Ngoài ra, còn có các phòng ban nghiệp vụ với chức năng hỗ trợ toàn diện hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty, bao gồm: đảm bảo nguồn vốn và hạch toán tài chính; quản lý nhân sự, t
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ XÂY DỰNG AMECC 4 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Đặc điểm kinh doanh
AMECC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, luôn tăng cường đầu tư và ứng dụng các phần mềm tiên tiến nhất thế giới vào công tác thiết kế theo các tiêu chuẩn: Mỹ, Nhật, Châu Âu, Úc, Việt Nam Và theo các tiêu chuẩn theo yêu cầu của khách hàng đem lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất
Là một công ty xây dựng và kỹ thuật cơ khí với thế mạnh là gia công chế tạo kết cấu thép và thiết bị cơ khí công nghiệp Hoạt động kinh doanh của AMECC được triển khai theo mô hình kết hợp giữa sản xuất và cung cấp dịch vụ kỹ thuật Những ngành nghề kinh doanh chính của AMECC, bao gồm:
- Gia công chế tạo kết cấu thép và thiết bị.
- Sản xuất sản phẩm mạ kẽm, nhúng nóng.
- Xây dựng và lắp đặt các hạng mục dự án.
- Tổng thầu/ Nhà thầu EPC các dự án dân dụng và công nghiệp.
Suốt những năm qua, AMECC kiên trì theo định hướng phát triển bền vững, liên tục mở rộng hoạt động kinh doanh và đổi mới công nghệ Nhờ tập trung vào cải tiến công nghệ và tối ưu hóa quy trình vận hành, công ty đã đạt được nhiều thành tựu tích cực và củng cố vị thế trên thị trường.
Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty bao gồm 4 cấp quản lý chính, tùy từng cấp quản lý có những chức năng riêng, như:
(1) Đại hội đồng Cổ đông: Quyết định các vấn đề chiến lược, định hướng phát triển dài hạn và những thay đổi quan trọng của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ cấu quản trị có trách nhiệm quản lý và giám sát tổng thể các hoạt động của công ty, đại diện cho cổ đông trong việc ra quyết định điều hành, trừ những quyền thuộc Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
Ban Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực thi các quyết định và chiến lược do Hội đồng quản trị (HĐQT) đề ra, nhằm đạt được các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp Theo đó, các mục tiêu này tập trung vào tăng trưởng tài chính, củng cố nguồn nhân sự, tối ưu hóa đầu tư và phát triển các sản phẩm/dự án mới, đồng thời đảm bảo hiệu quả vận hành và sự bền vững của hoạt động kinh doanh.
Ban kiểm soát đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và Điều lệ Công ty, đồng thời duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Với vai trò giám sát độc lập, Ban kiểm soát thực hiện đánh giá rủi ro, kiểm tra tuân thủ và giám sát các quy trình quản trị nhằm nâng cao uy tín với cổ đông, tối ưu hóa hiệu quả điều hành và tăng cường sự bền vững của công ty.
Ngoài ra, các phòng ban nghiệp vụ đảm bảo hỗ trợ toàn diện cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty, bao gồm đảm bảo nguồn vốn và hạch toán tài chính; quản lý nhân sự, tiền lương và hành chính; xây dựng kế hoạch kinh doanh, tiếp thị và ký kết hợp đồng; tổ chức thi công, quản lý dự án và kiểm soát chất lượng – an toàn lao động; thiết kế kỹ thuật và phát triển sản phẩm.
1.3.2 Nhiệm vụ Đại hội đồng cổ đông: có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, Ban kiểm soát; quyết định tổ chức lại, giải thể công ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ công ty và pháp luật
Hội đồng quản trị đại diện cho công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) HĐQT có trách nhiệm giám sát và đánh giá hoạt động của Tổng giám đốc và các cán bộ quản lý khác trong công ty Ban hành các quy chế, quy trình nội bộ liên quan đến quản trị công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị được quy định bởi pháp luật, điều lệ công ty và nghị quyết của ĐHĐCĐ.
Ban Tổng giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc điều hành và thực hiện các hoạt động kinh doanh và các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động của công ty, đảm bảo việc thực thi chiến lược và điều hành doanh nghiệp diễn ra hiệu quả Các phó tổng giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ tổng giám đốc và điều hành các công việc trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao, nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát: quyền và nghĩa vụ của ban kiểm soát do pháp luật, điều lệ công ty và nghị quyết ĐHĐCĐ quy định
Nhiệm vụ chung của các phòng ban tại AMECC là tham mưu và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cụ thể, các phòng ban có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và báo cáo kết quả ở các mảng công việc liên quan như tài chính – kế toán, nhân sự – hành chính, kỹ thuật – công nghệ, kế hoạch – thị trường, vật tư, an toàn – chất lượng và kiểm soát nội bộ, nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Khối tham mưu giúp việc gồm các Ban chức năng sau: Ban Hành chính Nhân sự, Ban Tài chính kế toán, Ban Mua hàng và Logistics, Ban Quản lý dự án, Ban Quản lý Chất lượng, Ban Kỹ thuật Công nghệ, Ban Quản lý Thiết bị và Cơ giới, Ban Kinh doanh, Trung tâm tư vấn thiết kế và Trung tâm Module, cùng Trung tâm gia công cơ khí chính xác Các ban này phối hợp nhằm đề xuất chiến lược, quản lý nguồn lực, tối ưu quy trình và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ; đồng thời phát huy vai trò tư vấn thiết kế, phát triển module và gia công cơ khí chính xác tại các trung tâm, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sự đồng bộ của khối tham mưu giúp việc.
Khối trực tiếp sản xuất: Các đơn vị trực tiếp sản xuất của Công ty bao gồm:
- CN Công Ty CP CKXD AMECC - Nhà Máy Chế Tạo KCT Và TB AMECC
- CN Công Ty CP CKXD AMECC - Nhà Máy Chế Tạo KCT Và TB AMECC
- Công Ty CP CKXD AMECC - Chi Nhánh AMECC
- Công Ty CP CKXD AMECC - Chi nhánh Xây dựng dân dụng & Công nghiệp AMECC
- Công Ty CP CKXD AMECC - Chi nhánh AMECC Module
- Công Ty CP CKXD AMECC - Chi nhánh Sơn và Chống ăn mòn AMECC
- Công Ty CP CKXD AMECC - Chi nhánh Thi công vật liệu chịu nhiệt & Cách nhiệt AMECC.
Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại AMECC đảm nhiệm vai trò tham mưu và tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính – kế toán của công ty Cụ thể, kế toán đảm bảo kiểm soát chặt chẽ chi phí gia công chế tạo và chi phí xây lắp, theo dõi dòng tiền của từng dự án, quyết toán hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ thuế, và lập báo cáo tài chính phục vụ quản trị nội bộ cũng như tuân thủ quy định pháp luật.
Ngoài ra, bộ phận kế toán phối hợp với các đơn vị liên quan để phân tích hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa chi phí, từ đó cung cấp dữ liệu và phân tích tài chính cho quản trị Quy trình này hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định tài chính và đầu tư phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Bộ máy kế toán tại AMECC đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ điều hành hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp Các nhiệm vụ chính bao gồm quản lý sổ sách kế toán, ghi nhận các giao dịch hàng ngày, kiểm tra và đối chiếu số liệu, kiểm soát chi phí và doanh thu, lập báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo quản trị, cũng như đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy trình kiểm soát nội bộ Nhờ hoạt động của bộ máy kế toán, AMECC có thể đưa ra các quyết định tài chính chính xác, tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao tính minh bạch cũng như tính pháp lý trong mọi giao dịch.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ quá trình sản xuất – kinh doanh
- Theo dõi và quản lý dòng tiền, công nợ phải thu – phải trả, đảm bảo khả năng thanh toán và tối ưu hiệu quả sử dụng vốn.
Quá trình hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm hoặc dự án là nền tảng để đánh giá hiệu quả sản xuất, xác định lãi gộp và lập báo cáo kết quả kinh doanh Việc hạch toán chi phí chi tiết cho từng sản phẩm/dự án giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao độ chính xác của bảng giá thành Việc tính giá thành dựa trên chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và các chi phí phân bổ cho phép xác định biên lợi nhuận và lãi gộp thực tế một cách rõ ràng Kết quả là các báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh hiệu quả sản xuất một cách toàn diện, hỗ trợ so sánh hiệu suất giữa các kỳ, đánh giá lợi nhuận và định hướng chiến lược về giá, quy trình sản xuất và quản lý chi phí.
- Lập báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo thuế, báo cáo nội bộ phục vụ quản trị và ra quyết định của Ban lãnh đạo.
Tham gia xây dựng kế hoạch tài chính và kế hoạch chi phí, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban như kế hoạch, kỹ thuật và vật tư nhằm kiểm soát hiệu quả sản xuất Việc đồng bộ ngân sách, chi phí và lịch trình sản xuất giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành Qua sự phối hợp liên phòng ban, chúng ta có thể dự báo nhu cầu vật tư, điều chỉnh kế hoạch kỹ thuật và điều phối vật tư kịp thời, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất sản xuất.
Chúng tôi tổ chức quản lý hồ sơ và chứng từ kế toán một cách có hệ thống, lưu trữ đúng quy định và an toàn, đồng thời đảm bảo dễ tra cứu và bảo mật thông tin Việc quản lý chặt chẽ hồ sơ kế toán giúp hỗ trợ kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập và các đoàn thanh tra khi cần thiết, đồng thời đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quy định pháp lý hiện hành.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm và các chuẩn mực kế toán hiện hành
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG
Mô tả quy trình sản xuất sản phẩm
AMECC là một công ty hoạt động trong lĩnh vực cơ khí, chuyên sản xuất các sản phẩm phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp, bao gồm lắp đặt, sản xuất, xây dựng, chế tạo cơ khí và vận tải Với đội ngũ kỹ sư có trình độ cao, quy trình sản xuất hiện đại và chuỗi cung ứng linh hoạt, AMECC cung cấp giải pháp từ thiết kế đến gia công, đồng thời chiếm ưu thế trong lĩnh vực sản xuất cơ khí nhờ chất lượng, tiến độ và tối ưu chi phí cho khách hàng.
Quy trình sản xuất bắt đầu khi Ban kinh doanh tiếp nhận hợp đồng hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng và chuyển đến Trung tâm tư vấn thiết kế để thiết kế sản phẩm đúng theo yêu cầu về mẫu mã, số lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật Trong quá trình thiết kế, Trung tâm tư vấn thiết kế phối hợp với Trung tâm gia công cơ khí chính xác và Ban kỹ thuật công nghệ để bảo đảm tính khả thi về khả năng sản xuất và tình trạng máy móc thiết bị hiện có của doanh nghiệp Dựa trên bản thiết kế, Trung tâm gia công cơ khí chính xác lên kế hoạch xác định kết cấu nguyên vật liệu, nhân công và máy móc thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn thành theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng Đồng thời, Ban kỹ thuật công nghệ tiến hành lựa chọn quy trình sản xuất, xác định các yếu tố đầu vào như máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ hoặc hướng dẫn sử dụng công nghệ, trình tự sản xuất, và hoạch định công suất dựa trên đánh giá năng lực của hệ thống sản xuất hiện có, đặc điểm của quá trình và yêu cầu của khách hàng.
Sau khi nhận yêu cầu về sản phẩm từ Ban Kinh doanh và bản thiết kế sản phẩm từ Trung tâm Tư vấn Thiết kế, Ban Quản lý Dự án tiến hành lập kế hoạch sản xuất chi tiết cho từng loại sản phẩm phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng, xác định trình tự thực hiện công việc và thời gian bắt đầu – kết thúc nhằm tối ưu hóa hiệu quả sản xuất Sau khi hoàn tất kế hoạch sản xuất, Ban Quản lý Dự án gửi lệnh sản xuất cho Tổng Giám đốc phê duyệt và chỉ đạo các đơn vị thuộc khối trực tiếp sản xuất thực hiện Trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt, các đơn vị sản xuất xác định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công và máy móc thiết bị cần thiết, đồng thời Ban Tài chính Kế toán lập dự toán chi phí sản xuất bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, gửi bảng dự toán cho Phòng Tổng Giám đốc để phê duyệt Sau khi được phê duyệt, Ban Mua hàng và Logistics căn cứ vào định mức khối lượng từ bảng dự toán đã phê duyệt để tiến hành mua nguyên vật liệu và cung cấp cho các phân xưởng phục vụ sản xuất.
Quy trình sản xuất bắt đầu khi nguyên vật liệu được chuyển đến các đơn vị thuộc khối trực tiếp sản xuất, nơi công nhân tiến hành sản xuất theo đúng định mức và yêu cầu kỹ thuật Trong quá trình làm việc, công nhân thực hiện các công việc theo lịch công tác đã được phân công và bảng chấm công sẽ được kiểm soát tại từng đơn vị, ký nhận và chuyển về Ban tài chính - kế toán để lập bảng tính lương Quy trình sản xuất được chia thành nhiều giai đoạn công nghệ, mỗi giai đoạn tạo ra một bán thành phẩm, và các đơn vị thuộc khối trực tiếp sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chi phí cho từng giai đoạn, từ nguyên vật liệu, nhân công cho đến các tư liệu lao động khác Với sản phẩm cuối cùng, hệ thống này cho phép theo dõi chi phí và hiệu quả sản xuất ở từng giai đoạn.
10 chính là các loại vật liệu cơ khí thì quá trình sản xuất sản phẩm được chia làm ba công đoạn:
Chế tạo phôi là giai đoạn đầu tiên của quá trình gia công, nơi các nguyên vật liệu ở dạng thô như sắt, thép và kim loại được sơ chế bằng cưa, cắt và rèn để hình thành phôi kim loại Các phôi được định hình bằng máy CNC và thiết bị cắt hiện đại nhằm đảm bảo kích thước và độ chính xác Thành phẩm của công đoạn này là kim loại được pha thành tấm hoặc miếng đã qua xử lý đúng yêu cầu kỹ thuật ban đầu, sẵn sàng cho các bước gia công tiếp theo.
Gia công cơ khí là quá trình gia công các tấm, miếng kim loại bằng các phương pháp tiện, phay, nguội và bào bằng máy móc kỹ thuật chuyên dụng nhằm tạo ra các thành phẩm, bộ phận đúng theo yêu cầu thiết kế.
Lắp đặt là giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, kết thúc bằng việc lắp ráp các thành phần từ các công đoạn cơ khí, tiến hành kiểm tra và chạy thử để đảm bảo chất lượng trước khi hoàn thiện sản phẩm Quy trình này thường được thực hiện hai lần: lần thứ nhất tại đơn vị sản xuất và lần thứ hai tại đơn vị khách hàng.
Chất lượng sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ ở tất cả các công đoạn Ban quản lý chất lượng sử dụng các thiết bị đo lường hiện đại như máy CMM và thiết bị siêu âm để đảm bảo từng chi tiết đạt đúng thông số kỹ thuật Tất cả kết quả kiểm tra đều được ghi chép đầy đủ nhằm truy xuất nguồn gốc khi cần thiết Sau khi hoàn thành sản xuất, bộ phận trực tiếp sản xuất sẽ xác định số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, các sản phẩm dở dang và phế liệu (nếu có) trước khi gửi báo cáo lên Ban tổng giám đốc Công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng, đảm bảo sản phẩm đạt các tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết.
Sau khi giai đoạn sản xuất hoàn tất, Ban tài chính - kế toán tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành dựa trên các chứng từ, báo cáo từ đơn vị trực tiếp sản xuất Khi nhận được các chứng từ liên quan chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kế toán tiến hành tập hợp từng loại chi phí theo phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng và ghi nhận đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng đơn hàng Sau khi tập hợp chi phí xong, kế toán tổng hợp chi phí sản xuất theo từng đơn hàng Đồng thời, Ban tài chính - kế toán sẽ đánh giá sản phẩm dở dang theo phương pháp chi phí sản xuất định mức Khi đã có đầy đủ thông tin về chi phí phát sinh và giá trị sản phẩm dở dang, kế toán tính giá thành sản phẩm theo phương pháp trực tiếp Bảng tính giá thành, sau khi được Phòng Tổng Giám đốc phê duyệt, sẽ gửi cho Ban kinh doanh và lưu tại Ban tài chính - kế toán Thông tin từ hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành được dùng cho ghi sổ kế toán và lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí thực tế nhằm thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong thiết kế sản phẩm và ra các quyết định quản lý phù hợp.
Bảng 2.1: Tổng hợp quy trình sản xuất sản phẩm của công ty cổ phần cơ khí xây dựng AMECC
Hoạt động Nội dung công việc
Bộ phận thực hiện Đối tượng kế toán
1.1 Thiết kế sản phẩm 1.2 Xác định kết cấu
- Trung tâm tư vấn thiết kế
- Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế.
1.3 Lựa chọn quy trình sản xuất
- Trung tâm gia công cơ khí chính xác
- Ban kỹ thuật công nghệ
- Biên bản đánh giá hệ thống dây chuyền sản xuất
- Danh mục nguyên vật liệu.
2 Lập kế hoạch sản xuất
2.1 Hoạch định sản xuất 2.2 Lập lệnh sản xuất 2.3 Xác định nhu cầu NVL, máy móc, nhân công
- Ban quản lý dự án
- Ban tài chính - kế toán
- Đơn vị thuộc khối trực tiếp sản xuất
- Dự toán khối lượng sản phẩm cần sản xuất.
- Dự toán chi phí sản xuất (Chi phí NVLTT, NCTT, CP SXC).
3.1 Thực hiện sản xuất 3.2 Hoàn thành sản xuất
- Đơn vị thuộc khối trực tiếp sản xuất
- Ban kỹ thuật công nghệ
- Ban tài chính kế toán
- Ban quản lý chất lượng
- Công nợ phải trả người bán.
- Giấy đề nghị xuất kho NVL
-Bảng chấm công/ bảng tính lương
- Bảng tính phân bổ khấu hao
- Phiếu chi/ giấy báo nợ /Ủy nhiệm chi
- Hóa đơn GTGT tiền điện, nước, …
- Bảng kê khối lượng sảnphẩm dở dang
- Phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành
4 Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
4.1 Tập hợp từng loại chi phí
4.2 Tổng hợp chi phí sản xuất 4.3 Đánh giá sản phẩm dở dang
4.4 Tính giá thành sản phẩm
- Đơn vị thuộc khối sản xuất trực tiếp
- Ban tài chính kế toán
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí NVL trực tiếp.
-Phiếu chi phí theo công việc
- Bảng tính giá thành sản phẩm.
Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống thông tin kế toán chu trình chi phí
2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0
Hình 2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình chi phí
2.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1
2.2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động chuẩn bị sản xuất (1.0)
Hình 2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động chuẩn bị sản xuất (1.0)
13 2.2.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động lập kế hoạch sản xuất (2.0)
Hình 2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động lập kế hoạch sản xuất (2.0)
2.2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tiến hành sản xuất (3.0)
Hình 2.4 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tiến hành sản xuất (3.0)
2.2.2.4 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm (4.0)
Hình 2.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm (4.0)
Các rủi ro và thủ tục kiểm soát trong quy trình sản xuất sản phẩm
Bảng 2.2: Rủi ro và các biện pháp kiểm soát rủi ro trong HTTTKT của chu trình sản xuất
Hoạt động Rủi ro Nguyên nhân Biện pháp kiểm soát rủi ro
Thiết kế sản phẩm không phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
- Không xác nhận, tìm hiểu kỹ sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Kiểm soát, phân loại, tìm hiểu kỹ đối với các đơn đặt hàng.
Bản thiết kế bị thất lạc hoặc lộ ra ngoài.
- Không lưu trữ đúng quy trình
- Thiếu hệ thống bảo mật hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Áp dụng phần mềm lưu trữ có phân quyền truy cập
- Sao lưu định kỳ và quản lý hồ sơ thiết kế theo mã hóa.
2 Lập kế hoạch sản xuất
Chưa có phương án với sản phẩm khi có thay đổi từ khách hàng.
- Chưa có cơ chế cập nhật, điều chỉnh kế hoạch trong tình huống phát sinh.
- Thiết lập cơ chế phản hồi nhanh chóng giữa khách hàng và doanh nghiệp khi có thay đổi.
- Thiết lập kế hoạch dự phòng cho sản xuất
- Cho phép điều chỉnh linh hoạt theo lịch sản xuất.
Lệnh sản xuất bị phê duyệt chậm.
- Thông tin trong kế hoạch sản xuất có thể chưa đầy đủ hoặc thiếu chính xác nên phải sửa đổi lại.
- Thiếu tiêu chuẩn hoặc quy trình rõ ràng về thời gian phê duyệt.
- Thiết lập bộ phận rà soát, kiểm tra lại thông tin trước khi gửi lên Ban Giám đốc.
- Ban hành quy chế thời gian phê duyệt tối đa; gắn thời hạn xử lý cho từng bước phê duyệt.
Nguyên vật liệu mua không đúng loại, sai quy cách, kém chất lượng.
- Thiếu kiểm tra chất lượng đầu vào; không theo sát yêu cầu kỹ thuật
- Nhân viên mua hàng và sản xuất thông đồng mua NVL kém để sản xuất
- Tổ chức quy trình kiểm tra đầu vào thật chặt chẽ
- Ban quản lý chất lượng cần kiểm nghiệm chất lượng NVL theo lô hàng trước khi bắt đầu sản xuất.
Trùng lặp hoặc bỏ sót đơn hàng trong kế hoạch sản xuất.
- Xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, ghi chép về thông tin đơn hàng.
- Lập hệ thống rà soát đối chiếu, kiểm tra định kỳ với từng đơn hàng.
- Ghi chép lại lịch sử dữ liệu của các đơn hàng.
Sản phẩm không đúng mẫu mã, không đạt chất lượng.
- Quá trình nghiên cứu, thiết kế, triển khai và chuẩn bị sản xuất sản phẩm không đạt yêu cầu.
- Nguyên vật liệu, máy móc thiết bị chưa đạt chất lượng.
- Yêu cầu bộ phận sản xuất xem xét kĩ bản thiết kế sản phẩm.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Hoạt động sản xuất bị gián đoạn.
- Nhà cung cấp NVL không đảm bảo chất lượng, số lượng
- Do thiên tai bão lũ, cháy nổ.
- Nguyên vật liệu và các tư liệu sản xuất bị hư hỏng do hỏa hoạn, thiên tai.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn trong sản xuất (bình cứu hỏa, bể nước cứu hỏa…).
- Có chế độ bảo hiểm cho tất cả tài sản, nguyên vật liệu.
- Dự phòng nguyên vật liệu để kịp thời đáp ứng, thay thế khi gặp vấn đề để không gián đoạn sản xuất.
- Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp có năng lực.
- Xây dựng kế hoạch phục hồi sau sự cố.
Hoạt động sản xuất không hiệu quả, hiệu suất thấp dẫn đến cung cấp hàng chậm cho khách hàng.
- Sự yếu kém trong chức năng quản lý nhân sự của công ty.
- Do công ty chưa xây dựng mô hình sản xuất sản phẩm phù hợp.
- Đào tạo đội ngũ nhân sự
- Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động sản xuất – Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù hợp.
Nguyên vật liệu và các tư liệu sản xuất có thể bị mất, bị lấy
- Xuất hiện các hành vi tham ô, gian lận,
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng của thủ kho, thủ quỹ và kế toán.
17 cắp trong quá trình sản xuất trộm cắp nguyên vật liệu của công ty.
- Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng nguyên vật liệu khi nhập, xuất, thu, chi.
- Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu, vật tư thường xuyên
Lập và ghi nhận bằng chứng từ cho mọi hoạt động giao nhận, nhập và xuất hàng tồn kho; thay đổi tài sản cố định và kể cả nghiệp vụ thanh lý Việc này đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của sổ sách kế toán và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu hàng tồn kho và tài sản cố định Các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên bản bàn giao, phiếu điều chỉnh và biên bản thanh lý được lưu trữ đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và chuẩn hóa dữ liệu kế toán.
Thực hiện kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép kế toán nhằm bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tài sản Đồng thời phân công nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng loại tài sản, từ quy trình ghi sổ đến việc điều chuyển theo lệnh, nhằm tăng cường kiểm soát tài sản và tối ưu hóa quản trị thông tin tài sản trong doanh nghiệp.
- Kiểm kê định kỳ tài sản và ghi nhận sự điều chỉnh nếu có.
4 Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Tập hợp thiếu hoặc thừa chi phí.
- Bỏ sót nghiệp vụ, chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất
- Do công ty không lập kế hoạch xác định chi phí sản xuất sản phẩm
- Công ty chưa kiểm soát được chi phí hoạt động sản xuất.
- Yêu cầu kế toán tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan đến sản xuất sản phẩm
- Kiểm soát việc sử dụng chi phí trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Tính sai giá thành - Áp dụng sai phương pháp tính giá thành mà công ty đã lựa chọn.
Tuân thủ đúng phương pháp tính giá thành mà công ty đã lựa chọn.
Phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý
- Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung không phù hợp.
- Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung phù hợp với đặc điểm sản xuất sản phẩm tại công ty.
- Công ty cần xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sản xuất chung sao cho hiệu quả
- Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản xuất dựa trên hoạt động.
Dữ liệu chi phí nhập vào hệ thống không chính xác.
- Nhầm lẫn trong lúc nhập dữ liệu.
- Tự động hóa dữ liệu nguồn.
- Kiểm soát tốt khâu nhập dữ liệu vào hệ thống với các thủ tục kiểm soát phù hợp.
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ XÂY DỰNG AMECC
Mô tả quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng bắt đầu khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng qua nhiều kênh liên lạc như điện thoại, email, trang web công ty hoặc trực tiếp tại văn phòng Nhân viên kinh doanh ghi nhận đầy đủ các thông tin yêu cầu (loại sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn và các yêu cầu đặc biệt) và chuyển cho Ban kỹ thuật công nghệ cùng Trung tâm tư vấn thiết kế để đánh giá khả năng sản xuất và thiết kế sản phẩm theo yêu cầu nếu doanh nghiệp có thể nhận đơn hàng Kết quả đánh giá được phản hồi cho khách hàng kèm bản thiết kế sản phẩm nếu đơn hàng được chấp thuận Đồng thời công ty lập báo giá chi tiết bao gồm giá sản phẩm, tiền ứng trước, chi phí vận chuyển, thuế và các chi phí phát sinh, gửi cho khách hàng qua email hoặc kênh liên lạc khác để xem xét Khi khách hàng đồng ý báo giá, hai bên thảo luận và thống nhất các điều khoản hợp đồng như giá tổng tiền, tiền ứng trước, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản bảo hành; hợp đồng sẽ được ký kết bởi đại diện hai bên khi khách hàng chuyển tiền ứng trước Chứng từ nhận tiền ứng trước sẽ được chuyển đến bộ phận tài chính kế toán để ghi nhận.
Sau khi ký hợp đồng, đơn hàng sẽ được chuyển tới bộ phận liên quan để tiến hành sản xuất theo thiết kế và các thông số kỹ thuật đã thỏa thuận Đơn vị thuộc khối sản xuất trực tiếp của công ty có trách nhiệm sản xuất đúng bản thiết kế và thông số kỹ thuật đã được ghi nhận trong hợp đồng Sau khi hoàn tất sản xuất, sản phẩm được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng nhằm đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng Sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được đóng gói cẩn thận và bàn giao cho Ban mua hàng và logistics Ban mua hàng và logistics sẽ sắp xếp phương tiện vận chuyển, lên lịch giao hàng và thông báo lịch trình cho khách hàng; sản phẩm sẽ được giao đến địa chỉ theo đúng lịch hẹn Khi nhận hàng, nhân viên giao hàng sẽ yêu cầu người nhận ký xác nhận vào phiếu giao hàng.
Sau khi giao hàng thành công, bản sao phiếu giao hàng được chuyển cho Ban Tài chính kế toán và Ban Kinh doanh để đối chiếu và xác nhận các thông tin liên quan nhằm đảm bảo mọi dữ liệu về đơn hàng, giao hàng và thanh toán khớp nhau Quá trình đối chiếu giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin bán hàng trước khi phát hành, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và gửi cho khách hàng Đồng thời, Ban Tài chính kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và nợ phải thu khách hàng, đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng để quản lý dòng tiền và tình trạng thanh toán.
Khách hàng thanh toán số tiền còn lại theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, trong khi công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt để thuận tiện cho khách hàng Định kỳ Ban tài chính kế toán sẽ đối chiếu công nợ và gửi thông tin đối chiếu kèm yêu cầu thanh toán cho khách hàng Khi nhận được thông báo thanh toán từ khách hàng, Ban tài chính kế toán sẽ kiểm tra xác nhận khách hàng đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ theo hợp đồng và tiến hành ghi sổ dựa trên các chứng từ như phiếu thu, giấy báo có Sau khi thực hiện đơn đặt hàng và nhận thanh toán, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái giao dịch và hoàn tất hồ sơ thanh toán.
Khi thanh toán được thực hiện, công ty sẽ tiếp tục theo dõi và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, công ty sẽ nhanh chóng giải quyết để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Bảng 3.1: Tổng hợp quy trình bán hàng của công ty công ty cổ phần cơ khí xây dựng AMECC
Hoạt động Nội dung công việc
Bộ phận thực hiện Đối tượng kế toán
1 Tiếp nhận đơn đặt hàng
1.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng 1.2 Đánh giá khả năng sản xuất
1.3 Phản hồi thông tin cho khách hàng 1.4 Lập đơn hàng cho khách hàng
- Ban kỹ thuật - công nghệ.
- Phiếu kiểm tra, phê duyệt đơn hàng.
- Phiếu thu (nếu khách đặt cọc).
2.1 Lấy hàng và đóng gói hàng
2.2 Giao hàng hóa cho khách hàng
- Ban mua hàng và logistic.
- Thuế GTGT được khấu trừ.
- Chi phí vận chuyển / giao hàng (nếu bên bán chịu phí.
- Phiếu yêu cầu xuất hàng (nội bộ).
- Biên bản giao hàng hóa.
- Vận đơn (trong TH thuê hãng vận chuyển).
3 Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ
3.1 Đối chiếu xác nhận 3.2 Lập hóa đơn GTGT 3.3 Theo dõi công nợ
- Ban tài chính kế toán.
- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
- Hóa đơn bán hàng điện tử.
- Giấy xác nhận nợ khách hàng.
4 Thu tiền 4.1 Kiểm tra nghĩa vụ thanh toán 4.2 Xác nhận tình hình thanh toán và ghi sổ
- Ban Tài chính kế toán
- Biên bản bàn giao hàng.
Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu
3.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0
Hình 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình doanh thu
3.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1
3.2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0)
Hình 3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0)
3.2.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động cung cấp hàng hóa (2.0)
Hình 3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động cung cấp hàng hóa (2.0)
3.2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ (3.0)
Hình 3.4 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ (3.0)
3.3.2.4 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động thu tiền (4.0)
Hình 3.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động thu tiền (4.0)
Các rủi ro và thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng
Bảng 3.2: Rủi ro và các biện pháp kiểm soát rủi ro trong HTTTKT của chu trình bán hàng
Rủi ro Nguyên nhân Biện pháp kiểm soát rủi ro
1 Tiếp nhận đơn đặt hàng
Chấp nhận đơn hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán
Để quản lý rủi ro và tối ưu thanh toán, doanh nghiệp cần có quy trình thẩm định tín dụng và kiểm tra đầy đủ thông tin tín dụng, lịch sử giao dịch cùng khả năng tài chính của khách hàng trước khi chấp nhận đơn hàng Thiếu quy trình hoặc bỏ qua các yếu tố này có thể làm tăng nguy cơ nợ xấu, ảnh hưởng tới dòng tiền và hiệu quả kinh doanh Vì vậy, xây dựng hệ thống đánh giá tín dụng khách hàng và thực hiện kiểm tra tài chính một cách nhất quán là bước then chốt để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và đảm bảo quyết định chốt đơn hàng chính xác.
Chúng tôi xây dựng quy trình kiểm tra thông tin tín dụng, rà soát lịch sử giao dịch và đánh giá khả năng thanh toán trước khi xác nhận đơn hàng, đặc biệt với khách hàng mới Quy trình nhằm giảm rủi ro thanh toán, tăng độ tin cậy và tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng Các bước triển khai gồm xác thực thông tin khách hàng, kiểm tra tín dụng và phân tích lịch sử thanh toán để đảm bảo khả năng thanh toán, trước khi phê duyệt và xác nhận đơn hàng cuối cùng.
- Theo dõi công nợ thường xuyên bằng cách có hệ thống cảnh báo công nợ quá hạn để xử lý kịp thời.
Chậm trễ trong việc xác nhận đơn hàng cho khách hàng
- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận.
- Nhân viên xử lý đơn hàng thiếu kinh nghiệm.
- Tích hợp hệ thống kiểm tra năng lực thực hiện (ERP/ ERM).
- Đào tạo kỹ năng đọc hiểu yêu cầu đơn hàng và nhận diện các đơn hàng rủi ro cao cho nhân viên.
Nhân viên kinh doanh nhận hối lộ của khách hàng
- Thiếu kiểm soát nội bộ trong quy trình đặt hàng và sản xuất
- Không xây dựng hoặc thực thi quy tắc đạo đức nghề nghiệp.
- Không có kiểm tra định kỳ hoặc hệ thống phát hiện hành vi bất thường.
- Quy trình duyệt đơn hàng phải có phê duyệt từ nhiều bộ phận (bán hàng – ban giám đốc- sản xuất).
- Kiểm tra chéo đối với những đơn hàng không thông qua hệ thống chính thống.
- Theo dõi các đơn hàng bất thường, sản xuất ngoài định mức.
Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình giao hàng, vận chuyển
- Đóng gói và bảo quản hàng hóa không đúng quy chuẩn.
- Phương tiện không đảm bảo.
- Địa điểm giao hàng khó tiếp cận (chung cư, vùng sâu, vùng xa ).
- Có quy chuẩn đóng gói riêng cho từng loại hàng hóa.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển đáng tin cậy, ký hợp đồng vận chuyển với đối tác vận chuyển.
- Lập kế hoạch giao hàng linh hoạt: theo dõi thời tiết, có tuyến đường thay thế.
Sai địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng
- Nhân viên vô ý nhập sai thông tin.
- Quá trình truyền đạt thông tin không hiệu quả.
- Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi nhập vào hệ thống (sử dụng phần mềm hỗ trợ).
- Đối chiếu qua lại giữa chứng từ xét duyệt bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
- Cải thiện quy trình giao hàng (phân chia khu vực giao, sử dụng định vụ GPS, lập kế hoạch giao hàng chi tiết).
3 Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ
Thu hồi nợ muộn hoặc bỏ sót các khoản nợ quá hạn.
- Doanh nghiệp có thể thiếu các quy trình, kỹ năng hoặc bộ phận chuyên trách để xử lý công nợ quá hạn.
- Doanh nghiệp không có hệ thống tự động cảnh báo khi khoản nợ của khách
- Thiết lập quy trình thu hồi nợ chi tiết, từ việc gửi nhắc nhở đầu tiên, đến việc áp dụng các biện pháp mạnh mẽ nếu nợ quá hạn.
- Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hoặc hệ thống
26 hàng đã quá hạn thanh toán.
ERP để tự động cảnh báo và thông báo khi khách hàng chưa thanh toán theo đúng hạn.
Ghi nhận chậm trễ hoặc ghi nhận thiếu doanh thu
- Nhầm lẫn về thời điểm ghi nhận doanh thu, dẫn đến việc áp dụng không nhất quán.
- Thiếu phân công nhiệm vụ rõ ràng, giám sát không chặt chẽ, hoặc nhân viên thiếu đào tạo, gây ra sai sót trong ghi nhận doanh thu.
- Xác định rõ thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán.
- Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể.
- Đào tạo nhân viên thường xuyên về quy trình và quy định liên quan.
Sai sót trong việc hạch toán các khoản thu
- Lỗi từ nhân viên kế toán (do sơ sót hoặc cố ý).
- Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép kế toán.
- Hạn chế các thanh toán bằng tiền mặt.
- Đào tạo nhân viên và kiểm tra định kỳ về việc ghi chép thu tiền.
- Phân chia trách nhiệm giữa người giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền.
- Các giao dịch lớn cần được phê duyệt bởi quản lý cấp cao để đảm bảo tính minh bạch.
Khách hàng chậm thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán
- Đối tác kinh doanh gặp khó khăn tài chính có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán.
- Khách hàng cố tình trả chậm hoặc không trả nợ tiền hàng.
- Cung cấp ưu đãi cho khách hàng thanh toán sớm để giảm thiểu tình trạng chậm thanh toán.
- Thiết lập quy trình quản lý công nợ hiệu quả, bao gồm việc kiểm tra định kỳ và nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ đến hạn.
Bài thảo luận đã làm rõ vai trò của hệ thống thông tin kế toán chi phí và doanh thu trong AMECC, Công ty Cổ phần Cơ khí xây dựng Thông qua phân tích quy trình sản xuất và bán hàng, nhóm cho thấy một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế phù hợp có thể quản lý chi phí và doanh thu một cách hiệu quả, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo hoạt động bền vững cho công ty Tuy nhiên, hệ thống này cần được thiết kế dựa trên đặc điểm riêng của công ty và có thể không phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất khác hoặc doanh nghiệp thương mại, vì vậy mỗi doanh nghiệp nên cân nhắc đặc thù khi triển khai.
Nhóm đã nhận diện rủi ro tiềm ẩn trong các quy trình và đề xuất các thủ tục kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, giúp công ty đạt được mục tiêu vận hành an toàn và hiệu quả Mặc dù bài thảo luận đã nêu bật những khía cạnh quan trọng của quản lý sản xuất và quản lý doanh thu, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ cô và các bạn để hoàn thiện nội dung này hơn nữa.
