Công tác Kế toán thu mua & tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân

Công tác Kế toán thu mua & tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế n-

ớc ta với các nớc trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nớc trong từng giai đoạn

Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra Nhng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất

Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt hai khâu của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra Công ty TNHH Đức Lân cũng là một doanh nghiệp thơng mại do đó việc phải thực hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ Hai khâu này có quan hệ mật thiết với nhau Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua hàng hóa Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trờng

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, khi tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Đức Lân, em đã chọn đề tài: “ Kế toán hàng

hoá và tiêu thụ hàng hoá” làm nội dung của bản chuyên đề này Mục đích

của bản chuyên đề này là tìm hiều thực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị

Bản chuyên đề này gồm ba phần:

Phần một: Khái quát chung và quá trình hình thành và phát triển của

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Đăng Ninh và ban giám đốc, các nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH Đức Lân đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này !

Hà Nội, ngày 11 tháng 6 năm 2007.

Phần I

Khái quát chung về công ty TNHH Đức Lân

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đức Lân.

Với 13 năm hoạt động, Công ty TNHH Đức Lân đã trải qua 5 lần cấp giấy phép hoạt động kinh doanh Lần đầu tiên là ngày 14/11/1994, lần cuối là 17/01/2007 do Sở Kế hoạch và đầu t Thành phố Hà Nội cấp Trong những năm

đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trờng, lao động, maý móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt đợc mục tiêu đã đề ra, nâng cao

uy tín cuả công ty trên thị trờng, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế, Hiện nay Công ty TNHH Đức Lân đang phấn đấu h… ớng tới Cổ phần hoá, làm tăng Nguồn vốn kinh doanh Đó là biểu hiện hết sức tích cực

Tên công ty : Công ty TNHH Đức Lân

Tên giao dịch : DUC LAN COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: DUC LAN CO.LTD

Trụ sở: Số 345 đờng Trần Khát Chân, phờng Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trng, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 04.9725070 Fax: 04.9725081

Email: marketing1@duclan.com Website:

www.duclan.com

Giấy phép kinh doanh số 042421 Mã số thuế: 0100232438

Tài khoản của công ty tại Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn

- Lắp đặt và bảo dỡng các thiết bị điện tử chuyên dụng, công nghiệp

- Buôn bán, lắp đặt, bảo hành các thiết bị động lực điện nh máy nổ, máy phát điện, động cơ điện, máy nông nghiệp, công nghiệp, hàng hải, máy phát năng lợng…

Vốn điều lệ

II Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Đức Lân

Công ty TNHH Đức Lân là một công ty đợc bảo trợ bởi tập đoàn Fuji Xerox của Singapo - là một tập đoàn chuyên sản xuất máy và thiết bị văn phòng nên ngành nghề kinh doanh chính của Công ty TNHH Đức Lân là phân phối các thiết bị máy văn phòng Do đây là lĩnh vực cần số vốn lớn nên sự cạnh tranh của các công ty khác đối với công ty TNHH Đức Lân rất ít, hầu nh

đều là bạn hàng thân thiết Tuy nhiên để có đợc chỗ đứng nh hiện nay công ty

đã phải trải qua rất nhiều khó khăn Do mặt hàng máy văn phòng có giá trị lớn, khi h hỏng thờng rất khó chữa nên công ty đã phải có chính sách bảo quản khắt khe Thị trờng hoạt động tuy lớn nhng phải có chế độ khuyến mãi tốt mới thu hút đợc nhiều bạn hàng lâu năm, tin cậy

13 năm nhìn lại, Công ty TNHH Đức Lân đã đạt khiến các nhà kinh doanh bị thuyết phục Công ty có mạng lới kinh doanh rộng lớn trên khắp đất nớc Doanh số hàng tháng của công ty đợc sử dụng không chỉ trong kinh doanh mà còn trong phúc lợi đã làm tăng uy tín của công ty Công ty đã rất nhiều lần đợc Chính phủ khen tặng, tập đoàn Fuji Xerox biểu dơng Hiện nay khi đất nớc gia nhập WTO, Công ty TNHH Đức Lân càng phải cố gắng nhiều hơn để có thể mở rộng thị trờng lớn hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu, trở thành một tập đoàn kinh tế lớn Hiện nay công ty có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm hoạt động hết mình với phơng châm “ 5

châu, 4 biển, 1 niềm tin”, nên ngày càng có chỗ đứng trong nền kinh tế thị

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Trong đó chi phí lãi vay 2322 993.797.064993.797.064 993.797.064993.797.064

8 Chi phí quản lý kinh

(50 =30+40)

14 Chi phí thuế TNDN 51 138.314.048 138.314.048

15 Lợi nhuận sau thuế

TNDN (60 = 50-51) 60 355.664.693 355.664.693

III Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH Đức Lân

Toàn bộ hoạt động của công ty đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc thông qua hội đồng các thành viên Bên dới là phó giám đốc và hệ thống các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ

 Văn phòng: Sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý và xây dựng chế độ tiền lơng, bảo hiểm, thởng phạt…

 Phòng kinh doanh bao gồm nhiều bộ phận nghiên cứu thị trờng: tiếp thị, kho, đội xe…

Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty:

 Phòng Kế toán: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ của Nhà n-

ớc, thờng xuyên kiểm tra từng bộ phận để đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kế toán marketingPhòng Phòng Kỹ thuật Thủ kho

 Phòng marketing: Có chức năng, nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu thị trờng, tiếp thị, giới thiệu, bán sản phẩm hàng hoá.

 Phòng kỹ thuật: Chủ yếu tham gia tổ chức, điều hành giám sát các công trình về mặt kỹ thuật thi công

 Thủ kho: Quản lý tài sản, vật t, CCDC của công ty về mặt số ợng, nhằm để đối chiếu, so sánh với kế toán vật t

l-IV Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đức Lân

1 Hình thức tổ chức công tác kế toán:

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức công tác kế toán tập trung, theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán tổ chức thực hiện ở phòng kế toán tài vụ của công ty Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo và

đảm bảo sự lãnh đạo của công ty với toàn bộ hệ thống kinh doanh Ngoài ra hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán

Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản

lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính Đồng thời, phòng kế toán của công ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Từ đó giúp đỡ cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp quy định phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty

2 Cơ cấu bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH Đức Lân đợc trình bày nh sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán

 Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và các cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính Đồng thời h-ớng dẫn chỉ đạo các kế toán viên thông qua các chế độ chính sách về kinh tế tài chính do Bộ Tài chính ban hành nh:chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ báo cáo kế toán và các thông tin h-ớng dẫn thi hành chế độ kế toán Ngoài ra còn có nhiệm vụ kiểm tra số liệu của các bộ phận kế toán và khoá sổ kế toán cuối kỳ, lập bảng cân đối kế toán

và báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ

 Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán với ngời mua, ngời bán, hạch toán các khoản tạm ứng, lập chứng từ thu chi Đồng thời phụ trách việc giao dịch quan hệ vay vốn của ngân hàng

 Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp với khách hàng và với ngân sách Nhà nớc

 Kế toán vật t, tài sản: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, đối chiếu số liệu với thủ kho, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng mỗi TSCĐ

 Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng: Có nhiệm vụ trích

l-ơng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, lập bảng thanh toán lơng, bảng phân bổ tiền lơng và BHXH

 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, bảo quản quỹ tiền mặt, séc, ngoại

tệ tại két của công ty Hàng ngày phải có trách nhiệm lập báo cáo quỹ tiền mặt

3 Hình thức kế toán tại công ty:

Theo chế độ kế toán mới hiện hành áp dụng hiện nay ở công ty thì niên

độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm N đến 31/12 năm N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ kế toán là đồng Việt Nam và nguyên tắc phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là áp dụng tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam thông báo tại thời điểm hạch toán

Kế toán trưởng

Kế toán

vốn bằng

tiền

Kế toán công nợ Kế toán vật tư- Tài sản tiền lươngKế toán

Thủ quỹ

Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo đúng biểu mẫu ban hành của Nhà nớc Phơng pháp tính thuế GTGT của công ty là phơng pháp khấu trừ thuế Toàn bộ chứng từ kế toán của công ty đợc áp dụng theo

Hình thức nhật ký chung bao gồm Bộ chứng từ gốc, sổ Quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết VL - TP – HH, sổ nhật kí chung và các sổ nhật ký đặc biệt, các bảng tổng hợp…

Tuy nhiên do công ty hạch toán bằng máy nên có thể thể hiện chứng từ

-Sổ tổng hợp

Báo cáo tài chínhMáy vi Tính

Chứng từ kế toán

Ghi chó :

NhËp sè liÖu hµng ngµy

In sæ, b¸o c¸o cuèi th¸ng

§èi chiÕu, kiÓm tra

c«ng t¸c qu¶n lý hµng ho¸ t¹i C«ng ty TNHH §øc L©n

S¶n phÈm chÝnh cña c«ng ty lµ m¸y v¨n phßng nh m¸y fax, m¸y in, m¸y photocopy, c¸c lo¹i mùc, m¸y in, c¸c phô tïng cña c¸c lo¹i m¸y trªn, nh»m phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng

Sau khi nhập mua máy móc, thì khâu quản lý bảo quản cũng rất quan trọng Do vậy việc tổ chức tốt kho chứa máy móc là rất quan trọng Công ty có

2 kho chứa hàng lớn : 1 kho tại 345 Trần Khát Chân và 1 kho tại 65 Nguyễn

Đức Cảnh Chìa khoá do Thủ kho giữ; và mỗi khi xuất hàng, phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ

Nếu trong quá trình xuất nhập máy móc, vật t xảy ra trờng hợp mất mát thiếu hụt, tuỳ từng trờng hợp cụ thể công ty có cách sử lý riêng Giám đốc và thủ kho sẽ lập biên bản và truy tìm nguyên nhân mất mát Ngời gây ra sẽ trịu trách nhiệm trớc Hội đồng kỷ luật của công ty; nếu không tìm ra nguyên nhân

sẽ tính vào chi phí khác

chức công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

2.1 Đánh giá hàng hoá (nhập xuất kho) –

Tại Công ty TNHH Đức Lân, máy móc vật t đợc đánh giá theo phơng pháp thực tế đích danh Việc đánh giá theo phơng pháp này giúp cho việc tiêu thụ hàng hoá đợc đơn giản, dễ dàng thuận tiện, dễ hạch toán Tuy nhiên cách này cũng mang lại nhiều rắc rối do nhiều lúc không xuất đợc lợng hàng hoá tồn quá lâu trong kho

2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

2.2.1 Thủ tục nhập kho

Khi mua vật liệu, chi phí vận chuyển có thể do bên bán trả hoặc do công

ty thuê ngoài Nếu do bên bán trả thì chi phí này đợc cộng vào giá mua hàng hoá Nếu do công ty thuê ngoài, chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuất chung trong kỳ chứ không đợc cộng vào giá mua hàng hoá Nh vậy giá mua thực tế chỉ bao gồm giá trên hoá đơn bán hàng Tuy nhiên với hàng hoá nhập kho do nhập khẩu thì chi phí vận chuyển, bảo hiểm đợc cộng vào giá trị hàng hoá

 Các phơng thức thu mua hàng hoá.

a Mua hàng nội địa (thờng áp dụng khi kho công ty không đủ hàng để bán cho khách hàng): Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng Các chứng từ mua hàng

do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp

b Nhập khẩu hàng hoá:

Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số

đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nớc cha sản xuất ợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo phơng thức nhập khẩu trực

đ-tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng

Hàng hoá sau khi về tới kho đợc công ty lập biên bản kiểm nhận hàng hoá ( tơng tự mẫu biểu của Bộ Tài Chính)

Sau khi kiểm định đúng chật lợng mẫu mã của hàng hoá nh trong chứng

từ mà bên bán giao, thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản để lập phiếu nhập kho Trên phiếu nhập kho phải theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lợng và giá trị Khi vào thẻ kho chỉ cần theo dõi về mặt số lợng Số lợng thực tế vào phiếu nhập kho và căn

cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị nhân với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập Đồng thời thủ kho xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch phải yêu cầu ngời giao hàng ký nhận số lợng hàng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán

Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: thủ kho sau khi kí nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 01 liên, 01 liên chuyển cho kế toán để kế toán tiện theo dõi thanh toán và số lợng hàng nhập Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính đợc chính xác Khi mua hàng hóa nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc tờ khai hải quan để tính số thuế đầu vào mà công ty sẽ đợc khấu trừ

Dới đây là biểu mẫu biên bản kiểm nghiệm đợc lập khi thu mua hàng hoá

Biểu số 2

Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

- Căn cứ vào HĐ số ngày / / của Công ty TNHH Đức Lân… …

Theo thực nhập

Đúng quy cách Không đúng quy cách

Nhận xét, kết luận:

Giám đốc Thủ kho Kế toán trởng Bên A VD 1: Trên chứng từ số 35629 (HĐ GTGT) ngày 09 tháng 03 năm 2007, công ty mua hàng của công ty cổ phần Siêu Thanh: - Máy photocopy DC 186ST - Dây nguồn - Sensor nhiệt Kế toán sau khi nhận đợc chứng từ ghi: Nợ TK 1561: 19.654.800 Nợ TK 133111: 1.965.480 Có TK 3311: 21.620.280 VD2: Trên hợp đồng kinh tế số 01,02-2007/FX-DL ngày 02,26/01/07 - Máy 286DC

- Mực vàng 236 - Khối trống V450I - Mực đổ 3300 - …

- Tổng trị giá 158,294$

Kế toán sau khi nhận đủ chứng từ, kế toán sẽ hạch toán số hàng hoá trên bằng giá CIF (tỷ giá: 16.100)

Nợ TK 1561: 2.548533.400

Có TK 3312: 2.548.533.400

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 03 năm 2007

Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT2.665.480

Tổng cộng tiền thanh toán 29.320.280

Thành tiền bằng chữ: Hai mơi chín triệu ba trăm hai mơi ngàn hai trăm tám

mơi đồng chẵn /

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc bảng kê hàng hoá nhập khẩu và biên

bản kiểm nghiệm thủ kho lập phiếu nhập kho cụ thể nh sau:

Nợ TK 156

Có TK 331

Họ và tên ngời giao hàng: Đỗ Thi Nghiên

Theo HĐ số 35629 ngày 09 tháng 03 năm 2007 của công ty CP Siêu Thanh

Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng

2.2.2 Thủ tục xuất kho

 Đối với bán vật t- là hàng hoá có giá trị nhỏ

Phòng bán hàng viết hoá đơn GTGT, sau đó chuyển qua thủ kho, thủ kho

viết phiếu xuất kho sau đó xuất loại vật t mà phòng bán hàng yêu cầu Cứ

một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận

doanh thu và ghi sổ công nợ vật t để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán

của khách hàng

 Đối với bán máy – là hàng hoá có doanh thu lớn

Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một

phiếu yêu cầu, trình Giám đốc Sau đó, phiếu này sẽ đợc chuyển xuống

phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT Thủ kho sẽ căn cứ vào

phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo Cuối

tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh

thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng

Riêng trờng hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp – là các doanh

nghiệp đợc miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì

phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp

mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá Do đó thủ tục rắc rối

và phức tạp hơn so với bán hàng thông thờng

VD: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo

Mechantronic với nội dung nh sau:

Nî TK 632

Cã TK 156

Hä vµ tªn ngêi nhËn hµng: NguyÔn BÝch Hoµn

Lý do xuÊt kho: B¸n cho C«ng ty TNHH Nippo Mechantronic

XuÊt t¹i kho: 345 TrÇn Kh¸t Ch©n

STT Tªn s¶n phÈm, hµng ho¸ M· sè §VT Sèlîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám

đồng chẵn./

Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007

Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho

BP sử dụng cung tiêu

2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa

(a) Sơ đồ phân phối thẻ song song:

Thẻ kho

Số, thẻ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp N-X-T

Công ty TNHH Đức Lân là đơn vị kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thờng

sử dụng các chứng từ sau:

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng

Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây:

- Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty

- Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice

- Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp

- CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá mà bên bán cung cấp

-Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu

- Biên lai thu lệ phí hải quan

- Biên lai thu lệ phí bến bãi

- Giấy thông báo Thuế, Phụ thu

()c Sổ sách sử dụng:

Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất lớn Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan Khi cần kiểm tra

đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần “ Kế toán chi tiết” và kiểm tra số liệu Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên đợc áp dụng đã rất lâu dài trong công ty

Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, mỗi loại hàng hoá

đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và để quản lý dễ hơn.

Cách ghi thẻ kho: Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất hàng hoá, thủ kho thực hiện kiểm tra lại các số liệu thực xuất rồi tiến hành ghi vào thẻ kho Thẻ kho ghi các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa theo thời gian, sau đó thủ kho tính ra số tồn đầu tháng, tính ra số tồn cuối tháng

- Tại phòng kế toán:

Từ thẻ kho đợc thủ kho chuyển lên vào cuối mỗi tuần, kế toán doanh thu phản ánh doanh thu Khi cần theo dõi hàng hoá trên sổ kế toán có khớp với thẻ kho của thủ kho hay không, kế toán cho in sổ chi tiết hàng hoá hoặc các bảng kê kèm theo Khi phát hiện các sai sót phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân,

điều chỉnh cho kịp thời Tránh những sai sót đáng tiếc

Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán sử dụng

- Bảng kê hàng bán ra, mua vào

- Sổ chi tiết hàng hoá

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Sổ quỹ tiền mặt ( Biểu số 25)

- Sổ tiền gửi ( Biểu số 26)

- Sổ theo dõi thuế GTGT ( Biểu số)

Cuối mỗi tháng sổ đợc in ra và đóng dấu, bảo quản Riêng thẻ kho ở

Công ty TNHH Đức Lân đợc coi là một tài liệu tham khảo

……

Céng ph¸t sinh3.Sè d nî cuèi kú

2.2 Kế toán tổng hợp hàng hoá

 Tài khoản sử dụng: TK 156

Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá hiện có, tình hình tăng giảm theo các giá thực

tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm hàng, mặt hàng Tuỳ theo yêu cầu …quản lý và các phơng tiện tính toán

D nợ : Giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : TK 111, TK 133, TK 331, TK 112,…

điều chỉnh kịp thời theo đúng số thực tế

Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiến hành xem sổ nhật ký chung xem tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đã đợc phản ánh đầy đủ hay cha Song song bên cạnh đó là sổ cái TK 156 và các sổ tơng ứng xem đã khớp số hay cha Nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để sửa trớc cuối tháng

Để xem sổ chi tiết: Kế toán tổng hợp\ Sổ cái TK 156\ Xem

Điều kiện: Từ tháng 03/2007

Có thể xem chi tiết cho từng kho hoặc từng loại mặt hàng

Có thể in tuỳ theo yêu cầu quản lý

Biểu số 14

Sổ cái TK 156 Hàng hoá

Ngày 31 tháng 03 năm 2007

35629 09/03 Nhập mua hàng 156,133 21.620.280

II Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân

1 Các phơng thức tiêu thụ và hình thức thanh toán

Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh doanh thơng mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lợng lớn về các thiết bị văn phòng Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với của Công ty Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty áp dụng hai hình thức tiêu thụ

nh sau: Bán buôn và bán lẻ Các nhân viên Marketing của Công ty TNHH Đức Lân chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và đôi khi do khách hàng yêu cầu họ sẽ mang mẫu máy đến để giao dịch trực tiếp

a.Bán buôn hàng hoá: Thờng là cho các đối tác trong kinh doanh Khi đối

tác có yêu cầu công ty bán hàng hoá với số lợng đã thoả thuận, kế toán sẽ viết HĐ GTGT và chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho Nếu đối tác ở nội thành Hà Nội hoặc ở các tỉnh phía Bắc, công ty sẽ giao hàng tận nơi Nếu đối tác ở các tỉnh miền Trung trở vào sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá Hàng hoá đ-

ợc coi là tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán Hình thức thanh toán chủ yếu thờng là chuyển khoản và nó rất nhanh và tiện lợi

b.Bán lẻ hàng hoá: Thờng cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp mua về với

mục đích tiêu dùng Khách hàng có thể gọi điện cho phòng bán hàng để đặt hàng Sau đó tuỳ theo yêu cầu khách sẽ đợc giao hàng tận nơi mà không phải chịu bất

cứ một khoản phí nào Tuy nhiên với những khách hàng ở xa thì phải chịu các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hoá Nhân viên kỹ thuật khi đi giao hàng sẽ h-ớng dẫn chi tiết cho khách hàng cách sử dụng Khách hàng có thể có nhiều hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán chậm bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Tuy nhiên thời hạn nhận nợ không quá 6 tháng kể từ…ngày khách hàng chấp nhận thanh toán

2 Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá:

a Chứng từ và tài khoản sử dụng

Công ty Fuji Xerox uỷ quyền cho Công ty TNHH Đức Lân bán hàng hoá tại Việt Nam nên chứng từ sử dụng cho việc hạch toán đều theo chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành gồm có:

- Hợp đồng kinh tế

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ

Bên cạnh việc lựa chọn các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán còn phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá bao gồm: 156, 632, 511, 333, 131

Ví dụ: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo

Mechantronic với nội dung nh sau:

Biểu số 16 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL

AU/2007B 003109

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 03 năm 2007

Tổng cộng tiền thanh toán 2.755.000

Thành tiền bằng chữ: Hai triệu bẩy trăm năm mơi lăm ngàn đồng chẵn /.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

Nợ TK 632

Có TK 156

Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn

Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic

Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân

STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlợng Đơn giá Thành tiền

Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho

BP sử dụng cung tiêu

Ví dụ: Ngày 07/03/2007, dựa trên phiếu yêu cầu ngày 05/03/2007 của chị

Oanh, phòng kế toán và thủ kho viết HĐGTGT và phiếu xuất kho để tiến hành bán hàng cho công ty Zamil với nội dung:

(giá trên đã bao gồm cả % VAT)

Biểu số 19 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL

AA/2004T

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 03 năm 2007