Bài giảng quản trị kinh doanh chương 8 cơ cấu của tổ chức kinh doanh ths nguyễn thị phương linh

Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính thức CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG  Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng cơ cấu bộ máy quản trị sao cho hoàn thành tốt nhiệm vụ quản

Trang 1

LOGO

Chương 8

CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH

Giảng viên: Ths Nguyễn Thị Phương Linh

KẾT CẤU CHƯƠNG

8.1 Khái lược về cơ cấu tổ chức

8.2 Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp

8.3 Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính thức

8.4 Những vấn đề còn nhiều tranh cãi

8.1 Khái lược về cơ cấu tổ chức

TỔ CHỨC CHÍNH THỨC VÀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH THỨC

Tổ chức chính thức là tổ chức được xây dựng có ý thức theo

các mục tiêu xác định nhằm hoàn thành các nhiệm vụ của tổ

chức

Tổ chức phi chính thức được hình thành ngoài ý muốn của

các nhà quản trị, dựa trên cơ sở sự tương hợp nhau về lợi

ích, sở thích, thói quen sinh hoạt và phụ thuộc vào bầu không

khí của tổ chức

Trang 2

CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH THỨC

nhiệm vụ nhất định

thường gồm hai bộ phận cấu thành:

Cơ cấu sản xuất

Bộ máy quản trị

VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH THỨC

Thứ nhất, có mục đích và luôn hướng theo các mục tiêu đã xác

định

 Liên quan đến việc đạt được hiệu quả hoạt động của tổ chức

Thứ hai, cơ cấu tổ chức tác động lên hành vi nhóm và cá nhân

 Góp phần tạo động lực cho các cá nhân

nên tổ chức

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH THỨC

 Hình thức pháp lý của DN

 Trình độ đội ngũ lao động

 Công nghệ, thiết bị

Trang 3

8.2 Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN

Quản đốc phân xưởng

Đốc công

Tổ trưởng

Công nhân

 Hình thành đường thẳng quản trị từ

trên xuống

lệnh từ một cấp trên trực tiếp

hệ trực tiếp với nhau mà phải

hai bộ phận

Mô hình quản trị kiểu trực tuyến mang

bản chất mô hình hành chính

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN

doanh và hoạt động quản trị; xóa bỏ việc một cấp phải nhận

nhiều mệnh lệnh quản trị ở các cấp khác nhau

hợp; đường ra quyết định quản trị dài và phức tạp nên hao

phí lao động lớn

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG

Đốc công

hoạch định

kế hoạch

Đốc công

điều độ

sản xuất

Đôc công

tổ chức lao động

Đốc công bảo dưỡng

Đốc công cung cấp nguyên liệu

Đôc công duy trì

kỷ luật

CÔNG NHÂN

trách; người công nhân sẽ phải nhận lệnh từ mọi đốc công

Trang 4

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG

quản trị; xóa bỏ đường thẩm quyền phức tạp; tạo ra mô

hình tổ chức ít cấp

trên khác nhau nên phá vỡ tính thống nhất của quản trị; gây

ra sự chồng chéo, khó tách bạch thẩm quyền của các đốc

công chức năng

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN – TƢ VẤN

hợp với việc tổ chức các điểm tư vấn khi thấy cần thiết Các

nhà quản trị trực tuyền có quyền ra mệnh lệnh, các điểm tư

vấn chỉ có nhiệm vụ tư vấn cho cấp quản trị trực tiếp

tuyến; đảm bảo tính thống nhất của hoạt động quản trị; sử

dụng được đội ngũ chuyên gia

chuẩn bị quyết định và người ra quyết định nên không gắn

chặt trách nhiệm của người chuẩn bị vào chất lượng quyết

định

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN – TƢ VẤN

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lĩnh vực kỹ thuật Lĩnh vực kinh tế

Điểm

tư vấn Điểm

tư vấn

Điểm

tư vấn

Quan hệ trực tuyến Quan hệ tƣ vấn

Điểm

tư vấn

Trang 5

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG

hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng

chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính

thống nhất quản trị ở mức độ nhất định

được sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa hai hệ thống

trực tuyến và chức năng; hệ thống này tạo ra nhiều tầng,

nhiều nấc, trung gian  nhiều mối quan hệ cần xử lý  chi

phí kinh doanh phát sinh cho ra quyết định là rất lớn; không

thích hợp với môi trường kinh doanh biến động

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG

Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng nhân lực

Quản đốc phân xưởng 1 Quản đốc phân xưởng 2

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN

tuyến) và theo chức năng

tượng và chức năng; mỗi bộ phận đối tượng và phòng chức

năng đều có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề liên quan

Trang 6

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN

và do sự thay đổi của một/một số bộ phận đối tượng đều

không ảnh hưởng đến mô hình nên hệ thống tổ chức kiểu

ma trận rất thích nghi với điều kiện môi trường kinh doanh

không ổn định

trực tuyến cần có kiến thức tổng hợp; đòi hỏi phải có sự

phối hợp nhất định giữa bộ phận đối tượng và chức năng

cũng như phải tổ chức tốt hệ thống thông tin trong phạm vi

toàn doanh nghiệp

8.2 Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp

HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN

Thiết kế Sản xuất Phát triển Nhân lực

Vật tư

Bán hàng

HỆ THỐNG TỔ CHỨC THEO NHÓM

không gian, quá trình hoạt động

quản trị khác; tính độc lập sẽ ở mức cao nhất nếu mỗi

nhóm được hạch toán độc lập

Trang 7

Quản trị doanh nghiệp

Các phòng trung tâm

Tạo nguồn

Chế biến

Tiêu thụ

Tạo nguồn

Chế biến Tiêu thụ

Hệ thống tổ chức theo nhóm – sản phẩm

thống lớn, phức tạp thành các hệ thống con đơn giản hơn,

giới hạn trách nhiệm của từng nhóm được xác định rõ ràng

hơn; sự thay đổi của một/một số nhóm không dẫn đến sự thay

đổi của toàn bộ hệ thống nên khá thích hợp với môi trường

kinh doanh biến động

sự phối hợp hoạt động của phòng trung tâm và các nhóm; có

thể dẫn đến sử dụng không hết nguồn lực vì khó điều động

nguồn lực giữa các nhóm nếu mỗi nhóm đã hạch toán độc

lập

HỆ THỐNG TỔ CHỨC HÌNH SAO

nhóm theo hình sao: nhà quản trị chỉ huy ở vị trí trung tâm của

xung quanh của hình sao

 Hai mối quan hệ chủ yếu của nhóm được thiết lập:

chức dưới dạng một hình sao

Trang 8

HỆ THỐNG TỔ CHỨC HÌNH SAO

Nhân viên 4

Nhân viên 3

Nhân viên 2

Đội trưởng

Nhân

viên 1

Nhân viên 5 Nhân

viên 6

Nhân

viên 7

HỆ THỐNG TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI

 Khi mỗi mô hình hình sao được liên kết với nhau dưới sự chỉ

đạo thống nhất của ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cấu thành

nên một mạng lưới – mạng lưới quản trị ở phạm vi toàn bộ

doanh nghiệp

HỆ THỐNG TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI

Nhân

viên 4

Nhân

viên 3

Nhân

viên 2

Đội

trưởng

Nhân

viên 1

Nhân

viên 5

Nhân

viên 6

Nhân

viên 7

Nhân viên 4

Nhân viên 3 Nhân viên 2

Nhân viên 1

Nhân viên 7

Nhân viên 4

Nhân viên 1

Nhân viên 7

Ban lãnh đạo DN

Trang 9

Công ty Cổ phần Dệt may Phú Xuân (Phu Xuan Company) là

một trong những công ty dệt may lớn tại Việt Nam Với một

trong sản xuất và kinh doanh sợi, vải dệt, vải đan và các sản

phẩm may mặc, được tín nhiệm bởi hầu hết các khách hàng

trên khắp thế giới Chiến lược phát triển của Công ty là đảm

bảo rằng chất lượng và thời gian được kiểm soát trong suốt

quá trình sản xuất

BÀI TẬP

Tổ chức bộ máy của Công ty khá đơn giản Ban Giám đốc Công ty

bao gồm một Giám đốc và 3 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, kinh

doanh và xuất nhập khẩu giúp việc cho Giám đốc Trong đó, Phó Giám

đốc phụ trách kỹ thuật chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng kỹ

thuật, phòng thiết kế, phòng quản lý chất lượng và các phân xưởng

may 1, phân xưởng may 2, phân xưởng cắt và nhà kho Phó Giám đốc

phụ trách kinh doanh phụ trách phòng marketing, phòng kinh doanh

nội địa, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức lao động (TCLĐ) và ba

đại lý ở miền Bắc, miền Trung và miền Nam Phó Giám đốc xuất nhấp

khẩu phụ trách phòng xuất nhập khấu Tất cả các phòng chức năng

đều có thể ra lệnh trực tiếp cho các phân xưởng, nhà kho và các

đại lý Ngoài ra, phòng TCLĐ còn phụ trách bộ phận y tế, bộ phận bảo

vệ và bộ phận vận tải

Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của PXC

BÀI TẬP

8.3 Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính thức

KHÁI LƯỢC

 Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính thức là việc lựa

chọn và thực thi các quyết định và hành động dẫn đến một cơ

cấu tổ chức được hình thành

 Các nhà quản trị quyết định làm như thế nào để chia nhiệm vụ

chung thành các công việc nhỏ hơn một cách thành công

 Các nhà quản trị quyết định nền tảng để nhóm các công việc

riêng lẻ

 Các nhà quản trị quyết định quy mô nhóm thích hợp để báo

cáo lên cấp trên

Trang 10

CÁC YÊU CẦU CHỦ YẾU

cao nhất có thể

động thực hiện nhiệm vụ

lực trong hoạt động quản trị và điều hành

giữa các bộ phận, cá nhân

CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG

 Nguyên tắc thống nhất

 Nguyên tắc kiểm soát được

 Nguyên tắc hiệu quả

 Nguyên tắc là điều kiện để hoạt động có hiệu quả và là yêu

cầu bắt buộc cao nhất trong tổ chức quản trị

vụ của mình  kiểm soát được mọi hoạt động của doanh

nghiệp

Trang 11

 Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng cơ cấu bộ máy

quản trị sao cho hoàn thành tốt nhiệm vụ quản trị với chi phí

kinh doanh thấp nhất

 Do vậy, trong tổ chức bộ máy quản trị phải: sử dụng tiết kiệm

thực hiện điều chỉnh chung ở mức tối đa; đường vận động

của quyết định quản trị phải ngắn nhất; cơ cấu tổ chức phải

đảm bảo đơn giản nhất có thể; chi phí kinh doanh cho hoạt

động quản trị thấp nhất

HÌNH THÀNH/THIẾT KẾ LẠI CÁC NƠI LÀM VIỆC

Lựa chọn nguyên tắc thiết kế công việc, nhiệm vụ

 Nguyên tắc tập trung hay phi tập trung hóa

quá trình

 Nguyên tắc thống nhất hay đa dạng nghề nghiệp

 Nguyên tắc về quyền lực và trách nhiệm

 Nguyên tắc chuỗi

một số nơi làm việc nhất định

Ưu và nhược điểm

cả trong trường hợp thiếu lực lượng lao động chuyên môn

tổng hợp, không phát huy được tính sáng tạo của cấp dưới

quyền và có khi cấp trên không kiểm soát được hết các quyết

Trang 12

và giao cho nhiều nơi khác nhau thực hiện

Ưu và nhược điểm

- Ưu điểm: làm tăng tinh thần trách nhiệm và hứng thú làm việc

của mọi người; giảm công việc và nhân lực ở cấp quản trị cao

- Nhược điểm: đòi hỏi nhà quản trị cao cấp phải có nghệ thuật

quản trị con người cao, có thể dẫn đến thiếu sự thống nhất

được ưu điểm hợp lý hóa

hóa: tập trung hóa một số bộ phận và thực hiện phi tập trung

đối với các bộ phận quản trị khác

quả trình

đến mức độ cái lợi do chuyên môn hóa đem lại lớn hơn cái

hại do tính chia cắt quá trình gây ra

Trang 13

 Nguyên tắc thống nhất hay đa dạng nghề nghiệp

dạng nghề nghiệp trong cùng một tổ chức bộ phận doanh

nghiệp cụ thể nào đó để đảm bảo tính thống nhất của các

quá trình

 Nguyên tắc về quyền lực và trách nhiệm

 Nhà quản trị cần được trao đủ quyền để thực hiện các trách

nhiệm được giao,

 Nguyên tắc chuỗi

 Nguyên tắc xây dựng một chuỗi có thứ bậc của các nhà quản

trị từ người có quyền lực cao nhất đến những bậc thấp nhất

 Phân tích nhiệm vụ là sự chia nhỏ công việc thành các nhiệm

vụ cụ thể hơn và đến cấp độ cuối cùng là các hành động/thao

tác cụ thể

 Phân tích nhiệm vụ bao gồm hai nội dung cơ bản là mô tả

nhiệm vụ và phân tích nhiệm vụ

Trang 14

 Phân tích nhiệm vụ

 Mô tả nhiệm vụ bao gồm:

- Mô tả nội dung nhiệm vụ

- Mô tả quá trình hành động

- Mô tả đối tượng của nhiệm vụ

- Mô tả công cụ lao động cần thiết

- Mô tả không gian tiến hành nhiệm vụ

- Mô tả thời gian tiến hành nhiệm vụ

 Phân tích nhiệm vụ

 Phân tích nhiệm vụ bao gồm:

- Phân tích quan hệ với mục tiêu

- Phân tích giai đoạn

- Phân tích tính cấp bậc

- Phân tích đối tượng

- Phân tích phương tiện

- Phân tích hoạt động

 Phân tích nhiệm vụ cho các nơi làm việc

chung; trình độ năng lực của các nhà quản trị và nhân viên;

quản trị; tầm quan trọng, phạm vi, nội dung của nhiệm vụ

 Có các cách:

- Phân chia theo tính chất cùng hay khác loại của công việc

ngang

Trang 15

 Tổng hợp nhiệm vụ

động/thao tác) đã phân tích vào một nơi làm việc theo các

nguyên tắc nhất định

lại thành các nơi làm việc và liên kết các nơi làm việc theo mô

hình tổ chức xác định

đảm hoàn thành nhiệm vụ hợp lý, tôn trọng trật tự tự nhiên

của nhiệm vụ, đảm bảo tính thống nhất quản trị,…

sử dụng để tính toán khối lượng công việc và bố trí lao động

trên cơ sở khối lượng nhiệm vụ phải thực hiện

XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN, QUYỀN LỰC VÀ TRÁCH NHIỆM

Quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm

 Quyền hạn

thực hiện nhiệm vụ được giao

hiện, nguyên tắc phân quyền, khả năng chuyên môn của

người thực hiện nhiệm vụ

ghi trong nội quy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp

Trang 16

 Quyền lực

 Phân loại theo tính hợp pháp: quyền lực chính thức và quyền

lực phi chính thức

nghiệp Gồm: quyền được ủy quyền, quyền hướng dẫn,

quyền khen thưởng, quyền lực cưỡng ép

chuyên môn và quyền lực được tôn vinh

hoàn thành nhiệm vụ trước cấp trên Trách nhiệm có ý nghĩa

bắt buộc đối với nơi nhận nhiệm vụ

có những điều kiện là trách nhiệm phải rõ ràng

nhiệm và nhiệm vụ

nhau; là điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	1,13 MB