Quản lý bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà Hải An

Nội dung Text: Tiểu luận: Quản lý bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà Hải An TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Đề tài: QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HẢI AN Giảng viên: Th.S Nguyễn Văn Năm Thành viên: Võ Phước Quý Trần Hữu Quy Nguyễn Thị Khánh Quỳnh Nguyễn Trần Sang Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thành Tài Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010Lời mở đầu Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ. Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn là điều tất yếu và là xu thế của thời đại. Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện nay dù lớn hay nhỏ đều đã áp dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý của mình. Tuỳ chức năng của mình mà mỗi doanh nghiệp có hệ thống quản lý thông tin khác nhau tuy nhiên những hệ thống này đều có những vai trò nhất định, đó là giúp doanh nghiệp (nhà quản lý) lập kế hoạch để đạt mục tiêu, thực hiện kế hoạch đã đề ra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Vì khả năng có hạn nên trong bài tiểu luận này, chúng tôi chỉ khảo sát hệ thống quản lý thông tin trong việc bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà (CPSXTMDVPTN) Hải An để làm rõ vấn đề trên.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

*****

Đề tài:

QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HẢI AN

Giảng viên: Th.S Nguyễn Văn Năm Thành viên: Võ Phước Quý

Trần Hữu Quy Nguyễn Thị Khánh Quỳnh Nguyễn Trần Sang

Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thành Tài

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010

Lời mở đầu

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn là điều tất yếu và là xu thế của thời đại

Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời

sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp

Các doanh nghiệp hiện nay dù lớn hay nhỏ đều đã áp dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý của mình Tuỳ chức năng của mình mà mỗi doanh nghiệp có hệ thống quản lý thông tin khác nhau tuy nhiên những hệ thống này đều

có những vai trò nhất định, đó là giúp doanh nghiệp (nhà quản lý) lập kế hoạch để đạt mục tiêu, thực hiện kế hoạch đã đề ra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Vì khả năng có hạn nên trong bài tiểu luận này, chúng tôi chỉ khảo sát hệ thống quản lý thông tin trong việc bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà (CPSXTMDV&PTN) Hải An để làm rõ vấn đề trên

Chương I:

Sơ lược lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý doanh

nghiệp

1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống gồm các thiết bị (phần cứng, phần mềm, …), con người (người có chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản

lý, …), dữ liệu, thông tin và các quy trình, tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định

Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin giúp nhà quản lý ra quyết định

Để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực vì nhà quản lý là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin đạt được mục tiêu mà nhà quản lý đề ra

2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp

Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý một cách hiệu quả

Trong giai đoạn lập kế hoạch: đây là quá trình xác lập mục tiêu, xác định các nguồn lực và cách thức đạt được các mục tiêu đó Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được Hệ thống thông tin quản lý có thể giúp lập kế hoạch tối ưu để đạt được các mục tiêu

Trong quá trình tổ chức: đây là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu đề ra Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm người và thiết lập một tiến độ chung nhằm đạt kết quả tốt nhất

Trong quá trình kiểm soát: đây là quá trình quan s át quá trình thực hiện và

so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, có thể sửa chữa nếu cần thiết Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin từ thực tế với mục tiêu

đã đề ra từ đó phân tích độ lệch Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bản than kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa chữa, uốn nắn kịp thời

3 Các loại Hệ thống thông tin

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Trans actions proces sing system): giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi các hoạt động hàng ngày

Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management information s ystem): tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc của các đối tượng giao dịch với doanh nghiệp

Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS – Decision support system): hỗ trợ, cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề tốt nhất

Hệ thống thông tin tự động văn phòng (OAS – Office automation system): giúp tạo, lưu trữ, trình bày các hoạt động giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp và truyền thông

Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS – Excutive support system): cung cấp thông tin cho nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích cuối cùng là hoạch định và kiểm soát chiến lược

Hệ chuyên gia (ES – Expert system): là một hệ thống thông tin máy tính thực hiện vai trò của một chuyên gia

4 Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Để có thể phân tích hệ thống thông tin cần phải thu thập thông tin cho quá trình phân tích sau đó mô hình hoá hệ thống thông tin dưới dạng các sơ đồ như sơ

đồ chức năng, sơ đồ dòng dữ liệu …

Chúng tôi không đề cập đến lý thuyết ở phần này mà sẽ đi sâu vào phân tích các sơ đồ khi áp dụng trực tiếp vào công ty CPSXTMDV&PTN Hải An ở chương III Sau khi đã phân tích hệ thống thông tin một cách đầy đủ sẽ thiết kế

hệ thống thông tin quản lý

Chương II:

Tổng quan về công ty phát triển nhà đất Hải An

1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty Hải An:

Trong những năm gần đây thu nhập của người dân tăng, số lượng người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngày càng nhiều, đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh – trung tâm kinh tế, văn hóa của cả nước Do đó nhu cầu về nhà ở, văn phòng cho thuê tăng cao làm cho thị trường địa ốc ở thành phố Hồ Chí Minh ngày càng sôi động và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực địa ốc hứa hẹn sẽ đem lại nhiều thành công cho các công ty

Nhận thấy tình hình thực tế và xu hướng phát triển này, năm 2001 ông Nguyễn Hải An cùng với những người bạn đã thành lập công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Dịch vụ Phát triển nhà Hải An

Công ty CPSXTMDV&PTN Hải An có tên viết tắt là Hải An Corp

Trụ sở giao dịch: 170 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh

Hình thức sở hữu vốn: vốn góp cổ phần

Vốn điều lệ: 90.000.000.000 đồng

Ngành nghề kinh doanh: May công nghiệp, xây dựng, kinh doanh nhà ở, cho thuê nhà, dịch vụ mua bán nhà đất, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, kinh doanh khách s ạn, nhà hàng, trang trí nội thất …

Người đại diện: ông Nguyễn Hải An – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty

2 Tổ chức quản lý của CPSXTMDV&PTN Hải An

2.1 Tổ chức quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, hai Phó tổng giám đốc, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Hành chính - Nhân sự, phòng

Kỹ thuật – Dự án

Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

- Là những người có quyết định sau cùng cho việc lựa chọn các phương án

hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất

- Bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc

- Đặt ra các chỉ tiêu mà công ty phải đạt được trong từng thời điểm

Hội đồng quản trị

Phó Tổng giám đốc 2

Phòng Kế tóan

Phòng

Hành chính –

Nhân sự

Phó Tổng giám đốc 1

Tổng giám đốc

Phòng Kỹ thuật – Dự

án

Phòng Kinh doanh

- Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua khi có trên 50% số phiếu biểu quyết của các thành viên trong Hội đồng quản trị

- Xét duyệt chính sách, nội quy, quy định của công ty

- Thành viên Hội dồng quản trị bao gồm:

 Nguyễn Hải An : Chủ tịch Hội đồng quản trị

 Nguyễn Viết Tuấn : Thành viên

tổ chức, cá nhân, đại diện công ty ký kết các văn bản, hợp đồng

- Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của công ty

- Quản lý toàn bộ công ty và các phòng ban

- Trong phạm vi quyền hạn được quy định Tổng giám đốc có thể quyết định một số vấn đề mà không cần tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị

Phó Tổng giám đốc 1

- Giúp Tổng giám đốc quản lý mảng kinh doanh

- Tìm kiếm các đối tác hợp tác kinh doanh, thay mặt Tổng giám đốc tiếp các khách hàng

- Lo các thủ tục cho các công trình, tiến hành các thủ tục vay vốn

Phó Tổng giám đốc 2

- Giúp Tổng giám đốc quản lý công ty về việc thực hiện, quản lý các công trình, dự án, thời gian, tiến độ thực hiện các công trình, dự án

- Bàn bạc với các đối tác về phương hướng thực hiện công trình, những thay đổi của công trình… theo sự đồng ý của Hội đồng quản trị

- Xét duyệt và quản lý một số nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn, đàm phán với các đối tác trước khi Tổng giám đốc ký hợp đồng

Phòng Hành chính – Nhân sự

- Quản lý việc soạn thảo các văn bản, thủ tục hành chính cho công ty, lưu trữ

hồ s ơ tài liệu đúng chế độ quy định

- Tổ chức việc tuyển chọn nhân viên, soạn thảo nội quy lao động

- Có chức năng giúp giám đốc tổ chức cán bộ - tiền lương, thực hiện mọi chính sách của nhà nước và nghĩa vụ đối với cán bộ công nhân viên

- Đề xuất, bổ sung, hòan thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, đảm bảo thực hiện đường lối chủ trương chính sách và các quyết định về mọi mặt của công ty theo đúng luật định

- Theo dõi từng nhân viên để có những đề xuất, chính s ách hợp lý

- Xây dựng hệ thống bảng lương, đăng ký lao động cho các cán bộ công nhân viên công ty

- Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ nhân viên công ty

Phòng Kỹ thuật – Dự án:

- Quản lý về việc thiết kế, lập kế hoạch xây dựng công trình

- Giám sát về thời gian, tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời gian, chất lượng…

- Lập dự án, liên hệ với các bên có liên quan và cơ quan nhà nước để có được những thông tin cần thiết cho dự án cũng như hòan thành các thủ tục cần thiết khác cho dự án

Phòng Kế toán:

- Thu thập, xử lý các chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hữu ích cho các nhà quản

lý

- Thiết lập hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo

- Theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, nợ phải trả, phải thu…

- Khai báo, nộp báo cáo thuế cho nhà nước đúng thời hạn và đầy đủ

- Cung cấp các bảng báo cáo kế toán, các số liệu cho nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu

3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động:

Sau thời gian dài chuẩn bị về văn phòng, thuê mướn cán bộ nhân viên, mua sắm thiết bị, máy móc… đến ngày 17/09/2001 công ty đã chính thức đi vào hoạt động

Lĩnh vực hoạt động của công ty đa dạng, bao gồm may công nghiệp, địa ốc,

du lịch khách sạn Tuy nhiên hiện nay công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực địa ốc, cụ thể là xây, cho thuê và bán căn hộ

4 Tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty không có đủ các máy móc thiết bị để tiến hành xây dựng nên Công

ty chỉ là chủ đầu tư, trực tiếp ký hợp đồng với một số công ty khác như công ty Sơn Hải, công ty Phan Vũ… để thực hiện các công trình

Do đặc thù của ngành địa ốc là thời gian tạo ra sản phẩm kéo dài nên ngay khi dự án được chấp thuận và tiến hành xây dựng, Công ty sẽ bán quyền được mua căn hộ hay nhận tiền đặt cọc trước của người mua hay các nhà đầu tư để thu hồi một phần vốn ban đầu cũng như có đủ vốn để tiến hành dự án

Khi việc xây dựng hoàn thành, Công ty sẽ giao nhà và xuất hoá đơn, các chứng từ chứng nhận quyền s ở hữu Hiện tại khi nhận tiền của người mua công ty chỉ lập phiếu thu và theo dõi công nợ

Công ty chủ trương thực hiện đúng các chính sách, pháp luật của nhà nước Các khoản thanh toán với số tiền lớn sẽ được Công ty thanh toán thông qua ngân hàng

Chương III:

Hệ thống thông ti n trong quản lý bán hàng và thu nợ tại

công ty phát triển nhà đất Hải An

1 Số liệu cụ thể

Chúng tôi xin đưa ra các số liệu của công ty dưới dạng màn hình, từ đó phân tích, mô hình hoá dưới dạng sơ đồ để thấy rõ hệ thống thông tin trong quản

lý bán hàng và thu nợ tại công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

(Những màn hình số liệu này được đặt ở cuối bài tiểu luận)

2 Mô hình hoá các thông tin, số liệu dưới dạng sơ đồ

2.1 Sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

Sơ đồ này được sử dụng nhằm mục đích xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng của hệ thống bán hàng và quản lý công nợ của công ty

Sơ đồ này nhằm xác định giới hạn của các chức năng Đây thực chất là một quá trình phân tán theo trình tự từ trên xuống dưới

Cụ thể: từ chức năng trên cùng là QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ CÔNG TY được phân tán thành hai chức năng nhỏ hơn là QUẢN LÝ BÁN HÀNG và THU NỢ Từ hai chức năng này lại phân tán thành nhiều chức năng nhỏ hơn khác

Việc phân cấp sơ đồ chức năng như dưới đây nhằm giúp nhà quản lý có thể

đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết từ đó lập kế hoạch phân công phụ trách và thực hiện chi tiết từng công việc cụ thể, không trùng lắp, nhầm lẫn

QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CÔNG

NỢ CÔNG TY

QUẢN LÝ CÔNG NỢ BÁN HÀNG

Mô tả sơ đồ sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An:

Bộ phận bán hàng và thu hồi công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

được chia thành hai bộ phận nhỏ s au:

1.Bộ phận bán hàng thực hiện các chức năng:

1.1 Tiếp thị sản phẩm công ty đang có thông qua các phương tiện thông tin đại chúng đến các khách hàng tiềm năng

1.2 Bán hàng theo đơn thực hiện quá trình:

1.2.1 Tiếp nhận đơn mua hàng của khách theo mẫu của công ty

1.2.2 Xử lý đơn theo yêu cầu

1.2.3 Kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng

1.3 Báo cáo quá trình hoạt động bán hàng đến bộ phận quản lý

2 Bộ phận thu hồi công nợ:

2.1 Cập nhật phiếu thu chi:

2.2 Cập nhật danh mục khách hàng

2.3 Báo cáo công nợ

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thu công nợ của công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

Sơ đồ này được thiết lập nhằm cung cấp thông tin thực hiện các chức năng

và hoàn thiện các chức năng đó

Đây là sơ đồ cho phép diễn đạt tài liệu phân tích hệ thống thông tin một cách đầy đủ, xúc tích và ngắn gọn, giúp cho nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể

về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống này

Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát quá trình bán chịu và thu công nợ khách hàng công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

Lập hoá đơn theo dõi công nợ 3.0

Lập báo cáo

Khách hàng Đặt hàng 1.0

Thu tiền 4.0 Ngân hàng

Giao hàng 2.0

Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết quá trình bán chịu và thu công nợ khách hàng công ty CPSXTMDV&PTN Hải An

:

Mô tả quá trình bán chịu và thu công nợ:

Theo dõi công

Lập phiếu

chuyển tiền

4.4

Lập hoá đơn 3.1

Thu công

nợ, lập phiếu thu 4.1

Đối chiếu giao hàng 2.2

Xác nhận giao hàng 2.3

Sổ quỹ

Đối chiếu với số tiền thực nhận 4.3

Phiếu thu

Theo dõi DS bán 3.3

Khách

hàng

Ký HĐ hoặc từ chối 1.4

Cập nhật phiếu XK2.1

Kiểm tra HTK

Kiểm tra công nợ 1.2

Cập nhật DMKH 1.3

HTK, KH

Phiếu xuất kho, thẻ kho