HOẠCH ĐỊNH, XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ LẬP NGÂN SÁCH

Hoạch định là một chức năng cơ bản của quản lý, là một tiến trình tư duy về điều mong muốn đạt được và làm thế nào điều đó sẽ được hoàn thành. Cả ngành quản lý và ngành công tác xã hội đều thừa nhận rằng hoạch định hiệu quả là cần thiết cho việc sản xuất và cung ứng các dịch vụ xã hội. Nó là một bộ phận chủ yếu của việc thực hành công tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các cơ sở xã hội và việc cung ứng các dịch vụ xã hội.Hoạch định là vạch ra những việc cần làm trước khi tiến hành. Nó nối liền khoảng cách từ nơi chúng ta đang ở tới nơi chúng ta muốn tới. Đây là một tiến trình cần sự tham gia của những người thực hiện (là nhân viên xã hội thực hành trực tiếp hay tác viên cộng đồng); những người tiếp nhận các dịch vụ hay mục tiêu của hoạch định (thân chủ hay các nhóm có tổ chức); những người ra quyết định hay người làm chính sách; và nhà quản trị.

Bài 3 HOẠCH ĐỊNH, XÂY DỰNG

CHƯƠNG TRÌNH VÀ LẬP NGÂN SÁCH

Công tác hoạch định ở cơ sở ASXH

 Hoạch định là một bộ phận chủ yếu của việc thực hành công

tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các

cơ sở xã hội và việc cung ứng các dịch vụ xã hội

 Đặc điểm của hoạch định:

- Hoạch định xử lý sự thay đổi

- Hoạch định gồm đo lường và định lượng

- Hoạch định ảnh hưởng đến sự phân phối tài nguyên

- Hoạch định đòi hỏi hành động

Vai trò của hoạch định

- Hoạch định cho biết hướng đi của cơ sở

- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt

động lãng phí

- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển

tinh thần làm việc tập thể

- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự

thay đổi của môi trường bên ngoài

- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều

kiện cho công tác kiểm tra

Phân loại hoạch định

HoạchĐịnhtác vụ(Tác nghiệp)

cơ sở

Hoạchđịnh phòng ngừa

Hoạch định chiến lược

8 bước trong chu kỳ hoạch định dài hạn do Howard M

Carlisle đưa ra:

 Xác định chỗ đứng của bạn hôm nay đang ở đâu.

 Xây dựng những giả thuyết liên quan đến các xu hướng

và điều kiện tương lai sẽ xảy ra.

 Xây dựng và đánh giá lại các mục tiêu.

 Hình thành các chiến lược để đạt mục tiêu.

 Lên chương trình các hoạt động để đạt kết quả mong

muốn.

 Xác định các nguồn lực hỗ trợ cần để tiến hành các hoạt

động ở bước 5.

 Thực hiện kế hoạch.

Ví dụ về Hoạch định chiến lược

 Tổ chức Tầm nhìn Thế giới (World Vision) đặt ra tầm nhìn là tiến tới một xã hội nơi mà mọi trẻ em đều có cuộc sống đẩy

đủ cả về thể chất lẫn tinh thần.

 Những giá trị cơ bản mà Tầm nhìn Thế giới đặt ra và theo đuổi là đề cao con người, giữ cam kết với người nghèo, đề cao các giá trị Cơ đốc giáo, đối tác tin cậy với các bên liên quan, minh bạch và hiệu quả trong quản lý, và luôn luôn đáp ứng nhu cầu của những người yếu thế.

Hoạch định tác vụ (Tác nghiệp)

 Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác

định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện

và cách thức tiến hành

 Hoạch định tác vụ bao gồm những thành phần sau:

- Tiến trình đã xác định và các mục tiêu đầu ra;

- Xác định trách nhiệm nhân viên để thực hiện kế hoạch;

- Một khuôn mẫu giám sát thân thiện để ghi nhận quá trình đã thực hiện;

- Xem xét liên tục việc vận hành kế hoạch chiến lược;

- Đánh giá liên tục đảm bảo kế hoạch hoạt động là thực tế

- Tạo cơ hội liên tục để đưa ra những đề xuất cho những kế hoạch hàng năm trong tương lai.

So sánh

Hoạch định phòng ngừa

 Hoạch định phòng ngừa là một hình thức hoạch định

tác nghiệp nhằm biến khủng hoảng thành cơ hội cho

tổ chức Ví dụ: giảm ngân sách cơ sở, không thể bố trí người vào vị trí còn trống…

 Cách thức:

- Tham khảo sứ mạng của cơ sở thường xuyên;

- Tìm kiếm thông tin có sẵn;

- Thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên và các nhà lãnh đạo không chuyên môn; và

- Tăng cường giám sát và theo dõi

Ví dụ về hoạch định phòng ngừa:

 Thực tế đã có một số quỹ tài trợ hoặc tổ chức quốc tế

rút khỏi Việt Nam như: Ford Foundation, Medicine du Monde…

 Tổ chức Actionaid tại Việt Nam xây dựng chiến lược

huy động tài trợ từ trong nước để đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động ổn định trong tương lai:

“Họ đã tiến hành khảo sát người dân trên toàn quốc

về khả năng tài trợ cho lĩnh vực phát triển, xóa đói giảm nghèo thông qua các tổ chức phi chính phủ vào cuối năm 2013”.

Hoạch định liên cơ sở

Hoạch định liên cơ sở là cần

thiết để có sự phối hợp và hợp

tác của các cơ sở nhằm cung

cấp các dịch vụ xã hội một

cách tốt nhất cho thân chủ

 Những nhà quản trị giỏi luôn

tìm cơ hội hoạch định với các

2 Xem xét các tài nguyên cơ sở

Tiến trình hoạch định

3 Liệt kê các phương án

4 Dự báo thành quả của mỗi phương án

Xây dựng chương trình và thiết kế

chương trình

- Là một tiến trình có tính toán cân nhắc qua đó

cơ sở xây dựng các kế hoạch, thực hiện và lượng giá các kế hoạch hành động để xác định các nhu cầu và vấn đề Đảm bảo là các chương trình/dự án có kết quả và hiệu quả để đạt được mục đích của cơ sở

Khái niệm Xây dựng chương trình

- Thiết kế chương trình là tiến trình lên kế

hoạch của chương trình bao gồm khung

thời gian cụ thể và các loại hình dịch vụ cụ

Phân tích tình hình

Tiến trình xây dựng chương trình

Lượng giá

Phân

tích tình

hình

- Cho thấy tình hình thực tế, nhu cầu và vấn đề tại cơ sở.

- Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích tình hình: nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, bảng hỏi, quan sát, thảo luận nhóm…

Tiến trình xây dựng chương trình

Sắp xếp

ưu tiên

- Mỗi cơ sở, cộng đồng đều có rất nhiều vấn đề

Tiến trình xây dựng chương trình

- Vận dụng các tài nguyên, nguồn lục sẵn có để triển khai thực hiện chương trình.

Tiến trình xây dựng chương trình

Lượng

giá

- Cần đo lường, thẩm định, đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện chương trình - Phải lượng giá một cách trung thực, khách quan.

- Thông báo kết quả lượng giá cho những người liên quan.

- Phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả chương trình.

Tiến trình xây dựng chương trình

GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

Mục đích của giám sát và đánh giá là kiểm tra các giả

thuyết được nêu trong thiết kế dự án bằng các số liệu thực nghiệm xem có được xác thực trong quá trình triển khai dự án và sau khi dự án đã hoàn tất

Một chiến lược giám sát và đánh giá tốt không chỉ đo

lường giả thuyết mà còn phát hiện ra tại sao giả thuyết

ấy đã không được xác thực để có thể sửa đổi và điều chỉnh khi thực hiện dự án

Mối quan hệ giữa giám sát và đánh giá

Giám sát:

- Tập trung vào những yếu tố

ở mức độ thấp hơn

- Là công việc quản lý hàng

ngày bao gồm thu thập và rà

soát thông tin để biết tiến triển

của dự án và có cần điều chỉnh

hay không

- Giám sát thực hiện ở nhiều

cấp độ: đầu vào, đầu ra, thành

quả, tác động của dự án

Đánh giá:

- Tập trung vào những yếu tố

ở mức độ cao và dài hạn hơn

- Đặc trưng bởi những hoạt động như khảo sát, nghiên cứu Đánh giá tổng quát mọi hoạt động, tập trung vào những thay đổi tích cực hoặc tiêu cực của kết quả một dự án

- Đánh giá bản chất hoạt động, lợi ích, phí tổn chi phí, tác động cuối cùng và tính bền vững của dự án.

SƠ ĐỒ GANTT

Sơ đồ Gantt là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất,

được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910

Sơ đồ Gantt là một cách đơn giản và dễ hiểu để giám sát

tiến độ của các hoạt động khi thực hiện dự án/ chương trình

=> Đây là công cụ để đo lường tiến độ thực hiện dự án so

với kế hoạch đề ra

Ý nghĩa:

- Xác định tiến độ và làm rõ mục tiêu

- Liên kết giữa mọi người/ nguồn lực trong dự án cùng với

nhiều hoạt động trong đó

- Nắm rõ được mối quan hệ giữa các công việc: công việc

liên tiếp hoặc song song

SƠ ĐỒ GANTT

Phương pháp sơ đồ Gantt

nhằm quản lý tiến trình và

thời hạn các công việc dự án

Trên hệ trục tọa độ hai chiều:

- Trục tung thể hiện các công

việc của dự án

- Trục hoành thể hiện thời gian

hoàn thành các công việc

Microsoft Project

Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít, thời gian thực hiện của từng công việc và cả dự án không dài

Xây dựng bảng phân tích công việc với

ký hiệu hóa các công việc

Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc

Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một cách thích hợp

Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý theo đúng quy trình

Liệt kê các công việc của chương trình, dự án

một cách rõ ràng

Các bước vẽ sơ đồ Gantt:

Ví dụ 1 sơ đồ Gantt

Việc lập ngân sách và quản lý tài chính

Kế hoạch và chương

trình cần có sự phân bổ ngân sách để thực hiện

Cần quản lý tài chính

để đảm bảo có đủ nguồn thu, chi tiêu hiệu quả và minh bạch

Khái niệm Ngân sách

Lập ngân ngân sách

“Là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt

động nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ”

(Giáo trình Quản lý dự án, Từ Quang Phương)

 Còn được gọi là lập kế hoạch ngân sách dự toán ngân

sách

 Là sự đảm bảo có được ngân sách từ các nguồn thích

hợp, hoạch định và sử dụng ngân sách cho các chi phí khác nhau của tổ chức

Tác dụng của việc lập ngân ngân sách

Là sự cụ thể hóa của kế hoạch và mục tiêu;

nhiệm vụ và chính sách phân phối nguồn lực

Đánh giá chi phí dự tính (dự toán)

Xác định được từng chi phí và tổng chi phí.

Cơ sở để chỉ đạo, giám sát và quản lý chi tiêu.

Quản lý tài chính

 Quản lý tài chính

bao gồm việc lập ngân sách, kế toán, kiểm toán và lưu giữ

hồ sơ tài chính về các nguồn thu & chi

LOGO