Hoàn thiện công tác Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp Hà Tây

Hoàn thiện công tác Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp Hà Tây

LờI NóI ĐầU

Trong cơ chế thị trờng khắc nghiệt hiện nay, để tồn tại và phát triển lâu dàithì đó là một bài toán rất bức xúc đối với tất cả các doang nghiệp, trong h on

10 năm qua từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng, chúng taphải đối diện với hàng loạt vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực của nền kinh

tế đang trong giai đoạn chuyển đổi Trong đó có một vấn đề đã và đang đợcgiải quyết đó là hạch toán hoạt động thu chi, từ đó tính toán lỗ lãi của doanhnghiệp để làm căn cứ tính toán việc trả lơng cho cán bộ công nhân viên.Trớc

đây trong cơ chế bao cấp vấn đề này cha thực sự đợc quan tâm, bởi lẽ lúc đónhà nớc thực hiện quản lý kinh tế bằng các chỉ tiêu mang tính pháp lệnh Cơchế quản lýkinh tế của nhà nớc là lãi nhà nớc thu,lỗ nhà nớc bù, tất cả cáchoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch nhà nớc giao đều dẫn

đến tình trạng mặc dù trên báo cáo của các doanh nghiệp đều hoàn thành kếhoạch Hiệu quả kinh tế không phải vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, vì thếchất lợng công việc và tiền lơng của cán bộ công nhân viên không đợc đánhgiá đúng mức, tiền lơng đợc tính và trả phơng pháp bình quân

Trong bối cảnh hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanhnghiệp, vì vậy quản lý và sử dụng lao độngmột cách có hiệu quả đang là vấn

đề hết sức cần thiết của các doanh nghiệp.Quản lý lao động là một công việcrất quan trọng bởi vì lao động là yếu tố có tính chủ động, tích cực, ảnh hởngtrực tiếp và mạnh mẽ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Mặt khác ,nếu đứng trên góc độ kế toán, nhântố lao động còn là một bộ phận của chiphí tiền lơng Việc tính toán và thông qua cách trả lơng,kế toán tiến hành

điều hành và quản lý lao động.Nh vậy quản lý tiền lơng ở các doanh nghiệpvừa đảm bảo việc quản lý vốn, đồng thời cũng góp phần nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

Sau ba tháng học tập tại lớp và tìm hiểu thực tế, đồng thời đợc sự hớngdẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo của khoa kế toán – Trờng đại học kinh

tế quốc dân, em đã hoàn thành đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán tiền

l-ơng và các khoản trích theo ll-ơng và các biện pháp tăng cờng quản lý quỹ lơng tại công ty vật t kỹ thuật nông nghiệp Hà Tây” Do thời gian tìm hiểu

thực tế và điều kiện có hạn cho nên không thể phân tích từng chi tiết cụ thể

mà chỉ xin đợc trình bày những nội dung cơ bản của công tác kế toán tiền

l-ơng ,từ đó đa ra một số biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán

tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n tÝnh trÝch theo l¬ng cña c«ng ty vËt t kü thuËt n«ngnghiÖp Hµ T©y.

Néi dung b¸o c¸o gåm 3 phÇn

PHÇN I : Lý luËn chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n tÝnh trÝch theo l¬ng trong c¸c doanh nghiÖp

PHÇN II : Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµc¸c kho¶n tÝnh trÝch theo l¬ng t¹i c«ng ty vËt t kü thuËt n«ng nghiÖp Hµ T©y

PHÇN III : Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n tÝnh trÝch theo l¬ng t¹i c«ng ty kü thuËt n«ng nghiÖp Hµ T©y

PHầN I

Lý luận chung về tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản tính trích theo

lơng trong các doanh nghiệp I/ NHữNG KHáI NIệM CƠ BảN , CáC NGUYÊN TắC QUảN Lý Quỹ LƯƠNG Và CáC HìNH THứC TRả LƯƠNG TRONG CáC DOANH NGHIệP

1.1 Những khái niệm cơ bản

 Tiền l ơng

Khái niệm về tiền lơng đã có từ rất lâu nhng chỉ đến khi chủ nghĩa t bản ra

đời nó mới trở thành một khái niệm mang tính phổ thông rộng rãi, nhằm che

đậy bản chất bóc lột của chủ nghĩa t bản Đến khi chủ nghĩa xã hội ra đời,với những quan điểm về sở hữu, tiền lơng đợc hiểu một cách thống nhất nhsau : “Về thực chất tiền lơng dới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốcdân biểu hiện dới hình thức tiền tệ, đợc nhà nớc phân phối có kế hoạch chocông nhân viên cho phù hợp với số lợng và chất lợng lao động của mỗi ngơì

đã cống hiến

ở nớc ta, quan niệm trên đã tồn tại trong một thời gian rất dài Khi hệthống xã hội chủ nghĩa sụp đổ, để tồn tại, đất nớc ta đã phải cải cách toàndiện trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực t tởng Quan niệm về tiền l-

ơng cũng đợc thay thế một cách căn bản : “Tiền lơng là biểu hiện bằng tiềncủa giá trị sức loa động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà ngời sử dụngphải trả cho ngời cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung cầu, giácả thị trờng và pháp luật hiện hành của nhà nớc

Tiền lơng có 5 chức năng cơ bản :

- Chức năng tái sản xuất sức lao động

- Chức năng đồn bẩy kinh tế

- Chức năng làm công cụ quẩn lý của nhà nớc

- Chức năng điều tiết lao động

- Chức năng hao phí lao động xã hội

 Các khoản trích theo l ơng

Bao gồm :

-Bảo hiểm xã hội : Là khoản mà cán bộ công nhân viên đợc hởng trong trờng

hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất …

-Bảo hiểm y tế : Là sự trợ cấp về ytế cho những ngời tham giađóng bảo hiểmgiúp họ trang trải một phần nào đó tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốcthang.

-Kinh phí công đoàn : Là nguồn kinh phí của một tổ chức đoàn thể đại diện

cho ngời lao động, đây là tổ chức nói lên tiếng nói chung của ngời lao động,bảo vệ ngời lao động … ngoài chức năng duy trì hoạt động của tổ chứcnguồn kinh phí này còn đợc chi tiêu để thăm hỏi ngời ốm, trợ cấp khókhăn…

Bởi vậy, tiền lơng và các khoản trích theo lơng cần đợc kế toán theo dõi ghichép cẩn thận và chính xác:

+ Tiền lơng là bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh, nó gắn liền với mụctiêu hàng đầu đó là lợi nhuận

+Tiền lơng là khoản chi phí đặc biệt, nó chinh là phơng tiện tạo ra giá trịmới, bởi chính nó là động lực,là mục đích của ngời cung ứng lao động

*Nhiệm vụ hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

-Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy

đủ,chính xác tình hình sử dụng thời gian và kết quả lao động Tính toánchính xác kịpthời theo đúng chế độ các khoản tiền lơng, thởng, phụ cấp, trợcấp phải trả cho ngời lao động Phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thanh toáncác khoản trên Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao

động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động, tiền lơng vàcác khoản trích theo lơng … và tình hình sử dụnh quỹ lơng,quỹ bảo hiểm xãhội tại doanh nghiệp

-Tính và phân bổ một cách chính xác đúng đối tợng các khoản tiền lơng, bảohiểm xã hội , bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn ….và chi phí sản xuất kinhdoanh,hay thu nhập của các đơn vị bộ phấnử dụng lao động.Hớng dẫn kiểmtra giám sátviệc thực hiện đầy đủ, chính xác các chế độ ghi chếp ban đầu vềlao độngtiền lơng và các khoản trích theo lơng.Hớng dẫn việc mở sổ,thẻ kếtoán chi tiếtvà ghi chép phản ánh vào sổ, thẻ theo đúng chế độ

-Lập báo cáolao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng thuộc tráchnhiệm của kế toán.Phân tích tình hình sử dụng lao độngtình hình sử dụngquỹ lơng Đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao

động,đấu tranh chống những hành vi vô kỷ luật vi phạm chế độ chính sách

Cung cấp các thông tin về lao động tiền lơng cho bộ phận quản lý một cáchkịp thời

1.2 Các nguyên tắc quản lý quỹ lơng và cáckhoản trích theo lơng

Quỹ lơng của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền doanh nghiệp trích ra từdoanh thu để trả lơng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản

lý của doanh nghiệp

Đứng trên góc độ kế toán thì quỹ lơng của doanh nghiệp gồm tiền lơngchính và tiền lơng phụ Một vấn đề hết sức quan trọng trong vấn đề tiền lơngcủa doanh nghiệp là quản lý quỹ lơng Để xác định quỹ lơng của doanhnghiệp, các cán bộ quản lý quỹ lơng chủ yếu dựa trên các quy định của nhànớc nh sau :

-Quy định về đơn giá lơng của công nhân sản xuất các sản phẩm trọng yếu,sản phẩm đặc thù, sản phẩm do nhà nớc định giá

-Quyết định đơn giá tiền lơng cho một số sản phẩm trọng yếu sản phẩm đặcthù của bộ ngành địa phơng quản lý, tuỳ theo yêu cầu quản lý các bộ ngành,

ĐG : Đơn giá tiền lơng tính theo đơn vị sản phẩm

T : Hao phí thời gian lao động để làm ra sản phẩm

đợc tính vào chi phí nhân công trực tiếp

-Số bảo hiểm xã hội còn lại là 5% do ngời lao động đóng góp thông qua hìnhthức khấu trừ lơng

Bảo hiểm y tế có mức đóng góp là 3% lơng cấp bậc và phụ cấp trong đó 2%

đợc đa vào chi phí của doanh nghiệp và 1% đợc khấu trừ lơng của cán bộcông nhân viên

Kinh phí công đoàn đợc trích theo quỹ lơng thực chi trong doanh nghiệp baogồm 2% đều do ngời sử dụng lao động đóng Công đoàn cơ sở phải nộp hết

là 2% lên cho cấp trên sau đó cấp trên cấp lại một nửa cho việc chi tiêu ở cơ

sở

1.3 các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp

a Trả lơng theo thời gian : gồm hai hình thức

-Chế độ trả lơng theo thời gian đơn giản : tiền lơng nhận đợc của mỗi ngờicông nhân do mức lơng cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc nhiều hay

2.1 Kế toán chi tiết tiền lơng

-Hạch toán số lợng lao động : nhằm cung cấp những thông tin về số lợng, kếtcấu lao động trong doanh nghiệp để tổ chức hạch toán lơng và thanh toán vớingời lao động

-Hạch toán thời gian lao động : Phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công,giờ công làm việc thực tế, hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng đơnvị,phòng ban … Gồm các chứng từ :

Bảng chấm công : đợc lập chi tiết cho từng bộ phận và đợc dùng trong mộttháng

Phiếu làm thêm giờ hoặc làm đêm

Phiếu nghỉ việc do các lý do tạm thời khác nhau

-Hạch toán kết quả lao động : Đa ra đợc các chỉ tiêu về số lợng và chất lợngsản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận -Tính lơng và lập bảng thanh toán lơng

Trong trờng hợp cấp bậc công việc đợc giao bằng cấp bậc kỹ thuật :

+Tính tiền lơng theo cấp bậc và thời gian làm việc của từng công nhân + Xác định hệ số điều chỉnh của tổ bằng cách lấy tổng tiền lơng đợc lĩnh chiacho tổng tiền lơng tính theo cấp bậc và thời gian làm việc của mỗi công nhân.

+Tính tiền lơng cho từng ngời bằng cách lấy hệ số điều chỉnh nhân tiền lơngtheo cấp bậc và thơì gian làm việc của mỗi công nhân

Trong trờng hợp cấp bậc công việc đợc giao không phù hợp với cấp bậc kỹthuật :

+ Dựa trên số điểm chấm cho từng ngời tính ra tổng điểm

Tổng điểm = ( Số điểm từng công nhân x Hệ số lơng từng công nhân)+Đơn giámột điểm = Tổng tiền l ơng đ ợc lĩnh

Tổng số điểm cả tổ

+ Tiền lơng một công nhân = đơn giá một điểm x số điểm quy ra bậc 1

*Bảng thanh toán tiền lơng :do kế toán bộ phận lao động tiền lơng lập sau

đó chuyển cho kế toán trởng ký duyệt

2.2 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lơng

- Hạch toán chi tiết bảo hiểm xã hội gồm hai loại chứng từ là phiếu nghỉ ởng bảo hiểm xã hội và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Ngoài ra có thể sửdụng sổ chi tiết tài khoản 3383 theo dõi phát sinh của tài khoản để tiến hành

h-kế toán tổng hợp

-Hạch toán chi tiết bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn

Kết thúc việc kế toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng là việclập bảng phân bổ tiền lơng căn cứ vào các chứng từ gốc

III / Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lơng

3.1 Trên quan điểm coi lơng là chi phí

1, Tiền lơng , tiền công và những khoản phụ cấp theo quy định phải trả chocông nhân viên kế toán ghi :

4,TÝnh sè tiÒn thëng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn kÕ to¸n ghi :

Nî TK 431- Quü khen thëng phóc lîi

Cã TK 333 – thuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ níc

8,Khi thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn kÕ to¸n ghi :

Nợ TK 4212- Lãi cha phân phối năm nay

Có TK 4211- Lãi cha phân phối năm trớc

3.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp tiền lơng

Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanhnghiệp xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy định :

a H×nh thøc nhËt ký chung

b H×nh thøc nhËt ký sæ c¸i

Chøng tõ gèc +B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng +B¶ng thanh to¸n b¶o hiÓm x· héi

+ B¶ng thanh to¸n tiÒn thëng +Chøng tõ thanh to¸n

+Chøng tõ thanh to¸n

NhËt ký sæ c¸i

c.Hình thức chứng từ ghi sổ

d Hình thức nhật ký chứng từ : gồm nhiều loại sổ sách cụ thể 10 nhật ký

chứng từ , 10 bảng kê, 3 bảng phân bổ và 1 sổ cái Hàng ngày căn cứ vàocác chứng từ gốc đã đợc kiểm tra kế toán tiền lơng vào các nhật ký phản ánhviệc thanh toán với ngời lao động, nhật ký chứng từ số 7 hoặc nhật ký chứng

số 10 theo dõi chi tiết tài khoản 141 tạm ứng lơng cho cán bộ

3.4 Hạch toán các khoản trích theo lơng

- Hạch toán phải trả, phải nộp khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vàkinh phí công đoàn kế toán ghi :

Sổ đăng ký chứng từ

Ghi sổ

Chứng từghi sổ

Sổ cái tài khoản 334

Tổng số công nhân viên của công ty gồm hơn 400 ngời, bao gồm :

- Công nhân viên sản xuất :là bộ phận ngời lao động trực tiếp sản xuất giốngcây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón háo học ….Tiền lơng là một bộphận trực tiếp của giá thành Gồm có : công nhân trực tiếp sang trai, đónggói, công nhânphục vụ sản xuất và các nhân viên kỹ thuật, các nhân viênquản lý hành chính tại các phân xởng

- Nhân viên bán hàng

- Nhân viên quản lý doanh nghiệp

Với các bộ phận lao động nh trên, quỹ lơng của doanh nghiệp đợc xác

định là toàn bộ số tiền lơng phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên củacông ty Gồm có : tiền lơng trả theo thời gian, theo sản phẩm, tiền lơngkhoán và tiền lơng ngừng việc khách quan, và các phụ cấp, tiền thởng khác

- Quỹ lơng

Đợc xác định theo phơng pháp sau :

Quỹ lơng thực hiện = ĐG tiền lơng x số lợng sản phẩm

+ Đơn giá tiền lơng do công ty vật t kỹ thuật nông nghiệp Hà Tây quy địnhcho sản phẩm

+ Số lợng sản phẩm quy đổi là số lợng sản xuất ra đã quy đổi về sản phẩmchuẩn theo hệ số mà công ty quy địng

Thực tế công ty gồm 2 quỹ lơng : quỹ lơng thực hiện và quỹ lơng cơ bản

- Quỹ bảo hiểm xã hội:

Đợc chia làm 2 nguồn

+ công ty trích vào chi phí 15% tiền lơng cấp bậc của ngời lao động

+ N gời lao động phải nộp 5% tiền lơng cấp bậc của mình

- Bảo hiểm y tế :

+ Công ty nộp cho cơ quan bảo hiểm y tế 2% tiền lơng cấp bậc

+ Ngời lao động nộp 1% tiền lơng cấp bậc của mình

- Quỹ thởng

- Quỹ phúc lợi

II/ Tổ chức kế toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty vật t kỹ thuật nông nghiệp Hà Tây

1.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiền lơng

*Trả lơng theo thời gian :

*Trả lơng theo thời gian : cách tính lơng này gắn với hoạt động của bộ phậnquản lý với kết quả sản xuất kinh doanh

1.2 Tổ chức kế toán các khoản trích theo lơng

Trình tự phản ánh việc ghi sổ chi tiết hàng ngày mỗi khi có các nghiệp vụthanh toán ….các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoànphát sinh kế toán kiểm tra các chứng từ gốc ký duyệt rồi chuyển cho kế toántiền mặt và thủ tục chi tiền đồng thời vào sổ chi tiết Sơ đồ kế toán có dạng:

Tập hợp tiền lơng vào chi phí là công việc của kế toán chi phí giáthành.Côngb việc này chỉ xảy ra vào cuối tháng khi kế toán tiền lơng lậpxong bảng phân bổ tiền lơng Trên căn cứ này kế toán chi phí lấy số liệu vàobảng kê số 4 tập hợp chi phí nhân công trực tiếp của từng bộ phận và tập hợp

Chứng từ gốc Hoá đơn mua thuốc Hoá đơn mua dụng cụ y tếPhiếu nghỉ hởng BHXHGiấy đề nghị chi tiền công đoàn

Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384

chi phí nhân viên quản lý bộ phận Bảng kê số 5 tập hợp chi phí nhân viênbán hàng và quản lý doanh nghiệp Đòng thời kế toán vào nhật ký chứng từ

số 7 tập hợp chi phí tiền lơng và lên bảng chi phí theo yêú tố trên cơ sở tổngquát phát sinh các chi phí tiền lơng các bộ phận toàn doanh nghiệp

Với các nghiệp vụ có liên quan khác phát sinh không thờng xuyên sẽ đợc

kế toán phản ánh vào sổ sách các tài khoản để theo dõi Ví dụ nhật ký chứng

từ số 10 theo dõi TK 333, nhật ký chứng từ số 10 theo dõi TK138… Khinhận đợc chứng từ do kế toán lơng chuyển,kế toán phản ánh vào sổ do mìnhphụ trách

Cuối cùng, kế toán tiền lơng cộng sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tiềnlơng và các khoản trích theo lơng, các kế toán phần hành tiền mặt,tiền gửingân hàng các phần có liên quan khác cộng các nhật ký chứng từ của mình

so sánh số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết tiền lơng và các nhật ký chứng từ

và chuyển cho kế toán tổng hợp để phản ánh vào sổ cái