MỤC TIÊU Hệ thống quản lý khách sạn Hotel Management System - HMS là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để giúp các khách sạn và cơ sở lưu trú quản lý các hoạt động hàng ngày như đặt p
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ TRƯỜNG CÔNG NGHỆ TT & TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN
BÁO CÁO KẾT QUẢ NGUYÊN LÝ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KHÁCH SẠN
LỚP HỌC PHẦN DC2296N1, NHÓM 3
3 Nguyễn Thị Cẩm Tiên DC2296N518
HỌC KỲ 1, NĂM HỌC 2024-2025
Trang 2MỤC LỤC
1.1 MỤC TIÊU 2
1.2 ĐẶC TẢ YÊU CẦU 2
CHƯƠNG 2: SƠ ĐỒ USE CASE 3 2.1 SƠ ĐỒ USE CASE 3
2.2 ĐẶC TẢ UC 3
2.2.1 UC1: Ghi Nhận Thông Tin Đặt Phòng 3
2.2.2 UC1: Xuất Hóa Đơn Cho Khách 3
CHƯƠNG 3: SƠ ĐỒ LỚP 6 CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 7 4.1 Đánh giá kết quả đạt được 7
4.2 Nêu hạn chế và hướng phát triển 7
Trang 3CHƯƠNG 1: ĐẶC TẢ HỆ THỐNG 1.1 MỤC TIÊU
Hệ thống quản lý khách sạn (Hotel Management System - HMS) là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để giúp các khách sạn và cơ sở lưu trú quản lý các hoạt động hàng ngày như đặt phòng, check-in, check-out, quản lý khách hàng, và các dịch vụ bổ sung Hệ thống này có thể có nhiều thành phần dữ liệu và thành phần xử lý khác nhau
để đảm bảo việc vận hành hiệu quả Dưới đây là mô tả chi tiết về các thành phần dữ liệu và thành phần xử lý của hệ thống quản lý khách sạn
1.2 ĐẶC TẢ YÊU CẦU
Thành phần dữ liệu (Data Components)
Các thành phần dữ liệu là nơi chứa thông tin cần thiết cho hệ thống quản lý khách sạn hoạt động Chúng bao gồm:
a Thông tin khách hàng (Customer Information)
● Dữ liệu: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email, quốc tịch, loại khách (doanh nhân,
du lịch, hội nghị, v.v.), thông tin thẻ tín dụng
● Mục đích: Lưu trữ thông tin liên lạc và hồ sơ khách hàng để dễ dàng theo dõi
và hỗ trợ khi cần thiết
b Thông tin phòng (Room Information)
● Dữ liệu: Mã phòng, loại phòng (đơn, đôi, suite, v.v.), trạng thái phòng (đã đặt,
trống, đã dọn vệ sinh), giá phòng, tiện nghi phòng (Wi-Fi, TV, minibar, v.v.)
● Mục đích: Quản lý số lượng phòng có sẵn, tình trạng phòng, và thông tin liên
quan đến các phòng cụ thể
c Thông tin đặt phòng (Booking Information)
● Dữ liệu: Mã đặt phòng, khách hàng, ngày đến, ngày đi, phòng đã đặt, số lượng
người, yêu cầu đặc biệt (nếu có)
● Mục đích: Lưu trữ các đặt phòng của khách hàng, từ khi tạo đặt phòng cho đến
khi khách hoàn tất thanh toán
d Thông tin thanh toán (Payment Information)
● Dữ liệu: Chi tiết thanh toán, phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng,
chuyển khoản), số tiền đã thanh toán, hóa đơn
● Mục đích: Theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng và đảm bảo việc
thanh toán được xử lý chính xác
Trang 4CHƯƠNG 2: SƠ ĐỒ USE CASE 2.1 SƠ ĐỒ USE CASE
2.2 ĐẶC TẢ UC
2.2.1 UC1: Ghi Nhận Thông Tin Đặt Phòng
Trang 5a Giao diện – Người máy
b Đặc tả UC
● Input: Tên, Số điện thoại, Ngày nhận phòng, giờ nhận phòng, dịch vụ, biển số
xe
● OutPut: Thông báo thêm thành công
c Sơ đồ tuần tự
Trang 6d Sơ đồ lớp liên quan
2.2.2 UC2: Xuất hóa đơn cho khách
Trang 7a Giao diện – Người máy
b Đặc tả UC
● Input: nhập vào mã hóa đơn
● OutPut: Thông báo xuất thành công
c Sơ đồ tuần tự
Trang 8d Sơ đồ lớp liên quan
Trang 9CHƯƠNG 3: SƠ ĐỒ LỚP
Trang 10CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 4.1 Đánh giá kết quả đạt được
■ A Hiệu quả quản lý và vận hành
● Tối ưu hóa quy trình đặt phòng: Hệ thống có giúp giảm thời gian và chi phí
cho việc xử lý đặt phòng? Việc quản lý đặt phòng và trả phòng có trở nên
nhanh chóng và dễ dàng hơn không?
● Quản lý phòng hiệu quả: Hệ thống có giúp theo dõi tình trạng phòng chính
xác (phòng trống, phòng đã đặt, phòng đã sử dụng)? Điều này giúp tránh tình trạng đặt chồng phòng hoặc thiếu phòng
● Quản lý yêu cầu khách hàng: Hệ thống có hỗ trợ việc theo dõi và xử lý các
yêu cầu, phản hồi từ khách hàng, ví dụ như yêu cầu dịch vụ phòng, thay đổi giờ nhận phòng, hay phản ánh về chất lượng dịch vụ không?
■ B Tăng trưởng doanh thu và giảm chi phí
● Gia tăng doanh thu: Hệ thống có giúp tăng doanh thu không? Chẳng hạn, việc
quản lý giá phòng động (dynamic pricing) có giúp tối đa hóa doanh thu từ các phòng trống trong mùa thấp điểm không?
● Giảm chi phí vận hành: Hệ thống có giúp giảm bớt công sức và chi phí nhân
sự không, chẳng hạn bằng cách tự động hóa một số quy trình quản lý, như kiểm tra tình trạng phòng, thanh toán trực tuyến?
■ C Trải nghiệm người dùng
● Dễ sử dụng và giao diện thân thiện: Hệ thống có giao diện dễ sử dụng cho
nhân viên và khách hàng không? Các thao tác được thực hiện nhanh chóng, trực quan và không gây nhầm lẫn cho người sử dụng?
● Tính năng hỗ trợ khách hàng: Hệ thống có cung cấp các công cụ để nâng cao
trải nghiệm khách hàng, ví dụ như đặt phòng trực tuyến, các phương thức thanh toán linh hoạt, và các chương trình khuyến mãi?
■ D Báo cáo và phân tích
● Chức năng báo cáo: Hệ thống có cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu,
tình trạng phòng, hiệu suất nhân viên không? Các báo cáo có giúp ban quản lý đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng không?
● Dự đoán và phân tích: Hệ thống có khả năng phân tích dữ liệu để dự đoán
nhu cầu khách hàng trong tương lai, từ đó giúp tối ưu hóa chiến lược giá và quản lý phòng?
Trang 11■ E Khả năng tích hợp và mở rộng
● Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống có dễ dàng tích hợp với các công
cụ hoặc phần mềm khác không, ví dụ như các hệ thống thanh toán, hệ thống quản lý tài chính, hay các dịch vụ của bên thứ ba như Uber, Grab?
● Khả năng mở rộng: Hệ thống có thể mở rộng dễ dàng khi khách sạn phát triển
không? Ví dụ, có thể thêm tính năng, thêm khách sạn, hay mở rộng quy mô mà không gặp vấn đề gì?
■ G Bảo mật và độ tin cậy
● Bảo mật thông tin khách hàng: Hệ thống có đảm bảo bảo mật cho dữ liệu
của khách hàng, ví dụ như thông tin thẻ tín dụng, địa chỉ cá nhân, và lịch sử đặt phòng không?
● Độ tin cậy và khả năng hoạt động liên tục: Hệ thống có độ ổn định cao, ít gặp
sự cố không? Khả năng xử lý khối lượng công việc lớn (ví dụ vào mùa cao điểm) có được đảm bảo không?
■ J Phản hồi từ người sử dụng
● Phản hồi từ nhân viên: Nhân viên có cảm thấy hệ thống giúp họ làm việc
hiệu quả hơn không? Họ có gặp khó khăn gì khi sử dụng hệ thống không?
● Phản hồi từ khách hàng: Khách hàng có dễ dàng sử dụng các dịch vụ trực
tuyến (đặt phòng, thanh toán, yêu cầu dịch vụ) không? Họ có hài lòng với sự hỗ trợ của hệ thống?
■ K Khả năng hỗ trợ và bảo trì
sự cố không? Thời gian phản hồi và giải quyết vấn đề có nhanh chóng và hiệu quả không?
gián đoạn hoạt động của khách sạn không?
6.1 Nêu hạn chế và hướng phát triển
■ I Hạn chế của hệ thống quản lý khách sạn
1 Khả năng tích hợp hạn chế
○ Một số hệ thống quản lý khách sạn có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp với các phần mềm khác (như hệ thống thanh toán, phần mềm kế toán, hay các ứng dụng bên thứ ba như hệ thống quản lý du lịch)
Trang 12○ Hướng khắc phục: Cải thiện tính linh hoạt của hệ thống bằng
cách tích hợp các API (Giao diện lập trình ứng dụng) mở để dễ dàng kết nối với các phần mềm và dịch vụ bên ngoài
2 Chi phí đầu tư và duy trì cao
○ Các hệ thống quản lý khách sạn phức tạp và đầy đủ tính năng có thể yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu lớn, cùng với chi phí duy trì và cập nhật phần mềm định kỳ
○ Hướng khắc phục: Cải thiện tính hiệu quả chi phí bằng cách lựa
chọn các giải pháp phần mềm đám mây (cloud-based) thay vì các
hệ thống cài đặt tại chỗ, giúp giảm chi phí đầu tư và bảo trì
3 Khả năng mở rộng hạn chế
○ Khi khách sạn mở rộng hoặc thêm nhiều chi nhánh, hệ thống có thể gặp khó khăn trong việc quản lý quy mô lớn và tích hợp thông tin từ nhiều cơ sở
○ Hướng khắc phục: Xây dựng các phiên bản phần mềm có khả
năng mở rộng linh hoạt, cho phép quản lý nhiều chi nhánh và phân phối dữ liệu dễ dàng, với các công cụ quản lý tập trung
4 Thiếu tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ
○ Một số hệ thống chưa tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ để giúp dự đoán xu hướng và tối ưu hóa các chiến lược quản lý
○ Hướng khắc phục: Tích hợp thêm các công cụ phân tích và trí
tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ dự đoán nhu cầu khách hàng, xu hướng đặt phòng, và tối ưu hóa chiến lược giá cả
5 Khả năng bảo mật chưa mạnh mẽ
○ Việc bảo vệ dữ liệu của khách hàng (như thông tin thẻ tín dụng, thông tin cá nhân) trong hệ thống đôi khi không đủ mạnh, gây lo ngại về bảo mật
○ Hướng khắc phục: Cập nhật và nâng cao các biện pháp bảo
mật, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và bảo vệ chống tấn công mạng để bảo vệ thông tin khách hàng và các giao dịch
6 Khó sử dụng đối với nhân viên không quen công nghệ
○ Nhân viên không quen với công nghệ hoặc phần mềm có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống, dẫn đến việc sai sót trong quy trình và mất thời gian đào tạo
○ Hướng khắc phục: Thiết kế giao diện người dùng (UI) đơn giản,
dễ sử dụng và dễ học Cung cấp các khóa đào tạo liên tục và hỗ trợ trực tuyến để giúp nhân viên làm quen với hệ thống nhanh chóng
Trang 137 Chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng
○ Một số hệ thống không cung cấp đầy đủ tính năng phục vụ nhu cầu của khách hàng như đặt phòng trực tuyến, yêu cầu dịch vụ qua ứng dụng di động, hay thanh toán linh hoạt
○ Hướng khắc phục: Cải tiến giao diện người dùng (UI/UX) để
khách hàng có thể dễ dàng truy cập và thực hiện các dịch vụ online như đặt phòng, thanh toán, yêu cầu dịch vụ, và đánh giá trải nghiệm
■ II Hướng phát triển hệ thống quản lý khách sạn
1 Áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine
Learning)
○ AI có thể giúp phân tích và dự đoán xu hướng khách hàng, tối ưu hóa giá phòng (dynamic pricing), và cải thiện các chiến lược marketing cá nhân hóa Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng
○ Ví dụ: AI có thể đề xuất phòng cho khách hàng dựa trên sở thích của họ trong các lần lưu trú trước, hoặc dự đoán thời điểm có thể giảm giá phòng để lấp đầy lượng phòng trống
2 Phát triển ứng dụng di động cho khách hàng và nhân viên
○ Cung cấp ứng dụng di động cho khách hàng để họ có thể đặt phòng, yêu cầu dịch vụ, thanh toán, và nhận thông báo trong suốt quá trình lưu trú Đồng thời, phát triển ứng dụng cho nhân viên giúp họ quản lý công việc một cách linh hoạt và nhanh chóng hơn
○ Ví dụ: Khách hàng có thể sử dụng ứng dụng để mở cửa phòng, đặt đồ ăn, yêu cầu dịch vụ dọn phòng mà không cần gọi lễ tân
3 Tăng cường khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài
○ Đảm bảo hệ thống có thể dễ dàng tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba như các kênh bán phòng (OTA), công ty vận chuyển,
hệ thống CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng), hoặc các nền tảng đánh giá như TripAdvisor hay Google Reviews
○ Điều này giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng và mở rộng mạng lưới kinh doanh
4 Cải thiện khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu
○ Phát triển các tính năng báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu nâng cao Các công cụ phân tích có thể giúp chủ khách sạn hiểu rõ hơn về khách hàng của họ, hành vi tiêu dùng, và hiệu quả các chiến lược kinh doanh
Trang 14○ Ví dụ: Hệ thống có thể cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ đặt phòng, mức độ hài lòng của khách hàng, hiệu suất của nhân viên,
và các yếu tố tác động đến doanh thu
5 Tăng cường bảo mật và tuân thủ quy định
○ Đảm bảo hệ thống tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư, đặc biệt là với các thông tin nhạy cảm của khách hàng như theo Quy định Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Liên minh Châu
Âu (GDPR) hay các tiêu chuẩn bảo mật PCI-DSS đối với thanh toán thẻ tín dụng
○ Cập nhật thường xuyên các biện pháp bảo mật và sử dụng mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu
6 Tích hợp công nghệ IoT (Internet of Things)
○ Sử dụng thiết bị IoT để theo dõi và kiểm soát các yếu tố trong khách sạn như nhiệt độ phòng, ánh sáng, mức độ tiêu thụ điện,
và an ninh Điều này không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng (ví dụ, điều chỉnh nhiệt
độ phòng tự động theo sở thích của khách)
7 Phát triển chiến lược marketing số
○ Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn để triển khai các chiến lược marketing trực tuyến hiệu quả hơn, chẳng hạn như gửi email marketing, thông báo khuyến mãi qua ứng dụng di động, hay tạo các chiến dịch quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội
Trang 15● TÀI LIỆU THAM KHẢO
■ 1 Tài liệu về Hệ thống Quản lý Khách sạn (Hotel Management Systems)
● "Hotel Management System Overview": Cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ
thống quản lý khách sạn, các chức năng cơ bản và cách hệ thống giúp cải thiện hiệu quả vận hành
○ https://www.weareplanet.com/blog/hotel-management-system-guide
● "How Hotel Management Systems Work": Giới thiệu về các thành phần và
các tính năng của hệ thống quản lý khách sạn hiện đại, bao gồm quản lý phòng, đặt phòng trực tuyến và các giải pháp tối ưu hóa doanh thu
○ https://www.bookingninjas.com/blog/how-hotel-management-works
■ 2 Báo cáo về xu hướng công nghệ trong ngành khách sạn
● "The Future of Hotel Technology": Một báo cáo chi tiết về xu hướng công
nghệ sẽ ảnh hưởng đến ngành khách sạn trong tương lai, bao gồm AI, IoT, và
hệ thống quản lý khách sạn hiện đại
○ https://hospitalityinsights.ehl.edu/future-tech-hospitality
● "Top 10 Hotel Technology Trends for 2024": Báo cáo về các xu hướng công
nghệ đang thay đổi ngành khách sạn, từ việc sử dụng AI cho đến chiến lược marketing số
○ https://prismm.com/blog/top-10-hospitality-technology-trends-in-2024
■ 3 Các tài liệu về phân tích và tối ưu hóa doanh thu trong ngành khách sạn
● "Revenue Management for Hotels": Giới thiệu về quản lý doanh thu trong
khách sạn, bao gồm cách tối ưu hóa giá phòng và chiến lược doanh thu thông qua hệ thống quản lý
○ https://www.siteminder.com/r/hotel-revenue-management/
● "Dynamic Pricing in the Hotel Industry": Tài liệu hướng dẫn về cách sử
dụng giá động (dynamic pricing) trong ngành khách sạn để tối ưu hóa doanh thu
○ https://www.siteminder.com/r/hotel-dynamic-pricing/
■ 4 Tài liệu về bảo mật và bảo vệ dữ liệu trong hệ thống khách sạn
● "Hotel Data Security and Privacy": Hướng dẫn về các biện pháp bảo mật và
bảo vệ dữ liệu khách hàng trong ngành khách sạn, đặc biệt là các hệ thống quản
lý khách sạn
○ https://www.revinate.com/blog/hotel-data-security/
Trang 16● "Cybersecurity in the Hospitality Industry": Bài viết về những nguy cơ bảo
mật và các giải pháp phòng ngừa trong ngành khách sạn
○ https://www.upguard.com/blog/cybersecurity-in-the-hospitality-industry