bài thuyết trình triển khai áp dụng iso 90012008 tại công ty acb leasing

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THAY ĐỔI VÀ QUẢN TRỊ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC II ISO 9001:2008 III THỰC TRẠNG CÔNG TY CHO THUÊ TÀI CHÍNH ACB LEASING IV KẾ HOẠCH CHO SỰ THAY ĐỔI... CƠ SỞ LÝ THUYẾT V

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY

ACB LEASING

GVHD: PGS TS TRẦN KIM DUNG

Nhóm 2:

1 Nguyễn Hữu Quý

2 Phan Kim Ngân

3 Lê Thanh Hồng Ngọc

4 Huỳnh Thị Như Hiếu

5 Nguyễn Thái Thanh

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THAY ĐỔI VÀ QUẢN TRỊ THAY ĐỔI TRONG

TỔ CHỨC

II ISO 9001:2008

III THỰC TRẠNG CÔNG TY CHO THUÊ TÀI CHÍNH ACB LEASING

IV KẾ HOẠCH CHO SỰ THAY ĐỔI

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THAY ĐỔI VÀ

QUẢN TRỊ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC

Khái niệm về thay đổi

Sự thay đổi trong tổ chức được hiểu là quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sự cạnh tranh lớn hơn cho tổ chức

=> Mục đích: nâng cao chất lượng hoạt động, chất

lượng sản phẩm để giữ thế cạnh tranh và phát triển,

từ đó làm gia tăng lợi ích chung của tổ chức

Sự cần thiết của thay đổi

Tác nhân xã hội và pháp luật

Tác nhân kinh tế

Tác nhân khoa học và công nghệ

Nhận diện sự thay đổi

• Từ môi trường bên trong

• Từ đối thủ cạnh tranh

• Từ môi trường bên ngoài

Các mức độ của thay đổi

• Cải tiến: là tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào đó

của sự vật để cho phù hợp hơn, không phải là sự thay đôi

về bản chất.

• Đổi mới: là thay cái cũ bằng cái mới, làm nảy sinh sự

vật mới, được hiểu là cách tân, là sự thay đổi một phần của sự vật.

• Cải cách: là sự loại bỏ cái cũ, bất hợp lý của sự vật

thành cái mới có thể phù hợp với tình hình khách quan

• Cách mạng: là sự thay đổi trọng đại, biến đổi tận gốc, là

sự thay đổi căn bản

Tiến trình thay đổi

• Rã đông (Unfreeze): làm giảm những áp lực

duy trì những hành vi của tổ chức hiện tại

• Thay đổi (Change): Chuyển những hành vi

của tổ chức sang tình trạng mới

• Làm đông lại (Refreez): Ổn định hóa tổ chức

tại tình trạng cân bằng mới

ISO 9001: 2008

• Khái niệm

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về Hệ thống đảm bảo chất lượng , đưa ra các nguyên tắc

về quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa / cải

tiến, chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng, và áp

dụng cho tất cả các loại hình tổ chức.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2008

• Thỏa mãn khách hàng, thu hút và tăng lượng

khách hàng

• Giảm thiểu các chi phí vận hành

• Cải tiến các mối quan hệ nhà đầu tư

• Phù hợp luật pháp

• Cải tiến việc quản lý rủi ro

• Chứng minh khả năng uy tín của doanh nghiệp

• Khả năng chiến thắng các doanh nghiệp khác

THỰC TRẠNG VÀ NGUYÊN NHÂN

THỰC TRẠNG & NGUYÊN NHÂN

Sự chậm trễ, sai sót trong quá trình

thực hiện/ phối hợp công việc

nhưng không xác định được người

chịu trách nhiệm

Một số quy trình ban hành nhưng

không được tuân thủ

Quy trình, quy định vẫn đang trongquá trình xây dựng và hoàn thiện

Công tác ghi nhận, kiểm soát quátrình thực hiện công việc, sự phốihợp giữa các phòng/ bộ phận vẫnchưa được quy định rõ ràng trongcác văn bản chính thức

Ý thức tuân thủ quy trình nội bộ của

nhân viên chưa cao

Một số quy trình đang áp dụng vẫnchưa quy định rõ ràng cách thứcthực hiện/ phối hợp, thời gian hoànthành công việc

Cấp lãnh đạo giao việc ít khi theo sựphân cấp từ trên xuống, từ đó nhânviên cũng thường xuyên báo cáovượt cấp

Nhân viên thiếu sự chủ động trong

công việc

Hiệu quả công việc chưa cao

Nhân viên chú trọng nhiều vào kết

quả thực hiện công việc cuối cùng

hơn là sự tuân thủ các quy trình nội

bộ trong quá trình thực hiện

Việc đánh giá dựa vào cảm nhận chủquan của cấp lãnh đạo

Cấp quản lý trực tiếp chưa bao quát

được tiến độ thực hiện công việc

của nhân viên

Vai trò quản lý chưa được phát huy

rõ ràng

Tiêu chí đánh giá thành tích chú trọngnhiều vào các chỉ tiêu tài chính

Sự tuân thủ quy trình nội bộ và một

số công việc của các phòng/ bộ phậnvận hành, hỗ trợ chưa được lượnghóa để đưa vào đánh giá

THỰC TRẠNG & NGUYÊN NHÂN

THỰC TRẠNG & NGUYÊN NHÂN

Sự chậm trễ, thiếu chủ động trongcông việc của nhân viên

Một số khách hàng chưa hài lòng về

tiến độ xử lý hồ sơ của nhân viên

Ban lãnh đạo cho rằng những vấn đề trên tồn tại là

vì quy trình nội bộ tại công ty vẫn chưa hoàn thiện.

Cần phải áp dụng một hệ thống tiêu chuẩn toàn diện như ISO 9000:2008 trong quy trình thực hiệc công việc cũng như quy trình quản lý để nâng cao ý thức, năng suất, hiệu quả công việc của từng cá nhân và chất lượng dịch vụ của công ty.

MỐI QUAN TÂM CỦA CÔNG TY:

2 Việc triển khai ISO trong ngành dịch vụ đặc thù này thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất?

1 Liệu việc áp dụng ISO có giải quyết được vấn đề trên hay lại tốn nhiều chi phí mà lại không phù hợp đặc biệt với ngành dịch vụ?

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT

Một hệ thống quản lý chặt chẽ, rõ ràng luôn yêu cầu rất cao ý thức trách nhiệm trong công việc của người thực hiện Xuất hiện thái độ chống đối hoặc tuân thủ một cách miễn cưỡng của một số

cá nhân

Nhiều quy trình, thủ tục ban hành đòi hỏi nhân viên phải thường xuyên cập nhật, ghi nhớ và thực hiện Đây là một trở ngại rất lớn trong giai đoạn đầu áp dụng hệ thống chất lượng khi mà thói quen làm việc một cách hệ thống vẫn chưa được hình thành ở các cá nhân.

Cảm thấy quy trình mới phức tạp, trình tự thực hiện rườm rà trong khi cách làm việc cũ giúp công việc vận hành nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả hơn

Tình trạng bỏ qua hoặc thực hiện hình thức các quy định mới

Khó khăn trong việc thực hiện/ phối hợp cho những thành viên còn lại

Xảy ra nhiều sai sót, làm mất thời gian trong việc kiểm soát và điều chỉnh

Khối lượng công việc tăng vì:

- Hoạt động ghi nhận, kiểm soát yêu cầu phải chặt chẽ hơn

- Phải liên tục cập nhật và đào tạo cho nhân viên các quy định mới

giai đoạn chuẩn

bị trì trệ và kéo dài

Tâm lý e ngại và không thích sự thay đổi

Vì sự thuận tiện

và theo thói quen, công tác quản lý mới sẽ mang nhiều tính hình thức.

LỰC CẢN

Thói quen giao việc thuận tiên không theo phân cấp

Không có ngân sách để áp dụng chính sách lương thưởng, phúc lợi ghi nhận mức độ tuân thủ quy trình nội bộ của nhân viên

LỰC CẢN

Quy trình mới không phát huy được hiệu quả

KẾ HOẠCH CHO SỰ THAY ĐỔI

Xây dựng kế hoạch cho việc thay đổi

Giai đoạn chuẩn bị: Đào tạo nhận thức của nhân viên

về ISO 9001 và lập ban ISO để soạn thảo các quy trình.

- Tập hợp những thắc mắc của nhân viên, trả lời thành văn bản, gửi email cho toàn

bộ nhân viên.

=> Giúp nhân viên

có nhận thức đúng đắn hơn về ISO 9001

Bước 3

- Lập ban ISO

- Viết các quy trình của công ty

- Phân công rõ ràng trách nhiệm từng phòng ban

Xây dựng kế hoạch cho việc thay đổi

Giai đoạn áp dụng: Thực hiện công việc theo nguyên tắc

Bước 3: Báo cáo hàng quý về những thay đổi mà công ty đạt được.

Bước 4: Xây dựng chính sách khen thưởng

Xây dựng kế hoạch cho việc thay đổi

Giai đoạn lấy chứng nhận ISO 9001: để có được chứng

nhận ISO 9001, công ty cần có việc đánh giá nội bộ về thực hiện quy trình trước khi tổ chức thứ 3 đánh giá.

Nguồn lực cho sự thay đổi

Xây dựng quy trình hoặc điều chỉnh nếu quy trình đã ban hành.

Cấp lãnh đạo, cấp quản lý Tuyển dụng thêm 01 nhân

Cấp quản lý và nhân sự phụ trách.

(chi phí thời gian)

T

4 Kiểm soát quy

trình

Cấp quản lý và nhân sự phụ trách thực hiện công tác kiểm soát sự tuân thủ của các cá nhân.

Chi phí thời gian

Nội dung công việc Thời gian Người thực hiện Tiến độ

Khảo sát tình trạng hiện tại

của doanh nghiệp 1 tuần Tư vấn 1/4/14 -5/4/14

Đào tạo nhận thức về ISO 1 ngày Tư vấn 07/04/2014 Lập kế hoạch và phân công

biên soạn tài liệu 1 ngày Tư vấn, ban ISO 08/04/2014

Xây dựng biên soạn hệ

thống tài liệu 1 tháng Tư vấn, ban ISO 9/4/14-9/5/14

Ban hành hệ thống tài liệu 1 tuần Tư vấn, ban ISO 10/5/14-17/5/14

TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Nội dung công việc Thời gian

Người thực

Đào tạo đánh giá viên nội

bộ 1 tuần Tư vấn, ban ISO 17/5/14-24/5/14

Thực hiện đánh giá nội bộ 2 tuần Tư vấn, ban ISO 24/5/14-7/6/14

Họp xem xét của ban lãnh

đạo 2 ngày Tư vấn, ban ISO 9/6/14-10/6/14

Thực hiện khắc phục,

phòng ngừa, cải tiến 1 tuần Tư vấn, ban ISO 11/6/14-18/6/14

Đánh giá sơ bộ ISO 9001 2 tuần Tư vấn, ban ISO 19/6/14-3/7/14

Đánh giá chứng nhận ISO

9001 2 tuần

Tổ chức chứng nhận 4/7/14-18/7/14

TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH