Báo cáo tổng hợp về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý kế toán tại Công ty TNHH thiết bị công trình haco

Báo cáo tổng hợp về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý kế toán tại Công ty TNHH thiết bị công trình haco

Phần I: Giới thiệu chung về Đặc điểm hoạt động

sản xuất kinh doanh

và công tác quản lý kế toán tại công ty TNHH

Thiết Bị Công Trình Haco

I Quá trình hình thành phát triển của công ty:

Công ty TNHH Thiết bị Công trình HACO đợc thành lập theo Quyết

định thành lập doanh nghiệp số: 3261/QĐTL ngày 16 tháng 10 năm 1997 của UBND TP Hà Nội, có trụ sở tại số 20 Nguyễn Trờng Tộ, Ba Đình,Hà Nội Công ty có vốn điều lệ là 500.000.000 VND đợc góp bằng tiền mặt trong đó:

- Sáng lập viên góp: 300.000.000 VND

- Thành viên ghóp vốn: 200.000.000 VND

- Thời gian hoạt động của công ty là: 30 năm

Công ty là một công ty hoạt động theo pháp luật Công ty của nhà nớc CHXHCN Việt Nam, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoai tệ tại ngân hàng theo quy

định của pháp luật Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty chỉ chịu trách nhiệm bằng số vốn, tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty Nguồn vốn của công ty gồm:

- Vốn đóng ghóp của các thành viên: 500.000.000 VND

- Vốn vay ngân hàng: 200.000.000 VND

- Ngoài ra công ty còn có các nguồn vốn từ các dự án đầu t xây dựng trong nớc

Lợi nhuận tích lại 30% để lập các quỹ trong đó các quỹ dự trữ chiếm 5%, 70% lợi nhuận càn lại chia cho các thành viên theo tỉ lệ vốn ghóp

Công ty là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị công trình của nhiều nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới tại thị trờng Việt Nam

Công ty TNHH Thiết bị Công trình HACO thực hiện chức năng kinh doanh trong các lĩnh vực:

 Buôn bán hàng t liệu sản xuất

 Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng.

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

 Dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực nhiệt thuỷ khí động

 Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp

Với đội ngũ cán bộ, nhân viên và công nhân có trình độ tay nghề cao, tác phong công nghiệp, Công ty TNHH Thiết bị Công trình HACO không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh và đã gặt hái đợc nhiều thành công Trải qua 13 năm hoạt động, từ 1990 – 2003 , với hon 60 nhân viên trong đó:

 Số có trình đại học trở lên: 10 ngời

 Số có trình độ đại học : 40 ngời

 Còn lại là các chuyên viên kỹ thuật khác

Công ty HaCo đã cung cấp hơn 600 thiết bị công trình lớn nhỏ cho các Tổng Công ty lớn và các Công ty thành viên trực thuộc các Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Các thiết bị do Công ty TNHH Thiết bị Công trình HACO cung cấp chủ yếu là thiết bị chuyên dụng hiện đại với các tính năng kỹ thuật cao, đặc biệt là các thiết bị đã đợc nhiệt đới hoá phù hợp với điều kiện làm việc tại Việt nam Trớc khi cung cấp cho khách hàng, các thiết bị đều đợc kiểm tra chất lợng thông qua Trung tâm kỹ thuật của Công ty

Nhằm tạo uy tín đối với khách hàng, Công ty Haco đã đa ra nhiều chính sách hậu mãi nh: bảo trì , cung cấp phụ tùng thay thế, hỗ trợ khách hàng về mặt kỹ thuật Công ty HACO luôn tạo điều kiện đào tạo nâng cao tay nghề cho kỹ s, công nhân của Công ty Một đội ngũ kỹ s, công nhân có tay nghề cao luôn túc trực sẵn sàng giải quyết mọi khó khăn thắc mắc của khách hàng, tránh tình trạng thiếu nhân viên trong công tác hậu mãi

Ngoài ra công ty còn có kho hàng đặt tại Trung tâm Dịch vụ bảo hành thiết bị công trình đặt tại Đờng Phạm Văn Đồng Công ty luôn nhập sẵn một

số phụ tùng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thay thế sửa chữa thiết bị của khách hàng Đối với những phụ tùng đặc biệt không có sẵn tại kho, Công ty sẽ

đảm bảo cung cấp trong thời gian nhanh nhất với nguồn cung cấp từ kho hàng chính hãng đặt tại Singapore và Nhật Bản

Trung tâm Dịch vụ Bảo hành thiết bị công trình của Công ty TNHH Thiết bị công trình HACO có trụ sở đặt tại Đờng Phạm Văn Đồng

Là Công ty chuyên cung cấp các loại thiết bị công trình của nhiều nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới tại thị trờng Việt Nam, hầu hết là các thiết bị chuyên dụng hiện đại, có tính năng kỹ thuật đặc biệt và thời gian khấu hao dài, chúng tôi rất chú trọng tới việc tạo dựng uy tín với khách hàng Điều đó

đợc thể hiện qua chất lợng của thiết bị, chất lợng của các dịch vụ hậu mãi, bảo hành

Trung tâm dịch vụ thiết bị công trình HACO có đội ngũ kỹ s và công nhân cơ khí có kinh nghiệm và trình độ tay nghề cao sẽ nhanh chóng khắc phục mọi sự cố hỏng hóc đối với các thiết bị mà khách hàng yêu cầu

Công ty đảm bảo chất lợng kỹ thuật , hiệu quả hoạt động của máy, quy trình dịch vụ bảo đảm kỹ thuật, quy trình hậu mãi nhằm giúp khách hàng yên tâm sử dụng thiết bị trong một thời gian dài, không bị gián đoạn công việc Nguồn cung cấp thiết bị phụ tùng là từ các kho thiết bị của chính hãng đặt tại Singapore và Nhật Bản

Dịch vụ hậu mãi của Công ty HACO đối với các thiết bị máy thi công công trình chủ yếu là công tác bảo hành, bảo dỡng kỹ thuật, thay thế và cung cấp các phụ tùng hao mòn, hỏng hóc cho khách hàng

Trung tâm dịch vụ thiết bị công trình HACO luôn có một đội ngũ kỹ s

và công nhân cơ khí lành nghề túc trực để giải quyết các khó khăn thắc mắc cho khách hàng

Khách hàng luôn nhận đợc dịch vụ một cách nhanh nhất cho dù còn trong thời hạn bảo hành hay không, chi phí sẽ đợc đề cập đến sau khi hoàn tất việc sửa chữa kiểm tra

+ Trong thời gian bảo hành, khách hàng đợc nhận dịch vụ bảo dỡng và thay thế phụ tùng miễn phí theo các điều khoản bảo hành trong hợp đồng

+ Sau thời hạn bảo hành, khách hàng sẽ đợc cung cấp dịch vụ hậu mãi thông qua việc ký hợp đồng bảo dỡng hàng năm (nếu yêu cầu) và đảm bảo về phụ tùng thay thế trong 10 năm

2 Tổ chức lao động tiền lơng:

Tổ chức của công ty đợc xây dựng trên nguyên tăc gọn, nhẹ, làm việc có hiệu quả Tuỳ theo yêu cầu kinh doanh trong từng thời kỳ mà quyết định giải thể các phòng ban, đơn vi trực thuốc công ty

Việc tuyển dụng, bố trí lao động sẽ căn cứ vào trình độ, khả năng cán bộ công nhân viên và khối lợng của từng đơn vị trong từng thời kỳ Ngời dự tuyển phải có năng lực pháp lý và năng lực hành vi, có lý lịch rõ ràng, có chỗ ở ổn

định, có khả năng chuyên môn phù hợp với công việc đợc giao Sau khi kiểm tra nếu đợc chấp nhận, công ty và nguời xin việc sẽ ký HĐ lao động

Việc trả công lao động căn cứ vào HĐ lao động và trên cơ sở năng suất, chất lợng và hiệu quả của công việc đợc phân công Ngời lao động đợc khen thởng khi có nhiều thành tích suất sắc, ngợc lại nếu vi phạm những quy điịng của nhà nớc, quy chế của công ty thì sẽ bị sử lý kỷ luật, kể cả việc chấm dứt HĐ lao động trớc thời hạn

Các chế độ khác đối với ngời lao động nh BHXH, công đoàn sẽ đợc thực hiện trên cơ sở pháp luật hiện hành, các điều khoản trong HĐ lao động và nội dung quy chế của công ty

II Bộ máy quản lý của công ty:

Qua sơ đồ trên, chúng ta thấy rõ chức năng của từng phòng và giới hạn

chức năng quản lý của từng phòng Sự sắp xếp rất khoa học đảm bảo cho việc

cung cấp thông tin nhanh chính xác và xử lý kịp thời các thông tin đó Các

phòng có chức năng riêng của mình và đều trực thuộc quản lý của giám đốcvà

các phó giám đốc

Phòng

Phòng bảo vệ

Phòng y tế

Phòng vật t

Phòng Kinh Doanh

Giám đốc

Phó GĐ

Phòng hành

-Giám đốc: Điều hành chung toàn công ty dới sự trợ giúp của các phó giám

đốc và phòng nghiệp vụ

-Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách các kế hoạch trong sản xuất

-Phó giám đốc đời sống :Phụ trách đời sống cho anh chị em công nhân ,đảm bảo cuộc sống cho họ về tinh thần cũng nh về vật chất

- Phòng XNK: Phụ trách các nguồn hàng từ nớc ngoài, liên hệ, làm các thủ tục hải quan cần thiết để có thể nhập hàng về đến bãi của công ty

-Phòng kĩ thuật: Trực tiếp mua máy móc ,sản phẩm sản phải đảm bảo đúng chất lợng Nếu sản phẩm sản xuất ra không đủ tiêu chuẩn về chất lợng thì phòng hoàn toàn chịu trách nhiệm trớc công ty về mặt kinh tế

-Phòng vật t: Mua các phụ kiện cần thiết để thay thế và sửa chữa những thiết

bị bị hỏng hóc hay gặp trục trặc

- Phòng KD: Chịu trách nhiệm đầu ra của công ty Doanh thu của công ty phụ thuộc vào lực lợng này

- Phòng hành chính gồm có phòng bảo vệ và phòng ytế: Phòng này có nhiệm

vụ bảo vệ an ninh của công ty và chăm lo sức khoẻ cho anh em công nhân -Phòng tổ chức : Quản lý về mặt lao động ,số ngày công lao động cũng nh tiền lơng của công nhân viên chức trong công ty.Nắm vững thông tin về tình hình sản xuất ,lao động sản xuất của công nhân .Thờng xuyên tổ chức thăm hỏi ,động viên anh chị em có hoàn cảnh khó khăn và giúp đỡ họ về mặt tài chính cũng nh tinh thần nếu có điều kiện

Phần II: Đặc điểm trung bộ máy kế toán và công

tác kế toán tại công ty.

hành kế toán:

- Kế toán trởng:

 Tổ chức điều hành công tác kế toán, giám sát và sử lý mọi nghiệp vụ phát sinh

có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty

 Quản lý tài chính và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán

 Tạo mối quan hệ tốt với các cơ quan có liên quan đến hoat động của công ty để

có thể cập nhật đợc những thay đổi trong các chính sách của nhà nớc nh: Cục thuế, cục quản lý doanh nhgiệp

- Kế toán tiền mặt:

 Quản lý các chứng từ chi tiêu tiền mặt của công ty

 Vào sổ chi tiết thao dõi tiền mặt ( TK111)

 Theo dõi lơng của toàn công ty

- Kế toán ngân hàng: Công ty mở tài khoản tại các Ngân hàng Nông Nghiệp

và phát triển nông thôn, kế toán ngân hàng phải theo dõi số d nợ cũng nh số

d có tại ngân hàng để có thê nắm rõ đợc tình hình tài hích của công ty mình

- Kế toán TSCĐ: Theo dõi sự tăng giảm chi tiết TSCĐ trên TK 211,tricha

khấu hao TSCĐ hàng tháng, hàng quý

- Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty Lập các bảng đối

chiếu công nợ để đối chiếu trực tiếp với đối tác Theo dõi trên 2 tài khoản TK

331 và 131

- Kế toán thuế VAT: Tập hợp toàn bộ chứng từ, hoá đơn phát sinh trong

tháng, phân loại từng hoá đơn và chịu trách nhiệm kê khai thuế với nhà nớc, gồm cả thuế đầu ra và thuế đầu vào Theo dõi trên TK 133,TK 333

- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt công ty.

- Kế toán tổng hợp:

 Vào sổ cái toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong tháng

 Đối chiếu số P/S , số d giữa sổ cái với tất cả các tài khoản chi tiết khác

 Liên hệ với cục thuế Hà Nội về việc kiểm tra báo cáo tài chính của khối cơ quan

và toàn công ty

II Tổ chức vận dụng chứng từ và luân chuyển chứng từ

trong công ty:

1 Chứng từ về tiền tệ:

Công ty sử dụng các loại chứng từ sau:

 Phiếu thu

 Phiếu chi

 Giấy đề nghị tạm ứng

 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

 Biên lai thu tiền

 Bảng kê tiền

 Bảng kiểm kê quỹ

Các chứng từ này đợc luân chuyển nh sau:

Thủ quỹ: Lập phiếu thu và phiếu chi, phản ánh các nghiệp vụ kế toán vào chứng từ sau đó giao cho kế toán chi tiết vào sổ, Sau đó kế toán tổng hợp kiểm tra

và lu trữ chứng từ

Hàng ngày nếu P/S nghiệp vụ tạm ứng thì thủ quỹ quản lý giấy đề nghị tạm ứng sau khi thanh toán hết phần tạm ứmg sẽ giao cho kế toán ghi sổ

2 Chứng từ hàng tồn kho: Gồm có các loại chứng từ sau:

 Phiếu nhập kho

 Phiếu xuất kho

 Biên bản kiểm nhiệm

 Bản kê Nhập – Xuất – Tồn

 Biên bản kiểm kê hàng hoá tại bãi( kho)

Các chứng từ này đợc luân chuyển nh sau:

Thủ kho nhập hàng vào kho , sau đó lập một bảng kê Nhập- Xuất – Tồn báo cáo lên phòng ké toán để vào sổ chi tiết có liên quan Phiếu nhập kho, xuất kho chuyển lên phòng kế toán phản ánh nghiệp vụ P/S, kiểm tra và lu vào file

3 Chứng từ bán hàng:

 Hoá đơn bán hàng ( Hoá đơn GTGT ) đợc lập 3 liên

- Liên 1: Màu xanh lu lại quyển hoá đơn

- Liên 2: Màu đỏ giao cho khách hàng để vận chuyển hàng trên đờng

- Liên 3: Mầu đen luân chuyển trong DN phục vụ ghi sổ kế toán và thanh toán

 Hoá đơn cớc vận chuyển

 Hoá đơn dịch vụ

 Hoá đơn giám định hàng XNK

 Hoá đơn cảng phí

Các chứng từ này đợc luân chuyển nh sau: Xuất HĐ căn cứ vào HĐKT giữa các

bên Hợp Đồng kinh tế lu lại công ty 02 bản, 02 bản giao cho khách Khi bên mua

đã thanh toán hết tiền cho bên bán thì Biên Bản Bàn Giao đợc lập và có chữ ký của hai bên, mỗi bên giữ 01 bản Cuối cùng xuất hoá đơn GTGT cho bên Mua

 Biên bản giao nhận TSCĐ

 Biên bản thanh lý TSCĐ

 Biên bản giao nhanạ TSCĐ sửa chữa hình thành

 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Các chứng từ này đợc luân chuyển nh sau: Mỗi khi công ty mua sắm TSCĐ sẽ có

biên bản giao nhận TSCĐ, nhận TS và lập chứng từ,ghi tăng TSCĐ Kế toán lập lập thẻ TSCĐ ghi sổ chi tiết tổng hợp TSCĐ Bảo quản kho và lu giữ

5 Chứng từ lao động tiền lơng:

 Bảng chấm công.

 Bảng thanh toán tiền lơng

 Bảng thanh toán tiền thởng

 Bảng thanh toán BHXH

Các chứng từ này đợc luân chuyển nh sau:

Phòng hành chính chấm công hàng ngày cuối tháng chuyển lên phòng Kế Toán Tài

Vụ để làm bảng thanh toán tiền lơng Lấy chữ ký của giám đốc, thủ quỹ chi,

ngời nhận tiền ký Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lơng lu vào sổ làm chứng từ d

III.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định đối với DN vừa và nhỏ Sử dụng các tài khoản cấp 1 sau: 111,112,133,138,142,144,156

Công ty chỉ áp dụng tài khoản cấp 2 khi có nhiều đối tợng trong 1 tài khoản thì phân cấp nh:

112.1: Cho Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn Hà Nội

112.2 : Cho Ngân Hàng Công Thơng

112.3: Cho Ngân hàng Lào Việt

112.4: Ngân hàng Sở Giao Dịch I v v

Công ty sử dụng tài khoản cấp 3 với các tài khoản sau:

144.1.1: Bảo lãnh, bảo hành của NHNN và PTNT Hà Nội

144.1.2: Bảo lãnh, bảo hành của NH Công Thơng

144.2.1: Mở LC của NHNN và PTNT Hà Nội

144.2.2: Mở LC của NH Công Thơng

144.3.1: Bảo lãnh dự thầu của NHNN và PTNT HN

144.3.2: Bảo lãnh dự thầu của NH Công Thơng

Công ty áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ” Kế toán tập hợp chứng từ các nghiệp

vụ P/S trong tháng, định khoản các nghiệp vụ đó Sau đó tập hợp số liệu vào chứng

từ ghi sổ , sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái

Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ đợc lập trên cơ sổ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp

chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc lập định kỳ 1 tháng 1 lần

Sổ chi tiết: Gồm có

 Sổ chi tiết theo dõi TSCĐ

 Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT

 Sổ chi tiết theo dõi nguyên vật liệu, hàng hoá

 Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán

 Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời mua

 Sổ theo dõi doanh thu

Kế toán tổng hợp số d Nợ ( Có ) của các tài khoản sử dụng vào chứng từ ghi sổ sau

đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , cuối cùng là sổ cái

V Tổ chức hoạt động báo cáo kế toán tại doanh nghiệp:

a Báo cáo bắt buộc:

Cuối mỗi niên độ kế toán, Kế Toán lập niên độ báo cáo tài chính 1 lần thông qua sổ chi tiết của từng tài khoản, tâph hợp theo từng đối tợng tổng hợp lên bảng cân đối

kế toán , bảng xác định kết quả kinh doanh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi phí doanh thu, quyết toán thuế GTGTv v

Hàng tháng chỉ kê khai tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ quan thuuế, vào sổ chi tiết của các nghiệp vụ P/S, cộng thống kê P/S cho từng sổ chi tiết

b Báo cáo nội bộ:

Cuối tháng căn cứ vào sổ thu chi và sổ doanh thu để lập báo cáo kết quả kinh doanh, công số d chi phí quản lý DN Theo dõi công nợ của khách hàng và lập bảng trình Giám Đốc

c Công nợ của công ty:

Công nợ đợc kế toán công nợ theo dõi trên TK 331 và TK 131.Sau khi tính toán tổng giá trị cần thanh toán, kế toán sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ

Phần III: Nhận xét – Kiến nghị Kiến nghị

1 Nhận xét:

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức khá gọn nhẹ ,tơng đối hoàn chỉnh và phù hợp với qui mô của công ty Đội ngũ kế toán của công ty là sự kết hợp giữa nhân viên trẻ nhiệt tình có trình độ chuyên môn với nhân viên có kinh nghiệm nghiệp vụ vững vàng ,do đó luôn đáp ứng đợc những yêu cầu,đòi hỏi của công

ty Phòng kế toán của công ty đã thực hiện tốt chức năng của mình là cung cấp thông tin tài chính một cách đầy đủ,chính xác,kịp thời cho ban lãnh đạo công ty