệu, tiền mặt, kể cả NSPTX để lại cần thiết

để vận hành và bảo dưỡng cũng như cách thức bố trí

- Nếu cần có tiền mặt thì cần đóng góp như thế nào, quyết định mức đóng góp là bao nhiêu? và những ai phải đóng góp

Kết thúc cuộc họp thôn bản sẽ phải đưa ra được danh mục các tiểu dự án cần thiết phải đầu tư và qui mô đầu tư bằng nguồn vốn NSPTX được nêu rõ trong biên bản họp thôn

1.4 Thu thập thông tin để lập bản đề xuất tiểu dự án của thôn bản

Nhằm thu được các kết quả theo các mục tiêu đã xác định vào các cơ sở

hạ tầng phục vụ cho các hoạt động kinh tế - xã hội hoặc trực tiếp hoạt động mang tính chất sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của cộng đồng và tăng thu nhập cho cộng đồng Vì vậy, phải thu thập tình hình cơ bản ngoài hiện trường để có căn cứ lập bản đề xuất tiểu dự án như: điều kiện tự nhiên về kinh tế xã hội xét thấy cần thiết:

- Điều kiện về thời tiết, khí hậu (nhiệt độ, lượng mưa, gió, bão )

- Điều kiện về đất đai địa hình: quĩ đất đai, số lượng từng loại, chất lượng tình hình sử dụng của từng loại

- Điều kiện về nguồn khoáng sản và thảm thực vật (rừng)

- Điều kiện về dân số và lao động: số lượng và chất lượng (văn hoá, chuyên môn, tổ chức sản xuất, tổ chức cuộc sống )

- Điều kiện về cơ sở hạ tầng hiện có: số lượng, chất lượng và mức độ khai thác của từng loại như giao thông, thuỷ lợi, điện, thông tin, trường học, y

tế, văn hoá

- Tình hình phát triển kinh tế - xã hội: phát triển các ngành trong xã, mức độ đáp ứng yêu cầu và khả năng có thể khai thác.

- Vị trí điều kiện có thể lắp máy thuỷ điện nhỏ gia đình hoặc cho nhóm hộ

- Yêu cầu cấp thiết của cộng đồng dân cư tại địa điểm hoặc khu vực có xây dựng đề án và lắp đặt thiết bị

- Khả năng nguồn tài chính có được và sự đóng góp của thôn bản (nếu có)

Các kết quả thu thập ngoài hiện trường nêu trên sẽ được phân tích làm căn cứ cho việc tính toán các phương án đầu tư hoặc xác định lựa chọn địa điểm xây dựng các tiểu dự án, hoặc mua sắm thiết bị và làm căn cứ để lập bản

đề xuất đầu tư các tiểu dự án

1.5 Lập bản đề xuất đầu tư tiểu dự án thôn bản

Căn cứ vào kết luận của cuộc họp và các thông tin đã thu thập được thực

tế tại hiện trường và những thông tin cung cấp của người dân tại thôn bản, để

lập bản đề xuất đầu tư tiểu dự án gửi lên Ban PTX Nội dung theo mẫu Biểu

số 3.3.1 - Sổ tay hướng dẫn NS PTX: “Đề xuất đầu tư tiểu dự án thôn bản”

Ban phát triển xã hướng dẫn cho Trưởng thôn, Trưởng bản lập bản đề xuất đầu tư các tiểu dự án thôn bản và gửi cùng biên bản cuộc họp thôn bản lên cho Ban PTX

1.6 Trình tự thẩm định và phê duyệt tiểu dự án

1.6.1 Phê duyệt đầu tư tiểu dự án tại cấp xã

Sau khi nhận được các bản đề xuất đầu tư các tiểu dự án của thôn bản, Ban PTX tiến hành kiểm tra sàng lọc theo các tiêu chí sau

- Các tiểu dự án được đề xuất có phù hợp với hướng dẫn chung, có thuộc phạm vi được thực hiện của hợp phần NS PTX hay không?

- Tiểu dự án có khả thi trong điều kiện cụ thể của thôn bản đó hay không?

- Chi phí có hợp lý không (so sánh với giá cả của địa phương, so sánh với các công trình, tiểu dự án có tính chất tương tự )?

- Các tiểu dự án có hướng tới các nhóm người nghèo và dễ bị tổn thương hay không?

Ban PTX sẽ điều chỉnh lại những tiểu dự án được đề xuất không đáp ứng được những tiêu chí trên Trong quá trình điều chỉnh các đề xuất tiểu dự

án, đối với các thay đổi lớn như: thay đổi nội dung đầu tư, tăng hoặc giảm qui

mô đầu tư, tăng hoặc giảm kinh phí đầu tư với giá trị lớn, thay đổi số lượng người hưởng lợi hoặc thậm chí loại bỏ tiểu dự án không hợp lệ, Ban PTX cần bàn bạc với lãnh đạo thôn bản, nếu cần thiết phải cùng nhau đi đến hiện trường để xem xét, đánh giá lại cho hợp lý

Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, Ban PTX tổng hợp các tiểu dự án

do thôn bản gửi lên theo Biểu mẫu số 3.3.2 - Sổ tay hướng dẫn NS PTX

“Tổng hợp đề xuất các tiểu dự án của xã”; trình UBND xã để Chủ tịch UBND

xã trình HĐND xã thông qua trước khi ký Quyết định đầu tư tiểu dự án và gửi lên Ban QLDA huyện Ngoài ra, Ban PTX cần lập thêm một “Danh mục dự phòng các tiểu dự án” để có thể thay thế các tiểu dự án không phù hợp mà Ban QLDA huyện khi kiểm tra có thể loại ra khỏi danh mục các tiểu dự án đầu tư trong năm (do không đúng nội dung, tiêu chí )

1.6.2 Phê duyệt kế hoạch đầu tư các tiểu dự án tại cấp huyện

Ban PTX trình biểu “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” gửi lên Ban QLDA huyện Ban QLDA huyện kiểm tra xem các tiểu dự án có thoả mãn những tiêu chí của Hợp phần ngân sách PTX hay không? Mức kinh phí đề xuất cho từng tiểu dự án có phù hợp với giá cả hiện hành tại địa phương hay không? Nếu cần phải có các điều chỉnh cần thiết thì Ban QLDA huyện hướng dẫn cho Ban PTX để chỉnh sửa thêm cho hoàn chỉnh Ban QLDA huyện sẽ thông báo cho các Ban PTX kết quả lựa chọn các tiểu dự án đáp ứng tiêu chuẩn, những tiểu dự án không đáp ứng tiêu chuẩn, để Ban PTX đề xuất các tiểu dự án thay thế trong vòng từ 5-7 ngày

- Ban QLDA huyện tổng hợp các tiểu dự án của xã thoả mãn các tiêu chí của hợp phần NSPTX và đưa vào kế hoạch sử dụng vốn vay của WB trong năm kế hoạch, và trình Chủ tịch UBND huyện ra quyết định phê duyệt nội dung kế hoạch đầu tư hợp phần NSPTX trong năm Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 15 ngày kể từ ngày Ban QLDA huyện nhận được đề xuất

hợp lệ của xã Quyết định này được gửi tới UBND xã và các ban ngành liên quan của huyện (theo qui định hiện hành) và gửi cho Ban QLDA tỉnh Ban QLDA huyện thông báo kết quả phê duyệt kế hoạch cho xã bằng văn bản Ngoài danh mục các tiểu dự án được phê duyệt, trong thông báo cần nêu rõ danh mục các tiểu dự án không được duyệt cho Ban PTX và lý do không được phê duyệt của từng tiểu dự án để xã và người dân rút kinh nghiệm trong các lần

đề xuất tiếp theo

- Khi nhận được thông báo của Ban QLDA huyện, Ban PTX thông báo bằng văn bản cho lãnh đạo thôn bản có liên quan biết về việc phê duyệt các tiểu

dự án và lý do mà một hoặc một số tiểu dự án nào đó không được chấp thuận và lãnh đạo thôn bản thông báo công khai cho người dân biết

Dưới đây là sơ đồ trình tự lập, thẩm định và phê duyệt đầu tư tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX

SƠ ĐỒ QUI TRÌNH LẬP, PHÊ DUYỆT ĐẦU TƯ TIỂU DỰ ÁN

1) Thôn bản gửi bản đề xuất đầu tư tiểu dự án cho Ban phát triển xã.(2) Ban phát triển xã chọn lọc và tổng hợp bản đề xuất đầu tư các tiểu

dự án của thôn bản báo cáo UBND xã duyệt sau khi đã được HĐND

xã thông qua

UBND HUY N Ệ

XÃ

1 6

6

6 5

5 5

4

3

2

(3) UBND xã duyệt và gửi bản tổng hợp đề xuất đầu tư các tiểu dự án

xã lên Ban QLDA Huyện

(4) Ban QLDA Huyện kiểm tra lại và trình UBND Huyện phê duyệt kế hoạch đầu tư tiểu dự án thôn bản của các xã trong huyện

(5) UBND Huyện duyệt kế hoạch đầu tư tiểu dự án và gửi cho xã (đồng thời Ban QLDA Huyện thông báo cho xã và Ban PTX thông báo cho các thôn bản biết các tiểu dự án đầu tư 5

(6) Căn cứ quyết định phê duyệt kế hoạch đầu tư của Huyện, UBND xã tiến hành phê duyệt thiết kế, dự toán dự án đầu tư cho thôn bản

6

6

s

2 Giai đoạn thứ hai: thực hiện đầu tư

Khi tiểu dự án đầu tư thôn bản được UBND huyện phê duyệt kế hoạch đầu tư trong năm và thông báo của Ban QLDA huyện, sẽ chuyển sang giai đoạn thứ hai là thực hiện đầu tư gồm các bước sau đây

2.1 Chuẩn bị thực hiện đầu tư

2.1.1 Khảo sát, thiết kế và lập dự toán

2.1.1.1.Đối với các tiểu dự án xây dựng “cơ sở vật chất công cộng”

- Nếu có các tiểu dự án “ có xây dựng” cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ

và dự toán Công tác khảo sát được tiến hành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện kỹ thuật có liên quan Các tiểu dự

án đòi hỏi phải có bản vẽ thi công cụ thể (ví dụ như làm cống nước, cầu đi bộ, xây nhà vệ sinh ), Ban PTX có thể ký hợp đồng thuê một cán bọ kỹ thuật xây dựng để lập bản vẽ và tính dự toán nhưng bản vẽ phải thật đơn giản và có thể

vẽ tay Biện pháp thi công các tiểu dự án này phải đơn giản để người dân địa phương có thể tự thi công được và đặc biệt là phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu khai thác từ địa phương Trong các trường hợp mà kết cấu của công trình

ở dạng đơn giản nhất, có thể tham khảo từ các công trình đã thi công trên địa bàn, hoặc từ các thiết kế mẫu đã có sẵn, Ban QLDA huyện có thể cử cán bộ kỹ thuật của mình hướng dẫn cho Ban PTX để họ tự lập các bản vẽ đơn giản nếu thực sự có đủ khả năng Các từ kỹ thuật sử dụng trong bản vẽ, biện pháp thi công phải viết sao cho người dân thấy dễ hiểu (ví dụ: thay dùng từ “mác vữa

50” có thể dùng công thức “1 xi măng - 6 cát”; thay dùng từ “bê tông mác 200” bằng việc dùng từ “1 xi măng - 2 cát - 3 đá” ) Đối với các tiểu dự án khác, công tác khảo sát chủ yếu nhằm xác định giá cả và qui mô của tiểu dự án Các bản dự toán cũng phải lập đơn giản, dễ hiểu (mẫu Biểu số 3.3.3 – Sổ tay hướng dẫn NS PTX: ”Dự toán cho từng tiểu dự án”) và nếu cần dân đóng góp thì phải phân chia rõ giá trị phần dân đóng góp: công lao động, nguyên vật liệu gì, khối lượng và giá trị cụ thể là bao nhiêu v.v (mẫu Biểu số 3.3.1 – Sổ tay hướng dẫn

NS PTX : “Đề xuất tiểu dự án thôn bản”)

Ghi chú: trường hợp những tiểu dự án phải thuê cán bộ kỹ thuật xây

dựng lập bản vẽ, thiết kế dự toán thì chi phí cho công tác này được tính vào giá trị dự toán công trình trong phạm vi kế hoạch vốn được duyệt (không nằm trong 6% chi phí quản lý hành chính - QLHC)

2.1.1.2 Đối với các tiểu dự án mua sắm thiết bị máy móc phục vụ “cải thiện sản xuất; tài nguyên thiên nhiên; y tế và giáo dục; cải thiện điều kiện vật chất”

Với các hoạt động loại này, chỉ cần tham khảo giá cả của thị trường thông qua việc đi đến nơi bán để hỏi giá (nếu gần), điện thoại để hỏi giá (nếu

có số điện thoại của nơi cung cấp), tham khảo đơn giá do Ban QLDA huyện thông báo được áp dụng tại khu vực, tham khảo từ các hoạt động mua sắm tương tự Sau khi có được giá tham khảo sát với giá của thị trường, lấy mức giá đó để lập dự toán chi phí (mẫu Biểu 3.3.3 – Sổ tay hướng dẫn NS PTX:

“Dự toán tiểu dự án”)

Nhiệm vụ của Ban QLDA huyện

- Ban QLDA huyện thông báo cho các Ban PTX đơn giá vật liệu xây dựng, phí vận chuyển tới các thôn bản xa xôi hẻo lánh và các định mức khác (kể cả chi phí quản lý) của tỉnh hoặc được phép áp dụng trên địa bàn huyện quản lý Những thông tin về đơn giá, phí này được lưu giữ tại cấp huyện, đây là phương tiện đơn giản để kiểm tra đơn giá chi phí tiểu dự án riêng biệt Đơn giá, phí, định mức này cần được cập nhật theo từng giai đoạn

- Cán bộ chuyên môn kỹ thuật của Ban QLDA huyện cần thường xuyên

đi kiểm tra, giám sát việc thực thi các công trình trên địa bàn các xã Ban

QLDA huyện cần phân công các cán bộ chuyên môn, kỹ thuật hướng dẫn cho các Ban PTX lập các bản vẽ, sơ đồ, dự toán cho các tiểu dự án thuộc hợp phần ngân sách PTX Trên các bản vẽ, dự toán, ngoài chữ ký của trưởng Ban PTX, cần có chữ ký của cán bộ chuyên môn kỹ thuật của Ban QLDA huyện, người

đã hướng dẫn cho xã lập các tài liệu này

2.1.2 Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán

2.1.2.1 Thủ tục thẩm định

+ Các tiểu dự án “có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩm định Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thì chỉ thẩm định và phê duyệt dự toán Dự toán được lập với sự hướng dẫn của các cán bộ kỹ thuật Ban QLDA huyện, được trình cho các phòng ban chức năng liên quan của huyện để thẩm định Trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần đối với từng tiểu

dự án cụ thể cán bộ của Ban QLDA huyện phải hướng dẫn cho Ban PTX, cụ thể là sẽ trình dự toán (bản vẽ - nếu có) cho phòng chức năng của huyện để tránh đưa

nhầm địa chỉ, mất thời gian Trưởng phòng, Ban chức năng chủ trì thẩm định, sau khi thẩm định phải lập và ký xác nhận vào Biên bản thẩm định tiểu dự án theo mẫu hiện hành mà huyện đang áp dụng Phòng chức năng làm nhiệm vụ thẩm định phải chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định của mình trước UBND huyện

+ Quá trình thẩm định cần chỉ ra cho xã các vấn đề chưa phù hợp (nếu có), cách thức chỉnh sửa ra sao, chỗ nào nên bỏ đi, chỗ nào còn thiếu cái gì

để các xã dự án rút kinh nghiệm cho các lần đề xuất tiếp theo Đây là một quá trình học hỏi để nâng cao năng lực của cấp xã

+ Thẩm định các tiểu dự án của thôn bản được Chủ tịch UBND huyện giao nhiệm vụ cho các phòng ban của huyện thực hiện

+ Không phải nộp lệ phí thẩm định các tiểu dự án của thôn bản (theo Thông tư 109/2000/TT - BTC ngày 13/11/2000 của Bộ Tài chính về chế độ thu nộp và sử dụng lệ phí thẩm định đầu tư)

PTX: “Quyết định phê duyệt dự toán của UBND xã” Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm về nội dung của Quyết định phê duyệt trước UBND huyện.

2.2 Thực hiện đầu tư và xây dựng

Sau khi Chủ tịch UBND xã phê duyệt bản vẽ và dự toán, việc thực thi các tiểu dự án có thể bắt đầu với việc mua sắm hay thuê lao động có tay nghề, hàng hoá và vật liệu cũng như dịch vụ chuyên môn cần thiết Ban PTX chịu trách nhiệm thực hiện các quy trình, thủ tục mua sắm theo đúng kế hoạch, ký kết hợp đồng kinh tế, quản lý các hợp đồng, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện hợp đồng và thanh toán cho bên B hoặc đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ theo đúng các điều khoản đã quy định trong hợp đồng

2.2.1 Đặc điểm và nguyên tắc mua sắm đấu thầu trong hợp phần NSPTX

+ Đặc điểm:

- Trong phạm vi Hợp phần NSPTX, giá trị của các hợp đồng mua sắm rất nhỏ, thông thường trong phạm vi từ vài trăm ngàn đồng, vài triệu đồng cho tới vài chục triệu đồng, trong đó phổ biến là từ 3 - 15 triệu đồng Các hoạt động mua sắm trong hợp phần sẽ được quản lý và thực hiện bởi Ban PTX với

sự hướng dẫn cụ thể của Ban QLDA huyện và các phòng ban có liên quan của huyện, đặc biệt trong năm đầu tiên thực hiện hợp phần

- Do Hợp phần Ngân sách PTX sẽ không thực hiện các tiểu dự án phức tạp phải thuê các công ty xây dựng, cho nên thủ tục mua sắm đơn giản, chỉ đòi hỏi mua sắm vật liệu và thuê lao động có tay nghề tại địa phương

+ Nguyên tắc trong mua sắm:

- Công khai và minh bạch là điều quan trọng nhất trong công tác mua sắm Ban PTX cần tham khảo ý kiến của người giám sát tiểu dự án ở thôn bản của mỗi tiểu dự án và đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho thôn bản về tất

cả các quyết định liên quan tới mua sắm

- Khuyến khích việc thuê lao động có tay nghề cao, thợ thủ công hay các chuyên môn khác tại cộng đồng và mua sắm hàng hoá sẵn có trong xã - với yêu cầu chất lượng phải đảm bảo và giá cả hợp lý

- Nếu trong quá trình mua sắm, đấu thầu Ban PTX tiết kiệm được chi phí so với mức vốn được duyệt thì số tiền tiết kiệm được sẽ được đầu tư tiếp tiểu dự án mới.

- Việc mua sắm có thể thực hiện theo các phương pháp: “có sự tham gia của cộng đồng”; "Mua sắm trực tiếp"; " Chào hàng cạnh tranh"; " Lựa chọn từ một nguồn duy nhất" Trong đó phương pháp mua sắm " có sự tham gia của cộng đồng" là phương pháp phổ biến nhất; phương pháp " Lựa chọn

từ một nguồn duy nhất" thường được sử dụng để thuê tuyển tư vấn như: giáo viên, bác sỹ thú y, hướng dẫn viên kỹ thuật…

Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể mà Ban PTX có thể gộp một số hàng hoá, dịch vụ vào một hợp đồng để áp dụng cho việc mua sắm cũng như quản

lý hợp đồng Các hợp đồng thi công tiểu dự án "Có xây dựng" thì nên hạn chế việc gộp các hợp đồng nhằm tạo cơ hội cho nhiều nhóm cộng đồng được tham gia thi công trong các hợp đồng khác nhau, góp phần tăng tính cạnh tranh về chất lượng và giá cả thi công giữa các nhóm cộng đồng

Sau khi nghiên cứu kỹ cách thức thực hiện từng phương pháp, Ban PTX căn cứ vào dự toán của từng tiểu dự án để quyết định phương pháp mua sắm

áp dụng đối với từng hoạt động cụ thể (theo Phụ lục 3.2 - Sổ tay Hướng dẫn

NS PTX: “Bảng đối chiếu phương pháp mua sắm trong hợp phần NS PTX”) Tất cả các phương pháp mua sắm đều phải phát huy tới mức tối đa sự tham gia của cộng đồng

2.2.2 Các phương pháp mua sắm:

2.2.2.1 Mua sắm có sự tham gia của cộng đồng (CP)

Trong phạm vi Hợp phần NSPTX hình thức thi công xây dựng có sự tham gia của cộng đồng là hình thức phổ biến nhất “ Mua sắm có sự tham gia của cộng đồng” cho phép hàng hoá, xây lắp và dịch vụ gộp vào một hợp đồng duy nhất, phương pháp này cũng cho phép thanh toán trọn gói hoặc từng phần tuỳ theo tiến độ thực tế, phù hợp với việc quản lý và thực hiện các tiểu dự án tại thôn bản “ Mua sắm có sự tham gia của cộng đồng” WB yêu cầu kiểm tra trước một hợp đồng đầu tiên của mỗi tỉnh (không cho mỗi năm)

Quá trình thực hiện phương pháp này thông qua 5 bước dưới đây:

Bước 1 - Thông báo mời đăng ký thi công công trình

Sau khi dự toán của công trình được UBND xã phê duyệt, Ban PTX tiến hành lập thông báo mời các cộng đồng đăng ký tham gia thi công công trình Thông báo có các nội dung chủ yếu là: tên công trình, giá trị dự toán được duyệt, địa điểm thi công, thời gian thi công, thời gian và địa điểm để các cộng đồng đăng ký thi công công trình Cần chú ý là cộng đồng không cần có tư các pháp nhân mà có thể chỉ là một nhóm thợ nào đó có tay nghề (gồm ít nhất là một thợ cả có kinh nghiệm và các thợ phụ, lao động giản đơn là dân trong thôn bản Lưu y: có dân tộc ngại “đi làm thuê” ta thay “thuê” bằng lao động có trả công/ hoặc có bồi dưỡng) Thông báo được đọc công khai trên loa, đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hoá xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng của thôn bản, đồng thời được phổ biến cho Trưởng thôn, bản để thông báo cho người dân được biết

Bước 2 - Lập tiêu chí xét chọn:

Ban PTX lập các tiêu chí để xét chọn cộng đồng thi công và trình UBND

xã phê duyệt Tiêu chí lựa chọn cần đơn giản, dể hiểu và sát với yêu cầu cụ thể của từng công trình cũng như điều kiện cụ thể của từng xã/thôn bản Ngoài yếu tố giá, một số gợi ý về nội dung của các tiêu chí này

- Cộng đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo Thợ cả phải có kinh nghiệm thi công các công trình có tính chất tương tự trên địa bàn Thợ cả càng có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm thi công càng có ưu thế

- Ưu tiên cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo trong thôn bản thực hiện phương châm “Dân có công trình và việc làm” tăng thu nhập nhằm cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người dân

Bước 3 - Họp bình chọn cộng đồng thi công:

Sau khi có kết quả đăng ky dự thàu, vào thời điểm phù hợp, Ban PTX tổ chức mời nhân dân của thôn bản có công trình đó tham gia họp để lựa chọn cộng đồng thi công (chọn thầu) Nên mời cả các Trưởng thôn, già làng của các thôn khác trong xã tham gia để trao đổi kinh nghiệm Cuộc họp bao gồm các nội dung sau đây

Nội dung 1: Ban PTX thông báo chi tiết về công trình (tên công trình,

địa điểm thi công, giá dự toán, thời gian thi công ), công bố các tiêu chí lựa chọn cộng đồng thi công và danh sách các cộng đồng đã đăng ký thi công công trình, đọc các thông tin cơ bản, Ban PTX hướng dẫn cách thức thảo luận, cách thức bỏ phiếu bầu chọn/ hoặc giơ tay biểu quyết Ban PTX cũng sẵn sàng giải đáp các câu hỏi của người dân (nếu có)

Chú ý: khi thảo luận, nên bố trí nam giới thảo luận riêng, nữ giới thảo luận riêng để thuận tiện cho nữ giới phát biểu ý kiến của mình

Nội dung 2: bỏ phiếu bầu chọn hoặc giơ tay biểu quyết (hoặc dùng các

cách thức đơn giản khác, phù hợp với trình độ dân trí) để lựa chọn ra cộng đồng thi công công trình Kết quả cuộc họp được thư ký cuộc họp ghi vào biên bản, ngoài chữ ký của đại diện Ban PTX, thư ký cuộc họp, cần có thêm ít nhất 3 đại diện của các nhóm người, người dân thảo luận ký vào biên bản.

Bước 4 - Ký hợp đồng thi công công trình với cộng đồng được lựa chọn

Cộng đồng đã được lựa chọn thi công công trình đến ký hợp đồng với Ban PTX để thi công công trình Buổi đàm phán và ký hợp đồng nên có đông đủ các thành viên của cộng đồng thi công đến tham dự và cử ra một người đại diện để

ký hợp đồng Trong quá trình thực hiện Hợp phần, Ban QLDA huyện hướng dẫn

chi tiết cho các Ban PTX về mẫu hợp đồng sử dụng

Bước 5 - Thi công công trình

Công trình được tiến hành thi công theo đúng các nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký Cần chú ý là các cộng đồng thường không có tài khoản mở tại ngân hàng, nên có thể thanh toán bằng tiền mặt cho cộng đồng

2.2.2.2 Mua sắm bằng phương pháp "Hợp đồng trực tiếp"

Mua sắm bằng phương pháp Hợp đồng trực tiếp áp dụng để mua sắm hàng hoá trong phạm vi hợp phần ngân sách PTX có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng

15 triệu đồng Theo phương pháp này thì Ban PTX sẽ chọn ngay ra nhà cung cấp hàng hoá mà không cần phải làm các thủ tục chào giá cạnh tranh địa phương,, với điều kiện ràng buộc là giá cả phải đảm bảo phù hợp với giá cả hiện hành tại địa phương và chi phí mua sắm không vượt quá giá dự toán được

UBND xã phê duyệt Đồng thời, để đảm bảo sự tham gia của cộng đồng và tính minh bạch trong quá trình mua sắm, khi đi mua sắm các hàng hoá này, cần có ít nhất một đại diện của thôn bản cùng đi với cán bộ của Ban PTX Trong trường hợp đi mua sắm hàng hoá, dịch vụ nhỏ lẻ (vài trăm nghìn đồng chẳng hạn) thì không cần soạn thảo và ký kết hợp đồng nhưng cần có hoá đơn mua hàng Nếu người bán hàng không có hoá đơn thì phải có

“Phiếu kê mua hàng” ghi rõ tên, địa chỉ người bán, người mua và có chữ kí người mua, kế toán và Trưởng Ban PTX duyệt (theo mẫu 06 VT Quyết định

số 214/2000/QĐ - BTC ngày 28 - 12 - 2000 của Bộ Tài chính)

2.2.2.3 Mua hàng hoá bằng phương pháp "Chào hàng cạnh tranh" địa phương

Phương pháp mua sắm này chỉ áp dụng để mua sắm hàng hoá có giá trị lớn hơn 15 triệu đồng Theo phương pháp này thì Ban PTX phải thu thập được

ít nhất 03 báo giá từ 03 nhà cung cấp hàng hoá khác nhau tại địa phương để có

cơ sở so sánh giá cả và chọn ra nhà cung cấp có giá thấp nhất để mua hàng hoá Trong quá trình đánh giá các báo giá để lựa chọn ra giá hợp lý nhất, cần chú ý đến các yếu tố như chất lượng; sự sẵn sàng có hàng hoá; và chi phí vận chuyển Quá trình đánh giá các báo giá cần có ít nhất 2 đại diện (một nam - một nữ) của thôn bản được đầu tư hàng hoá đó tham gia Nếu các nhà cung cấp đều chào giá cao hơn giá dự toán được UBND xã phê duyệt thì Ban PTX phải xin ý kiến hướng dẫn của Ban QLDA huyện để xã duyệt lại dự toán

2.2.2.4 Phương pháp "Lựa chọn từ một nguồn duy nhất"

Phương pháp này áp dụng trong hợp phần ngân sách PTX để thuê các cá nhân như: Bác sỹ thú y, cán bộ kỹ thuật, cán bộ y tế đến tận các thôn bản hướng dẫn về các chuyên ngành kỹ thuật khác nhau cho cộng đồng

Theo phương pháp này thì Ban PTX có thể tham khảo từ nhiều nguồn

thông tin khác nhau (qua giới thiệu của Ban QLDA tỉnh, huyện, các trường đại học, cao đẳng, trung học trên địa bàn ) để tìm được người có năng lực và chuyên môn phù hợp, ký hợp đồng thuê các cá nhân này theo giá dự toán đã được UBND xã phê duyệt

Xem “Phụ lục 3.2 - Sổ tay Hướng dẫn NS PTX: “Bảng đối chiếu phương pháp mua sắm" hướng dẫn chi tiết phương pháp mua sắm nào thì áp

dụng cho loại hình hoạt động nào trong phạm vi hợp phần để Ban PTX tiện tra cứu khi cần thiết.

2.2.3 Giám sát đầu tư và xây dựng

2.2.3.1 Giám sát đầu tư và xây dựng

3 - Tiểu dự án được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của Người giám sát (cá nhân/ nhóm người) đã được các thôn bản để xuất trong quá trình lập kế hoạch, ngoài ra việc thực thi tiểu dự án còn chịu sự giám sát của cộng đồng tại địa phương và Ban PTX

- Vì tất cả các thông tin thích hợp liên quan tới hợp phần ngân sách PTX được công khai ở trụ sở UBND xã hoặc nơi công cộng của thôn bản, những người hưởng lợi có thể giám sát tiến độ thực thi các tiểu dự án khi có trong tay đầy đủ thông tin Nếu có băn khoăn, thắc mắc gì trong thực hiện một tiểu dự án nào đó, những người hưởng lợi cần nêu vấn đề với người giám sát tiểu dự án Người này chính thức chịu trách nhiệm giám sát tiến độ và chất lượng của tiểu dự án, đồng thời chịu trách nhiệm chắp nối để giải quyết bất cứ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thi công Biên bản nghiệm thu bàn giao phải có chữ ký xác nhận của Người giám sát Quá trình giám sát có đầy đủ Sổ nhật ký thi công và người giám sát phải ký vào Sổ nhật ký thi công Ban QLDA huyện hướng dẫn cho các Ban PTX lập nhật ký thi công công trình

- Các yêu cầu của công tác giám sát thi công xây dựng công trình: Công tác giám sát thi công phải được thực hiện thường xuyên liên tục và có hệ thống để ngăn ngừa các sai phạm kỹ thuật, đảm bảo việc nghiệm thu khối lượng, chất lượng các hạng mục công trình được thi công theo đúng thiết kế được duyệt, tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng, các qui định về an toàn lao động và phù hợp với hợp đồng giao nhận thầu

- Những người thực hiện giám sát thi công phải có năng lực nhất định

về chuyên môn và nghiệp vụ phù hợp với công việc đảm nhận hoặc cần phải được hướng dẫn, đào tạo cho công tác này

Dưới đây là các nguyên tắc cơ bản về giám sát thi công các giai đoạn Song cần xem xét chọn lọc những chỉ tiêu thiết thực áp dụng cho các dự án thuộc hợp phần NS PTX trên địa bàn cho phù hợp.

a Giám sát trong giai đoạn chuẩn bị

- Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư công việc giám sát công tác chuẩn bị đầu tư là rất cần thiết, đảm bảo cho công trình được thực hiện theo đúng các qui định về quản lý đầu tư và xây dựng Trong giai đoạn này ngoài nhóm giám sát của thôn bản và xã còn có Ban QLDA huyện Các công việc trong giai đoạn này gồm việc kiểm tra và xem xét nội dung các tài liệu sau đây

+ Giám sát việc khảo sát thiết kế công trình.

* Cử người đi khảo sát cùng tư vấn thiết kế

* Công khai ý tưởng, thu thập ý kiến của người dân địa phương

* Tổ chức thảo luận phương án thiết kế sơ bộ (đặc biệt đối với các công trình thuỷ lợi cấp nước sinh hoạt)

+ Kiểm tra các thủ tục pháp lý để tiến hành thi công công trình gồm:

* Quyết định đầu tư xây dựng của Chủ tịch UBND xã

* Hợp đồng giao nhận thầu hoặc chỉ định thầu về xây lắp, điều kiện thực hiện, tiến độ thời gian

* Hợp đồng tư vấn giám sát thi công, tên cán bộ giám sát

* Văn bằng tư cách pháp nhân của đơn vị thi công: quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại (nếu có)

* Hồ sơ cán bộ kỹ thuật phụ trách công trình

* Quyết định bàn giao mặt bằng

* Chứng chỉ của các máy móc, thiết bị thi công xây dựng

* Chứng chỉ bảo hiểm lao động và công trình

* Danh sách Ban giám sát cấp xã

+ Tham gia kiểm tra bản vẽ thiết kế thi công được duyệt (nếu có): Việc giám sát phải căn cứ vào hồ sơ thiết kế, bàn vẽ thi công được duyệt Căn cứ vào bản vẽ thi công, người cán bộ giám sát có thể đối chiếu, kiểm tra được các công việc đang được thực hiện tại hiện trường có đúng hay không đúng, thừa hay thiếu so với yêu cầu đã được đề ra cho việc xây dựng công trình

b Giám sát trong giai đoạn thực hiện đầu tư

- Kiểm tra và nhận bàn giao mặt bằng khu đất xây dựng

- Kiểm tra công tác định vị công trình:

+ Kiểm tra số lượng công trình

+ Vị trí các hạng mục công trình

+ Kiểm tra việc các định hướng, tuyến (nếu có)

- Kiểm tra công tác đào:

+ Kiểm tra lượng đất đào đắp đối với đường giao thông, thuỷ lợi (nếu có)

+ Kiểm tra kích thước của độ sâu đào móng

+ Kiểm tra độ rộng, dài, vuông của đất đào móng

+ Cao trình đào đắp

- Kiểm tra thi công nền móng:

+ Kiểm tra độ sâu chôn móng của kết cấu móng

+ Kiểm tra công tác đầm nén, đắp đất

- Kiểm tra công tác cốt thép móng:

+ Kiểm tra công tác bê tông

+ Kiểm tra công tác xây

- Kiểm tra xây dựng phần thô:

+ Chiều cao, chiều rộng, chiều dài, kích thước các chi tiết kiến trúc.+ Lắp đặt kết cấu thép nếu có

+ Công tác xây

+ Công tác bê tông

+ Công tác đầm nén, bảo dưỡng

+ Kiểm tra độ thẳng đứng, độ phẳng, độ dốc

- Kiểm tra hoàn thiện và lắp đặt các thiết bị (nếu có)

+ Kiểm tra công tác trát, chống thấm

+ Lắp dựng cửa, lát nền, ốp, quét vôi

+ Lắp đặt các thiết bị đóng mở, van phao

+ Vận hành thử các công trình

c Báo cáo trong quá trình giám sát:

- Báo cáo theo giai đoạn:

+ Trong báo cáo này phải thể hiện khối lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành và chuẩn bị cho công việc tiếp theo.

+ Thông thường theo giai đoạn có các công tác đào đất, móng, thân hoàn thiện hoặc từng đoạn đường, từng công đoạn xây dựng công trình thuỷ lợi

+ Báo cáo được thể hiện trong biên bản nghiệm thu từng phần có ba chữ

ký của đơn vị thi công, tư vấn giám sát, giám sát xã và dấu xác nhận của UBND xã

- Báo cáo tổng thể, nghiệm thu tổng thể:

+ Báo cáo toàn bộ quá trình thực hiện thi công xây lắp và lắp đặt thiết bị

+ Báo cáo thể hiện trong bản nghiệm thu tổng thể có các chữ ký xác nhận của đơn vị thi công, tư vấn giám sát, Ban phát triển xã, tư vấn thiết kế

- Báo cáo theo yêu cầu của dự án giao nhận mặt bằng (nếu có)

2.2.4 Chi phí quản lý và hành chính

- Ban PTX được phép chi tối đa 6% (sáu phần trăm) giá trị phần vốn của WB trong các tiểu dự án để chi phí quản lý và hành chính (QL-HC) Nguyên tắc tính 6% này là tính trên giá trị thực hiện thực tế phần vốn vay WB của từng tiểu dự án, không tính phần dân tự nguyện đóng góp và không tính trên giá trị kế hoạch Ban PTX quản lý phần chi phí QL-

HC Trong quá trình lập dự toán chi phí của các tiểu dự án, phải tính toán chi phí QL-HC trên từng bản dự toán Phần kinh phí này được sử dụng cho các khoản chi như sau:

+ Chi phí văn phòng phẩm bao gồm: giấy các loại, bút viết, phấn hoặc bút viết bảng, các loại cặp lưu trữ hồ sơ

+ Chi phí đi lại (để giao dịch với Kho bạc, Ngân hàng, nộp báo cáo).+ Chi phí điện thoại giao dịch các công việc liên quan đến hợp phần.+ Chi phí phụ cấp kiêm nhiệm cho cán bộ Ban PTX, trưởng thôn bản, người giám sát công trình

+ Chi phí hội họp thôn bản (tổ chức họp dân)

Sau khi tiểu dự án hoàn thành việc thi công, cần tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình Thủ tục nghiệm thu, bàn giao về nguyên tắc theo 4 bước, nhưng đối với tiểu dự án trong hợp phần NS PTX, cần xem xét nội dung từng bước mà vận dụng cho phù hợp.

3.1 Thành lập Ban nghiệm thu, bàn giao

- Đơn vị hoặc nhóm cộng đồng nhận thầu làm văn bản đề nghị nghiệm thu, chủ đầu tư tổ chức thực hiện việc nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng mua sắm

- Thành phần nghiệm thu gồm:

+ Đại diện Ban PTX

+ Nhóm giám sát cấp xã

+ Đại diện giám sát thôn bản

+ Đại diện của đơn vị nhận thầu xây lắp, nhóm thợ (nếu có)

+ Đại diện đơn vị chịu trách nhiệm quản lý khai thác công trình (thôn, bản, hộ hay nhóm hộ)

3.2 Căn cứ để nghiệm thu

- Hồ sơ thiết kế / Bản vẽ được duyệt

- Các qui định khác về chất lượng công trình đã ghi trong hợp đồng giao nhận thầu xây dựng, lắp đặt

- Các tài liệu kiểm tra và nghiệm thu, đã được thực hiện có liên quan đến khối lượng và chất lượng công trình, bộ phận công trình và công việc đang nghiệm thu

- Yêu cầu công tác nghiệm thu công trình:

+ Người giám sát do Ban PTX cử, nhà thầu phải có kế hoạch tiến độ nghiệm thu cụ thể với từng kết cấu bộ phận, hạng mục và toàn bộ công trình

để thông báo thống nhất với nhóm giám sát xã trong việc thực hiện công tác nghiệm thu để chuẩn bị tài liệu, người có đủ điều kiện tham gia thực hiện nghiệm thu

+ Nghiệm thu phải tiến hành từng đợt ngay sau khi công việc đó đã thực hiện xong, không được để bộ phận công trình đã được che khuất rồi mới nghiệm thu

- Chỉ nghiệm thu những phần việc, hạng mục công trình đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành và đúng hồ sơ thiết kế được duyệt

3.3 Quy trình nghiệm thu

- Kiểm tra đối chiếu công tác xây lắp theo danh mục nghiệm thu

- Xác định khối lượng, chất lượng công việc thực hiện đối chiếu với nhật ký công trình và hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thống nhất ý kiến hai bên (chủ đầu tư và nhà thầu) về các khối lượng nghiệm thu và các khối lượng cần phải sửa chữa, làm lại

- Lập biên bản nghiệm thu

- Kiểm tra đối chiếu công tác xây lắp, hạng mục công trình theo danh mục nghiệm thu

- Tập hợp các hồ sơ nghiệm thu từng phần

- Thống nhất ý kiến hai bên (chủ đầu tư và nhà thầu): những tồn tại và cách xử lý các tồn tại đó

- Lập biên bản nghiệm thu

- Hồ sơ nghiệm thu công trình bao gồm:

+ Các biên bản nghiệm thu giai đoạn xây lắp, công tác xây lắp

+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình

Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình là căn cứ pháp lý để lập hoàn thiện tiểu dự án và làm thủ tục bàn giao công trình đưa vào khai thác sử dụng

- Công trình xây dựng chỉ được bàn giao toàn bộ cho Ban PTX khi đã xây lắp hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, vận hành đúng yêu cầu kỹ thuật

và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng (kể cả việc hoàn thiện nội, ngoại thất công trình và thu dọn vệ sinh mặt bằng)

- Với trường hợp khi chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng: Nếu công trình đã hoàn chỉnh (bao gồm cả công trình xây lắp và hồ sơ tài liệu hoàn thành công trình) thì sau khi lập xong biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng, các bên liên quan

có thể lập ngay biên bản bàn giao công trình hoàn thành

Trường hợp, nếu công trình còn phải tiếp tục hoàn chỉnh sửa chữa (phải được ghi trong biên bản nghiệm thu hoàn thành), sau khi đơn vị nhận thầu xây lắp sửa chữa hoàn chỉnh xong, các bên mới tiến hành lập biên bản bàn giao công trình hoàn thành

+ Kiểm tra các điều kiện bàn giao: Việc bàn giao có thể tiến hành theo từng phần việc hoặc toàn bộ công trình, tuỳ thuộc tính chất và yêu cầu sử dụng công trình Khi bàn giao toàn bộ công trình phải giao cả hồ sơ hoàn thành công trình, những tài liệu về các vấn đề có liên quan đến công trình được bàn giao, tài liệu hướng dẫn sử dụng, quản lý, chế độ duy tu bảo dưỡng công trình.

+ Lập biển bản bàn giao công trình và danh mục các hồ sơ bàn giao Đây là cơ sở pháp lý để đưa công trình vào khai thác sử dụng

+ Chuyển giao việc khai thác sử dụng cho UBND xã

+ Hồ sơ tài liệu có liên quan đến công trình, biên bản bàn giao công trình hoàn thành kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành xây dựng công trình có chữ ký của chủ đầu tư, được giao UBND xã chịu trách nhiệm lưu trữ

hồ sơ tài liệu công trình theo qui định lưu trữ hồ sơ của Nhà nước

+ Ban PTX niêm yết công khai trên bảng tin xã Tiểu dự án đã hoàn thành

3.4 Quản lý, vận hành và bảo dưỡng công trình

Người hưởng lợi tiếp nhận tiểu dự án để quản lý, vận hành và khai thác ngay tại buổi nghiệm thu "tay ba" Người hưởng lợi phải đảm bảo vận hành/khai thác tiểu dự án có hiệu quả cao Ban QLDA huyện cần phối hợp với ban PTX để tổ chức đào tạo, hướng dẫn chi tiết cho người hưởng lợi về quy trình vận hành và bảo dưỡng, đặc biệt là đối với các tiểu dự án đầu tư thiết bị cần có sổ tay vận hành Ban QLDA huyện cung cấp cho các Ban PTX các tài liệu hướng dẫn bảo trì và vận hành các công trình cơ sở hạ tầng hoặc thiết bị quy mô nhỏ dưới dạng các sổ tay gọn, đơn giản

Đối với những tiểu dự án đầu tư thiết bị (máy thuỷ điện nhỏ, công cụ cơ khí, v.v ), cần có thoả thuận về việc quản lý, sử dụng và bảo dưỡng thiết bị Đặc biệt là đối với các thiết bị như máy phát điện nhỏ chạy bằng thuỷ năng cho các nhóm hộ gia đình cần quy định cụ thể ai là người quản lý trực tiếp, lắp đặt tại đâu, bảo vệ thế nào, khi mất mát thì ai là người chịu trách nhiệm, giá trị đền bù, bồi thường ra sao khi xảy ra mất mát để tăng cường ý thức bảo vệ của công và ràng buộc trách nhiệm đối với tài sản của Nhà nước Đối với các tiểu dự án này,

khi bàn giao cho nhóm hộ gia đình/ hộ gia đình, phải có biên bản nghiệm thu bàn giao và được các bên có liên quan ký kết./.

Các biểu mẫu chính thức Phụ lục 3.2- Sổ tay Hướng dẫn NS PTX

Bảng đối chiếu phương pháp mua sắm trong Hợp phần NS PTX

Nếu mua sắm hàng hoá thì áp dụng phương pháp : “Mua sắm trực tiếp”, giá trị mà lớn hơn

15 triệu đồng thì phải áp dụng “Chào hàng cạnh tranh”

Đối với các công việc xây dựng thì áp dụng phương pháp “Mua sắm

có sự tham gia của cộng đồng” để tuyển chọn cộng đồng thi công

2 Hỗ trợ kinh phí để tổ chức tập huấn về quản lý công trình thuỷ lợi cấp thôn bản.

Tuyển chọn giáo viên bằng phương pháp “ tuyển chọn tư một nguồn duy nhất” và thực hiện theo đúng dự toán được duyệt

3 Mua sắm và lắp đặt máy thuỷ điện nhỏ gia đình hoặc cải tạo các hệ thống đã có để sử dụng chung cho nhóm hộ gia đình.

( thông thường người bán chịu trách nhiệm lắp đặt thiết bị luôn)

áp dụng phương pháp

“Mua sắm trực tiếp”, nếu mua sắm hàng hoá trên 15 triệu đồng/ hợp đồng phải dùng phương pháp “chào hàng cạnh tranh”

4 Loa, đài để tuyên truyền thông tin cho xã hoặc thôn bản hoặc làm các bảng tin để tuyên truyền thông tin.

“Mua sắm trực tiếp” nếu giá trị máy móc trên 15 triệu đồng thì phải

“Mua sắm trực tiếp”, nếu giá trị máy móc trên 15 triệu đồng thì phải

dụ thú y, cải tiến cách cho gia súc ăn…) được duyệt.

8 Hỗ trợ mua tài liệu khuyến nông, lâm, ngư cho thôn bản.

“Mua sắm trực tiếp” theo

dự toán được duyệt.

9 Các chuyến thăm quan học tập đến các trang trại/cộng đồng, xã khác (có thể tổ chức đi tham quan ở tỉnh khác)

Thực hiện theo dự toán được duyệt

11 Làm vườn ươm chung cho thôn bản Thực hiện theo dự

toán được duyệt

12 Hỗ trợ các hoạt động cải thiện bãi chăn thả gia súc chung.

Thực hiện theo dự toán được duyệt.

D Y tế

và giáo dục

13 Chi phí cho việc mời các chuyên gia y tế đến thôn bản

để hướng dẫn người dân thôn bản về những nội dung chăm sóc sức khỏe cụ thể (ví dụ như sức khoẻ phụ nữ, vệ sinh, phòng bệnh )

Tuyển chọn chuyên gia y

tế “Từ một nguồn duy nhất” và thanh toán theo

dự toán được duyệt

14 Các vật dụng để dạy và học cho lớp học xoá mù của người lớn

“Mua sắm trực tiếp”

15 Chi phí mời giáo viên dạy xóa mù chữ cho người lớn Tuyển chọn giáo viên

“Từ một nguồn duy nhất”, và thực hiện theo

dự toán được duyệt.

16 Hỗ trợ bằng hình thức đầu tư ban đầu và tập huấn về việc phát triển những hoạt động ngoại khóa trong trường học có tính chất nông nghiệp và chăn nuôi – Vườn rau trường học, vườn ươm cây, chăn nuôi lợn, gia cầm và thuỷ sản.

Tuyển chọn người đào tạo “từ một nguồn duy nhất” và thực hiện theo

dự toán được duyệt.

E.Cải thiện

điều kiện

vật chất

17 Chi phí mời cán bộ kỹ thuật có trình độ tới thôn bản

để lập bản vẽ, dự toán, hướng dẫn xây dựng nhà vệ sinh gia đình, bếp cải tiến

Tuyển chọn cán bộ kỹ thuật “Từ một nguồn duy nhất” và thực hiện theo

dự toán được duyệt.

18 Hỗ trợ chi phí tập huấn để phát triển sản xuất vật liệu xây dựng ở địa phương (gạch, ngói, tấm lợp khác).

“Từ một nguồn duy nhất” và thực hiện theo dự toán được duyệt.

19 Hỗ trợ các hộ gia đình rất nghèo về chi phí vật liệu để cải thiện kiện nhà ở và chuồng trại gia súc.

Thực hiện theo dự toán được duyệt.

20 Hỗ trợ những hộ nghèo trang trải những chi phí cần thiết cho con em mình đến trường (quần áo, chăn màn, sách hoặc gạo ăn cho học sinh nghèo đến lớp nội trú )

Thực hiện theo dự toán được duyệt.