Hoàn thiện công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế tại Khách sạn Bình Minh

Hoàn thiện công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế tại Khách sạn Bình Minh

LỜI NÓI ĐẦU

Sự ra đời của những công cụ thanh toán đã tạo ra nhiều thuận lợi ích các giao

dịch kinh tế - thương mại Song đi kèm với chúng cũng nảy sinh nhiều vấn đề phứctạp như sự giả mạo, tính không đích thực của các phương tiện cũng như của chủ sởhữu Vì vậy, để có thể sử dụng được các công cụ thanh toán này, cần phải tuân theocác quy trình chung do các tổ chức tín dụng, hiệp hội ngân hàng cùng xây dựng nên

Trong lĩnh vực du lịch, việc thanh toán không chỉ bó gọn trong phạm vi mộtquốc gia mà liên quan tới rất nhiều đối tác cùng tham gia, nhiều loại ngoại tệ, nhiềuloại công cụ thanh toán Do vậy, việc xây dựng một quy trình thanh toán hợp lý sẽgiúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu các rủi ro trong việc thanh toán

Xuất phát từ những suy nghĩ trên, dựa trên cơ sở những kiến thức đã đượchọc về quản trị du lịch và khách sạn và thời gian thực tập tại khách sạn Bình Minh –

27 Lý Thái Tổ, em xin chọn đề tài “Hoàn thiện công tác thanh toán đối với khách

du lịch quốc tế tại Khách sạn Bình Minh” Kết cấu bài viết sau đây gồm 3 phần

Chương I: Nêu khái quát một số khái niệm chung về kinh doanh khách sạn,một số lý luận cơ bản về công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế

Chương II: Tìm hiểu thực trạng công tác thanh toán đối với khách du lịchquốc tế tại khách sạn Bình Minh

Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán tại kháchsạn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - Tiến sĩ Trần Thị Minh Hoà cùng toàn thểcác thầy cô giáo Khoa Quản trị kinh doanh Du lịch và khách sạn - Trường đại họcKinh tế quốc dân - những người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bản báo cáonày Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhânviên công tác tại Khách sạn Bình Minh đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập

Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng bài viết vẫn có nhiều thiếu sót Rất mong sựđóng góp ý kiến của các thầy cô để em có thể hoàn thiện bài viết này

CHƯƠNG I

MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH TOÁN QUỐC

TẾ TRONG KHÁCH SẠN

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1 NHU CẦU CỦA KHÁCH DU LỊCH

Xét về bản chất nhu cầu chính là những cái cần thiết cho con người tồn tại vàphát triển, chỉ có nhu cầu mới thúc đẩy được tính tích cực của mỗi cá nhân trongquá trình hoạt động Nhu cầu là cái tất yếu, tự nhiên, nó là thuộc tính tâm lý của conngười, là sự đòi hỏi tất yếu của con người để tồn tại và phát triển

Lý thuyết nhu cầu của Maslow là một trong những lý thuyết nghiên cứu vềnhu cầu của con người một cách đầy đủ và toàn diện

Lý thuyết nhu cầu của Maslow

Khi nghiên cứu về nhu cầu của con người, tiến sĩ Abraham Maslow đã chianhu cầu con người thành năm mức độ cơ bản, tầm quan trọng được thể hiện từ mức

độ thấp đến mức độ cao

1 Nhu cầu sinh lý (ăn, ở, đi lại )

2 Nhu cầu an ninh và an toàn

3 Nhu cầu xã hội (giao tiếp, hội nhập)

4 Nhu cầu tự khẳng định

5 Nhu cầu tự thể hiện

Theo Maslow, con người sẽ cố gắng thoả mãn nhu cầu quan trọng nhất trướctiên Khi thoả mãn được nhu cầu quan trọng, nhu cầu đó sẽ không còn là động lựcthúc đẩy hiện tại nữa và nhu cầu quan trọng kế tiếp lại trở thành động lực của hànhđộng

Như vậy, nhu cầu du lịch không phải là nhu cầu thiết yếu song cũng khôngthể xếp vào nhóm nhu cầu thứ yếu bởi nhu cầu du lịch có những đặc trưng riêngkhác biệt so với nhu cầu thông thường.

Nhu cầu du lịch

Xét về bản chất, nhu cầu du lịch là một trong vô số nhu cầu của con người vàngày càng phát triển mạnh mẽ Nhu cầu du lịch phát sinh là kết quả tác động của lựclượng sản xuất trong xã hội và trình độ sản xuất xã hội Trình độ sản xuất xã hộingày càng cao, các mối quan hệ xã hội càng hoàn thiện thì nhu cầu du lịch của conngười ngày càng trở nên gay gắt

Nhu cầu du lịch không giống như các nhu cầu khác, đó là một loại nhu cầuđặc biệt và tổng hợp của con người, được hình thành và phát triển trên nền tảng củanhu cầu sinh lý và các nhu cầu tinh thần Nhu cầu du lịch là sự mong muốn khátkhao được rời khỏi nơi ở thường xuyên của mình để đến một nơi nào đó nhằm thoảmãn các nhu cầu sinh hoạt cao cấp mà không theo đuổi các mục đích kinh tế

Nhu cầu du lịch là nhu cầu cao cấp, khi muốn thực hiện được chuyến đi dulịch con người cần có đủ hai điều kiện:

- Thời gian nhàn rỗi

- Khả năng thanh toán

Đây là hai điều kiện cơ bản mà con người phải có để biến nhu cầu trở thànhhành động Nếu thiếu một trong hai điều kiện này thì con người không thể thực hiệnđược chuyến đi du lịch của mình

Với các nhà kinh doanh du lịch thì việc đáp ứng và làm thoả mãn nhu cầu dulịch không phải là đơn giản bởi sự đòi hỏi của nó luôn ở mức độ cao cấp như để đápứng nhu cầu sinh lý về ăn uống thì không chỉ ăn no, ăn ngon mà đòi hỏi cả tínhnghệ thuật trong việc trình bày món ăn, sự cầu kỳ và khéo léo được thể hiện trêntừng sản phẩm Khách du lịch không chỉ thưởng thức các món ăn bằng miệng màcòn cả bằng mắt điều này đã tạo ra sự khác biệt giữa nhu cầu du lịch và các nhucầu thông thường

2 KHÁCH CỦA KHÁCH SẠN

Trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh khách sạnnói riêng, khách luôn là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành công hay thất bại củamột doanh nghiệp Sản phẩm mà khách sạn tạo ra trong từng giây, từng phút nếukhông được bán, được sử dụng sẽ không thể sử dụng hai lần trong cùng một thờigian để bù lại như các sản phẩm khác Chính vì vậy, từ khi bắt đầu hoạt động kinhdoanh, khách sạn luôn xác định rõ tầm quan trọng của khách

Vậy khách của khách sạn là ai?

Đứng trên góc độ là những người tiêu dùng trực tiếp sản phẩm của khách sạn,khách của khách sạn gồm:

- Khách địa phương

- Khách du lịch

Đó là những người sử dụng trực tiếp các sản phẩm trong khách sạn với nhiềumục đích khác nhau ngoại trừ mục đích kiếm tiền Có thể thấy khách của khách sạnrất đa dạng, không chỉ đơn thuần là những du khách theo định nghĩa mà khách sạncòn sẵn sàng phục vụ cho tất cả những ai muốn tiêu dùng sản phẩm của khách sạn

Họ có thể là những khách du lịch quốc tế, khách du lịch nội địa và những người dânđịa phương cũng có thể trở thành khách của khách sạn khi họ có nhu cầu tiêu dùngmột loại sản phẩm nào đó của khách sạn

Nếu nhìn khách của khách sạn dưới góc độ có quan hệ giao dịch mua bán sảnphẩm thì khách của khách sạn còn có đối tượng thứ ba, đó là các tổ chức trung gian.Đây là những người có quan hệ với khách sạn dựa trên việc giao dịch làm ăn kinh

tế, họ không tiêu dùng trực tiếp các sản phẩm của khách sạn như hai đối tượng kia

Song trong quá trình hoạt động kinh doanh đối tượng chính mà khách sạnquan tầm nhất không phải toàn bộ khách của khách sạn mà chỉ đơn thuần là khách

du lịch Đây chính là đối tượng mà khách sạn muốn được phục vụ

Để có thể đem lại cho khách những phục vụ tốt nhất, chúng ta cần phải hiểu

rõ khách du lịch là ai? Họ ở đâu đến? Và họ muốn gì? Biết được điều đó khách sạnmới kinh doanh thành công

Đã có rất nhiều các định nghĩa khách nhau về khách du lịch song tất cả cácđịnh nghĩa đều tách khách dulịch ra làm hai loại cơ bản:

- Khách du lịch quốc tế

- Khách du lịch nội địa

Tại hội nghị Rome 1963, Liên Hợp Quốc Tế tổ chức về vấn đề du lịch quốc

tế đã đưa ra một định nghĩa khá đầy đủ về khách du lịch quốc tế

“Khách du lịch quốc tế là người thăm viếng và lưu lại một hoặc một số nước

khác ngoài nước cư trú của mình với thời gian ít nhất là 24 giờ vì bất kỳ lý do gì ngoài mục đích hành nghề để có thu nhập.”

Khách du lịch nội địa được hiểu là những người đi du lịch không qua phạm

vi du lịch nước mình Với một khoảng cách tối thiểu nào đó, vì bất kỳ lý do nàongoài việc thay thế chỗ làm việc

Để giúp các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về khách du lịch, Tổng cục du

lịch Việt Nam đã định nghĩa khách du lịch quốc tế như sau: “Khách du lịch quốc tế

là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đến Việt Nam không quá 12 tháng với mục đích tham quan, nghỉ dưỡng, hành hương thăm thân nhân, bạn bè, tìm hiểu cơ hội kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam”

Như vậy, có thể thấy khách du lịch rất đa dạng, họ có thể là khách du lịchthuần tuý, có thể là khách du lịch thương mại, những khách đoàn đến chờ họp hộinghị, hội thảo thương mại , họ đi với rất nhiều mục đích khách nhau trừ mục đíchkiếm tiền, với những nhu cầu khác nhau, những khách biệt này có khi không đáng

kể nhưng có lúc lại rất lớn Nắm bắt nhu cầu của từng loại khách là rất quan trọng,

nó quyết định sự thành bại trong kinh doanh của một khách sạn

3 KINH DOANH KHÁCH SẠN

3.1 Khái niệm kinh doanh khách sạn

Du khách đi ra khỏi nơi cư trú thường xuyên của mình đều cần đến các dịch

vụ về lưu trú, ăn uống, nghỉ ngơi ở đâu có nhu cầu thì ở đó sẽ có nhà cung cấp.Chính bởi vậy ngành kinh doanh khách sạn ra đời

Định nghĩa: Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh các dịch vụ cho

thuê buồng ngủ, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác của khách sạn nhằm thoả

mãn các nhu cầu về nghỉ ngơi tạm thời của khách tại các điểm du lịch và mang lại lợi ích kinh tế cho cơ sở kinh doanh.

3.2 Đặc điểm kinh doanh khách sạn

Khác với các ngành kinh doanh hàng hoá, ngành kinh doanh khách sạn mangcác đặc điểm chủ yếu sau:

Thứ nhất, kinh doanh khách sạn liên quan mật thiết đến tài nguyên du lịch.

Chúng ta cũng đã biết, nhu cầu của khách du lịch là tiêu dùng các sản phẩm mà đókhông phải lúc nào cũng có thể thực hiện được Các sản phẩm đó lại hấp dẫn họ,muốn “sử dụng” các tài nguyên du lịch Vì vậy khách sạn muốn kinh doanh có hiệuquả nhất thiết phải “gắn liền” với tài nguyên du lịch “Gắn liền” ở đây không chỉ có

ý nghĩa nhất định về mặt không gian mà còn có ý nghĩa cả quy mô, kiểu loại, kiếntrúc, đồng thời cũng quyết định phương thức thu hút khách của khách sạn

Thứ hai, kinh doanh khách sạn có dung lượng vốn cố định lớn, đặc biệt lượng

vốn đầu tư ban đầu Để xây dựng, thiết kế một khách sạn không bị lạc hậu theo thờigian, luôn luôn thoả mãn nhu cầu cao cấp của khách du lịch thì doanh nghiệp phảiđầu tư lượng vốn lớn Hơn nữa, trong tiêu dùng khách hàng đòi hỏi những cái mới,hiện đại của tiện nghi, hàng hoá và dịch vụ đều phải phong phú, đa dạng, cao cấp do

đó làm khách sạn luôn đổi mới dẫn đến phát sinh nhiều chi phí như hoạt động bảoquản, bảo dưỡng, trang bị những vật phẩm thường xuyên phải thay thế, chi phí chokhấu hao khu vực lưu trú ăn uống, cho lao động tất cả chi phí đó chiếm lượng vốnlớn Để bù đắp các khoản chi phí, thu hồi vốn đầu tư, khách sạn phải bằng mọi cáchthu hút được nhiều khách vì chỉ có khách thì mới có lợi nhuận

Thứ ba, kinh doanh khách sạn cần một lượng lao động trực tiếp lớn hơn các

ngành kinh tế khác bởi sản phẩm khách sạn chủ yếu mang tính chất phục vụ kháchtrực tiếp nên đòi hỏi một sự cẩn thận, tỉ mỉ, lịch sự mà không có một loại máy mócnào có thể thay thế được Thời gian lao động phụ thuộc thời gian tiêu dùng củakhách thường kéo dài 24/24 giờ mỗi ngày Đồng thời, do phải chịu một áp lực rấtlớn từ khách hàng, phụ thuộc vào tiêu dùng của khách nên cường độ lao độngthường không đều, rất căng thẳng Như vậy, đối với ngành kinh doanh khách sạncông tác quản trị nhân lực phải được đặt lên hàng đầu, công tác này đạt hiệu quả caothì chất lượng phục vụ của khách sạn được cải thiện rõ rệt, sự hấp dẫn của khách

sạn sẽ tăng lên Với đặc điểm này, quản lý hiệu quả nguồn nhân lực đó là yếu tốquyết định sự thành công trong công tác thu hút khách của khách sạn.

Thứ tư, hoạt động kinh doanh khách sạn mang tính chu kỳ Do phụ thuộc vào

tài nguyên và nhu cầu của khách nên ngành kinh doanh khách sạn không chỉ chịu sựchi phối của các quy luật tự nhiên mà còn phụ thuộc vào các quy luật xã hội, kinh

tế, thói quen, tâm sinh lý

Với những đặc điểm này, kinh doanh khách sạn sẽ trở nên đặc biệt khó khăn.Khả năng thành công của các nhà kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn không chỉphụ thuộc và các nhân tố như vốn, năng lực, kinh nghiệm mà còn cần phải có sự say

mê thực sự của người lao động

3.3 Sản phẩm khách sạn

Sản phẩm kinh doanh khách sạn được hiểu là tổ hợp những nhân tố vật chấttinh thần mà khách sạn cung cấp đáp ứng nhu của của khách hàng kể từ khi họ cóyêu cầu đầu tiên đến khi thanh toán và kết thúc quá trình lưu trú Như vậy, nó sẽbao gồm các dịch vụ, hàng hoá, và các tiện nghi cung cấp cho khách

 Hàng hoá là những vật phẩm hữu hình mà khách sạn cung cấp như thức ăn,

đồ uống, đồ bán kèm, hàng lưu niệm, hàng tiêu dùng thông thường,

 Dịch vụ bao gồm dịch vụ lưu trú, ăn uống được xem như phần cứng của sảnphẩm Phần mềm là các dịch vụ bổ sung, là phần tạo ra sự khác biệt của từng kháchsạn

Đặc điểm của sản phẩm khách sạn

- Sản phẩm khách sạn không thể dịch chuyển trong không gian như các hànghoá thông thường khác, chỉ có sự vận động cơ học của khách hàng đến nơi có sảnphẩm Với đặc điểm này áp dụng chính sách kéo khách hàng đến khách sạn phảiđược quan tâm hàng đầu

- Chủ yếu tồn tại dưới dạng phi vật chất, có tỷ trọng dịch vụ cao, chỉ có thểđánh giá chất lượng sau khi đã tiêu dùng, có nghĩa là ngoài nhân viên phục vụkhách hàng cũng là một bộ phận quan trọng trong quá trình tiêu dùng sản phẩm

- Là sản phẩm không lưu kho cất giữ được Với đặc điểm này, nếu một phòngtrong khách sạn không có khách thì điều đó đồng nghĩa với việc khách sạn vẫn phải

sản xuất nhưng không thể bán được sản phẩm Vì vậy khách sạn phải tìm mọi cáchthu hút khách tới khách sạn mình Để thực hiện điều đó không có cách nào khác làphải thoả mãn tối đa nhu cầu của khách mà cơ sở chính là những nghiên cứu vềkhách như đặc điểm tiêu dùng, khả năng thanh toán, yêu cầu về chất lượng phụcvụ

- Là sản phẩm mang tính đồng thời nghĩa là quá trình sản xuất và quá trình tiêudùng diễn ra cùng lúc do đó không thể làm thử hoặc loại bỏ sau khi được sản xuất

Do các đặc điểm trên, sản phẩm khách sạn chỉ đạt chất lượng tốt nếu sau bấtbiến về mặt không gian, tính đồng thời về thời gian của sản phẩm khách sạn, có thểthấy để thành công trên thị trường các nhà quản lý không có cách nào khác là phảibám sát vào khách hàng

II CÁC PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN MÀ KHÁCH DU LỊCH QUỐC TẾ THƯỜNG SỬ DỤNG KHI ĐẾN KHÁCH SẠN:

1 TIỀN MẶT

2.4 Khái niệm về ngoại tệ - ngoại hối

- Ngoại tệ (Foreign Currency): là đồng tiền của một quốc gia này so với quốcgia khác Ngoại tệ bao gồm 2 loại: Ngoại tệ tiền mặt và ngoại tệ tín dụng

- Ngoại hối: là một khái niệm dùng để chỉ các phương tiện có giá trị đượcdùng tiến hành thanh toán giữa các quốc gia Tuỳ theo quan niệm của luật quản lýngoại hối của mỗi nước, khái niệm ngoại hối có thể không giống nhau, nhưng xéttrên đại thể, ngoại hối có thể bao gồm 5 loại:

1 Ngoại tệ (Foreign Currency)

2 Các phương tiện thanh toán quốc tế ghi bằng ngoại tệ, không phải là tiền mặt

- Hối phiếu (Bill of exchange)

- Kỳ phiếu (Promissary Note)

- Séc (Cheque)

- Thư chuyển tiền (Mail Transfer)

- Thư tín dụng ngân hàng (Bank letter of Credit)

3 Các chứng khoán có giá trị ghi bằng ngoại tệ như:

- Cổ phiếu (Stock)

- Trái phiếu công ty (Debenture)

- Công trái quốc gia (Government loan)

- Trái phiếu kho bạc (Treasury Bill)

4 Vàng bạc, kim cương, ngọc trai, đá quý được dùng làm tiền tệ

5 Tiền của Việt Nam dưới các hình thức sau:

- Tiền của Việt Nam ở nước ngoài dưới mọi hình thức khi quay lại Việt Nam

- Tiền Việt Nam là lợi nhuận của người đầu tư nước ngoài ở Việt Nam

- Tiền Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ khác

Tác động của tỷ giá hối đoái

2.4.1 Khái niệm tỷ giá hối đoái

 Khái niệm

Trong chế độ bản vị vàng, tiền tệ trong lưu thông là tiền đúc bằng vàng vàgiấy bạc ngân hàng được tự do đổi ra vàng căn cứ vào hàm lượng vàng của nó Tỷgiá hối đoái là quan hệ so sánh hai đồng tiền vàng của 2 nước với nhau hoặc là sosánh hàm lượng vàng của 2 đồng tiền 2 nước với nhau (ngang giá vàng - goldparity)

Ví dụ: Hàm lượng vàng của 1 bảng Anh (GBP) là 2,488281 gam và của 1 đôla Mĩ (USD) là 0,888671 gam, do đó, quan hệ so sánh giữa GBP và USD là:

1 GBP = =2,80 USD

Trong chế độ lưu thông tiền giấy, tiền đúc trong lưu thông không còn nữa,giấy bạc ngân hàng không được tự do đổi ra vàng theo hàm lượng vàng của nó, do

đó, ngang giá vàng không còn là cơ sở hình thành tỷ giá hối đoái

Có 2 khái niệm về tỷ giá hối đoái:

2,488281 8,888671

Các phương tiện thanh toán quốc tế được mua và bán trên thị trường hối đoáibằng tiền tệ quốc gia của một nước theo một giá cả nhất định Vì vậy, giá cả củamột đơn vị tiền tệ này thể hiện bằng một số đơn vị tiền tệ nước kia được gọi là tỷgiá hối đoái.

Tỷ giá hối đoái còn được định nghĩa ở khía cạnh khác, đó là quan hệ so sánhgiữa hai đồng tiền của 2 nước với nhau

Việc so sánh hai đồng tiền với nhau được thực hiện bằng so sánh sức mua của

2 đồng tiền trên 2 thị trường (sức mua của một rổ hàng hoá phổ biến trên cả 2 thịtrường) gọi là “ngang giá sức mua” của tiền tệ (Purchasing Power Parity)

Ví dụ: Một hàng hoá A ở Mĩ có giá là 10USD, ở Pháp có giá là 50 FPF.Ngang giá sức mua là:

1 USD = = 5 FPF

Đây là tỷ giá hối đoái giữa đôla Mĩ và frăng Pháp

 Các loại tỷ giá hối đoái

Tỷ giá thường được niêm yết tại ngân hàng là tỷ giá điện hối, tức là tỷ giáchuyển ngoại hối bằng điện Tỷ giá điện hối là tỷ giá cơ sở để xác định ra các loại tỷgiá khác

Tỷ giá thư hối là tỷ giá chuyển đổi ngoại hối bằng thư

Tỷ giá của séc và hối phiếu trả tiền ngay được mua và bán theo một tỷ giá mà

cơ sở xác định nó bằng tỷ giá điện hối trừ đi một số tiền lãi của 1 đơn vị ngoại tệtrong giá trị toàn bộ của séc và hối phiếu phát sinh theo số ngày cần thiết của bưuđiện để chuyển séc từ nước này sang nước khác và theo số ngày kể từ lúc ngân hàngbán hối phiếu đến lúc hối phiếu được trả tiền

Tỷ giá hối phiếu có kỳ hạn bằng tỷ giá điện hối trừ đi số tiền lãi phát sinh tính

từ lúc ngân hàng bán hối phiếu đến lúc hối phiếu được trả tiền

Khi niêm yết tỷ giá, ngân hàng công bố tỷ giá mua và tỷ giá bán Tỷ giá mua

là tỷ giá của ngân hàng mua ngoại hối vào Tỷ giá bán là tỷ giá của ngân hàng bánngoại hối ra Tỷ giá mua bao giờ cũng thấp hơn tỷ giá bán và khoản chênh lệch đó

là lợi nhuận kinh doanh ngoại hối của ngân hàng

2,488281 8,888671

Tỷ giá đóng cửa là tỷ giá của hợp đồng kỳ kết cuối cùng trong ngày Tỷ giácủa chuyến giao dịch ngoại hối đầu tiên trong một ngày gọi là tỷ giá mở cửa.

Trong khuôn khổ chế độ quản lý ngoại hối, ở các nước kém phát triển, ngoàithị trường ngoại hối chính thức còn hình thành thị trường ngoại hối tự do Do đó,bên cạnh tỷ giá chính thức do Nhà nước quy định, còn có tỷ giá chợ đen do quan hệcung cầu ngoại hối trên thị trường quyết định

Nhà nước áp dụng chế độ nhiều tỷ giá chính thức để điều tiết nền kinh tế, tácđộng đến cán cân ngoại thương, kích thích hoặc hạn chế hoạt động xuất nhập khẩu

2.4.2 Tác động của tỷ giá hối đoái tới việc thanh toán của khách tại khách sạn

Khi khách du lịch tới nghỉ tại khách sạn, họ sẽ tiêu dùng những dịch vụ lưutrú, ăn uống và đương nhiên, họ phải thanh toán những dịch vụ đó Nhưng kháchsạn không chấp nhận tất cả các đồng ngoại tệ mà chỉ nhận một số loại ngoại tệmạnh và thông dụng hoặc là đồng nội tệ Do vậy, khách du lịch phải chuyển đổiđồng tiền của họ sang các loại ngoại tệ hoặc đồng nội tệ được khách sạn chấp nhận.Trong quá trình chuyển đổi đó, sự biến động của tỷ giá sẽ gây ra tác động lớn, làmtăng hoặc giảm sự chênh lệch giữa khoản thanh toán ghi trên hoá đơn và khoảnthanh toán thực tế khách phải trả

Nếu đồng tiền của khách là những đồng tiền được khách sạn chấp nhận thanhtoán thì sự biến động của tỷ giá chỉ gây tác động một lần Ví dụ, nếu tỷ giá giữađồng tiền của khách và đồng VND tăng, một đồng tiền của khách sẽ đổi được nhiềuđồng VND hơn, khoản thanh toán thực sự mà khách phải trả sẽ giảm đi Ngược lại,nếu tỷ giá đó giảm, đồng tiền của khách sẽ đổi được ít đồng VND hơn, tổng giádịch vụ mà khách đã tiêu dùng tăng lên, khách chịu thiệt vì phải trả nhiều tiền hơn

Nếu đồng tiền của khách không được chấp nhận thanh toán tại khách sạn, họ

sẽ phải quy đổi ra những ngoại tệ thông dụng khác (thường là USD) và sẽ tiến hànhthanh toán Lúc này, tỷ giá sẽ gây tác động hai lần Nếu tỷ giá giữa ngoại tệ quy đổi

và đồng tiền của khách tăng (hoặc giảm) thì tổng số tiền của khách cần phải chi racũng tăng (hoặc giảm) Khi đem đồng ngoại tệ quy đổi thanh toán với khách sạn, tỷgiá hối đoái có thể gây ra hai tác động như trường hợp trên

Tóm lại, tỷ giá hối đoái thay đổi sẽ gây tác động mạnh tới việc thanh toán nóichung, không chỉ riêng thanh toán bằng tiền mặt Vì vậy, để san xẻ bớt rủi ro do sựbiến động lên xuống thất thường của tỷ giá, khách sạn quy định tỷ giá của ngânhàng công bố vào thời điểm khách thanh toán được dùng làm tỷ giá thanh toán Còntrong các giao dịch thương mại, người ta thường xác định tỷ giá tại một thời điểmnào đó là tỷ giá để thanh toán hợp đồng, có thể là tỷ giá lúc ký kết hoặc lúc thanhtoán.

2.4.3 Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng tiền mặt

Việc phát minh ra tiền giấy thực sự là một bước tiến quan trọng trong lịch sử.Khi thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, người mua trực tiếp nhận hàng, người bántrực tiếp nhận tiền, rủi ro trong giao dịch là rất nhỏ Song những giao dịch lớn,người ta cần có nhiều tiền mặt Một khách thương gia đi tìm kiếm cơ hội kinhdoanh, ở những khách sạn đắt tiền trong thời gian dài sẽ phải mang theo rất nhiềutiền mặt Rủi ro có thể xảy ra trên đường đi rất lớn như mất mát, trộm cắp Vì vậy,thanh toán bằng tiền mặt không còn được ưa chuộng như trước nữa Thay vào đó,khách du lịch sử dụng những phương tiện thanh toán khác mang lại an toàn hơn chongười sử dụng

2 CÁC PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN KHÁC

2.5.1 Bản chất

Séc là một mệnh lệnh thanh toán của chủ tài khoản ký phát, yêu cầu ngânhàng của mình trích từ tài khoản của mình thanh toán một khoản tiền nhất định chongười thụ hưởng hoặc có tên ghi trên séc hoặc theo lệnh của người này hoặc chochính người cần séc

Séc có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền tệ, do vậy séc phải có những quyđịnh về phát hành, nội dung và hình thức theo luật định Năm 1931, nhiều nước như

Đức, Pháp, ý, Hà Lan, Thuỵ Sĩ đã họp tại Giơnevơ để ký kết một công ước quốc

tế về Séc Công ước này được nhiều nước áp dụng

2.5.2 Những điều kiện để có Séc

- Mở tài khoản vãng lai

- Có hồ sơ thanh toán tốt: khả năng tài chính tốt (có thế chấp), khả năng thanhtoán tốt (xét theo thu nhập hoặc hiệu quả kinh doanh), không bị ghi tên vào sổ đenngân hàng)

- Ký hợp đồng xin sử dụng séc và được ngân hàng cấp cho một quyển sổ sécvới số lượng tờ nhất định (20 đến 40 tờ)

2.5.3 Hình thức và nội dung

Séc là những bản mẫu in sẵn do những ngân hàng thuộc cấp II phát hành Khicần ký phát, chủ tài khoản chỉ cần điền thêm vào những nội dung cần thiết Về nộidung của tờ séc, séc cần ghi đủ những điều sau đây:

- Số tiền: ghi cả bằng chữ và số Nếu 2 số này chênh lệch thì sẽ chọn số tiềnnhỏ hơn

- Ngày tháng ký phát séc

- Chữ ký của chủ tài khoản

2.5.4 Ưu nhược điểm khi sử dụng phương tiện thanh toán này

Séc thực chất là một công cụ tiền bút toán, phạm vi dùng và đối tượng dùngrộng, mệnh giá do chủ tài khoản quyết định và có thể chuyển nhượng cho nhiềungười liên tiếp bằng phương pháp ký hậu chuyển nhượng

Tuy nhiên, đặc điểm của séc là có tính chất thời hạn, tức là chỉ có giá trị tiền

tệ hoặc thanh toán nếu thời hạn hiệu lực của nó chưa hết Thời hạn này tuỳ thuộcvào phạm vi không giam mà séc lưu hành và luật pháp các nước quy định Đối vớiséc dùng để trả tiền ngay, thời hạn hiệu lực của séc là 8 ngày làm việc kể từ ngàyphát hành séc, nếu là séc lưu thông trong một nước (Việt Nam quy định thời hạnnày là 15 ngày); 20 ngày làm việc nếu lưu thông ngoài nước cùng châu lục; 70 ngàylàm việc nếu lưu thông ngoài nước khác châu lục Quá thời hạn trên nếu séc khôngquay trở lại ngân hàng sẽ mất hiệu lực Người phát hành séc cũng chịu rủi ro khimất séc hoặc bị đánh cắp

Séc du lịch (Traveller’s cheque)

Là loại séc đích danh Nhờ loại séc này mà khách du lịch có thể không cầntiền mặt mang đi vì séc du lịch có thể được thanh toán một cách chắc chắn ở khắpnơi

2.5.6 Thanh toán bằng Séc du lịch

Séc du lịch chỉ được chấp nhận thanh toán tại các khách sạn đã ký hợp đồngvới một tổ chức là đại lý của mạng thanh toán Tổ chức này sẽ cấp cho khách sạnmột mẫu thẻ (Specimen) và danh mục những thẻ du lịch bị đình chỉ thanh toán

Khi tiếp nhận Séc du lịch từ khách, nhân viên thu ngân phải kiểm tra kỹ tínhhợp lệ của nó: về hình thức (không tẩy xoá, rách nát ), hiệu lực thanh toán, chữ kỹcủa chủ sở hữu Sau khi nhận séc, trong thời hạn 7 ngày làm việc phải đem đến đại

lý ký hợp đồng nhờ thu hộ theo nguyên tắc ký hậu

2.5.7 Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng Séc du lịch

Ở một số nước phát triển như Anh, Đức việc sử dụng séc du lịch rất phổbiến Khách du lịch có thể thanh toán trực tiếp với khách sạn hoặc đổi séc thành tiền

mặt qua ngân hàng Trong trường hợp bị mất, người hưởng thụ séc phải khai báomột sóo thủ tục và được hoàn trả khoảng 80% giá trị tờ séc.

Đối với khách sạn, việc thanh toán bằng séc du lịch đơn giản hơn thanh toánbằng séc Séc du lịch có tính đảm bảo hơn song lại kém linh hoạt vì không thể tự dochuyển nhượng được

Thẻ tín dụng (Credit Card)

2.5.8 Bản chất

Thẻ tín dụng là một công cụ tiền bút toán cho phép chủ tài khoản thanh toánkhông phải bằng tiền mặt trên một địa bàn rộng với nhiều mục đích Thẻ tín dụngđược dân sử dụng nhiều

2.5.9 Hình thức

Thẻ tín dụng là một tấm nhựa plastic, kích thước 6  9 cm Mặt trước có ghibiểu tượng của mạng thanh toán (VISA, JCB ), nơi phát hành (đại lý của mạng) vàphần in nổi bao gồm số thẻ, thời hạn hiệu lực, họ tên chủ sở hữu Phần in nổi nàyđược dùng khi cà thông tin để lưu lại trên hoá đơn

2.5.10 Một số điểm cần lưu ý khi thanh toán bằng thẻ tín dụng

Đối với chủ sở hữu muốn được sử dụng thể phải có đẩy đủ 3 điều kiện: Mởtài khoản vãng lai, có hồ sơ thanh toán tốt và phải ký hợp đồng với đại lý của mộttrong số mạng thanh toán VISA, MASTER CARD, JCB, AMERICAN EXPRESS

Khách sạn nhận thanh toán bằng thẻ cũng cần phải ký hợp đồng với một đại

lý của mạng thanh toán Đại lý này sẽ cấp cho khách sạn một mẫu thẻ, chỉ dẫn vềviệc thanh toán, hạn mức thanh toán của từng loại thẻ, danh mục các thẻ bị đình chỉ(Stoplist), những tập hoá đơn tương ứng và máy cà (nếu là thanh toán cơ học)

Khi khách thanh toán, cần phải kiểm tra một số yếu tố ghi trên thẻ như mạngthanh toán, họ tên chữ ký của chủ sở hữu, hiệu lực thanh toán, hạn mức thanhtoán Sau đó, lấy một liên hoá đơn (4 hoá đơn) cà các thông tin cần thiết và đưa lạimột hoá đơn cho khách

Trên thực tế, sau khi tiếp nhận các công cụ thanh toán trên, khách sạn khôngthể tự truy đòi các ngân hàng nơi khách du lịch mở tài khoản mà phải thông qua

một ngân hàng trong nước nhờ thu hộ Đây được gọi là phương thức nhờ thu hộ cókèm chứng từ.

Séc, séc du lịch, thẻ tín dụng chỉ do một số mạng ngân hàng nhất định pháthành Do vậy, các ngân hang tham gia vào quy trình trên đều phải là đại lý cho cácmạng ngân hàng này Giữa các ngân hàng này thường có mối quan hệ trực tuyến,đối ứng tài khoản để quá trình thanh toán thuận lợi nhất

Khi khách du lịch thanh toán với khách sạn (2), khách sạn sẽ chuyển cácchứng từ thanh toán tới ngân hàng đại lý trong thời hạn 7 ngày làm việc (3) Ngânhàng đại lý 2 tổ chức phân loại, tập hợp một số lượng đủ lớn rồi mới gửi tới ngânhàng đại lý 1 (4) Ngân hàng đại lý 1 sẽ kiểm tra, chứng minh các chứng từ đó hợp

lệ Bất kể tài khoản của khách du lịch trong ngân hàng đại lý 1 có còn số dư khôngthì ngân hàng đại lý 1 đều phải thanh toán toàn bộ các chứng từ hợp lệ (5) Ngânhàng đại lý 2 sẽ chuyển tiền mặt cho khách sạn Trong trường hợp chứng từ thanhtoán không hợp lện, ngân hàng đại lý 1 sẽ gửi trả chứng từ cho khách sạn qua ngânhàng đại lý 2 Quy trình thanh toán tương đối lâu, từ lúc khách sạn nhận công cụthanh toán tới lúc nhận được tiền mặt có thể kéo dài 2 tuần đến 1, 2 tháng Vì vậy,trong một số trường hợp, khách sạn chấp nhận chi mức hoa hồng cao cho ngân hàng

để thu hồi tiền nhanh

Voucher

2.4.1 Bản chất

Voucher là những hoá đơn thanh toán trước của khách du lịch cho một sốdịch vụ và hàng hoá nhất định mà họ sẽ được nhận khi đi du lịch Voucher do cácdoanh nghiệp lữ hành gửi khách phát hành

Voucher có nhiều loại: cho cá nhân hoặc đoàn khách, đóng (cụ thể về thờigian, địa điểm tiêu dùng dịch vụ) hoặc mở (không quy định thời gian, địa điểm)

Ngân h ng àng đại lý 1 Ngân h ng àng đại lý 2

nên voucher có thể được coi như một loại công cụ thanh toán, tuy nhiên, phạm vi sửdụng hẹp (chỉ dùng trong trường hợp đi du lịch có sử dụng dịch vụ của các tổ chức).

- Thời điểm tiêu dùng dịch vụ

- Họ tên khách du lịch (hoặc trưởng đoàn)

- Nội dung chi tiết của các dịch vụ và hàng hoá

- Số tiền, số hợp đồng

2.5.12 Những điểm cần lưu ý khi sử dụng

Thanh toán Voucher

Voucher Tiền

Khách du lịch có thể nhận dịch vụ trực tiếp từ cơ sở cung ứng hoặc thông quacông ty lữ hành nhận khách Với những dịch vụ không được ghi trong voucher thìkhách phải tự thanh toán Còn đối với cơ sở nhận phục vụ bằng voucher: chỉ phục

vụ khi cơ sở đã nhận được hoặc những bản mẫu tương ứng của voucher hoặc nhữngthông tin tương ứng Điều này để tránh những rủi ro công ty lữ hành nhận khách từchối thanh toán

Chương II

TÌM HIỂU VẤN ĐỀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI KHÁCH DU LỊCH QUỐC TẾ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH MINH

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN

3 CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN (EMIC)

Công ty được thành lập vào 1/4/1985 có trụ sở đặt tại số 10 Trần Nguyên HãnQuận Hoàn Kiếm - Hà Nội, là một trong 9 thành viên của Tổng Công ty điện lựcViệt Nam Nhiệm vụ chính của Công ty là chuyên sản xuất ra các loại công tơ điện,máy biến dòng, biến áp, đồng hồ đo điện Sản phẩm có chất lượng tốt, đạt tiêuchuẩn quốc tế IEC nên không chỉ phục vụ cho các công ty, điện lực trong nước màcòn được xuất khẩu

Đầu những năm 1990, khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế mới, công ty đứngtrước thử thách lớn Nhà nước không còn đảm bảo đầu ra cho sản phẩm của công ty,cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế ngày càng cao, dây chuyền sảnxuất và công nghệ trở nên lạc hậu Công ty đã phải thực hiện nhiều giải pháp nhằmtìm ra hướng đi đúng trong môi trường kinh doanh mới

Vào năm 1995, Công ty ký hợp đồng hợp tác chuyển giao công nghệ vớihãng Landis & GYR của Thuỵ Sĩ (SEMEN) Đây là một quyết định rất đúng đắn vàhợp lý của Ban lãnh đạo, cho kết quả là: từ năm 1996 trở đi, tình hình sản xuất kinhdoanh của Công ty rất phát triển Ví dụ, năm 1998 giá trị xuất khẩu đạt mức 1,1triệu USD và sản phẩm được đưa vào danh mục thay thế hàng nhập khẩu

Nhờ việc luôn cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, Công ty EMIC đãđược nhận chứng chỉ ISO 9001 số 11403 năm 1999 Hiện nay, giá trị sản xuất côngnghiệp của Công ty tăng 15  30%/năm, chiếm lĩnh gần 80% thị phần trong nước

B ng 1: M t s ch tiêu v k t qu kinh doanh c a công ty EMIC ảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC ột số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC ố chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC ỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC ề kết quả kinh doanh của công ty EMIC ết quả kinh doanh của công ty EMIC ảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC ủa công ty EMIC

Hà Nội cho phép đưa vào hoạt động kinh doanh khách sạn và cho thuê văn phòngđại diện Những năm đầu với quy mô một nhà khách nhỏ có số lượng 27 phòng chothuê Từ năm 1994, đón bắt được xu hướng phát triển của thị trường, của chính sáchđầu tư, tiên lượng được sự gia tăng của nhu cầu cho thuê văn phòng, Công ty đã tựđầu tư mở rộng quy mô, xây mới và cải tạo 2 khu nhà liên hoàn 5 tầng, 3 tầng và 1nhà xe 2 tầng:

- Khu nhà 5 tầng: Tầng trệt, chuyển nhà hàng và quầy bar từ mặt đường vàobên trong xây dựng sảnh và 9 văn phòng cho thuê Tầng 1 lên tầng 4, bố trí cácphòng nghỉ, đan xen là một số văn phòng cho thuê Các phòng nghỉ có thể linh hoạtchuyển đổi thành các văn phòng cho thuê nhằm mang lại doanh thu ổn định

- Khu nhà 3 tầng: Dành riêng xây dựng các văn phòng cho thuê

- Nhà xe: Phục vụ cả nhân viên khách sạn và nhân viên của các văn phòng

- Tổng số phòng được đưa vào khai thác là 75 phòng (bao gồm cả văn phòngcho thuê và phòng nghỉ)

Do có vị trí thuận lợi, mức giá cả hợp lý, khách sạn có nguồn khách ổn định

là bạn hàng của các văn phòng cho thuê và của Công ty EMIC Trong giai đoạn này,cũng như nhiều khách sạn khác, tình hình kinh doanh của Bình Minh rất tốt: Công

suất sử dụng phòng luôn lớn hơn 85% với 95% là khách nước ngoài, có 46 hãngthuê văn phòng đại diện (1995) Năm 1997 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảngkinh tế - tài chính khu vực, nhiều hãng nước ngoài phải đóng cửa về nước hoặc cắtgiảm chi phí hoạt động cho văn phòng đại diện tại Việt Nam kéo theo việc mấtnguồn khách quốc tế ổn định của khách sạn Kèm thêm vào đó là sự cạnh tranh vềgiá ngày càng mạnh mẽ của các khách sạn trong khu vực Lãnh đạo Công ty quyếtđịnh tập trung khai thác đoạn thị trường bạn hàng là các công ty điện lực, ngân hàngcác tỉnh và đầu tư nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng sức cạnh tranh: thay thếđiều hoà 1 cục thành 2 cục, trải thảm, lắp thêm cửa để tránh tiếng ồn, thang máy,thay thế giường, tủ, tivi Những thay đổi này đã giúp Bình Minh dần dần tìm đượcchỗ đứng trên thị trường Vào tháng 3/1998, Tổng cục Du Lịch ra quyết định côngnhận khách sạn Bình Minh đạt tiêu chuẩn 2 sao và đưa vào danh mục các khách sạnđược xếp hạng.

2.6 Cơ cấu tổ chức

Nhìn vào mô hình có thể thấy, bộ máy tổ chức của khách sạn Bình Minhđược tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Giám đốc quản lý chung toàn bộhoạt động sản xuất kinh doanh thông qua sự báo cáo của các tổ trưởng Vì vậy,thông tin được nắm bắt một cách kịp thời, chính xác Hệ thống sản xuất kinh doanhcủa khách sạn được chia thành 7 tổ, đứng đầu là các tổ trưởng 7 tổ hoạt động theocác chức năng riêng hình thành nên một hệ thống các dịch vụ trong khách sạn Tất

cả các tổ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một quy trình phục vụ đáp ứngnhu cầu của khách một cách tốt nhất, giảm thiểu những sai sót

Bảng 2: Cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty EMIC năm 2001

Giám đốc Công ty EMIC

lý Khách sạn Bình Minh

Tổ Bảo vệ

Quản lý

tổ b n-àng bar

Tổ Thu ngân

Quản

lý tổ phục

vụ văn phòng

Tổ sửa chữa

Nhân viên kho

Lễ tân viên

Đầu bếp

Phục

vụ

b nàng

Nhân viên Nhân viên

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và từng vị trí

1) Giám đốc Công ty EMIC

Vì khách sạn là một bộ phận dịch vụ của Công ty nên Giám đốc là người cóquyền quản lý tối cao, ra những quyết định quan trọng, những định hướng cho hoạtđộng kinh doanh của khách sạn như: đầu tư xây dựng, cải tạo; mở rộng hay thu hẹpcác loại hình dịch vụ

2) Phó giám đốc kiêm quản lý khách sạn

Chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của khách sạn trước lãnh đạo; cónhiệm vụ tổng hợp tình hình kinh doanh từ các bộ phận, quan hệ với các phòngchức năng liên quan của Sở, Quận, Phường về quản lý các hãng thuê văn phòng, đềđạt các ý kiến và khó khăn cho lãnh đạo

3) Bộ phận lễ tân

Nhiệm vụ: Bán các dịch vụ thuê phòng nghỉ và văn phòng đại diện chokhách; đáp ứng nhu cầu của khách, trung tâm phối hợp hoạt động của các bộ phậnkhác nhau trong khách sạn; làm tham mưu cho cấp lãnh đạo điều chỉnh các kếhoạch, chiến lược kinh doanh; quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ củakhách sạn, nhận fax, thư, bưu phẩm cho các văn phòng; giữ chìa khoá và hướngdẫn khách đến giao dịch, liên hệ công tác với vác văn phòng

- Trưởng bộ phận lễ tân: tổng hợp, theo dõi tình hình buồng phòng hàng ngày;kiểm tra và vào sổ các hoá đơn thanh toán của khách; đàm phán và ký kết các hợpđồng thuê văn phòng; tổng hợp kết quả kinh doanh theo từng tuần, tháng để báo cáovới quản lý khách sạn; theo dõi và chấm công lao động

- Nhân viên lễ tân: có nhiệm vụ làm thủ tục check-in, check-out cho khách;giải đáp thông tin, liên hệ các bộ phận hoặc các nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng nhucầu của khách; tổng hợp các hoá đơn dịch vụ ăn uống, điện thoại, giặt là của từngphòng theo ca; nhận/trả các đồ gửi của khách; thông báo cho các bộ phận khi kháchtrả phòng, lập phiếu chi tiêu và chuyển cho thu ngân; bảo quản chìa khoá phòngnghỉ và văn phòng cho thuê

- Nhân viên kho: cất giữ và bảo quản các đồ gửi của khách; giao nhận các đồgiặt là, đồ thay thế hàng ngày trong phòng nghỉ (ga, khăn, xà phòng )

4) Bộ phận Nhà bàn - bar

Có nhiệm vụ: đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách; xây dựng thực đơn chotừng loại bữa; phục vụ các tiệc chiêu đãi của công ty, cung cấp đồ uống cho cácMinibar đặt trong phòng đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, vệ sinh an toàn thựcphẩm

- Quản lý bộ phận: phụ trách hoạt động của bọ phận kiêm bếp trưởng, ấn địnhthực đơn, hàng ngày xuất tiền mua thực phẩm dùng làm nguyên liệu chế biến, theodõi và vào sổ thu chi hàng ngày, chuyển cho lễ tân các hoá đơn ăn uống theo từngca; quản lý quỹ chung của bộ phận; theo dõi và chấm công lao động; tổng hợp tìnhhình kinh doanh từng tháng để báo cáo với quản lý khách sạn

- Đầu bếp: phối hợp xây dựng thực đơn, chế biến các món ăn đảm bảo chấtlượng, đáp ưng các khẩu vị ăn uống của khách

- Nhân viên phục vụ: tiếp nhận các yêu cầu của khách chuyển cho nhà bếp chếbiến, phục vụ khách trong quá trình dùng bữa, thu dọn và làm vệ sinh sạch sẽ phòng

ăn, nhận tiền hoặc hoá đơn thanh toán có chữ ký của khách, mang các suất ăn lênphòng theo yêu cầu

5) Bộ phận phục vụ phòng nghỉ

Có nhiệm vụ làm vệ sinh hàng ngày; thay thế các đồ dùng như ga, xà phòng,khăn; kiểm tra và bảo quản các thiết bị, đồ dùng trong phòng; nhận và trả các đồgiặt là; quản lý Minibar và chìa khoá phòng

- Quản lý bộ phận: kiểm tra công việc của nhân viên; kiểm tra số đồ dùng cấpphát, gửi trả, mang đi giặt là; trực tiếp tham gia công việc khi cần

- Nhân viên phục vụ phòng: nhận các đồ dùng cấp phát, tiến hành vệ sinhphòng nhanh chóng, sạch sẽ, thu hồi các đồ và đồ giặt là của khách, thông báo số đồuống của khách ở Minibar khi lễ tân yêu cầu

6) Bộ phận phục vụ văn phòng

Có nhiệm vụ làm vệ sinh các văn phòng, đảm bảo sạch sẽ trước giờ làm việc;kiểm tra các thiết bị trong phòng, các chốt cửa, khoá sau giờ làm việc

7) Bộ phận sửa chữa

Có nhiệm vụ sửa chữa, thay thế các thiết bị hỏng, cháy trong các phòng cũngnhư thiết bị sử dụng chung cho cả khách sạn; kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ một sốthiết bị cần thiết

5 bộ phận trên do khách sạn quản lý trực tiếp 2 bộ phận còn lại là thu ngân

và bảo vệ là một phần của tổ kế toán và tổ bảo vệ của Công ty, do Công ty cử sang

Vì vậy, hai bộ phận này do khách sạn quản lý một cách gián tiếp

8) Thu ngân

Có nhiệm vụ: tiến hành các nghiệp vụ thanh toán cho khách nghỉ và các vănphòng; đổi ngoại tệ cho khách ra tiền VND; tổng hợp các số liệu từng ngày, tuần,thán, kiểm kê tài sản hàng quý để báo về tổ kế toán của Công ty và cấp phát kinhphí cho từng bộ phận của khách sạn

9) Bảo vệ

Có nhiệm vụ: chào đón khách, mang hành lý lên phòng, hướng dẫn nhữngkhách đến kiên hệ công tác với các văn phòng, đảm bảo an ninh trong khu vựckhách sạn, trông giữ phương tiện vận chuyển của khách nghỉ, khách đến liên hệ làmviệc và nhân viên của khách sạn

Bảng 3: Cơ cấu lao động trong khách sạn Bình Minh năm 2001

theo giới tính, độ tuổi

Bảng 4: Cơ cấu lao động trong khách s n theo trình ạn theo trình độ chuyên môn đột số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty EMIC chuyên môn

Bù lại những khó khăn trên, đội ngũ lao động được duy trì gần như ổn địnhtrong hơn 10 năm đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và tạo ra một phong cáchphục vụ riêng, có tinh thần trách nhiệm cao

5 TÌNH HÌNH KINH DOANH

5.2 Kinh doanh lưu trú

Trong s 75 phòng thi t k ban ố 75 phòng thiết kế ban đầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụ ết kế ban đầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụ ết kế ban đầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụ đầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụu, khách s n d nh 36 phòng ph c vạn dành 36 phòng phục vụ àng ục vụ ục vụkhách thuê phòng ngh , chia l m 2 lo i: 19 phòng Standar (t ng 3 v 4), 17 phòngỉ, chia làm 2 loại: 19 phòng Standar (tầng 3 và 4), 17 phòng àng ạn dành 36 phòng phục vụ ầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụ àng Superior (t ng 1 v 2) M c giá nh sau: (áp d ng t n m 2001).ầu, khách sạn dành 36 phòng phục vụ àng ức giá như sau: (áp dụng từ năm 2001) ư sau: (áp dụng từ năm 2001) ục vụ ừ năm 2001) ăm 2001)

Khách nước ngoài Khách Việt kiều Khách Việt Nam

Mức giá trên bao gồm thuế VAT, hoa quả, phí phục vụ Riêng giá cho kháchnước ngoài bao gồm 1 bữa sáng 30.000VND (tương đương 2USD) Đối với kháchTrung Quốc đi theo đoàn (có thẻ du lịch), mức giá ấn định 220.000VND/phòng đêmgồm thuế VAT, hoa quả tươi, phí phục vụ và 1 bữa sáng 20.000VND

Mức giá trên chung cho cả 2 loại phòng giường đơn và đôi

Các phòng nghỉ được bố trí dọc theo phố Lý Thái Tổ, có ban công riêngthoáng mát, cửa nhôm kính 2 lớp tránh tiếng ồn, diện tích 25m2 khép kín, bao gồmmột số trang thiết bị nội thất sau:

- Đồ gỗ: giường, bàn để đầu giường, bàn ghế làm việc, bàn ghế uống nước, tủquần áo, giá để hành lý

- Đồ vải: đệm mút, ga, phủ, chăn, gối, riđô 2 lớp, thảm trải sản, khăn

- Đồ điện: tivi, điều hoà, Minibar, bình nóng lạnh, phích điện, điện thoại, đènđầu giường, đèn bàn làm việc, đèn phòng, sấy tóc, thiết bị báo cháy, quạt hút gió

- Đồ sành, sứ, thuỷ tinh: ấm chén, cốc, lọ hoa, gạt tàn, gương phòng ngủ

- Các loại khác: dép, bồ rác, giỏ đựng hoa quả, tranh treo tường, cây cảnh, cặpđựng ấn phẩm quảng cáo, nội quy khách sạn

- WC: vòi tắm hoa sen/ bồn tắm, gương, điện thoại, các thiết bị vệ sinh khác,khăn

(Khác biệt chủ yếu giữa phòng Standar và Superior là vòi hoa sen hoặc bồntắm)

Giai đoạn 1991-1997, thị trường chủ yếu của khách sạn là khách quốc tế, 95% khách nghỉ tại khách sạn; gồm: Nhật (20%), Trung Quốc (17,5%), Mĩ (15%),Pháp (10%), Anh (8%), úc (8%) Khách nội địa chỉ chiếm 5-8% Công suất sửdụng phòng lớn hơn 85% với mức giá rất cao (giai đoạn 1994-1997):

Quy trình nghiệp vụ:

Khách đến thuê phòng tại khách sạn phải xuất trình chứng minh nhân dân, hộchiếu hoặc giấy công tác và nhận chìa khoá Lễ tân sẽ tiến hành khai báo vào sổ và

mở phiếu chi tiêu cho khách Trong quá trình khách ở khách sạn, các hoá đơn dịch

vụ ăn uống, giặt là, điện thoại, fax được cập nhật vào phiếu chi tiêu Khi khách trảphòng, lễ tân thông báo tới các bộ phận dịch vụ gửi các hoá đơn còn lại về, tổnghợp phiếu chi tiêu và chuyển qua thu ngân để thanh toán Thường khách thanh toánbằng tiền mặt hoặc một số loại séc được khách sạn chấp nhận (VISA, MASTERCARD, JCB, AMERICAN EXPRESS) Với những Công ty đã ký hợp đồng, kháchsạn có thể đưa vào sổ nợ và truy đòi vào cuối quý hoặc năm

3.2 Kinh doanh văn phòng đại diện

Đây là mảng kinh doanh rất quan tọng, đóng góp gần 3/4 tổng doanh thu củakhách sạn do vị trí rất thuận lợi, gần trung tâm thành phố

Theo thiết kế ban đầu có 39 văn phòng cho thuê, diện tích từ 25  240m2.Mức giá quy định với văn phòng mặt đường là 14 USD/1m2/tháng, các văn phòng

từ tầng 1 đến tầng 4 là 12 USD/m2/tháng, bao gồm: nước, thuế VAT và một số trangthiết bị phòng (điều hoà, hệ thống làm sáng, một đường điện thoại riêng, thảm,WC ) Khách sạn cung cấp dịch vụ lau dọn 30 USD/tháng

Các cơ quan thuê văn phòng tại khách sạn, sau khi ký hợp đồng, phải cungcấp một số giấy tờ cần thiết như: giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam của

Bộ Thương mại hoặc giấy phép đầu tư do Uỷ ban nhà nước về hợp tác đầu tư cấp,danh sách cán bộ công nhân viên làm việc, danh sách người được phép nhận chìakhoá văn phòng Sau mỗi buổi làm việc phải giao chìa khoá cho lễ tân quản lý.Hàng tháng tiến hành thanh toán tiền thuê văn phòng, tiền điện, phí dịch vụ cho thungân

Sau cuộc khủng hoảng kinh tế 1997, số lượng văn phòng giảm từ 46 xuống

33 văn phòng với cơ cấu quốc tịch như sau:

- Đức, Mĩ, Nhật: 4

- Đan Mạch, Thuỵ Sĩ, Hông Kông: 3

- TrungQuốc, Úc: 2

- Thái Lan, Pháp, Hàn Quốc, Canada: 1

Và 4 công ty của Việt Nam hoạt động trên nhiều lĩnh vực: dầu lửa, viễnthông, vận tải biển, bảo hiểm, ngân hàng, báo chí Doanh thu từ mảng kinh doanhnày đạt khoảng 6,1 tỷ VND mỗi năm

3.3 Kinh doanh ăn uống

Nhà hàng gồm 10 bàn ăn, 54 chỗ ngồi và 1 quầy bar Tổng số nhân viên là 8người, phục vụ trong 2 ca (ca đêm nghỉ hoạt động) Ban đầu, nhà hàng được bố tríngoài mặt đường, đội ngũ nhân viên với phong cách phục vụ tốt nên thu hút đượcnhiều khách trong và ngoài khách sạn Tháng 9/1994, do kinh doanh văn phòng cho