Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Sản xuất & Dịch vụ Xuất khẩu Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Sản xuất & Dịch vụ Xuất khẩu Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang có nhiều chuyển biến mạnh mẽ trên conđường tăng trưởng và phát triển theo định hướng XHCN Trong quá trình đó, nhucầu mọi mặt của người tiêu dùng cũng không ngừng tăng lên Để đáp ứng đượccác nhu cầu ấy, các doanh nghiệp cũng phải liên tục mở rộng sản xuất, tăng khốilượng sản phẩm với chất lượng cao và được thị trường chấp nhận Với sự đổi mớicủa nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnhtranh gay gắt và một yêu cầu cho sự tồn tại của các doanh nghiệp sản xuất hiệnnay là hoạt động có doanh thu làm sao để bù đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảokinh doanh có lãi Do vậy, các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu tiết kiệm chiphí, hạ thấp giá thành sản phẩm Để làm được điều đó thì trước hết các doanhnghiệp phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lýtrong tất cả các giai đoạn từ cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu

Nhận thức được ý nghĩa cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toánnguyên vật liệu nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung, trong thời gianthực tập tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng - Nhà máy May Như Quỳnh, dothời gian thực tập còn hạn chế, không thể tìm hiểu hết được tất cả các nội dung Vì

vậy, em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX

&DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh”.

Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Quá trình hình thành và phát triển Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy may Như Quỳnh.

Chương II: Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh.

Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh.

Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian, khả năng và sựtiếp cận thực tế nên đề tài nghiên cứu này không tránh khỏi những thiếu sót Vìvậy, em rất mong được sự chỉ bảo góp ý của các thầy cô giáo trường Đại học Kinh

Tế Quốc Dân, tập thể cán bộ lãnh đạo và phòng kế toán nghiệp vụ Công ty SX

&DVXK Nguyễn Hoàng để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY SX

&DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH

I.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Tên công ty: Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng

Hình thức công ty: TNHH

Năm thành lập: 30/10/1992

Trụ sở chính: 45 Quang Trung – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Địa chỉ nhà máy: Khu CN Như Quỳnh A -Văn Lâm -Hưng Yên

Điện thoại: 84.0321.986.304 / 84.0321.418

Fax: 84.0321.419

Địa chỉ email: nhchuong@nguyenhoang – kico.com.vn

Webside: www.nguyenhoang – kico.com.vn

Người giao dịch: Hoàng Hữu Chương – Giám đốc điều hành

Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng là công ty TNHH chuyên sản xuất và giacông hàng may mặc cho tiêu dùng trong nước và quốc tế

Công ty được thành lập ngày 30/10/1992 theo quyết định của UBND Thànhphố Hà Nội, giấy phép thành lập công ty số 00845GP-UB ngày 09/03/1994 Đăng

kí kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 042988 ngày 30/10/1992

Xuất phát điểm chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ với thiết bị máy móc còn hạnchế và số lượng cán bộ công nhân viên chỉ khoảng 60 người Đến năm 2001, Công

ty đã đầu tư để di chuyển và mở rộng địa bàn từ Hà Nội sang khu Công nghiệpNhư Quỳnh A thuộc Văn Lâm - Hưng Yên, là nơi có điều kiện thuận lợi hơn Hà

Nội về lao động và đất đai Tại đây, Công ty lấy tên hoạt động là Nhà máy MayNhư Quỳnh Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy bao gồm 3.620 m2 nhà xưởng(xưởng cắt, xưởng may, khu hoàn thiện); 2.000 m2 nhà kho, 360 m2 nhà văn phòng(2 tầng), 500 m2 khu dịch vụ (3 tầng) trên diện tích 10.080 m2 thuê của tỉnh HưngYên Nhà máy hoạt động từ tháng 11 năm 2001 và dần dần đi vào ổn định Ngoàiviệc tiếp tục sản xuất cho khách hàng truyền thống của EU và cho hệ thống cáccửa hàng kinh doanh quần áo thời trang trẻ em ở thị trường nội địa của mình,Công ty đã ký được các hợp đồng với các khách hàng ở thị trường mới như: ĐanMạch, Mỹ, Nga, Nhật,…

Nhờ không ngừng củng cố trang thiết bị kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nângcao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, Công ty đă cho ra đời ngày càngnhiều những sản phẩm may mặc với nhiều kiểu dáng, mẫu mã đáp ứng được nhucầu của thị trường Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ đảm bảo có lãi và thực hiệnđầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Điều đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứngcủa Công ty trên thị trường

I.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

I.2.1- Ngành nghề, sản phẩm kinh doanh

Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng là một doanh nghiệpchuyên sản xuất gia công hàng may mặc, chủ yếu theo đơn đặt hàng với nhiệm vụvừa nghiên cứu vừa thiết kế mẫu và sản xuất Sản phẩm chủ yếu của Công ty là:Quần áo trẻ em mang thương hiệu KID’S COLLECTION và KICO (tiêu thụ trongnước) và váy, áo jacket, áo khoác các loại, bảo hộ lao động,…( xuất khẩu)

I.2.2- Thị trường kinh doanh

May mặc là nhu cầu của con người, bởi vậy mà thị trường tiêu thụ của công tyrất rộng Song, có thể chia thành 2 khu vực:

-Thị trường xuất khẩu:

Sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm tỷ trọng lớn (80% trong tổng giá trị sảnxuất) và có mặt ở các nước như: Mỹ, Ucraina, Nga, Nhật, các nước thuộc liênminh Châu Âu EU, Thuỵ Điển, Đan Mạch,…

-Thị trường nội địa:

Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần áo trẻ em với nhiều kiểudáng và số đo phù hợp nên được nhiều người tiêu dùng ưa thích và bình chọn làhàng Việt Nam chất lượng cao Đến nay, sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầuhết các tỉnh thành trên toàn quốc

I.3 Tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty

I.3.1 Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty

I.3.1.1- S ơ đ ồ bộ máy quản lý

Tại Công ty, để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá, thuận tiện cho việc hạchtoán kinh tế, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của công ty được sắp xếp, bố tríthành các phòng ban, phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo sơ đồsau:

I.3.1.2- Chức n ă ng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận

* Các phòng, ban, phân xưởng

a) Phòng Xuất nhập khẩu ( P.XNK)

-Nhận thông tin từ tất cả các khách hàng, xử lý thông tin và trả lời khách hàngcàng sớm càng tốt

-Soạn thảo Hợp đồng kinh tế cho tất cả các khách hàng nước ngoài

-Làm thủ tục và trực tiếp xuất, nhập vật tư, thành phẩm

-Giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải vật tư, thành phẩm trong nướccũng như xuất khẩu

-Thanh khoản các hợp đồng nhập khẩu vật tư sau khi đã hoàn tất thủ tục xuấthàng

-Kiểm kê, quản lý vật tư sau khi hoàn thành mỗi đơn hàng.

*Kế hoạch sản xuất

-Theo dõi và cập nhật tình hình chất lượng, số lượng và tiến độ của Công ty và các

vệ tinh Thông báo ngay lập tức các sự cố trong quá trình sản xuất sau khi đã được

xử lý cho phòng XNK

c) Phòng Kỹ thuật (P.KTh)

-Thiết kế mẫu giấy và sản xuất mẫu theo yêu cầu của các khách hàng

-Lập định mức vật tư, năng suất lao động tạm tính cho chào hàng và định mức vật

tư, năng xuất lao động chính xác cho đơn hàng

-Cung cấp thời gian sản xuất chi tiết của các sản phẩm để phòng kế toán tính đơngiá sản xuất

-Kiểm tra định mức thời gian thực tế để điều chỉnh năng suất lao động khoán chophù hợp

d) Xưởng sản xuất (XSX)

-Tổ chức, điều hành sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao vềsản lượng, chất lượng và thời gian giao hàng

-Quản lý và sử dụng hiệu quả tối đa lao động, thiết bị máy móc

-Quản lý lao động và đào tạo lao động đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, côngnghệ và sử dụng máy móc, thiết bị

e) Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm (P.KCS)

-Kiểm tra chất lượng vật tư trước khi nhập kho, kiểm tra bán thành phẩm trongphân xưởng cắt, kiểm tra chất lượng các công đoạn may, kiểm tra chất lượng hoànthiện, kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng về các yếu tố: vật tư, may, là, đónggói, nhãn mác

f) Kho

-Kiểm kê định kỳ hoặc độ xuất theo yêu cầu của công ty

-Nhập-xuất và lưu giữ, bảo quản vật tư, hàng hoá, thành phẩm và các tài sản trongkho.

-Báo cáo tồn kho khi kết thúc mã hàng, đợt hàng hoặc theo yêu cầu khi cần thiết

g) Phòng Tổ chức hành chính (P.TC-HC)

Chịu trách nhiệm trực tiếp với Phó Giám đốc về:

-Đảm bảo công tác tổ chức nhân sự, biên chế và quản lý hành chính

-Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình về số lượng, chất lượng lao động, các chế

độ của người lao động Đề xuất phương án sử dụng lao động phù hợp với tổ chứchoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

-Tổ chức sắp xếp nơi ăn, chốn ở cho công nhân, duy trì kỷ luật nề nếp và đảm bảo

an toàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty Thực hiện các phương án phòngcháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh công nghiệp và điều hành vận tảitrong Công ty

-Theo dõi lao động, công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho công nhân

-Quản lý và điều hành toàn bộ xe ô tô, lái xe của Công ty phục vụ kịp thời cho yêucầu sản xuất và kinh doanh của Công ty

i) Phòng Kinh doanh (P.KD)

Tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh, phát triển thương hiệu thời trang, đồdùng trẻ em KID’S COLLECTION và KICO trên thị trường nội địa và xuất khẩu.Kết hợp cùng các phòng ban thực hiện các nhiệm vụ sau:

-Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng, thị trường các đối thủcạnh tranh, xác định thị trường cần thâm nhập

-Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh từng thời điểm, vụ mùa và chu kì Xácđịnh cơ cấu mặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng, đảm bảo đủ và phù hợpvới thị hiếu nhu cầu khách hàng

-Xây dựng, quản lý và phát triển mạng lưới hệ thống phân phối phù hợp với khảnăng và yêu cầu

-Lập kế hoạch, đề xuất những biện pháp, phương án, hình thức yểm trợ bán hàngnhư: phát triển dịch vụ, quảng cáo, khuếch trương nhãn hiệu, sản phẩm nhằm đẩynhanh tốc độ phát triển

k) Phòng Kế toán tài chính ( P.KTTC)

-Quản lý và đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh

-Lập các chứng từ, sổ sách kế toán và lưu trữ theo quy định của Nhà nước

-Lập Báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm theo biểu mẫu quy định để báo cáoquyết toán tháng, quý, năm theo chế độ hiện hành

-Hạch toán giá thành sản phẩm, phân tích giá thành phục vụ cho công tác quản lý

và điều hành của Ban Giám Đốc Phối hợp với các phòng XNK, Kế hoạch vật tư,kinh doanh kiểm tra giá cả đầu ra, đầu vào của nguyên phụ liệu, thành phẩm, dịchvụ

-Phối kết hợp với các phòng ban để thu hồi và thanh toán công nợ, đảm bảo chitiêu đúng kế hoạch, đúng chế độ của Nhà nước

-Đáp ứng nhu cầu về vốn phục vụ cho các hoạt động XNK vật tư, hàng hoá

Có thể phản ánh mối quan hệ giữa các phòng ban thông qua sơ đồ sau:

Biểu 02: S ơ đ ồ hợp lý hoá c ơ cấu tổ chức đơ n đ ặt hàng

(1) (3)

(6)

(3) (3)

(1) (2) (4)

(5)

(7)

(4) (4)

(3)

(6)

(7) (8)

(9)

Chú thích:

(1): Tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu, ý kiến, khiếu nại từ khách hàng

(2): Chỉ đạo thực hiện

(3): Thông báo tới các bộ phận liên quan để tiếp nhận thông tin, lệnh và kế hoạch sản xuất

(4): Tiếp nhận yêu cầu kỹ thuật của đơn hàng

(5): Lựa chọn nhà cung cấp

(6): Thông báo đến các bộ phận về giá cả, chủng loại, số lượng để kiểm tra

(7): Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất

(8): Kiểm tra nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm

(9): Đảm bảo đủ về số lượng, tốt về chất lượng

Khách

hàng

Ban

Giám

Đốc

P.XNK/KD

P Kỹ Thuật

Xưởng sản xuất

Phòng

Kế toán

P Kế hoạch vật tư

P.KCS

Nhà cung cấp

Kho

I.3.2 Đặc điểm dây chuyền công nghệ sản xuất I

Quá trình sản xuất ở Công ty thường mang tính hàng loạt, số lượng sản phẩmtương đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ, sản phẩm phải qua nhiều giai đoạncông nghệ với quy trình khép kín từ A đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói,đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dùng và nguyên liệu chính làvải

Biểu 03: S ơ đ ồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

I.4 Tổ chức công tác kế toán

I.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty

Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung.Toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán Bộ phận kế toán thựchiện hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các phân xưởng, khốivăn phòng Để thuận tiện, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy với phầnmềm kế toán Standar 5.0

Biểu 04: S ơ đ ồ bộ máy kế toán của Công ty

May

May thânMay tay

ghép thành SP

Thêu

Là

Tẩy

Vật liệu phụ

Đóng gói kiểm tra

Bao bì, đóng kiện

Nhập kho

* Kế toán trưởng:

Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, theodõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với các nhân viên trongphòng kế toán

* Các kế toán viên

- Kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báocáo tài chính

- Kế toán thanh toán:

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toánviết phiếu thu, phiếu chi (đối với tiền mặt), viết séc, ủy nhiệm thu - chi, (Đối vớitiền gửi ngân hàng) Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiêu đối chiếuvới sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho Ngânhàng có quan hệ giao dịch Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan

Kế toán lương và BHXH

Kế toán tâp hợp

CP và giá thành

Kế toán tiêu thụ TP

Kế toán công nợ

Kế toán tổng hợp

Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; theo dõi tình hìnhbiến động của các loại TSCĐ, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập các báo cáo liênquan Khi có yêu cầu, bộ phận kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ và các bộ phận chứcnăng khác tiến hành kiểm kê đối chiếu với sổ sách kế toán Nếu thiếu hụt, mất mát

sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê

- Kế toán tiền lương và các khoản BHXH.

Căn cứ vào các bảng chấm công, bảng tổng hợp lương do các nhân viênphân xưởng gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lương

và các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên của Công ty

- Kế toán công nợ:

Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công tyvới khách hàng

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm:

Hàng tháng, khi nhận được báo cáo về tình hình sản xuất NVL, lương côngnhân từ các phân xưởng gửi lên, kế toán tiến hành ghi sổ để hoạch toán và tậphợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan Khi hoàn thành một đơnhàng thì tính ra giá thành ghi sổ

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm

Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theodõi doanh thu, lợi nhuận

I.4.2 Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ sách kế toán

Công tác kế toán của Công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trìnhhạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán

* Về hệ thống chứng từ của công ty bao gồm những chứng từ bắt buộc và chứng

từ hướng dẫn do Bộ Tài Chính ban hành, đảm bảo sự chặt chẽ và tính pháp lýtrong quá trình luân chuyển và bảo quản lưu trữ

*Về hệ thống tài khoản, công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hànhtheo quyết định 15/2006/Qé-BTC và các văn bản, thông tư hướng dẫn, bổ sungcủa Bộ Tài Chính Công ty đã sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định và đểphục vụ cho công tác quản lý, công ty cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 củamột số tài khoản.

* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ với hệ thống:

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh,

sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay, bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm, bảng phân bố công cụ, bảng tính

và phân bố khấu hao…

- Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp, sổ Cái các tài khoản

* Hệ thống báo cáo gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc như: Bảng cân đối kếtoán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính và cácbáo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ của công ty như: Báo cáo tìnhhình sản xuất, báo cáo sản lượng, doanh thu

*Kỳ kế toán của công ty là tháng, công ty kê khai nộp thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên,tính giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền

Trên đây là toàn bộ những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà Công ty sửdụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tinchung về phần hành kế toán của Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng

I.5 Thực trạng hoạt động của Công ty trong những năm gần đây

Căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gầnđây, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện thông qua các chỉtiêu sau:

Biểu 05: Kết quả hoạt đ ộng SXKD của Công ty Nguyễn Hoàng

3 Tổng doanh thu Triệu đ 24.276 26.661 29.460 40.000

Từ bảng kết quả trên ta thấy:

-Tổng doanh thu của Công ty năm 2005 so với năm 2004 đã tăng 2.385 triệu đồng(9,28%) và đến năm 2006 mức tăng là 2.799 triệu (10,50%) Như vậy, doanh thucủa Công ty hàng năm đã tăng lên đáng kể Điều đó cho thấy sản phẩm của Công

ty đã được thị trường trong nước cũng như nước ngoài biết đến và sử dụng

-Kim ngạch xuất khẩu năm 2005 tăng 31,05% so với năm 2004 và năm 2006 tăng9,57% so với năm 2005, chứng tỏ thị trường xuất khẩu của Công ty ngày càng lớn,nhất là năm 2005 đã có sự mở rộng ở thị trường này rất nhiều

-Công ty đã đầu tư chú trọng hơn đến công nghệ, bởi vốn đầu tư ngày càng lớn(năm 2005 tăng 6,76%, năm 2006 tăng 18,59%) khiến cho năng suất lao động, thunhập của người lao động tăng, đã thu hút thêm nhiều lao động và lợi nhuận trướcthuế năm 2006 đã tăng 15,53% so với năm 2005

CHƯƠNG II

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH

II.1 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty

Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng chuyên sản xuất và gia công hàng maymặc có chất lượng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với nhiều chủng loại khácnhau Do đó, nguyên vật liệu dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sảnxuất liên tục Phần lớn nguyên vật liệu của Công ty là do khách hàng mang đếnthuê gia công (80%) và Công ty mua vào

Với đặc điểm sản xuất như vậy, đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phảiđược tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả Công ty có rấtnhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại nguyên vật liệu, vả lại chúng thường xuyênbiến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệthống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp Nguyên vật liệu của mỗi đơnđặt hàng đưa về được xếp theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thờimọi biến động nhập – xuất – tồn của các loại nguyên vật liệu đó Thủ kho và kếtoán vật tư có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng

đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động vềnguyên vật liệu của thủ kho

Để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đãlập sổ danh điểm Cụ thể mẫu sổ như sau:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ

Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu

Đơn vịtính

Đơn vịhạchtoán

Nhóm

vật liệu

Sổ danhđiểm152.1.1

…

MétMétMétMét

…

Khoá các loạiKhoá cá sấu R13 Plasric Khoá thường răng số 3 Nylon

Các loại cúcCúc nhựa khắc KICOCúc nhựa 24L 55

…

CuộnCuộnCuộn

…MétMétMét

…PCPCPC

II.2 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Nhà máy may Như Quỳnh có nhiều chủng loại, có vị trí,vai trò, tính năng khác nhau Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu mộtcách khoa học, chính xác, đầy đủ, kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sảnxuất kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vậtliệu như sau:

*Xét theo nguồn hình thành:

-Nguyên vật liệu mua ngoài của một số khách hàng như: Công ty Dệt Việt Thắng,Công ty TNHN Liên Hải, Công ty Dệt 8-3, Công ty CP may Lê Trực…

-Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến (thuê gia công): Mascot, Newton,…

*Xét theo vai trò trong sản xuất

-Nguyên vật liệu chính: chủ yếu là các loại vải: vải cofina Việt Thắng, vải mỏngChoong Nam, vải Taffecta 190T,…

-Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, chỉ, chun, mex,…

-Nhiên liệu: xăng, dầu, than,…

-Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt,…

-Văn phòng phẩm

-Bao bì: túi nilon, hộp catton,…

-Phế liệu: vải thừa, vải vụn,…

II.3 Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty

Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng trên cơ sở cácchứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách hợp lý

II.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

Như đã trình bày, nguyên vật liệu nhập kho tại công ty bao gồm nguyên vậtliệu mua ngoài và do khách hàng mang đến Ngoài ra còn có trường hợp phế liệuthu hồi và nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết đem nhập kho Giá trị củachúng được tính như sau:

* Đ ối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài:

Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vậtliệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGTcộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu màtheo thoả thuận công ty phải chịu

Tr? giỏ th?c t? = Giỏ mua ghi trờn + Chi phớ - Cỏc kho?n

NVL nh?p kho hoỏ don GTGT thu mua gi?m tr?

Trong dú:

+Giỏ mua là giỏ khụng cú thu? GTGT

+Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luukho, luu bói,…

+Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,…

Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a

Cụng ty D?t Vi?t Th?ng Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d Cụng ty dó thanh toỏn b?ng ti?n m?t.Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là

5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d

Nhìn chung, việc xác đinh trị giá nhập kho vật liệu tại Công ty khá đơn giản Toàn

bộ giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua vật liệu đều được tính vào trị giá nhập kho Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường

là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập khovẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277)

* Đ ối với nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho:

Khi định mức về số lượng nguyên vật liệu mà Công ty giao lớn hơn định mức

mà các phân xưởng thực hiện thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính.Đến cuối tháng, khi tính được giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân

cả kỳ dự trữ thì kế toán tiến hành tính giá thực tế, đồng thời điều chỉnh giá ướctính theo giá thực tế

* Đ ối với phế liệu thu hồi: Công ty xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu thu hồi theo giá ước tính.

II.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho

Trong một kỳ kế toán, khối lượng nguyên vật liệu xuất kho không lớn nhưnglại chia làm nhiều lần khác nhau Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tínhtoán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quảncũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bìnhquân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho Giá đơn vịbình quân cả kỳ dự trữ thường được xác định vào cuối tháng

Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán khôngphản ánh giá trị của chúng Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giánguyên vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân theocông thức:

Đơn giá mua

Số lượng NVL tồn đầu kỳ

nhập trong kỳ

Sau đó, trị giá thực tế của NVL xuất kho được tính:

Ví dụ: Đối với loại vải bò LL7108§ /103 mà Công ty hiện có đầu tháng 3/2007 là

2.180 m, trị giá 65.400.000đ Trong tháng, Công ty đã mua thêm 2.123, 5 m vớiđơn giá là 30.455đ/m

Do đó, đơn giá bình quân của loại vải bò LL7108 /103 tháng 3/2007 là:

2.180 + 2.123,5Trong tháng, Công ty đã xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất Như vậy, trị giáthực tế vải bò xuất tháng 3/2007 là:

4.303 x 30.225 = 130.058.175 đTương tự như vậy, kế toán sẽ tính được trị giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo công thức như trên

II.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho

và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình hiện có và sự biếnđộng của nguyên vật liệu

II.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty đều phải được xác địnhbằng một hệ thống đầy đủ các thủ tục, chứng từ Chính những chứng từ kế toánnày sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toán Các chứng từ được sử dụng trong kế toánchi tiết vật liệu bao gồm:

+Phiếu đề nghị mua vật tư

+Hoá đơn GTGT

+Biên bản kiểm nghiệm nhập kho

+Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

+Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chính, phụ)

+Thẻ kho

+Định mức nguyên vật liệu

II.4.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu

*Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu hao do phòng Kếhoạch vật tư đưa ra, phòng XNK sẽ tính ra được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu

để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính trong kỳ tới Tiếp đó, phòng XNK tìm

ra phương án giá và lập “Phiếu yêu cầu” Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc PhóGiám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vậtliệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng

bị gián đoạn hay ngừng trệ

Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập khothành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao chocán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làmcăn cứ ghi vào sổ kế toán)

Nguyên vật liệu khi về đến Công ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm trachất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm nhập kho” Sau đó, chúng được đưa vềkho để làm thủ tục nhập kho Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyên vật liệu vàviết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhậpkho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán

Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trênchứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùngngười giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ

Ví dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm áo sơ mi trẻ em mã

15130, phòng XNK đã viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất Đếnngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào các chứng từ như:Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho

HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 12 tháng 01 năm 2007 A86/2007

Ký hiệu: AA/2005-T-VT

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai m ơi bốn triệu bốn trăm m ời bốn nghìn sáu trăm hai m ơi đồng chẵn./.

Ng ời mua Thủ kho Cửa hàng tr ởng KT tr ởng

Vân Anh Lê Anh Thơ Vũ Thanh Hà Đặng Tuấn Ngọc

Tổng cộng tiền thanh toán

Cộng tiền hàng

Tiền thuế GTGT

Đơn vị bán: Công ty Dệt Việt Thắng

Đ/chỉ: 45- Quang Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội

ĐT: (84-8)-8969337-8960543 MS:0301445210-001

Họ và tên ng ời mua hàng: Hoàng Vân Anh

Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 03

Nhà máy May Như Quỳnh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NHẬP KHO Ngày có hiệu lực:

15/05/2004

Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Việt Thắng nhập hàng

Mã hàng: ASM 15130 Khách hàng: KICO Số hợp đồng: Nhóm kiểm nhận hàng gồm: 1- ông (bà): Trần Thị Hoa Nhân viên phòng Kế hoạch

2- ông (bà): Nguyễn Thị Ngân Nhân viên phòng KCS

3- ông (bà): Đặng Thị Nhâm Phụ kho

Số lượng cụ thể như sau:

vị tính

Số lượngnhập

Số lượng thựcnhập

Thừa (+)Thiếu (-) Nguyên nhân

Chúng tôi xác nhận số lượng trên là hoàn toàn chính xác

Nhân viên P Kế hoạch Nhân viên P KCS Phụ kho Thủ kho

Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngân Đặng Thị Nhâm Nghiêm Tùng

Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02

PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Số N14 /1

Nợ TK: 1521, 1331

Có TK: 331

Họ tên người giao hàng: Hoàng Vân Anh

Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng

Nhập tại kho: Kho Công ty

Số lượng

Đơn giá Thành tiềnYêu

cầu

Thực nhập

*Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Theo kế hoạch sản xuất của các đơn đặt hàng, phòng kỹ thuật sẽ lập định mứcvật tư tiêu hao cho một sản phẩm Khi đó, phòng kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vàođịnh mức tiêu hao trên để tính và lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu Phiếu xuấtkho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở cuống phiếu, 1 liên lưu để ghi sổ kế toán, 1liên do thủ kho giữ để tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho

Phiếu xuất kho được lập một hay nhiều lần khác nhau và mỗi lần xuất sẽ lập mộtphiếu xuất kho

Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu và viếtphiếu xuất kho theo số lượng thực xuất Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho đểghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán

Do đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Công ty tính theo phương pháp bình quân

cả kỳ dự trữ nên hàng ngày, khi làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉphản ánh số lượng của chúng trên phiếu xuất kho Đến cuối tháng, căn cứ vào sốlượng nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồncuối tháng, kế toán mới tiến hành tính đơn giá xuất cho cả tháng theo từng loạinguyên vật liệu

Ví dụ: Ngày 16/01/2007 với định mức tiêu hao nguyên vật liệu dùng để sản xuất

áo sơ mi trẻ em với số lượng theo kế hoạch là 2.200 bộ do phòng kỹ thuật lập ra,phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho yêu cầu xuất 1.120 mét vải Cofina ViệtThắng phục vụ cho việc sản xuất Thủ kho căn cứ vào đó để xuất kho vải Cofina

và điền vào cột “Thực xuất”

Ta có phiếu xuất kho số X16 /01 như sau:

Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 05

Xuất tại kho: Kho Công ty

TT Tên, nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã VT

Đơnvịtính

Số lượng Đơn

giá Thành tiềnYêu

cầu

Thựcxuất

1 Vải Cofina màu

Xuất ngày 16 tháng 01 năm 2007

Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Người lập biểu Tôn Nữ B Hiên Đào Thị Huyền Nghiêm Tùng Quỳnh Anh

II.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng hạch toán chi tiết nguyênvật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Cụ thể:

Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty

Ghi cuối thángTrên cơ sở các chứng từ phát sinh thì công tác hạch toán, ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh sẽ được tiến hành như sau:

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất,

tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng (Thẻ kho được kế toánlập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho dùng để ghi chép sự biến động vềtừng loại nguyên vật liệu) Thẻ này được lập cho từng loại nguyên vật liệu và mỗiloại được ghi vào một tờ thẻ kho hoặc một số tờ liên tiếp Mỗi chứng từ được ghivào một dòng trên thẻ kho

Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủkho sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập, xuất Sau đó, thủ kho ghi vào thẻ

Thẻ kho

Chứng từnhập kho

Sổ chi tiết nguyênvật liệu

Chứng từxuất kho

Bảng tổng hợp Nhập -Xuất-Tồn

kho theo từng cột nhập, xuất về mặt số lượng (ghi theo số thực nhập, thực xuất) vàtính ngay ra số tồn kho cho từng thứ nguyên vật liệu hàng ngày Số tồn được ghitrên cột “Tồn” của thẻ kho.

Định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu

và ghi sổ Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với

số tồn trên thẻ kho

Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007 và phiếu xuất kho

số X16 /1 ngày 16/01/2007, thủ kho sẽ tiến hành ghi vào thẻ kho như sau:

Số lượng Ký xác

nhận kế toán

19/1 26/1

Tồn đầu tháng Xuất kho

Nhập kho Xuất kho

Xuất kho Nhập kho

07/01

14/01 16/01

19/01 28/01

5.851,1 4.731,1

1.331,1 3.901,1

Cộng 7.711,1 5.220 3.901,1 Tồn cuối tháng 3.901,1

Tại phòng kế toán: Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho,

hoá đơn GTGT, ) do thủ kho và phòng kế hoạch chuyển sang, sau khi kiểm tra