THÔNG TIN CẬP NHẬTSo với phiên bản trước, tài liệu lần này cập nhật tháng 6/2025 đã điều chỉnh bổ sung những nội dung sau: - Chức năng Giao việc KPI và ghi nhật ký công việc khi tạo luồn
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Quản lý danh mục loại công việc
a) Chức năng được thiết kế tại vị trí sau: b) Chức năng cho phép quản trị hệ thống thực hiện các tác vụ sau:
Tạo mới loại công việc;
Tải lại danh sách loại công việc;
Tìm kiếm loại công việc theo từ khóa dựa trên các tiêu chí lọc: Tên loại công việc, Mã loại công việc
Quản lý phân quyền người dùng
Để tích hợp thêm chức năng quản lý nhật ký công việc trên E-Office, hệ thống bổ sung thêm nhóm quyền người dùng là Lãnh đạo KPI.
Quản trị cấu hình thêm nhóm quyền Lãnh đạo KPI cho các tài khoản người dùng được quyền giao việc và đánh giá công việc hoàn thành.
Để hiển thị tài khoản lãnh đạo trong nhóm người thẩm định đánh giá công việc, bạn cần quản trị cấu hình bằng cách thêm thông tin "Lãnh đạo (Phòng/ĐV)" trong phần thông tin cá nhân của người dùng Việc cập nhật này giúp xác định rõ vai trò lãnh đạo trong hệ thống đánh giá, nâng cao tính chính xác và hiệu quả của quá trình quản lý Thực hiện chỉnh sửa cấu hình dễ dàng và đảm bảo các thông tin liên quan đến lãnh đạo được hiển thị đầy đủ, hỗ trợ công tác quản lý nhân sự một cách bài bản và chuyên nghiệp.
Để đảm bảo dữ liệu thống kê KPI xuất đầy đủ và chính xác danh sách người dùng của cơ quan/đơn vị trực thuộc, quản trị viên đơn vị cần rà soát và cấu hình chính xác trường thông tin [Phòng ban/Đơn vị chính] trên tài khoản cá nhân của người dùng Việc này giúp đảm bảo dữ liệu thống kê chính xác, hỗ trợ đánh giá hiệu quả làm việc và quản lý nhân sự đúng quy trình Kiểm tra và cập nhật thông tin đầy đủ là bước quan trọng để duy trì hệ thống dữ liệu chính xác, phục vụ các báo cáo KPI một cách hiệu quả và minh bạch.
Cấu hình phân quyền loại công việc
Chức năng được thiết kế tại vị trí sau:
Chức năng cho phép quản trị gán loại công việc cho người dùng theo phòng/đơn vị/ cơ quan;
Bạn có thể chọn một hoặc nhiều loại công việc trong danh sách hoặc thậm chí chọn tất cả các loại công việc để gán cho một hoặc nhiều người dùng trong một lần thao tác dễ dàng Điều này giúp quá trình phân công công việc trở nên linh hoạt và tiết kiệm thời gian, phù hợp với nhiều tình huống khác nhau trong quản lý nhân sự Việc chọn nhiều loại công việc cùng lúc còn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo mọi nhiệm vụ được phân bổ đồng bộ.
Hỗ trợ cho phép tìm kiếm nhanh theo tên cá nhân, tên loại công việc.
Quản lý ngày nghỉ lễ
a) Chức năng được thiết kế tại vị trí sau: b) Chức năng cho phép quản trị hệ thống thực hiện các tác vụ sau:
Tải lại danh sách ngày nghỉ lễ;
Tìm kiếm ngày nghỉ theo từ khóa dựa trên tiêu chí lọc: Tên ngày nghỉ
Import Danh Mục Loại Công việc (DMLCV)
Trước khi thực hiện import DMLCV và cấu hình phân công loại công việc cho cán bộ, công chức, viên chức theo danh mục mới, admin đơn vị cần thông báo tạm ngừng sử dụng các chức năng KPI để tránh lỗi phát sinh Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, người dùng cần chuẩn bị sẵn file Excel phù hợp cho việc import dữ liệu.
Các cột Mã, Tên công việc, Tên Sản phẩm, Mức độ phức tạp, Thời gian và Ghi chú đều lấy thông tin từ danh sách DMLCV đã được Sở Nội vụ và Ban Tổ chức duyệt Đây là dữ liệu chính xác và đáng tin cậy để đảm bảo quy trình công việc diễn ra thuận lợi Việc cập nhật đầy đủ các thông tin này giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý công việc.
- Các cột Mã đơn vị, Mã quản lý, Tên đơn vị lấy thông tin từ cấu hình đơn vị (Chi tiết xem hình dưới):
- Cột Loại: Lãnh đạo = 2, Chuyên viên= 1, Khác = 3
Khi xây dựng file danh mục import, cơ quan cần tham chiếu đến file mẫu do sở KHCN cung cấp để đảm bảo file danh mục có đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và phù hợp của dữ liệu trước khi thực hiện quá trình nhập khẩu Tham khảo file mẫu là bước quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của sở KHCN, từ đó tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu.
Sheet DUNGCHUNG chủ yếu cập nhật điều chỉnh bổ sung các mã đơn vị, mã quản lý và tên đơn vị, trong khi các dữ liệu dùng chung khác vẫn giữ nguyên vì tất cả các cơ quan, đơn vị và địa phương đều có dữ liệu giống nhau Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương Các cập nhật này góp phần tối ưu hóa quá trình theo dõi và xử lý thông tin liên quan đến các đơn vị trong hệ thống.
- Dữ liệu các ô không được có ký tự xuống dòng b Import DMLCV
Admin đơn vị thực hiện thao tác theo các bước sau:
Truy cập menu Quản lý danh mục, chọn Import Danh mục:
Thông báo thành công c Cấu hình phân công lại DMLCV
Sau khi nhập khẩu thành công danh mục mới, quản trị viên (Admin) đơn vị cần truy cập vào phần cấu hình phân công loại công việc để cập nhật và gán lại loại công việc phù hợp cho các cán bộ thuộc đơn vị theo danh mục loại công việc mới đã được thêm vào hệ thống Việc này giúp đảm bảo phân chia công việc rõ ràng, chính xác, nâng cao hiệu quả quản lý và công tác phân bổ nhiệm vụ của cán bộ trong đơn vị.
CHỨC NĂNG DÀNH CHO LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ
Tạo giao việc từ cây công việc
Chức năng này giúp lãnh đạo dễ dàng giao việc cho chuyên viên ghi nhật ký ngay tại bước chuyển xử lý công việc Đồng thời, lãnh đạo có thể xác định luôn loại công việc, mức độ phức tạp và giờ chuẩn ngay từ khi giao nhiệm vụ Điều này nâng cao hiệu quả quản lý công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Các bước thao tác như sau:
- Lãnh đạo truy cập vào luồng công việc đang xử lý hoặc công việc chưa xử lý
- Lãnh đạo bấm nút Xử lý
Để tạo công việc hiệu quả, cần nhập nội dung giao việc, đính kèm file (nếu có), chọn người nhận việc, và điền các thông tin để ghi nhật ký như theo dõi giao việc KPI, hạn xử lý, và loại công việc Quá trình này cần thực hiện theo trình tự hợp lý để đảm bảo quản lý công việc chặt chẽ và dễ dàng theo dõi tiến độ.
- Bấm nút Chuyển đi để hoàn thành thao tác.
(Công việc giao thành công sẽ được hiển thị tại menu Quản lý KPI/Công việc đã giao.)
Tạo giao việc ngẫu nhiên
Trong trường hợp công việc cần giao cho chuyên viên xử lý không có trên luồng công văn đến, lãnh đạo có thể trực tiếp tạo giao việc KPI để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả Việc này giúp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và duy trì tiến độ công việc phù hợp Giao việc KPI là giải pháp linh hoạt khi không có sẵn trong hệ thống, hỗ trợ lãnh đạo quản lý công việc một cách chủ động, tiện lợi và hiệu quả hơn.
Chọn Menu công việc đã giao
Bấm nút Giao Công việc trên thanh công cụ
Nhập nội dung công việc giao chuyên viên thực hiện theo biểu mẫu như sau:
(Công việc giao thành công sẽ được hiển thị tại menu Quản lý KPI/Công việc đã giao.)
Duyệt công việc hoàn thành
Chức năng này cho phép lãnh đạo xét duyệt các dữ liệu chuyên viên đã tự kê khai trong quá trình cập nhật nhật ký công việc
Thông tin dữ liệu lãnh đạo xét duyệt bao gồm số lượng sản phẩm, thời gian thực hiện, % mức độ hoàn thành chất lượng và % mức độ hoàn thành tiến độ Trong trường hợp dữ liệu do chuyên viên kê khai chưa phù hợp, lãnh đạo sẽ cập nhật và điều chỉnh dữ liệu sau đó để sử dụng tính điểm KPI công việc Công thức tính điểm KPI công việc đã được cập nhật trong mục VI của tài liệu Để duyệt công việc hoàn thành, lãnh đạo truy cập menu Quản lý KPI/Đánh giá công việc và thực hiện các thao tác theo thứ tự hướng dẫn trong hình.
Duyệt công việc từ cây công việc
Chức năng này cung cấp lối tắt để cho phép lãnh đạo duyệt công việc hoàn thành ngay trên luồng xử lý công việc của lãnh đạo.
Các bước thao tác như sau:
- Lãnh đạo truy cập luồng công việc xử lý và bấm nút Xử lý
- Bấm nút Duyệt công việc ghi nhật ký:
- Hệ thống hiện giao diện đánh giá và lãnh đạo thực hiện đánh giá tương tự như hướng dẫn tại mục 4 phần này.
Tạo nhật ký công việc cá nhân
Hệ thống thiết kế chức năng này phù hợp khi lãnh đạo đảm nhiệm vai trò chuyên viên, trực tiếp thực hiện công việc và cần ghi nhật ký công việc để theo dõi tiến độ Việc ghi nhật ký giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn và đồng bộ trong tổ chức Thiết kế hệ thống phù hợp giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý và kiểm soát các hoạt động hàng ngày, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.
Thao tác chức năng hoàn toàn tương tự chức năng tạo nhật ký công việc cá nhân của chuyên viên tại mục III.1
Lưu ý quan trọng dành cho việc ghi nhật ký của lãnh đạo: nếu người đánh giá đồng thời là người tạo và thực hiện công việc, hệ thống ghi nhật ký sẽ tự ghi nhận và lãnh đạo không cần phải thực hiện đánh giá Điều này giúp đơn giản hóa quy trình ghi nhận và giảm thiểu công việc đánh giá thủ công Việc tự động hóa trong ghi nhật ký đảm bảo tính chính xác và thuận tiện cho lãnh đạo trong quá trình quản lý công việc.
Theo dõi công việc đã giao
Để theo dõi các công việc đã giao, lãnh đạo truy cập menu Quản lý KPI/Công việc đã giao.
- Giao diện theo dõi hiển thị danh sách công việc đã giao, trạng thái thời hạn và trạng thái hoàn thành;
- Cho phép lọc hiển thị danh sách theo đơn vị, theo cá nhân.
Theo dõi công việc đã đánh giá
Để theo dõi các công việc lãnh đạo đã duyệt hoặc đánh giá, lãnh đạo cần truy cập vào menu Quản lý KPI/Đánh giá công việc Họ có thể lọc dữ liệu một cách dễ dàng để xem các công việc đã được phê duyệt hoặc đánh giá, giúp quản lý hiệu quả các tiến trình công việc Việc sử dụng chức năng lọc dữ liệu trong hệ thống là cách tối ưu để theo dõi trạng thái công việc và đảm bảo các mục tiêu được thực hiện đúng kế hoạch.
Sau khi bấm nút Tìm, hệ thống sẽ lọc và hiển thị danh sách công việc đã đánh giá.
Từ chối duyệt công việc hoàn thành
Trong trường hợp công việc của chuyên viên thông báo hoàn thành chưa đáp ứng yêu cầu, hệ thống có chức năng cho phép lãnh đạo từ chối duyệt ngay trên giao diện đánh giá công việc, đảm bảo quy trình kiểm soát chặt chẽ và nâng cao hiệu quả quản lý công việc.
Các bước thao tác như sau:
- Trên màn hình đánh giá công việc, lãnh đạo nhập lý do từ chối;
- Bấm nút Từ chối duyệt
Khi lãnh đạo từ chối duyệt thành công, công việc sẽ được trả về trạng thái chưa hoàn thành cho chuyên viên Chuyên viên tiếp tục xử lý công việc, ghi nhật ký và cập nhật tình trạng để đảm bảo tiến trình hoàn tất đúng tiến độ Việc này giúp duy trì tính liên tục trong quản lý công việc và đảm bảo các yêu cầu được đáp ứng đầy đủ.
Thay đổi người thẩm định
Để thay đổi người thẩm định (người đánh giá), lãnh đạo truy cập menu Quản lý KPI/Công việc đã giao, thực hiện các bước như sau:
Xuất hiện hộp thoại, chọn “Người thẩm định mới” và bấm “Lưu lại”
Sau khi bấm lưu lại thì công việc này sẽ chuyển đến người thẩm định mới để theo dõi và thẩm định.
Đánh giá lại công việc đã duyệt
Khi công việc đã được duyệt nhưng cần sửa đổi nội dung, hệ thống cho phép lãnh đạo thực hiện duyệt lại công việc Để thực hiện thao tác này, lãnh đạo truy cập vào menu Quản lý KPI/Đánh giá công việc và thực hiện các bước cần thiết để cập nhật hoặc chỉnh sửa nội dung đã duyệt trước đó Tính năng duyệt lại giúp đảm bảo tính chính xác và phù hợp của công việc, phù hợp với yêu cầu điều chỉnh sau khi đã được phê duyệt ban đầu.
Tiếp theo, tích vào công việc cần đánh giá lại và chọn “Đánh giá”:
- Thao tác chức năng tiếp theo hoàn toàn tương tự chức năng tạo nhật ký công việc cá nhân của chuyên viên tại mục “3 Duyệt công việc hoàn thành”
Giao việc KPI và ghi nhật ký công việc khi tạo luồng công việc mới
Chức năng cho phép lãnh đạo giao việc KPI và ghi nhật ký công việc khi tạo mới luồng công việc, đặc biệt trong những trường hợp công việc không bắt nguồn từ luồng văn bản đến Tính năng này giúp quản lý công việc hiệu quả hơn và nâng cao sự kiểm soát trong quá trình xử lý công việc Việc ghi nhật ký công việc đảm bảo việc theo dõi tiến trình và đánh giá hiệu quả làm việc dễ dàng hơn Đây là giải pháp tối ưu để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong công tác quản lý dự án và công việc hàng ngày.
Lãnh đạo giao nhiệm vụ cho viên chức thực hiện công việc tham mưu văn bản ngay từ bước tạo mới luồng công việc, đảm bảo quy trình minh bạch và hiệu quả Đồng thời, lãnh đạo thiết lập các KPI liên quan và ghi nhật ký công việc KPI theo trình tự các bước đã định hướng Việc này giúp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất làm việc của viên chức và đảm bảo mục tiêu đề ra được thực hiện đúng hạn Sử dụng hệ thống KPI và nhật ký công việc sẽ hỗ trợ nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình công việc của tổ chức.
- Công việc KPI giao cho viên chức thực hiện tương ứng với 1 loại công việc trong danh mục là tham mưu văn bản;
- Công việc KPI của lãnh đạo tương ứng với loại công việc phân công giao việc trong danh mục.
CHỨC NĂNG DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN
Tạo công việc ghi nhật ký đối với công việc không có trên luồng công việc
Để bắt đầu ghi nhật ký công việc, bạn cần tạo mới một mục công việc ghi nhật ký để theo dõi quá trình công việc Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên viên muốn ghi lại các công việc không bắt nguồn từ lệnh giao của lãnh đạo mà xuất phát từ các hoạt động cá nhân hoặc dự án riêng Các bước thao tác để thực hiện bao gồm việc truy cập vào hệ thống, chọn chức năng tạo mới công việc, điền đầy đủ thông tin cần thiết và lưu lại để theo dõi sau này Việc sử dụng chức năng ghi nhật ký công việc giúp nâng cao hiệu quả quản lý và dễ dàng kiểm tra tiến trình công việc của bạn.
- Truy cập menu “Nhật ký công việc” và bấm nút “Thêm công việc”
- Chuyên viên nhập liệu theo biểu mẫu:
- Bấm nút Lưu lại để hoàn thành bước tạo công việc ghi nhật ký.
(Công việc ghi nhật ký sẽ được thể hiện tại menu Quản lý KPI/Nhật ký công việc)
*Lưu ý: Nếu chọn vào ô Ghi nhật ký công việc, hệ thống cho phép chuyên viên ghi nhật ký ngay tại giao diện này.
Ghi nhật ký công việc
Việc ghi nhật ký công việc là cần thiết vì mỗi nhiệm vụ có thể kéo dài trong nhiều ngày, đòi hỏi phải theo dõi tiến trình liên tục Quản lý công việc theo cách này giúp đảm bảo hoàn thành đúng hạn và nâng cao hiệu quả làm việc Ghi nhận đều đặn các hoạt động giúp bạn nắm bắt rõ tiến độ và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết Đây là phương pháp tối ưu để kiểm soát và quản lý công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hệ thống cho phép chuyên viên có thể ghi nhật ký theo 02 cách như sau: a) Ghi nhật ký công việc từ công việc đã tạo
- Truy cập menu “Nhật ký công việc” và thao tác theo thứ tự như hình:
- Bấm nút “Thêm nhật ký”
- Nhập liệu theo biểu mẫu sau:
Số giờ: chuyên viên nhập số giờ thực tế làm công việc theo ngày ghi nhật ký;
Số lượng: chuyên viên nhập số lượng sản phẩm hoàn thành đến thời điểm ghi nhật ký (dạng lũy kế);
% mức độ hoàn thành khối lượng: chuyên viên tự xác định và nhập tỷ lệ
% khối lượng hoàn thành đến thời điểm ghi nhật ký (dạng lũy kế).
% tiến độ hoàn thành: hệ thống tự động tính toán, xác định căn cứ vào ngày ghi nhật ký và hạn giao việc.
Trong quy trình ghi nhật ký công việc, bạn cần chọn ô "Ô hoàn thành công việc" để đánh dấu công việc đã hoàn thành, đặc biệt khi đây là nhật ký cuối cùng trong quá trình Sau khi hoàn tất thao tác này, công việc sẽ được chuyển đến menu Quản lý KPI/Công việc đã hoàn thành, giúp theo dõi và quản lý hiệu quả Ngoài ra, việc ghi nhật ký tại luồng xử lý còn đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong quá trình theo dõi tiến trình công việc.
Chức năng cập nhật nhật ký ngay tại luồng công việc giúp chuyên viên tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách loại bỏ việc chuyển đổi giữa các menu Tính năng này còn kế thừa dữ liệu tích hợp như file sản phẩm và nội dung kết quả để tự động cập nhật vào nhật ký công việc cá nhân, nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ thông tin.
* Trường hợp 1: Đối với luồng công việc khi giao việc lãnh đạo chưa tạo công việc ghi nhật ký (Loại công việc đang trống không có dữ liệu):
Chuyên viên thực hiện công việc cần chọn loại công việc phù hợp (Loại CV) và nhập giờ chuẩn cho các loại công việc chưa có giờ chuẩn Tiếp theo, họ phải chọn lãnh đạo duyệt, xác định hạn hoàn thành, số giờ dự kiến, số lượng sản phẩm, khối lượng hoàn thành để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc Quá trình thực hiện bao gồm các bước cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả và đảm bảo theo đúng quy trình đề ra.
Sau khi bấm “Ghi nhật ký” hệ thống sẽ ghi nhận đã ghi thành công 1 dòng nhật ký (một công việc có thể có nhiều dòng nhật ký) Chuyên viên có thể bấm vào
“Xem nhật ký” để xem lại nhật ký của công việc.
* Trường hợp 2: Đối với luồng công việc khi giao việc lãnh đạo đã tạo công việc ghi nhật ký:
Chuyên viên nhập số giờ, số lượng sản phẩm và chọn khối lượng hoàn thành để đảm bảo chính xác trong quản lý công việc Đối với các loại công việc chưa có giờ chuẩn, cần nhập giờ chuẩn theo hướng dẫn cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến độ Quá trình thực hiện bao gồm các bước chi tiết giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu đề ra Việc cập nhật thông tin đúng cách là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động trơn tru và nâng cao năng suất làm việc.
Sau khi hoàn thành công việc và ghi nhật ký đầy đủ, chuyên viên sẽ chuyển luồng công việc cho lãnh đạo để đánh giá chính xác Quá trình này đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và minh bạch trong quản lý dự án Việc chuyển luồng công việc giúp lãnh đạo có thể kiểm tra, đánh giá tiến độ, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng theo kế hoạch Điều này góp phần nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và duy trì chất lượng công việc phù hợp với tiêu chuẩn đã đề ra.
Sau khi người dùng nhấn nút "Chuyển đi", hệ thống sẽ chuyển luồng công việc này đến tài khoản lãnh đạo để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của chuyên viên Quá trình này giúp đảm bảo chất lượng công việc và nâng cao hiệu quả quản lý dự án Việc chuyển luồng công việc sang tài khoản lãnh đạo là bước quan trọng trong quy trình kiểm tra và xác nhận kết quả làm việc của nhân viên Điều này giúp tăng cường giám sát và đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ được duy trì.
Theo dõi công việc ghi nhật ký
Hệ thống sử dụng biểu tượng mũi tên màu đỏ cùng số lượng công việc để nhận biết và theo dõi các hoạt động ghi nhật ký phát sinh Điều này giúp người dùng dễ dàng phát hiện các nhiệm vụ mới hoặc đang chờ xử lý, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý công việc Việc theo dõi trực quan qua biểu tượng này đảm bảo không bỏ sót các công việc cần thực hiện và tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày.
Chuyên viên chỉ cần nhấp vào biểu tượng màu đỏ để truy cập nhanh vào lưới danh sách công việc ghi nhật ký mà không cần qua menu Quản lý KPI hay Nhật ký công việc Để theo dõi chi tiết các công việc ghi nhật ký theo ngày hoặc theo người đánh giá, chuyên viên có thể dễ dàng sử dụng thanh công cụ đi kèm Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi nhật ký công việc hàng ngày dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
Các chức năng hỗ trợ gồm có:
Xem nhật ký theo ngày;
Xem công việc đã hoàn thành: hỗ trợ tìm kiếm công việc theo tên/theo người đánh giá;
Thống kê công việc đã hoàn thành.
Hoàn thành công việc
Chức năng này cho phép chuyên viên đánh dấu công việc ghi nhật ký đã hoàn thành trong lần ghi nhật ký sau cùng.
Có 02 cách để chuyên viên thao tác hoàn thành công việc ghi nhật ký:
Chuyên viên chọn vào ô Hoàn thành công việc trong lần ghi nhật ký sau cùng:
Hoặc chuyên viên chọn công việc ghi nhật ký trên lưới danh sách công việc
(hiển thị tại menu Quản lý KPI/Nhật ký công việc) và nhấn vào nút Hoàn thành công việc trên thanh công cụ:
Thu hồi luồng công việc ghi nhật ký khi đã chuyển lãnh đạo đánh giá
Trong trường hợp chuyên viên đã chuyển công việc ghi nhật ký cho lãnh đạo đánh giá nhưng phát hiện thông tin chưa chính xác, họ có thể thu hồi luồng công việc ghi nhật ký để chỉnh sửa lại dữ liệu đúng đắn Việc thu hồi giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi gửi lại để đánh giá Để thực hiện việc này, chuyên viên cần thực hiện các bước thu hồi luồng công việc ghi nhật ký một cách đúng quy trình, đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ và chính xác nhất Quá trình thu hồi và chỉnh sửa thông tin là cần thiết để duy trì chất lượng và độ tin cậy của công tác ghi nhật ký.
- Chuyên viên vào menu “Quản lý KPI” chọn “Nhật ký công việc” và thực hiện theo các bước sau:
- Bấm vào “Xem công việc đã hoàn thành” và thực hiện như sau:
Sau khi nhấn "Thu hồi công việc", hệ thống sẽ xác nhận thành công và chuyển công việc về tài khoản của chuyên viên Chuyên viên có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái công việc của mình tại menu "Nhật ký công việc" Quá trình thu hồi công việc diễn ra nhanh chóng, giúp quản lý công việc hiệu quả hơn.
Chức năng này chỉ hoạt động khi công việc ghi nhật ký chưa được lãnh đạo đánh giá Chuyên viên có thể xác định trạng thái của công việc qua cột “Trạng thái duyệt”: vòng tròn màu xanh biểu thị công việc đã được lãnh đạo duyệt đánh giá, trong khi vòng tròn màu vàng cho biết lãnh đạo chưa duyệt đánh giá.
Cập nhật các ngày phép
Chức năng này cho phép chuyên viên chủ động cập nhật ngày nghỉ phép, giúp hệ thống tự động tính toán chính xác thời gian làm việc phù hợp với quy định Ngoài ra, hệ thống cũng có kế hoạch bổ sung chức năng thông báo cho người quản lý về các ngày nghỉ phép đã cập nhật, đảm bảo phối hợp hiệu quả trong quản lý chấm công Việc cập nhật dữ liệu ngày nghỉ phép chính xác đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán số giờ làm việc của chuyên viên, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Truy cập menu Quản lý KPI/Đăng ký nghỉ phép:
Chức năng cung cấp các công cụ để tạo dữ liệu nghỉ phép, bao gồm:
Thêm đăng ký ngày nghỉ phép
Sửa đăng ký ngày nghỉ phép
Xóa đăng ký ngày nghỉ phép
Tải lại danh sách đăng ký ngày nghỉ phép
Hệ thống cho phép đăng ký ngày nghỉ phép nhiều ngày trong mỗi lượt đăng ký, mang lại sự linh hoạt cho người dùng Khi đăng ký chỉ một ngày, hệ thống có chức năng cho phép chuyên viên lựa chọn nghỉ theo buổi sáng, chiều hoặc nghỉ nguyên ngày, giúp đáp ứng tốt các nhu cầu cá nhân.
Theo dõi công việc bị từ chối duyệt
Các công việc bị lãnh đạo từ chối duyệt sẽ được chuyển trả về tài khoản của chuyên viên ở trạng thái chưa hoàn thành, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc Để nhận biết các công việc bị từ chối duyệt, chuyên viên có thể truy cập vào Menu Quản lý KPI/Nhật ký công việc, nơi danh sách các công việc ghi nhật ký sẽ hiển thị rõ lý do từ chối duyệt, đảm bảo quản lý công việc hiệu quả và thuận tiện hơn.
Ghi nhật ký khi tạo luồng công việc mới
Chức năng ghi nhật ký cho phép chuyên viên nhanh chóng tạo bước tạo luồng công việc mới khi công việc không bắt nguồn từ luồng văn bản đến Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý công việc và giảm thiểu thời gian xử lý thủ công Việc ghi nhật ký chính xác và kịp thời đảm bảo theo dõi trạng thái công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc Đây là tính năng quan trọng giúp tăng tính linh hoạt và tự động hóa trong hệ thống quản lý công việc, phù hợp với các yêu cầu ngày càng cao về hiệu suất và độ chính xác.
Các bước thực hiện theo trình tự như sau:
CHỨC NĂNG BÁO CÁO, THỐNG KÊ
Thống kê nhật ký công việc cá nhân theo ngày (Biểu 1)
Biểu đồ này hiển thị toàn bộ dữ liệu nhật ký cá nhân trong khoảng thời gian thống kê, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích hoạt động của mình Mỗi dòng dữ liệu trong thống kê phản ánh một công việc cụ thể, cung cấp kiến thức rõ ràng về thời gian và loại công việc đã thực hiện Việc kết xuất dữ liệu nhật ký cá nhân này hỗ trợ nâng cao quản lý thời gian và tối ưu hóa hiệu suất làm việc Sử dụng biểu đồ này giúp người dùng dễ dàng nhận diện các hoạt động chính và đưa ra quyết định phù hợp dựa trên dữ liệu thống kê chính xác.
Danh sách dữ liệu xuất ra gồm có các trường thông tin sau:
Cột (9): là thời gian định mức tính cho 1 đơn vị sản phẩm đầu ra
Cột (14): là điểm chất lượng do lãnh đạo đánh giá trong quá trình duyệt công việc hoàn thành
Cột (15): Điểm KPI công việc (Xem Công thức tính điểm KPI ở mục V.2)
Cột (16): Điểm KPI quy đổi được tính theo công thức: (Điểm KPI/143)*100
Trong biểu mẫu thống kê này, điểm PMS ở phần cuối bảng dữ liệu tổng hợp được tính như sau: Điểm PMS = 30 + Điểm KPI quy đổi trung bình * 0,7
Điểm PMS là điểm được sử dụng để đánh giá, xếp loại CBCCVC.
Thống kê Báo cáo tổng hợp từng cá nhân theo phòng và tương đương (Biểu 1)
Dữ liệu tổng hợp cung cấp số lượng đầu việc theo mức độ phức tạp, giúp đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân theo phòng ban hoặc đơn vị Thống kê này bao gồm số giờ làm việc theo mức độ phức tạp của công việc và điểm KPI của từng nhân viên, phân chia rõ ràng theo nhóm trưởng phòng, phó phòng và chuyên viên Thông tin chi tiết trong danh sách dữ liệu bao gồm các trường như tên nhân viên, phòng ban, số lượng công việc, giờ làm việc, điểm KPI, và phân loại công việc theo cấp độ phức tạp để thuận tiện cho việc phân tích và quản lý hiệu quả.
Cột (4) = cột (3)/ (cột (3) + cột (5) + cột (7) + cột (9))
Cột (6) = cột (5)/ (cột (3) + cột (5) + cột (7) + cột (9))
Cột (8) = cột (7)/ (cột (3) + cột (5) + cột (7) + cột (9))
Cột (10) = cột (9)/ (cột (3) + cột (5) + cột (7) + cột (9))
Cột (11) = (cột (3) + cột (5) + cột (7) + cột (9))/Số ngày làm việc trong khoảng thời gian thống kê
Cột (13): Cột (12)/Số ngày làm việc trong khoảng thời gian thống kê
Cột (14): Tổng số giờ theo định mức và số lượng sản phẩm đầu ra thực tế
Cột (15): Tổng số giờ làm việc thực tế do lãnh đạo duyệt = cột (16) + cột (17) + cột (18) + cột (19)
Cột (20) = cột(15)/ Số ngày làm việc trong khoảng thời gian thống kê
Cột (21), Cột (22): tham khảo thông tin mô tả tại Biểu 1.1
Thống kê tổng hợp từng cá nhân theo cơ quan, đơn vị (Biểu 2.2)
Thống kê tổng hợp dữ liệu cho thấy số lượng công việc dựa trên mức độ phức tạp và số giờ làm việc tương ứng, giúp đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên Bên cạnh đó, điểm KPI trung bình và điểm KPI quy đổi của từng cá nhân theo cơ quan hoặc đơn vị được cập nhật để đo lường năng suất làm việc chính xác Dữ liệu được phân nhóm theo phòng ban hoặc đơn vị, tạo điều kiện cho quản lý dễ dàng phân tích và tối ưu hóa hoạt động của toàn tổ chức.
Lưu ý: Để xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong cơ quan, trường Đơn vị để trống không chọn.
Danh sách dữ liệu xuất ra gồm có các trường thông tin sau:
Trong đó: thông tin mô tả các cột dữ liệu trong biểu mẫu này tương tự như Biểu2.1
Thống kê báo cáo tổng hợp theo cán bộ quản lý (Biểu 2.3)
Dữ liệu thống kê tổng hợp về số đầu việc theo mức độ phức tạp, số giờ làm việc và điểm KPI trung bình giúp đánh giá hiệu quả công việc của từng cán bộ lãnh đạo, quản lý Thông tin này được phân chia theo các nhóm chính: Lãnh đạo cơ quan/đơn vị, Trưởng phòng và tương đương, cùng Phó trưởng phòng và tương đương Các số liệu về điểm KPI quy đổi cho thấy sự khác biệt trong trách nhiệm và hiệu suất làm việc giữa các nhóm Việc phân tích dữ liệu này giúp nâng cao quản lý nhân sự, tối ưu công việc và đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Danh sách dữ liệu xuất ra gồm có các trường thông tin sau:
Trong đó: thông tin mô tả các cột dữ liệu trong biểu mẫu này tương tự như Biểu2.1
LƯU Ý PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐIỂM KPI
1 Công thức tính điểm KPI theo từng đầu việc:
KPIcv=((Điểm thời gian + Điểm chất lượng công việc)/2)* Hệ số quy đổi theo mức độ phức tạp.
Điểm thời gian được tính như sau:
+ Nếu công việc hoàn thành đúng hoặc sớm hạn Điểm thời gian = 100% + % Điểm thưởng + Nếu công việc hoàn thành trễ hạn Điểm thời gian = 100% - % Điểm trừ
Điểm chất lượng công việc: xác định theo kết quả duyệt của lãnh đạo
Hệ số quy đổi theo mức độ phức tạp cụ thể như sau:
Nếu mức độ phức tạp mức 1 thì hệ số quy đổi là 1,0
Nếu mức độ phức tạp mức 2 thì hệ số quy đổi là 1,1
Nếu mức độ phức tạp mức 3 thì hệ số quy đổi là 1,2
Nếu mức độ phức tạp mức 4 thì hệ số quy đổi là 1,3
2 Công thức tính điểm thưởng
*Lưu ý: Điểm thưởng chỉ áp dụng khi điểm hoàn thành KLCL >% và Thời gian thực tế =< Thời gian định mức.
- Thời gian định mức = Thời gian chuẩn của công việc * tổng số lượng sản phẩm công việc
Thời gian thực tế phản ánh thời gian hoàn thành công việc theo đánh giá của lãnh đạo hoặc quản lý Điểm thưởng được xác định dựa trên tỷ lệ % công việc hoàn thành trước hạn, giúp đánh giá hiệu quả làm việc và thúc đẩy sự đúng hẹn trong công việc Việc theo dõi thời gian thực tế là yếu tố quan trọng để xây dựng hệ thống khen thưởng công bằng và khuyến khích tăng năng suất làm việc.
M= (Thời gian giao việc - Thời gian thực hiện)/Thời gian giao việc*100
Thời gian giao việc theo ngày thể hiện số ngày cán bộ được giao để hoàn thành một công việc cụ thể Thời gian này được tính từ ngày giao việc đến ngày cuối cùng của hạn hoàn thành, bao gồm cả các ngày lễ, Tết và cuối tuần Công thức tính thời gian giao việc là: (Hạn hoàn thành - Ngày giao việc + 1).
- Thời gian thực hiện (theo ngày): Từ ngày giao việc đến Ngày hoàn thành (Ngày hoàn thành - Ngày giao việc + 1)
Nếu M>=5% và M= 10% và M= 20% và M= 30% và M@% thì điểm thưởng = 20% điểm
3 Công thức tính điểm trừ Điểm trừ được xác định dựa trên tỷ lệ % hoàn thành trễ hạn theo hạn hoàn thành, cụ thể:
Nếu M >= -10% thì điểm trừ = 02% điểm
Nếu M >= -20% thì điểm trừ = 05% điểm
Nếu M >= -30% thì điểm trừ = 07% điểm
Nếu M >= -40% thì điểm trừ = 10% điểm
Nếu M >= -50% thì điểm trừ = 100% điểm
SL Thời gian giao việc (ngày)
Thời gian thực hiện (ngày) Điểm chất lượng Điểm thời gian