TRƯỜNG KINH TẾ TÀI CHÍNH KHOA LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BỘ MÔN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP 3 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu được các cơ sở lý thuyết có liên quan đến xuất khẩu
Tổng quan về Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh Từ đó đánh giá lại thực trạng về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh Đề xuất những giải pháp để hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập và phân tích các tài liệu, báo cáo nội bộ của công ty liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Tìm kiếm và tổng hợp thông tin từ các nguồn tài liệu bên ngoài như sách, báo, tạp chí chuyên ngành, và các nghiên cứu trước đây về xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Phương pháp tổng hợp thống kê: Tiến hành tập hợp, chọn lọc và hệ thống hóa một cách khoa học các tài liệu ban đầu đã thu thập được
Phương pháp tổng hợp, quan sát: Tác giả đã trực tiếp thực tập tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng
Ý nghĩa khoa học: Nghiên cứu này không chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mà còn đi sâu vào phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình này Qua đó, nghiên cứu đóng góp vào việc phát triển lý thuyết và phương pháp quản lý xuất khẩu, giúp các nhà nghiên cứu và quản lý có thêm cơ sở khoa học để xây dựng và cải tiến quy trình xuất khẩu trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế
Giá trị ứng dụng: Các giải pháp và đề xuất từ nghiên cứu này sẽ giúp Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Sinh viên thực tập sẽ có cơ hội tham gia vào quá trình cải tiến này, từ đó tích lũy kinh nghiệm thực tiễn quý báu Việc cải tiến quy trình xuất khẩu sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng Sinh viên thực tập sẽ học được cách xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Giúp cho sinh viên định hình mục tiêu nghề nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics.
Bố cục bài báo cáo
Bài báo cáo gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết
- Chương 2: Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
- Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị cho Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
Kế hoạch thực hiện
18/11/2024 – 24/11/2024: Đi thực tập và thu thập thông tin của công ty
25/11/2024 – 01/12/2024: Thực tập tại công ty và hoàn thành chương 1
02/12/2024 – 08/12/2024: Thực tập tại công ty và hoàn thành chương 2
09/12/2024 – 15/12/2024: Thực tập tại công ty, hoàn thành chương 3, xin xác nhận của công ty thực tập, theo dõi giảng viên sửa bài báo cáo
16/12/2024 – 20/12/2024: Hoàn thiện bài báo cáo và nộp bài
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan về xuất khẩu
1.1.1 Khái niệm về xuất khẩu hàng hóa
Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005 về xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa cụ thể như sau:
- Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật
Nói một cách dễ hiểu hơn, xuất khẩu là khi một doanh nghiệp hoặc cá nhân ở Việt Nam bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho khách hàng ở nước ngoài Ví dụ:
+ Một công ty may mặc xuất khẩu áo quần sang Hoa Kỳ
+ Một công ty phần mềm xuất khẩu ứng dụng di động sang châu Âu
+ Một nông dân xuất khẩu trái cây sang Nhật Bản
1.1.2 Tầm quan trọng của xuất khẩu
Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển kinh tế của một quốc gia Hoạt động xuất khẩu diễn ra ở nhiều lĩnh vực, có thể tóm tắt vai trò của xuất khẩu như:
Thúc đẩy phát triển doanh nghiệp
Xuất khẩu hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng nguồn thu ngoại hối mà còn thúc đẩy hoạt động sản xuất, mở rộng quy mô và tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn Khi doanh nghiệp tham gia vào thị trường quốc tế, họ có cơ hội học hỏi và áp dụng những kinh nghiệm quản lý, sản xuất, kinh doanh tiên tiến từ các doanh nghiệp nước ngoài Điều này buộc doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đổi mới công nghệ để cạnh tranh hiệu quả hơn
Hoạt động xuất khẩu còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và hạn chế sự phụ thuộc vào thị trường nội địa Khi mở rộng thị trường ra quốc tế, doanh nghiệp không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn xây dựng được uy tín và vị thế thương hiệu trên thị trường quốc tế Ví dụ, các sản phẩm nông sản như sầu riêng, vải, cà phê, và gạo của Việt Nam đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường quốc tế, góp phần nâng cao hình ảnh và thương hiệu quốc gia
Ngoài ra, việc xuất khẩu còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận với nguồn vốn và công nghệ tiên tiến, từ đó nâng cao năng lực sản xuất và quản lý Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà còn đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước Khi doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu thành công, họ không chỉ mang lại lợi ích cho bản thân mà còn góp phần nâng cao vị thế của nền kinh tế Việt Nam trên trường quốc tế
Theo (Chinhphu.vn) – Bộ NN&PTNT cho biết, kim ngạch xuất khẩu nông sản tháng 5/2024 đạt 5,06 tỷ USD, tăng 11,2% so với cùng kỳ năm trước Gạo, rau quả, cà phê, gỗ và sản phẩm gỗ… giữ đà tăng trưởng ổn định, giúp kim ngạch toàn ngành đạt hơn 24 tỷ USD
Mang đến nguồn ngoại tệ lớn cho đất nước
Xuất khẩu không chỉ giúp tăng kim ngạch xuất khẩu mà còn góp phần quan trọng vào việc tăng dự trữ ngoại tệ cho đất nước Điều này có tác động trực tiếp đến việc tăng GDP, cải thiện dự trữ ngoại hối và cân bằng cán cân thanh toán quốc tế Khi hoạt động xuất khẩu được đẩy mạnh, nó không chỉ tạo thêm việc làm mà còn thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế khác, từ sản xuất đến dịch vụ
Hơn nữa, xuất khẩu còn giúp khẳng định vị thế của quốc gia trên thị trường quốc tế Việc các sản phẩm và dịch vụ của một quốc gia được chấp nhận và ưa chuộng ở nhiều quốc gia khác không chỉ nâng cao uy tín mà còn mở rộng cơ hội hợp tác kinh tế Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu và hợp tác kinh tế với các quốc gia khác, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh tế bền vững và toàn diện
Ngoài ra, xuất khẩu còn mang lại nhiều lợi ích khác như tiếp cận với công nghệ tiên tiến, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong nước và tạo ra một môi trường kinh doanh năng động Tất cả những yếu tố này đều góp phần vào sự phát triển kinh tế và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân
Lợi ích đối với nền kinh tế toàn cầu
Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia, từ đó thúc đẩy tự do hóa thương mại và hội nhập kinh tế quốc tế Thông qua hoạt động xuất khẩu, các quốc gia có cơ hội hợp tác kinh tế, chia sẻ nguồn lực và cùng nhau phát triển Điều này không chỉ giúp các quốc gia tận dụng được lợi thế so sánh của mình mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh toàn cầu năng động và cạnh tranh
Hơn nữa, xuất khẩu còn góp phần vào việc tăng cường quan hệ ngoại giao và hợp tác quốc tế Khi các quốc gia giao thương với nhau, họ không chỉ trao đổi hàng hóa và dịch vụ mà còn chia sẻ kiến thức, công nghệ và kinh nghiệm quản lý Điều này giúp nâng cao năng lực sản xuất và quản lý của các quốc gia, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững và toàn diện
Ngoài ra, xuất khẩu còn giúp các quốc gia đa dạng hóa thị trường, giảm thiểu rủi ro kinh tế và tăng cường ổn định tài chính Khi một quốc gia có thể xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ sang nhiều thị trường khác nhau, họ sẽ giảm bớt sự phụ thuộc vào một thị trường duy nhất và tăng cường khả năng chống chịu trước các biến động kinh tế toàn cầu
1.1.3 Vai trò của xuất khẩu Đẩy mạnh xuất khẩu được coi là một yếu tố quan trọng để phát triển kinh tế và thực hiện quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Vai trò của xuất khẩu được thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Tạo nguồn vốn cho nhập khẩu: Xuất khẩu là nguồn vốn chủ yếu để nhập khẩu các thiết bị, công nghệ và nguyên liệu cần thiết cho quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa Điều này giúp nâng cao năng lực sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm trong nước
Tổng quan về Quy trình Thủ tục Hải quan xuất khẩu hàng hóa
1.2.1 Thủ tục hải quan là gì?
Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014: Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải
Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp hoặc xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định tại Điều 24 Luật Hải quan 2014
Bước 2: Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải;
Bước 3: Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật về thuế, phí, lệ phí và quy định khác của pháp luật có liên quan
Căn cứ Điều 24 Luật Hải quan 2014 quy định về hồ sơ hải quan như sau:
Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
Chứng từ có liên quan:
Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan
- Chứng từ thuộc hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở cơ quan hải quan Trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua hệ thống thông tin tích hợp
- Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu tờ khai hải quan, việc sử dụng tờ khai hải quan và chứng từ thay thế tờ khai hải quan, các trường hợp phải nộp, xuất trình chứng từ có liên quan quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật Hải quan 2014 [3]
Phân luồng tờ khai hải quan
1.3.1 Phân luồng hải quan là gì?
Phân Luồng Hải Quan (Customs Clearance) là quá trình quản lý và xử lý hàng hóa khi chúng di chuyển qua biên giới quốc gia, qua cửa khẩu hoặc cảng biển, và phải tuân thủ các quy định và quy trình hải quan cụ thể của quốc gia đó Quá trình này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm tra, thông quan, và thuế quan được tính đúng quy định, bảo vệ an ninh quốc gia, và tuân thủ các quy định xuất nhập khẩu
1.3.2 Vì sao phải phân luồng hải quan?
Phân luồng hải quan được ví như đèn tín hiệu giao thông Luồng xanh cho phép hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà không cần dừng lại để kiểm tra Luồng vàng yêu cầu kiểm tra bộ chứng từ, trong khi luồng đỏ là mức kiểm tra cao nhất, gồm cả việc kiểm tra thực tế hàng hóa và chứng từ
Việc phân luồng hải quan giúp hải quan kiểm soát mức độ rủi ro, phòng chống buôn lậu, và ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại Đồng thời, phân luồng hải quan cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, thúc đẩy hoạt động thương mại hiệu quả
1.3.3 Các luồng tờ khai: Luồng đỏ, luồng vàng, luồng xanh
Hình 1 1 Phân luồng tờ khai
Ký hiệu tờ khai luồng đỏ: Mã ký hiệu 3
Luồng đỏ trong phân luồng hải quan thường được áp dụng cho hàng hóa cần kiểm tra nghiêm ngặt hoặc có dấu hiệu không tuân thủ quy định hải quan Các trường hợp thường gặp bao gồm:
- Hàng hóa có giá trị cao: Những mặt hàng này thường được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và tránh gian lận
- Hàng hóa có nguồn gốc hoặc xuất xứ không rõ ràng: Để đảm bảo tuân thủ các quy định về xuất xứ hàng hóa
- Hàng hóa thuộc ngành công nghiệp đặc biệt: Như dược phẩm hoặc thực phẩm, cần kiểm tra để đảm bảo an toàn và chất lượng
- Hàng hóa đang trong quá trình tạm giữ: Do các vấn đề liên quan đến hải quan, cần kiểm tra kỹ trước khi thông quan
Khi hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, quá trình kiểm tra và xem xét có thể kéo dài, dẫn đến việc thông quan chậm trễ và tăng chi phí cho doanh nghiệp
Nguyên nhân khiến tờ khai bị luồng đỏ:
- Việc khai báo thủ công và cung cấp thông tin không khớp với hồ sơ và chứng từ; không cung cấp tên hàng hóa một cách đầy đủ, rõ ràng và cụ thể, không phù hợp với mã số hàng hóa
- Nợ thuế, bị cưỡng chế thuế, hoặc bị ấn định thuế
- Thường xuyên chỉnh sửa hoặc bổ sung tờ khai, hoặc hủy bỏ tờ khai; không tuân thủ quy trình đối với các tờ khai đã được khai báo
- Có hành vi vi phạm, bao gồm:
+ Buôn lậu hoặc vận chuyển hàng hóa qua biên giới một cách trái phép
+ Trốn thuế hoặc gian lận thuế
+ Không tuân thủ yêu cầu của cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục, kiểm tra, giám sát, kiểm soát và kiểm tra sau khi thông quan, ví dụ: không cung cấp hoặc không cung cấp đầy đủ và đúng thời hạn các chứng từ, tài liệu và dữ liệu điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu khi cơ quan hải quan yêu cầu; đánh tráo hàng hoá đã được kiểm tra hải quan với hàng hoá chưa kiểm tra hải quan; giả niêm phong của hải quan; tự ý phá niêm phong của hải quan, tự ý tiêu thụ hàng hóa đang chịu sự giám sát của hải quan hoặc được giao bảo quản đang chờ hoàn thành việc thông quan
- Không hợp tác với cơ quan hải quan để cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp dẫn đến thiếu thông tin để đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp
Ký hiệu tờ khai luồng vàng: Mã ký hiệu 2
Luồng vàng trong phân luồng hải quan áp dụng cho hàng hóa có mức độ rủi ro thấp hơn so với luồng đỏ, nhưng vẫn cần phải kiểm tra và xác minh Thông thường, các trường hợp sau đây có thể được đưa vào luồng vàng:
- Hàng hóa đã được kiểm tra và xác minh ở quốc gia xuất khẩu hoặc đã được hải quan xác nhận
- Hàng hóa thuộc danh sách kiểm tra ngẫu nhiên
- Hàng hóa có thông tin không phù hợp hoặc không đầy đủ trên hóa đơn hoặc tài liệu liên quan
Trong luồng vàng, thời gian thông quan thường nhanh hơn so với luồng đỏ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chú ý đến việc cung cấp thông tin và tài liệu chính xác để tránh trễ hạn
Ký hiệu tờ khai luồng xanh: Mã ký hiệu 1
Luồng xanh là luồng thuận lợi và ưu tiên dành cho hàng hóa có mức độ rủi ro thấp và đã tuân thủ các quy định hải quan Hàng hóa trong luồng xanh được xử lý nhanh chóng và thông quan một cách dễ dàng, giúp giảm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
Các yếu tố giúp hàng hóa được đưa vào luồng xanh bao gồm:
- Tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan và thông quan trước khi nhập cảnh
- Hàng hóa đã được xác minh và kiểm tra tại cảng xuất khẩu hoặc các điểm trước đó
- Hàng hóa có lịch sử xuất khẩu an toàn và đáng tin cậy
Tiếp nhận tờ khai hải quan: Đầu tiên, doanh nghiệp hoặc người xuất khẩu nộp tờ khai hải quan và tất cả tài liệu liên quan đến cơ quan hải quan, chẳng hạn như hóa đơn, hồ sơ xuất khẩu, thông tin sản phẩm, và các giấy tờ liên quan
Kiểm tra thông tin cơ bản: Các cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thông tin cơ bản trên tờ khai hải quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu Điều này bao gồm kiểm tra mã hải quan, địa điểm nhập khẩu, ngày nhập khẩu, và các thông tin quan trọng khác
Phân luồng hải quan: Dựa trên thông tin từ tờ khai hải quan và các yếu tố khác nhau, như loại hàng hóa, nguồn gốc, mục đích nhập khẩu, và tuân thủ quy định, cơ quan hải quan sẽ quyết định phân luồng hải quan Có thể có ba loại luồng chính:
- Luồng Xanh (Green Lane): Đối với các tài liệu và hàng hóa tuân thủ quy định và không có rủi ro hay vi phạm Chúng được thông qua nhanh chóng
Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
Tên công ty: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HÀO DANH
Tên quốc tế: FAMOUS IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED
Mã số thuế: 3702269293 Địa chỉ: Số 2, đường ĐT747, khu phố Long Bình, Phường Khánh Bình, Thành phố Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Người đại diện: HOÀNG NĂNG ĐÔNG Điện thoại: 0949006198
Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, với mục tiêu cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Đầu tiên, công ty chuyên bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng, bao gồm xi măng, thép, gạch Các sản phẩm này được nhập khẩu từ các nhà sản xuất uy tín trên thế giới, đảm bảo chất lượng và độ bền cao, đáp ứng nhu cầu của các dự án xây dựng lớn nhỏ
Ngoài ra, công ty còn tham gia vào việc bán buôn các nguyên vật liệu cho các ngành công nghiệp khác như gỗ, giày da và dệt may Đối với ngành gỗ, công ty cung cấp các loại gỗ nguyên liệu và sản phẩm gỗ chế biến, phục vụ cho các nhà máy sản xuất đồ nội thất và xây dựng Trong ngành giày da, công ty cung cấp các loại da thuộc và phụ kiện giày dép, hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất giày dép trong nước Đối với ngành dệt may, công ty cung cấp các loại vải, sợi và phụ kiện may mặc, giúp các nhà máy dệt may sản xuất các sản phẩm chất lượng cao
Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải như giao nhận hàng hóa, thu phát chứng từ vận tải và vận đơn, đại lý làm thủ tục hải quan và đại lý vận tải đường biển Các dịch vụ này giúp khách hàng quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian đến tay khách hàng
Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh luôn nỗ lực cải tiến và mở rộng các dịch vụ của mình để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Công ty cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh được thành lập vào năm 2014 tại tỉnh Bình Dương, Việt Nam Ban đầu, công ty tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu cơ bản, chủ yếu là giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan Với đội ngũ nhân viên tận tâm và chuyên nghiệp, công ty nhanh chóng xây dựng được uy tín trong ngành và thu hút được nhiều khách hàng
Trong những năm đầu hoạt động, công ty đã không ngừng cải tiến quy trình làm việc và đầu tư vào công nghệ để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ Nhờ đó, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động và lĩnh vực kinh doanh, bao gồm bán buôn vật liệu xây dựng và thiết bị lắp đặt, cũng như các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải như đại lý làm thủ tục hải quan và đại lý vận tải đường biển
Qua nhiều năm phát triển, Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh đã xây dựng được một mạng lưới khách hàng rộng khắp và thiết lập mối quan hệ đối tác bền vững với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước Công ty luôn nỗ lực cải tiến và đổi mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, đồng thời cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam
Tính đến nay, sau hơn một thập kỷ hoạt động, Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh đã trở thành một cái tên quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Việt Nam Công ty không chỉ tự hào về vai trò là một đối tác đáng tin cậy mà còn hướng tới mục tiêu cao hơn: góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam
2.1.3 Nhiệm vụ và chức năng của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh
Xuất khẩu hàng hóa: Chức năng chính của công ty xuất nhập khẩu là thực hiện các hoạt động xuất khẩu, đưa hàng hóa từ Việt Nam ra thị trường quốc tế Điều này bao gồm việc tìm kiếm đối tác nước ngoài, đàm phán hợp đồng xuất khẩu, thực hiện các thủ tục hải quan và vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia Công ty xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm các thị trường tiềm năng, nắm bắt nhu cầu của khách hàng quốc tế và đảm bảo chất lượng hàng hóa xuất khẩu phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế
Nhập khẩu hàng hóa: Ngoài xuất khẩu, công ty xuất nhập khẩu cũng thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu các sản phẩm từ nước ngoài về Việt Nam để phục vụ nhu cầu trong nước Quá trình nhập khẩu bao gồm việc xác định nguồn cung ứng, ký kết hợp đồng nhập khẩu, thực hiện các thủ tục thông quan và phân phối hàng hóa trong nước Công ty phải đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đạt các tiêu chuẩn về chất lượng và an toàn theo quy định của pháp luật Việt Nam, cũng như chịu trách nhiệm thanh toán bằng ngoại tệ và xử lý các rủi ro phát sinh từ biến động thị trường quốc tế
Quản lý chuỗi cung ứng và logistics: Một chức năng quan trọng khác của công ty xuất nhập khẩu là quản lý chuỗi cung ứng và logistics, đảm bảo quá trình vận chuyển, lưu trữ và giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Công ty có nhiệm vụ tổ chức vận chuyển hàng hóa qua các phương tiện như đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ, cũng như xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản và lưu kho hàng hóa Đồng thời, công ty còn phải làm việc với các bên liên quan như hãng tàu, hãng vận tải, và cơ quan hải quan để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và an toàn
Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu: Ngoài các hoạt động chính về xuất khẩu và nhập khẩu, công ty còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan như tư vấn thương mại quốc tế, dịch vụ hải quan, tài chính, bảo hiểm, và môi giới thương mại Các dịch vụ này giúp công ty và khách hàng giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch quốc tế, đồng thời tối ưu hóa chi phí và thời gian cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa Những dịch vụ này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khác tham gia vào thị trường toàn cầu
Như vậy, các chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh không chỉ liên quan đến việc buôn bán hàng hóa mà còn bao gồm nhiều yếu tố hỗ trợ liên quan đến quản lý, dịch vụ và tuân thủ quy định pháp luật trong lĩnh vực thương mại quốc tế Công ty xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thị trường trong nước với thị trường quốc tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và thương mại toàn cầu
2.1.4 Hệ thống tổ chức của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hào Danh 2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Giám đốc: Là đại diện hợp pháp, người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước pháp luật Giám đốc có quyền quyết định mọi chủ trương, biện pháp để thực hiện nhiệm vụ và làm chủ tài khoản, theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên trong công ty
Bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán của Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào
Danh có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính định kỳ, quản lý sổ cái kế toán, xử lý thanh toán hóa đơn và quản lý công nợ, chuẩn bị bảng lương cho nhân viên, và thực hiện các thủ tục thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Chức năng của bộ phận này bao gồm quản lý tài chính, giám sát và kiểm soát các hoạt động tài chính, thiết lập và duy trì các quy trình kiểm soát nội bộ, cung cấp thông tin và tư vấn tài chính cho các bộ phận khác, và đảm bảo tất cả các hoạt động tài chính của doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính và hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả
Giới thiệu bộ phận thực tập
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao Với sự uy tín và bề dày kinh nghiệm, công ty đã xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác trong và ngoài nước, đóng góp đáng kể vào sự phát triển của ngành xuất nhập khẩu Việt Nam Bộ phận nhân viên hiện trường giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo các hoạt động giao nhận, vận chuyển và xử lý hàng hóa diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả
Nhân viên hiện trường (Operation staff) hay OPS đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngành logistics Họ chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các chứng từ, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được lưu thông một cách nhanh chóng và hiệu quả Công việc của họ thường diễn ra tại các cảng, kho bãi, cơ quan thuế và hải quan
- Kiểm tra và giám sát hàng hóa: Trước khi hàng hóa được xuất kho hoặc nhập kho, nhân viên hiện trường tiến hành kiểm tra chi tiết về số lượng, chất lượng, và tình trạng đóng gói Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng với thông tin trên chứng từ và yêu cầu của khách hàng
- Xử lý giấy tờ và thủ tục hải quan: Nhân viên hiện trường hỗ trợ trong việc chuẩn bị, kiểm tra, và nộp các tài liệu liên quan như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (CO), hoặc phiếu đóng gói Họ cũng phối hợp với các cơ quan hải quan để hoàn thành thủ tục thông quan một cách nhanh chóng
- Quản lý quy trình giao nhận: Họ theo dõi sát sao quá trình bốc dỡ, vận chuyển, và bảo quản hàng hóa, đảm bảo rằng mọi khâu được thực hiện đúng theo kế hoạch và tiêu chuẩn an toàn Nếu có sự cố phát sinh, nhân viên hiện trường sẽ trực tiếp xử lý hoặc báo cáo để có phương án giải quyết kịp thời
Thực tập tại bộ phận nhân viên hiện trường sẽ làm việc trong một môi trường năng động, nơi yêu cầu khả năng thích nghi cao và tư duy giải quyết vấn đề hiệu quả Môi trường này mang lại những trải nghiệm thực tế về ngành xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong các hoạt động logistics và vận hành tại hiện trường
- Sự năng động và linh hoạt: Do đặc thù công việc thường diễn ra tại các cảng biển, kho hàng hoặc địa điểm giao nhận, thực tập sinh cần có khả năng di chuyển và làm việc trong các điều kiện khác nhau
- Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên hiện trường thường xuyên làm việc với nhiều bên liên quan như khách hàng, đối tác vận chuyển, cơ quan hải quan và đồng nghiệp nội bộ Vì vậy, thực tập sinh cần có khả năng giao tiếp và xử lý tình huống hiệu quả
- Tinh thần trách nhiệm: Công việc hiện trường đòi hỏi sự chính xác và tính kỷ luật cao Thực tập sinh cần tuân thủ quy trình, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng yêu cầu về thời gian, chất lượng và an toàn
Thực tập tại bộ phận nhân viên hiện trường của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho sinh viên và những người mới gia nhập ngành xuất nhập khẩu
- Tiếp cận kinh nghiệm thực tế: Thực tập sinh sẽ được tham gia trực tiếp vào các hoạt động kiểm tra hàng hóa, xử lý giấy tờ, và giám sát quy trình giao nhận Điều này giúp họ hiểu rõ cách thức vận hành của ngành xuất nhập khẩu từ lý thuyết đến thực tiễn
- Phát triển kỹ năng nghề nghiệp: Thông qua công việc thực tế, thực tập sinh có cơ hội cải thiện các kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc, giải quyết vấn đề, và làm việc nhóm Những kỹ năng này rất cần thiết để thành công trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu
- Mở rộng cơ hội nghề nghiệp: Thực tập tại một doanh nghiệp uy tín như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh là một điểm nhấn quan trọng trong hồ sơ xin việc Đặc biệt, nếu thể hiện tốt trong quá trình thực tập, thực tập sinh có thể được công ty cân nhắc giữ lại làm việc chính thức hoặc nhận được thư giới thiệu từ công ty.
Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh
2.3.1 Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh
Hình 2 2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.3.2 Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh
Bước 1: Đàm phán – Ký kết hợp đồng
Công ty sẽ tiếp xúc với khách hàng tiềm năng này Một yếu tố nhỏ nhưng quan trọng góp phần vào thành công là sự lịch sự và tinh tế của công ty khi gặp gỡ khách hàng Điều này bao gồm việc ăn mặc lịch sự, thanh toán cà phê một cách tinh tế, và đến sớm hoặc đúng giờ Thông thường, nhân viên Sales, thường là nữ, cùng với trưởng phòng kinh doanh sẽ cùng tham gia đàm phán với khách hàng Họ sử dụng kiến thức chuyên môn, sự am hiểu về dịch vụ và kỹ năng giao tiếp khéo léo để tư vấn cho khách hàng về các lợi ích mà họ sẽ nhận được, đảm bảo cuộc gặp gỡ diễn ra thoải mái và hiệu quả
Trong buổi gặp, nhân viên Sales sẽ cung cấp cho khách hàng bảng báo giá chung, bao gồm đơn giá và giá gộp để tham khảo Sau đó, họ sẽ trình bày chi tiết từng đơn giá và giải thích rõ ràng trách nhiệm của cả hai bên Trong quá trình đàm phán về giá cả và các yêu cầu liên quan, khách hàng có thể đưa ra các đề nghị hoặc yêu cầu bổ sung Dựa trên đánh giá về mức độ tiềm năng của khách hàng và so sánh với mặt bằng chung của các công ty giao nhận khác, nhân viên sẽ đưa ra các ý kiến phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Nhờ vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ tạo được ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng tiềm năng
Bước 2: Nhận bộ chứng từ từ khách hàng
Trong ký kết hợp đồng có một số thông tin quan trọng như sau:
- Người bán (Seller) là HOONE HARDWARE CO.,LTD Địa chỉ (Address) tại P5 LOT,D7 STREET,NAM TAN UYEN INDUSTRIAL PARK,KHANH BINH WARD, TAN UYEN COMMUNE,BINH DUONG PROVINCE,VIET NAM
- Người mua (Buyer) là S.P.S INTERTECH PUBLIC COMPANY LIMITED Địa chỉ (Address) tại 99 Moo 2, Suwinthawong Rd, Tambon Khlong Nakhon Nueang Khet, Amphoe Mueang Chachoengsao, Chachoengsao 24000, Thailand
- Thông tin về hàng hóa giao dịch:
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
+ Thanh trượt rây bi 3 tầng bằng thép dùng cho đồ nội thất - 16 Đơn vị tính: SET Đơn giá hàng hóa: $1.76 (USD)
Tổng số lượng hàng hóa: 2000 SET
Tổng số tiền hợp đồng: là $3520 với cách tính là $1.76 * 2000 SET = $3520 + Thanh trượt rây bi 3 tầng bằng thép dùng cho đồ nội thất – 14 Đơn vị tính: SET Đơn giá hàng hóa: $1.54 (USD)
Tổng số lượng hàng hóa: 1000 SET
Tổng số tiền hợp đồng: là $1540 với cách tính là $1.76 * 1000 SET = $1540 + Total: $5060
- Quy định về giao nhận hàng hóa:
+ Cảng dỡ hàng (Discharging): BANGKOK
+ Cảng xếp hàng (Loading Port): CANG CAT LAI (HCM)
- Điều kiện Incoterm là FOB Điều kiện giao hàng phổ biến trong thương mại quốc tế Điều kiện này quy định rằng trách nhiệm của người bán kết thúc khi hàng đã lên boong tàu Trước khi hàng được vận chuyển lên tàu, toàn bộ trách nhiệm thuộc về người bán Tuy nhiên, sau khi hàng đã lên boong tàu, mọi trách nhiệm và rủi ro sẽ được chuyển sang người mua Điểm chuyển đổi rủi ro là lan can tàu tại cảng xuất phát
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Công ty sẽ liên hệ với hãng tàu hay đại lý để lấy Booking
- Số lượng thùng: 2 PP (Pallet)
- Ngày tàu dự kiến đến: 04/12/2024
- Nơi hạ bãi: Kho 5 Cát Lái – Cửa số 4,5
- Cảng xuất: Cảng Cát Lái
Sau khi có Booking thì sẽ yêu cầu công ty đóng hàng, nhân viên hiện trường sẽ điều xe tới để vận chuyển hàng hóa ra kho của cảng Với xuất khẩu hàng LCL thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì
Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục) Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng,…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Thông tin của lệnh nhập hàng:
- Số phiếu nhập kho:PNX241121-0466
Hình 2 6 Yêu cầu nhập kho
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 5: Thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, và không thể thiếu tờ khai hải quan Đây là một chứng từ bắt buộc, đảm bảo việc khai báo chính xác thông tin về lô hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay, việc khai báo hải quan đã trở nên dễ dàng hơn nhờ vào hệ thống khai báo điện tử Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí
Khai báo điện tử cho phép doanh nghiệp thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm bớt các bước giấy tờ phức tạp và hạn chế sai sót Hơn nữa, hệ thống này còn giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin lô hàng một cách chính xác và minh bạch Nhờ vào sự tiện lợi và hiệu quả của khai báo điện tử, các doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao năng suất và cạnh tranh trên thị trường quốc tế
Các bước cần chuẩn bị để khai báo tờ khai điện tử:
- Các giấy tờ cần phải chuẩn bị:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Phiếu đóng gói (Packing List)
- Phần mềm khai báo hải quan Đăng kí thông tin doanh nghiệp trên Ecus ➔ Bấm vào chữ Đăng kí
Sau khi nhập thông tin xong thì bấm “Ghi” rồi truyền tờ khai Sau đó, chờ để lấy kết quả phân luồng và in tờ khai xuất khẩu
Sau khi tờ khai đã phân luồng “Luồng xanh” thì sẽ tiến hành thanh lý tờ khai và hàng hóa được thông quan
Hình 2 7 Tờ khai không phải phân luồng
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
“Luồng vàng”: Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế, hồ sơ sẽ được chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chuyển qua lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan
“Luồng đỏ”: Hồ sơ sẽ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tùy theo tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục, chủ hàng sẽ phải xuất trình 5%, 10% hoặc toàn bộ hàng hóa để hải quan kiểm tra Nếu hàng hóa đúng với khai báo trong tờ khai và các chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong (seal) hải quan vào container và ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo Sau đó, hồ sơ sẽ
35 được chuyển qua lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu, hoàn tất thủ tục hải quan
Bước 6: Làm thủ tục hải quan tại cảng
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh) Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu
- In tờ khai Hải Quan điện tử (2 bản), chủ hàng ký tên và đóng dấu xác nhận
- Mang bộ chứng từ đến hải quan
- Hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Kiểm tra xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ và hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không
- Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai
- Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan
- Hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại
Thanh lý hải quan bãi
- Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc
- Nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý
- Hải quan thanh lý kiểm tra, đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc
Vào sổ tàu hàng xuất
- Căn cứ vào booking, nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu
- Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu
- Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu
- Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng
- Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu
Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước giờ Closing time, nếu không hàng sẽ bị rớt lại và không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan
Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ) Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu
- In tờ khai Hải Quan điện tử (2 bản), chủ hàng ký tên và đóng dấu xác nhận
- Mang bộ chứng từ đến hải quan
- Hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Kiểm tra xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ và hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không
- Hải quan đóng dấu và chuyển hồ sơ sang bộ phận kiểm hóa
- Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container
- Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa
- Xuống bãi tìm container, tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa để kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa)
Đánh giá chung về quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh
Chuyên nghiệp và chi tiết: Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hào Danh được thiết kế rất chi tiết và chuyên nghiệp, bao gồm nhiều bước từ đàm phán, ký kết hợp đồng đến việc lưu trữ chứng từ Mỗi bước đều được mô tả rõ ràng và có các quy trình cụ thể để đảm bảo mọi khía cạnh của quá trình xuất khẩu được quản lý chặt chẽ Ví dụ, trong bước đàm phán và ký kết hợp đồng, công ty sử dụng kỹ năng giao tiếp và kiến thức chuyên môn để tư vấn và thuyết phục khách hàng, tạo ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài Nhân viên Sales thường là nữ, cùng với trưởng phòng kinh doanh, sẽ tham gia đàm phán với khách hàng, sử dụng kiến thức chuyên môn và kỹ năng giao tiếp khéo léo để tư vấn cho khách hàng về các lợi ích mà họ sẽ nhận được
Hiệu quả và minh bạch: Sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quá trình khai báo Khai báo điện tử cho phép doanh nghiệp thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm bớt các bước giấy tờ phức tạp và hạn chế sai sót Ví dụ, trong bước khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm khai báo hải quan để đăng ký thông tin doanh nghiệp trên Ecus, nhập thông tin container và danh sách hàng, sau đó truyền tờ khai và chờ để lấy kết quả phân luồng và in tờ khai xuất khẩu
Tối ưu hóa quản lý và lưu trữ: Việc lưu trữ chứng từ trong thời hạn 05 năm giúp công ty dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, công ty phải lưu trữ bộ chứng từ trong thời hạn
05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan và xuất trình cho cơ quan hải quan khi kiểm tra sau thông quan, thanh tra Các chứng từ cần lưu trữ bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói hàng hóa, vận đơn, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, chứng nhận kiểm dịch thực vật và tờ khai hải quan
Phức tạp và tốn thời gian: Quy trình bao gồm nhiều bước chi tiết và yêu cầu sự chính xác cao, có thể tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn thành Quá trình chuẩn bị và kiểm tra chứng từ đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ lưỡng, có thể gây áp lực cho nhân viên
Ví dụ, trong bước chuẩn bị các chứng từ khác, công ty phải làm C/O (Certificate of Origin), chứng nhận kiểm dịch thực vật và các chứng từ liên quan khác Quá trình này có thể phức tạp và tốn thời gian, yêu cầu sự chính xác cao trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài: Quy trình phụ thuộc vào lịch trình của hãng tàu, hệ thống khai báo hải quan điện tử và sự hợp tác của khách hàng, có thể gặp khó khăn nếu có sự cố hoặc chậm trễ từ các bên liên quan Việc lấy Booking vào mùa cao điểm có thể gặp khó khăn, ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển Ví dụ, trong bước lấy Booking, người bán phải liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để lấy Booking Nếu lịch trình của hãng tàu thay đổi hoặc không có chỗ trống, quá trình vận chuyển có thể bị ảnh hưởng
Chi phí cao: Các khoản phí không chính thức (như phí kẹp tờ khai, phí thanh lý hải quan) có thể tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp Phí này không có trên hóa đơn mà như dạng tiền bồi dưỡng
Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm: Quy trình đòi hỏi nhân viên có kỹ năng giao tiếp, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu, có thể khó khăn trong việc đào tạo và duy trì đội ngũ nhân viên chất lượng Chằng hạn, trong bước đàm phán và ký kết hợp đồng, nhân viên cần sử dụng kỹ năng giao tiếp khéo léo và kiến thức chuyên môn để tư vấn cho khách hàng về các lợi ích mà họ sẽ nhận được Điều này đòi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm và kỹ năng tốt trong lĩnh vực xuất khẩu
