HỒ CHÍ MINHVIỆN KINH TẾ VÀ PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐỒ ÁN MÔN HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬN TẢI TMS TRONG VIỆC GIẢM CHI PHÍ LOGISTICS
GIỚI THIỆU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, ngành logistics đóng vai trò then chốt trong tăng cường năng lực cạnh tranh và giảm chi phí sản xuất – kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên, theo các báo cáo quốc tế, chi phí logistics của Việt Nam vẫn ở mức cao, chiếm khoảng 16–20% GDP, vượt xa mức trung bình toàn cầu là 10–12% và cao hơn nhiều so với nhiều nước trong khu vực, tạo ra một rào cản lớn làm giảm sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường thế giới.
Trong bối cảnh sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và xu hướng chuyển đổi số, quản lý chuỗi cung ứng đang được tăng cường bằng các hướng đi mới và công cụ hiện đại Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) được xem là giải pháp chiến lược giúp tự động hóa quy trình vận tải, tối ưu hóa tuyến đường và kiểm soát chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng phản ứng linh hoạt trước biến động thị trường Nhờ TMS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa vận hành chuỗi cung ứng, giảm chi phí và tăng cạnh tranh nhờ hiệu quả quản lý vận tải tốt hơn.
Xuất phát từ yêu cầu cấp bách đó, nghiên cứu, phân tích và đề xuất các giải pháp ứng dụng TMS phù hợp với điều kiện đặc thù của các doanh nghiệp logistics là mục tiêu cốt lõi Tại Việt Nam, đặc biệt là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), nội dung này có ý nghĩa thiết thực cả về mặt khoa học lẫn thực tiễn và góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành logistics Việt Nam trong tiến trình hội nhập quốc tế.
Mục tiêu nghiên cứu
Việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về chi phí logistics giúp làm rõ các thành phần và động lực ảnh hưởng đến tổng chi phí chuỗi cung ứng, đồng thời xác định vai trò của Hệ thống Quản lý Vận tải (Transportation Management System – TMS) trong quản trị logistics hiện đại TMS được coi là công cụ trọng tâm để tối ưu hóa lập kế hoạch, điều phối và thực thi vận tải, từ đó giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả phục vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường Việc tích hợp TMS vào hệ thống quản trị logistics giúp doanh nghiệp tăng cường sự minh bạch, kiểm soát chi phí logistics, tối ưu hóa mạng lưới phân phối và nâng cao cạnh tranh trong bối cảnh logistics ngày càng phức tạp.
Phân tích thực trạng triển khai và ứng dụng TMS (Transportation Management System) tại các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy mức độ nhận diện và tối ưu hóa hệ thống quản lý vận tải khác nhau, từ áp dụng ở quy mô nhỏ đến triển khai ở cấp độ toàn doanh nghiệp Đồng thời, bài viết nhận diện các yếu tố cấu thành chi phí logistics như vận chuyển, lưu kho, quản lý tồn kho và chi phí xử lý đơn hàng để chỉ ra những điểm nghẽn, hạn chế còn tồn tại trong quá trình quản lý và vận hành Việc đo lường và chứng minh hiệu quả của TMS được thực hiện qua các chỉ số định lượng và mô hình minh họa cụ thể, cho thấy TMS có khả năng cắt giảm chi phí logistics, tối ưu hóa tải trọng và cải thiện thời gian giao hàng.
Thiết kế một mô hình TMS minh họa là cách hiệu quả để hình dung hệ thống quản lý vận tải và logistics, đồng thời đề xuất các chức năng cốt lõi có tính khả thi cao, được điều chỉnh phù hợp với quy mô, điều kiện và năng lực triển khai của mỗi doanh nghiệp Mô hình này tập trung vào các chức năng thiết yếu như quản lý vận tải và đơn hàng, tối ưu hóa lộ trình, theo dõi vị trí và lịch trình phương tiện, quản lý chi phí vận chuyển và tích hợp dữ liệu với các hệ thống nội bộ, báo cáo hiệu suất và quản trị rủi ro Các giải pháp đề xuất được thiết kế để dễ triển khai, có thể thích nghi với sự mở rộng quy mô và điều kiện thực tế của doanh nghiệp, giúp tối ưu vận tải, tăng tính minh bạch và hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Hệ thống Quản lý Vận tải (Transportation Management System – TMS) và các yếu tố chi phí logistics có liên quan trực tiếp, nhằm làm rõ mối quan hệ giữa việc ứng dụng TMS và hiệu quả quản trị chi phí logistics Bài viết phân tích cách TMS tối ưu hóa kế hoạch vận tải, quản lý hàng tồn kho và chi phí vận chuyển, từ đó thể hiện tác động của TMS đối với hiệu quả quản lý chi phí logistics và hiệu suất vận hành Kết quả kỳ vọng cho thấy đầu tư vào TMS có thể mang lại lợi ích về giảm chi phí, tăng độ minh bạch và cải thiện quyết định quản lý chi phí logistics.
Về nội dung, bài viết tập trung nghiên cứu các chức năng chính của hệ thống quản lý vận tải (TMS) và đánh giá tác động của chúng đối với hiệu quả quản lý logistics cũng như khả năng cắt giảm chi phí logistics trong doanh nghiệp Phân tích các chức năng cốt lõi của TMS giúp tối ưu hóa lập kế hoạch vận chuyển, quản lý tải trọng và theo dõi đơn hàng, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu chi phí Bài viết cũng đánh giá triển khai TMS như một yếu tố chiến lược để cải thiện kiểm soát chi phí, tối ưu hóa lộ trình và thời gian giao hàng, từ đó tăng cạnh tranh và giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Về không gian nghiên cứu, dự án tiến hành khảo sát, thu thập và phân tích số liệu tại các doanh nghiệp logistics và các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh có quy mô bộ phận logistics lớn trên địa bàn Việt Nam Việc tiếp cận dữ liệu từ hệ thống quản lý tồn kho, vận chuyển và chuỗi cung ứng giúp đánh giá hiện trạng vận hành, xác định các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp tối ưu hóa chi phí, thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ Phương pháp thu thập dữ liệu được thiết kế để bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy cao, từ đó cung cấp thông tin tổng hợp có chiều sâu phục vụ quyết định của doanh nghiệp và các nhà hoạch định chính sách về logistics tại Việt Nam.
Về thời gian, bài viết tập trung phân tích dữ liệu thực tiễn và các xu hướng triển khai TMS trong 5 năm gần đây nhằm đảm bảo nội dung được cập nhật, mang tính thời sự và phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu tài liệu thứ cấp là quá trình thu thập, tổng hợp và phân tích các công trình nghiên cứu đã công bố, báo cáo ngành, số liệu thống kê và tài liệu chuyên ngành liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận vững chắc cho đề tài Quá trình này giúp hệ thống hóa kiến thức hiện có, nhận diện các khoảng trống nghiên cứu và xác định khung lý thuyết phù hợp, từ đó định hình câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu Việc đánh giá độ tin cậy và tính khách quan của nguồn tin, cùng với trích dẫn đầy đủ nguồn gốc, là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng bài viết và tính khả thi của các phân tích tiếp theo Kết quả của nghiên cứu tài liệu thứ cấp là một nền tảng lý thuyết vững chắc và một cơ sở dữ liệu tham khảo phong phú cho các phân tích, so sánh và diễn giải trong nghiên cứu.
Phân tích – tổng hợp – so sánh được vận dụng để đánh giá mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành chi phí logistics và làm rõ vai trò của hệ thống quản lý vận tải (TMS) trong từng công đoạn quản lý vận tải, từ lên kế hoạch và dự toán chi phí, tối ưu hóa tuyến đường và phương tiện đến theo dõi lộ trình, thực thi đơn hàng và phản hồi Bài viết trình bày cách phân tích chi phí logistics theo các hạng mục như vận chuyển, lưu kho, đóng gói và phụ phí, đồng thời chỉ ra cách TMS hỗ trợ tối ưu hóa từng bước nhằm nâng cao hiệu quả vận hành Qua đó làm rõ các lợi ích cụ thể như giảm chi phí, tăng tính chính xác của dự toán, tối ưu hóa tài sản và nâng cao sự minh bạch, song song với nêu ra những hạn chế như chi phí triển khai, thách thức tích hợp với hệ thống ERP hoặc các nhà cung cấp, và yêu cầu thay đổi quy trình vận hành để tận dụng tối đa tiềm năng của TMS.
Trong quá trình triển khai hệ thống quản lý vận tải (TMS), hoạt động mô hình hóa đóng vai trò then chốt bằng cách xây dựng một mô hình TMS minh họa và mô phỏng đầy đủ các chức năng chính cũng như quy trình vận hành, từ quản lý đơn hàng và lập lịch đến theo dõi chi phí, tối ưu hóa lộ trình và hiệu suất làm việc Quá trình này cho thấy tính khả thi của hệ thống với các số liệu và kịch bản thực tế, đồng thời làm nổi bật những lợi ích về hiệu quả kinh tế mà TMS có thể mang lại cho doanh nghiệp, như giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao khả năng đồng bộ giữa các bộ phận Việc mô hình hóa cũng cung cấp cơ sở để đánh giá ROI, lên kế hoạch triển khai và tối ưu hóa hệ thống trước khi đầu tư, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Câu hỏi nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu đề ra, đồ án tập trung giải quyết các câu hỏi nghiên cứu trọng tâm sau:
1 TMS (Hệ thống Quản lý Vận tải) giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics như thế nào?
2 Các quy trình nào trong vận tải và logistics được tối ưu hóa nhờ TMS?
3 Các loại chi phí logistics nào chịu tác động trực tiếp từ việc triển khai TMS?
4 Mức độ tiết kiệm chi phí có thể lượng hóa ra sao thông qua các chỉ tiêu định lượng?
5 Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai và vận hành TMS tại các doanh nghiệp Việt Nam?
6 Các yếu tố về quy mô doanh nghiệp, năng lực công nghệ, nguồn lực tài chính và trình độ nhân sự có tác động như thế nào?
7 Mức độ phù hợp giữa các chức năng TMS với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ ra sao?
8 Tính sẵn sàng chuyển đổi số và sự chấp nhận thay đổi trong tổ chức đóng vai trò như thế nào?
Việc trả lời đầy đủ các câu hỏi nghiên cứu sẽ làm cơ sở phân tích thực trạng và thiết kế một mô hình hệ thống quản lý vận tải (TMS) minh họa Từ đó, có thể đưa ra các khuyến nghị khả thi nhằm tối ưu hóa chi phí logistics và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬN TẢI TMS VÀ
Tổng quan về Logistics và Chuỗi cung ứng
2.1.1 Khái niệm Logistics và Chuỗi cung ứng
Logistics là một bộ phận quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình lập kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, dịch vụ, thông tin và các nguồn lực liên quan từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ cuối cùng Mục tiêu của logistics là đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất đồng thời tối ưu chi phí, đảm bảo sự liên tục và thông suốt của chuỗi cung ứng.
Theo CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals), logistics được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát luồng di chuyển và lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu dùng Quá trình này là phần lõi của quản lý chuỗi cung ứng, nhằm tối ưu hóa vận chuyển và lưu trữ để đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo sự thông suốt của chuỗi cung ứng.
Trong khi đó, chuỗi cung ứng (Supply Chain) được hiểu theo nghĩa rộng hơn.
Nó bao gồm toàn bộ các hoạt động liên quan từ khai thác và cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, tới quá trình sản xuất, lưu kho, vận chuyển và phân phối đến người tiêu dùng cuối cùng Chuỗi cung ứng không chỉ giới hạn ở logistics mà còn bao hàm việc quản lý mối quan hệ và phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và khách hàng, nhằm tối ưu hóa chu trình cung ứng và nâng cao hiệu quả vận hành.
Logistics đóng vai trò là mắt xích then chốt trong chuỗi cung ứng, kết nối từ sản xuất tới phân phối và tiêu thụ để đảm bảo sự vận hành liên tục và thông suốt của toàn hệ thống Quản lý logistics tối ưu giúp luồng hàng hoá di chuyển nhanh chóng, giảm thời gian giao hàng, đồng thời tối ưu hoá chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động Logistics không chỉ là vận chuyển mà còn là nền tảng cho đồng bộ dữ liệu và quản lý tồn kho, giúp toàn bộ chuỗi cung ứng có thể phản ứng linh hoạt với biến động thị trường Nhờ logistics hiệu quả, hệ thống vận hành trơn tru, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và gia tăng khả năng cạnh tranh.
2.1.2 Vai trò của Logistics trong hoạt động kinh doanh
Quản trị logistics hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí bằng cách kiểm soát chặt chẽ các khâu lưu kho, vận tải và phân phối, từ đó giảm chi phí sản xuất và chi phí lưu thông hàng hóa đồng thời gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, logistics đảm bảo tính liên tục của dòng chảy hàng hóa bằng cách duy trì nguồn cung ứng kịp thời, hạn chế gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc tồn kho dư thừa, giúp hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra ổn định và bền vững.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp cần tối ưu khả năng giao hàng đúng thời gian, đúng địa điểm và đúng số lượng Những yếu tố này góp phần giữ chân khách hàng, củng cố uy tín và tạo nền tảng cho lợi thế cạnh tranh bền vững Khi giao hàng chính xác và đầy đủ, khách hàng có trải nghiệm hài lòng, tăng sự tin tưởng vào thương hiệu và thúc đẩy sự trung thành lâu dài.
Khả năng thích ứng với biến động thị trường được tăng cường nhờ một hệ thống logistics hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin Doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng và linh hoạt trước mọi biến đổi về nhu cầu và điều kiện thị trường, đặc biệt giữa bối cảnh toàn cầu hóa và xu hướng số hóa ngày càng mạnh mẽ Việc tích hợp công nghệ vào quản lý chuỗi cung ứng giúp tối ưu hoá quy trình, rút ngắn thời gian đáp ứng và nâng cao sự linh hoạt trước các biến động thị trường.
Chi phí Logistics
2.2.1 Khái niệm và tầm quan trọng của quản lý chi phí logistics
Chi phí logistics là tổng hợp các chi phí phát sinh trong toàn bộ quá trình di chuyển của hàng hóa từ nhà cung cấp tới khách hàng cuối cùng, bao gồm chi phí vận chuyển, lưu kho, xử lý đơn hàng, quản lý thông tin và bảo hiểm, cùng các chi phí gián tiếp khác liên quan đến chuỗi cung ứng.
Theo Ngân hàng Thế giới (World Bank), chi phí logistics là một chỉ số quan trọng phản ánh năng lực cạnh tranh của quốc gia Khi tỷ lệ chi phí logistics trên GDP càng thấp, nền kinh tế sẽ có khả năng cạnh tranh cao và doanh nghiệp dễ tối ưu hóa giá thành sản phẩm.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, việc quản lý chi phí logistics hiệu quả giúp doanh nghiệp:
Tối ưu hóa dòng lưu chuyển hàng hóa.
Giảm giá thành sản phẩm.
Duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng.
Nâng cao khả năng ứng phó với biến động thị trường và nhu cầu khách hàng.
2.2.2 Các thành phần chính của chi phí logistics
Chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí logistics, thường dao động từ 40% đến 60% Các yếu tố cấu thành gồm nhiên liệu, phí cầu đường, bảo trì phương tiện, thuê dịch vụ vận tải bên ngoài và các chi phí phát sinh khác, khiến chi phí vận tải trở thành yếu tố then chốt trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng và kiểm soát ngân sách logistics.
Chi phí lưu kho và tồn kho bao gồm chi phí lưu trữ, bảo quản, xử lý hàng tồn, hao hụt, hư hỏng và chi phí vốn do tồn kho Quản lý tồn kho hiệu quả giúp tối ưu chi phí và nâng cao khả năng đáp ứng thị trường, trong khi quản lý tồn kho kém hiệu quả sẽ làm tăng chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả chuỗi cung ứng và khả năng cạnh tranh.
Chi phí quản lý và hành chính là nhóm chi phí liên quan đến nhân sự quản lý, hệ thống công nghệ thông tin và hoạt động của các bộ phận logistics, cùng với chi phí xử lý thủ tục giấy tờ Việc phân tích và tối ưu các chi phí này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả, nâng cao hiệu quả quản trị và đảm bảo quy trình làm việc được thông suốt từ quản lý đến vận hành.
Các chi phí khác trong chuỗi cung ứng bao gồm chi phí đóng gói, bảo hiểm, xử lý rủi ro và tuân thủ pháp lý, cùng với thuế quan và các khoản phí đặc thù tùy ngành và từng tuyến vận tải quốc tế Những chi phí này được xem như chi phí logistics bổ sung, cần được phân tích và quản lý một cách chủ động để tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận chuyển và đảm bảo tuân thủ quy định ở mọi tuyến đường quốc tế.
Hệ thống Quản lý Vận tải
2.3.1 Định nghĩa và lịch sử phát triển của TMS
TMS là giải pháp phần mềm chuyên dụng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Từ những năm 1980, hệ thống quản lý vận tải (TMS) đã phát triển mạnh mẽ nhờ nhu cầu tự động hóa và tối ưu chi phí vận tải ngày càng tăng Qua các giai đoạn phát triển, TMS dần chuyển từ mô hình cài đặt tại chỗ (on-premise) sang các giải pháp điện toán đám mây (cloud-based) và phần mềm dịch vụ (SaaS), mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm đầu tư hạ tầng CNTT Sự chuyển đổi này giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, cải thiện hiệu quả vận chuyển và tối ưu chi phí vận hành Với TMS dựa trên đám mây và SaaS, khách hàng được hưởng cập nhật liên tục, bảo mật được nâng cao và tổng chi phí sở hữu giảm so với mô hình truyền thống.
2.3.2 Kiến trúc của một hệ thống TMS
On-premise (triển khai tại chỗ) là cách cài đặt trực tiếp trên hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp, cho phép kiểm soát và bảo mật ở mức cao ngay tại cơ sở Phương án này phù hợp với các doanh nghiệp lớn có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt và sở hữu đội ngũ IT chuyên trách để quản trị, vận hành và bảo trì hệ thống.
Cloud-based/SaaS là hình thức cung cấp dịch vụ trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập qua Internet và đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ tiết kiệm chi phí, đồng thời dễ nâng cấp và triển khai nhanh.
2.3.3 Các chức năng cốt lõi của TMS
Hoạch định (Planning): Tối ưu tuyến đường, lựa chọn phương tiện và nhà vận tải, lập kế hoạch gom hàng (consolidation) nhằm tiết kiệm chi phí.
Thực thi (Execution): Quản lý đơn hàng vận tải, trao đổi thông tin với nhà vận tải, tạo lập chứng từ vận tải và hóa đơn.
Theo dõi và quản lý (Tracking & Visibility): Giám sát lộ trình thời gian thực, quản lý sự kiện, cảnh báo các vấn đề phát sinh.
Thanh toán và đo lường (Settlement & Measurement) là quá trình đối soát cước phí, thanh toán và phân tích số liệu vận tải nhằm tạo lập báo cáo hiệu quả vận tải để cải tiến liên tục Việc đối soát cước phí chính xác và thanh toán đúng hạn giúp tối ưu hóa dòng tiền và minh bạch chi phí vận chuyển Bằng cách phân tích số liệu vận tải và sản xuất báo cáo chuyên sâu, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, nhận diện cơ hội tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất giao nhận Các báo cáo hiệu quả vận tải được thiết kế để hỗ trợ quản trị chi phí, tối ưu lịch trình vận chuyển và thúc đẩy cải tiến liên tục trong chuỗi cung ứng.
2.3.4 Lợi ích của việc triển khai TMS đối với doanh nghiệp
Giảm chi phí vận tải bằng cách tối ưu hóa tuyến đường, tối ưu hóa phương tiện và tải trọng, mang lại hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí trên mỗi chuyến hàng Đồng thời, nâng cao năng lực quản lý nhờ kiểm soát toàn diện quy trình vận tải, từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực đến giám sát và tối ưu hóa hiệu suất Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp cải thiện độ tin cậy, rút ngắn thời gian giao nhận và tăng khả năng dự báo chi phí, đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và năng lực cạnh tranh.
Minh bạch thông tin, tạo thuận lợi phối hợp giữa các bên trong chuỗi cung ứng.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu phân tích thời gian thực.
Tăng tính linh hoạt, khả năng phản ứng với biến động thị trường và yêu cầu khách hàng.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TMS VÀ CHI PHÍ LOGISTICS TẠI VIỆT NAM
Tổng quan về ngành Logistics Việt Nam
3.1.1 Quy mô và tốc độ tăng trưởng
Ngành logistics Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc gia Với vị trí địa lý chiến lược trên trục giao thương Đông Nam Á và quốc tế, Việt Nam đã trở thành một điểm trung chuyển quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu Trong những năm gần đây, quy mô thị trường logistics tăng trưởng với tốc độ trung bình từ 14% đến 16% mỗi năm, đạt giá trị ước tính trên 40 tỷ USD.
Theo báo cáo của Ngân hàng Thế giới (World Bank), chỉ số năng lực logistics (LPI) của Việt Nam liên tục được cải thiện, cho thấy những tiến bộ thực chất trong quản lý chuỗi cung ứng và chất lượng dịch vụ logistics trên phạm vi toàn quốc Sự tăng trưởng này phản ánh nỗ lực cải thiện hiệu quả vận tải, rút ngắn thời gian thông quan và tăng cường liên kết giữa các vùng miền, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam trên thị trường toàn cầu Việc cải thiện LPI cũng thể hiện Việt Nam đang đẩy mạnh đầu tư vào hạ tầng logistics, ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa quy trình, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân trong hoạt động thương mại quốc tế.
Sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics không chỉ thúc đẩy thương mại nội địa và quốc tế mà còn hình thành các trung tâm logistics hiện đại, khu công nghiệp đa chức năng và cảng biển đạt chuẩn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trên trường thế giới và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững.
3.1.2 Cơ hội và thách thức
Bên cạnh những triển vọng tích cực, ngành logistics Việt Nam cũng đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức đan xen.
Việc hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng được thúc đẩy mạnh mẽ thông qua các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như CPTPP, EVFTA và RCEP, mở rộng thị trường logistics và liên kết chuỗi cung ứng toàn cầu Những hiệp định này không chỉ mở cửa thị trường hàng hóa và dịch vụ mà còn nâng cao chuẩn mực cạnh tranh, tối ưu hóa quy trình vận chuyển và thúc đẩy đầu tư vào hạ tầng logistics Nhờ đó, ngành logistics được mở rộng quy mô, cải thiện chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng, đáp ứng yêu cầu vận chuyển xuyên biên giới ngày càng khắt khe Với bối cảnh hội nhập sâu rộng, CPTPP, EVFTA và RCEP đóng vai trò là động lực chính cho sự phát triển bền vững của ngành logistics và nền kinh tế nói chung.
Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử và xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics thông minh và hiện đại Các doanh nghiệp nhận thấy logistics thông minh giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao hiệu quả vận hành, từ đó cải thiện experience khách hàng và tăng tính cạnh tranh Đầu tư vào giải pháp logistics hiện đại là chiến lược thiết yếu để đáp ứng lượng đơn hàng ngày càng tăng, quản lý tồn kho hiệu quả và giảm chi phí vận hành trong bối cảnh thị trường số đang phát triển.
Cơ sở hạ tầng logistics chưa đồng bộ, đặc biệt là hệ thống giao thông kết nối các vùng kinh tế trọng điểm còn yếu kém Điều này làm tăng chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển hàng hóa, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hệ thống chính sách và thủ tục hành chính phức tạp, thiếu tính đồng bộ giữa các bộ ngành và địa phương, gây chồng chéo và trì trệ trong quản lý logistics Tình trạng này làm tăng thời gian thông quan, đẩy chi phí logistics lên và làm giảm hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng Để khắc phục, cần đồng bộ hóa hệ thống pháp lý và quy trình tại các cấp, chuẩn hóa thủ tục và tăng cường phối hợp giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, từ đó loại bỏ điểm nghẽn và nâng cao hiệu quả quản lý logistics.
Nguồn nhân lực logistics hiện còn thiếu cả về số lượng và chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và cạnh tranh của doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và tiếp cận nguồn lao động có chuyên môn cao cùng kỹ năng công nghệ hiện đại Để đáp ứng yêu cầu của thị trường, cần tập trung đào tạo nguồn nhân lực logistics và cải thiện cơ hội thu hút nhân tài, nâng cao kỹ năng chuyên môn và trình độ công nghệ cho lực lượng lao động.
Phân tích thực trạng chi phí Logistics tại Việt Nam
3.2.1 Tỷ lệ chi phí logistics trên GDP so với thế giới và khu vực
Chi phí logistics ở Việt Nam hiện đang ở mức cao so với nhiều nước trong khu vực và trên thế giới Dữ liệu từ Ngân hàng Thế giới cho thấy chi phí logistics chiếm khoảng 16%–20% GDP của Việt Nam, vượt xa mức trung bình toàn cầu khoảng 10%–12% và cao hơn so với các nước phát triển trong khu vực như Singapore khoảng 8% và Thái Lan khoảng 12% [5].
Chi phí cao phản ánh những bất cập trong quản lý chuỗi cung ứng, tổ chức vận hành logistics và chất lượng dịch vụ Những yếu tố này làm giảm sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế, đồng thời tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và năng lực phát triển kinh tế.
3.2.2 Phân tích các yếu tố chính gây chi phí cao
Chi phí vận tải đường bộ chiếm 60–70% tổng chi phí logistics Do hệ thống đường sắt và đường thủy nội địa chưa phát triển tương xứng, vận tải đường bộ trở thành phương thức chính, mặc dù chưa tối ưu về chi phí và hiệu quả.
Phụ phí và lệ phí tại cảng biển, cửa khẩu thường cao, ảnh hưởng tiêu cực đến giá trị gia tăng trong quá trình lưu thông hàng hóa.
Thủ tục hành chính hiện nay còn phức tạp và chưa được số hóa toàn diện, dẫn đến thời gian xử lý kéo dài và tăng chi phí lưu kho, lưu bãi cùng với chi phí kiểm tra chuyên ngành Việc thiếu số hóa đồng bộ làm lộn xộn quy trình, gây ùn tắc ở các khâu tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, đồng thời làm tăng chi phí vận hành và rủi ro sai lệch dữ liệu Để cải thiện hiệu quả và cạnh tranh, cần đẩy nhanh tiến trình số hóa, chuẩn hóa quy trình và đơn giản hóa các bước, nhằm rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu chi phí lưu trữ và tối ưu chi phí kiểm tra chuyên ngành.
Thiếu tính kết nối và chia sẻ thông tin giữa các bên trong chuỗi cung ứng khiến vận hành trở nên kém hiệu quả và dễ dẫn tới trùng lặp công việc, lãng phí tài nguyên Khi dữ liệu không được liên thông, các bên khó đồng bộ kế hoạch mua hàng, sản xuất và phân phối, làm tăng thời gian giao hàng và chi phí vận hành Việc tăng cường kết nối và chia sẻ thông tin giúp giảm thiểu trùng lặp, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực Đầu tư vào các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống thông tin minh bạch là chìa khóa để nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Thực trạng ứng dụng Hệ thống Quản lý Vận tải tại các doanh nghiệp Việt Nam
3.3.1 Mức độ thâm nhập và tỷ lệ ứng dụng TMS
Hệ thống Quản lý Vận tải (Transportation Management System – TMS) đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong tối ưu hóa hoạt động logistics và chuỗi cung ứng, nhưng tại Việt Nam mức độ thâm nhập TMS vẫn còn hạn chế so với tiềm năng và nhu cầu thực tế Theo khảo sát từ các tổ chức chuyên ngành, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng TMS đầy đủ chỉ chiếm khoảng 20–25%, tập trung chủ yếu ở các doanh nghiệp lớn và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI); phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn vận hành theo phương thức truyền thống hoặc chỉ ứng dụng các phần mềm đơn lẻ, chưa tích hợp sâu vào hệ thống quản trị tổng thể [6].
3.3.2 Các loại hình doanh nghiệp đang áp dụng
Trong lĩnh vực sản xuất và phân phối, các tập đoàn lớn đang đầu tư triển khai giải pháp TMS hiện đại nhằm kiểm soát quy trình vận tải, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả giao hàng Vinamilk, Masan, TH True Milk và Unilever Việt Nam là những ví dụ tiêu biểu đã tích hợp công nghệ quản lý vận tải vào chuỗi cung ứng, giúp tối ưu lộ trình, theo dõi vận chuyển theo thời gian thực và tối ưu hóa tài nguyên Nhờ TMS, các doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường sự phối hợp giữa các bên, cải thiện thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) ngày càng chú trọng quản lý chuỗi cung ứng theo chuẩn toàn cầu Để đáp ứng yêu cầu này, các tập đoàn lớn như Samsung, Panasonic và Nestlé thường tích hợp Transportation Management System (TMS) với hệ thống ERP và Warehouse Management System (WMS), nhằm vận hành đồng bộ và tăng cường tính minh bạch của chuỗi cung ứng.
Các đơn vị logistics cung cấp dịch vụ 3PL như Gemadept, ITL Corporation, DHL và Kerry Express đã triển khai TMS như nền tảng cốt lõi để quản lý đội xe, theo dõi lộ trình, lập kế hoạch giao nhận, phân tích chi phí và báo cáo KPI vận hành Việc ứng dụng TMS giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tăng tính minh bạch trong hoạt động giao nhận.
3.3.3 Những rào cản chính khi triển khai TMS
Chi phí đầu tư ban đầu cao là rào cản lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt khi phải trả phí mua bản quyền và chi phí đào tạo Việc duy trì hệ thống sau triển khai cũng đòi hỏi nguồn lực tài chính và quản lý liên tục, khiến nhiều công ty ngại chuyển đổi công nghệ Để khắc phục, cần lên kế hoạch ngân sách rõ ràng, so sánh các giải pháp có chi phí phù hợp và tối ưu hóa quy trình đào tạo, nhằm giảm gánh nặng tài chính và tăng khả năng tiếp cận công nghệ cho doanh nghiệp nhỏ.
Thiếu nhận thức về lợi ích lâu dài của TMS khiến nhiều doanh nghiệp chưa nhận thấy vai trò chiến lược của hệ thống quản lý vận tải trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng và chi phí logistics Họ xem TMS chỉ là một phần mềm hỗ trợ kỹ thuật, bỏ qua khả năng cải thiện thời gian giao hàng, độ chính xác trong lập lịch và dữ liệu phân tích vận tải để đưa ra quyết định thông minh Chính suy nghĩ này dẫn đến tâm lý ngại đầu tư và thiếu cam kết cho quá trình chuyển đổi số, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu quả vận hành và cạnh tranh trên thị trường.
Khó khăn tích hợp với các hệ thống khác là thách thức phổ biến khi quản lý chuỗi cung ứng Việc đồng bộ dữ liệu giữa TMS với ERP, WMS hoặc CRM thường gặp nhiều rào cản, đặc biệt khi doanh nghiệp vận hành nhiều hệ thống không đồng nhất hoặc sử dụng các giải pháp cũ thiếu tính mở Những trở ngại này có thể làm chậm quá trình trao đổi thông tin, gia tăng chi phí vận hành và làm giảm độ chính xác của dữ liệu, từ đó ảnh hưởng đến quyết định và hiệu suất logistics.
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn ngại thay đổi thói quen làm việc thủ công và vẫn quản lý vận tải bằng bảng tính như Excel hoặc điện thoại; chuyển đổi sang quản lý số hóa đòi hỏi thay đổi tư duy, đào tạo lại nhân sự và xây dựng quy trình phù hợp, điều mà nhiều doanh nghiệp chưa sẵn sàng đối mặt.
3.3.4 Một số giải pháp TMS phổ biến trên thị trường Việt Nam
Giải pháp nội địa đang nổi lên với các công ty như Abivin, Vận Tải 24h và EcoTruck, cung cấp nền tảng hỗ trợ tiếng Việt và khả năng tùy biến cao Các giải pháp này tập trung vào tối ưu tuyến đường, quản lý đội xe và giám sát giao hàng theo thời gian thực Chúng tích hợp API với hệ thống doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu và tăng hiệu quả vận hành Khả năng tùy biến cao cho phép doanh nghiệp điều chỉnh theo nhu cầu riêng, phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao hiệu quả logistics.
Các giải pháp logistics quốc tế từ Oracle Transportation Management (OTM), SAP TMS, Manhattan Associates, BluJay và Descartes cung cấp nền tảng tích hợp toàn diện với ERP và WMS, hỗ trợ vận hành đa quốc gia và quản lý chuỗi cung ứng xuyên biên giới một cách đồng bộ Những hệ thống này cho phép tối ưu hóa vận tải, quản lý dữ liệu theo thời gian thực và tăng tính minh bạch trong chuỗi cung ứng Tuy nhiên, chi phí triển khai cao và độ phức tạp trong tùy chỉnh khiến các giải pháp này phù hợp chủ yếu với doanh nghiệp quy mô lớn và các hoạt động đầu tư nước ngoài (FDI).
PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA TMS TRONG VIỆC GIẢM CHI PHÍ LOGISTICS
Tác động của TMS đến việc giảm Chi phí Vận tải
Chi phí vận tải chiếm từ 60% đến 70% tổng chi phí logistics tại Việt Nam, do nước ta vẫn phụ thuộc chủ yếu vào vận tải đường bộ Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) có thể tác động trực tiếp đến việc giảm chi phí này thông qua các cơ chế tự động hóa và tối ưu hóa, như tối ưu hóa lộ trình và phân bổ tải trọng, tự động lên kế hoạch vận chuyển, theo dõi vận đơn theo thời gian thực và tối ưu hóa chi phí nhiên liệu Nhờ TMS, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí vận chuyển, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ.
4.1.1 Tối ưu hóa lộ trình và kế hoạch giao hàng
TMS sử dụng các thuật toán thông minh nhằm xây dựng lộ trình vận chuyển tối ưu, giúp rút ngắn quãng đường di chuyển, giảm thời gian giao hàng và tiết kiệm đáng kể nhiên liệu Việc tối ưu hóa kế hoạch phân phối dựa trên vùng địa lý, tải trọng xe và thời gian giao nhận giúp giảm thiểu các chuyến xe chạy không tải và nâng cao hiệu suất sử dụng phương tiện.
Ví dụ thực tiễn: Một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng khi áp dụng TMS đã cắt giảm được gần 15% tổng quãng đường vận chuyển hàng tháng, tương ứng tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí nhiên liệu.
4.1.2 Lựa chọn nhà vận tải có giá cước tối ưu
TMS giúp doanh nghiệp so sánh chi phí và hiệu suất giữa các nhà vận tải trên cùng tuyến đường hoặc theo từng loại hàng hóa, từ đó nhận diện nhà vận tải tối ưu về chi phí và chất lượng dịch vụ Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác vận tải phù hợp nhất và tăng cường khả năng đàm phán giá cước, cải thiện hiệu quả quản lý vận chuyển và chuỗi cung ứng.
4.1.3 Tối ưu hóa tải trọng và gom hàng
Hệ thống TMS hỗ trợ lập kế hoạch gom hàng (consolidation) và tối ưu tải trọng phương tiện, từ đó giảm số chuyến xe cần thiết Quá trình tối ưu hóa lịch trình và tải trọng giúp tiết kiệm nhiên liệu và giảm chi phí khấu hao phương tiện Bên cạnh đó, TMS còn giảm chi phí nhân công và phí cầu đường nhờ tối ưu hóa lộ trình và tải trọng Nhờ những lợi ích này, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận tải, giảm tổng chi phí logistics và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.
Đây là tác động thể hiện rõ trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), nơi nhu cầu giao hàng liên tục ở mức cao và xe tải thường làm việc ở công suất tối đa Việc duy trì lịch trình giao hàng nhanh đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu vận chuyển và quản lý tồn kho, đồng thời thúc đẩy tối ưu hoá khoảng cách và thời gian di chuyển của đội xe Điều này đặc biệt nhấn mạnh vai trò của chuỗi cung ứng trong FMCG, nơi hiệu quả vận tải và khả năng đáp ứng nhanh chóng quyết định đến sự hài lòng của người tiêu dùng và hiệu suất kinh doanh.
Tác động của TMS đến việc giảm Chi phí Tồn kho và Lưu kho
Trong chuỗi logistics, ngoài chi phí vận tải, chi phí lưu kho và tồn kho vẫn chiếm phần đáng kể trong tổng chi phí Hệ thống quản lý vận tải (TMS) góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho bằng cách tăng cường kiểm soát và minh bạch hóa chuỗi vận chuyển, từ đó tối ưu hóa lưu kho và giảm chi phí.
4.2.1 Tăng cường khả năng hiển thị toàn trình
TMS theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực từ xuất kho đến giao hàng cuối cùng, giúp nắm bắt tiến độ và tối ưu hóa chuỗi cung ứng Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch nhập – xuất kho chính xác hơn, giảm thiểu sai lệch tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi Đồng thời, TMS giúp giảm nhu cầu duy trì lượng tồn kho an toàn (safety stock), vốn là yếu tố làm phát sinh chi phí đáng kể, từ đó tối ưu chi phí lưu kho và tăng lợi nhuận.
Một số doanh nghiệp bán lẻ đã giảm được safety stock từ 20% xuống còn 10%, giúp tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm.
4.2.2 Rút ngắn thời gian chu kỳ đơn hàng
Phần mềm quản lý vận tải TMS tự động hóa quy trình giao nhận, lập lịch vận chuyển và điều phối phương tiện, giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng Thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi nhận hàng được rút ngắn, đồng thời tăng vòng quay hàng hóa trong kho và giảm chi phí lưu kho, hạn chế hàng tồn kho lâu gây hư hỏng Nhờ tối ưu chu trình vận tải và quản lý kho, TMS cải thiện hiệu quả logistics, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm tổng chi phí vận hành.
Ví dụ điển hình cho hiệu quả của TMS trong chuỗi cung ứng là các công ty phân phối thiết bị điện tử Khi áp dụng hệ thống quản lý vận chuyển (TMS), họ đã rút ngắn thời gian giao hàng từ 3 ngày xuống còn 1,5 ngày, từ đó tăng đáng kể hiệu suất sử dụng kho và giảm tỷ lệ hoàn hàng Kết quả này cho thấy TMS không chỉ tối ưu vận tải mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng, giảm chi phí logistics và nâng cao hiệu quả kho bốc-xếp.
Tác động của TMS đến việc giảm Chi phí Quản lý và Nhân sự
Trong các doanh nghiệp vận tải và logistics truyền thống, phần lớn hoạt động quản lý vận hành vẫn dựa trên quy trình thủ công hoặc bán tự động, dẫn đến lãng phí nguồn lực, sai sót dữ liệu và khó kiểm soát hiệu quả Việc triển khai hệ thống quản lý vận tải (TMS) đã tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao chất lượng ra quyết định, giúp tinh gọn bộ máy quản lý và cải thiện hiệu suất vận hành.
4.3.1 Tự động hóa các quy trình thủ công
TMS hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành, bao gồm:
Nhập đơn hàng tự động từ các kênh bán hàng;
Tạo lệnh vận chuyển dựa trên lộ trình tối ưu;
Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực;
Đối soát chứng từ, hóa đơn và báo cáo sau giao hàng.
Quá trình số hóa và tự động hóa các tác vụ hành chính – nghiệp vụ giúp giảm đáng kể nhu cầu nhân sự và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đồng thời giảm chi phí quản trị Nhờ giảm thiểu sai sót của con người, hệ thống công nghệ này tăng độ chính xác và tính minh bạch trong quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và độ tin cậy của thông tin quản trị.
Thực tế cho thấy sau khi triển khai hệ thống quản lý vận tải (TMS), nhiều doanh nghiệp đã giảm tới 30–50% khối lượng công việc giấy tờ và tự động hóa các quy trình, từ đó giảm tải cho nhân sự ở bộ phận vận hành Nhờ TMS, họ có thể tái phân bổ nguồn lực sang các lĩnh vực có giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng hoặc phân tích dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
4.3.2 Cung cấp dữ liệu chính xác để hỗ trợ ra quyết định
TMS cung cấp báo cáo tức thời và chính xác về hiệu suất vận hành, bao gồm thời gian giao hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ lấp đầy phương tiện và chi phí vận tải theo tuyến Những dữ liệu này hỗ trợ ban quản lý trong việc theo dõi KPI vận tải, phân tích hiệu quả từng tuyến, tối ưu lịch trình và chi phí, từ đó cải thiện thời gian giao nhận, độ tin cậy của chuỗi cung ứng và chất lượng phục vụ khách hàng.
Ra quyết định nhanh chóng, chính xác;
Phát hiện sớm các điểm nghẽn trong chuỗi vận chuyển;
Tối ưu hóa quy trình vận hành hướng đến tiết kiệm và hiệu quả.
Việc tích hợp TMS với các hệ thống quản lý như ERP và WMS giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện và theo thời gian thực Quá trình liên kết này tối ưu hóa luồng thông tin giữa các bộ phận, tăng tính minh bạch và hiệu quả vận hành Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số và nâng cao khả năng đáp ứng trước những thách thức của thị trường.
Phân tích Chi phí – Lợi ích khi đầu tư TMS
Để đánh giá tính khả thi và hiệu quả của đầu tư vào hệ thống quản lý vận tải (TMS), doanh nghiệp cần thực hiện phân tích chi phí – lợi ích (CBA) và đo lường tỷ suất hoàn vốn (ROI – Return on Investment) Quy trình CBA sẽ so sánh toàn bộ chi phí triển khai, vận hành và bảo trì với các lợi ích mong đợi như tối ưu hóa lộ trình, giảm chi phí vận tải và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó ước lượng thời gian hoàn vốn và biên lợi nhuận của dự án TMS Dưới đây là một mô hình minh họa nhằm làm rõ cách liên kết giữa chi phí và lợi ích, hỗ trợ quyết định đầu tư và tối ưu hóa ROI cho việc triển khai TMS.
Doanh nghiệp A hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng, quy mô trung bình với 50 xe tải, thực hiện khoảng 1.000 đơn giao hàng mỗi tháng.
Bảng 4.1 Mô hình giả định
Hạng mục Chi phí (VND)
Chi phí mua bản quyền phần mềm TMS 500.000.000
Chi phí tích hợp và đào tạo 300.000.000
Chi phí bảo trì/năm 100.000.000
Lợi ích ước tính trong năm đầu
Bảng 4.2 Lợi ích ước tính trong năm đầu
Hạng mục lợi ích Tiết kiệm ước tính (VND)
Giảm 15% chi phí nhiên liệu (~2 tỷ/năm) 300.000.000
Giảm nhân sự vận hành (3 người x 10 triệu x 12 tháng) 360.000.000
Giảm lỗi và chi phí hoàn đơn (ước tính) 150.000.000
Tối ưu lộ trình và gom hàng (giảm 10% số chuyến) 250.000.000
Tính toán ROI (Return on Investment):
Kết quả cho thấy ngay từ năm đầu tiên, doanh nghiệp đã thu hồi toàn bộ chi phí đầu tư ban đầu và đạt lợi nhuận ròng khoảng 18%, cho thấy hiệu quả tài chính ngay từ giai đoạn đầu tư Trong các năm tiếp theo, khi chi phí bảo trì được duy trì ở mức thấp, lợi nhuận thuần sẽ tăng lên đáng kể, chứng tỏ đầu tư vào TMS mang lại giá trị kinh tế lâu dài và là một quyết định kinh tế hợp lý cho doanh nghiệp.
THIẾT KẾ MÔ HÌNH TMS CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
Phân tích yêu cầu hệ thống
Quản lý đơn hàng: Tạo, sửa, theo dõi và phân loại đơn hàng theo trạng thái (mới, đang vận chuyển, đã hoàn thành, huỷ…).
Lập kế hoạch vận tải là quá trình tự động đề xuất lộ trình tối ưu và tối ưu hóa chi phí cũng như thời gian giao nhận bằng cách xác định tuyến đường ngắn nhất, ít tắc và phù hợp với tải trọng hàng hóa Hệ thống sẽ phân công phương tiện và tài xế phù hợp theo tải trọng và yêu cầu giao hàng, đảm bảo sử dụng nguồn lực vận tải một cách hiệu quả và tuân thủ lịch trình Nhờ tối ưu hóa lộ trình và phân bổ nhân lực hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Theo dõi phương tiện theo thời gian thực: Giám sát vị trí xe, lộ trình di chuyển, thời gian giao hàng dự kiến và thực tế.
Quản lý cước phí và đối soát: Tính toán chi phí vận chuyển, phụ phí, đối soát hóa đơn và thanh toán với nhà vận tải.
Báo cáo & thống kê: Cung cấp các báo cáo theo đơn hàng, phương tiện, khách hàng, KPI vận hành, chi phí, hiệu suất giao nhận.
Quản lý người dùng & phân quyền: Hỗ trợ phân quyền cho các vai trò quản trị viên, điều phối viên, tài xế, khách hàng.
Tích hợp hệ thống khác: Hỗ trợ kết nối và trao đổi dữ liệu với hệ thống ERP, WMS, CRM qua API.
5.1.2 Yêu cầu phi chức năng
Tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, dễ sử dụng cho cả tài xế và nhân viên vận hành.
Hiệu năng cao: Hệ thống phản hồi nhanh, xử lý được hàng nghìn đơn hàng/ngày mà không gián đoạn.
Bảo mật: Xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập theo vai trò.
Khả năng mở rộng: Có thể mở rộng theo số lượng đơn hàng, người dùng và chi nhánh.
Tương thích đa nền tảng: Hỗ trợ sử dụng trên trình duyệt web, thiết bị di động(Android, iOS).
Thiết kế kiến trúc hệ thống
Kiến trúc đề xuất cho hệ thống TMS: Cloud-based theo mô hình SaaS (Software as a Service) Ưu điểm:
Không cần đầu tư hạ tầng máy chủ nội bộ;
Dễ dàng cập nhật, bảo trì và mở rộng;
Dữ liệu lưu trữ tập trung, sao lưu định kỳ;
Hỗ trợ truy cập mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
5.2.2 Sơ đồ kiến trúc tổng thể
Hình 5.1 Sơ đồ kiến trúc tổng thể
Tầng ứng dụng: Xử lý logic nghiệp vụ như lập kế hoạch, theo dõi đơn hàng, tính toán tuyến đường.
Dịch vụ xác thực: Quản lý đăng nhập, phân quyền truy cập.
Tầng cơ sở dữ liệu: Lưu trữ thông tin người dùng, đơn hàng, phương tiện, lộ trình.
Lớp tích hợp: Kết nối trao đổi dữ liệu với các hệ thống bên ngoài như ERP,WMS, CRM.
Thiết kế mô hình dữ liệu
5.3.1 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD
Hình 5.2 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD
Mỗi Order được tạo bởi một User (quản trị viên/khách hàng) và thuộc về một Customer.
Shipments đại diện cho chuyến giao hàng, gắn với một Driver và một Vehicle, đi theo một Route.
Mỗi Order có thể chứa nhiều Products, và được thanh toán qua một Invoice.
5.3.2 Mô tả các bảng dữ liệu chính
Bảng 5.1 Bảng dữ liệu chính
Tên bảng Chức năng chính
Users Lưu thông tin người dùng (admin, tài xế, khách hàng).
Customers Thông tin khách hàng: mã số thuế, địa chỉ, liên hệ.
Orders Đơn hàng: mã đơn, loại hàng, khối lượng, ngày giao.
Products Danh sách mặt hàng trong từng đơn hàng.
Vehicles Quản lý phương tiện: biển số, tải trọng, loại xe.
Drivers Thông tin tài xế: họ tên, GPLX, số liên lạc.
Routes Tuyến đường: điểm đi – điểm đến, khoảng cách.
Shipments Quản lý chuyến giao hàng: trạng thái, thời gian, tài xế, xe.
Invoices Hóa đơn và chi phí vận chuyển, phụ phí phát sinh.
Triển khai giao diện người dùng
5.5.1 Giao diện Dashboard – Tổng quan vận hành
Màn hình Dashboard được thiết kế trực quan, cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động vận hành theo thời gian thực.
Hàng đầu tiên trình bày các chỉ số chính bao gồm:
Số đơn đã hoàn thành trong ngày,
Số đơn đang được vận chuyển,
Thời gian giao hàng trung bình.
Hàng thứ hai tập trung vào các thông tin vận hành quan trọng như:
Hiệu suất giao hàng tổng thể,
Số lượng tài xế đang hoạt động,
Số tài xế hiện đang nghỉ phép hoặc ngoại tuyến.
Ở phần dưới cùng của giao diện, biểu đồ đường hiển thị số lượng đơn hàng theo từng khung giờ trong ngày, giúp người dùng theo dõi xu hướng đặt hàng và phân bố thời gian giao hàng một cách trực quan Biểu đồ này cho phép phân tích mật độ hoạt động, nhận diện các khung giờ cao điểm và tối ưu hóa lịch trình vận chuyển, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Góc dưới bên phải là mục “Hoạt động gần đây”, hiển thị các cập nhật mới nhất liên quan đến đơn hàng, tài xế hoặc sự kiện hệ thống.
5.5.2 Màn hình Quản lý đơn hàng
Thanh công cụ ở phần trên cùng của hệ thống cho phép tìm kiếm nhanh theo mã đơn hàng hoặc tên khách hàng Khi người dùng nhập đúng thông tin, hệ thống sẽ nhanh chóng truy xuất và trả về đúng đơn hàng hoặc hồ sơ khách hàng liên quan, giúp tối ưu hóa quản lý đơn hàng và dữ liệu khách hàng với kết quả chính xác và tiết kiệm thời gian.
Ngoài tìm kiếm trực tiếp, người dùng có thể lọc dữ liệu theo Trạng thái đơn hàng hoặc theo cấp độ ưu tiên thông qua bộ lọc được bố trí ở bên phải giao diện, giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn Với quyền quản trị viên, người dùng còn có thể chủ động cập nhật và điều chỉnh trạng thái giao hàng, đảm bảo quá trình vận hành linh hoạt và kiểm soát hiệu quả.
Hình 5.4 Màn hình Quản lý đơn hàng
Trong mục Đơn hàng, hệ thống được chia thành hai chức năng chính là Tạo đơn hàng và Theo dõi đơn hàng Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình Tạo đơn hàng, từ nhập thông tin khách hàng và sản phẩm đến xác nhận đơn hàng và xử lý thanh toán, nhằm đảm bảo trải nghiệm người dùng mượt mà và tối ưu hóa hoạt động vận hành của hệ thống Đơn hàng.
Người dùng có thể tạo đơn hàng mới bằng cách nhập thủ công thông tin vào các trường dữ liệu hiển thị trong hệ thống Phần địa chỉ nhận hàng cho phép lựa chọn giữa địa chỉ công ty có sẵn hoặc nhập một địa chỉ mới tùy theo nhu cầu vận chuyển Sau đó, người dùng tiến hành điền các thông tin cơ bản của khách hàng và các chi tiết về hàng hóa như số lượng, mô tả và mã sản phẩm Quá trình này đảm bảo sự linh hoạt và chính xác khi quản lý đơn hàng, giúp tối ưu quy trình xử lý và nâng cao hiệu quả làm việc.
Tiếp theo, hệ thống cho phép lên lịch giao hàng cụ thể theo ngày và giờ mong muốn.
Sau khi hoàn tất các trường thông tin, người dùng có thể tận dụng các tính năng thông minh được tích hợp trong hệ thống, bao gồm:
Tối ưu hóa tuyến đường,
Dự đoán thời gian giao hàng,
Tạo và xác nhận đơn hàng.
Những chức năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian thao tác mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc Chúng tăng cường hiệu quả vận hành và đảm bảo độ chính xác cao trong toàn bộ quá trình giao nhận hàng hóa, từ khâu kiểm tra và đóng gói cho đến khi hàng được bàn giao cho người nhận.
Hình 5.5 Màn hình Tạo đơn hàng
Chức năng thứ hai trong mục Đơn hàng là Theo dõi đơn hàng, cho phép người dùng giám sát tình trạng vận chuyển theo thời gian thực.
Ngoài thanh tìm kiếm theo tỉnh/thành phố, hệ thống hiển thị các nút chức năng chính giúp trực quan hóa thông tin trên bản đồ, gồm Kho hàng, Tài xế và Điểm giao hàng.
Phía bên phải khu vực bản đồ là bốn biểu tượng chức năng được sắp xếp từ trái sang phải: Hiển thị tình trạng giao thông, Hiển thị tuyến đường, Cập nhật thời gian thực và Tối ưu hóa tuyến đường Đặc biệt, khi người dùng nhấn vào nút Tối ưu hóa tuyến đường, hệ thống không chỉ tự động đề xuất lộ trình tối ưu mà còn cung cấp thông tin chi tiết về mức tiết kiệm nhiên liệu và chi phí vận hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả và ra quyết định điều phối phù hợp.
Giao diện web hiện tại còn một số điểm chưa hoàn thiện, đặc biệt là chức năng tìm kiếm theo tỉnh/thành phố và khả năng hiển thị bản đồ trực quan chưa tối ưu; nguyên nhân chính là hệ thống chưa tích hợp dữ liệu trực tiếp từ Google Maps và chưa kết nối đầy đủ với mô hình định tuyến vận hành thực tế.
Việc theo dõi vị trí giao hàng, lộ trình tài xế và tình trạng giao thông theo thời gian thực có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng khi giám sát vận chuyển Đây là một trong những hướng nâng cấp trọng tâm cần triển khai trong các phiên bản tiếp theo nhằm hoàn thiện chức năng giám sát và tối ưu hóa vận hành trên nền tảng.
Hình 5.6 Màn hình Theo dõi đơn hàng
5.5.3 Màn hình Quản lý tài xế
Trong giao diện này, danh sách tài xế hiện có trên hệ thống được hiển thị đầy đủ, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý hoạt động vận tải Người dùng có thể xem chi tiết thông tin từng tài xế, bao gồm trạng thái hoạt động, khu vực giao hàng và các dữ liệu liên quan, từ đó nắm bắt tình hình và tối ưu phân bổ đơn hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống hỗ trợ chức năng tìm kiếm linh hoạt, cho phép lọc tài xế theo tên và trạng thái hoạt động (đang online, offline, nghỉ phép, …), giúp tối ưu hóa quy trình rà soát và lựa chọn tài xế Nhờ công cụ lọc nhanh theo tên và trạng thái, người dùng dễ dàng xác định tài xế phù hợp, rút ngắn thời gian thao tác và nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ.
Việc thêm mới tài xế được thực hiện một cách đơn giản bằng cách điền đầy đủ các trường thông tin vào biểu mẫu hệ thống, bao gồm họ tên, số điện thoại, khu vực hoạt động và các thông tin liên quan đến phương tiện hoặc lịch làm việc Việc nhập đúng các trường dữ liệu này giúp tạo hồ sơ tài xế nhanh chóng, đảm bảo quản lý tài xế hiệu quả và tối ưu cho quy trình vận hành.
Hình 5.7 Màn hình Quản lý tài xế
5.5.4 Màn hình Quản lý phương tiện
Giao diện quản lý phương tiện hiển thị trực quan toàn bộ phương tiện có trong hệ thống, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, giám sát và phân bổ phương tiện một cách hiệu quả Người dùng có thể xem chi tiết thông tin của từng phương tiện, bao gồm biển số, loại xe, tải trọng, tình trạng hoạt động, mức tiêu thụ nhiên liệu và lịch sử sử dụng.
Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm nhanh cho phép lọc phương tiện theo biển số, loại xe và trạng thái hoạt động (đang hoạt động, bảo trì, không sử dụng), giúp tăng tốc quá trình điều phối và tối ưu hóa quản lý phương tiện Với chức năng lọc linh hoạt dựa trên các tiêu chí này, người dùng dễ dàng nhận diện đúng phương tiện, rút ngắn thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả phân bổ xe trong công tác điều phối.
