Quy chế giao dịch điện tử trong công tác của bộ nội vụ

Quy chế giao dịch điện tử trong công tác của bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ Giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 137 /2005/QĐ-BNV ngày 26 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi, đối tượng

Quy chế này quy định về hoạt động giao dịch điện tử trong công tác đối với các tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Nội vụ (sau đây gọi chung là Bộ)

Điều 2 Mục đích, yêu cầu

1 Giao dịch điện tử là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế

độ làm việc hàng ngày cña Bộ C¸c hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ sẽ được thực hiện từng bước trên Hệ thống thông

tin điện tử của Bộ

2 Hệ thống thông tin điện tử của Bộ bảo đảm việc trao đổi, khai thác và

sử dụng thông tin trong các tổ chức, đơn vị của Bộ thông qua các dịch vụ trên mạng, các phần mềm và các cơ sở dữ liệu dùng chung Hệ thống thông tin điện

tử của Bộ phải được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả thiết thực, được quản

lý tập trung, thống nhất và bảo đảm an ninh, an toàn mạng và dữ liệu

3 Tất cả các văn bản thực hiện trong giao dịch điện tử phải thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về

việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:

2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước

4 Chế độ thông tin báo cáo trong Bộ được thực hiện thông qua giao dÞch

®iÖn tö theo Quyết định số 88/2004/QĐ-BNV ngày 10/12/2004 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ ban hành Quy định về chế độ thông tin báo cáo trong Bộ Nội vụ

5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong giao dịch điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

6 Thông điệp dữ liệu trong giao dịch điện tử có giá trị tương đương bản gốc

Điều 3 Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1 Giao dịch điện tử trong công tác của Bộ là giao dịch thông tin được tạo

ra, chuyển nhận, lưu trữ hoặc xử lý có sử dụng phương tiện điện tử trên Hệ thống thông tin điện tử của Bộ

2 Hệ thống thông tin điện tử của Bộ là Hệ thống thông tin máy tính phục

vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, được kết nối tới mạng diện rộng của Chính phủ (CPNet), Internet và Hệ thống thông tin điện tử phục vụ quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính Nhà nước

3 Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, chuyển, nhận, lưu trữ hoặc

xử lý trong giao dịch điện tử

4 Cơ sở dữ liệu dùng chung của Bộ là tập hợp các dữ liệu về các lĩnh vực thuộc Bộ quản lý, được sắp xếp, tổ chức để dễ dàng truy nhập, khai thác, quản lý

an toàn và cập nhật thông qua các phương tiện điện tử

Điều 4 Phần mềm ứng dụng trong giao dịch điện tử

Phần mềm ứng dụng dùng trong giao dịch điện tử trong công tác của Bộ là Phần mềm văn phòng điện tử (e-Office) được tích hợp từ các phần mềm ứng dụng thành phần

Điều 5 Cung cấp và quản lý địa chỉ hộp thư điện tử

1 Tất cả các thông tin được trao đổi trong giao dịch điện tử của các tổ chức, đơn vị, cá nhân được thể hiện dưới dạng thư điện tử (e-mail)

2 Các tổ chức, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ có thể sử dụng Hệ thống thông tin điện tử của Bộ để trao đổi thông tin trong mạng nội bộ

và gửi nhận e-mail trên Internet

3 Các địa chỉ thư điện tử của các tổ chức, đơn vị và cá nhân thuộc Bộ có dạng: Username@moha.gov.vn ; trong đó:

- Username là tên người sử dụng viết đầy đủ theo thứ tự họ, chữ đệm, tên theo kiểu chữ Việt liền, không có ký tự trống, không dấu

Trong trường hợp người đăng ký mới trùng cả họ, tên, chữ đệm với một người đã có trong Danh bạ địa chỉ thư điện tử thì người đăng ký sau phải chọn thêm một hoặc hai ký tự vào tên sử dụng trong địa chỉ thư điện tử

- Moha.gov.vn là tên miền của Bộ Nội vụ (đã đăng ký với các cơ quan quản lý Nhà nước)

4 Địa chỉ, hộp thư điện tử của tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ

Các tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ có 02 địa chỉ, hộp thư điện tử, là:

- 01 địa chỉ, hộp thư điện tử dùng để trao đổi trong nội bộ tổ chức, đơn vị Chỉ có các thành viên của tổ chức, đơn vị mới được quyền sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử này để trao đổi công tác chuyên môn nội bộ Địa chỉ hộp thư điện tử này là chữ nội bộ và tên của tổ chức, đơn vị Trên phần mềm e-office được thể hiện là thư mục (Folder)

- 01 địa chỉ, hộp thư điện tử để gửi, nhận thông điệp điện tử với các cá nhân và tổ chức, đơn vị khác Chỉ có Thủ trưởng đơn vị và người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền mới được quyền sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử này Địa chỉ hộp thư điện tử này lấy theo tên tổ chức, đơn vị Trên phần mềm e-office được thể hiện là thư mục (Folder)

5 Mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Bộ được cung cấp một địa chỉ thư điện tử

6 Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức mới vào làm việc tại Bộ

Sau khi có Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận vào làm việc tại Bộ, Trung tâm Tin học có trách nhiệm tạo lập một địa chỉ thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức và thông báo trên Danh bạ Hộp thư điện tử của Bộ

7 Đối với cán bộ, công chức, viên chức khi không còn công tác tại các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ, Trung tâm Tin học huỷ bỏ địa chỉ thư điện tử trên mạng

và trên Danh bạ địa chỉ thư điện tử của Bộ

Điều 6 Sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung

Cơ sở dữ liệu dùng chung của Bộ được trao quyền truy nhập, khai thác, sử dụng từng chuyên mục theo quy định của Bộ trưởng

Điều 7 Bảo vệ Hệ thống thông tin điện tử của Bộ trong giao dịch điện tử

1 Bảo vệ Hệ thống thông tin điện tử của Bộ trong giao dịch điện tử là trách nhiệm của Thủ trưởng các tổ chức, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ

2 Thông tin trong giao dịch điện tử phải thực hiện theo các quy định bảo mật của Bộ và Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước

3 Tất cả cỏc tổ chức, đơn vị, cỏ nhõn tham gia giao dịch điện tử đều phải thực hiện đầy đủ cỏc quy định về an toàn mạng Phải bảo đảm cỏc yờu cầu kỹ thuật về an toàn sử dụng điện, về chống sột, về phũng chống hoả hoạn, thiờn tai Quản lý chặt chẽ những người tham gia sử dụng mạng và cỏc mật khẩu truy nhập mạng; kiểm soỏt chặt chẽ việc cài đặt cỏc phần mềm mới lờn mỏy chủ và cỏc mỏy trạm

Tổ chức, đơn vị nào muốn kết nối thờm mỏy chủ tham gia vào mạng thụng tin điện tử của Bộ phải thụng bỏo cho Trung tõm Tin học biết để trỡnh Bộ trưởng

và được Bộ trưởng cho phộp mới được kết nối mạng, cài đặt phần mềm và đưa vào sử dụng

4 Cỏc dữ liệu thụng tin truyền tải trờn mạng thụng tin điện tử của Bộ được định kỳ sao chộp lưu trữ điện tử theo quy chế lưu trữ hiện hành

5 Cỏc tổ chức, đơn vị và cỏn bộ, cụng chức, viờn chức của Bộ khụng sử dụng cỏc địa chỉ, hộp thư điện tử khỏc (như Yahoo, Hotmail, …) trong giao dịch điện tử phục vụ cụng tỏc chuyờn mụn

Chơng II

TRÁCH NHIỆM của tổ chức và cá nhân

Điều 8 Trỏch nhiệm của Lónh đạo Bộ

1 Từng bước thực hiện cụng tỏc chỉ đạo, điều hành cụng việc hàng ngày trờn Hệ thống thụng tin điện tử của Bộ

2 Chỉ đạo và giao cụng việc trực tiếp thụng qua hộp thư điện tử của cỏc tổ

chức, đơn vị, cỏ nhõn Các chỉ đạo về công việc thụng qua giao dịch điện tử được xem như mệnh lệnh hành chớnh của Lónh đạo Bộ

3 Bộ trởng quyết định danh mục thông tin đa trên Hệ thống thông tin điện

tử của Bộ

Điều 9 Trỏch nhiệm của Thủ trưởng cỏc tổ chức, đơn vị thuộc Bộ

1 Chỉ đạo, điều hành cụng việc hàng ngày tổ chức, đơn vị mỡnh trờn Hệ thống thụng tin điện tử của Bộ

2 Chỉ đạo và giao cụng việc trực tiếp thụng qua hộp thư điện tử của tổ

chức, đơn vị mỡnh Các chỉ đạo về công việc thụng qua giao dịch điện tử được xem như mệnh lệnh hành chớnh của Thủ trưởng tổ chức, đơn vị

3 Chỉ đạo việc cập nhật thường xuyờn, đầy đủ cỏc văn bản chớnh thức của

tổ chức, đơn vị mỡnh; cung cấp, trao đổi thụng tin với cỏc tổ chức, đơn vị khỏc trờn cỏc Hộp thư chuyờn mục và Hộp thư của cỏc tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ được quy định cụ thể tại Phụ lục Danh mục nội dung cỏc hộp thư thực hiện giao dịch điện tử kốm theo bản Quy chế này

4 Quản lý, khai thỏc và bảo vệ mạng mỏy tớnh tại tổ chức, đơn vị mỡnh và

Hệ thống thụng tin điện tử của Bộ; chịu trỏch nhiệm về nội dung, độ chớnh xỏc

và bảo mật cỏc thụng tin trờn mạng mỏy tớnh của tổ chức, đơn vị và trờn Hệ thống thụng tin điện tử của Bộ

5 Xử lý, giải quyết kịp thời cỏc thụng điệp điện tử gửi vào hộp thư điện tử của tổ chức, đơn vị mỡnh

Điều 10 Trỏch nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộp thư của tổ chức, đơn vị

1 Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử

2 Quản lý và lưu trữ cỏc dữ liệu thụng tin trong hộp thư điện tử của

mỡnh

3 Khi thay đổi Thủ trưởng tổ chức, đơn vị thỡ phải bàn giao địa chỉ, hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu thụng tin trong hộp thư điện tử của tổ chức, đơn vị cho Thủ trưởng mới của tổ chức, đơn vị

Điều 11 Trách nhiệm của Trung tâm Tin học

1 Quản lý Hệ thống thông tin điện tử của Bộ; định kỳ báo cáo Bộ trưởng

về tình hình hoạt động của Hệ thống và các vấn đề mới phát sinh

2 Thiết lập, cấp, quản lý Hệ thống địa chỉ, hộp thư điện tử của các tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc Bộ

3 Bảo đảm kỹ thuật cho việc cập nhật, phát hành, khai thác và sử dụng thông tin trên mạng tin học của Bộ được ổn định, thông suốt, liên tục, đúng đối tượng

4 Chủ trì tổ chức thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh mạng, bảo mật thông tin giao dịch điện tử theo các quy định hiện hành của Nhà nước

5 Xoá bỏ các thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn trên các hộp thư công cộng

6 Tạo lập chế độ, tổ chức thực hiện sao chép lưu trữ thông tin điện tử

7 Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cho việc quản lý và phát triển cơ sở hạ tầng Hệ thống thông tin điện tử để thực hiện giao dịch điện tử trong công tác của Bộ

Điều 12 Trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ

1 Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học xây dựng kế hoạch, tổ chức các lớp học hướng dẫn sử dụng phần mềm, thiết bị tin học phục vụ thực hiện giao dịch điện tử

2 Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học kiểm tra các thông tin trên các chuyên mục hộp thư công cộng để bảo đảm công tác bảo vệ an ninh nội bộ

Điều 13 Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1 Chủ trì đôn đốc, kiểm tra, giám sát các tổ chức, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện Quy chế này

2 Chủ trỡ, phối hợp với Trung tõm Tin học xõy dựng kế hoạch kinh phớ thường xuyờn hàng năm cho xõy dựng, hoàn thiện, quản trị mạng và phỏt triển

Hệ thống thụng tin điện tử để thực hiện giao dịch điện tử

Điều 14 Trỏch nhiệm của Học viện Hành chớnh Quốc gia, Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

1 Chủ trỡ, phối hợp với Trung tõm Tin học của Bộ, xõy dựng, hoàn thiện

và phỏt triển Hệ thống thụng tin điện tử tại đơn vị, tổ chức kết nối thụng tin điện

tử tới Bộ

2 Tổ chức thực hiện giao dịch điện tử trong cụng tỏc tại đơn vị và với cỏc đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ

Điều 15 Trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức, viờn chức

1 Chạy chơng trình eOffice từ đầu giờ đến hết giờ làm việc hàng ngày

2 Thực hiện nhận, bỏo cỏo cụng việc và trao đổi thụng tin hàng ngày trờn

Hệ thống thụng tin điện tử của Bộ theo quy định

3 Trả lời kịp thời cỏc thụng điệp dữ liệu gửi vào hộp thư điện tử của mỡnh

4 Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử Trường hợp mật khẩu bị lộ phải bỏo cho Trung tõm Tin học để được thay đổi mật khẩu

5 Quản lý và lưu trữ cỏc thư điện tử của mỡnh

6 Chịu trỏch nhiệm về nội dung thụng điệp điện tử của mỡnh gửi lờn mạng

7 Khi gặp sự cố về hệ thống thụng tin điện tử, phải bỏo cỏo Thủ trưởng đơn vị để bỏo cho Trung tõm Tin học xử lý, giải quyết

Điều 16 Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch điện tử

1 Truy nhập vào hộp thư của người khác và để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình

2 Truy nhập vào các cơ sở dữ liệu dùng chung của Bộ và cung cấp thông tin trên mạng không đúng thẩm quyền của mình

3 Cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư điện tử cho người khác

4 Truy cập Hệ thống thư điện tử của Bộ nhằm hỗ trợ hoặc chuẩn bị tiến hành hành vi vi phạm pháp luật và quy định của Bộ; phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử của Bộ

5 Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận thông điệp dữ liệu

6 Thay đổi, xoá, huỷ, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17 Các tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ

thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này; trường hợp vi phạm Quy chế này, tuỳ theo mức độ sẽ bị kỷ luật theo quy định của Bộ hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, Trung tâm Tin học tổng hợp ý kiến đóng góp của các tổ chức, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, từng bước

hoàn thiện hệ thống, nâng cao chất lượng các giao dịch điện tử, trình Bộ trưởng xem xét, giải quyết các vấn đề nảy sinh vượt quá quy định trong Quy chế này

BỘ TRƯỞNG

(Đã ký)

Đỗ Quang Trung