Bộ máy Kế toán, công tác hạch toán Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội

Bộ máy Kế toán, công tác hạch toán Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Thực hiện đường lối đổi mới toàn diện của Đảng, công tác quản lý Kinh

tế nói chung, Hạch toán Kế toán - Hệ thống Thông tin và kiểm tra các mặthoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp vàcác cơ quan, nói riêng cũng đã có sự thay đổi cơ bản Điều đó đã góp phầnquan trọng vào những thành quả to lớn của đất nước ta gần 20 năm qua.Hiện nay, để tiếp tục đẩy mạnh phát triển kinh tế trong xu thế toàn cầu hoá –

Xu thế tất yếu của thời đại, đòi hỏi công tác tổ chức hoạch toán kế toán, vớivai trò là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý của các nhà quản trị, cácnhà đầu tư, nhà nước phải càng được xem trọng và không ngừng cải biếnhoàn thiện

Qua đợt kiến tập kế toán tại Công ty CP Xây Dựng Số 1 Hà Nội đã tạo

điều kiện giúp em tiếp cận thực tế, nắm bắt cách thức tổ chức cũng nhưnhững thay đổi về hạch toán kế toán nói riêng, quản lý kinh tế nói chung tạiDoanh nghiệp Trên cơ sở đó củng cố kiến thức đã học và cung cấp nhữnghiểu biết cơ bản, phục vụ thiết thực cho việc học tập các môn học chuyênngành kiểm toán tại Trường

Với sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ công tác tại phòng Kế

Toán, Phòng Tổ chức, các cấp lãnh đạo của Công ty và cô giáo Ths Nguyễn Hồng Thúy đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập này

Do kinh nghiệm bản thân chưa nhiều và thời gian hạn chế nên emmong được sự chỉ bảo của thày cô để em sẽ hoàn thành báo cáo này mộtcách tốt nhất có thể

Em xin cảm ơn!

2005 được chuyển thành Công ty cổ phần Xây dưng số 1 Hà Nội theo quyếtđịnh số 1820/QĐ-BXD ngày 23/09/2005 của Bộ xây dựng Công ty có trụ sởtại số 59-phố Quang Trung, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội

Là 1 đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt độngtrong lĩnh vực xây lắp và vật liệu xây dựng, công ty chủ động với mọi kếhoạch và quá trình kinh doanh cũng như việc kí kết các hợp đồng kinh tế.Công ty trực tiếp thực hiện các khoản thu nộp vào ngân sách Nhà nước

Hiện nay về tổ chức công ty gồm có:

+ Chi nhánh xây dựng: 17 (16 chi nhánh tại Hà Nội, 1 chi nhánh tại Miền Nam)+ Trung Tâm tư vấn xây dựng: 1

+Ban chủ nhiệm công trình: 2

+Đội xây dựng trực thuộc Công ty: 3

+Ban quản lý dự án: 1

+Phòng ban nghiệp vụ Công ty: 6

Về cơ cấu cán bộ công nhân viên:

Tổng số lao động hợp đồng dài hạn với Công ty là 762 người (trong đó

nữ là 166 người, chiếm 21, 78%), trong đó :

+ Cán bộ chuyên môn nghiệp vụ :110 người

+ Nhân viên hành chính :17 người

+ Công nhân kỹ thuật và lao động: 301 người

Ngoài ra, mỗi công trình Công ty còn thuê một số lượng lớn lao độngngắn hạn

Là một doanh nghiệp được xếp loại I, có bề dày kinh nghiệm trong xâydựng, có lực lượng cán bộ kĩ thuật cao, đội ngũ công nhân xây dựng lànhnghề cùng trang thiết bị máy móc hiện đại, trong thời gian qua Công ty đãnhận thầu và hoàn thành bàn giao nhiều công trình đúng tiến độ, đảm bảochất lượng kỹ thuật, mỹ thuật cao, giá thành hợp lý được người sử dụng hàilong Một số công trình nổi bật của Công ty đã và đang xây dựng có thể kểđến là:

Các công trình công cộng như :

 Trụ sở văn phòng Tổng công ty xây dưng Hà Nội

 Trung tâm thương mại Đại Hà

 Tháp trung tâm Hà Nội

 Trụ sở bộ công an

 Cụm cảng hàng không phía Bắc

 Nhà xuất bản giáo dục

 Đại học Y khoa Hà Nội

 Bệnh viện Hữu Nghị, Bệnh viện Việt Đức…

 Đài truyền hình Việt Nam

 Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh

 Nhà hát tuổi trẻ

 Rạp xiếc Trung ương

Được thành lập từ năm 1958 nên Công ty có thời gian dài hoạt độngtrong cơ chế cũ, khi bước sang thời kì đổi mới tất yếu không tránh khỏinhững khó khăn để thích nghi với cơ chế mới Hơn nữa, việc chuyển đổi từdoanh nghiệp nhà nước sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần cuốinăm 2005 đã làm thay đổi hình thức sở hữu và công tác quản lý Công tyđồng thời những biến động trên thế giới và khu vực những năm gần đây vềchiến tranh, khủng bố, thiên tai song thần và đặc biệt là cuộc khủng khoảngtiền tệ khu vực 1998-1999 đã ảnh hưởng không nhỏ đến sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp trong nước nói chung và công ty cổ phần Xâydựng số 1 Hà Nội nói riêng Tuy vậy, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ, Giámđốc Công ty và tinh thần phấn đấu đoàn kết thống nhất của tập thể cán bộCNV, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội đã từng bước kiện toàn tổchức, sắp xếp đổi mới nâng cao chất lượng cán bộ và năng lực sản xuất, mởrộng thị trường hoạt động kinh doanh, do vậy quá trình sản xuất của Công tyluôn duy trì ổn định và phát triển đều qua các năm Điều này được biểu hiệnqua một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu sau:

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.

+ Xây dựng công trình dân dụng và công trình công nghiệp đến nhóm A+ Xây dựng các công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp + Thi công đường dây điện và trạm biến thế

+ Xây dựng công trình giao thông đường bộ, cầu, cống, cầu dẫn …+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi, kênh mương, bến cảng …+ Trang trí nội ngoại thất, lắp đặt thiết bị cơ-điện-nước công trình + Tư vấn và thiết kế quy hoạch khu dân cư, đô thị, khu công nghiệp + Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp và nội ngoại thất

+ Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, đồ gỗ …

+ Kinh doanh bất động sản

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực XDCB, là nghành sản xuấtvật chất quan trọng mang tính công nghiệp, nhằm tạo ra cơ sở vật chất chonền KTQD Sản phẩm của Công ty là các công trình, vât kiến trúc có quy

mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài…Đặcđiểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhấtthiết phải lập dự toán, quá trình sản xuất phải so sánh với dự toán, lấy dựtoán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm chocông trình xây lắp Mặt khác, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còncác điều kiện khác lại phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm làm chocông tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp Ngoài ra,sản phẩm xây lắp còn một số đặc điểm nữa như: sản phẩm xây lắp được tiêuthụ theo giá dự toán hoặc giá đấu thầu; thời gian từ lúc khởi công đến lúcđưa vào sử dụng kéo dài, thường chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạnlại chia thành nhiều công việc khác nhau;các sản phẩm xây lắp phải đượcbảo hành bỏi các nhà thầu …

Hiện nay trong cơ chế mới để được xây dựng các công trình Công typhải tham gia dự thầu Đây là giai đoạn đầu tiên nhưng mang tính quyếtđịnh cho thị trường đầu ra Nó đòi hỏi Công ty phải cạnh tranh với các đơn

vị khác, phải lập hồ sơ dự thầu với các chỉ tiêu sao cho tối ưu nhất Do đócác công việc đều phải được giao khoán theo các chỉ tiêu dự toán cho cácđội sản xuất thi công tại các công trình dưới sự giám sát của các phòng bantrên công ty

Bên cạnh sự tác động của đặc điềm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chứcsản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu sự ảnh hưởng của

 Đấu thầu nhận hợp đồng công trình

 Lập dự toán công trình

 Tiến hành hoạt động xây lắp

 Giao nhận hạng mục công trình hoàn thành

 Duyệt dự toán công trình hoàn thành

 Thanh lý hợp đồng giao nhận công trình

1.4 Đặc điểm bộ máy quản lý

Trước đây Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội là 1 doanh nghiệpNhà nước, nay chuyển sang hình thức công ty cổ phần ( Nhà nước giữ cổphần chi phối, vốn Nhà nước chiếm 50, 1%) nên về bộ máy quản lý có sựthay đổi lớn Đứng đầu công ty, quyết định mọi vấn đề có tính chiến lược làHội đồng Quản trị Mô hình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty là: trực tuyến tham mưu- quản lý theo nghành dọc Đây là mô hìnhphù hợp với yêu cầu xản xuất kinh doanh tong cơ chế thị trường, phù hợpvới khả năng cán bộ quản lý của công nhân viên Theo mô hình này Tổnggiám đốc trực tiếp lãnh đạo chung, đồng thời có 3 Phó tổng giám đốc(PTGĐ hành chính quản trị, PTGĐ kinh tế, PTGĐ kỹ thuật) giúp việc vàmỗi người quản lý dọc theo các lĩnh vực khác nhau Công ty có các phòngban chức năng ( phòng kế hoạch, phòng kĩ thuật, …)tham mưu, cố vấn choTổng giám đốc trong việc lãnh đạo công ty nhưng đồng thời chịu sự điềuhành của từng Phó tổng giám đốc Các xí nghiệp, đội thi công được Tổnggiám đốc trực tiếp phân cấp quyền hạn phụ trách các công trường cụ thể.Mọi quyết định đều do Tổng giám đốc đưa ra sau khi đã tham khảo ý kiếncủa các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng không được ramệnh lệnh cho các đội xây dựng nhưng có thể hướng dẫn họ về nghiệp vụchuyên môn

Công ty có 6 phòng ban chức năng có vai trò, nhiệm vụ khác nhau

a Phòng Kỹ thuật - Quản lý thi công

b Ban bảo hiểm lao động công ty.

Nhiệm vụ :

Đối với công tác Tài chính:

 Tham mưu cho lãnh đạo công ty thực hiện quyền quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài sản … của Nhà nước và các cổ đông và đề xuất với Tổng giám đốc các biện pháp và nội dung thực hiện theo đúng điều lệ

tổ chức hoạt động của công ty và pháp luật của Nhà nước

 Tham mưu cho lãnh đạo công ty thực hiện quyền chuyển nhượng, thay thế cho thuê…

 Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc thực hiện liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần …và huy động vốn đảm bảo nguyên tắc phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả

 Quản lý, thực hiện việc trích lập các quỹ của công ty theo quy định của Nhà nước

 Quản lý mọi hoạt động thu chi, tổ chức cấp phát, thanh toán đúng đắn, đầy đủ, kịp thời mọi nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong quá trính SXKD của công ty

Đối với công tác Hạch toán kế toán :

của công ty

 Tổ chức kiểm kê (đánh giá lại ) vật tư, tài sản và xác định kết quả kiểm kê vật tư, tài sản; tham mưu cho lãnh đạo công ty việc xử lý kết quả kiểm kê

 Lập và gửi các báo cáo kế toán đúng quy định của Nhà nước Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, quy định tài chính kế toán của Nhà nước và của cấp trên trong toàn công ty

 Kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp lệnh kế toán đối với các đơn

vị trực thuộc

 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nước

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Phần 2

Đặc điểm bộ máy kế toán, công tác hạch toán kế toán

của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội là 1 doanh nghiệp lớn, độc lập, có

tổ chức nhiều xí nghiệp và đội xây dựng, không có sự phân tán quyền lựcquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động tài chính Đồngthời Công ty có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng Vì vậy, đểphù hợp và hiệu quả, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung.Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thống nhất

để thực hiện các giai đoạn và phần hành Các đơn vị trực thuộc không mở sổsách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ thực hiện hạch toánban đầu theo chế độ báo sổ Kế toán ở các xí nghiệp, các đội xây dựng cónhiệm vụ theo dõi, ghi chép kinh phí vật tư tiếp nhận phục vụ thi côngthống, tập hợp, hàng tháng tổng hợp nhập, xuất vật tư cho các công trình.Đồng thời có trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu, hoá đơn … sau đóchuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng kế toán của Công ty ( theođịnh kỳ hàng tháng) Kế toán Công ty sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghichép vào các sổ sách cần thiết Ở phòng kế toán trung tâm, công việc đươcphân công, mỗi cán bộ kế toán thường chịu trách nhiệm hạch toán ở mộthay một số nghiệp vụ kinh tế nhất định Các kế toán phần hành quản lý trựctiếp, phản ánh thông tin, thực hịên sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổnghợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm đối với từng công trình,từng đơn vị trực thuộc và toàn bộ Công ty Các kế toán phần hành có tráchnhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lậpbáo cáo định kì chung ngoài báo cáo phần hành Quan hệ giữa các cán bộ kếtoán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, không phải quan

hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo Mặt khác các kế toán phần hành sẽ nhận

sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng, không thông qua khâu trung giannhận lệnh Đây là mô hình kế toán phù hợp với các yêu tố khách quan củacông ty về cả không gian hoạt động, kỹ thuật, quy mô, cơ chế quản lý…

Phân công lao động kế toán.

Ngoài các cán bộ kế toán làm việc tại các đơn vị trực thuộc để hạch toánban đầu quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì ở phòng kế toán Công

ty, cơ cấu nhân sự được tổ chức như sau:

 Kế toán trưởng

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác địnhđúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của

kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh Đồng thời điều hành

và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụchuyên môn kế toán, tài chính của Công ty; thay mặt Nhà nước kiểm traviệc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước

 Kế toán thanh toán tiền mặt(TK 111), tiền tạm ứn(TK 141), phải trả khách hang(TK 331), tiền lương phải trả(TK 334), theo dõi danh sách cổ đông.

 Kế toán thanh toán tiền gửi, tiền vay ngắn hạn, dài hạn ngân hàng; tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn(TK 112, 311, 144, 244, 138,

341, 342)

 Kế toán các khoản trích lập dự phòng(TK 129, 139, 159, 229), các khoản phải thu khách hàng(TK 131), doanh thu, các khoản phải nộp ngân sách(TK 133, 333, 511, 515)

 Kế toán phải thu, phải trả nội bộ(TK 136, 336), chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn(TK 142, 242), TSCĐ hữu hình, vô hình(TK 211,

212, 213, 214), các khoản góp vốn liên doanh, liên kết(TK222), các khoản phải trả, phải nộp khác(338.3,… ,338.8).

 Kế toỏn vật tư, cụng cụ dụng cụ(TK 152, 153), thủ quỹ, quản lý kho tải liệu

 Kế toỏn đầu tư xõy dựng cơ bản(TK 241), quản lý cỏc dự ỏn sau đầu tư

 Kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành( TK 154, 621, 622, 623, 627); xỏc định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh(TK 641, 642,

632, 635,421,711, 811, 911); theo dừi nguồn vốn kinh doanh(TK 411), cỏc quỹ, cỏc khoản nợ khỏc(TK 414, 415, 431, 335.1,… ,335.8)

Sơ đồ mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn

2.2.Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty

Do hoạt động xõy lắp cú những đặc điểm riờng biệt khỏc với cỏc nghànhsản xuất khỏc nờn tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị xõy lắp núichung, Cụng ty cổ phần Xõy dựng số 1 Hà Nội núi riờng cũng cú nhiều đặc

Kế toán các khoản trích lập dự phòng, phảI thu khách hàng, phảI nộp ngân sách, doanh thu

Kế toán phảI thu, phảI trả nội bộ, tscđ, góp vốn liên doanh, phảI trả, nộp

khác

Kế toán vật t, ccdc, thủ quỹ, ql kho tài

kd, các quỹ.

Kế toán các xn, đội

xd trực thuộc

điểm riêng biệt khác với các loại hình khác Đầu tiên có thể thấy sản phẩmxây lắp thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, vì vậyđối tượng tính giá thành là các hạng mục công trình, các giai đoạn công việc

đã hoàn thành Từ việc xác định đối tượng tính giá thành sẽ xác định đượcphương pháp tính giá thành thích hợp, có thể là phương pháp tính trực tiếp,phương pháp tổng cộng chi phí, phương pháp hệ số hoặc tỉ lệ …Cũng dosản phẩm xây lắp không sản xuất đồng loạt, thời gian sản xuất dài nên đốitượng hạch toán chi phí là các công trình, hạng mục công trình hoặc nhómcác hạng mục công trình Bên cạnh đó, để có thể quản lý tiết kiệm, hiệu quả( do sản phẩm xây lắp thường diễn ra trong thời gian dài, trong điều kiệnthời tiết thay đổi lại phải di chuyển nhiều các phương tiện sản xuất …) đòihỏi phải lập dự toán cho quá trình sản xuất Để có thể so sánh kiểm tra chiphí sản xuất xây lắp thực tế phát sinh với dự toán, chi phí sản xuất xây lắpđược phân loại theo chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trựctiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung Ngoài việc xuấthiện them khoản mục chi phí máy thi công thì ở nội dung các khoản mục chiphí cũng có nhiều điểm khác biệt Có thể nói rằng công tác kế toán trong cácđơn vị xây lắp phức tạp hơn trong các loại hình sản xuất khác Đối với Công

ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội, công tác kế toán trong 1 đơn vị xây lắpnói chung đã được vận dụng cụ thể trên các mặt khác nhau nhằm phù hợpvới đặc điểm riêng của Công ty

2.2.1 Việc vận dụng chế độ chứng từ

Là 1 doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp nhân nên theo nguyên tắcchung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thông tin về kết quả cũngnhư chứng minh tính hợp pháp thông qua hệ thống chứng từ Hệ thốngchứng từ sử dụng tại doanh nghiệp được chia thành 5 chỉ tiêu theo quyếtđịnh của Bộ Tài chính:

 Lao động và tiền lương

 Hàng tồn kho

 Bán hàng

 Tiền tệ

 Tài sản cố định

Lao động và tiền lương: Để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao

động và các khoản thanh toán cho người lao động như: tiền lương, cáckhoản phụ cấp, trợ cấp, BHXH và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả laođộng Đồng thời để cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chiphí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nộidung có liên quan, doanh nghiệp đã sử dụng các chứng từ sau:

 Bảng chấm công

 Bảng thanh toán tiền lương

 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH

 Bảng thanh toán tiền thưởng

 Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc trên, Công ty con sử dụng

thêm các chứng từ mang tính hướng dẫn như: Phiếu báo làm them

giờ, hợp đồng giao khoán

- Hàng tồn kho: được sử dụng nhằm mụch đích theo dõi tình hình nhập,

xuất, tồn kho hàng vật tư, sản phẩm làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dung,

dự trữ vật tư và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho:

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như :Phiếu báo vật

tư còn lại cuối kì…

- Bán hàng: nhằm mụch đích theo dõi chặt chẽ doanh thu bán hàng và

làm cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan

Hoá đơn Giá trị gia tăng

Hoá đơn thu mua hàng

- Tiền tệ: dung để theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền

mặt, ngoại tệ …và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị nhằmcung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý đơn vị trong lĩnhvực tiền tệ :

Phiếu thu

Phiếu chi

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Để hợp lý hoá và theo dõi chi tiết hơn doanh nghiệp còn sử dụng 1số loại

chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Biên lai thu tiền…

- Tài sản cố định: nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn

thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, tài sản cố định thuêngoài…đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn

vị khác theo hợp đồng liên doanh Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ đểgiao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ:

Biên bản giao nhận TSCĐ

Thẻ tài sản cố định

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành

2.2.2 Việc vận dụng chế độ tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sựbiến động của từng loại tài sản, nguồn vốn Bởi vậy, để cung cấp đầy đủthông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dung rất nhiều tài khoản khácnhau, nhiều tài khoản chi tiết mới đảm bảo phản ánh chính xác và toàn bộcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên thực tế phải tuỳ vào điều kiện

của doanh nghiệp về: loại hình hoạt động, nhu cầu quản lý đối với từng mặt,

số lượng và trình độ cán bộ kế toán, mức độ hiện đại của máy móc thiết bịứng dụng cho công tác kế toán…để lựa chọn tài khoản cho phù hợp trên cơ

sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành

Đối với Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội thì hệ thống tài khoản sửdụng tại đơn vị về cơ bản là giống hệ thống kế toán Việt Nam Hơn nữa dohoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên ở danh mục tài khoản hàng tồn kho màchủ yếu là ở các tài khoản phản ánh tình hình nguyên, vật liệu, công cụ dụng

cụ đã được Công ty chi tiết rất cụ thể thành nhiều tiểu khoản Điều này giúpcho quản lý hiệu quả hơn, giảm tình trạng thất thoát tài sản, đồng thời đảmbảo quá trình dự trữ đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng của từngloại nguyên, vật liệu cụ thể

Cụ thể, Công ty áp dụng hệ thống TK theo quyết định 1141/QĐ- BTCcủa Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995

Công ty sử dung các TK sau:

Do công ty có số lượng cán bộ kế toán lớn, mỗi người được phân côngphụ trách một vài phần hành nhất định nên việc ghi sổ kế toán chi tiết sẽ do

kế toán chi tiết từng phần hành đảm nhiệm Còn sổ kế toán tổng hợp sẽ do

kế toán tổng hợp ghi chép Điều này tạo điều kiện cho việc luân chuyểnchứng từ từ nơi phát sinh chứng từ đến nơi ghi sổ kế toán được dễ dàng,tránh tạo ra hiện tượng nhầm lẫn hay thiếu sót trong việc ghi sổ

Để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán, phục vụ yêu cầu tính toán một

số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích, kiểm tra Công ty đã mở các sổ và thẻ kế toánchi tiết sau:

 Sổ tài sản cố định

 Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

 Thẻ kho (ở kho vật liệu)

 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

 Thẻ tính giá thành sản phẩm

 Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, với Ngân sách Nhà nước, thanhtoán nội bộ

 Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh

Về sổ kế toán tổng hợp, để phù hợp với việc phản ánh các nghiệp vụkinh tế thường xuyên phát sinh tại doanh nghiệp và đặc biệt là để có thể sửdụng tối đa tiện ích của hệ thống máy tính hiện đại, Công ty đã lựa chọnhình thức sổ Nhật ký chung Theo nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tếphát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung Tuy nhiên do đối tượng về tiền

có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái,doanh nghiệp đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thu tiền, chi tiền Như vậydoanh nghiệp đã sử dụng các sổ kế toán tổng hợp là :nhật ký chung, nhật kýthu tiền, nhật ký chi tiền và sổ cái

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dung làm căn cứ ghi sổ, trướchết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tựthời gian, nghiệp vụ nào xảy ra trước thì ghi trước và nghiệp vụ nào xảy rasau thi ghi sau Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung đểghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toàn phù hợp Đồng thời với việc ghi sổnhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ kế toánchi tiết có liên quan Nếu các nghiệp vụ liên quan đền tiền thì hằng ngày căn

cứ vào các phiếu thu, chi kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký

đặc biệt thu tiền hoặc chi tiền Để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghitrên sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung nữa Định kỳ 10ngày tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoảnphù hợp trên sổ cái Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, sốliệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chitiết) được dung để lập các báo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức nhật ký chung:

2.2.4 Việc vận dụng chế độ báo cáo tài chính

Mọi công việc ghi chép sổ sách hàng ngày của kế toán với mục đích lưutrữ, quản lý, phân tích, đánh giá thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo

kế toán vào cuối kỳ

Tuỳ theo yêu cầu quản lý và điều kiện doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp

có chế độ báo cáo kế toán khác nhau và mỗi chu kỳ kế toán dài hay ngắncũng khác nhau Có doanh nghiệp 1 tháng, 1 quý, 6 tháng hay 1 năm tiếnhành lập báo cáo tài chính 1 lần Tại Công ty c, kế toán tiến hành lập báocáo tài chính theo từng quý Còn báo cáo quản trị được lập theo tháng vớinhững báo cáo thông thường Còn đa số các báo cáo quản trị được lập vàocuối quý và cuối năm

Theo chế độ kế toán, báo cáo tài chính mà hàng năm doanh nghiệp cầnlập gồm 3 biểu mẫu báo cáo là:

 Bảng cân đối kế toán

 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra doanh nghiệp còn phải lập một phụ biểu để gửi thêm cho cơquan thuế là: Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước Báo cáo tài chính được lập theo biểu mẫu do Bộ Tài chính quy định vàgửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm:

 Cơ quan đăng ký kinh doanh

 Cơ quan thống kê

 Cơ quan thuế

Về quy định lập báo cáo tài chính, cuối năm khi niên độ kế toán kết thúc,

kế toán tiến hành tập hợp số liệu trên các sổ sách kế toán Kế toán tiến hànhlập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt đồng sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, bảng thuyết minh báo cáo tài chính về các vấn đề như: hìnhthức sỡ hữu vốn, lĩnh vực kinh doanh, những ảnh hưởng quan trong đến tìnhhình kinh doanh của doanh nghiệp trong năm báo cáo, các chính sách kếtoán tại doanh nghiệp, và chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính.Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước được lập

để gửi thêm cho cơ quan thuế Đây là bảng theo dõi về số thuế tăng trong

năm, số thuế đã nộp trong năm và số thuế còn phải nộp tính đến cuối nămtài chính Báo cáo này được kế toán doanh nghiệp lập dựa trên sổ sách kếtoán theo dõi trên tài khoản 133 và tài khoản 333, ngoài ra còn dựa trênthông báo nộp thuế mà cơ quan thuế gửi đến hàng tháng

Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng doanh nghiệp còn phải lậpcac báo cáo quản trị Báo cáo quản trị được lập và gửi cho giám đốc điềuhành và hội đồng quản trị Hàng tháng, kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chitrong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày Thông qua báocáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoảnthu, chi

Báo cáo phân tích các khoản thu được sử dụng để phân tích các khoảnthu theo các chỉ tiêu:

 Thu từ các khoản bán hàng trong tháng

 Thu nợ của khách hàng

 Thu từ các khoản khác

Báo cáo các khoản chi được sử dụng để phân tích các khoản chi tiêutrong tháng, bao gồm các chỉ tiêu:

 Chi mua nguyên vật liệu

 Chi trả nợ người bán từ kỳ trước

 Chi trả lương công nhân viên trong tháng

 Chi tiền điên, nước, điện thoại, fax

 Các khoản chi khác như: chi vận chuyển bốc dỡ, chi thuê thử nghiêm,chi thăm hỏi ốm đau…

Còn vào cuối năm tài chính, các báo cáo quản trị được lập khá nhiều Nóbao gồm các báo cáo về mọi tài sản có trong doanh nghiệp tính đến cuốinăm Ví dụ như: báo cáo về tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm tàichính; báo cáo công nợ với người mua, người bán chi tiết theo đối tượng;báo cáo TSCĐ cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại; báo

cáo chi phí sản xuất kinh doanh trong năm; kế hoạch hoạt động sản xuấtkinh doanh trong năm tiếp theo…

Như vậy, ngoài những báo cáo tài chính cần phải lập theo quy định của BộTài chính vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp đã sử dụng các báo cáokhác cho phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp vào cuối mỗi tháng, cuối quý Điều này đã đáp ứngđược nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng có quan tâm đến doanhnghiệp Như việc lập báo cáo quản trị vào cuối tháng để phục vụ cho nhucầu quản trị của bộ phận điều hành doanh nghiệp, việc lập báo cáo tài chính

và báo cáo quản trị vào cuối quý để thấy được tình hình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp qua một quý, từ đó để rút ra những biện pháp thích hợpcho phát triển doanh nghiệp trong kỳ tiếp theo; báo cáo tài chính được lậpvào cuối năm để cung cấp thông tin cho cả các đối tượng bên ngoài công tytheo quy định của chế độ kế toán

2.3 Tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty.

2.3.1 Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người lao động.

Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trongcông tác quản lý SXKD Vì vậy tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiềnlương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, bảo đảm việc trảlương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người laođộng hoàn thành nhiệm vụ được giao Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việcphân bổ chi phí nhân công và giá thành sản phẩm được chính xác

- Các chứng từ được sử dụng để hạch toán tiền lương, các khoản tríchtheo lương và tình hình thanh toán với người lao động :

 Bảng chấm công : dung để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ

việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội … để có căn cứ tính trả lương,bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao độngtrong đơn vị

 Bảng thanh toán tiền lương : là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền

lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiềnlương cho người lao động làm việc trong các đơn vị SXKD đồng thời

là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương

 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH : mụch đích xác nhận số

ngày được nghỉ do ốm đau … của người lao động, làm căn cứ tính trợcấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định

 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH : dung xét duyệt và

làm căn cứ thanh toán trợ cấp BHXH cho người lao động, lập báo cáochi chế độ trợ cấp ốm đau … với cơ quan bảo hiểm cấp trên

 Bảng thanh toán tiền thưởng : là chứng từ xác nhận số tiền thưởng

cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngườilao động và ghi sổ kế toán

 Phiếu báo làm them giờ : là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá

và số tiền làm them được hưởng của từng công việc là cơ sở để tìnhtrả lương cho người lao động

 Hợp đồng giao khoán : Là bản ký kết giữa người giao khoán và người

nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm

và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở

để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán

- Tài khoản để hạch toán tổng hợp về tiền lương, tiền thưởng và tình hìnhthanh toán với người lao động là TK 334 “ Phải trả công nhân viên” TK

334 có thể chi tiết theo nội dung từng khoản thu nhập phải trả người laođộng, nhưng tối thiểu cũng phải chi tiết thành 2 TK cấp 2 :

 TK 3341 “Thanh toán lương” phản ánh các khoản thu nhập có tínhchất lương

 TK 3344 “Các khoản khác” phản ánh các khoản thu nhập không cótính chất lương như tiền thưởng, trợ cấp …

- TK để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương gồm các TK cấp 2

TK 3382 “Kinh phí công đoàn”

TK 3383 “BHXH”

TK 3384 “BHYT”

TK 3353 “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm”

- Sơ đồ Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động

KhÊu trõ kho¶n ph¶i thu kh¸c

KhÊu trõ kho¶n t¹m øng thõa

Thu hé cho c¬ quan kh¸c

2.3.2 Hạch toán nguyên, vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Nguyên vật liệu và CCDC là các yếu tố cơ bản của quá trình SXKD

ở doanh nghiệp Hạch toán NVL và CCDC giúp theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho vật tư làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dung, dự trữ vật tư

-và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý, tính chi phí sản xuất -và giáthành sản phẩm

a Hạch toán chi tiết : Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thẻ song song.

- Chứng từ sử dụng để hạch toán chi tiết Nguyên, vật liệu và CCDC gồm:

 Thẻ kho : Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại vật

tư, hàng hoá Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, hànghoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho

 Thẻ kế toán chi tiết

 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 HN.

b Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL, CCDC : Như quy

định cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, Công ty sửdụng phương pháp KKTX để hạch toán tổng hợp vật tư

- Chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp gồm :

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá)

Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết

vật liệu iết vật liệu

Bảng tổng hợp xuất-tồn vật liệu Ghi chú : ghi hằng ngày; ghi cuối tháng; đối chiếu.

nhập-Hoá đơn bán hàng : Là hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng Phiếu nhập kho : Nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ

ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liênquan và ghi sổ kế toán

Phiếu xuất kho : Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ

phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất,tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêuhao vật tư

Biên bản kiểm nghiệm vật tư : Xác định số lượng, quy cách và chất

lượng vật tư trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanhtoán và bảo quản

Biên bản kiểm kê vật tư : Xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư

ở kho tại thời điểm kiểm kê Làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việcbảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và ghi sổ kế toán

- TK sử dụng để hạch toán tổng hợp NVL là 152 “Nguyên liệu, vật liệu ”

dung ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giáthực tế TK này được doanh nghiệp mở thành các TK cấp 2 để kế toánghi chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu