ứng dụng máy tính vào công tác Kế toán thanh toán với người cung cấp & khách hàng tại Công ty dịch vụ du lịch & thương mại Hồ Tây

ứng dụng máy tính vào công tác Kế toán thanh toán với người cung cấp & khách hàng tại Công ty dịch vụ du lịch & thương mại Hồ Tây

Lời nói đầu

Trải qua hơn 10 năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng vàNhà nớc, nền kinh tế nớc ta đang chuyển mạnh mẽ từ cơ chế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa và đã đạt đợc nhữngthành tựu có ý nghĩa quan trọng trên nhiều lĩnh vực Cơ chế thị trờng luôn tồntại những quy luật riêng của nó cho nên mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại vàphát triển phải thích ứng đợc những đòi hỏi của thị trờng, phải nắm chắc và vậndụng đúng các quy luật của nó

Doanh nghiệp thơng mại trong cơ chế thị trờng là cầu nối giữa sản xuất vàtiêu dùng, giữa sản xuất với sản xuất, giữa các thị trờng với nhau Thông quahoạt động thơng mại mà hàng hoá đi từ sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị

sử dụng của hàng hoá đợc thừa nhận Để thực hiện đợc điều đó là cả một quátrình gồm nhiều giai đoạn nhng đối với doanh nghiệp thì quan trọng nhất là mua

và bán hàng hoá Bán những mặt hàng mà ngời mua cần chứ không phải bán cáigì mà mình có, từ chỗ xác định bán cái gì doanh nghiệp thơng mại xác địnhmình cần mua cái gì của ngời sản xuất Thanh toán là một khâu trong quá trìnhmua bán hàng hoá, là dòng vận động ngợc chiều với dòng vận động vật lý củahàng hoá từ ngời tiêu dùng quay trở lại ngời sản xuất Thanh toán là điều kiện

để tiếp tục quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng

Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán trong mua bánhàng hoá một cách có hiệu quả thì cần phải có lợng thông tin chính xác, kịpthời Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanh toánvới ngời mua ng-

ời bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tin mà còn phải kịpthời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ để có biệnpháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốnmột cách hợp lý

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin ngàycàng đóng vai trò to lớn trong đời sống kinh tế xã hội, với những u thế nh tốc độnhanh, chính xác máy vi tính ngày càng đợc ứng dụng rộng rãi nhất là trongquản lý và kinh doanh Sự xâm nhập của tin học vào kế toán đã làm thay đổihình ảnh của ngời kế toán, giúp họ giảm bớt công việc ghi chép tính toán để tậptrung vào các công việc mà máy móc không thể thay thế đợc

Trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ du lịch và thơng mại TST,qua

Luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây:Chơng I: Lý luận chung về Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp

và khách hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Chơng II: Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp vàkhách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thơng mại -TST và một số đề xuấtnhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này tại công ty

Chơng III: ứng dụng máy vi tính trong hiện đại hoá công tác kế toán thanhtoán với ngời cung cấp và khách hàng tại Công ty TST

Chơng 1

lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với

ng-ời cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thơng

mại I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng

1.Khái niệm về thanh toán

1.1.Thanh toán là gì?

Một doanh nghiệp cũng nh một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mốiquan hệ với môi trờng bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mốiquan hệ với bên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại Doanhnghiệp tồn tại đợc cần phải có các yếu tố đầu vào nh tiền vốn, sức lao động,nguyên vật liệu, dịch vụ , những yếu tố này doanh nghiệp có đợc từ môi trờngbên ngoài : tiền vốn từ các chủ đầu t, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác,sức lao động từ ngời lao động, vật t hàng hoá, dịch vụ từ ngời cung cấp Từ cácyếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá dịch vụ và cung cấp ra thịtrờng Việc nhận đợc các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh bao giờ cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho ngời cung cấp sốtiền có giá trị tơng đơng với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã nhận đợc.Việc cung cấp ra thị trờng các sản phẩm dịch vụ bao giờ cũng gắn liền với việcdoanh nghiệp có quyền đợc nhận lại số tiền có giá trị tơng đơng với giá trị củasản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp Nh vậy quan hệ thanh toán luôn tồntại cùng với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanhnghiệp

Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên ngời kinhdoanh bỏ tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng),Sau đó bán hàng và thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền).Lúc này nhà kinh doanh thu lại một khoản chênh lệch T= T’-T chính là phầnlợi nhuận mà nhà kinh doanh thu đợc Trong quá trình T chuyển sang H nhàkinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cungcấp một khoản tiền tơng ứng và khi bán hàng ra họ lại thu về lợng tiền T’ từ l-

1.2.Phân loại thanh toán

1.2.1.Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời cung cấp, với khách hàngtrong quan hệ mua bán hàng hoá, vật t, sản phẩm dịch vụ

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời lao động về các khoản tiềnlơng, tiền thởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ.-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanhliên kết trong quan hệ liên doanh, liên kết

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nớc về các khoảnthuế, phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp đợc hởng

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tàichính tín dụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanhnghiệp về các khoản phải thu phải trả nội bộ

- Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp cóquan hệ thanh toán về ký quỹ, ký cợc và các quan hệ thanh toán khác

1.2.2.Căn cứ vào thời hạn thanh toán

-Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dới một năm hoặcmột chu kỳ kinh doanh bình thờng

-Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc saumột chu kỳ kinh doanh bình thờng

1.2.3.Căn cứ vào thời điểm thanh toán:

-Thanh toán trớc là thanh toán trớc thời điểm giao hàng

-Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng

-Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành

1.2.4.Căn cứ vào phơng thức thanh toán:

-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, th chuyểntiền, th tín dụng

2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng.

Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và kháchhàng chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ Quan hệ này bao gồmviệc ngời bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho ngời mua đồng thời làviệc ngời mua trả tiền (thanh toán) cho ngời bán Khi quan hệ mua bán hànghoá diễn ra ngời mua đợc quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về

tiền tệ,ngợc lại ngời bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và đợc quyền sở hữu vềtiền tệ.

Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanhtoán cũng phát triển đa dạng và phức tạp Việc đồng thời giao hàng và trả tiềngần nh chỉ tồn tại trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ Giao nhận hàng đãtách rời việc thanh toán tiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trớc, trong và sau khigiao hàng Chính sự phong phú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiệncho mua bán phát triển, bên nào có điều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiệncho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng cung cấp hàng theo yêu cầucủa mình

Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và

ng-ời bán bắt đầu giao hàng cho ngng-ời mua và kết thúc khi ngng-ời mua hoàn thànhviệc thanh toán cho ngời bán Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thờng chỉ kéodài trong thời gian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buônthì quan hệ thanh toán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầutrớc khi giao hàng và kéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành.Trong một số quan hệ mua bán diễn ra thờng xuyên thì việc cung cấp hàng hoá

và thanh toán tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ đến cuối kỳ các bên mớitiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền đã nhận

3.Các phơng thức thanh toán trong mua bán hàng hoá:

3.1.Thanh toán bằng tiền mặt:

Là phơng thức thanh toán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán Khi bên bánchuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tơngứng với giá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phơng thức này đảm bảokhả năng thu tiền nhanh, tránh đợc rủi ro trong thanh toán

3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt:

3.2.1.Thanh toán bằng séc

Theo phơng thức này ngời bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng màmình có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho ngời cầm tờséc hoặc ngời đợc chỉ định trên tờ séc

Có các loại séc sau:

-Séc chuyển khoản

-Séc bảo chi

mua sẽ thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng bên bán Hình thức này ápdụng khi các bên có sự tin tởng lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán.

3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch:

Phơng thức thanh toán này áp dụng trong trờng hợp hai bên có quan hệ muabán thờng xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau Theo hình thức này căn cứ vào hợp

đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấpdịch vụ và bên mua định kỳ thanh toán cho bên bán Cuối kỳ hai bên tiến hành

đối chiếu điều chỉnh theo số liệu thực tế đã cung cấp và đã thanh toán

3.2.4.Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Thực chất của phơng pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụmình trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán Uỷ nhiệm chi đợc

áp dụng thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vựcthanh toán Nhợc điểm của phơng thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếmdụng vốn của đơn vị bán

3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Theo phơng thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộmột khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó Uỷ nhiệm thu đợc áp dụng

để thanh toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thờngxuyên và có các phơng tiện đo lờng chính xác hoặc dùng để đòi nợ Ưu điểmcủa phơng thức này là ngời bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toánnhanh Tuy nhiên nếu đơn vị mua không có khả năng thanh toán thì quyền lợicủa ngời bán không đợc bảo đảm

3.2.6.Thanh toán bằng th tín dụng

Th tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hànghoá hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong mộtvăn bản đợc gọi là th tín dụng Phơng thức này đợc áp dụng đối với các đơn vịmua thờng xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và đợc áp dụng phổ biến trongmua bán quốc tế

3.3.Thanh toán hàng đổi hàng

Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán cóquan hệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngợc lại Thanhtoán đổi hàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc đợc tiến hành th-ờng xuyên giữa các bên

II.Vai trò của kế toán thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng

1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với ngời cung cấp và khách hàng.

Nh đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sảnxuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều

ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong

doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thờng xuyên và liên tục, baogồm thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.

Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp

đang bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợppháp( quá hạn thanh toán mà vẫn cha thanh toán) Doanh nghiệp có nghĩa vụphải thu hồi các khoản nợ này, doanh nghiệp phải thờng xuyên đôn đốc kiểmtra việc thu hồi nợ

Phải trả ngời bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp đợctài trợ từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trảtrong một khoản thời gian nhất định theo thoả thuận

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanhnghiệp rất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hànghoá Tuy nhiên việc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tợng chiếm dụng vốn, thấtthoát vốn

Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiệncho việc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinhdoanh

Trả ngời bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó làviệc tiết kiệm một khoản chi phí do đợc sử dụng vốn của ngời bán và đa dạnghoá cơ cấu nguồn vốn kinh doanh

Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả ngời bán một cách hợp lý

sẽ đảm bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụngvốn lớn sẽ ảnh hởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nếu tỷ lệ nàyquá nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác,doanh nghiệp sẽ giặp khó khăn trong việc tiếp tục huy động các nguồn vốn Duytrì tỷ lệ này nh thế nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh tiềm lực doanhnghiệp, lợng hàng hoá tồn kho và nhiều yếu tố khác

2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng.

+Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cáckhoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó Qua đókiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinhdoanh nhằm phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụngvốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán

+Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho

+Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời vớiviệc phải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán

III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng

1.Thanh toán với ngời cung cấp

1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải đợclập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán vàbáo cáo kế toán Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, theo đúng nội dung vàphơng pháp lập Trên cơ sở chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quy

định taị quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản sửa

đổi, bổ sung kế toán thanh toán công nợ với ngời cung cấp sử dụng các chứng từsau:

Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ

+ Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng

+ Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản

+ Invoice(Dùng cho hàng nhập khẩu)

Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán :

+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt

+ Nếu thanh toán bằng séc: Bảng kê nộp séc

+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê củangân hàng

Trong trờng hợp thanh toán cho ngời cung cấp không phải bằng tiền nh trongcác trờng hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có cácgiấy tờ hợp lệ nh biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất khohàng đi đổi, hoá đơn bán hàng cho ngời cung cấp

Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và làmột trong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trongdoanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán dovậy cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định,nguyên tắc chung về chế độ chứng từ mà Nhà nớc ban hành

1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với ngời cung cấp kếtoán sử dụng tài khoản 331 ”Phải trả ngời bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phảitrả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp dịch vụ lao vụtheo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh tìnhhình thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu xây dựng cơ bản

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả ngơi bán”

+ Nợ phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp lao vụ dịch vụ cần đợc mở chotừng đối tợng phải trả Đối tợng phải trả là ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhậnthầu xây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật t hànghoá, cung cấp lao vụ dịch vụ Trong chi tiết tài khoản này phản ánh cả số tiền đãứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu nhng cha nhận đợc hànghoá dịch vụ

+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật t hàng hoá dịch

vụ trả tiền ngay(tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng)

+Những vật t hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhng đến cuối tháng vẫn cha cóhoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận đợc hoá

đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngời bán

+Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại đểxác định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá

+Chiết khấu mua hàng đợc hởng

+Số tiền không xác định đợc chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi

Bên Có:

+Số tiền phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ dịch vụ,ngời nhận thầu xây dựng

+Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ

đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

Số d bên Có:

lên cho chỉ tiêu Phải trả ngời bán và Số d bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trớc chongời bán.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan:

Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản 152-Nguyên vật liệu

Tài khoản 156-Hàng hoá

Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412)

Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phơng phápkiểm kê định kỳ)

Tài khoản 141-Tạm ứng

Tài khoản 111 -Tiền mặt

Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng

Và các tài khoản liên quan khác

1.3 Trình tự kế toán

+Mua vật t hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch

vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ kế toán ghi:

kế toán phản ánh trị giá vật t hàng hoá theo tổng giá thanh toán

Nợ Tk 152,153,156 hoặc 611 Tổng giá thanh toán

Có Tk 311+ Khi nhập khẩu vật t hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho ngời bánbằng ngoại tệ đợc quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế,

đồng thời phải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và

số tiền phải trả cho ngời bán đợc quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thịtrờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nớc công bố hoặc theo tỷ giácủa ngân hàng giao dịch

Nợ Tk 152,156,211

Có Tk 331 -Phải trả ngời bán

Khi thanh toán :

Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ

Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng)

Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413

Đến cuối kỳ nếu còn số d thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phảitrả về tỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch đợc ghi vào bên Nợ của tài khoản

413 (Nếu tỷ giá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm)

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá

đợc quy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay đợc quy đổitheo tỷ giá hạch toán, phần chênh lệch đợc phản ánh vào tài khoản 413’Chênhlệch tỷ giá’

Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế

Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán

Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giáhạch toán)

Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệc đợc ghi vàobên Nợ Tài khoản 413

Khi thanh toán tiền hàng,ghi

Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán

Có Tk 112(2)

Đến cuối kỳ còn số d mà tỷ giá thực tế trên thị trờng của loại ngoại tệ đó có

sự chênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán chophù hợp

Nếu tỷ giá tăng:

+Trờng hợp đơn vị có tiến hành đầu t xây dựng cơ bản theo phơng thức giaothầu Khi nhận đợc biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp

đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lợng xây lắp, hoá đơn khối lợngXDCB hoàn thành, ghi:

Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn

+Khi ứng trớc tiền cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu, ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả ngời bán

Có Tk 111,112+Chiết khấu mua hàng đơn vị đợc hởng do thanh toán sớm, ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả ngời bán

Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính

+Trờng hợp vật t hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất,ghi:

+Trờng hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không

đòi đợc xử lý ghi tăng thu nhập bất thờng

Nợ Tk 331-Phải trả ngời bán

Có Tk 721-Thu nhập bất thờng

Trong một số trờng hợp khác tài khoản 331cũng dùng để phản ánh tình hìnhcông nợ và thanh toán công nợ trong các trờng hợp khác nh: ở bên nhận đại lýphản ánh số tiền phải thanh toán cho ngời giao đại lý về số tiền hàng đại lý đãbán Bên nhận uỷ thác nhập khẩu phản ánh số tiền mà ngời uỷ thác nhập khẩu

đã giao để nhập khẩu, số tiền phải thanh toán cho ngời bán ở nớc ngoài Bênnhận uỷ thác xuất khẩu phản ánh số tiền hàng xuất khẩu phải trả cho ngời uỷthác

Sơ đồ tổng quát hạch toán tài khoản 331-Phải trả ngời bán TK331

111,112,311,341

TK511

641,642TK133211,213,241

152,153,156 ,611

Thanh toán bằng tiền măt,

tiền gửi, tiền vay(kể cả đặt

Gía trị NVL,hàng hoá

mua chịu

Giá trị TSCĐ,số phải trả

ng ời nhận thầu,sửa chữa lớn TSCĐ

Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán nói trên đều có những u, nhợc điểm riêng

và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện nhất định Mỗi đơn vịkinh tế chỉ đợc mở một sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ

kế toán quy định nh trên.Tuỳ theo mỗi hình thức sổ kế toán áp dụng mà các đơn

vị mở các loại sổ kế toán khác nhau, nhng nhìn chung đối với bất kỳ hình thức

sổ kế toán nào đơn vị cũng cơ bản phải có 2 loại sổ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Đối với kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng cũng đợcghi chép trên hai loại sổ:

+Sổ Tổng hợp

Theo hình thức Nhật ký chung thì tình hình mua hàng và thanh toán tiềnhàng đợc phản ánh trên sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, sổ cái tàikhoản

Theo hình thức Nhật ký sổ cái thì sự hình thành công nợ và tình hình thanhtoán công nợ với khách hàng đợc ghi trên Nhật ký Sổ cái

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì sự hình thành công nợ và tình hình thanhtoán công nợ với khách hàng đợc ghi ghi chép trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổtheo trình tự thời gian và trên sổ cái các tài khoản theo nội dung kinh tế

Theo hình thức nhật ký chứng từ: Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngờibán đợc ghi chép trên nhật ký chứng từ số 5,Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toánvới ngời bán, cuối tháng cộng lấy số d để ghi vào Nhật ký Chứng từ số 5, mỗingời bán đợc ghi vào một dòng

+Sổ chi tiết:

Ngoài việc đợc ghi chép trên các sổ tổng hợp thì sổ chi tiết đợc mở cho từng

đối tợng ngòi bán và cho từng loại tiền, mỗi một ngời bán hoặc một loại tiền đợc

mở một sổ riêng

2.Kế toán thanh toán với khách hàng.

Hoá đơn bán hàng,

Invoivce

+Các chứng từ thanh toán

Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng

Ngoài ra trong các trờng hợp khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp khôngphải bằng tiền nh: Bù trừ công nợ, thanh toán bằng hàng hoá, xoá nợ từ khoản

dự phòng phải thu khó đòi, hàng bán bị trả lại, giảm gía, chiết khấu cần phải

có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, hợp pháp nh: Biên bản đối chiếu công nợ, Biên bản

bù trừ công nợ, Biên bản xoá nợ,Phiếu nhập kho hàng đổi về.Biên bản hàng hoásai hợp đồng, thừa hoặc thiếu hàng hóa của ngời mua.Giấy báo từ chối trả lạihàng của ngời mua

2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản

Để hạch toán khoản nợ phải thu khách hàng và tình hình thanh toán cáckhoản nợ này của khách kế toán sử dụng tài khoản 131” Phải thu khách hàng”.Nguyên tắc hạch toán tài khoản131” Phải thu khách hàng”

+Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghichép theo từng lần thanh toán Đối tợng phải thu là các khách hàng có quan hệkinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm hàng hoá, nhận lao vụdịch vụ

+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp lao vụdịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt, séc)

+Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại cáckhoản nợ, các loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năngthu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc cócác biện pháp xử lý

+Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sựthoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng nếu hàng hoá đã giao, lao vụ dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng thì ngời mua có thể yêu cầu giảm giáhoặc nhận lại số hàng đã giao

Kết cấu và nội dung tài khoản 131” Phải thu khách hàng”

Bên Nợ:

+Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ

đã cung cấp và đợc xác định tiêu thụ

+Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

+Doanh thu của số hàng bán bị trả lại.

+ Chiết khấu bán hàng cho ngời mua

+Xử lý nợ phải thu khó đòi, bù trừ công nợ, nhận hàng hoá của khách

Số d bên Nợ:

Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ

Tài khoản này có thể có số d bên Có Số d bên có phản ánh số tiền đã nhậntrớc hoặc số đã thu lớn hơn số phải thu theo chi tiết cho từng đối tợng cụ thể.Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết cho từng đối tợng của tàikhoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn Số d bên Nợ lên chochỉ tiêu Phải thu khách hàng,số d bên Có lên cho chỉ tiêu Ngời mua trả trớc 2.3.Trình tự kế toán

+Khi nhận đợc chứng từ phản ánh doanh thu bán hàng( trờng hợp cha thanhtoán) kế toán ghi:

-Nếu doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì doanh thu và khoản phải thukhách hàng hoặc tiền thu đợc đợc phản ánh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phátsinh

Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng

Có Tk 511- Doanh thu bán hàng

Khi khách hàng thanh toán,ghi:

Đến cuối kỳ nếu trên tài khoản còn số d thì điều chỉnh theo tỷ giá thực tế tạithời điểm cuối kỳ: Nếu tỷ giá tăng thì ghi Có Tài khoản 413 Còn giảm thì ghi

Nợ Tài khoản 413

-Nếu doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì doanh thu đợc quy đổi theo

tỷ giá thực tế còn khoản phải thu hoặc tiền thu đợc phản ánh theo tỷ giá hạchtoán, phần chênh lệch đợc phản ánh vào tài khoản 413

Nợ Tk 131,112(2)

Nợ Tk 413(Nếu tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá hạch toán)

Có Tk 511-Doanh thu Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán thì ghi Có Tk 413

Khi thanh toán ghi:

Nợ Tk 152-Nguyên liệu, vật liệu.

Nợ Tk 153-Công cụ dụng cụ

Nợ Tk 642-Chi phí QLDN( Nếu cha trích lập dự phòng )

Nợ Tk 139-Dự phòng phải thu khó đòi

Có Tk 131-Phải thu khách hàng

Đồng thời ghi vào bên Nợ tài khoản 004 -Nợ khó đòi đã xử lý

Tài khoản này cũng đợc sử dụng để phản ánh khoản phải thu về số tiền đãgiao cho ngời uỷ thác nhập khẩu

Sơ đồ tổng quát hạch toán Tài khoản 131-Phải thu khách hàng

2.4.Sổ kế toán

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký sổ cái thì sự hình thành và tìnhhình thanh toán với khách hàng ngoài việc đợc ghi trên sổ tổng hợp( Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và sổ cái đối với hình thức Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái đốivới hình thức Nhật ký sổ cái) còn đợc ghi trên sổ chi tiết thanh toán với kháchhàng

TK131TK511,512

TK3331

TK139

TK111,112

TK331

TK3331

Doanh thu bán hàng(không thuế)

Thuế giá trị gia tăng

Thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập

bất th ờng( ch a thuế)

Số chi hộ hoặc tiền thừa trả lại

Chiết khấu bán hàng, giảm giá, hàng bán bị

trả lại

VAT t ơng ứng với phần chiết khấu, giảm giá, hàng

Theo hình thức Nhật ký chung doanh thu bán hàng(bán chịu) và tình hìnhthanh toán đợc phản ánh trên Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền và sổ cái liênquan Sổ chi tiết đợc mở để theo dõi từng đối tợng khách hàng, từng loại ngoạitệ.

Theo hình thức Nhật ký chứng từ: Phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với

ng-ời mua chi tiết với từng khách hàng và từng loại tiền Cuối kỳ chuyển số liệusang bảng kê số 11, mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng, căn cứ vào bảng kê

số 11 để ghi cột ghi Có tài khoản 131 trên nhật ký chứng từ số 8

Doanh nghiệp: Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán )

(Dùng cho TK 131,331 ) Tài khoản:

Ngày tháng

Diễn gỉai khoản

đối ứng

hạn

đợc chiết khấu

1.số đầu kỳ 2.số phát sinh

§èi tîng:

Lo¹i ngo¹i tÖ:

øng

chiÕt khÊu

Ngo¹i tÖ

Quy ra VND

Ngo¹i tÖ

Quy ra VN D

Ngo¹i tÖ

Quy ra VND

Ngo¹i tÖ

Quy ra VND

1.Sè ®Çu kú 2.Sè ph¸t sinh

Chơng 2

Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thơng mại -TST và một số đề xuất nhằm hoàn thiện

công tác kế toán nghiệp vụ này

I Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty.

1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

1.1.Sự hình thành và phát triển

Công ty dịch vụ du lịch và thơng mại tên giao dịch quốc tế là: “ Trade and service tourist company” gọi tắt là TST là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộcTổng công ty Phát triển công nghệ và Du lịch đợc thành lập theo Quyết định số108/KHCNQG của Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia năm1993

Trụ sở chính của công ty đặt tại số 1D Láng Hạ,Đống Đa,Hà Nội, công ty là

đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tàikhoản tại các ngân hàng trong và ngoài nớc

Công ty có các chức năng và nhiệm vụ chính sau:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp

-Kinh doanh khách sạn, làm dịch vụ du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế -Kinh doanh và cho thuê văn phòng đại diện tại Hà Nội và Tp Hồ chí Minh

- Kinh doanh và mua bán các trang thiết bị văn phòng

- Kinh doanh mua bán lắp ráp sửa chữa và bảo trì xe gắn maý

- Ngoài ra công ty còn thực hiện liên doanh với các đối tác nớc ngoài để kinhdoanh khách sạn, thực hiện các dịch vụ bán hàng và cho thuê văn phòng đạidiện

1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TST

*)Kinh doanh thơng mại

Công ty dịch vụ du lịch và thơng mại TST là đơn vị kinh doanh xuất nhậpkhẩu tổng hợp bao gồm hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đápứng cho nhu cầu khác nhau của sản xuất và đời sống Với chức năng XNK trựctiếp nên công ty kinh doanh trên địa bàn rất rộng bao gồm cả thị trờng trong nớc

và ngoài nớc Thị trờng trong nớc là những công ty thơng mại, sản xuất cungcấp và tiêu thụ những mặt hàng phục vụ kinh doanh nội địa Thị trờng ngoài nớccủa công ty bao gồm địa bàn kinh doanh ở một số nớc nh Nhât,Hàn Quốc,Singapore, Trung Quốc ,SNG trong đó đặc biệt là khu vục ASEAN và Trungquốc.

Kể từ khi mới thành lập, ban giám đốc công ty coi hoạt động kinh doanhXNK là mũi nhọn kinh tế quan trọng và có ý nghĩa quyết định trong toàn bộhoạt động kinh doanh của công ty Hoạt động kinh doanh XNK là hớng kinhdoanh chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty trong thời gian vừa qua

Nhập khẩu là mặt mạnh của công ty do có đội ngũ cán bộ có nhiều kinhnghiệm trong kinh doanh nên công ty đã tìm hiểu và biết đợc mặt hàng nào màthị trờng cần mà sản xuất trong nớc cha đáp ứng đợc, những mặt hàng chủ yếu

mà công ty vẫn nhập là :Mỳ chính,sữa, bánh kẹo, máy giặt, tủ lạnh, ôtô, máyxây dựng v.v

Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nônglâm sản qua chế biến

Ơ trong nớc công ty chủ yếu kinh doanh xe máy Dream của công ty HondaViệt nam và công ty Liên doanh sản xuất phụ tùng ô tô xe máy(GMN) Ngoài racông ty còn ký hợp đồng cung cấp xi măng, sắt thép cho một số công ty xâydựng Do yêu cầu phát triển công ty đã hình thành thêm một số tổ chức nh :Liên doanh với nhà máy thuốc lá Bến Thành tiêu thụ thuốc lá Fine, liên doanhvới công ty Ba son tiêu thụ ống dẫn nớc, mở đại lý vé máy bay

*) Kinh doanh du lịch, khách sạn :

Công ty TST - Hà nội có 2 khách sạn lớn, ở Hà nội là khách sạn Nam Đế và

ở Hải phòng là khách sạn Hải sơn, với 85 phòng trong đó 53% số phòng đạt tiêuchuẩn quốc tế Công ty có nhiều hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch nh: tổchức du lịch lữ hành quốc tế và trong nớc, kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụbuồng giờng, kinh doanh hàng hoá, vận chuyển hành khách, vui chơi giải trí,dịch vụ thông tin

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:

Ban giám đốc

Đứng đầu công ty là giám đốc do Trung tâm KHTN&CNQG bổ nhiệm, giám

đốc đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, tiến hành điềuhành mọi hoạt động của công ty và phải chịu trrách nhiệm về mọi hoạt động củacông ty trớc pháp luật Giúp việc giám đốc có một phó giám đốc

-Phòng kinh doanh XNK : Có nhiệm vụ kinh doanh XNK tổng hợp, kinhdoanh tạm nhập tái xuất, XNK quá cảnh, liên doanh liên kết thực hiện uỷ thácXNK cho các đơn vị trong và ngoài nớc

- Phòng Hành chính : Giúp giám đốc trong công tác tổ chức các hoạt độnghành chính, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan

- Phòng Kế toán Tài chính : Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc công ty

và có trách nhiệm giúp cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiên toàn bộ côngtác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế ở công ty giúp chogiám đốc định hớng chiến lợc kinh doanh

-Phòng tổ chức lao động và tiền lơng: Tham mu giúp giám đốc về công tác tổchức lao động tiền lơng đồng thời tham gia giải quyết các chế độ, nghĩa vụ đốivới ngời lao động

-Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoá ,bán hàng

và quản lý hàng

- Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn : Tham mu phản ánh các nghiệp vụliên quan đến các hoạt động du lịch khách sạn để giám đốc xem xét giải quyết -Các chi nhánh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của công ty và thựchiện nghĩa vụ với công ty

2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty TST:

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp vớitình hình phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp Công ty TST

đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, theohình thức tổ chức này ở công ty có Phòng kế toán Tài chính, ở các đơn vị phụthuộc có đủ độ lớn thì tổ chức bộ máy kế toán riêng còn những đơn vị phụ thuộcnhỏ thì chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện một số phần kế toán chi tiếttheo sự phân công của kế toán trởng hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn chuyểnchứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty Phòng kế toán chỉ hạch toán cácnghiệp vụ chủ yếu về thơng mại ,XNK còn các hoạt động kinh doanh khác nhkhách sạn, dịch vụ du lịch v.v do các đơn vị phụ thuộc chịu trách nhiệm Hàngtháng các đơn vị này phải lập báo cáo kế toán-tài chính theo quy định của công

ty và nhà nớc gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra tổng hợp và lập báo cáochung toàn công ty

Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính tại công ty TST

Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, hớng dẫn, kiểm tracông tác kế toán tài chính của công ty Hàng năm kế toán trởng có có tráchnhiệm lập kế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết

định tài chính Hàng tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ bộ trớcgiám đốc Thu nhận và xét duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các đơn vị trựcthuộc

Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty,phụ trách thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán cáckhoản thu, chi các quỹ doanh nghiệp Hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổchức công tác hạch toán kế toán

Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập,tồn kho hàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán Theo dõi, ghi chép

sự biến động của tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định,phân bổ chi phí công cụ dụng cụ

Kế toán tiền mặt và tiền lơng: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiềnmặt của công ty Tính toán, trích và trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên,nộp BHXH,BHYT,KPCĐ Theo dõi các khoản tạm ứng

Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp vớingân hàng Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợvới ngời mua, ngời bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Theo dõi cáckhoản chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt độngsản xuất kinh doanh

Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ

có gía khác của công ty Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ

&

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền mặt

&

Kế toán tiềnl ơng

*Kế toán công nợ

*Kế toán TGNH,

*Kế toán tiền vay

Sơ đồ quy trình hạch toán tại công ty dịch vụ du lịch và thơng mại.

II.Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST

1.Nội dung phơng thức thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng

1.1.Nội dung phơng thức thanh toán với ngời cung cấp

Trong doanh nghiệp thơng mại mua hàng là khâu mở đầu của quá trình kinhdoanh, mua hàng nhằm phục vụ cho dự trữ và bán ra đợc bình thờng, nó ảnh h-ởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh tế và khả năngcạnh tranh của doanh nghiệp Nhận thức đợc điều này ban giám đốc và cácphòng ban chức năng của công ty luôn quan tâm đến việc tìm kiếm nguồnhàng ổn định, phù hợp với nhu cầu và có uy tín.Với những hàng hoá thu mua đểxuất khẩu doanh nghiệp thờng cử cán bộ đi thu mua trực tiếp từ ngời sản xuất,hoặc đi đặt hàng tại các cơ sở gia công hạn chế đến mức thấp nhất việc thu muaqua trung gian Với hàng hoá khác công ty thờng mua trực tiếp của cơ sở sảnxuất và vận chuyển về kho băng phơng tiện của công ty hoặc thuê ngoài Vớihàng hoá nhập khẩu thờng đợc công ty mua theo điều kiện CIF , cán bộ công ty

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ nhật ký

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu

xuống trực tiếp nhận hàng tại cảng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng vềkho của công ty.

Ưng với mỗi phơng thức mua hàng thì có các phơng thức thanh toán khácnhau Ơ công ty TST thanh toán trong mua hàng đợc thực hiện chủ yếu nh sau:-Với hàng hoá thu mua để xuất khẩu công ty thờng tạm ứng tiền cho cán bộ

đi thu mua , thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho ngời sản xuât Với hàng hoákhác thì đợc thanh toán chủ yếu bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi

- Với hàng hoá nhập khẩu thì các phơng thức thanh toán chủ yếu là th tíndụng hoặc điện chuyển tiền Quy trình thanh toán bằng th tín dụng:

Sau khi ký hợp đồng, công ty làm thủ tục mua ngoại tệ hoặc dùng ngoại tệ

tự có để ký quỹ mở L/C Do lợng vốn có hạn nên công ty thờng vay ngắn hạnngân hàng để thanh toán khi bộ chứng từ về đến ngân hàng

1.2.Nội dung phơng thức thanh toán với khách hàng

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là đặc trng chủ yếu của doanh nghiệp thơngmại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh Qua đó hàng hoá đ-

ợc chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp thơngmại, vòng chu chuyển tiền tệ trong xã hội, đáp ứng nhu cầu cuả sản xuất và đờisống Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu vàchiến lợc mà doanh nghiệp theo đuổi Nhận thức đợc điều này ban lãnh đạocông ty rất chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá, đa dạng hoá các hình thức bánhàng Ơ trong nớc công ty nhận làm đại lý vé máy bay, bán lẻ xe máy, bán buônvật liệu xây dựng, máy xây dựng,máy công cụ xuất khẩu hàng nông sản quachế biến và hàng thủ công mỹ nghệ Để thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá công ty tìmnhiều biện pháp phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, tạo uy tín cho mình tăngnhanh doanh thu đặc biệt là doanh thu hàng xuất khẩu Tuy nhiên trong điềukiện cạnh tranh quyết liệt thì hoạt động xuất khẩu của công ty vẫn còn nhiềuhạn chế, một số sản phẩm phải nhờ uỷ thác xuất khẩu làm ảnh hởng đến lợinhuận của công ty

Để thúc đẩy tiêu thụ ngoài việc đa dạng hoá các hình thức bán hàng còn phải

đa dạng hoá các hình thức thanh toán tiền hàng Ngoài bán lẻ thu tiền ngay, đốivới bán buôn công ty thờng áp dụng các phơng thức thanh toán khác nhau Vớihàng hoá mà công ty có nguồn cung cấp ổn định và bên cung cấp có khả năngtài chính công ty tạo điều kiện cho bên mua một khoảng thời gian hợp lý đểthanh toán

Đối với hàng nhập khẩu để bán do công ty phải đi vay ngắn hạn để nhậpkhẩu do đó công ty hạn chế bán chịu hoặc yêu cầu khách hàng đặt tiền trớc khi

2.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST.

2.1.Kế toán thanh toán với ngời cung cấp

2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu :

Các nghiệp vụ kinh tế phản ánh quan hệ thanh toán với ngời cung cấp phátsinh tại các bộ phận các phòng ban chức năng của doanh nghiệp Để thu nhận và

xử lý tốt thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban đầu tại các bộ phận cóphát sinh quan hệ kinh tế

Về chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định của

Bộ tài chính nh: Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, phiếu chi, và các hoá đơnhợp pháp khác nh Invoice( đối với hàng nhập khẩu), uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ

và các chứng từ liên quan khác

Việc ghi chép các thông tin vào các chứng từ hạch toán ban đầu đợc phâncông cụ thể cho từng đối tợng có liên quan Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng,Invoice cùng với phiếu nhập kho đợc chuyển về phòng kế toán sau khi ghi vào

sổ nhật ký chung đợc chuyển cho kế toán hàng hoá ghi chép, theo dõi trị gíahàng nhập kho sẽ đợc chuyển đến kế toán công nợ để theo dõi việc thanh toán.Các chứng từ thanh toán đợc lập từ trong doanh nghiệp( phiếu chi, uỷ nhiệmchi) hay từ bên ngoài (báo nợ) đợc chuyển đến kế toán công nợ để ghi chép vào

sổ kế toán có liên quan

Ví dụ: Ngày 8/12/1999 công ty ký hợp đồng mua xe máy của công ty HondaViệt nam

Hợp đồng kinh tế

Số N/18 ngày 8/12/1999Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của Hội đồng Nhà nớc vànghị định số 17/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng(nay là Chính phủ) quy định chitiết thi hành pháp lệch Hợp đồng kinh tế

Hôm nay ngày 8/12/1999 chúng tôi gồm

Địa chỉ : 1D Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tài khoản tiền Việt: 013A-00171

Tại ngân hàng công thơng Đống Đa

Do ông Phan chí Trung giám đốc làm đại diện.

Cùng thoả thuận:

Bên A bán cho bên B 19 xe Super Dream với giá cha thuế GTGT là24.530.000 đồng một chiếc (Hai mơi bốn triệu năm trăm ba mơi ngàn đồng).Ngày giao hàng 18/12/1999 tại cửa hàng xe 301 Đội Cấn, thanh toán bằng

uỷ nhiệm chi chậm nhất một ngày trớc ngày giao hàng

Căn cứ vào hợp đồng ngày 16/12/1999 Công ty viết Uỷ nhiệm chi cho ngânhàng công thơng Đống Đa thanh toán cho Honda Việt Nam

Uỷ nhiệm chi số

chuyển khoản,chuyển tiền th,điện Lập ngày Phần do NH ghi

Tên đơn vị trả tiền: Công ty dịch vụ du lịch và thơng mại Tài khoản nợ

Số tài khoản : 013A-00171

Tại Ngân hàng: CT Đống Đa Tỉnh,TP Hà nội

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Honda Việt nam Tài khoản có

Số tài khoản: 710B-00120

Tại ngân hàng: CTCN PhúcYên Tỉnh,TP Vĩnh Phúc

Số tiền bằng chữ: Năm trăm mời hai triệu sáu trăm bảy

mơi bảy ngày đồng

Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua 19 xe máy theo hợp đồng

N-018 ngày 8/12/1999 cho đợt giao hàng ngày 18/12/1999 của cửa hàng 301 Đội Cấn- mã cửa hàng 14005

Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B

Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:17/12/1999 Ghi sổ ngày

Kế toán Trởng phòng kế toán Kế toán Trởng phòng kế toán

Số tiền bằng số

512.677.000 đ

HOá ĐƠN (GTGT)Liên 2: Giao cho khách hàngNgày 18 tháng 12 năm 1999 No00786

Đơn vị bán hàng: Công ty Honda Việt nam

Địa chỉ : Mê linh, Vĩnh phúc Tài khoản 710B-00120 NHCT P.yên

Đơn vị mua hàng: Công ty DV-DL &TM

Địa chỉ :1DLángHạ,ĐốngĐa, Hà nội.Tài khoản 013A-00171NHCTĐĐa

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 07878-1

vị tính

Số ợng

l-Đơn giá Thành tiền

1 Xe máySuperDream Chiếc 19 24.530.000 466.070.000

Cộng tiền hàng: 466.070.000đ

Thuế suất 10% ThuếGTGT : 46.607.000đ

Giá thanh toán: 512.677.000đ

Viết bằng chữ: Năm trăm mời hai triệu sáu trăm bảy mơi ngày đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Để phản ánh tình hình phát sinh các khoản công nợ và tình hình thanh toánvới ngời cung cấp kế toán công ty sử dụng tài khoản 331“Phải trả ngời bán”

Để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tài khoản 331 đợc dùng

để phản ánh:

+ Số nợ phải trả ngời bán về hàng hoá, dịch vụ mua chịu, kể cả các khoảnmua trả tiền ngay đối với các đối tợng có quan hệ thờng xuyên, các khoản màngời bán chi hộ, nộp hộ.

+Khoản phải trả ngời gửi đại lý về số tiền bán đai lý và trích hoa hồng đại lý

đợc hởng

+Tình hình thanh toán các khoản phải trả ngời bán

Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng ( khách hàng, thơng vụ) Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan111,112,141,156,133

2.1.3.Trình tự kế toán

+ Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn(GTGT) hoặc hoá đơn bán hàng của bênbán, kế toán ghi:

Nợ Tk 156-Hàng hoá

Nợ Tk 133-Thuế GTGT đợc khấu trừ(Đối với hàng hoá chịu

thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Có Tk 331-Phải trả ngời bán

+Khi thanh toán tiền hàng(kể cả ứng trớc), kế toán ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả ngời bán

Có Tk 111,112,311

Ví dụ: Ngày 16 tháng 12 công ty viết uỷ nhiệm chi cho ngân hàng công

th-ơng Đống Đa thanh toán tiền hàng cho Honda Viêt nam số hàng nhập ngày18/12

Có Tk 112 + Khi nhập khẩu hàng hoá

Công ty TST chủ yếu nhập hàng hoá theo giá CIF, thanh toán bằng L/C hoặc

điện chuyển tiền

Khi hàng về đến cảng, làm thủ tục hải quan, căn cứ vào Invoice, kế toán ghi:

Nợ Tk 156 Quy đổi theo tỷ giá thực tế

Có Tk 331

Khi thanh toán cho đối tác nớc ngoài kế toán ghi:

Nợ Tk 331 Quy đổi theo tỷ giá thực tế

Có Tk 112,141Nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá tiến hành điều chỉnh trực tiếp vào trị giáhàng mua để công ty nhanh chóng xác định đợc kết quả kinh doanh(ở công tycác nghiệp vụ về XNK ít nên không mở tài khoản 413 )

Ngày 19/8 công ty làm thủ tục mở L/C trích tiền gửi tại Ngân hàng mua USD

để ký quỹ , Tỷ giá 13.950 VND/USD.Theo yêu cầu của ngân hàng công ty phải

ký quỹ 23.000 USD

Nợ Tk 144 : 320.850.000

Có Tk 112(1):320.850.000Ngày 19/8 bộ chứng từ về đến ngân hàng, ngân hàng yêu cầu công ty nộp34.500 USD để thanh toán, tỷ giá 13.965VND/USD

Nợ Tk 331 802.642.500

Có Tk 111(2) 481.792.500

Có Tk 144 320.850.000 Ngày 10/9 hàng về nhập kho, tỷ giá 13.970 VND/USD

Nợ Tk 156 1.606.550.000

Có Tk 331

Ngµy 1/12 thanh to¸n nèt tiÒn hµng(57.500 USD),tû gi¸ 13.990®/USD

C«ng ty dÞch vô du lÞch vµ th¬ng m¹i

Sæ theo dâi chi tiÕtTµi kho¶n 331-Ph¶i tr¶ ngêi b¸nTh¸ng 12 n¨m 1999

STT Tên đơn vị Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ

LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Th¬ng m¹i

Luận văn tốt nghiệp Trờng Đại học Thơng mại

vị tính

Số ợng Đơn giá Thành tiền

1 Ô tô Hyundai Chiếc 2 128.800.000 257.600.000

Cộng tiền hàng: 257.600.000 đ

Thuế suất 5% Thuế GTGT : 12.880.000 đ

Giá thanh toán : 270.480.000 đ

Viết bằng chữ: Hai trăm bẩy mơi triệu bốn trăm tám mơi ngàn đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản

Để phản ánh tình hình phát sinh các khoản công nợ phải thu khách hàng vàtình hình thanh toán tiền hàng kế toán sử dụng tài khoản 131-“ Phải thu kháchhàng”

Để phù hợp với tình hình thực tế đơn vị tài khoản 131 ở công ty TST đ ợc sửdụng để phản ánh:

+Các khoản phải thu khách hàng về giá trị hàng hoá đã cung cấp, phải thu vềcác khoản đã nộp hộ, chi hộ khách hàng