đề tài thực trạng và giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp việt nam hiện nay

Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là vấn đề luôn được quantâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sảnxuất kinh doanh, bán hàng, xúc t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCMKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Giảng viên: ThS NGUYỄN VĂN NĂM

Sinh viên thực hiện :

TẨY LIÊN HÔN LỚP QT6 K32STT : 017

TP HCM ngày 4/11/2009

Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp giúp nâng cao năng suất laođộng, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn,giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.Trợ giúp các cán bộnghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tàichính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hànhmột cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả côngviệc Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp

Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là vấn đề luôn được quantâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sảnxuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên,vẫn còn rất nhiều câu hỏi cần đặt ra xung quanh việc ứng dụng trên

I THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP.

Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc khảo sát việc ứngdụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đã khiếnmọi người không khỏi bất ngờ Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ đầu tưkhoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin, trongkhi ở Mỹ con số trung bình là 1,5% Chính sách đầu tư cho công nghệ thông tin củadoanh nghiệp còn nhiều bất cập Đa phần doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệthống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu tư đã thấp và hiệu quả của nócòn thấp hơn

Cuộc khảo sát còn cho Việc nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tinvào quá trình tự động hoá trong sản xuất kinh doanh thấy đến thời điểm này vẫn cónhững doanh nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào Khối doanhnghiệp nhà nước còn 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến60% chưa đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình 40% doanh nghiệp chưadám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản

lý và khai thác

Dù hạ tầng công nghệ có thừa nhưng hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam thờ ơ,thậm chí không quan tâm đến việc xây dựng các website để tự quảng bá mình trêninternet Đây là thông tin được ông Nguyễn Trí Thanh (Viện phát triển doanhnghiệp) đưa ra tại hội thảo “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập

và phát triển” tổ chức tại Hà Nội sáng ngày 23/3

Ông Thanh cho biết cuộc điều tra nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT ở ViệtNam, tiến hành trên 2.233 doanh nghiệp ở 5 thành phố lớn, cho thấy dù có điều kiệnnhưng việc đầu tư của các DN cho CNTT hầu như không có

Việc đầu tư chưa được chú trọng 91,9% doanh nghiệp không quan tâm tớiviệc thiết kế, xây dựng website để quảng bá, giới thiệu về chính mình ứng dụng cácphần mềm trong quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất cũng không đượcchú trọng Ngay tại những thành phố lớn như TPHCM cũng chỉ có chưa đầy 30%doanh nghiệp xây dựng website của mình Con số này ở các thành phố lớn khác như:

Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ lần lượt là 31,6%, 222,6%, 11,3 % và14,1%.Điều đáng ngạc nhiên là có tới 70% doanh nghiệp hầu như không sử dụngdịch vụ web mặc dù hạ tầng về công nghệ có sẵn.Hiện vẫn còn 33,9% doanh nghiệptại 5 thành phố nói trên vẫn sử dụng dial-up để kết nối internet Những trường hợpnày có nhiều ở các thành phố lớn như Đà Nẵng, Cần Thơ, nơi mà ADSL đã được rấtnhiều hộ gia đình sử dụng

Một thực tế đáng báo động là dù trong thời buổi kinh tế thị trường ngày càngcạnh tranh gay gắt, sự phát triển của CNTT gia tăng đến chóng mặt nhưng việc ứngdụng thương mại điện tử trong các doanh nghiệp tại 5 thành phố được khảo sát gầnnhư bằng con số không.97,3% doanh nghiệp cho biết không ứng dụng thương mạiđiện tử nào trong hoạt động 2,7% doanh nghiệp có ứng dụng đều là những doanhnghiệp lớn và có hoạt động trong lĩnh vực CNTT

Các doanh nghiệp tuy đã có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng của côngnghệ thông tin nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác được sâu khả năngcủa công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi Một doanh nghiệp phát biểu:

“Nhiều nơi đã dùng máy tính làm các loại văn bản từ khá lâu, nhưng máy tính có thểứng dụng được vào công việc gì nữa và làm như thế nào để thật sự hiệu quả, thì có lẽđến 80% vẫn rất lúng túng” Không có gì đáng ngạc nhiên khi chương trình quantrọng nhất, được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp là quản lý tài chính,

kế toán Khoảng 88% số doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin có sử dụng phầnmềm kế toán tài chính, nhưng ngay cả đối với những doanh nghiệp đã ứng dụngcông nghệ thông tin, chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả mãn được yêu cầu củahọ

Quá trình phát triển, Doanh Nghiệp buộc phải xem xét và thiết kế lại hệ thốngtổng thể vì chỉ có như vậy mới áp dụng hệ thống thông tin trong hoạt động của cácdoanh nghiệp mới có hiệu quả Thực trạng của nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

là đã tin học hóa một số khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách áp dụngtừng phần mà chưa có thiết kế tổng thể

Ví dụ trước đây khi mua những chiếc máy vi tính đầu tiên, người ta có thể chưanghĩ đến việc có một hệ thống phần mềm kế toán trên đó Khi trang bị phần mềm kếtoán, người ta có thể chưa quan tâm đến việc phần mềm này phải kết nối với phầnmềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kinh doanh điều này dẫn đến sự thiếuđồng bộ trong hệ thống Điều này một phần do tầm nhìn, phần do kinh phí và quantrọng là khả năng của nhà cung cấp giải pháp Nhưng đến một thời điểm nào đó đểdoanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mớiphải đầu tư lại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Việc này thường kèm theo hiệntượng “đập bỏ cái cũ”, “xây lại cái mới”

Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng CNTT đều gặp ba thách thức:nhận thức - nhân lực và khả năng cung ứng các sản phẩm và dịch vụ CNTT tốt chodoanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế.

Sự quan tâm của các doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý có nhiều mức độkhác nhau Có doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toán đến lần thứ 7 trong vòng hơn

10 năm qua Đây là số ít các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư trang bị phần mềm tốtnhưng khả năng cung cấp của thị trường chưa đáp ứng đủ Yêu cầu của phần mềm kếtoán trong những trường hợp như vậy không chỉ là “kế toán” theo nghĩa đáp ứng yêucầu về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành mà phần lớn là các yêu cầu về thôngtin quản trị kinh doanh Những phần mềm kế toán không ứng dụng được ở đây cũngchính là những phần mềm không có tính động, tính mở và do đó không thích nghiđược với đặc thù quản lý của doanh nghiệp

Tiến trình áp dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp thường diễn rachậm chạp (từ vài tháng đến hàng năm trời) Nhiều doanh nghiệp có chủ trươngtrang bị phần mềm nhưng quá trình tìm kiếm đối tác hoặc lên kế hoạch triển khaihay bị trì hoãn vì nhiều việc khác “quan trọng hơn” Tiến trình trang bị hệ thống tinhọc tổng thể (như ERP) còn chậm chạp hơn nhiều Các doanh nghiệp vừa và lớnhiện nay quan tâm rất nhiều đến hệ thống ERP, nhưng khả năng đánh giá sản phẩmcũng như ý thức được tác dụng của việc áp dụng ERP còn mơ hồ, và cũng chưa cónhiều doanh nghiễp áp dụng thành công ERP để tham khảo Sự hiểu biết không rõràng về sản phẩm cùng với đầu tư lớn cho dự án buộc doanh nghiệp phải cân nhắc

kỹ trước khi quyết định

Nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua đã tích cực đầu tư trang bị nhiều phầnmềm đơn lẻ phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau như: Kế toán, quản lý bánhàng, quản lý kinh doanh, phần mềm điều hành thông tin nội bộ, quản lý nhân sự,phần mềm lập kế hoạch sản xuất Các phần mềm này phát huy tác dụng lớn nhưngkhi gặp phải vấn đề mở rộng hệ thống thì doanh nghiệp lại lúng túng không biết kếtnối chúng với nhau như thế nào để có thể dùng chung thông tin, giảm công sức nhập

dữ liệu đầu vào, và có được thông tin đầu ra tổng hợp hơn

Rất nhiều doanh nghiệp biết được ý nghĩa của phần mềm kế toán và cả phầnmềm quản lý tổng thể nhưng lại không biết được cách đánh giá phần mềm, không cókhái niệm về việc áp dụng phần mềm như thế nào, tiến hành cụ thể ra sao Vì vậy họthuê đơn vị tư vấn, hoặc là dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp giải pháp phần mềm, khi

đó nhà cung cấp phần mềm cũng đồng thời là nhà tư vấn về những thay đổi cần cócủa doanh nghiệp để áp dụng phần mềm (trường hợp này rất phổ biến ở Việt Nam)

Đối với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân viên), do công việc quản lý cònđơn giản, vẫn có thể thực hiện dựa vào kinh nghiệm và “trí nhớ” cộng với kinh phícòn hạn hẹp nên các doanh nghiệp này thường trang bị phần mềm kế toán giá trịkhông tới 1000 USD Các doanh nghiệp loại này có rất nhiều lựa chọn từ các nhàcung cấp phần mềm nội địa.Và cũng có rất nhiều doanh nghiệp (quy mô vừa) đãtrải qua việc áp dụng phần mềm nhiều lần không thành công nên họ quan tâm thực

sự đến chất lượng phần mềm Các doanh nghiệp loại này sẵn sàng đầu tư vài ngàn

USD cho phần mềm kế toán, hay vài chục ngàn USD để có được một hệ thốngERP “ứng dụng được”.

Số các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư con số vài trăm ngàn USD hoặc hàngtriệu USD cho phần mềm quản lý hiện nay ở Việt Nam là rất ít Các tổng công ty làcác khách hàng tiềm năng cho các dự án phần mềm có quy mô loại này

II ĐÁNH GIÁ ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM.

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàngtồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng vàchính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rấtnhiều cho việc lập kế hoạch và ra quyết định

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuấtlắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9%(tăng 18,5% so với năm 2003 ).Số ngày trung bình tồn linh kiện lắp rắp là 43% giảm25% so với năm 2003

Ngày 11/03/2008, Công ty Thép Việt và Công ty Hệ thống thông tin FPT đãchính thức ký kết hợp đồng cung cấp và triển khai giải pháp ứng dụng quản lý hệthống thông tin SAP ERP Lễ ký kết diễn ra tại TP HCM Theo ông Đỗ Duy Thái,Tổng Giám đốc tập đoàn Thép Việt, “khi đầu tư vào dự án ERP, THép Việt mongmuốn là một trong những công ty đi tiên phong trong công tác chuẩn mực quản lýtheo tiêu chuẩn quốc tế, chịu sự giám sát của hệ thống ERP và sử dụng ERP là mộtcông cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ nguồn lực và hoạt động sản xuất kinhdoanh của tập đoàn THép Việt, nâng cao tầm quản lý cho nguồn nhân lực của tậpđoàn thép việt

Hệ thống mySAP ERP hàng đầu quốc tế này được Thép Việt đầu tư sử dụng,thông qua đối tác chiến lược của SAP tại Việt Nam là FPT-IS, tích hợp sẵn các quytrình khép kín, chuyên sâu cho ngành thép sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt độngquản lý toàn diện của tập đoàn THép Việt cũng như nâng tầm quản lý hệ thốngthông tin của công ty theo đẳng cấp quốc tế Qua đó, Thép Việt sẽ sở hữu các côngnghệ quản lý tiên tiến nhất cũng như cải tiến các quy trình kinh doanh của công tytheo chuẩn mực mà ngành thép thế giới đang ứng dụng

tử, chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược nên chưa có

sự quan tâm cần thiết Các vấn đề khác có liên quan đến doanh nghiệp là họ thiếukiến thức và thời gian để tiếp thu kiến thức, thiếu kỹ năng quản lý, sợ tăng trưởng và

ưa những triển vọng ngắn hạn, ít hướng ra bên ngoài mà điều đó có nghĩa là họkhông nhận thấy những tín hiệu của môi trường, cho đến khi nhận ra thì đã quámuộn;

2.1.1 Rào cản về nhận thức, nhân lực và ứng dụng

Tìm hiểu thêm về những thách thức đối với doanh nghiệp trong việc ứng dụngCNTT thì thấy trước hết ở vấn đề nhận thức Rất nhiều doanh nghiệp khẳng định đãnhận thức rõ về việc ứng dụng CNTT, song thực tế chỉ có số ít hiểu được đầy đủđiều này “Đầy đủ” nghĩa là phải trả lời được cả 3 câu hỏi: Tại sao phải ứng dụng;ứng dụng cái gì cho phù hợp với đặc thù của mình; ứng dụng như thế nào Đa phầndoanh nghiệp mới trả lời được câu hỏi thứ nhất, dẫn đến tình trạng đầu tư chưa đúnghướng hoặc còn hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, cơ sở hạ tầng chứchưa chú trọng tới giải pháp, đào tạo

Có một trở ngại “dở khóc dở cười” của hầu hết các công ty phần mềm khiquảng bá và tung sản phẩm ERP vào thị trường là hàng rào nhận thức của kháchhàng với câu hỏi “ERP là gì?” Bởi các chuyên viên CNTT của doanh nghiệp -người nắm rõ nhất về ERP – thì không có quyền quyết định có nên đầu tư haykhông Trong khi đó, chủ doanh nghiệp - người đóng vai trò quyết định thì lại khônghiểu ERP là gì và nó cần thiết như thế nào

Thách thức thứ hai – nguồn nhân lực Chẳng phải giám đốc doanh nghiệp vừa

và nhỏ nào cũng có trình độ về CNTT và quan tâm đúng mức tới CNTT ÔngNguyễn Văn Thảo, Tổng Thư ký Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam nóivui “nếu giám đốc mê cầu lông thì phong trào chơi cầu lông ở doanh nghiệp lên rấtmạnh Khi nào giám đốc điều hành công việc bằng CNTT thì lúc đó tự khắc cácthành viên trong doanh nghiệp sẽ làm việc bằng công nghệ thông tin” Thực tế đãđược chứng minh, ở Trung tâm Công nghệ Thông tin CDiT, Giám đốc điều hànhtoàn bộ công việc qua mạng nên từ lái xe đến trưởng phòng đều phải vào mạng để

xem mình phải làm việc gì Tuy nhiên cũng phải xét tới điều kiện đó là những doanhnghiệp lớn, còn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhiều đơn vị chưa có cả máy fax,giám đốc phải lo từng ngày để trả lương đúng hạn cho nhân viên thì cũng khó nói tớiviệc ứng dụng CNTT.

Thứ ba – khả năng cung ứng các sản phẩm và dịch vụ CNTT tốt cho doanhnghiệp vùa và nhỏ còn hạn chế Rất dễ tìm phần mềm kế toán nhưng khó tìm đượcnhững sản phẩm đặc thù như thiết kế cho ngành may, ngành cầu đường Chưa kểchất lượng sản phẩm không tốt, giá lại cao so với khả năng của doanh nghiệp vừa vànhỏ Theo một nghiên cứu về thị trường dịch vụ kinh doanh ở Việt Nam, hơn 70%doanh nghiệp ở Việt Nam không thỏa mãn với các dịch vụ được cung cấp

2.1.2 Khả năng tài chính yếu

khả năng tài chính yếu nên đầu tư thấp và không có phương tiện đào tạo côngnhân ở tại công ty Hơn nữa, tại Việt Nam, môi trường công nghệ thông tin chưathuận lợi để các doanh nghiệp có thể áp dụng, hạ tầng kỹ thuật cho phát triển côngnghệ thông tin còn hạn chế

Chi phí hoạt động tại Việt Nam khá cao, chủ yếu do việc quản trị hệ thốngthông tin tại các doanh nghiệp còn nhiều yếu kém

Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phíước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng,truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bảnquyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERPyêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP.Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếuthuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trongquá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.Nên chi phí đầu

tư cho hệ thống ERP là rất lớn có thể lên đến vài trăm ngàn cho tới vài triệu đô

2.1.3 Doanh nghiệp Việt Nam chưa cảm thấy nguy cơ cạnh tranh khi Việt Nam tham gia vào khối kinh tế thương mại khu vực và thế giới.

Tổ chức AT Kearney vừa đánh giá Việt Nam là một trong 10 nước hấp dẫnnhất thế giới về thu hút đầu tư nước ngoài trong phát triển thị trường bán lẻ.Sự hấpdẫn này bắt nguồn từ hai yếu tố chính là thị trường Việt Nam có mật độ dân số khácao và doanh nghiệp trong nước còn yếu kém trong việc phát triển hệ thống phânphối, đặc biệt là trong quản trị hệ thống thông tin Trong khi đó, các doanh nghiệpnước ngoài, với thế mạnh về vốn, công nghệ, trình độ quản lý, sẽ rất thuận lợi trongviệc chiếm lĩnh thị trường Việt Nam

Tâm lý chung của rất nhiều lãnh đạo các cơ quan hiện nay là ứng dụng CNTTcũng tốt, chưa ứng dụng cũng chẳng sao Không có gì bức bách cả Hiện tại, nhiềudoanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điện tử

(Electronic Data Interchange - EDI), nên chi phí giao dịch cao Theo tính toán, nếuphát triển tốt EDI, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 0,7% chi phí hậu cần, giảmđược 7 - 13% thời gian phục vụ khách hàng, giảm 5 - 10% thời gian thống kê kếtoán, giảm rủi ro

Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp Việt Nam còn chưa chú trọng đầu tư pháttriển EDI, bởi cho rằng, phát triển EDI sẽ gặp rất nhiều khó khăn, do EDI là côngnghệ phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí đầu tư ban đầu lớn, phát triển EDI sẽthay đổi quy trình hoạt động nội bộ hiện tại, đối tác kinh doanh khác nhau sử dụngcác chuẩn truyền tin khác nhau Các tập đoàn bán lẻ toàn cầu như Metro, Wal-Mart,Auchan, Carrefour sẽ từng bước tiến đến việc ngưng giao dịch với các nhà sản xuấthàng tiêu dùng qua fax hay e-mail theo cách thức truyền thống và thay vào đó làgiao dịch qua EDI Nếu doanh nghiệp Việt Nam không đẩy nhanh tốc độ phát triểnquản trị hệ thống thông tin, thì hầu như không thể hợp tác kinh doanh với các doanhnghiệp đó

2.1.4 Thiếu lực lượng lao động có trình độ.

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề

quyết lao động sau dự án Thực tế, khi triển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bịđội ngũ nhân viên ERP rất lớn Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này

sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP ?Một khó khănnữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ Công nghệ ở đâychính là điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau:

hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Việc triển khai chocác công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính khôngđồng bộ

2.2 Tại sao ứng dụng ERP thường thất bại

“Gần 70% dự án ứng dụng ERP kết cục thất bại” (Gartner Group); “Khoảng50% khách sử dụng dịch vụ ERP cho rằng các chương trình phần mềm không đạtđược mục đích đề ra, chỉ có 30% là hài lòng với sự thành công của những dự ánnày” (Boston Consulting Group); “Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang ởtrong tình trạng hỗn loạn Thời ERP đã kết thúc!” (chuyên gia hàng đầu về giámđịnh công nghệ IT, Paul Strassmann) Tất nhiên những nhà cung cấp dịch vụ ERP sẽ

có ý kiến trái ngược (Việt Nam chúng ta còn chưa bắt đầu, làm sao lại kết thúc! người dịch) Nhưng cho dù các con số thống kê có thể đổi ngôi, với 70% thành công

-và 30% thất bại thì đây vẫn là một hậu quả nặng nề

2.2.1 Thống nhất các thành viên trong phòng ban hiểu rõ phương pháp

sử dụng ERP.

Ở mức đơn giản nhất, ERP là một tập hợp những phân hệ để thực hiện cácnhiệm vụ khác nhau trong công ty bao gồm tài chính, nhân sự, sản xuất và quản lýkho Để gặt hái được hiệu quả tốt nhất từ phần mềm này, cần có giải pháp khiến chomọi thành viên trong công ty của bạn chấp nhận các phương pháp làm việc đượcvạch ra Nếu các thành viên ở các phòng ban khác nhau sử dụng ERP mà không nhấttrí rằng các phương pháp làm việc được tích hợp vào trong phần mềm này khônghay hơn những phương thức mà họ đang áp dụng thì họ sẽ phản đối việc sử dụngphần mềm này hoặc sẽ muốn CNTT can thiệp để thay đổi phần mềm đó sao cho phùhợp với những phương thức mà họ thường làm Đây là chính là rào cản của các dự

án ERP Các cuộc đấu tranh chính trị sẽ nổ ra hoặc thậm chí dù là phần mềm đó cóđược cài đặt hay không CNTT bị sa lầy trong những nỗ lực tuỳ chỉnh đắt đỏ, kéodài để điều chỉnh phần mềm ERP sao cho phù hợp với những mong ước của nhữngngười đứng đầu doanh nghiệp Việc tuỳ chỉnh khiến cho phần mềm này không được

ổn định và khó bảo trì khi cuối cùng nó được triển khai vào thực tế Vì ERP ảnhhưởng quá nhiều những tqui trình mà một doanh nghiệp thường thực hiện, thất bại

về phần mềm có thể dẫn đến tình trạng ngưng trệ hoàn toàn hoạt động

Nhưng CNTT có thể sửa lỗi khá nhanh trong mọi trường hợp và bên cạnh đómột vài công ty lớn có thể tuỳ chỉnh ERP theo một vài mô tuýp nào đó - mỗi doanhnghiệp đều có một văn hoá công ty riêng biệt và phải có những phương thức hoạtđộng điển hình mà một nhà cung cấp không thể tính được khi họ phát triển phầnmềm đó Sai lầm mà các công ty mắc phải đó là cho rằng việc thay đổi những thóiquen của các thành viên trong công ty sẽ sớm hơn là việc tuỳ chỉnh phần mềm.Không hẳn là vậy Để các thành viên trong công ty sử dụng phần mềm để nâng caocách thức làm việc là một thách thức khó khăn hơn nhiều Nếu công ty của bạn phảnđối thay đổi thì dự án ERP của bạn càng dễ thất bại hơn

2.2.2 Công tác giới thiệu tuyên truyền ERP ở Việt Nam chưa phổ biến

Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổbiến Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong

doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúcvới các giải pháp mới này Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến chonhiều doanh nghiệp thận trọng Một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khaiERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ởnhững doanh nghiệp khác Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kémcủa các công ty triển khai ERP tại Việt Nam

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có20% khối lượng là lập trình Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tưvấn chưa tốt Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinhnghiệm Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các doanh nghiệp lớn, chúng

ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra

cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưacoi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn Tùy từng quy môcủa doanh nghiệp mà lựa chọn phần mềm phù hợp Với những doanh nghiệp nhỏ, cóthể chọn các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết Tuy nhiên, các ERP nộiđịa hầu hết chưa có module sản xuất; sự liên kết giữa các module chưa thật tốt; tácgiả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chấtERP là quy trình, là quản trị, vì thế họ không lường hết các tình huống quản lý cóthể xảy ra để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rấtnhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồngthời cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện Vào thờiđiểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này

3 Ứng dụng ERP là một xu thế tất yếu.

Về lý thuyết, ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hiện một cuộc đổi đời Với

hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kếhoạch hoá, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành - ERP sẽ giúp theo dõi và quản

lý thông suốt hoạt động của doanh nghiệp, tăng tính năng động, mền dẻo, đảm bảophản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục

Theo nhận định của các chuyên gia, ngày nay đối với 1 DN, ERP là xu thế tấtyếu Bản thân xu thế này là hệ quả của 5 xu thế quan trọng khác, việc nhận thứcđúng các xu thế thời đại và kịp thời thay đổi cho phù hợp với các xu thế đó là phầnquan trọng nhất trong việc hoạch định chiến lược của mỗi DN

Xu thế thứ nhất liên quan đến việc internet đang thay đổi thế giới hàng ngày,

hàng giờ Nếu như các đường cao tốc chỉ có thể rút ngắn khoảng cách địa lý thìinternet thực sự xoá bỏ chúng Nói cách khác trong tương lai mọi doanh nghiệp đều

sử dụng internet

Xu thế thứ hai là toàn cầu hoá, đây là xu thế do các nước phát triển chủ động,

các nước lạc hậu bị động phải đi theo Trong quá trình toàn cầu hoá, sự cạnh tranhquốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh nội địa Các DN không còn sự bảo trợ của Nhànước Trong tương lai gần, một công ty không có khả năng cạnh tranh sẽ thua ngaytrên thị trường nội địa

Xu thế thứ ba là tốc độ thay đổi ngày càng cao Chúng ta dễ dàng quan sát

thấy sự thay đổi đến chóng mặt của mẫu mã sản phẩm cũng như công nghệ chế tạo

ra chúng Nếu như đặc trưng của thập niên 80 là chất lượng , thập niên 90 là tái cấutrúc thì đặc trưng của thập niên chúng ta đang sống là tốc độ Việc tiếp cận với nhiềuthông tin hơn đã thay đổi sâu sắc lối sống của người tiêu dùng Khi hoạt động kinhdoanh theo yêu cầu của thị trường phải đạt tốc độ rất cao thì chính bản thân của kinhdoanh cũng thay đổi Trong tương lai chỉ có những công ty có khả năng phản ứngnhanh chóng với những thay đổi của thị trường mới có khả năng tồn tại và phát triển

Xu thế thứ tư là quyền lợi của khách hàng ngày càng được coi trọng hơn,

người tiêu dùng hiểu biết hơn, yêu cầu ngày càng cao và có nhiều lựa chọn hơn chomột sản phẩm dịch vụ bất kỳ Trong tương lai chỉ có những công ty hiểu rõ nhu cầu

và đáp ứng quyền lợi của khách hàng mới khả năng tồn tại và phát triển

Xu thế thứ năm là sự hình thành xã hội thông tin Trong thời gian gần đây,

chúng ta hay nghe cụm từ “nền kinh tế tri thức” Nền kinh tế này còn có một tên gọikhác là xã hội hoá thông tin Xét từ góc độ thị trường, cơn hồng thuỷ thông tin đãthay đổi người tiêu dùng một cách sâu sắc và toàn diện Họ không chỉ có thông tin

về giá cả, sản phẩm của một hãng quen dùng mà còn có đủ thông tin về các sảnphẩm thay thế của các hãng cạnh tranh Sự tiếp cận với nhiều thông tin cũng mở racho các DN những cơ hội kinh doanh mới Thông tin trở thành một lợi thế cạnhtranh Vì vậy trong bối cảnh này, DN không thể tồn tại và phát triển nếu bản thân nólại thiếu thông tin

Do vậy, theo các chuyên gia CNTT, để thích ứng với các xu thế trên, ERP làmột trong những việc quan trọng nhất mà DN phải làm Một hệ thống ERP onlinetrên mạng internet cho phép các DN có nhiều địa điểm phân tán khai thác có hiệuquả hệ thống kết nối toàn cầu cũng như lãnh đạo của các DN có thể kiểm soát điềuhành trực tiếp DN ngay cả khi đang đi công tác xa (xu thế 1) ERP thực sự giúp các

DN sẵn sàng tham gia quá trình toàn cầu hoá bằng một hệ thống quản trị tiên tiếntheo tiêu chuẩn quốc tế ERP còn giúp DN khả năng phản ứng nhanh với những thayđổi của thị trường, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng ERP là hệthống thông của doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong xã hội thông tin

Về cơ bản hệ thống ERP thường bao gồm các ứng dụng phục vụ tác nghiệp,các ứng dụng phục vụ kiểm soát, giám sát và các ứng dụng cung cấp thông tin hỗ trợ

ra quyết định Nó có thể mang lại cho DN rất nhiều lợi ích như: tác nghiệp nhanhhơn, chính xác hơn, tiết kiệm chi phí thu nhập thông tin; thông tin đầy đủ và kịp thờihơn;khả năng chia sẻ thông tin cao hơn;cung cấp công cụ kiểm soát tốt để giảm tồnkho; giảm công nợ cũng như các biện pháp kịp thời để hỗ trợ bán hàng tốt hơn, tạo

ra tính đồng bộ giữa kế hoạch, sản xuất và khả năng tiêu thụ; tăng lợi nhuận cho DN;đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Việc phân tích các số liệu trong mối quan hệvới các loại định mức có thể giúp ích cho lãnh đạo trong việc điều chỉnh và lập kếhoạch thông tin cho thời gian tiếp theo Ngoài ra, việc triển khai ERP còn mang lạicho DN một lợi ích rất quan trọng khác là được tiếp cận với tính chuyên nghiệp vàkhoa học của môn quản trị quốc tế Một DN ứng dụng ERP đáp ứng các tiêu chuẩnkiểm toán quốc tế sẽ có hình ảnh tốt hơn Và quan trọng nhất, không có ERP, DN

khó có thể nhìn thấy điểm yếu điểm mạnh của mình ,vì thế ít có khả năng cải thiện

và nâng cao năng lực cạnh tranh

Ngày nay, điểm khác biệt giữa hai DN hàng đầu không còn là nguyên vật liệu,quy trình sản xuất, công nghệ chế tạo vì hầu như tất cả đều theo một chuẩn quốc tếchung Do vậy, yếu tố thành đạt, tạo sự khác biệt trong việc chạy đua cạnh tranhgiữa các DN nằm ở chính hệ thống ERP Bởi “trong tương lai những công ty có hệthống thông tin xuất sắc mới có khả năng tồn tại và phát triển”

Quy trình ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý

III GIẢI PHÁP NÂNG CAO ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP.

1 Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp một cách phù hợp.

Trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp Một mô hình kịchbản với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giaiđoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng.Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà quản lý và cácdoanh nghiệp Mô hình kịch bản công nghệ thông tin là một công cụ cho doanhnghiệp trong việc giúp họ hiểu được sự ứng dụng có tính chiến lược của công nghệthông tin từ triển vọng trung hạn Vai trò của mô hình là nâng cao nhận thức của mọingười đang quan tâm đến công nghệ thông tin bằng cách kích thích các quá trình họchỏi mà sẽ có tác dụng tích cực

Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Đầu tư cơ sở hạ tầng:

Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng

CNTT

Giai đoạn sơ khai :

lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là

công ty

Múc tác nghiệp :

giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê.Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời Đây cũng làmức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam.

Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược:

Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần

mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượngquản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranhcủa mình Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến Các mô hình quảntrị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thácnguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theochuỗi), CRM (Customer Relationship Management – Quản trị mối quan hệ kháchhàng) Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN Việcđiều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tíchquản trị

Ứng dụng thương mại điện tử :

Giai đoạn này, doanh nghiệp đã dùng công nghệ Internet để hình thành cácquan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G Thương mại điện tử ở đâykhông đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chămsóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu

và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN Điều này minh chứng cho vaitrò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm

2 Chuẩn bị lực lưc lượng lao động có tay nghề cao.

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triểnkhai ERP Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên

Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cầnphải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP Cũngnhư cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện Sự quyết tâm caocủa cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP.Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số cácdoanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người Và việc giảiquyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khinghiên cứu triển khai ERP

3 Đổi mới công nghệ

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống.Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanhnghiệp Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đềutốt Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng Vìbản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính updateliên tục trên toàn hệ thống.Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ rakhi triển khai ERP Không nên coi ERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệpmuốn tồn tại Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp Hiện nay, ERP còn quá