Báo cáo thực hành học phần tổ chức sự kiện tên sự kiện mảnh ghép sắc màu

MỞ ĐẦU 1.1 Mục đích báo cáo Ghi lại quá trình tham dự sự kiện  Lưu giữ thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức, các hoạt động và diễn biến chính.. 1.2 Cảm nhận chung

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT MỸ HÀ NỘI

KHOA KINH DOANH NGÀNH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

BÁO CÁO THỰC HÀNH HỌC PHẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tên sự kiện: Mảnh Ghép Sắc Màu Thời gian tổ chức: 13h45 – 17h15, ngày 08/08/2025

Địa điểm: Tòa nhà DinhLe, 168 Trịnh Văn Bô, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ MỸ

Giảng viên hướng dẫn : Đặng Trần Phát

trình, mang lại cơ hội để chúng tôi quan sát và học hỏi thực tế

Đặc biệt, tôi xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn – thầy Đặng Trần Phát đã tận

tình hướng dẫn chỉ bảo, hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện báo cáo Những kiến thức và góp ý từ thầy cô, bạn bè và những người tham gia sự kiện là nguồn thông tin quý báu để tôi hoàn thiện nội dung này

Dù đã cố gắng hết sức để phản ánh trung thực và chi tiết, báo cáo này chắc chắn vẫn còn hạn chế Tôi mong nhận được sự thông cảm và những góp ý từ thầy cô

để cải thiện hơn trong tương lai

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

1 MỞ ĐẦU 2

1.1 Mục đích báo cáo 2

1.2 Cảm nhận chung ban đầu 2

2 MÔ TẢ TỔNG QUAN SỰ KIỆN 3

2.1 Mục tiêu sự kiện 3

2.2 Concept – Chủ đề 4

2.3 Đối tượng tham dự 5

2.4 Ban tổ chức 5

2.5 Các hoạt động 5

3 NỘI DUNG THỰC HÀNH – GÓC NHÌN KHÁN GIẢ 10

3.1 Vai trò khi tham gia 10

3.2 Kịch bản chương trình 10

3.3 Hoạt động truyền thông 10

3.4 Không gian – Kỹ thuật – Hậu cần 10

3.5 Tương tác BTC – Khán Giả 11

4 PHÂN TÍCH PHẢN HỒI KHÁN GIẢ 11

5 SO SÁNH VỚI KẾ HOẠCH BAN ĐẦU 14

6.NHẬN XÉT VÀ BÀI HỌC RÚT RA 15

1 Nhận xét chung 15

2 Ưu điểm 15

3 Hạn chế 15

4 Bài học rút ra 16

7 KIẾN NGHỊ 17

8 KẾT LUẬN 18

1 MỞ ĐẦU

1.1 Mục đích báo cáo

Ghi lại quá trình tham dự sự kiện

 Lưu giữ thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức, các hoạt động và diễn biến chính

 Phản ánh bầu không khí và trải nghiệm thực tế từ góc nhìn khán giả

Đánh giá mức độ thành công của sự kiện

 Xác định điểm mạnh và những yếu tố làm tốt

 Chỉ ra các hạn chế hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức

Phân tích và rút ra bài học

 Phân tích nguyên nhân dẫn đến các hạn chế

 Đưa ra các bài học thực tiễn áp dụng cho các lần tổ chức sau

Đề xuất kiến nghị cải thiện

 Góp ý giải pháp về không gian, kỹ thuật, truyền thông, kịch bản… để nâng cao chất lượng tổ chức

Hoàn thành yêu cầu học phần

 Đây là nhiệm vụ trong học phần “Tổ chức sự kiện”, giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, rèn kỹ năng quan sát, phân tích và trình bày

1.2 Cảm nhận chung ban đầu

Ngay khi bước vào khu vực tổ chức sự kiện, em cảm nhận được bầu không khí sôi động và trẻ trung Không gian được trang trí nhiều màu sắc, phù hợp với concept “Trở về tuổi thơ”, tạo cảm giác gần gũi và hào hứng Một bên khu vực được trang trí bằng dãy bóng bay theo nhóm màu đồng điệu, tạo sự gọn gàng và tinh tế; bên còn lại là sự kết hợp của nhiều màu sắc rực rỡ, đa dạng như một bức tranh ghép, đúng với tinh thần của tên sự kiện “Mảnh ghép sắc màu” Sự tương phản này không chỉ làm nổi bật chủ đề mà còn tạo điểm nhấn thị giác thu hút

Âm nhạc mở đầu cùng tiếng cười nói của các bạn sinh viên khiến không khí trở nên náo nhiệt Ban tổ chức nhiệt tình hướng dẫn khán giả check-in và tìm chỗ ngồi, tạo ấn tượng thân thiện và chuyên nghiệp Tuy nhiên, em cũng nhận thấy một số hạn chế ngay từ đầu như lối đi khá hẹp gây khó di chuyển và âm thanh của MC chưa thật sự rõ ràng khi bắt đầu chương trình

2 MÔ TẢ TỔNG QUAN SỰ KIỆN

Bên cạnh đó, ban tổ chức mong muốn lan tỏa tinh thần sẻ chia thông qua việc kết hợp hoạt động giải trí với công tác thiện nguyện Toàn bộ doanh thu từ vé vào cổng và các gian hàng sẽ được đưa vào quỹ hỗ trợ sinh viên có hoàn cảnh khó khăn Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm xã hội của sinh viên và góp phần xây dựng hình ảnh đẹp về trường

Một mục tiêu quan trọng khác là nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện cho các thành viên ban tổ chức, đặc biệt là nhóm sinh viên Lua Xanh Media Việc lên kế hoạch, điều phối, truyền thông và thực hiện sự kiện là cơ hội để các bạn áp dụng kiến thức học tập vào thực tế, rèn luyện kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, xử lý tình huống

Ngoài ra, sự kiện cũng hướng đến việc nâng cao nhận diện thương hiệu của trường như một môi trường học tập năng động, sáng tạo và gắn kết cộng đồng Thông qua việc quảng bá trên mạng xã hội, fanpage của trường và các kênh

truyền thông sinh viên, thông tin sự kiện sẽ lan tỏa mạnh mẽ, thu hút sự quan tâm không chỉ trong trường mà còn từ cộng đồng bên ngoài

Tóm lại, “Mảnh ghép sắc màu” không chỉ đơn thuần là một hoạt động giải trí mà còn mang trong mình nhiều mục tiêu ý nghĩa, vừa phục vụ nhu cầu vui chơi, vừa gắn liền với trách nhiệm cộng đồng và định hướng phát triển kỹ năng cho sinh viên

2.2 Concept – Chủ đề

Chủ đề là “Mảnh ghép sắc màu”, lấy cảm hứng từ ký ức tuổi thơ và ý tưởng về

sự kết nối giữa những cá nhân khác biệt trong cùng một cộng đồng Mỗi người giống như một “mảnh ghép” mang màu sắc, cá tính và câu chuyện riêng, khi kết hợp lại sẽ tạo nên một bức tranh đa dạng và đầy sức sống

 “Mảnh ghép” tượng trưng cho từng cá nhân trong trường, dù khác biệt về chuyên ngành, sở thích, tính cách nhưng vẫn có thể kết nối để tạo nên một tập thể hoàn chỉnh

 “Sắc màu” đại diện cho sự đa dạng, năng động và sáng tạo của sinh viên, đồng thời gợi nhắc tới ký ức tuổi thơ qua những trò chơi, hình ảnh, màu sắc quen thuộc

Cách thể hiện tại sự kiện

Ngay khu vực được thể hiện rõ nét: một bên khu vực được trang trí bằng dãy bóng bay theo tông màu đồng điệu tạo cảm giác hài hòa, gọn gàng Bên đối diện lại là bóng bay đa sắc màu kết hợp rực rỡ: đỏ, vàng, xanh, tím…, tượng trưng cho sự phong phú và đa dạng của từng “mảnh ghép”

Backdrop sân khấu được thiết kế như một bức tranh ghép với nhiều ô màu khác nhau, từ hình lego, khối rubik đến những trò chơi dân gian, giúp người tham dự liên tưởng ngay đến ký ức tuổi thơ Tuy nhiên khung backdrop in to nên khoảng trống khá nhiều vì vậy các phần chi tiết bị rời rạc

Khu trò chơi và gian hàng cũng tuân thủ concept này Mỗi gian hàng sử dụng bảng tên và vật dụng trang trí có màu sắc riêng biệt: gian hàng đồ ăn nhanh, khu trò chơi…

số hạn chế cần rút kinh nghiệm ở những lần tổ chức sau

2.5 Các hoạt động

1 Khai mạc & Văn nghệ (13h45 – 14h15)

- Chương trình mở màn với phần phát biểu khai mạc của đại diện ban giám hiệu nhà trường Dù âm lượng micro hơi nhỏ khiến một số khán giả ở phía xa khó nghe rõ, nhưng tinh thần và thông điệp được truyền tải vẫn tạo không khí trang trọng

- Ngay sau đó là chuỗi tiết mục văn nghệ do sinh viên các khoa biểu diễn, bao gồm hát, múa và nhảy hiện đại Tuy nhiên, việc xếp nhiều tiết mục liên tiếp mà không xen kẽ hoạt động tương tác khiến một số khán giả dần mất tập trung sau khoảng 20 phút đầu

2 Trò chơi & Khu ẩm thực (14h15 – 15h45)

- Khu trò chơi: Được chia thành nhiều khu vực nhỏ, mỗi trò chơi có luật riêng và phần thưởng khác nhau Các trò tiêu biểu gồm: Lego Đại Chiến, Ném Vòng, Bịt mắt Bắt Lego, Phi tiêu, Đập Lego Mỗi trò chơi thu hút khá đông người tham gia, đặc biệt là Ném Vòng và Phi tiêu vì vừa dễ chơi vừa có nhiều phần thưởng

3 Khu ẩm thực: Bố trí nhiều gian hàng bán đồ ăn và đồ uống và cũng được

nhiều bạn ưa chuộng

4 Hoạt động ghép đôi (15h45 – 17h00)

- Đây là phần tạo nhiều tiếng cười cho khán giả Không khí vui nhộn, nhiều bạn nhiệt tình tham gia và cổ vũ Tuy nhiên, thời lượng chương trình có thể rút ngắn để dành thêm thời gian cho phần DJ

5 Tiết mục DJ & Bế mạc (17h00 – 17h15)

- DJ Đạt Parody, sinh viên trong trường, đảm nhận phần cuối chương trình

Âm nhạc sôi động, tạo cao trào để khép lại sự kiện Nhiều sinh viên lên sân khấu và hòa mình vào âm nhạc Phần này được đánh giá cao về mức

độ thu hút và bầu không khí kết nối

- Bế mạc sự kiện diễn ra ngắn gọn, ban tổ chức gửi lời cảm ơn và khép lại chương trình

Nhìn chung, các hoạt động được sắp xếp theo trình tự hợp lý và bám sát chủ đề

“Mảnh ghép sắc màu” Tuy nhiên, để tăng tính hấp dẫn, ban tổ chức có thể điều chỉnh cách phân bổ tiết mục, xen kẽ giữa văn nghệ, trò chơi và giao lưu để giữ

sự hứng thú của khán giả từ đầu đến cuối

3 NỘI DUNG THỰC HÀNH – GÓC NHÌN KHÁN GIẢ

3.1 Vai trò khi tham gia

Tham gia với vai trò khán giả và người quan sát tổng thể về cách ban tổ chức vận hành, đồng thời cảm nhận trực tiếp bầu không khí, sự tương tác và phản ứng của người tham dự ở từng hạng mục

3.2 Kịch bản chương trình

Từ góc nhìn khán giả, kịch bản được chuẩn bị đầy đủ và triển khai đúng thời gian dự kiến Mỗi phần đều có người dẫn dắt, chuyển tiếp hợp lý Tuy nhiên, phần mở màn văn nghệ kéo dài liên tiếp với nhiều tiết mục múa hát, không xen

kẽ các hoạt động khác, khiến một số người bắt đầu mất tập trung Nhiều khán giả chọn ra ngoài tham quan gian hàng hoặc check-in trong lúc văn nghệ vẫn đang diễn ra

Nếu xen kẽ giữa các tiết mục nghệ thuật và trò chơi nhỏ hoặc phần giao lưu, có thể giữ được sự chú ý của khán giả tốt hơn

3.3 Hoạt động truyền thông

BTC có chiến dịch truyền thông khá rõ ràng Tuy nhiên, khâu xác nhận khách mời chưa tốt dẫn tới nhiều ghế trống Việc truyền thông chưa đủ mạnh ngoài phạm vi trường nên lượng khách tham dự chủ yếu vẫn là sinh viên nội bộ

3.4 Không gian – Kỹ thuật – Hậu cần

 Lối đi giữa các khu vực trò chơi và gian hàng quá hẹp, việc đi vào khó khăn

 Khu check-in bố trí đẹp mắt nhưng ở vị trí gần cửa ra vào nên thường xuyên đông, gây cản trở cho người mới đến

Trang trí

 Một bên không gian trang trí bóng bay theo nhóm màu đồng điệu, tạo cảm

 Bên còn lại là bóng bay và phụ kiện đa sắc màu, nổi bật, thể hiện đúng tinh thần “Mảnh ghép sắc màu”

 Backdrop tuy thiết kế đẹp nhưng kích thước chưa phủ kín khu vực sân khấu, tạo cảm giác còn khoảng trống và chưa đạt hiệu ứng thị giác mạnh nhất

Kỹ thuật

 Âm thanh chưa ổn định, phần phát biểu của khách mời âm lượng nhỏ

 Đèn sân khấu hoạt động tốt, giúp làm nổi bật các tiết mục biểu diễn và khu trò chơi

3.5 Tương tác BTC – Khán Giả

Ban tổ chức thể hiện sự nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ khán giả ở khu trò chơi và gian hàng MC giao lưu tốt, xử lý tình huống khá linh hoạt Tuy nhiên, có sự cố đọc sai chức danh khách mời, làm giảm tính trang trọng của phần khai mạc

Ở các trò chơi, BTC tạo không khí vui vẻ, cổ vũ nhiệt tình, trao quà ngay tại chỗ, khiến người tham gia cảm thấy hứng khởi

4 PHÂN TÍCH PHẢN HỒI KHÁN GIẢ

Phản hồi từ khán giả tập trung vào 4 vấn đề chính:

1 Nhóm vấn đề về không gian tổ chức

Phản hồi:

- Lối đi quá hẹp bố trí bàn ghế chưa tối ưu, một số khu vực khán giả thiếu chỗ khi bên trên ghế trống nhiều

Phân tích nguyên nhân:

- Việc lựa chọn địa điểm trong nhà giúp tránh ảnh hưởng thời tiết, nhưng diện tích chưa đủ rộng cho các hoạt động diễn ra đồng thời

- Khâu khảo sát địa điểm trước sự kiện chưa tính đến mật độ di chuyển của khán giả

Hệ quả:

- Người tham gia phải chờ lâu ở một số khu vực, giảm trải nghiệm Mất đi

cơ hội tận dụng những “khoảnh khắc đầu” để tạo ấn tượng tốt với khách mời

2 Nhóm vấn đề về kỹ thuật & hậu cần

Phản hồi:

- Âm thanh nhỏ ở phần khai mạc, nhiều người ngồi xa không nghe rõ

- Có sự cố đọc sai chức danh khách mời

Phân tích nguyên nhân:

- Công tác kiểm tra âm thanh trước chương trình chưa được thực hiện kỹ lưỡng hoặc chưa mô phỏng tình huống đủ giống thực tế (đông người, tiếng ồn nền)

- Khâu chuẩn bị kịch bản MC chưa kiểm tra kỹ thông tin khách mời

- Hoạt động ghép đôi thú vị nhưng thời lượng hơi dài so với sức hút thực tế

Phân tích nguyên nhân:

- Mong muốn của ban tổ chức là tạo phần mở đầu hoành tráng, nhưng chưa cân nhắc về nhịp độ chương trình

- Chưa đa dạng hóa hình thức trò chơi, phần lớn dựa trên các trò phổ biến

đã từng xuất hiện ở các sự kiện trước

- Số lượng khách tham dự thấp hơn dự kiến (~150/200 người)

- Nhiều ghế trống, đặc biệt ở khu vực VIP dành cho khách mời

Phân tích nguyên nhân:

- Việc xác nhận khách mời chưa được thực hiện nhiều vòng, dẫn tới việc một số người không đến mà BTC không kịp mời bổ sung

- Truyền thông tập trung vào nội bộ trường, chưa mở rộng ra cộng đồng bên ngoài

Hệ quả:

- Không khí ở một số phần chưa thật sự sôi động như kỳ vọng

- Giảm tác động lan tỏa của sự kiện

5 SO SÁNH VỚI KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

Khoảng 150 người Chưa đạt mục tiêu do xác

nhận khách mời chưa chặt chẽ, truyền thông chủ yếu trong nội bộ trường

Không gian

lối đi

Rộng, đảm bảo luồng di chuyển thuận tiện

Hẹp, khó di chuyển

Bố trí chưa hợp lí

kín sân khấu, nhiều chi tiết nổi bật

Thiết kế đẹp nhưng chưa phủ kín, còn khoảng trống

Kích thước chưa tương xứng với khu vực đặt, làm giảm hiệu ứng thị giác

sự kiện, đảm bảo nghe rõ mọi khu vực

Âm lượng nhỏ ở phần khai mạc, chưa đồng đều giữa các tiết mục

Kiểm tra chưa đủ kỹ, chưa mô phỏng tình huống có đông người

Kịch bản

chương

trình

Xen kẽ giữa văn nghệ, trò chơi, giao lưu

Nhiều tiết mục văn nghệ liên tiếp, trò chơi dồn về giữa chương trình

Mất sự cân đối về nhịp

độ, khán giả bị giảm hứng thú

6.NHẬN XÉT VÀ BÀI HỌC RÚT RA

1 Nhận xét chung

Qua quá trình tham dự và quan sát sự kiện “Mảnh ghép sắc màu”, có thể nhận định rằng chương trình đã đạt được một số kết quả tích cực: tạo không khí sôi động, mang lại trải nghiệm đa dạng cho sinh viên và thể hiện được tinh thần kết nối đúng như tên gọi Tuy nhiên, sự kiện vẫn tồn tại những điểm hạn chế về kỹ thuật, bố trí không gian, kịch bản và công tác khách mời

2 Ƣu điểm

1 Trang trí sáng tạo và bám sát chủ đề

- Sự kết hợp giữa nhóm màu đồng điệu và đa sắc màu tạo nên không gian vừa hài hòa vừa nổi bật

- Các chi tiết trang trí (bóng bay, backdrop, biển hiệu gian hàng) truyền tải

rõ thông điệp “Những mảnh ghép sắc màu”

2 Hoạt động phong phú

- Nhiều trò chơi hấp dẫn thu hút đông đảo sinh viên tham gia

- Gian hàng ẩm thực đa dạng, đáp ứng nhu cầu ăn uống và nghỉ ngơi của khán giả

3 Tinh thần của ban tổ chức

- Thành viên BTC nhiệt tình, hỗ trợ khán giả tận tình

- MC giao lưu thân thiện, tạo không khí gần gũi

- Lối đi hẹp gây ùn tắc, khó di chuyển vào chỗ ngồi

2 Kỹ thuật chưa ổn định

- Âm thanh nhỏ ở phần khai mạc

- Ánh sáng chưa phủ đều các khu vực

3 Kịch bản thiếu nhịp điệu hợp lý

- Nhiều tiết mục văn nghệ liên tiếp gây nhàm chán

- Hoạt động ghép đôi kéo dài hơn dự kiến, chưa đủ hấp dẫn

4 Công tác khách mời chưa hiệu quả

- Nhiều ghế trống do khách mời vắng mặt

- Chưa có phương án mời thay thế sát ngày diễn ra

4 Bài học rút ra

1 Công tác khảo sát địa điểm

- Cần đo đạc thực tế, dự đoán luồng di chuyển và bố trí không gian hợp lý

- Có phương án phân luồng riêng cho check-in, gian hàng và lối ra

2 Kiểm tra kỹ thuật nhiều lần

- Kiểm tra âm thanh, ánh sáng trước và ngay trước giờ diễn ra để đảm bảo

ổn định

- Có phương án dự phòng cho các thiết bị quan trọng

3 Cân đối kịch bản

- Xen kẽ văn nghệ với trò chơi hoặc giao lưu để giữ hứng thú khán giả

- Tính toán thời lượng hợp lý cho từng hạng mục, tránh kéo dài gây loãng

4 Xác nhận và quản lý khách mời

- Gửi lời nhắc trước sự kiện 1 – 2 ngày

- Có danh sách khách mời dự phòng để bù vào chỗ trống