Hoàn Thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện Hà Nội

Hoàn Thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện Hà Nội

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, muốn tồn tại và phát triển doanh nghiệp cần nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm nhằm tăng cờng khả năng cạnh tranh, chiếm đợc thị phần lớn, làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ với Nhà nớc Mặt khác, các doanh nghiệp đợc Nhà nớc giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập Để đảm bảo nguyên tắc

“chi phí tối thiểu – lợi nhuận tối đa” trong hạch toán kinh doanh, các doanh nghiệp cần hạch toán chi phí đầu vào một cách khoa học, hợp lý

Trong các doanh nghiệp hiện nay một vấn đề bức xúc đợc đặt ra là làm thế nào để thu đợc hiệu quả kinh doanh tối đa trong nền kinh tế thị trờng đầy rẫy những rủi ro? Vì vậy, vấn đềquyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp là chất lợng sản phẩm Sản phẩm mà doanh nghiệp làm ra có tiêu thụ đợc hay không, có đợc ngời tiêu dùng trên thị trờng chấp nhận hay không là cả một vấn đề nan giải và có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp

Nh chúng ta đã biết, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành, trong đó nguyên vật liệu và công tác

kế toán nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do vậy việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu

đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng

Nhà máy Thiết bị Bu điện là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam, đợc thành lập theo quyết

định số 202- QĐ/TCBĐ ngày 15/3/1995 do cục Bu Điện (nay là Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt nam) cấp Có giấy phép kinh doanh số 105985 cấp ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp, có trụ sở chính đặt tại 61 Trần Phú – Ba -

Đình - Hà nội, với tên giao dịch đối ngoại là “ post & telecommunication equipment factory” (postef) Là một trong những đơn vị có cơ sở vật chất hàng đầu sản xuất sản phẩm phục vụ cho mạng lới bu chính viễn thông trong cả n-

ớc Trong những năm đổi mới nền kinh tế đất nớc, Nhà máy đã và đang khẳng

định vị trí, tầm quan trọng của mình Cũng nh các doanh nghiệp khác Nhà máy luôn tìm tòi áp dụng những biện pháp, phơng pháp quản lý và hạch toán kế toán vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

Nhận thức đợc vấn đề trên, qua quá trình học tập ở trờng và qua thời gian

tìm hiểu thực tế tại Nhà máy, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện Hà nội” để làm chuyên đề thực tập

tốt nghiệp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này gồm có ba phần:

Phần thứ nhất : Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất

Phần thứ hai : Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà

máy Thiết bị Bu điện

Phần thứ ba : Một số nhận xét và ý kiến đề xuất về công tác kế toán

nguyên vật liệu tại Nhà máy Thiết bị Bu điện

Ngoài ra còn có các phần: Lời mở đầu, kết luận, mục lục

Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề tốt nghiệpnày không tránh khỏi những thiếu sót Em mong đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến bổ sung của các thầy cô giáo và các cô chú, anh chị phòng kế toán nhà máy để chuyên đề tốt nghiệpcủa

em thêm phongphú và thiết thực hơn

Phần thứ 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu

trong doanh nghiệp sản xuất.

I Khái quát về hạch toán nguyên vật liệu.

1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ, nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

a Khái niệm: Vật liệu là các đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá

tham gia vào sản xuất kinh doanh để tạo nên thực thể của sản phẩm hoặc tạo ra giá trị của dịch vụ

b Đặc điểm: Nguyên liệu vật liệu là một đối tợng lao động, là thành phần

hình thành nên thực thể của sản phẩm, vì vậy nó có đặc điểm sau:

+ Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc tiêu

dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

+ Về mặt giá trị: Giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá

thành sản phẩm mới tạo ra

Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trờng xung quanh

c Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, là đối tợng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

Với vị trí đó, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu ờng chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm; là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp Do vậy có thể nói vật liệu không chỉ quyết định mặt số lợng của sản phẩm mà còn quyết định chất lợng của sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu về chất lợng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội

th-d Yêu cầu quản lý vật liệu

Vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, muốn thực hiện đợc yêu cầu đặt ra thì phải tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu kể từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng Cụ thể nh sau:

+ Đối với khâu mua: Cần quản lý về mặt số lợng, chất lợng, chủng loại,

quy cách, phẩm chất, giá cả sao cho vừa đảm bảo chất lợng yêu cầu, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí.

+ Đối với khâu bảo quản: Cần phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù

hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại vật t

+ Đối với khâu dự trữ: Kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu,

tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, h hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo đảm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đọng vốn

+ Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng, giá

trị vật liệu khi xuất kho, phân bổ cho các đối tợng sử dụng, góp phần kiểm tra việc thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất

e Nhiệm vụ và nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật t cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật t nhập, xuất kho, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản

2 Phân loại nguyên vật liệu.

Vật liệu liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu Do vậy, cần phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu Có một số cách phân loại vật liệu nh:

a Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất:

- Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ

thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm ( kể cả bán thành phẩm mua vào)

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc

sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản

xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế

cho các máy móc, thiết bị phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và các thiết bị

(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý

tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên

nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng v.v

b Căn cứ vào nguồn gốc của vật liệu:

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công

- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến

- Nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tham gia liên doanh

- Nguyên vật liệu đợc tặng, thởng

c Căn cứ vào mục đích, công dụng và yêu cầu của kế toán quản trị:

- Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm, là

nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân

x-ởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu còn chi tiết, tỉ mỉ hơn nữa theo yêu cầu quản lý riêng Để đáp ứng yêu cầu đó kế toán vật liệu cần phải mở “

Sổ danh điểm vật t”

Mẫu sổ nh sau:

Sổ DANH ĐIểM VậT TƯ

Nhóm Ký hiệu, danh

điểm vật t

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu

ĐVT Đơn giá

HT

Ghi chú152.1

152.2

152.9

1521.011521.02

1522.011522.02

1529.011529.02

3 Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Tính giá vật liệu về thực chất là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu

Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động nên phải đợc

đánh giá theo giá của vật t mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của vật t phản

ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, th-ờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác

kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện

có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán

a Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm : Giá mua ghi trên hoá

đơn của ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi hao hụt trong định mức ) trừ các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá

hàng mua đợc hởng

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế

là giá thành sản xuất thực tế

- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật

liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức )

- Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tham gia liên doanh: Giá

thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)

- Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị

thu hồi tối thiểu

- Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thi trờng tơng

đ-ơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

b Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán coá thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán:

* Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc ( FIFO ).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế vật liệu xuất tróc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

* Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO ).

Phơng pháp giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

* Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (ph ơng pháp trực tiếp ).

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phơng pháp này thờng đợc sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt

* Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá thực tế = Số lợng vật liệu xuất dùng * Giá đơn vị bình quân vật liệu xuất dùng

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

Cách 1: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

bình quân cả kỳ Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

dự trữ

Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung

Cách 2: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

bình quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kỳ

Cách 3: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi Lợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập nhập

Phơng pháp này có u điểm là vừa chính xác vừa cập nhật nhng có nhợc điểm

là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

* Ph ơng pháp giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất Giá hạch toán vật liệu xuất dùng * Hệ số giá dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) ( hoặc tồn kho cuối kỳ) vật liệu

Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ

Hệ số giá =

vật liệu Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

II Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm

kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, của yêu cầu quản lý vằ vào trình độ của cán bộ kế toán cũng

nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành

1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

a Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp theo dõi và phản ánh

tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của

nó Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời

điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng

b Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu :“ ” Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có , tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế,

có thể các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán:

Kết cấu:

+ Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của

nguyên, vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa,

đánh giá tăng )

+ Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong

kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt )

+ D Nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.

- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đ“ ờng”: Tài khoản này dùng để theo

dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số gửi ở kho của ngời bán)

Kết cấu:

+ Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng tăng.

+ Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay

chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

+ D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: 133, 331, 111, 112, 621, 641, 642, 141

c Hạch toán tăng nguyên, vật liệu:

* Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph ơng pháp khấu trừ

- Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141 ): Tổng giá thanh toán

- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Khi phát hiện thừa, kế toán ghi nh sau:

+ Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (Giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (cha có GTGT)

Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

-> Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa

-> Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

-> Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp nhập toàn bộ Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa, ghi : Có TK 002

Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

-> Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa( giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

-> Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế GTGT)

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

+ Khi nhập:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 138( 1381): Trị giá số thiếu( không có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

+ Khi xử lý:

-> Nếu ngời bán giao nốt số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu): Ngời bán giao nốt số thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

-> Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 138( 1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

-> Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 138( 1388), 334: Các nhân phải bồi thờng

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK 138( 1381): Xử lý số thiếu

-> Nếu thiếu không rõ nguyên nhân:

Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Nợ TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán

Có TK 152(chi tiết vật liệu): Giá mua cha có thuế GTGT

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tơng ứng

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)

+ Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn và tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hàng cha về thì ghi:

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế GTGT)

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154: Ghi giảm chi phí

- Các trờng hợp tăng vật liệu khác:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm

Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần

Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 642: Thừa trong định mức tạo kho

Có TK 338(3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho

* Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph ơng pháp trực tiếp

Do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế vật liệu, nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán:

Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141, 311 )

d Hạch toán biến động giảm nguyên, vật liệu:

- Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh:

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ Tk 627( 6272- Chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng

Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642(6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa tài sản cố định

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng

- Xuất góp vốn liên doanh:

Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ (hoặc Có) Tk 412: Phần chênh lệch

Có TK152(Chi tiết vật liệu):Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh

- Xuất thuê ngoài gia công, chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến

Có TK 152: Giá thực tế (chi tiết vật liệu)

- Giảm do vay tạm thời:

Nợ TK 138(1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136(1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152(chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay

- Giảm do các nguyên nhân khác( nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu, tặng, phát hiện thiếu ):

Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn ( giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích:

Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 138(1381): Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý

Nợ TK 138(1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá cho đánh giá lại

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu

Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

TK 331, 111 TK 152 TK 621

112, 141, 311 D *** Xuất để chế tạo sản phẩm

Tăng do mua ngoài TK 627, 641, 642 Thuế VAT TK 1331 Xuất cho chi phí sản xuất chung

đợc khấu trừ bán hàng, quản lý, XDCB

TK 151 TK 128, 222

Hàng đi đờng kỳ trớc Xuất góp vốn liên doanh

TK 411 TK 154

Nhận cấp phát, tặng thởng, Xuất thuê ngoài gia công

vốn góp liên doanh chế biến

TK 642, 3381 TK 1381, 642 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu phát hiện qua kiểm kê

TK 128, 222 TK 412

Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 331, 111 TK 152 TK 621

112, 141, 311 D***

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

( Tổng giá thanh toán)

TK 151, 411, 222 TK 627, 641, 642 Vật liệu tăng do các Xuất cho nhu cầu khác ở

nguyên nhân khác phân xởng, xuất phục vụ

bán hàng, quản lý, XDCB

2 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

a Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế

Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Tổng giá trị vật liệu Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ tồn kho đầu kỳ tăng thêm trong kỳ tồn kho cuối kỳ

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nha, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

b Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 6111 Mua nguyên vật liệu :“ ” Dùng để thao dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

Kết cấu:

+ Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm

trong kỳ

+ Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt

trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t, hàng hoá

- Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu :“ ” Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Kết cấu:

+ Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.

+ D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi trên đ“ ờng”: Dùng để phản ánh trị giá

số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay gửi tại kho

của ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán

Kết cấu:

+ Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.

+ D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

c Hạch toán tăng giảm vật liệu:

- Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611( 6111- Chi tiết từng loại)

Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho

Có TK 151: Vật liệu đang đi đờng

- Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng( với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ):

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan( 111, 112, 331, ): Tổng giá thanh toán

- Các ngiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ:

Nợ Tk 611(6111): Giá trị vật liệu tăng

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thởng

Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắm hạn

Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn

Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý tài sản

cố định,

- Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt:

Nợ TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151: Vật liệu đi đờng cuối kỳ

Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 138(1381): Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức

Có TK 611(6111): Trị giá vật liệu tồn kho đang đi đờng cuối kỳ và

thiếu hụt trong kỳ.

Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ bên tài khoản 6111 trừ di số phát sinh Có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối t-ợng sử dụng (theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức ):

Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642)

Có TK 611(6111- Chi tiết từng loại)

Đối doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, trong giá thực

tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy ghi:

Nợ TK 611(6111- Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112 ): Tổng giá thanh toán

Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có):

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 611(6111- Chi tiết từng loại)

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để hạch tính thuế GTGT

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính

thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

TK 151, 152 TK 6111 TK 151, 152

DĐK: Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, Giá trị vật liệu tồn

cha sử dụng

TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu mua vào Giảm giá đợc hởng và

trong kỳ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu TK 138, 334, 811, 642

TK 411 trừ Giá trị thiếu hụt, mất mát Nhận vốn liên doanh, cấp phát

tặng thởng TK 621, 627, 641, 642

TK 412 Giá trị vật liệu xuất dùng Đánh giá tăng vật liệu

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

TK 151, 152 TK 6111 TK 151, 152

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

cha sử dụng

TK 111, 112, 331 Giảm giá hàng mua,

TK 111, 112, 331, 411 hàng mua trả lại.

Giá trị vật liệu tăng thêm

trong kỳ TK 621, 627 ( Tổng giá thanh toán) Giá thực tế vật liệu

1 Chứng từ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu sử dụng:

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/01/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính, các chứng từ

kế toán về nhập, xuất vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 – VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH)

Ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 – VT), biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05 – VT); phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT)

2 Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng:

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nh sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập– xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giả, nhanh chóng và kịp thời

3 Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên, vật liệu:

a Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp thẻ song song, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán

nh sau:

- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật t về

mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh

điểm vât t Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t

- ở phòng kế toán: Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t cho từng danh

điểm vật t tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật t và tính ra số tiền Sau đó, lần lợt các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

b Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Theo phơng pháp này, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song Tại phòng kế toán, kế toán vật t không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà mở sổ

đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứgn từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

sổ chi tiết vật t

Bảng tổng hợp xuất , tồn kho vật t

Kế toán tổng hợp

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Phiếu nhập khoPhiếu nhập kho

Kế toán tổng hợp

- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn

vật t về mặt số lợng Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho (về mặt số lợng) và sổ số d

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở số d cho từng kho dùng cho cả năm để ghi

số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên, vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng kê luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lợng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên, vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) để ghi vào cột số tiền ở sổ số d

Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của kế toán tổng hợp

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

từ xuất

Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên, vật

liệu tại nhà máy thiết bị bu điện Hà nội

I đặc điểm, tình hình chung của nhà máy thiết bị bu điện

1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy.

Nhà máy Thiết bị bu điện – tên viết tắt POSTEF, Trụ sở chính: 61 Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội, là một trong những doanh nghiệp sản xuất độc lập trực thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam Với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phục vụ cho ngành viễn thông, nhà máy đã không ngừng phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành bu điện

Trong chiến tranh cũng nh thời bình vị trí của ngành bu điện là hết sức quan trọng và cần thiết Trớc yêu cầu bức thiết đặt ra cho ngành bu điện, năm 1954 Nhà máy Thiết bị Bu điện (tên gọi ban đầu là Nhà máy thiết bị truyền thanh ) đợc thành lập theo quyết định của Tổng cục Bu điện để sản xuất những sản phẩm phục

vụ cho ngành bu điện và dân dụng Quá trình phát triển của nhà máy đợc chia thành 5 giai đoạn:

- Từ năm 1954 – 1966: là giai đoạn hình thành nền móng ban đầu của nhà máy Nhiệm vụ chính là đáp ứng nhu cầu chủ yếu về thông tin liên lạc phục vụ trực tiếp cho công tác thông tin Sản phẩm chính bao gồm: loa truyền thanh, điện thoại từ thanh và các thiết bị bu điện thô sơ

- Năm 1967: Công cuộc xây dựng tổ quốc XHCN đang phát triển mạnh mẽ cùng với cuộc chiến đấu giải phòng miền Nam đạt đến đỉnh cao Để đáp ứng nhu cầu thông tin theo chiều rộng phù hợp với tình hình thời chiến Tổng cục bu điện quyết định tách nhà máy bu điện truyền thanh thành 4 nhà máy trực thuộc (đặt tên là nhà máy 1, 2, 3, 4)

- Đầu những năm 70: kỹ thuật thông tin bu điện đã phát triển lên một bớc mới, chiến lợc đầu t theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ cho công tác tuyên truyền của Đảng Trớc tình hình đó Tổng cục bu điện đã sát nhập nhà máy

1, 2, 3 thành một nhà máy thực hiện hạch toán độc lập Nhiệm vụ đợc ghi rõ là sản xuất các loại thiết bị dùng về hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và một số thiết bị sản xuất chuyên dùng cho các cơ sở sản xuất ngành, ngoài ra còn có một

số sản phẩm dân dụng khác

- Tháng 12 năm 1986: do yêu cầu của Tổng cục bu điện, nhà máy lại một lần nữa tách ra thành 2 nhà máy đó là Nhà máy Thiết bị Bu điện và Nhà máy vật liệu

từ loa

- Tháng 4 năm 1990: Khi đất nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng để tăng cờng năng lực sản xuất cũng nh khả năng cạnh tranh, Tổng cục Bu điện quyết định sát nhập Nhà máy vật liệu từ loa vào thành nhà máy Thiết bị Bu điện.

Theo quyết định số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/03/1993 do Tổng cục bu điện ký,

số vốn kinh doanh lúc đó của nhà máy là: 20.276.854.154đ Trong đó:

- Vốn cố định là: 8.135.073.887 đồng

- Vốn lu động là: 12.14.870.267 đồng

Theo cơ cấu nguồn:

- Vốn ngân sách cấp: 5.653.356.677 đồng

- Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 14.623.497.477 đồng

Đăng ký kinh doanh số 105985 do Chủ tịch trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 6/5/1993

- Tên doanh nghiệp: Nhà máy thiết bị Bu điện

- Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp nhà nớc

- Hình thức hoạt động: Hạch toán độc lập theo luật doanh nghiệp, là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt nam,

- Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất thiết bị linh kiện kỹ thuật, thông tin, sản phẩm điện tử tin học, cơ khí v.v

Năm 1996 Nhà máy đợc thành lập lại theo quyết định 427/TCBC ngày 9/9/1996 trực thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt nam

Hiện nay Nhà máy có 4 cơ sở:

- Cơ sở 1: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

- Cơ sở 2: 63 Nguyễn Huy Tởng, Thợng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

- Cơ sở 3: Thị trấn Lim, Huyện Tiên Sơn, Tỉnh Bắc Ninh

- Cơ sở 4: Khu công nghiệp Lê Minh Xuân, Thành phố Hồ Chí Minh

Ngoài ra nhà máy có văn phòng tại các thành phố lớn nh Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh …

Đến năm 1997 nhà máy lại tiếp nhận khu kho đồi A02 Lim – Hà Bắc Từ khi đợc tiếp nhận đến nay nhà máy không ngừng phát huy mọi khả năng có thể, hệ thống kho tàng đợc cải tạo tu sửa và đa vào hoạt động trở thành cơ sở sản xuất thứ

3 của nhà máy

Với khả năng và sự nỗ lực phấn đấu của mình nhà máy Thiết bị Bu điện đã

đạt đợc những thành tích không nhỏ mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu

đợc thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây:

II Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản

lý sản xuất của nhà máy.

1 Đặc điểm quy trình công nghệ.

Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng nh thị hiếu của ngời tiêu dùng, Nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá các sản phẩm nh:

- Các sản phẩm chủ yếu nh về sản xuất, lắp ráp điện thoại các loại (máy

điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, fax ) uniton có màn hình và không

có màn hình, micro, ô chia buồng đàm thoại

Cùng với xu thế phát triển của đất nớc trong thời kỳ đổi mới và phát triển kinh tế, Nhà máy thiết bị Bu điện là đơn vị hàng đầu trng sản xuất, cung cấp thiết

bị cho ngành Bu điện Việt nam, một trong những ngành phát triển nhất hiện nay Hiện này hai loại sản phẩm chính Nhà máy Thiết bị Bu Điện sản xuất là:

- Sản phẩm chế tạo (chủ yếu là cơ khí) nh: các loại tủ, hộp đấu dây…

- Sản phẩm lắp ráp nh: điện thoại, bảo an, block …

Sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại dẫn đến quy trình công nghệ cũng rất phức tạp, qua nhiều bớc công việc Từ khi đa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục, khép kín

Đặc điểm quy trình công nghệ của sản xuất sản phẩm tại nhà máy Thiết bị

B-u điện đợc thông qB-ua sơ đồ saB-u:

Sơ đồ1 : Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Nguyên vật liệu từ kho vật t chuyển đến các phân xởng (px) sản xuất nh: px

ép nhựa, px đúc, tổ đột, chế tạo (sơn, hàn) sản xuất các sản phẩm cơ khí sau đó…chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản nh các loại bảo an, block thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng đến kho…

thành phẩm), rồi chuyển đến px lắp ráp để hoàn chỉnh các sản phẩm nhập kho Trong suốt quá trình sản xuất đều có việc kiểm tra chất lợng (KCS).

Trong tất cả các sản phẩm nhà máy sản xuất thì sản phẩm tủ đấu dây là sản phẩm chủ yếu Vì vậy chúng ta xem xét quy trình công nghệ sản xuất tủ đấu dây:

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất tủ đấu dây

Nhà máy nhập sắt, tôn, inox, nhựa, lam để sản xuất tủ đấu dây Sau khi…nhập kho NVL đó vào kho vật t sẽ làm phiếu xuất cho các phân xởng cụ thể:

- Nhựa đợc đa xuống px6 ép thành vỏ phiến đấu dây Sau đó đợc đa xuống Px9 cài lam chống sét hoàn chỉnh thành phiến đấu nối

- Tôn, inox xuất xuống px1 để tạo khuôn, sau đó đợc đa xuống Px2 để đột dập, hàn, sơn chế tạo thành vỏ tủ

- Phiến đấu nối và vỏ tủ đấu dây đợc nhập vào kho bán thành phẩm Từ kho bán thành phẩm làm phiếu xuất cho px bu chính lắp ráp thành tủ đấu dây hoàn chỉnh

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của DN.

Số lợng lao động hiện nay của nhà máy là hơn 500 ngời, hầu hết là đợc đào tạo qua Trờng Vô tuyến Viễn thông và các trờng dạy nghề khác, lao động giản

đơn rất ít và hầu nh không có, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ s vô tuyến điện tử, tin học Hiện nay nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất với máy móc thiết bị hiện

đại đòi hỏi ngời lao động có trình độ cao

Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất cao, thuận tiện cho việc hạch toán, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Nhà máy đợc sắp xếp thành các phòng ban và 13 phân xởng Giữa các phòng ban, phân xởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban Giám đốc đa ra các quyết định quản lý vĩ mô chỉ đạo

chung toàn bộ hoạt động của nhà máy

*Ban giám đốc gồm có: Một giám đốc và hai phó giám đốc.

Nhựa

Tôn Px1 chế tạo khuôn Px2 đột dập, sơn, hàn Vỏ tủ

Px bu chính lắp Tủ đấu dây

+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của nhà máy, chịu trách nhiệm trong mọi

công việc và hoạt động của nhà máy, là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nghĩa vụ đối với Nhà nớc trong quản lý tài sản, tránh thất thoát tài sản

+ Hai phó giám đốc: 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất và 1 Phó giám đốc

phụ trách kỹ thuật trợ lý giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành các công việc dựa trên các quyền quyết định cụ thể

* Các phòng ban: Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xởng

bao gồm:

+ Phòng đầu t phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại: Xây dựng kế

hoạch chiến lợc ngắn hạn và dài hạn Nghiên cứu thị trờng và khách hàng, nghiên cứu đầu t bổ xung các phơng án công nghệ Đa ra các kế hoạch mặt hàng

đầu t các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu ngời tiêu dùng

+ Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các sản phẩm

đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật, theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị, đa ra các dự án mua sắm thiết bị mới

+ Phòng Công nghệ: Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm,

nghiên cứu qui trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp

+ Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi

mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dới hình thái tiền tệ Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày ở nhà máy thông qua hạch toán các khoản thu – mua, nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu của nhà máy, xây dựng kết quả kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế Đồng thời theo dõ cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của Nhà máy Qua ghi chép phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lên kế hoạch lập dự phòng, tính khấu hao từ đó giải trình và bảo vệ số liệu trớc cơ quan chủ quản và các đơn

vị quản lý cấp trên Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh Giúp lãnh

đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý doanh nghiệp

+ Phòng vật t: Có nhiệm vụ mua sắm vật t, cung cấp nguyên vật liệu và bán

thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ

sở các định mức vật t đã đợc xây dựng, nghiên cứu giá cả, làm hợp

đồng mua sắm vật t theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh

+ Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong

nhà máy, thực hiện ký kết hợp đồng với ngời lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo

hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy

+ Phòng Điều độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dới sự giám sát của

phó giám đốc sản xuất, phân phối điều hành công việc tới từng phân xởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xởng

+ Phòng Lao động tiền lơng: Tập hợp sổ lơng cho từng cá nhân, xây dựng

các đơn giá tiền lơng cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sản phẩm đó, điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của công việc

+ Các tổ chế thử: Thực hiện dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó

giám đốc, có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới đợc thử nghiệm Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp Từ đó mới có thể tiến hành sản xuất hàng loạt

+ Phòng Kế hoạch kinh doanh: đây là phòng Tổng hợp tại cơ sở 2 (63

Nguyễn Huy Tởng) Có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất các phân xởng, theo dõi đôn đốc tiến độ cung ứng vật t, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, sửa chữa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, xác định các vấn đền mất cân đối và phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời ở tại cơ sở này dới sự

điều hành của ban giám đốc

+ Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc với khách hàng,

thăm dò nghiên cứu thị trờng, đề ra kế hoạch sản xuất để đáp ứng theo đúng yêu cầu của thị trờng

+ Phòng KCS: Kiểm tra, theo dõi chất lợng sản phẩm.

+ Trung tâm bảo hành sản phẩm: Tổ chức việc bảo hành sản phẩm, tổ chức

bán lẻ và giải quyết những thắc mắc của khách hàng về lắp đặt và sử dụng sản phẩm Tổ chức thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trờng, đánh giá nguyên nhân hỏng và báo cáo định kỳ về phòng kỹ thuật sửa chữa và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật

* Các chi nhánh tiêu thụ: Gồm 3 chi nhánh tại 3 miền đất nớc Bắc -Trung -

Nam tiêu thụ các sản phẩm sản xuất, góp phần vào doanh thu của nhà

máy

* Các phân xởng sản xuất: Nhà máy có 14 phân xởng, có quan hệ mật thiết

với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo thị trờng

+ Phân xởng 1 và phân xởng khuôn mẫu cơ điện: là 2 phân xởng cơ khí có

nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu cho các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xởng khác nh khuôn cho máy ép tại px6…

+ Phân xởng 2: chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí nh cắt kim loại,

hàn, đột các chi tiết sản phẩm

+ Phân xởng 3: nằm tại cơ sở 2 sản xuất nam châm, ngoài ra còn lắp ráp các

sản phẩm khác

+ Phân xởng 4: phân xởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất các

sản phẩm cơ khí, và các sản phẩm ở đây hầu hết đợc tiến hành từ khâu đầu đến khâu cuối của 1 sản phẩm

+ Phân xởng 5: phân xởng đúc áp lực

+ Phân xởng 6, phân xởng nhựa 2: hai phân xởng sản xuất các sản phẩm

nhựa nh dây bu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại

+ Phân xởng 7: là phân xởng điện thoại, có nhiệm vụ sản xuất kiểm tra lắp

ráp các sản phẩm điện thoại

+ Phân xởng 8: phân xởng sản xuất lắp ráp loa, tăng âm.

+ Phân xởng 9: lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sẩn xuất khác.

+ Phân xởng Bu chính: phân xởng sản xuất các sản phẩm bu chính nh: dấu

b-u chính, kìm bb-u chính, phôi niêm phong

+ Phân xởng PVC cứng: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng.

+ Phân xởngPVC mềm: sản xuất ống nhựa phục vụ cho dân dụng

* Tổ quản lý cơ sở SX tại Lim Hà bắc.

* Tổ chế thử sản phẩm.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể phác họa qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 : Tổ chức hoạt động kinh doanh

ii Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất Vì vậy nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho ngời quản lý

Phòng kế toán thống kê của Nhà máy có 9 ngời đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, gồm có:

- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: chỉ đạo tất cả các bộ phận kế

GIáM ĐốC

Các phòng ban Các phân xởng

P

x 4

P

x 5

P

x 6

Px7

Px8

Px9

Px pvcmềm

Px1,

khuôn

mẫu

Px bu chính pvc Px

cứng

toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp.

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng

trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp Kế toán tổng hợp của Nhà máy đảm nhận công việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập các báo cáo quyết toán

- Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thu chi : Tổ chức theo dõi, phản ánh

số hiện có và tình hình biến động tài sản cố định của Nhà máy qua các chỉ tiêu giá trị ( nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại) và chỉ tiêu hiện vật ( đối với tài sản cố định hữu hình; Ghi chép thờng xuyên việc thu – chi tiền mặt

- Kế toán tiền lơng, BHXH, kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán nguyên vật liệu, và tổng hợp vật t: Tính lơng trên cơ sở đơn giá lơng do phòng lao động tiền l-

ơng gửi lên, hạch toán lơng, trích bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành; phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, theo dõi công nợ: Theo dõi các chứng từ

và tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm; xác định doanh thu và kết chuyển lỗ, lãi; theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán

- Kế toán thu chi thanh toán với ngân hàng (thủ quỹ): Ghi chép thờng

xuyên việc thu chi, quan hệ với Ngân hàng về việc vay hoặc gửi Ngân hàng

- Kế toán vật t, bán thành phẩm, thống kê sản lợng

- Kế toán tại cơ sở 2: 2 ngời.

Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy đợc biểu hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Nhà máy thiết bị Bu Điện

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ thông tin

2 Hình thức tổ chức công tác kế toán:

Nhà máy thiết bị Bu Điện tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc hoặc tại các chi nhánh bán hàng của nhà máy cũng có bộ phận kế toán riêng có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, lên báo cáo quyết toán sau đó gửi về phòng kế toán của Nhà máy Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hợp nhất báo cáo quyết toán toàn nhà máy

a Hệ thống tài khoản Nhà máy sử dụng:

Sau khi thực hiện sử dụng hệ thống kế toán mới, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản, cụ thể gồm:

Ktoán vật

t, lơng cơ

sở 2

Ktoán tạm ứng, thợp

vt, lơng

Ktoán thu chi, TSCĐ, BHXH

K.toán BTP, thống kê, lơng

K toán thành phẩm

và tiêu thụ

- Loại II ( TSCĐ): TK 211, 214, 241, 242.

- Loại III ( Nợ phải trả): TK 311, 331, 315, 333, 335, 336, 338, 341, 342

- Loại IV(Nguồn vốn chủ sở hữu): TK 411, 412, 413, 414, 421,431,441, 461(nguồn kinh phí đề tài đợc cấp)

- Loại V ( Doanh thu) TK 511, 512, 515, 521, 531

- Loại VI (Chi phí sản xuất kinh doanh): TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642

- Loại VII ( Thu nhập hoạt động khác): TK 711

- Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác): TK 811

- Loại IX ( Xác định kết quả kinh doanh): TK 911

TK 007- “ Ngoại tệ các loại” là tài khoản ngoài bảng

Ngoài ra, do nhà máy là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền ( Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng), nên để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 đợc chi tiết theo từng trung tâm:

TK 136.1 – Phải thu nội bộ trung tâm 1 ( Hà Nội)

TK 136.2 – Phải thu nội bộ trung tâm 2 (Đà Nẵng)

TK 136.3 – Phải thu nội bộ trung tâm 3 ( TP HCM)

* Báo cáo Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do Bộ Tài chính quy định:

- Mẫu số B01 – DN: Bảng cân đối kế toán

- Mẫu số B02 – DN: Báo cáo kết quả kinh doanh

- Mẫu số B03 – DN: Báo cáo lu chuyển tiền tệ

- Mẫu số B09 – DN: Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính doanh nghiệp đợc lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ

kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo

b Tổ chức chứng từ.

Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán đợc áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán Nh đã trình bày ở trên, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc the dõi, hạch toán thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập Vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý các cơ

sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính (61 – Trần Phú), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất

kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy

c Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.

Do nguyên vật liệu của Nhà máy rất nhiều loại, sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, nên để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên Việc áp dụng phơng pháp này giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể the dõi chính xác về cả số lợng lẫn giá trị vật liệu xuất kho đợc phân bổ cụ thể, thuận lợi Tuy nhiên, phơng pháp này không tránh khỏi nhợc điểm là mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận.

d Hệ thống tổ chức sổ kế toán

Nhà máy thiết bị Bu Điện đã áp dụng hệ thống kế toán với hình thức Nhật ký chung từ 1-1-1995 đến năm 1997 nhng từ năm 1998 thì lại chuyển đổi theo hình thức Nhật ký chứng từ Do Nhà máy có qui mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Qua thời gian sử dụng hệ thống kế toán mới

đã chứng tỏ đợc tác dụng của mình qua việc thỏa mãn đợc yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trờng, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, công minh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy cho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy Hình thức và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ cha thực sự thống nhất ( còn sử dụng một số

sổ theo hình thức Nhật ký chung)

Hình thức sổ kế toán mới từ khi đợc áp dụng đến nay phòng kế toán có một

hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chi tiết

đến sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức sổ Nhật ký chứng từ

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng (nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi, nhật ký tạm ứng, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng ) đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng (quí) trên cơ…

sở số liệu đã ghi trên nhật ký chuyên dùng hay nhật ký đặc biệt lập bảng kê, bảng phân bổ để vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái và báo cáo kế toán theo các tài khoản

kế toán phù hợp

Đồng thời từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng Nhật ký chứng từ và lên bảng tổng hợp chi tiết, và vào báo cáo kế toán

Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán