Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoá Minh Khai

Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoá Minh Khai

Mục lục Lời mở đầu

Chơng I : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

I Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

sản xuất ………1

1 Khái niệm ……… 1

2 Đặc điểm của nguyên vật liệu……… 1

3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu……….1

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu …… ……… 2

1 Phân loại nguyên vật liệu……….2

2 Đánh giá nguyên vật liệu……….3

III Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ………7

1 Chứng từ kế toán sử dụng………7

2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết……….7

IV Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu……… 10

1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên……… 10

2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ………11

Chơng II : Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai I Khái quát chung về công ty cổ phần khoá Minh Khai……… 13

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần khoá Minh Khai…….13

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng của các phòng ban……… 15

3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty cổ phần khoá Minh Khai……….16

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ……….17

5 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty cổ phần khoá Minh Khai……… 19

II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh

1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu……… 19

3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai……… 24

Chơng III : Một số phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

I Những nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khóa Minh

1 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ

2 Một số biện pháp quản lý nguyên vật liệu tiết kiệm hiệu quả……… 33

Kết luận

Mở đầu

Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chính rất quan trọng Kế toán không chỉ cung cấp thông tin số liệu mà còn phân tích, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế tài chính cho đơn vị Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang phát triển nh hiện nay thì các doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội phát triển không chỉ trong nớc mà còn có điều kiện vơn sang thị trờng nớc ngoài Tuy nhiên để có những cơ hội đó thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải vợt qua hàng loạt những thách thức khó khăn do xu thế này tạo ra Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trờng Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì điều này đ-

ợc thể hiện thông qua chất lợng và giá cả sản phẩm Để làm đợc nh vậy thì công tác quản lý nguyên vật liệu trở thành 1 trong những khâu quan trọng nhất nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất nhng vẫn đảm bảo đợc chất lợng đầu ra của sản phẩm Đối với công ty cổ phần khoá Minh Khai, một công ty cơ khí với tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm tới trên 70% thì điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần khoá Minh Khai, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Đỗ Thị Phơng và các cô chú trong phòng tài vụ của công ty đã giúp em tìm hiểu thêm về công tác kế toán nguyên vật liệu tại đây Từ đó em đã chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai” Bài luận văn của em gồm ba phần chính :

Chơng I : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Chơng II : Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần

khoá Minh Khai

Chơng III : Một số phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

Do những hiểu biết còn bị hạn chế nên bài luận văn của em không thể tránh khỏi những sai sót Kính mong thầy cô bổ sung và giúp đỡ để đề tài của em đợc hoàn

2 Đặc điểm của nguyên vật liệu

− Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu không giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu

− Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh

− Giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệm vụ sau:

− Thứ nhất: Thực hiện việc phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

− Thứ hai: Tổ chức chứng từ kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biế động tăng, giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định giá trị vốn hàng bán

− Thứ ba: Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch về dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh

V Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau Mỗi loại NVL lại có vai trò, công dụng tính chất lý, hoá học khác nhau Do đó, việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết NVL phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp

• Thứ nhất : Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì

NVL đợc chia thành các loại sau :

− NVL chính: Là đối tợng lao động tạo nên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng NVL chính không giống nhau Trong doanh nghiệp cơ khí NVL chính là: sắt, thép : doanh nghiệp sản xuất đ… ờng có nguyên liệu, vật liệu chính là: cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo NVL chính là đờng, nha, bột Có…thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên liệu cho doanh nghiệp khác Đối…với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục gia công chế biến cũng đợc coi

là NVL chính, ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải

− Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ, dụng

cụ hoạt động đợc bình thờng nh: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, giẻ lau, xà phòng,…

− Nhiên liệu : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí ga,…

− Phụ tùng thay thế : Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải,…

− Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho các công tác xây dựng cơ bản

− Vật liệu khác : Là những loại vật liệu cha đợc sắp xếp vào các loại trên thờng là những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.

• Thứ hai : Căn cứ vào nguồn hình thành: NLV đợc chia thành hai nguồn:

− NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng…

− NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất Ví dụ: doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp NVL cho bọ phận chế biến

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mau và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho

• Thứ ba : Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL có thể chia NVL thành:

− Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

+ NVL dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

− Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

+ Nhợng bán

+ Đem góp vốn liên doanh

+ Đem quyền tặng

Cách phân loại này cho biết mục đích sử dụng nguyên vật liệu là gì, vì vậy

đây là cơ sở để hạch toán nguyên vật liệu theo nơi sử dụng

2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định

a Giá thực tế nhập kho

Trong các doanh nghiệp, vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực

tế của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định cụ thể nh sau :

− Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá

đơn cộng với các chi phí thu mua trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có)

− Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến

− Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng với số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến

− Trờng hợp đơn vị khác nhận góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực

tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

− Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính

b Giá thực tế xuất kho

Vật liệu đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu,

đối tợng sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán Để tính trị giá thực

tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng 1 trong các trờng hợp sau :

− Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ

Theo phơng pháp này thì giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế của nguyên vật liệu tồn

đầu kỳ

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ

− Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền

Theo phơng pháp này thì giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cũng đợc căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính Cụ thể:Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

− Tính theo giá thực tế nhập tr ớc xuất tr ớc

Theo phơng pháp này trớc hết ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc.Sau đó căn cứ vào

số lợng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại đợc tính theo

đơn giá thực tế của lần nhập tiếp sau Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng

− Tính theo giá thực tế nhập sau xuất tr ớc

Theo phơng pháp này cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trớc đó Nh vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của nguyên vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ

− Tính theo giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho

c Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại nguyên vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá của nguyên vật liệu hàng ngày rất khó khăn ngay cả trong trờng hợp có thể xác định đợc hàng ngày

đối với từng lần, đợt nhập nhng quá tốn kém nhiều chi phí, không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày Giá hạch toán là loại giá ổn định đợc sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của nguyên vật liệu Nh vậy hàng ngày dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ phải

điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc tiến hành nh sau :

Trớc hết, xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu:

Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ

Sau đó tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá:

Trị giá thực tế vật liệu

xuất dùng trong kỳ (ZTTXK) =

Trị giá vật liệu xuất kho (GHTXK) x Hệ số giá (H)

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý cỉa doanh nghiệp mà trong các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho mà đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại nguyên vật liệu

Từng cách đánh giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với nguyên vật liệu có nội dung u, nhợc điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Do vậy, doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý, cũng nh điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phơng pháp áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp

VI Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

− Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

− Hoá đơn cớc vận chuyển

Đối với các chứng từ này đòi hỏi phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Mọi chứng từ đều phải đợc tở chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trởng quy định

4 Các phơng pháp hạch toán chi tiết

a Phơng pháp ghi thẻ song song

− ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL theo chỉ số lợng Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật t, thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng vật t cho phòng kế toán

− ở phòng kế toán : kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật t theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị Kế toán khi nhận

đợc chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm

− u điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

− Nhợc điểm : việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép còn nhiều

− Phạm vi áp dụng : phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng

loại vật t, việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên

b Phơng pháp đối chiếu luân chuyển

− ở kho : Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống

nh phơng pháp thẻ song song

− ở phòng kế toán : kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho từng thứ vật t từng kho dùng cho cả năm, nhng mỗi tháng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập (xuất) trên cơ sở các chứng từ nhập (xuất) định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

− u điểm : khối lợng ghi chép kế toán đợc giảm bớt do chi ghi 1 lần vào cuối tháng

− Nhợc điểm : Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra

− Phạm vi áp dụng : thích hợp trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập-xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

c Phơng pháp ghi sổ số d

− ở kho : thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho,

nh-ng cuối thánh-ng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sanh-ng sổ số d vào cột số lợnh-ng

− ở phòng kế toán : kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng kuỹ kế nhập, xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhập sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính

ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số d Việc kiểm tra đối chiếu đợc căn

cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn và số liệu

− Phạm vi áp dụng : thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ xuất, nhập) nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, công

cụ, dụng cụ và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

VII Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kê toán ở dạng tổng quát Nguyên vật liệu của doanh nghiệp thuộc nhóm hàng tồn kho Theo chế độ kế toán hiện hành doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ

1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên

a Đặc điểm của phơng pháp

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật

t trên các tài khoản hàng tồn kho

Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phong pháp đã trình bày ở phần trên

Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợc xác định tại thời

điểm bất kỳ nào trong kỳ kết toán

b Các tài khoản sử dụng:

− TK 152 – Nguyên liệu vật liệu : dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến

động của nguyên vật liệu

Số d Nợ : phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

TK 152 đợc mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 nh sau :

ng cha nhập kho và tình hình hàng mua đang đi đờng đã về doanh nghiệp

− TK 131 – Phải trả ngời bán : dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán về các khoản vật t theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

− TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ : dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra

đuợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản có liên quan nh : TK 111,

TK 112, TK 331, TK 612, TK 641, TK 627, TK 642,…

c Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (phụ lục 1)

2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ

a Đặc điểm của phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép 1 cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho và tồn kho cua vật t trên các tài khoản hàng tồn kho (TK 152) Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật

t tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá nhập kho, xuất kho hàng ngày đợc phản ánh theo dõi trên tài khoản hàng tồn kho, xuất kho hàng ngày đợc phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”.

Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căc cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức :

Số lợng hàng xuất kho = Số lợng hàng

Số lợng hàng nhập trong kỳ -

Số lợng hàng tồn cuối kỳ

Sau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phơng pháp xác định trị giá vốn hàng đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

b Các tài khoản sử dụng:

− Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu : dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

− Tài khoản 611 – Mua hàng (chi tiết TK 6111 – mua NVL) : dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tăng, giảm trong kỳ

Ngoài ra, để phản ánh từng nghiệp vụ xuất nhập NVL kế toán còn sử dụng một

số tài khoản nh trong phơng pháp kê khai thờng xuyên: TK 111, 112, 128, 222, 142,

242, 641, 642…

c Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu (Phụ lục 2)

Chơng II : Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên

vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

II Khái quát chung về công ty cổ phần khoá Minh Khai.

6 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần khoá Minh Khai

Công ty khoá Minh Khai đợc thành lập theo quyết định số 562/BKT ngày 5/5/1972 với tên gọi ban đầu là nhà máy khoá Minh Khai Cuối năm 1973 nhà máy mới bắt đầu sản xuất thử Đầu năm 1974 nhà máy mới chính thức đi vào sản xuất hàng loạt Ngày 5/5/1993, theo quyết định số 163A/BXD – TCLĐ của Bộ trởng Bộ xây dựng nhà máy khoá Minh Khai đợc thành lập lại vẫn với tên gọi nhà máy khoá Minh Khai nhng trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng, bộ xây dựng

Ngày 7/3/1994, thủ tớng chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc, liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng đợc tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và nhà máy khoá Minh Khai đợc đổi tên thành công ty khoá Minh Khai Công ty đợc tổ chức và hoạt động theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cơ khí xây dựng do bộ trởng bộ xây dựng phê chuẩn

Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai do Hội đồng quản trị Tổng công ty cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số 189/HĐQT ngày 17/2/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị

Đến ng y 07/11/2005 theo quyà ết định số 1524/QĐ-BXD của bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc điều chỉnh phương án cổ phần hoá v chuyà ển công ty khoá Minh Khai thuộc Tổng công ty Cơ khí xây dựng thành Công ty cổ phần khoá Minh Khai

Với hơn 35 năm xây dựng v trà ưởng th nh, công ty cổ phần khoá MinhàKhai đã bốn lần bổ sung đăng ký kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển của công

ty, kèm theo giấy phép kinh doanh số 0103015907 do Sở kế hoạch đầu tư cấp ng yà 01/01/2006

Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập là 6.600.000.000 đồng Cơ cấu vốn tuân theo :

― Giá trị cổ phần nhà nớc là 3.485.660.000 đồng, chiếm 52,81%

― Giá trị cổ phần bán ra là 3.114.340.000 đồng, chiếm 47,19%

Công ty cổ phần khoá Minh Khai l đơn vị th nh viên trực thuộc Tổng côngà à

ty cơ khí Xây dựng, thuộc sở hữu của các cổ đông, có t cách pháp nhân v con dấu,à

có t i khoản tại ngân h ng Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập Công ty đà à ợc tổ chức

v hoạt động theo luật doanh nghiệp v các văn bản pháp luật có liên quan, tự chịuà àtrách nhiệm về t i chính v kết quả sản xuất kinh doanh, cam kết thực hiện đầy đủà ànghĩa vụ của mình với nh nà ớc v với khách h ng theo hợp đồng v theo các quyà à à

định của pháp luật

Ng nh nghề sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất các loại khoáàthông dụng và cao cấp, các loại chốt, ke, bản lề, chế tạo sản xuất kinh doanh các sản phẩm khoá và tiểu ngũ kim …

Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty :

Nhìn vào những số liệu trên có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công

ty trong năm qua tăng đáng kể Đặc biệt doanh thu tăng 22,91% so với năm trớc, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 8,64% Mặc dù còn có nhiều khó khăn nhng với những số liệu khả quan ở trên có thể thấy ban lãnh đạo công ty đã có nhiều

cố gắng, nỗ lực trong chỉ đạo và sản xuất

Trong những năm gần đây, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây chuyền công nghệ Ngoài ra công ty luôn cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu ngời tiêu dùng để tung ra thị trờng những sản phẩm phù hợp Sản phẩm hiện nay của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trờng

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông, sau là hội đồng quản trị lãnh đạo công ty

Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty là Tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, gồm có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám

đốc sản xuất, phó Tổng giám đốc kỹ thuật, Phó Tổng giám đốc sản xuất, Phó tổng giám đốc TCH-KD Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty Gồm có :

― Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty

về số lợng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban, từng bộ phận sản xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên, tập hợp các định mức lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động…

― Phòng kế hoạch vật t : có nhiệm vụ nghiêm cứu thị trờng, tìm ra và phát hiện

nhu cầu, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờng nhằm cung cấp…cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định

― Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch xây dựng các định

mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, thiết kế các bản vẽ kỹ thuật tham gia sửa chữa lớn máy móc thiết bị.…

― Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lợng sản phẩm trớc khi nhập

kho thành phẩm

― Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập, xử lý và đa ra các thông tin tài chính giúp

cho việc quản lý và giám sát một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty

― Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tìm và phát hiện nhu cầu

thị trờng, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờng nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định

― Các phân xởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sản xuất

do công ty giao cho, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm vật t

Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các phân xởng,

tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xởng và các tổ trởng tổ đội trực thuộc là ngời chịu trách nhiệm chung trong hoạt động kinh doanh trong nội bộ của bộ phận mình

Nh vậy, mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng có mỗi quan hệ chặt chẽ, phối hợp với nhau dới sự điều hành của Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty : Phụ lục 3

8 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty cổ phần khoá Minh Khai

Nằm trên diện tích 17000m2 nên việc bố trí sắp xếp các phân xởng, các bộ phận sản xuất của công ty tơng đối thuận tiện cho việc vận chuyển vật t, vận chuyển thành phẩm hay bán thành phẩm giữa các tổ chức sản xuất hay các phân xởng với nhau Việc sắp xếp các bộ phận sản xuất của công ty khá hợp lý và khoa học nên việc luân chuyển giữa các phân xởng đảm bảo nhanh gọn, thuận tiện từ khâu đa nguyên liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

Để sản xuất lợng khoá nh hiện nay, ngoài việc gia công nội bộ, công ty thờng xuyên thuê gia công tại các cơ sở một số chi tiết khoá đơn giản Ngoài ra, đối với một số chi tiết cần độ chính xác cao, công ty đã liên kết với các cơ sở sản xuất có

này đã giúp công ty khắc phục đợc những hạn chế về sản xuất trong nội bộ và đã cho

ra đời nhiều loại khoá cao cấp

b Quy trình công nghệ

Sản phẩm của công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng nhng quy trình chế tạo 1 sản phẩm thờng bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công cơ khí cuối cùng là giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ (Phụ lục 4) hiện nay

công ty khoá Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xởng với chức năng, nhiệm

vụ của từng phân xởng nh sau:

Phân xởng cơ khí – cơ điện : gồm 2 bộ phận:

― Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu nh đập định hình ra các khuôn mẫu( phôi, ke, khoá), đúc tay năm nhôm, đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá…

― Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thờng xuyên, trung đại

tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện

― Phân xởng bóng mạ sơn: có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá, bản lề, chốt, cremon, …

― Phân xởng lắp ráp khoá bao gồm các tổ: lắp 1, láp 2, lắp 3, lắp 4, lắp khoá có…nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xởng khác tạp ra thành sản phẩm hoàn chỉnh

― Phân xởng kết cấu thép: Nhiệm vụ của phân xởng là sản xuất các mặt hàng kết cấu thép nh giàn giáo, cửa chớp, cửa hoa,…

9 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán của công ty có 7 ngời, đợc tổ chức theo kiểu tập trung, có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình tăng giảm tài sản cố định, vật t, các loại vốn bằng tiền và cung cấp báo cáo

kế toán kịp thời các thông tin kế toán cho lãnh đạo công ty Cụ thể, phòng tài vụ của công ty gồm :

― Kế toán trởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công

ty, đồng thời là ngời hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán cũng nh thực hiện nh thực hiện các giao dịch với bên ngoài

― Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích lập khấu hao

― Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách Nhà nớc, theo dõi các khoản phải thu, phải trả và tình hình huy động vốn của cán bộ công nhân viên

― Kế toán vật t : là ngời có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật t

― Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiểm kê toán tổng hợp : có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên

― Kế toán dự án đầu t : có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầu t hình thành, về vấn để sử dụng và quyết toán vốn đầu t, kiểm tra vịêc quản lý, sử dụng các loại vật t tài sản, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, chấp hành dự toán

― Kế toán tiền lơng : có nhiệm vụ tính lơng, tạm ứng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty : Phụ lục 5

10.Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

Kể từ quý I năm 1996, công ty bắt đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung Song do vẫn quen với cách hạch toán cũ là hình thức nhật ký chứng từ, nên sổ sách kế toán sử dụng vẫn còn các bảng kê, nhật ký chứng từ chủ yếu dùng cho việc hạch toán vật t và dùng để đối chiếu so sánh

Trình tự ghi sổ kế toán (Phụ lục 6)

― Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp

― Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12

― Kỳ lập báo cáo : Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo quý, năm

― Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

― Công ty nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ

― Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam

― Hệ thống tài khoản sử dụng, áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán…

― Công ty lập cả bốn báo cáo tài chinh (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính) theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của bộ trởng bộ tài chính

III Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

a Đặc điểm nguyên vật liệu

Là đơn vị sản xuất ra các loại cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các ngành khác nh thép cây, thép tấm với khối lợng lớn và chủng loại nhiều Tổng số danh điểm vật liệu của công ty trên 1000 loại Do đặc điểm sản phẩm của công ty có chi phí vật liệu chiếm 70% - 75%, vì vậy chỉ cần 1 thay đổi nhỏ về vật liệu cũng làm

ảnh hởng lớn đến giá thành sản phẩm Mặt khác, vật liệu đợc dùng có loại hiếm,

nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nớc cha sản xuất đợc phải nhập ngoại nh thép lá của Nga, hợp kim bi, các chi tiết khoá có loại khó bảo quản, dễ hỏng nh hoá chất, sơn, có loại dễ han gỉ nh bulông, ốc vít Do vậy việc quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đóng vai trò rất quan trọng.

b Phân loại nguyên vật liệu

Thực tế công ty khoá Minh Khai đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế, công dụng của từng thứ, nhiệm vụ đối với quá trình sản xuất sản phẩm và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Cụ thể nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

― Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu tham gia cấu tạo thực thể sản phẩm Cụ thể gồm có: thép các loại, nhôm, đồng, thân khoá, lõi khoá, bi …

― Vật liệu phụ là đối tợng lao động nhng không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhng có chức năng hoàn chỉnh sản phẩm, làm cho sản phẩm bền đẹp hơn Gồm có: dầu AC10, dầu pha sơn, dây mayso, giẻ lau, sơn các loại…

― Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất Gồm có: xăng A83, dầu Mazút, than, củi đốt……

― Vật liệu khác gồm bao bì, hộp giấy, hộp nhựa …

c Đánh giá nguyên vật liệu

• Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

― Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn GTGT thì

Giá mua = Giá cha có GTGT + CP vận chuyển (nếu có)

Nếu bên cung cấp bao thầu vận chuyển thì trong giá mua đã bao gồm chi phí vận chuyển Khi đó giá mua thực tế của vật t nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn GTGT (cha bao gồm thuế GTGT)

Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT số 002694 ngày 25/1/2007 (Phụ lục 7), mua thép cán

nguội 1.2 x 495 x 2000 với số lợng là 1157kg, đơn giá thực tế là 10.095,2đ/kg

Trị giá thực tế của thép cán nguội 1.2 x 495 x 2000 là :

― Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn thông th ờng thì

Giá mua = Giá thanh toán + CP vận chuyển (nếu có)

Ví dụ : Theo hoá đơn thông thờng số 0002689 ngày 22/1/2007, trị giá thực tế của dây

hàn CO2Ф0,8 là 20 x 19.000 + 50.000 = 430.000

Trong đó : số lợng là 20kg, đơn giá 19.000, chi phí vận chuyển là 50.000

― Nhập kho NVL từ nguồn gia công thuê ngoài chế biến thì

Trị giá NVL nhập Trị giá thực tế NVL Chi phí Chi phíkho do thuê ngo i = xuất kho thuê ngo i + thuê ngo i + vận chuyển à à à gia công gia công gia công

Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/1/2007 Xuất kho cho HTX Độc Lập

400kg nhôm để gia công tay nắm 14E Đơn giá hạch toán là 20.000đ/kg Chi phí thuê ngoài gia công là 1.000.000đ Chi phí vận chuyển là 150.000đ Hệ số giá là 0,992đ

Trị giá hạch toán NVL xuất kho thuê ngoài gia công là :

― Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến

Trị giá NVL nhập kho = Trị giá thực tế vật liệu + Chi phí

tự gia công chế biến xuất kho gia công gia công

Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 35 ngày 20/1/2007, xuất cho tổ điện 150kg đồng cây

Ф12 để tiện lõi khoá MK10S, đơn giá hạch toán là 27.500đ/kg, chi phí gia công là 350.000đ, hệ số giá là 0,992

Trị giá hạch toán NVL xuất kho cho giá công là : 150 x 27.500 = 4.125.000

Trị giá thực tế NVL xuất kho cho gia công là 4.125.000 x 0,992 = 4.092.000

Vậy trị giá thực tế số lõi khoá đã tiện nhập kho là 4.092.000 + 350.000 = 4.442.000

• Đánh giá NVL xuất kho

Công ty khoá Minh Khai đánh giá NVL xuất kho theo giá hạch toán

Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 3 ngày 2/1/2007, xuất kho sơn SealakH100 cho tổ

sơn Số lợng 50kg, đơn giá hạch toán là 36.364đ/kg

Trị giá hạch toán của sơn SealakH100 xuất kho là 50 x 36.364 = 1.818.200

Hệ số giá của NVL phụ đợc tính vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 3(phụ lục ):…

183.515.457Trị giá thực tế của sơn SealakH100 xuất kho là : 1.818.200 x 1,007 = 1.830.927

Nh vậy, đối với công tác kế toán NVL, hiện tại công ty đang sử dụng 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán Trong đó giá hạch toán đợc sử dụng để phản ánh phát sinh hàng ngày, còn giá thực tế dùng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp

2 Quy trình luân chuyển chứng từ

a Nhập kho nguyên vật liệu

− Trờng hợp nhập kho do mua ngoài : Khi vật đựơc giao đến, căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thờng, hoặc giấy đề nghị duyệt mua (trong trờng hợp cha có hoá đơn), cán bộ ở phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách của từng thứ vật t rồi viết phiếu kiểm tra KCS Nếu giá trị vật t mua về lớn hơn 5.000.000đ (theo giá mua không có trong hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t (biểu số 8) đa cho cán bộ cung tiêu.

Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật t căn cứ vào số lợng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS) Trên phiếu nhập t phải thể hiện số lợng vật liệu thực nhập, số lợng vật liệu theo chứng từ (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị duyệt mua ), đơn giá hạch toán của từng thứ NVL Ngoài ra,trên phiếu nhập vật t… phải có chữ ký của thử kho, đại diện phòng kế hoạch vật t và bên giao hàng Phiếu nhập vật t

đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký trên, trong đó:

+ Liên 1 : Lu tại phòng kế hoạch vật t

+ Liên 2 : Thủ kho lu giữ để lu vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t

+ Liên 3 : Giao cho kế toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trờng hợp mua vật t thanh toán ngay.

− Trờng hợp nhập kho nhng thanh toán chậm chi phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT

và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau khi thanh toán thì kế toán vật

t chuyển cho kế toán thanh toán Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này

− Trờng hợp nhập kho vật liệu từ nguồn tự gia công chế biến : Khi vật liệu đợc giao

đến, cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về

số lợng và quy cách vật liệu rồi viết phiếu KCS Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng thực nhập (trên KCS)

− Trờng hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến : Khi vật liệu

đợc giao đến, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT do bên gia công viết, cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lợng và quy cách vật liệu rồi viết phiếu KCS Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng thực nhập (trên phiếu KCS)

b Xuất kho nguyên vật liệu

Các tổ trởng sản xuất tại các phân xởng sau khi xác định số NVL cần thiết sử dụng, gửi sổ yêu cầu cung cấp vật t lên phòng kế hoạch vật t Cán bộ cung ứng vật t xem xét yêu cầu và viết phiếu xuất kho theo số lợng yêu cầu đó Phiếu xuất kho phải

đợc lập thành 3 liên :

+ Liên 1: Phòng kế hoạch vật t

+ Liên 2: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán nguyên vật liệu

+ Liên 3: Giao cho ngời nhận vật t chuyển về bộ phận sử dụng

3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

a Chứng từ kế toán sử dụng

− Các chứng từ bắt buộc : Phiếu nhập kho vật t, phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất

kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm kê vật t, hoá đơn, hoá đơn cớc vận chuyển

− Các chứng từ hớng dẫn : biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật t theo hạn mức,

phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, giấy đề nghị duyệt mua

b Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Đối với kế toán nguyên vật liệu, kế toán áp dụng phơng pháp ghi sổ số d (Phụ lục 9) Điều này hoàn toàn phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty : có nhiều

chủng loại vật t, tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên

Từ các phiếu nhập kho kế toán vật t ghi vào bảng kê nhập vật t (Phụ lục 11)

cho đối tợng sử dụng, bảng này mở riêng cho từng nguyên vật liệu nhập kho (ghi có

TK 111, 112, 331 ) bảng kê nhập có kết cấu nhiều cột t… ơng ứng với mỗi loại vật liệu nhập, mỗi dòng ứng với 1 phiếu nhập Trị giá nguyên vật liệu đợc ghi trên bảng kê nhập đợc tính dựa trên số lợng và đơn giá hạch toán trên phiếu nhập

Từ các phiếu xuất kho, kế toán ghi vào bảng kê xuất vật t theo dõi đối tợng

sử dụng (Phụ lục 12) bảng kê đợc mở riêng cho từng loại vật liệu và đợc chia thành

nhiều cột, mỗi cột tơng ứng với 1 đối tợng sử dụng, mỗi dòng tơng ứng với 1 phiếu xuất Trị giá nguyên vật liệu trên bảng kê xuất đợc tính dựa trên số lợng vật liệu xuất kho theo đơn giá hạch toán

Để theo dõi việc xuất dùng nguyên vật liệu, công ty sử dụng bảng phân bổ