HỌC VIỆN TƯ PHÁPCƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để t
PHẦN MỞ ĐẦU
Với sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch dân sự Con người bắt đầu xuất hiện chế độ tư hữu về tư liệu sản xuất, nhu cầu trao đổi, lưu thông hàng hóa, từ những hàng hóa, tài sản mang tính chất giản đơn đến những tài sản, hàng hóa có giá trị lớn và khi đó, sẽ xuất hiện nhiều tranh chấp, vi phạm gây thiệt hại, rối loạn xã hội, đồng thời các giao dịch không đảm bảo được công bằng, diễn ra đúng ý chí của các bên Nên cần có người đứng ra bảo đảm các giao dịch giữa con người với con người trong xã hội được tôn trọng Đồng thời, việc mua bán, trao đổi hàng hóa, tài sản nói chung không chỉ được thực hiện thông qua quan hệ giao tiếp, giao dịch miệng mà còn cao hơn là các hình thức giao dịch bằng văn bản Và nghề công chứng ra đời để đáp ứng nhu cầu thiết yếu đó của xã hội Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn,điều chỉnh, pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo đúng pháp luật Văn bản công chứng tạo ra một chứng cứ xác thực, kịp thời không ai có thể phản bác, chối cãi, trừ trường hợp toà án tuyên bố là vô hiệu Công chứng phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Thấy được tầm quan trọng, vai trò của hoạt động công chứng nên tôi đã tham gia Lớp đào tạo nghiệp vụ Công chứng khóa 26 tại Học viện Tư pháp – Cơ sở TP Hồ Chí Minh, trong chương trình đào tạo có chương trình 6 học phần thực tập Thực tập 1 liên quan đến nội dung tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của TCHNCC Trong suốt thời gian thực tập tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích tôi đã tiếp cận và tìm hiểu về các nội dung cơ bản như: lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hoạt động củaTCHNCC; chức năng, nhiệm vụ, quá trình thực hiện các quyền và nghĩa vụ củaTCHNCC, CCV Từ đó đúc kết một số bài học kinh nghiệm cho bản thân để trang bị những kiến thức thực tế áp dụng vào thực tiễn hoạt động công chứng sau này.
TỔNG QUAN VỀ VPCC NGUYỄN THỊ NGỌC BÍCH
Thành lập và hoạt động của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích
Trong thời gian qua, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch ngày càng gia tăng. Để đáp ứng nhu cầu đó, ngày 19 tháng 9 năm 2018 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ ChíMinh ban hành Quyết định số 4092/QĐ-UBND cho phép thành lập VPCC Nguyễn ThịNgọc Bích và Giấy đăng ký hoạt động của VPCC số 41.02.0070/TP-CC-ĐKHĐ do Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh cấp ngày 16/10/2018, chính thức đi vào hoạt động ngày19/10/2018 Trụ sở Văn phòng đặt tại: 672A 48-49 Phan Văn Trị, phường 10, quận Gò
Vấp, TP Hồ Chí Minh VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có mã số thuế 0315340218 theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế do Cơ quan thuế cấp ngày 18/10/2018, được tổ chức theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp (thời điểm thành lập Văn phòng là Luật Doanh nghiệp năm 2014 đến nay tuân quy định của pháp luật theo Luật Doanh nghiệp năm 2020) là mô hình Công ty hợp danh Doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh chính là "Hoạt động công chứng và chứng thực" do Chi cục Thuế quận Gò Vấp quản lý VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu số 279840/ĐKMCD do Phòng Cảnh sát quản lí hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an TP Hồ Chí Minh cấp ngày 16 tháng 10 năm 2018 chứng nhận mẫu con dấu của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã đăng ký, có giá trị sử dụng từ ngày 17 tháng 10 năm 2018 VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có bãi để xe trước văn phòng, trang thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ hoạt động của Văn phòng như bàn làm việc, máy photo, máy tính, máy in, máy lạnh, mấy đếm tiền và có trang bị các bình phòng cháy chữa cháy Văn phòng có kho lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn, gọn gàng; có quầy thu tiền và trả hồ sơ; hàng ghế chờ lấy kết quả và các bàn làm việc để tiếp xúc khách hàng Văn phòng có niêm yết rõ ràng bảng giá thu phí và phí thù lao công chứng; bảng thông báo về các quyết định xử phạt vi phạm hành chính cũng như những nội dung cần thiết để khách hàng có thể hiểu rõ các quy định pháp luật về công chứng Trên bảng nội quy có quy định cụ thể về thời gian làm việc, tác phong của nhân viên trong văn phòng cũng như các khách hàng đến thực hiện việc công chứng Tại thời điểm thành lập, các yếu tố về địa điểm, trụ sở, tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đều đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 22 LCC 2014.
Với phương châm: “Chuyên nghiệp, chính xác, chu đáo”, trên nền tảng đội ngũ CCV đông đảo, gồm 05 CCV dày dạn kinh nghiệm, với nhiều năm đảm nhận vai trò Trưởng, phó Phòng/VPCC, giải quyết tất cả các loại hợp đồng, giao dịch, cũng như đội ngũ chuyên viên nghiệp vụ 100% tốt nghiệp cử nhân luật, đã hoàn thành các lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng và có kinh nghiệm nhiều năm làm việc tại các TCHNCC Với phương châm cô đọng, thiết thực, VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã và đang thực hiện rất tốt nhiệm vụ của mình, thể hiện qua thái độ phục vụ chu đáo, cách thức làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch và quan trọng hàng đầu là tính thượng tôn pháp luật, đảm bảo mọi giao dịch diễn ra đúng quy định pháp luật và ý chí của các bên tham gia giao dịch.
Cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt động, cách thức quản trị của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích được tổ chức và hoạt động theo quy định của LCC
2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2020 đối với loại hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của VPCC theo khoản 2 Điều 22 LCC 2014 quy định đó là Trưởng VPCC. VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích gồm đội ngũ CCV, chuyên viên có trình độ đại học trở lên, am hiểu và giàu kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác nhau, mỗi vị trí lại có chức năng, nhiệm vụ và điều kiện tối thiểu được đặt ra cụ thể như sau:
Thứ nhất là Trưởng VPCC.
Theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014, Trưởng VPCC phải là người đại diện theo pháp luật, đồng thời là một trong các CCV hợp danh của VPCC Bên cạnh đó, Trưởng Văn phòng phải đảm bảo tối thiểu thời gian hành nghề công chứng là 02 năm trở lên Đây được coi là điều kiện tối thiểu để trở thành Trưởng VPCC, ngoài ra tùy từng thời điểm Văn phòng sẽ đưa ra những quy định cụ thể hoặc bổ sung điều kiện đối với Trưởng Văn phòng tại VPCC cho phù hợp với mục tiêu và định hướng hay yêu cầu đặt ra của Văn phòng.
Trưởng Văn phòng là người lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều phối mọi hoạt động của Văn phòng Đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhất và đưa ra những quyết định cuối cùng liên quan đến hoạt động của Văn phòng như: bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho CCV và nhân viên trong Văn phòng; giải quyết các khiếu nại, tố cáo (nếu có); Ngoài ra, Trưởng VPCC có các quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến hoạt động quản lý của mình theo quy định của pháp luật về công chứng và loại hình công ty hợp danh.
Theo Giấy đăng lý hoạt động của VPCC số 41.02.0070/TP-ĐKHĐ-CC do Sở tư pháp thuộc Uỷ ban nhân dân TP Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 16 tháng 10 năm 2018 và cấp lần thứ 02 ngày 22 tháng 02 năm 2022 đã xác định Trưởng VPCC là bà Nguyễn Thị Ngọc Bích, đảm nhiệm tư cách là người đại diện theo pháp luật của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích.
Thứ hai là các CCV.
CCV là người có đủ tiêu chuẩn về bổ nhiệm CCV theo LCC 2014, được Bộ trưởng
Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng Công việc của CCV là thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, tư vấn pháp lý Đồng thời, có trách nhiệm giải thích choNYCCC hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn NYCCC bổ sung, cung cấp các giấy tờ liên quan đến yêu cầu công chứng Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của NYCCC hoặc đối tưởng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì CCV đề nghị NYCCC làm rõ hoặc theo đề nghị của NYCCC, CCV tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng Nếu hồ sơ đã đầy đủ và đúng quy định pháp luật thì kế tiếp CCV thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản và giải quyết các yêu cầu công chứng theo quy định của LCC 2014 và các văn bản pháp luật khác Đối với những hồ sơ công chứng phức tạp, CCV trình Trưởng VPCC xem xét, quyết định.
Không chỉ thực hiện các chức năng công việc, CCV còn phải thực hiện đầy đủ các chức năng xã hội theo quy định tại Điều 3 LCC 2014: “Cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội” Để bảo đảm mục tiêu đó, hệ thống các
TCHNCC cần được thiết lập trong một khuôn khổ rõ ràng và đáng tin cậy và CCV – những người trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực phải hoạt động thực sự hiệu quả Không giống như luật sư, sẵn sàng xây dựng các thỏa thuận nhằm tạo lợi thế cho khách hàng của mình, CCV có chức năng như một “thẩm phán phòng ngừa”, một bên thứ ba không thiên vị bất cứ bên nào, giúp các bên soạn thảo hợp đồng và ghi nhận yêu cầu của họ một cách rõ ràng và chính xác, đồng thời ngăn chặn thỏa thuận bất công hay bất hợp pháp của các bên, đảm bảo sự công bằng cho các bên, sự nghiêm minh của pháp luật. Để trở thành CCV nói chung và CCV tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích nói riêng, cá nhân đó cần phải đảm bảo thỏa mãn tối thiểu các tiêu chuẩn được đặt ra đối với CCV theo quy định tại Điều 8 LCC 2014 Theo đó, các điều kiện này liên quan chủ yếu đến: Có bằng cử nhân luật; có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật; tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này; đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
Trong VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có những CCV gồm: Trưởng Văn phòng và CCV hợp danh, CCV làm việc theo chế độ hợp đồng Theo Giấy đăng lý hoạt động của VPCC số 41.02.0070/TP-ĐKHĐ-CC do Sở tư pháp thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố
Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 16 tháng 10 năm 2018 và cấp lần thứ 02 ngày 22 tháng 02 năm 2022 thì danh sách CCV (không bao gồm Trưởng VPCC) gồm:
- CCV hợp danh: CCV Chung Ngọc Thịnh (được bổ nhiệm theo Quyết định bổ nhiệm số 153/QĐ-BTP ngày 18/01/2012)
- CCV làm việc theo chế độ hợp đồng: CCV Nguyễn Thị Ninh (được bổ nhiệm theo Quyết định bổ nhiệm số 388/QĐ-BTP ngày 06/02/2013)
CCV Trần Thị Đào (được bổ nhiệm theo Quyết định bổ nhiệm số 590/QĐ-BTP ngày 12/4/2022)
Thứ ba là các chuyên viên nghiệp vụ.
Bên cạnh các CCV, các chuyên viên nghiệp vụ trong Văn phòng cũng có vai trò và nhiệm vụ quan trọng là hỗ trợ CCV trong Văn phòng thực hiện các công việc có liên quan đến việc xử lý công việc chính của CCV Cụ thể, các chuyên viên có nhiệm vụ và trách nhiệm trong việc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra các loại giấy tờ có hợp lệ và đầy đủ chưa, tiếp theo tiến hành soạn thảo văn bản nếu khách hàng chưa chuẩn bị dự thảo hợp đồng, nếu khách hàng đã chuẩn bị dự thảo hợp đồng thì phải rà soát lại nội dung xem tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội chưa Và soạn lời chứng theo mẫu Thông tư 01/2020/TT-BTP Đồng thời, kiểm tra các giao dịch ngăn chặn về đối tượng giao dịch trên cơ sở công chứng của Sở Tư pháp, đối chiếu xem tình trạng pháp lý của tài sản có thể làm đối tượng giao dịch được không Không những vậy, chuyên viên nghiệp vụ còn hỗ trợ trong việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Cuối cùng, hỗ trợ khách hàng điểm chỉ vào hợp đồng trước mặt CCV, hoàn tất các thủ tục để trình CCV ký vào văn bản công chứng; chuyển hồ sơ cho bộ phận đóng dấu, thu phí và trả hồ sơ sau khi đã được CCV ký.
Bởi chuyên viên nghiệp vụ cũng có trách nhiệm thực hiện một phần lớn các công việc liên quan đến chuyên môn về việc rà soát và kiểm tra nhằm thực hiện hoạt động công chứng, do đó các chuyên viên nghiệp vụ cũng cần phải đáp ứng những điều kiện nhất định về mặt kỹ năng hay kiến thức nhằm đảm bảo phục vụ tốt cho yêu cầu công việc Tại VPCC, các chuyên viên nghiệp vụ đều đảm bảo 100% đã có bằng cử nhân luật, có khả năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ, giúp việc cho các CCV, có chuyên môn phù hợp và đảm bảo Tuy nhiên, LCC 2014 lại không có quy định, yêu cầu cụ thể đối với vị trí này.
Trong VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích hiện nay có 08 thư ký nghiệp vụ, chia đều 2 tầng 4 người/1 tầng để sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, kịp thời và tận tâm nhất.
Thứ tư là nhân viên kế toán.
Nhân viên kế toán trong Văn phòng có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hoạt động tài chính của Văn phòng như tính phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác, báo cáo tài chính, chứng từ thu chi của Văn phòng Hay nói cách khác, công việc của nhân viên kế toán tại VPCC vẫn thuộc nghiệp vụ về mặt kế toán nhưng nội dung liên quan chủ yếu đến thông tin về hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng tại Văn phòng Để đảm bảo tính hiệu quả và thực hiện công việc, nhân viên kế toán tại Văn phòng đều được đào tạo về nghiệp vụ kế toán và có kinh nghiệm trong việc thực hiện các công tác thu phí, công chứng và các loại phí khác theo quy định
Trong VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích hiện nay có 2 nhân viên kế toán ngồi tại quầy, đảm bảo việc thu phí công chứng, thù lao công chứng diễn ra công khai, rõ ràng.
Thứ năm là nhân viên lưu trữ.
Nhân viên lưu trữ tại Văn phòng có trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến cho số công chứng; tiếp nhận và tổng hợp văn bản đã công chứng, chứng thực, vào sổ thụ lý, cập nhật nội dung Văn bản công chứng lên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng và hồ sơ lưu trữ tại Văn phòng một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và hoàn tất các thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ được Văn phòng quy định Đóng dấu các loại văn bản của Văn phòng; tiếp nhận, ghi chép trình lãnh đạo Văn phòng công văn đi, đến đúng quy định trong ngày Lưu trữ bảo quản hồ sơ nghiệp vụ của Văn phòng, cung cấp số liệu thông tin để tổng hợp báo cáo Sở Tư pháp và Trưởng văn phòng theo quy định Quan trọng nhất bảo đảm chế độ bảo mật theo quy định của pháp luật Không những vậy, trực tiếp thực hiện công tác trích lục theo quy định khi khách hàng có yêu cầu Nhân viên lưu trữ được đào tạo về mặt nghiệp vụ văn thư lưu trữ đảm bảo đúng quy trình, thủ tục và hồ sơ lưu trữ cần sử dụng.
Trong VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích hiện nay có 01 nhân viên lưu trữ, đến cuối ngày tổng hợp hồ sơ văn bản công chứng để cập nhật lên hệ thống, đảm bảo không sai sót, mất hồ sơ.
HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG
Công chứng Hợp đồng mua bán nhà đất/ xe gắn máy/ xe ô tô
Hợp đồng mua bán nhà đất/ xe gắn máy/ xe ô tô cần được công chứng để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch Trong một số trường hợp, công chứng hợp đồng mua bán nhà đất được pháp luật quy định là bắt buộc.
- Chuẩn bị hồ sơ bên bán: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất/ Giấy chứng nhận đăng ký xe mô tô, xe gắn máy, ô tô; Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của bên bán; Giấy kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy chứng tử (nếu đồng sở hữu của QSDĐ đã mất); Dự thảo Hợp đồng mua bán nhà đất/ xe (nếu có); Hợp đồng ủy quyền (nếu trong trường hợp ủy quyền công chứng)
- Chuẩn bị hồ sơ bên mua: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu.
- Phiếu yêu cầu công chứng (Theo mẫu cung cấp tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích).
Công chứng Hợp đồng tặng cho nhà đất
Hợp đồng tặng cho nhà đất là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên tặng cho giao quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở cho bên được tặng cho Hợp đồng tặng cho nhà đất chỉ có giá trị pháp lý khi được công chứng tại các tổ chức công chứng có thẩm quyền.
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích sẽ tư vấn pháp luật miễn phí về các điều kiện tặng cho nhà đất, trình tự, thủ tục tặng cho nhà đất, các quy định về thuế đối với việc tặng cho nhà đất như: Các trường hợp được miễn thuế và không được miễn thuế khi tặng cho nhà đất, mức thuế phải nộp trong trường hợp không được miễn thuế…
- Chuẩn bị hồ sơ bên tặng cho: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất; Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của bên tặng cho; Giấy kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (kèm Bản án ly hôn nếu đã ly hôn) hoặc Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu vợ hoặc chồng đã chết trước khi có tài sản); Giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, do được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận hay bản án phân chia tài sản (Hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản); Hợp đồng uỷ quyền tặng cho (Nếu có); Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa bên tặng cho và bên nhận tặng cho (nếu có) như: Giấy khai sinh.
- Chuẩn bị hồ sơ bên nhận: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của bên nhận tặng cho; Giấy kết hôn (nếu bên nhận tặng cho là hai vợ chồng); Giấy tờ chứng minh quan hệ với người tặng cho (Giấy khai sinh/sơ yếu lý lịch) nếu có.
- Phiếu yêu cầu công chứng (Theo mẫu cung cấp tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích)
Công chứng Hợp đồng thuê nhà
Hợp đồng cho thuê nhà ở phải được lập thành văn bản nhưng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ trường hợp có yêu cầu từ các bên của hợp đồng Tuy nhiên khuyến khích cá nhân, tổ chức khi thuê nhà chứng thực, công chứng hợp đồng thuê nhà để có thể đảm bảo quyền lợi của các bên trong quá trình thuê nhà Việc công chứng hợp đồng cho thuê nhằm tránh rủi ro cho các bên khi có phát sinh tranh chấp
- Chuẩn bị hồ sơ bên cho thuê nhà: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu; Giấy kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Hợp đồng thuê nhà đã soạn sẵn (nếu không có thể thuê VPCC soạn thảo); Hợp đồng ủy quyền (nếu được ủy quyền ký hợp đồng cho thuê).
- Chuẩn bị hồ sơ bên thuê nhà: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
- Phiếu yêu cầu công chứng (Theo mẫu cung cấp tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích)
Công chứng Hợp đồng thế chấp
Hợp đồng thế chấp tài sản là một dạng hợp đồng để đảm bảo nghĩa vụ tài sản Thông thường, hợp đồng thế chấp tài sản được ký kết giữa cá nhân, tổ chức với ngân hàng.
Theo đó, để đảm bảo người vay thực hiện nghĩa vụ trả nợ của mình, ngân hàng và người vay thường ký hợp đồng thế chấp Trong đó, người vay dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trả nợ cho ngân hàng trong khoảng thời gian nhất định Hợp đồng thế chấp được lập thành văn bản và thường các ngân hàng sẽ yêu cầu người vay thực hiện công chứng hợp đồng này Tuy nhiên, theo các văn bản đang có hiệu lực, không có quy định nào yêu cầu bắt buộc phải công chứng hợp đồng thế chấp Nhưng tại khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở và điểm a khoản 1 Điều 167 Luật Đất đai, Điều 54 Luật Công chứng đã quy định phải công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản gồm nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền với đất
- Chuẩn bị hồ sơ: Giấy tờ tuỳ thân của bên thế chấp và ngân hàng: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn; Giấy kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy tờ về tài sản: Sổ đỏ, Đăng ký xe ; Dự thảo hợp đồng thế chấp tài sản.
- Phiếu yêu cầu công chứng (Theo mẫu cung cấp tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích)
Công chứng Di chúc
Di chúc là sự bày tỏ ý chí của một người nhằm định đoạt toàn bộ tài sản thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc một phần tài sản của mình sẽ được chuyển giao cho một hoặc nhiều người sau khi người đó (người lập di chúc) chết Sự bày tỏ ý chí được thực hiện thông qua hình thức bằng văn bản (gọi là di chúc bằng văn bản), hoặc bằng lời nói miệng (gọi là di chúc miệng)
Căn cứ Điều 628 BLDS năm 2015, di chúc bằng văn bản gồm các hình thức: Không có người làm chứng, có người làm chứng, có công chứng hoặc có chứng thực.
Do đó, bên cạnh việc công chứng di chúc thì còn có nhiều hình thức di chúc khác cũng được pháp luật chấp nhận miễn là những di chúc này đáp ứng điều kiện sau đây tại Điều 630 BLDS năm 2015 để hợp pháp: Trạng thái tinh thần của người lập di chúc: Minh mẫn, sáng suốt trong khi lập di chúc, không bị lừa dối, cưỡng ép, đe doạ Nội dung của di chúc: Không trái đạo đức xã hội, không vi phạm điều cấm của luật và gồm các nội dung sau đây: Ngày, tháng, năm lập di chúc; họ tên và nơi cư trú của người lập di chúc cũng như người được hưởng di sản; di sản và nơi có di sản…Hình thức của di chúc: Có thể là văn bản hoặc di chúc miệng nhưng không được trái quy định của luật Đặc biệt, khoản 3 Điều 630 BLDS khẳng định: “Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực”.
Như vậy, di chúc chỉ bắt buộc phải công chứng nếu đó là di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ Đối với các trường hợp khác, di chúc không bắt buộc phải công chứng hay chứng thực miễn là đáp ứng đủ các điều kiện về chủ thể, nội dung… đều được coi là hợp pháp Tuy nhiên, việc công chứng di chúc giúp đảm bảo tính pháp lý của di chúc.
Chuẩn bị hồ sơ: Giấy tờ tuỳ thân của người để lại di chúc: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Dự thảo di chúc (nếu người lập di chúc đã soạn thảo sẵn); Giấy tờ về tài sản: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, sổ tiết kiệm…
Công chứng về thừa kế
Công chứng về thừa kế bao gồm: công chứng thoả thuận phân chia di sản thừa kế, công chứng khai nhận di sản thừa kế và công chứng từ chối nhận di sản thừa kế
Khoản 2 Điều 58 Luật Công chứng 2014 quy định việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng 2014, theo đó:
- Đối với hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế:
+ Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
+ Trường hợp thừa kế theo pháp luật, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế
+ Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.
- CCV phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những NYCCC đúng là người được hưởng di sản.
Nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của NYCCC,CCV tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định TCHNCC có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng theo quy định tại Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết Việc niêm yết do TCHNCC thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản.
Công chứng Thỏa thuận tài sản vợ chồng
Tài sản vợ chồng có thể tồn tại dưới các dạng: tài sản chung vợ chồng, tài sản riêng vợ chồng và đồng thời vợ chồng có thể thỏa thuận về tài sản chung/riêng dưới hình thức văn bản công chứng Vì thế, việc công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng hay công chứng phân chia tài sản vợ chồng cần được thực hiện tại VPCC.
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có chức năng công chứng các giao dịch liên quan đến tài sản vợ chồng như sau: Công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng; Công chứng Văn bản hợp nhất tài sản riêng vào tài sản chung vợ chồng; Công chứng Văn bản cam kết tài sản riêng vợ chồng.
Công chứng Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền là văn bản công chứng thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định Khoản 1 điều 142BLDS 2015 quy định: “Đại diện theo ủy quyền là đại diện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện”
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích thực hiện dịch vụ công chứng ủy quyền các giao dịch sau: Công chứng ủy quyền về bất động sản: Công chứng ủy quyền tặng cho/ chuyển nhượng/ thế chấp nhà đất/ xe gắn máy/ xe ô tô (ủy quyền có yếu tố định đoạt); Công chứng ủy quyền quản lý, sử dụng nhà đất, ủy quyền cho thuê nhà đất; Công chứng ủy quyền về thừa kế: Công chứng ủy quyền khai nhận thừa kế, ủy quyền phân chia di sản thừa kế…; Công chứng ủy quyền tham gia tranh tụng tại tòa án; …
Dịch thuật công chứng
Văn phòng dịch thuật công chứng Nguyễn Thị Ngọc Bích nhận dịch thuật công chứng, dịch thuật chứng thực bản dịch các loại văn bản như: Bằng tốt nghiệp, Học bạ, Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh, Bảng điểm, Giấy phép lái xe, Hồ sơ đấu thầu, Hợp đồng kinh tế,thương mại, Báo cáo tài chính, Hồ sơ lao động, Hồ sơ du học…từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
Sao y bản chính (chứng thực bản sao từ bản chính)
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-
CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký
Tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực chữ ký được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Ngoài ra, VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có các dịch vụ như công chứng ngoài giờ và công chứng ngoài trụ sở:
Dịch vụ công chứng ngoài giờ: Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu công chứng ngoài giờ của người dân và doanh nghiệp, đảm bảo tiến độ giao dịch được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích nhận thực hiện công chứng ngoài giờ làm việc, công chứng vào ngày nghỉ, ngày lễ tết Để sử dụng dịch vụ công chứng ngoài giờ, NYCCC cần thông báo và đặt lịch trước tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích
Dịch vụ công chứng ngoài trụ sở: VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích nhận thực hiện công chứng ngoài trụ sở căn cứ theo khoản 2 Điều 44 LCC 2014 quy định về các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở được thực hiện khi người yêu cầu gồm: Người già yếu, không thể đi lại được; Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án; Người có lý do chính đáng không thể đến trụ sở của TCHNCC.
Như vậy, VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã có đầy đủ các dịch vụ công chứng,chứng thực để hỗ trợ pháp lý tốt nhất cho khách hàng, một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, chu đáo.
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CCV, VPCC NGUYỄN THỊ NGỌC BÍCH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
Quyền và nghĩa vụ của CCV trong hoạt động công chứng
Các quy định về quyền và nghĩa vụ của CCV tại Điều 17 LCC 2014 là những quy định cơ bản nhất, thể hiện rõ nhất địa vị pháp lý CCV trong giai đoạn hiện nay.
4.1.1 Quyền của CCV trong hoạt động công chứng
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 17 LCC 2014 có quy định thì CCV có các quyền hạn như sau đây: a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng
CCV có vai trò và sứ mệnh bảo vệ sự đúng đắn và công minh của pháp luật cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân Nghề công chứng cũng là nghề phải chịu nhiều áp lực và đối mặt với không ít nguy cơ và rủi ro tiềm ẩn trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp Bảo vệ quyền và lợi ích hành nghề hợp pháp của CCV, bảo đảm hành nghề theo pháp luật là một trong những nhiệm vụ, đồng thời là quyền hạn quan trọng của Nhà nước, Hiệp Hội công chứng cũng như của Hội Công chứng các tỉnh, thành phố Để bảo đảm quyền hành nghề của CCV, Nhà nước đã đưa ra một loạt các quy định để tạo điều kiện tốt nhất cho họ trong quá trình hành nghề như được công chứng các hợp đồng, giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình, được từ chối công chứng trong những trường hợp pháp luật quy định, quyền được bồi dưỡng để nâng cao năng lực chuyên môn, quyền được mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Bên cạnh đó, Hội công chứng ở mỗi tỉnh, thành phố cũng đóng vai trò to lớn sẽ phối hợp với cộng đồng lên án các hành vi xâm phạm đến quyền hành nghề của CCV và hỗ trợ các cơ quan chức năng xử lý kịp thời, nhanh chóng, nghiêm khắc các hành vi xâm phạm quyền và lợi ích của CCV, đồng thời tham gia xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật, tạo môi trường pháp lý an toàn cho việc hành nghề công chứng. b) Tham gia thành lập VPCC hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho TCHNCC
Quy định về quyền thành lập VPCC của LCC 2014 đã có sự thay đổi theo hướng chặt chẽ hơn Luật Công chứng năm 2006 Theo đó, VPCC phải thành lập theo loại hình công ty hợp danh Ngoài ra, LCC 2014 vẫn kế thừa quy định Luật Công chứng năm 2006 khi cho phép VPCC có quyền thuê CCV làm việc theo hợp đồng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho TCHNCC hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân. c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này
Với khái niệm “công chứng” được đưa ra tại khoản 1 Điều 2 LCC 2014, thì so với Luật Công chứng năm 2006, CCV còn được mở rộng thêm phạm vi hoạt động là công chứng bản dịch giấy tờ, băn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt CCV kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ được dịch, đồng thời chứng nhận bản dịch do người được cấp phép hành nghề dịch thuật thực hiện hoặc hiệu đính, CCV và người dịch sẽ cùng chịu trách nhiệm liên đới về tính xác thực, tính hợp pháp của bản dịch sẽ nâng cao chất lượng bản dịch. d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng
Thông qua quá trình công chứng, CCV xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Để đảm bảo giao dịch các bên xác lập là không vi phạm pháp luật thì cần xác định giao dịch là xác thực và hợp pháp; việc xác định sẽ diễn ra trên cơ sở CCV tiếp xúc trao đổi với NYCCC và dựa trên các thông tin, tài liệu mà các chủ thể có liên quan cung cấp phục vụ việc công chứng Việc quy định CCV có quyền đề nghị các chủ thể liên quan cung cấp thông tin, tài liệu là cần thiết nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của những chủ thể có liên quan, giúp các bên đảm bảo an toàn pháp lý, giải quyết việc công chứng hợp đồng, giao dịch hiệu quả và tuân theo pháp luật Các tài liệu này sẽ được cung cấp cho các CCV trước khi tiến hành công chứng hợp đồng giao dịch.
Quyền này cũng được CCV VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích sử dụng để xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Cụ thể trong trường hợp NYCCC muốn công chứng hợp đồng mua bán mà người đại diện cho bên bán được ủy quyền theo hợp đồng ủy quyền đã được công chứng tại Đồng Nai, mà hệ thống công chứng chưa được liên kết toàn quốc nên không thể tra được hợp đồng ủy quyền này là đúng hay không, lúc này CCV xử lý bằng cách gọi đến VPCC tại Đồng Nai nơi đã công chứng hợp đồng ủy quyền này và hỏi về tính xác thực, hợp pháp đồng thời yêu cầu VPCC gửi văn bản xác minh đã công chứng hợp đồng ủy quyền này Từ đó có thể thấy quyền đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng rất quan trọng, có thể ngăn chặn được giao dịch giả xảy ra. đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội
Trong trường hợp phát hiện hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội thì CCV được quyền từ chối công chứng Việc từ chối công chứng phải dựa trên những căn cứ xác thực trên cơ sở quy định của pháp luật, không phụ thuộc vào cảm xúc cá nhân về dân tộc, tôn giáo, lối sống, tuổi tác, khuyết tật, nghề nghiệp hay giới tính của NYCCC Quyền từ chối công chứng là một quyền đặc biệt nhấn mạnh tính độc lập, chức năng của CCV và quyền thay mặt Nhà nước thực hiện pháp luật của CCV trên cơ sở hiểu biết thấu đáo về pháp luật và đạo đức xã hội để bảo vệ trật tự trong xã hội.
CCV của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã sử dụng quyền của mình một cách đúng quy định pháp luật Điều đó được thể hiện trong tình huống NYCCC yêu cầu công chứng hợp đồng ngoài trụ sở cụ thể là quán cà phê và CCV đã từ chối, giải thích lý do rõ ràng theo quy định Khoản 2 Điều 44 LCC 2014 về các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở được thực hiện khi người yêu cầu gồm: Người già yếu, không thể đi lại được; Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án; Người có lý do chính đáng không thể đến trụ sở của TCHNCC Trường hợp NYCCC yêu cầu công chứng tại quán cà phê là không phù hợp quy định pháp luật nên từ chối là đúng. e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan
Pháp luật luôn mở rộng quyền lợi của CCV nhằm bảo vệ và tạo điều kiện thuận lợi cho CCV trong quá trình hành nghề.
4.1.2 Nghĩa vụ của CCV trong hoạt động công chứng
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 17 LCC 2014 có quy định thì CCV có các nghĩa vụ sau đây: a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng Để đảm bảo được những mục tiêu đề ra cho các chủ thể hoạt động công chứng, pháp luật đã đưa ra nguyên tắc hành nghề công chứng yêu cầu CCV phải tuân thủ Hiến pháp, pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo đạo đức hành nghề công chứng.
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã xây dựng được một đội ngũ CCV luôn tuân thủ pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ thể hiện qua việc tận tụy với công việc, luôn tìm hiểu những quy định mới được ban hành để áp dụng thực tiễn cho chính xác, kịp thời, đáp ứng quyền lợi của người dân Đồng thời có đủ trình độ chuyên sâu và có đủ năng lực để nhận biết giấy tờ giả, nhận diện con người, ngăn chặn được hành vi trái pháp luật, đạo đức xã hội. b) Hành nghề tại một TCHNCC
Với các đặc thù của hoạt động công chứng, CCV không thể tiến hành nghề tự do như một số nghề nghiệp khác, pháp luật quy định CCV chỉ được phép hành nghề tại một TCHNCC để dễ quản lý, thanh tra, kiểm tra. c) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của NYCCC
Một mối quan hệ cởi mở và tin cậy tạo tiền đề để quyết định hiệu quả công chứng xây dựng dựa trên thái độ chuẩn mực và trung thực, tôn trọng đối với khách hàng của CCV.
CCV VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã biểu thị sự tôn trọng này qua cách lắng nghe khách hàng trình bày ý chí của mình, giải đáp những thắc mắc của khách hàng và tư vấn dựa trên bảo đảm tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của NYCCC theo quy định của pháp luật, không phải tiếp nhận vô điều kiện những đòi hỏi của các bên. d) Giải thích cho NYCCC hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho NYCCC
Trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng, các CCV nắm bắt các thông tin do NYCCC truyền tải và tư vấn pháp lý chính xác, dễ hiểu cũng như giải thích cho khách hàng hiểu rõ về quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý phát sinh của hợp đồng, giao dịch được yêu cầu công chứng Đồng thời, giải thích rõ ràng những thắc mắc của NYCCC nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của các bên, có nhận thức đúng về pháp luật có liên quan và giá trị pháp lý của văn bản công chứng trước khi CCV thực hiện hành vi công chứng Nếu phát sinh trường hợp pháp luật quy định phải từ chối công chứng, CCV cần giải thích cho các bên hiểu rõ.
Quyền và nghĩa vụ của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích
4.2.1 Quyền của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích (Điều 32 LCC 2014) a) Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với CCV của các Phòng công chứng và CCV làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại VPCC và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
Theo Giấy đăng lý hoạt động của VPCC số 41.02.0070/TP-ĐKHĐ-CC do Sở tư pháp thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 16 tháng 10 năm
2018 và cấp lần thứ 02 ngày 22 tháng 02 năm 2022 thì VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã có CCV làm việc theo chế độ hợp đồng, cụ thể gồm có: CCV Nguyễn Thị Ninh (được bổ nhiệm theo Quyết định bổ nhiệm số 388/QĐ-BTP ngày 06/02/2013); CCV Trần Thị Đào (được bổ nhiệm theo Quyết định bổ nhiệm số 590/QĐ-BTP ngày 12/4/2022). b) Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác
Nguyên tắc của việc thu phí công chứng, thù lao công chứng được ghi nhận tại Thông tư số 11/2012/TT-BTP, theo đó việc thu phí công chứng phải thu đúng, thu đủ theo quy định về sự thỏa thuận.
Theo đó, VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã niêm yết rõ ràng bảng về MỨC THU PHÍ CÔNG CHỨNG, PHÍ CHỨNG THỰC theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC và Thông tư số 111/2017/TT-BTC tại trụ sở Văn phòng Đồng thời, còn cập nhật trên website http://congchungngocbich.com/ để người dân có thể tham khảo và sử dụng dịch vụ với mức giá rõ ràng, cụ thể theo từng khung dịch vụ công chứng. c) Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu công chứng ngoài giờ của người dân và doanh nghiệp,đảm bảo tiến độ giao dịch được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện VPCC Nguyễn ThịNgọc Bích nhận thực hiện công chứng ngoài giờ làm việc, công chứng vào ngày nghỉ,ngày lễ tết Để sử dụng dịch vụ công chứng ngoài giờ, NYCCC cần thông báo và đặt lịch trước tại VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích Các mức thù lao cụ thể đã được niêm yết công khai tại Trụ sở Văn phòng và được thông báo trước cho khách hàng trước khi sử dụng dịch vụ này. d) Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích cũng sử dụng cơ sở dữ liệu từ phần mềm quản lý hồ sơ công chứng của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh (CENM) để khai thác thông tin, tra cứu thông tin giao dịch, tra cứu ngăn chặn Từ cơ sở dữ liệu này, các CCV của văn phòng sẽ có đầy đủ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trong phạm vi hành chính thành phố Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó hạn chế được tối đa rùi ro cho giao dịch, NYCCC cũng như CCV khi thực hiện việc chứng nhận giao dịch đó Ngoài ra, VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích còn sử dụng thêm phần mềm Notary để quản lý nội bộ hồ sơ của Văn phòng đã công chứng nhằm giúp tìm kiếm và tra cứu nhanh hơn đối với các trường hợp NYCCC cần sao lục lại hợp đồng. e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan
Ngoài phí công chứng, thù lao công chứng thì VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích còn có thể thu các chi phí khác như phí xác minh, phí giám định hoặc công chứng ngoài trụ sở
4.2.2 Nghĩa vụ của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích (Điều 33 LCC 2014) a) Quản lý CCV hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đã xây dựng quy chế quản lý công chứng phù hợp, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Đồng thời, luôn kiểm tra, giám sát hoạt động CCV chặt chẽ. b) Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích luôn thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ đóng thuế, các quy định của pháp luật về tài chính nhà nước quy định đối với hoạt động công chứng như việc sử dụng phí, thù lao công chứng, thực hiện nghiêm túc việc ghi biên lai hóa đơn đối với các khoản thu Mỗi dịch vụ công chứng đều có kèm theo phiếu kê khai từng khoản tiền cụ thể, sau đó NYCCC sẽ thanh toán theo phiếu này và nhận hồ sơ đã công chứng. Trình tự rất chặt chẽ, không có tình trạng thất thoát, sai sót Bên cạnh đó, thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về thống kê, lập đúng các sổ thống kê mà nhà nước quy định đối với hoạt động công chứng như: sổ thụ lý, sổ quản lý hồ sơ c) Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
Giờ làm việc của VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích đúng với quy định tại Điều 105 Bộ luật Lao động 2019: Thứ Hai đến Thứ Sáu 08:00–17:00, Thứ Bảy 08:00–12:00, Chủ Nhật đóng cửa. d) Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp NYCCC, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có niêm yết công khai tại trụ sở về lịch làm việc, thủ tục công chứng theo đúng trình tự và thủ tục mà pháp luật quy định Ngoài ra còn niêm yết rõ các khoản thu và mức thu mà nhà nước cho phép được thu để NYCCC được biết. e) Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại cho NYCCC đối với những lỗi mà CCV, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng.
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp là loại hình bảo hiểm bắt buộc Việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của TCHNCC Sau khi mua bảo hiểm hoặc thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm trong vòng 10 ngày TCHNCC phải thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của CCV cho Sở Tư pháp. f) Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
Bên cạnh đó, TCHNCC cũng phải có nghĩa vụ quản lý người tập sự hành nghề công chứng một cách chặt chẽ, như: có phân công phân nhiệm CCV hướng dẫn, cử người quản lý đối với người tập sự hành nghề công chứng g) Tạo điều kiện cho CCV của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
Việc bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm là nghĩa vụ và cũng là quyền của CCV VPCC Nguyễn Thị Ngọc Bích có tạo điều kiện thuận lợi để CCV được thực hiện quyền này Như bố trí thời gian làm việc, phân công công việc để CCV có thời gian tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Trong thời gian CCV đi bồi dưỡng nghiệp vụ, TCHNCC không được trừ lương của CCV. h) Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.