Tổ chức Kế toán bán hàng & xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế & Chuyển Giao Công Nghệ

Tổ chức Kế toán bán hàng & xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế & Chuyển Giao Công Nghệ

Lời Mở Đầu

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường đầy những biến động Các chiến lược kinh doanh, thời cơ và cơ hội chính là những yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp

Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế mới,mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một chiến lươc kinh doanh phù hợp với yêu cầu khắc nghiệt của thị trường mà khâu vô cùng quan trọng đó là tiêu thụ sản phẩm Đây

là khâu cuối cùng, trực tiếp quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Hạch toán chính xác việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là

cơ sở để doanh nghiệp tìm ra lời giải cho bài toán lựa chọn giá cả, số lượng hàng bán và phương thức tiêu thụ hiệu quả nhất Do tính chất dặc trưng của khâu tiêu thụ là không tuân theo một quy trình nhất định mà diễn ra rất phong phú, đa dạng nên các nhà quản lý cần linh động, biết tận dụng tôi đa mọi lợi thế và khắc phục những hạn chế của doanh nghiệp

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.Trong thời gian thưc tập tại công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu

Tư Hợp Tác Kinh Tế và Chuyển Giao Công Nghệ - 68 Lê Văn Hưu – Hà Nội (IET.Co.,LTD) , được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của công ty em

đã chọn đề tài :

“Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ”

Kết cấu bài viết của em gồm 3 phần :

Phần I : Khái quát chung về Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh

Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ (IET Co.,LTD ).

Phần II : Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại

Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ (IET Co.,LTD ).

Phần III: Nhận xét và đánh giá chung quy mô hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư, Hợp Tác Kinh Tế và chuyển giao công nghệ (IET Co.,LTD)

Phần I kháI quát chung về công ty TNHH Hỗ trợ đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ ( IET

Co , LTD )

1 Quá trình hình thành:

- Công ty TNHH Hỗ trợ Đầu t Hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ

đợc thành lập vào tháng 10 năm 2000

- Khi mới thành lập, công ty lúc đó chỉ là Trung tâm Hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ, thuộc Quản lý Khoa học, Bộ Khoa học Công Nghệ

- Tháng 10 năm 2002 ,Trung Tâm Hợp tác kinh tế và chuyển giao Công nghệ tham gia ra thành viên của phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam

- Trụ sở chính của công ty đặt tại 68 Lê Văn Hu, Hà Nội Trong từng giai

đoạn phát triển, công ty thành lập các chi nhánh trực thuộc, các văn phòng đại diện trong nớc và nớc ngoài

- Tên công ty : Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu T Hợp Tác Kinh Tế và Chuyển Giao Công Nghệ ( IET Co., LTD )

- Trụ sở chính : Số 68 Lê Văn Hu , Quận Hai Bà Trng , Hà Nội

- Điện thoại : 04 9454171 /9454181

- Fax : 04 9454191

- Email : ietvietnam@hn.vnn.vn

- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh :

- Địa chỉ : Số 10 Nguyễn Cảnh Chân , Quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh

- Điện thoại : 08 8373303

- Fax : 08 8373305

- Văn phòng đại diện tại Đức :

- Địa chỉ : No ABC- GMBH

D – 31162 BAD – SALZDETPURTH Germany

- Điện thoại : 49506390710

* Công ty Hỗ trợ và đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ (IET.Co LTD ) là một công ty trực thuộc Hội kinh tế Việt Nam

* Quyết định thành lập công ty số 0102006597 ngaỳ 28 tháng 10 năm

2002 do Sở Kế Hoạch và Đầu T Thành phố Hà Nội cấp

* Giấy phép hoạt động Hỗ trợ Đầu t nớc ngoài số 07/ BAH – CCHN ngày 24/ 11/2002 do Sở Kế hoạch và Đầu t cấp

* Giấy phép hoạt động sở hửu công nghiệp số 112/ QĐ -PCQL ngày 01/ 01/2003 do cục Sở hữu Công nghiệp – Bộ Khoa học Công nghệ cấp

- Vốn kinh doanh : Vốn cố định : 7.000.000.000

Vốn lu động : 3.000.000.000

- Hình thức hoạt động : Công ty TNHH

Lĩnh vực hoạt động của Công ty IET là Hỗ trợ Đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao Công nghệ , khoa học kỹ thuật, sở hữu công nghiệp , đầu t và quản trị kinh doanh cho các tổ chức trong nớc và nớc ngoài

2 Quá trình phát triển :

- Sau vài năm, kể từ ngày thành lập Mô hình hoạt động kinh doanh của công ty ngày đợc mở rộng và phát triển mạnh Do vậy , tháng 10 năm 2002 Trung Tâm đợc chuyển thành tên công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu T Hợp Tác Kinh

Tế và Chuyển giao Công nghệ ( IET Co LTD ), trực thuộc hội kinh tế Việt Nam

- Trải qua hơn 3 năm xây dựng và trởng thành , cũng là hơn 3 năm học hỏi và chịu sự thử thách của kinh tế thị trờng, giờ đây công ty IET với sự lãnh

đạo thống nhất, năng động của bộ máy quản lý Công ty, công ty đã dần ổn định

tổ chức, đứng vững về mọi mặt kinh doanh quản lý kinh tế

Hiện nay, trong cơ chế hoạch toán kinh doanh của nền kinh tế thị tr

-ờng , mục tiêu chiến lợc của Công ty là “ Lấy chất lợng sản phẩm làm yếu tố

hàng đầu ’’ tạo niềm tin khi khách hàng đến với công ty

- Bằng kiến thức, kỷ năng va kinh nghiệm phong phú của mình , IET luôn luôn hoạt động với phơng châm :

+ Hiểu rõ mong muốn và hoàn cảnh của khách hàng trớc khi tiến hành cung ứng các dịch vụ

+ Giúp khách hàng làm các việc đúng ngay từ đầu, trớc khi làm đúng các việc

+ Huy động mọi nguồn lực có thể có để phục vụ khách hàng một cách thông minh , tận tình, trung thực

+ Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn kinh doanh có hiệu quả , đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng không những về chỉ tiêu số lợng mà cả về chất lợng sản phẩm của mình đối với khách hàng

+ Công ty không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh cả về chiều rộng và chiều sâu, đầu t mua sắm máy móc thiết bị , nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên trong công ty, nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lợng sảm phẩm

3 Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty :

3.1 T vấn , hỗ trợ về chuyển giao công nghệ:

* Đánh giá công nghệ, lựa chọn công nghệ và phơng thức chuyển giao công nghệ thích hợp (chú trọng công nghệ chế biến ,các lĩnh vực công nghệ cao)

* Lợng định công nghệ giá trị, xác định phơng thức, điều kiện thanh toán phí chuyển giao công nghệ

* Đàm phán, soạn thảo hợp đồng chuyển giao công nghệ

* Giám sát quá trình chuyển giao công nghệ

3.2 T vấn ,hỗ trợ về đầu t và phát triển :

* Nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu cơ hội đầu t, nghiên cứu xác định mục tiêu tài trợ

* Đánh giá, lựa chọn đối tác đầu t,đối tác thơng mại

* Nghiên cứu tiền khả thi, thẩm định tính khả thi của dự án ( u tiên công nghiệp và phát triển hạ tầng ), phân tích rủi ro

* Dàn xếp chính, lựa chọn nguồn tài trợ thích hợp

* Hỗ trợ đàm phán, soạn thảo hợp đồng liên doanh, điều lệ công ty liên doanh, công ty 100% vốn nớc ngoài, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn Lập hồ sơ xin cấp giấy phép đầu t ( trong nớc, nớc ngoài ), giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

* Soạn thảo các chơng trình, các dự án tài trợ có mục đích nhân đạo hoặc phát triển cộng đồng ( tạo việc làm, cải thiện điều kiện y tế giáo dục ….).)

* Đánh giá tác động môi trờng của dự án, lựa chọn phơng án bảo vệ, cải thiện môi trờng

3.3T vấn về đấu thầu theo thông lệ quốc tế:

* Đấu thầu xây dựng

* Đấu thầu mua sắm trang thiết bị

* Đấu thầu về tổ chức triển lãm

3.4 Tổ chức và đại diện pháp lý về sở hữu công nghiệp :

* Lập hồ sơ đăng ký các đối tợng sáng chế ,giải pháp hữu ích, nhãn hiệu hàng hoá ,nhãn hiệu hàng hoá, kiểu dáng công nghiệp và quyền tác giả

* Tra cứu các đối tợng sở hữu công nghiệp

* Đại diện pháp luật trong việc xử lý các tranh chấp về quyền sở hữu công nghiệp và độc quyền về thiết bị công nghệ

* Hỗ trợ đàm phán, soạn thảo kiểm tra hợp đồng chuyển nhợng, quyền sở hữu công nghệ, hợp đồng góp vốn liên doanh bằng quyền sử hữu công nghiệp

3.5 Đào tạo :

* Hớng dẫn kỷ năng về thực hành và Đầu t Chuyển giao Công nghệ , bảo vệ quyền và phát triển quyền sở hữu công nghiệp

* Quản trị dự án , quản trị Marketing.Quản trị nhân sự, đấu thầu theo thông lệ quốc tế

3.6 Cung cấp thông tin :

 Hệ thống hoá, cập nhật xử lý và cung cấp thông tin về các điều luật liên quan

đến đầu t phát triển và thơng mại

 Tình hình tự nhiên, kinh tế, xã hội liên quan đến đầu t phát triển và thơng mại

 Cung, cầu cạnh tranh và chính sách của Chính phủ trong một số ngành công nghiệp, dịch vụ

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty IET

* Cơ cấu tổ chức của công ty đợc chia thành 4 phòng ban , và 2 văn phòng

đại diện tại TPHCM và Đức dới sự lãnh đạo của Giám đốc

* Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm chung cho mọi ngời hoạt động kinh doanh, Giám đốc cùng với các phòng ban phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng với nhau

*Tuy nhiên mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ riêng nhng liên hệ mật thiết với nhau trong phạm vi chức năng quyền hạn của bộ phận mình

Văn phòng

đại diện tại TPHCM

Văn phòng

đại diện tại Đức

Ban sở hữu công nghiệp

Ban tài chính kế toán

Ban thông tin

t liệu

Phòng

nghiên

cứu dự

án

Phòng

marketi

ng

Phòng phân tích

đầu t

Phòng sáng chế

Phòng nhãn hàng

Phòng

th viện

Phòng thông tin kinh tế

Ban

nghiên

cứu và

dự án

5 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty IET Co , LTD 3 năm gần đây : 2003-2004-2005.

Đơn vị tính : triệu đồng

2004/2003

So sánh 2005/2004 +(-) Tr.đ +(-) +(-) Tr.đ +(-)

1 Tổng doanh

thu

5.936.752 4.500.372 5.372.80

0

- 1.436.380 - 24.2 872.428 19.39

2 doanh thu

thuần

5.699.281 4.275.353 5.276.39

2

- 1.423.928 -24.1 1001.039 23.41

3 Giá thành 5.471.762 3.988.353 4.973.93

5

-1.483.409 -27.11 985.582 24.71

5 Nộp ngân

sách

6 Thu nhập

bình quân ng/

tháng

PHầN II thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty tnhh hỗ trợ đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ (iet

co.,ltd)

I Tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành kế toán :

Sơ đồ bộ máy kế toán và các phần hành kế toán

+ Kế toán trởng : Là ngời đứng đầu phòng tổ chức kế toán, có trách nhiệm

tổ chức bộ máy kế toán, hớng dẫn, chỉ đạo, nghi chép sổ sách,báo cáo kế toán,

do các kế toán khác thực hiện, kế toán trởng có quyền tham gia với các bộ phận

có liên quan lập quyết toán tài chính

+ Kế toán tổng hợp : Lập báo cáo tài chính sản xuất kinh doanh của công ty + Kế toán vật t : Hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho tại công ty, tiến hành đối chiếu, kiểm tra thẻ kho, sổ sách với tình hình tồn kho thực tế tại kho + Thủ kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phán ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho đợc mỡ cho từng danh điểm vật liệu

+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại công ty, trên cơ sở chứng từ thu, chi, kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ Cuối ngày đối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán

1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán :

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ nghi sổ

2 Tổ chức hạch toán chứng từ và luân chuyển chứng từ của công ty :

Chứng từ gốc

Sổ ,thẻ kế

Kế toán tr ởng

vật t

Kế toán tổng hợp

 Ghi hàng ngày :

 Ghi cuối tháng :

 Đối chiếu kiểm tra :

II Kế toán tiêu thụ hàng hoá ở công ty IET

Việc tiêu thụ của Công ty IET chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau

Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít Đó

là điều tất nhiên

 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn

Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty Qua việc trao đổi

về nhu cầu mua bán của hai bên Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán), căn

cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám Đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá

đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :

Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày

Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn

vị mua

Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán

Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ đăng

ký chứng

từ ghi

tổng hợp chi tiết

Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT

đến cho phòng kế toán Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán

ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính Kế toán tiêu thụ sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lơng và giá trị

Ví dụ:

Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2006

Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ cha thuế (thuế VAT 10%)

Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty IET theo hình thức tiền mặt Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá

đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:

Nợ TK 632: 46 227 615đ

Có Tk 156: 46 227 615đ

Đồng thời ghi:

Nợ TK 131: 62 586 000đ

Có TK 511: 56 896 364đ

Có TK 33311: 5 689 636đ

Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho ngời bán” Do đó tất cả các nghiệp

vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131 Theo ví dụ trên

Cũng trong ngày 5/1/2006 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2006, kế toán công nợ ghi định khoản:

Nợ TK 1111: 62 586 000đ

ãKế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán lẻ