Công tác Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ & Một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

Công tác Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ & Một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

Môc lôc

PHẦN I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG

CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 4

1.1.Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ……… …….4

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……….4

1.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ……… 6

1.1.3 Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty ……… 9

1.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………13

1.2.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty………11

1.2.2 Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………15

1.2.3 Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……… 16

1.2.4 Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn………19

PHẦN II: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 57

2.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……… 57

2.1.1 Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn……… 57

2.1.2 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………60

2.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……… 63

2.2.1 Về tổ chức quản lý NVL, CCDC ……… 63

2.2.2 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ………64

2.2.3 Phân bổ CCDC cho các kỳ hạch toán…… ……… 65

1.2.4 Thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho lâu năm ………66

KẾT LUẬN………70

Lêi më ®Çu

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay đặc biệt là trong môitrường cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tìm mọi cách để không chỉ tồn tại màcòn phải đứng vững và phát triển Mục đích chung của các doanh nghiệp đó là lợinhuận Lợi nhuận càng lớn chứng tỏ các biện pháp, chính sách của doanh nghiệp làđúng đắn Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp là nơi tạo ra sản phẩmcần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng caochất lượng sản phẩm để từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất Một trong nhữngbiện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu vàcông cụ dụng cụ.

Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từkhâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toán nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ sao cho có thể quản lý tổng thể toàn bộ nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ mà còn có thể quản lý chi tiết tới từng loại cả về số lượng và giá trị củachúng Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi có thủ thục chặt chẽ, đúngđắn từ khâu thu mua đến lập chứng từ, đảm bảo cho xuất dùng kịp thời, đầy đủ choquá trình sản xuất kinh doanh cũng như vào sổ sách và lên các báo cáo Việc kiểmtra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽgiúp nâng cao hiệu quả sử dụng chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tránhđược hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốnlưu động, tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho Công ty

Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

và trong thời gian thực tập tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, em nhận thấy công tác

kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi trọng và tìm các biện pháp

để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán về NVL, CCDC

Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, Với

sự hướng dẫn của cô giáo – TS Trần Thị Nam Thanh và của các cô chú trongphòng KT – TK – TC đặc biệt là phòng Kế toán vật tư đã giúp em hoàn thành tốt

chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, với đề tài “Công tác kế toán nguyên vật

liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”.

Nội dung của Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này bao gồm 2phần:

Phần I: Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL,

CCDC) ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Phần II: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

1.1 Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sởchính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồidào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măngchất lượng cao Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựngđặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập Hơn 20 năm đivào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cungcấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước

Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năngchính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹthuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt1,3% - 3% Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩnISO9002

Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các côngtrình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trườngnước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào) Ngoài ra, Công ty còn nhiệm vụcung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng ViệtNam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường

Để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và mở rộng quy mô sản xuất Công ty

đã có dự án xây dựng thêm ở nhà máy một dây chuyền sản xuất với công suất thiết

kế cao Dây chuyền mới Nhà máy xi măng Bỉm Sơn được Chính phủ cho phép đầu

tư năm 2004; HĐQT Tổng công ty xi măng Việt nam quyết định đầu tư ngày03/06/2004 Chủ đầu tư là CTCPXM Bỉm Sơn Dây chuyền mới có công suất thiết

kế là 2 triệu tấn/năm, tương ứng với công suất lò nung 5.500 tấn klanker/ngày đêm.Công nghệ sản xuất bằng lò quay theo phương pháp khô, thiết bị công nghệ, đolường tự động, các thiết bị kiểm tra thuộc loại tiên tiến hiện đại, phù hợp với đặcđiểm chất lượng nguyên nhiên liệu Các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, môitrường đại tiêu chuẩn Việt nam Tổng mức đầu tư là 4.085,037 tỷ đồng Khi đó, Nhàmáy xi măng Bỉm Sơn sẽ có công suất 3,2 triệu tấn năm; nếu thị trường cho phép và

có các biện pháp giảm giá thành thì có thể tiếp tục duy trì dây truyền cũ (dây

chuyền ướt của Liên Xô 600.000 tấn năm) và tổng công suất của Nhà máy sẽ là 3,8triệu tấn năm, tương ứng 9.600 tấn clanker/ngày đêm, mỗi ngày đưa ra lưu thôngtiêu thụ trên 10.000 tấn sản phẩm

Như vậy, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sảnxuất lớn để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sảnxuất ra không ngừng được nâng cao Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về cácyếu tố đầu vào cũng tăng Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL, CCDC phục vụtrực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất Ngoài tăng về khối lượng NVL, CCDCcòn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sảnphẩm, tiết kiệm trong sản xuất Đồng thời đặc điểm về NVL, CCDC phong phú hơn

do đó yêu cầu quản lý NVL, CCDC phải được nâng cao Xuất phát từ đặc điểmngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm VNL, CCDC sử dụng

đó là số lượng NVL, CCDC lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chiathành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất

1.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sảnxuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơnngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷđồng Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhấtđịnh trên thị trường tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn Đứngđầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệuquả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 3 phó Giámđốc cùng với các trưởng phòng ban khác

Với nhu cầu quản lý và quy mô sản xuất, Công ty bao gồm nhiều phòng banđược phân công nhiệm vụ rõ ràng Có thể kể ra một số phòng ban chủ yếu của Côngty:

Phòng kế toán thống kê tài chính

Mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng cùng thực hiện mục tiêu chungcủa Công ty và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về nhiệm vụ của mình Đứngđầu mỗi phòng là các trưởng phòng quản lý chung công việc phòng ban của mình.

VD Phòng vật tư thiết bị có chức năng: tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kế hoạch cungứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng phục vụ sản xuất kinh doanh.Nhiệm vụ chủ yếu: Theo dõi cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho sản xuấtnhư: tổng hợp và cân đối nhu cầu vật tư hàng năm; mua sắm vật tư thiết bị; nghiệmthu vật tư hàng hoá mua săm Lập báo cáo thực hiện kế hoạch theo đúng quy định;bảo đảm duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

Ngoài các phòng ban chính và các xưởng đã nêu ở phần trước, Công ty ximăng Bỉm Sơn còn có nhiều phòng ban làm nhiệm vụ riêng phù hợp với nhu cầuquản lý của Công ty như các phòng : Phòng Điều độ sản xuất, phòng Quản lý xemáy, phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật an toàn, phòng Bảo vệ quân sự,phòng Đời sống quản trị Đồng thời Công ty có một hệ thống tiêu thụ bao gồm 1trung tâm giao dịch tiêu thụ, 8 chi nhánh ở các tỉnh thành, 1 văn phòng đại diện bênLào và rất nhiều các đại lý trên khắp cả nước có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm củaCông ty

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức

kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước Đồng thờiphải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước banhành Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh,hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty Để bộ máy kế toán làmviệc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên mônnghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy

mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán Vàhình thức kế toán chủ yếu sử dụng là kế toán máy với phần mềm kế toán FastAccouting đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị Bên cạnh đóCông ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viêncủa phần hành tiền lương

Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúpcông việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phântheo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổnghợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn và kế toán tại các chinhánh Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực

hiện công việc của tổ mình Trong đó tổ kế toán vật tư gồm 6 người có nhiệm vụtheo dõi việc nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC của Công ty và hạch toán nội bộ

Chế độ kế toán của Công ty

Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kếtoán và Chế độ kế toán hiện hành

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31tháng 12 hàng năm

Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một sốchính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL,CCDC tại Công ty:

- Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo

phương pháp kê khai thường xuyên

- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân

gia quyền theo từng tháng

- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và trích khấuhao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền;nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanhthu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí…

Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL, CCDC sẽ được trình bàychi tiết hơn ở phần sau của Báo cáo này

Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung

Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chungcủa Bộ tài chính Hệ thống sổ bao gồm:

- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật kýtiền mặt, Sổ cái các TK…

- Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ(ThẻTSCĐ ), sổ kế toán thành phẩm(thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phísản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho(Bảng tính giá hàng xuất kho…)…Liên quan đến kế toán NVL, CCDC ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất

cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152, 153(Sổ tổng hợp); Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết)

Các chế độ kế toán khác bao gồm: chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độBáo cáo tài chính đều được lập theo quy định chung của Bộ tài chính Và theo quyết

với yêu cầu hạch toán cũng như quản lý Công ty đã vận dụng quy định chung đểthiết kế thêm trong hệ thống chứng từ, mở rộng hệ thống tài khoản và lập các báocáo Quản trị phục vụ cho quản lý nội bộ của Công ty

VD Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”được chi tiết tới cấp 4 và TK 153 “Công cụ, dụng cụ” được chi tiết đến cấp 3

Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúng theoQuy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý Và

nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có công tác kế toán NVL,CCDC

1.1.3 Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty

Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ramột khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung,cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểmquốc gia Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đã có mặt khắp

cả nước không chỉ có thế sản phẩm còn cung cấp cho thị trường các nước ĐôngDương và Đông Nam Á Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầutiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo Thể hiện ở các chỉ tiêunhư sản lượng sản xuất, công suất…

Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước,trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên Do

đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu Tình hình kinhdoanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu Với sự cố gắng ngay từkhi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty

CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành côngnghiệp sản xuất xi măng Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của TổngCông ty xi măng VN

Với quy mô và tình hình kinh doanh có nhiều thuận lợi trong tương lai Công ty

sẽ tiếp tục phát huy và duy trì những lợi thế của mình Quy mô sản xuất lớn và tìnhhình kinh doanh khả quan cũng có ảnh hưởng nhất định tới công tác kế toán NVL,CCDC của Công ty Với số lượng NVL, CCDC lớn rất nhiều chủng loại khác nhauđòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý Đồng thời cácchính sách kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng phải tuân theo đúngquy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý

và đặc điểm của từng loại NVL, CCDC Vói quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL,

CCDC là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảoquản tốt hơn Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL, CCDC phải được chitiết để đảm bảo cho quản lý Trên thực tế tổ kế toán NVL, CCDC (gọi tắt là tổ vậttư) gồm 6 người Do NVL CCDC số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho

vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên

Đặc điểm Công nghệ sản xuất

Khi xây dựng Nhà máy, chúng ta đã nhận được sự giúp đỡ và hợp tác củaChính phủ Liên Xô với một dây chuyền công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất nước tathời bấy giờ Và hiện nay dây chuyền đó đã được cải tiến và thay thế nhằm phù hợpvới điều kiện mới Để thuận tiện cho việc sản xuất và công tác phục vụ sản xuất,Công ty xi măng Bỉm Sơn có 2 khối sản xuất: Khối sản xuất chính và khối sản xuấtphụ

Khối sản xuất chính gồm có: Xưởng mỏ, xưởng ô tô, xưởng nguyên liệu,xưởng lò nung, xưởng nghiền xi măng, xưởng đóng bao Các xưởng này thực hiệntheo đúng quy trình công nghệ để sản xuất ra xi măng Và mỗi xưởng có chức năngnhiệm vụ riêng trong toàn bộ quy trình ấy

Khối sản xuất phụ gồm có các xưởng: Xưởng sửa chữa thiết bị, xưởng sửachữa công trình, xưởng cấp thoát nước – nén khí, xưởng cơ khí Các xưởng này cónhiệm vụ cung cấp lao động phục vụ cho sản xuất chính như: sửa chữa các thiết bịhỏng, cung cấp điện nước…

Hiện nay Công ty duy trì 2 quy trình công nghệ sản xuất:

Một là dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt với đặc điểm là dâychuyền công nghệ chê biến kiểu liên tục và phức tạp Hiện nay, sau hơn 20 nămhoạt động, dây chuyền công nghệ cũ đã trở nên lạc hậu và trở thành một hạn chếtrong nền kinh tế năng động và trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của các Công ty kháctrên thị trường

Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt có ưu điểm là chất lượng xi măngsản xuất theo phương pháp này có chất lượng tốt, vì các nguyên liệu và phụ giađược trộn đều

Nhưng lại có một số nhược điểm như: Tốn nhiều nhiên liệu để làm bay hơinước và cần nhiều nhân công phục vụ cho quá trình sản xuất Do những nhược điểmnày ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm đòi hỏi một số lượng NVL lớn hơnnên nó đã sớm bộc lộ được hạn chế khi thực hiện theo phương pháp này

Hai là dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô So với phương pháp ướt thìphương pháp này có những ưu điểm hơn đó là: Tốn ít nhiên liệu vì tận dụng khói lò

để sấy khô nguyên liệu, số công nhân cần để phục vụ sản xuất là ít hơn vì phươngpháp này giảm được một số khâu so với phương pháp lò ướt.

Nhưng vẫn tồn tại nhược điểm đó là nhất thiết cần phải có thiết bị lọc bụi.Hiện nay với những ưu điểm của sản xuất xi măng theo phương pháp khô thìphương pháp này đang được dần thay thế cho phương pháp ướt

Như vậy, quy mô sản xuất, tình hình kinh doanh và đặc điểm về quy trìnhcông nghệ có ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL, CCDC một cách trực tiếp vàgián tiếp Để có thể nắm bắt được một cách rõ hơn trong phần sau về đặc điểm phânloại quản lý và hạch toán em sẽ trình bày chi tiết hơn

1.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP

xi măng Bỉm Sơn

1.2.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty

Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp

có quy mô sản xuất lớn đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất là các vật liệuxây dựng đặc biệt là xi măng Nên Công ty có một khối lượng lớn với chủng loạiNVL, CCDC tương đối nhiều

1.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu

Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất Cácnguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phânloại là khó khăn Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sết, phụ gia, thandầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thumua va sử dụng chúng vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độchuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng.Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các công trìnhlớn của đất nước Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trường đánh giácao Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượngsản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp và tìm hiểu chất, đánh giáchất lượng là hết sức quan trọng

Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thế củaCông ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu Địa điểm của Công ty đượcđặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) với trữ lượng lớn Đểphục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngay tại các mỏ cách nhà máy

3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho Đây là một đặc thù riêng nên tổ chứccông tác kế toán có nhiều khác biệt So với các khu vực khác, đá vôi và đất sét đượckhai thác và sử dụng tại Công ty được đánh giá có chất lượng tốt Đây rõ ràng là

một lợi thế của Công ty, giảm được chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồngthời lại được sử dụng NVL với chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợitrong cạnh tranh.

Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ Cácnguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan… được nhậpkho dự trữ với khối lượng lớn Qua trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễm

ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuân thủ theo các định mức

kỹ thuật Các NVL phụ như Bi đạn , gạch chịu lửa, nhớt máy, mỡ máy…nhiều vàphong phú nhiều chủng loại Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng… Bêncạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục vụ cho quá trình sản xuất đòihỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảotiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không

bị gián đoạn và bị ảnh hưởng

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giá thànhsản phẩm Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành ximăng của Công ty Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thìviệc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên cácđịnh mức kỹ thuật đã được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trongviệc thực hiện mục tiêu này Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác,bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảmbảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế Việc xuất dùngNVL cho sản xuất sản phẩm thường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tínhtoán dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng giao xuống Đồng thời dựa trên

kế hoạch khối lượng sản xuất trong kỳ Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạchsản xuất sản phẩm Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn

do dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất

những công việc đầu tiên để giúp quản lý tốt và công tác kế toán có hiệu quả đó làcần tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC.

Công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm, một số ítCCDC được Công ty tự gia công chế biến phục vụ sản xuất Xét về mục đích sửdụng CCDC có thể chia CCDC này phục vụ cho các mục đích: cho sản xuất, choquản lý DN, cho công tác bán hàng và mục đích khác

Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVLnhư : Các thủ tục nhập - xuất CCDC, kế toán chi tiết CCDC, kế toán tổng hợpCCDC… Và sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau

1.2.1.3 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn

NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh

Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và

sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phầntăng lợi nhuận cho công ty CCDC đóng vai trò phục vụ thường xuyên và liên tụccho quá trình sản xuất tuy không trực tiếp tham gia cấu thành giá thành sản phẩmnhưng lại có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuấtđược liên tục

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác để sản xuất kinh doanh liên tục vàđạt được hiệu quả cao và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải dự trữ NVL ở mộtmức độ hợp lý Xuất dùng VNL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phòng kỹthuật dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng Việt Nam Định mức tồn kho tối

đa, tối thiểu cho từng loại NVL Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất

là cơ sở để phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch thu mua

Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL, CCDC Công ty

đã xây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL, CCDC Và để đáp ứng được yêucầu đó, Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việcquản lý NVL, CCDC một cách tỉ mỉ, chặt chẽ Công ty đã tiến hành mã hoá đốitượng kế toán là NVL, CCDC tới từng danh điểm Vì vây, danh mục NVL được xâydựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau Lập danh điểm NVL,CCDC là quy định, áp đặt cho mỗi NVL, CCDC một lý hiệu thay thế tên gọi, quycách của chúng Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm và tại Công ty Cp

xi măng Bỉm Sơn hệ thống danh điểm NVL, CCDC được xây dựng theo quy cáchsau:

Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó:

- 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản

- 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm NVL, trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1có kýhiệu 01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu

01, 02, 03… chỉ nhóm NVL, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01,02… chỉ từng loại NVL

- 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, quy cách,kích cỡ của NVL

Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây làbảng danh mục một số loại NVl đã được mã hoá:

Mã NVL

(kế toán)

Mã NVL(Tổng kho)

Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xâydựng hệ thống danh điểm như trên tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL,

lợi là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý vàcông tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty.

1.2.2 Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công

ty CP xi măng Bỉm Sơn

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL và CCDClớn, chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã tiến hành phân loại NVL,CCDC để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý

Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chiathành các loại sau:

- Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thểsản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ

đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia,nguyên vật liệu chính khác do Công ty mua từ bên ngoài

- Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kếthợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao Và cácloại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máy móchoạt động bình thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật Gồm có: Vật liệu

nổ,nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa, hoáchất và vật liệu phụ khác…

- Nhiên liệu: Đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệtnăng trong quá trình sản xuất xi măng Bao gồm: Than (than cám, than Nadương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,sửa chữa máy móc Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô

tô, máy xúc, bu lông các loại…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt độngxây dựng, xây lắp

- Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên Gồm có các bánthành phẩm mua ngoài, các phế liệu

Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán Và để thuậntiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Trên cơ sở phân loại nhưtrên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại VNL, CCDC bằng cách xây dựng hệthống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3 Yêu cầu quản lý NVL,CCDC

Đối với Công cụ cụng cụ, căn cứ vào nội dung kinh tế và phương thức sử dụngthì CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chia thành các loại sau:

- Công cụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất sản phẩm

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Cũng như NVL CCDC được chi tiết với hệ thống danh điểm CCDC

1.2.3 Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

1.2.3.1 Tính giá NVL, CCDC nhập kho

Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL, CCDC đó là lập kế hoạch nhucầu thu mua Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phânxưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập ra cácnhu cầu về NVL, CCDC Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầucủa toàn Công ty Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát, tính toán.Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL, CCDC trong nămthực hiện

Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL, CCDC chủ yếu nhập kho từ mua ngoài vàNVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Công ty.Đối với các loại NVL, CCDC mua ngoài căn cứ vào nhu cầu trong năm theotừng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loại NVL,CCDC nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp

Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giá trị từ

500 triệu trở lên thì phải mở thầu Sau khi đã xác định được các đối tác tham giađấu thầu đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên, lúc đó Công ty

sẽ tiến hành mở thầu Công ty yêu cầu về quy cách, chất lượng, số lượng… đơn vịnào có giá trị cung cấp thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được các yêu cầu của Công

ty thì sẽ trúng thầu Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này Và đơn vị đóphải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp Hình thức mở thầu này thường được

sử dụng cho các NVL chính như thạch cao, xỷ quặng…

Còn đối với NVL và CCDC có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọnnhà cung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó với số lượng, quy cáchđúng tiêu chuẩn Nhu cầu về NVL, CCDC được phòng vật tư đề nghị Giám đốcduyệt được lập là “Tờ trình mua vật tư”, Sau khi đề nghị được duyệt căn cứ voà cácđơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghịgiá mua vật tư” để Giám đốc, phòng kế toán thống kê tài chính và hội đồng tư vấn

từ 30 triệu đồng trở lên thì theo quy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty vớinhà cung cấp.

Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL,CCDC bao gồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theophương pháp khấu trừ), Thuế nhập khẩu (một số ít NVL được mua từ nước ngoài)

và các chi phí có liên quan

Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trongđịng mức…( không bao gồm thuế GTGT) Tuy nhiên do Công ty có các phươngtiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL, CCDC mua ngoài nên chi phí nàychiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL, CCDC

Ta có công thức tổng quát sau:

Giá thực tế nhập kho của NVL, CCDC = Giá mua +chi phí

Đối với NVL là đá vôi và đất sét do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét.Thì giá vốn thực tế chính là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho quátrình khai thác, vận chuyển về Công ty Và trên thực tế do quá trình sản xuất diễn raliên tục, nhu cầu về NVL chính cũng được cung cấp thường xuyên nên đá vôi và đấtsét sau khi khai thác vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cách liên tục vàtrực tiếp mà không qua nhập kho Đá vôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công

ty được coi là bán thành phẩm của công đoạn khai thác Vào ngày cuối cùng củatháng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển

đá vôi và đất sét được tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó

VD: Với lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 28/02/2007 giá trị thực tế nhậpkho của lô hàng là : 144 837 903 đồng (giá trị không bao gồm thuế GTGT)

1.2.3.2 Tính giá NVL, CCDC xuất kho

Với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ cũng như trongđiều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, tại Công ty việc lựa chọnphương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế VNL, CCDC xuất kho

là hoàn toàn phù hợp NHưng do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danhđiểm VNL, CCDC trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục

Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng đểgiảm bớt khối lượng tính toán

Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ vànhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị Và căn cứ vàolượng VNL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tếxuất trong kỳ

Trị giá vốn thực tế Giá bình quân

Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức :

Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất kho cũng được tính theo công thức trênnhư đối với tính giá NVL

VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 2/2007 của thạch cao NVL chính.ĐVT: Tấn

để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL hay CCDC Giá này sẽ tự động được cậpnhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từngdanh điểm NVL, CCDC trong kho

Do tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ của Công

ty để cung cấp các NVl chính phục vụ sản xuất sản phẩm Đối với NVL tự khai thácnày là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập

lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker Đểtính được thì phải dựa vào định mức kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấn đất sét Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáosản xuất clinker để tính ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển sốliệu xuống phòng kế toán Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bìnhquân và trị giá xuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVLxuất dùng trong kỳ.

Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương pháp bìnhquân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL và CCDC tại Công

ty CP xi măng Bỉm Sơn Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khai thác đávôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này

có sự khác biệt với các loại NVL khác Đây là một nét đặc trưng rất riêng biệt trongcông tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

1.2.4 Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cần tuânthủ theo các thủ tục nhập kho của NVL, CCDC NVL, CCDC nhập xuất kho phảiđược thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất,hợp pháp và đối với yêu cầu quản lý theo một trình tự nhất định giúp tránh đượcnhững sai sót, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư

1.2.4.1 Thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC

1.2.4.1.1 Thủ tục nhập kho NVL, CCCC

Khi có nhu cầu về NVL, CCDC cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệttrong “Tờ trình mua vật tư” Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đi thamkhảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phòng vật tưlập “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” Khi bảng đề nghị này được Giámđốc Công ty, Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toán thống kê tài chính duyệt thì giácủa các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phải giống như trong bảng đề nghị mứcgiá đó

Theo quy định chung tất các các loại NVL, CCDC mua ngoài khi về đến Công

ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty Tại Công ty CP

xi măng Bỉm Sơn, khi NVL, CCDC được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thínghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của cácloại NVL, CCDC, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhậpkho và không đủ tiêu chuẩn

Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiến silic…thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” Phiếu phân tích này được dùng đểphân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạo nên sản phẩm củaCông ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thểhiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật Dovậy Công ty phải tiến hành phân tích các thành phần cấu tạo hoá học một cách chặtchẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho Còn đối với các loại NVL, CCDC kháckhông ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm thì cán bộphòng vật tư và phòng kỹ thuật có thể xác định chất lượng sản phẩm bằng trựcquan Công ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có

sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm

Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:

- Một nhân viên giao hàng đại diện cho khách hàng

- Một nhân viên của phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng NVL,CCDC

- Một nhân viên phòng kỹ thuật hoặc phòng KCS

- Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tàichính

- Một thủ kho của kho vật tư

Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa ra kết luậnkiểm nghiệm

- Hợp đồng kinh tế

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng

Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc Tiếnhành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại số lượngNVL, CCDC thực tế Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ Nếukhông có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểm nghiệm”, cácbên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản

Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viếtphiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL, CCDC thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoáđơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm Bộ phận thống kê của tổng kho kiểm tra tínhhợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, sau đó viết phiếu nhập kho theo đúngquy định về biểu mẫu, nội dụng, phương pháp… và có đầy đủ chữ ký của người cóliên quan

Sau đây là các VD thông qua các biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL,CCDC

Biểu số 3

Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP khoỏng sản XD phụ gia xi măng

Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoỏ

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tờn người mua hàng:

Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ

Số tài khoản: 710 A 00002

Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản MS

STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị

Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.240.668 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 152.078.571

Số viết bằng chữ: (Một trăn năm hai triệu khụng trăm bảy tỏm nghỡn năm trăm bảy mươi mốt đồng)

Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)

Sau khi lập “phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”, phũng TN – KCS sẽ ghi nhận kếtquả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoỏng” Giấy chứng nhận nàyđược sử dụng cho cỏc loại NVL chớnh:

Biểu số 4

Hoá đơn Giá trị gia tăng

TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 222 B/XMBS-KCS

QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2006 Bỉm sơn, ngày 28 tháng 2 năm 2007

GiÊy chøng nhËn chÊt lîng phô gia kho¸ng

Loại phụ gia: Đá phụ gia Hà Bình

Đơn vị có hàng : Công ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoá

STT Các chỉ tiêu chất

lượng theo TCVN6882:2001

ĐVT Tiêu

chuẩnquy định

P.phápthử theoTCVN

Kết quảthực hiện

Kết luận: Chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng.

Người viết phiếu Trưởng phòng TN – KCS

Đã ký Đã ký

Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng thì tiến hành cho lô hàng nhập kho Vàtrước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập :Biênbản kiểm nghiệm”:

Biểu số 5

Căn cứ: HĐ 11B Nhập đá bazan Hà Bình số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007

Căn cứ hoá đơn số: 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Của Công ty CP thạch cao xi măng

Biên bản kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Hà Văn Lân Công ty CP KS XD phụ gia xi măng THÔng (Bà): Phạm Thị Xuyến Thống kê tổng kho

Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát Thủ Kho

Ông (Bà): Lê Hữu Phăng Phòng KT-TK-TC

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá

ĐVT

NơiSX

Số lượng

Ghi chú

Theochứng từ

Đúngchấtlượng

Khôngđúngchấtlượng

Tổng cộng 3069,38 3069,38

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho

Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập khovới lượng hàng đủ tiêu chuẩn Lập “Phiếu nhập kho”

Biểu số 6

Mẫu số: 07-VT Số: 298

C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n

Đơn vị: Tổng kho

Mẫu số 01-VT

PhiÕu nhËp kho

Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: 26

Nhập của : Anh Lân - Công ty CP KS XD và phụ gia xi măng TH

Theo HĐ 11B - Nhập đá bazan số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007

Hoá đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Biêm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 tháng 2 năm 2007

STT Tên nhãn hiệu, quy

chứngtừ

Thựcnhập

Đá bazan Hà Bình 2116.060501.001 3069,38

Tổng cộng:

Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007Phô tr¸ch tæng kho Ngêi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Thủ tục nhập kho của NVL chính Thạch cao:

Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứngVTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hànghoá” Khi GĐ và các phòng ban có trách nhiệm thông qua thì mưói tiến hành muavật tư Giá trên hoá đơn phải giống như mức giá mà GĐ đã phê duyệt

Biểu số 7

C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n

Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá

Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng

Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đỡnh, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tờn người mua hàng:

Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ

Số tài khoản: 710 A 00002

Hỡnh thức thanh toỏn: MS

STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị

Hoá đơn Giá trị gia tăng

C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n

Đơn vị: Tổng kho

Mẫu số: 07-VT Số: 254

Căn cứ hoá đơn số: 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Của Công ty CP thạch cao xi măng

Biên bản kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Trần Thu Hà Công ty CP thạch cao xi măng

Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến Thống kê tổng kho

Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát Thủ Kho

Ông (Bà): Hoàng Minh Tâm Phòng KT-TK-TC

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá

ĐVT

NơiSX

Số lượng

Ghi chú

Theochứng từ

Đúngchấtlượng

Khôngđúngchấtlượng

Tổng cộng 2703,90 2703,90

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho

Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ýnhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho

Biểu số 9

Mẫu số 01-VT

PhiÕu nhËp kho

Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208

Nhập của : Chị Hà - Công ty CP thạch cao xi măng

Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007

Hoá đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Biêm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 tháng 2 năm 2007

STT Tên nhãn hiệu, quy

chứngtừ

Thựcnhập

Tổng cộng:

Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007Phô tr¸ch tæng kho Ngêi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự Bao gồm đầy đủcác chứng từ và các biểu mẫu như đối với NVL “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đềnghị mức giá mua vật tư hàng hoá” được phê duyệt trước khi tiến hành mua Mẫucủa 2 loại này hoàn toàn tương tự

Biểu số 10

C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n

Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá

Đơn vị bán hàng: C.Ty VPP

Địa chỉ: P Điện Biên, Thanh Hoá

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tên người mua hàng: Trần Văn Giao

Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá

Số tài khoản: 710 A 00002

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

4

5

6

Cộng tiền hàng: 31.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.159.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.749.000

Số viết bằng chữ: (Ba triệu bốn trăm bảy tư nghìn chín trăm đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ: Bảng duyệt giá Số 442 ngày 31 tháng 01 năm 2007

Căn cứ hoá đơn số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007

Của Công ty CP điện máy hoá chất

Biên bản kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Trần Văn Giao Đại diện vật tư

Ông (Bà): Phạm Thị Nga Thống kê tổng kho

Ông (Bà): Trịnh Thị Thức .Thủ Kho

Ông (Bà): Lê Văn Lương Phòng KT-TK-TC

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá

ĐVT

NơiSX

Số lượng

Ghi chú

Theochứng từ

Đúngchấtlượng

Khôngđúngchấtlượng

4

5

6

ý kiến của ban kiểm nghiệm:Hàng đúng chủng loại theo bảng duyệt giá

Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê

Nhập của: Trần Văn Giao-Phòng vật tư thiết bị NGB 001

Theo Duyệt giá Số 442 Ngày 31 tháng 01 năm 2007

Hoá đơn mua hàng số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007

Biên bản kiểm nghiệm số: 1/1 ngày 02 tháng 2 năm 2007

Nguồn nhập: Nhập vào kho: Kho VPP

Đúngchấtlượng

- Liên 1: Lưu tại kho

- Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đó giao cho kế toán vật tư

- Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và thanh toán chonhà cung cấp

- Liên 4: Giao cho người cung cấp

1.2.1.1.2 Thủ tục xuất kho NVL, CCDCTại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL,CCDC cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quảnđốc phân xưởng ký nhận Sau đó gửi bản yêu cầu này lên phòng kỹ thuật hoặc Giám

Còn đối với nhu cầu về NVL, CCDC có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêucầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL, CCDC đó

Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất củaban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phêduyệt Sau đó bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho các loại NVL, CCDC

mà mình phụ trách

Biểu số 13

Mẫu số: 02-VT

Số chứng từ: X/TC3

PhiÕu xuÊt kho

Ngày 28 tháng 2 năm 2007

Họ tên người nhận hàng: Ông Châu

Lý do xuất: Sản xuất xi măng bộtXuất tại kho: K12 – Kho phụ gia

Số lượng

Giá

Thànhtiền

GhichúYêu cầu Thực

xuất

1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9

2 Đá bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02

Tổng cộng

Xuất ngày 28 tháng2 năm2007

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này

vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự độngcập nhật vào cột giá trị và thành tiền

Mẫu số: 02-VT

Số chứng từ: X/QT4

PhiÕu xuÊt kho

Ngày 21 tháng 2 năm 2007

Họ tên người nhận hàng: Ông Hà

Lý do xuất: xuất các phòng ban

Xuất tại kho: K07 – Kho văn phòng phẩm

Số lượng

Giá

Thànhtiền

GhichúYêu cầu Thực

xuất

1 Ghim vòng 311.080201.050 Hộp 2000 2000

Tổng cộng

Xuất ngày 21 tháng2 năm2007

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU

Biểu số 15

C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n

Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá

PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO

Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số : XMO/2

Người nhận hàng: Anh Thiện

Sốlượng

Bằng chữ: Một triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn đồng chẵn

Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho

1.2.4.2 Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cáchrộng rãi vào công tác kế toán Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danhđiểm NVL và … danh điểm CCDC với các chủng loại vật tư phong phú thì việcchọn lựa phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sao cho đảm bảo được yêucầu hạch toán, yêu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết Và Công ty chọnphương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC Phương pháp nàyhoàn toàn thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thườngxuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn

Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL, CCDC bao gôm:

- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 07 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08 – VT)

Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết NVL, CCDC về tình hìnhnhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm NVL, CCDC về số lượng, giá trị

Tại kho:

Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho” Thẻ khođược dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loạiNVL, CCDC về chỉ tiêu số lượng

Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã Vậttư….ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ khođược mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho

Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp

lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất

Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng vàtính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào

“Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho Cuối kỳ,

kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻkho” Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kếtoán chi tiết vật liệu” Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danhđiểm, từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất

Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song

Ghi hàng ngàyĐối chiếuGhi cuối thángVD: Sau đây là mẫu thẻ kho của 1 số NVL chính và CCDC

Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho

Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu nhập- xuất- tồnBảng tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

DiÔn gi¶i

Ngàynhậpxuất

nhậnkếtoán

Biểu số 17